Exemples de guide de procédure d'archivage - Ucanss

Les acteurs de la politiqueLa politique d’archivage peut-être organisée autour de plusieurs acteurs en interne et en externe :En interne• l’agentL’agent est l’élément premier de la chaîne archivistique dans la mesure ou il est responsable de la bonne tenue de ses dossiers. Avecl’aide du correspondant archives de sa direction et sur la base du tableau de gestion, il effectue un travail de tri et d’élimination lors dupassage de ses documents à l’état d’archives intermédiaires.• un réseau de correspondants archivesChaque branche dispose au sein de son organisation interne d’un interlocuteur privilégié en matière d’archivage : « le correspondantarchives ». Par sa connaissance des règles élémentaires à respecter, il est le garant de la bonne application des procédures d’archivage deson service.Les correspondants ont été choisis pour leurs qualités d’organisation et de rigueur, leur connaissance des archives du service. Le binômage deces correspondants permettra d’assurer une continuité de service en cas d’absence ou de congés.Habilités à consulter les inventaires de leurs archives externalisées sur l’Espace client Internet du prestataire ils seront chargés :- de veiller au bon respect de l’application de la politique d’archivage dans leurs services- de sensibiliser les agents à l’archivage- de transmettre au coordinateur les demandes de communications, versements et destructionsProcédures d’archivage - Décembre 2006 7

• un coordinateur archivesChargé de mettre en œuvre la politique d’archivage, il doit :- jouer le rôle d’interface avec le prestataire : coordonner les relations entre les différents acteurs internes et externes et contrôlerles flux d’archivage- mettre en place l’ensemble des circuits de la chaîne archivistique (destructions, enlèvements et communications d’archives)- être le garant de la bonne application des procédures d’archivage- animer le réseau des correspondants archivesElément central de la fonction archives, le coordinateur représente l’organisme auprès du prestataire et de la Mission des Archives nationales.En externe• le prestataireSpécialisé dans la conservation d’archives, ce prestataire extérieur assure la prise en charge et le stockage sécurisé des archivesintermédiaires de l’organismeDans le cadre de cette externalisation, le prestataire a la responsabilité de l’ensemble des opérations liées aux mouvements des documents(versements, demandes de consultation, destructions). Il rend compte de toute son activité au coordinateur archives.• le Centre des Archives Contemporaines (CAC)Situé à Fontainebleau, le Centre des archives contemporaines reçoit, traite, conserve et communique les archives des administrations centralesde l'Etat postérieures à 1958. Il s'appuie pour la collecte, le traitement ainsi que pour le conseil et l'assistance aux services versants, sur unréseau d'antennes permanentes : les Missions des Archives nationales (MAN) installées à Paris auprès des différents départementsministériels.Les MAN sont chargée d’aider tous les services de l’administration centrale et les établissements publics nationaux sous tutelle à mieux gérerles archives qu’ils produisent au quotidien.Procédures d’archivage - Décembre 2006 8

A ce titre, la Mission des Archives Nationales auprès du Ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale prend en charge les archiveshistoriques de l’UCANSS, en assure la conservation au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau et les communique auxagents de l’UCANSS ainsi qu’aux chercheurs (historiens…).Procédures d’archivage - Décembre 2006 9

LE VERSEMENT DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES CHEZ LE PRESTATAIRELes archives intermédiaires sont périodiquement versées au prestataire sous la supervision du coordinateur archives.Ces versements s’effectuent en deux étapes en fonction d’un calendrier préétabli : 1 ère étape : versement des directions par le correspondant archivesDans un premier temps, les correspondants archives de chaque branche prennent rendez-vous avec le coordinateur pour fixer un calendrier deprise en charge et estimer le volume de leur versement.Lorsque ce planning est établi, le rôle du correspondant est de :• constituer pour chaque boîte d’archives à verser un inventaire sous la forme d’un bordereau de versement . La rubrique N° de cartonssera laissée libre pour être ensuite complétée par le coordinateur archives• transmettre sa demande au coordinateur archives de l’organismeProcédures d’archivage - Décembre 2006 10

LE CORRESPONDANT SAISIT L’INVENTAIRE SOUS LE FICHIER DU PRESTATAIRECe fichier type va servir de bordereau de versement :Réf. client : PA- ?NOM DU SERVICE : ?CODE SERVICE : ?CréationANNEEDestructionINTITULE DEL'ARCHIVEN° de cartonsProcédures d’archivage - Décembre 2006 11

2 ème étape : traitement du versement par le coordinateur archivesAu cours de cette opération, le coordinateur archives prend le relais des correspondants. Son travail consiste alors à traiter les versements quilui ont été transmis :• Il vérifie des boîtes archives et leur contenu avec les informations listées sur l’inventaire.• Il conserve un historique de chaque inventaire afin de le transmettre au prestataire lors de la prise en charge.• Au fur et à mesure des versements des directions, le coordinateur entrepose les boîtes d’archives dans une salle de pré archivageet procède à leur conditionnement dans les conteneurs. Une fois le conditionnement terminé, le coordinateur complète la rubriqueN° de cartons sur l’inventaire.• Il contacte le prestataire pour organiser deux fois par an l’enlèvement des conteneurs.Procédures d’archivage - Décembre 2006 12

LE VERSEMENT DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES CHEZ LE PRESTAIREDemande deversement* Inventaire des archivesà verser* Transmission de lademande* Vérification de l’inventaire* Pré archivage du versement* Transmission de la demandeAgentCorrespondant archivesCoordinateur archivesPrestataire* Prise encharge duversement* Mise à jourde l’inventaireProcédures d’archivage - Décembre 2006 13

LES DEMANDES DE COMMUNICATION CHEZ LE PRESTATAIRE 1 ère étape : la demande de communication de documentsTout agent souhaitant consulter des documents qui ont été externalisés, doit se mettre en relation avec le correspondant archives de sonservice.Le correspondant consulte l’inventaire des archives du service disponible sur l’espace client Internet afin d’y repérer les numéros du ou desconteneurs à rapatrier.Le prestataire n’effectue les retours de documents qu’au conteneur.Ces numéros sont communiqués par e-mail par le correspondant au coordinateur archives, en précisant le degré d’urgence de la demande.Le coordinateur se charge de passer la demande sur l’espace client Internet pour le service demandeur (cf. grille des tarifs sur l’espace clientsInternet).Aucune demande de communication ne sera adressée au prestataire si la demande n’est pas transmise au coordinateur parune personne habilitée à le faire.Une copie de la demande de recherche est transmise par le coordinateur au correspondant archives.Procédures d’archivage - Décembre 2006 14

2 ème étape : la livraison et la consultation des documentsLes délais de livraison peuvent-être les suivants :- communication standard : livraison de la demande entre 24H et 48H ;- communication urgente : livraison dans la journée ;Les conteneurs sont livrés au coordinateur archives par le prestataire.Le coordinateur effectue une vérification des dossiers communiqués avant de prévenir le correspondant de la livraison.Si un agent ne souhaite consulter qu’un dossier que le correspondant archives a clairement identifié à partir de l’inventaire, le coordinateurarchives se charge d’extraire au préalable ce dossier du conteneur et de le transmettre au correspondant.Le correspondant récupère les documents ou conteneurs demandés et les apporte à l’agent.Dans le cas où un agent souhaite consulter des documents produits par un autre service et externalisés chez le prestataire, la demande est àadresser au coordinateur par le biais du correspondant.Le coordinateur se charge de demander l’autorisation de communiquer les documents souhaités au service producteur avant de transmettre lademande au prestataire.Les documents doivent être consultés autant que possible dans les jours suivants la livraison et retournés rapidement au coordinateur, afind’éviter les pertes et d’assurer au maximum une bonne traçabilité.Il est conseillé aux services de faire des photocopies des documents demandés pour que le coordinateur puisse procéder leplus rapidement possible à leur réintégration chez le prestataire. 3 ème étape : le retour de documents chez le prestataireLes documents consultés sont à retourner au correspondant archives qui les ramène lui-même au coordinateur.Procédures d’archivage - Décembre 2006 15

Le coordinateur procède à une nouvelle vérification avant de prévenir le prestataire de la réintégration du ou des conteneurs dans les entrepôtsde stockage.Les services demandeurs ne doivent en aucun cas extraire des documents ou en ajouter de nouveaux dans les dossiers consultés.Toute modification envisagée par un agent doit impérativement être signalée au coordinateur avant d’être effectuée.Procédures d’archivage - Décembre 2006 16

LES DEMANDES DE COMMUNICATION CHEZ LE PRESTATAIREDemande decommunication* Consultation de l’inventaire* Recherche de la référence* Saisie de la demande sur l’espaceclient* Edition du bon de recherche* Envoi de la demandeTraitementde lademandeAgent* Réception de la livraison* Vérification du contenuCorrespondant archivesCoordinateur archivesPrestataireTransmission desdocumentsRéintégration* Vérification du contenu* Renvoi des documentsRestitution desdocumentsConsultation desdocumentsProcédures d’archivage - Décembre 2006 17

LES DEMANDES DE SORTIE DEFINITIVE 1 ère étape : la demande de restitution définitive de documentsSi un agent souhaite récupérer des documents qui ont été externalisés, une demande de restitution définitive peut être adressée au prestataire.L’agent présente sa demande au correspondant de son service, qui la fait suivre au coordinateur.Aucune demande de sortie définitive ne sera adressée au prestataire si la demande n’est pas transmise au coordinateur parune personne habilitée à le faire.Le coordinateur saisit la demande sur l’espace client Internet et précise au prestataire qu’il s’agit d’une sortie définitive.Une copie de la demande est adressée au correspondant. 2 ème étape : la restitution définitive de documentsLes documents sont livrés au coordinateur qui après vérification du contenu, les remet au correspondant.Le correspondant les remet ensuite définitivement à l’agent.Le prestataire supprime de l’inventaire les données concernant les cartons restitués définitivement.Toute demande de sortie définitive est à adresser au plus tard le 14 juin de chaque année, soit deux mois avant la date annuelle dereconduction du contrat d’archives.Les demandes de sorties définitives ont vocation à rester très limitée en raison d’un espace de stockage limitéProcédures d’archivage - Décembre 2006 18

LES DEMANDES DE SORTIE DEFINITIVEDemande de sortiedéfinitiveTransmission de la demande* Saisie de la demande sur l’espace client* Edition de la demande* Envoi de la demandeAgentCorrespondant archivesCoordinateur archives* Extraction desdocuments* SortieinformatiquePrestataireRéception définitivedes documentsTransmission des documents* Réception des documents* Vérification du contenuProcédures d’archivage - Décembre 2006 19

LES DEMANDES DE DESTRUCTION 1 ère étape : la demande de destruction des documentsAu moins deux fois par an, le correspondant archives adresse au coordinateur une liste des destructions à effectuer en fonction des délais deconservation fixés dans les tableaux de gestion (cas n° 1).Aucune demande de destruction ne sera adressée au prestataire si celle-ci n’est pas transmise au coordinateur par une personnehabilitée à le faire.Parallèlement, le prestataire établit chaque année une liste des destructions à réaliser, en fonction des délais de conservation qui auront étéfixés par les services ; il les soumet au coordinateur, qui procède à une vérification des délais sur les tableaux de gestion, avant de les fairevalider par les correspondants archives et les services concernés (cas n° 2).Après vérification des délais de conservation, le coordinateur rédige un bordereau de destruction en double exemplaire, signé par le chef deservice, qu’il envoie à la Mission des Archives Nationales pour validation.La MAN conserve l’un des deux exemplaires et retourne le second au coordinateur qui en réalise une copie pour le correspondant.Les demandes ne sont transmises au prestataire par le coordinateur archives que lorsque la MAN retourne le bordereau signé.Les archives de l’Ucanss étant considérées comme des archives publiques, toute destruction doit être obligatoirement validée par laMAN.Procédures d’archivage - Décembre 2006 20

2 ème étape : la destruction des documents par le prestataireLes destructions se font par conteneur et non au dossier ou à la boîte. Aucune élimination partielle de conteneur ne sera faite.La destruction de documents est donc à envisager si la totalité des conteneurs est à éliminer.Une fois les destructions effectuées, le prestataire délivre au coordinateur archives un certificat de destruction.Le coordinateur donne une copie de ce certificat au correspondant ayant fait la demande de destruction.Toute demande de destruction est à adresser par le correspondant au coordinateur archives avant le 14 juin de chaque année, soit deux moisavant la date annuelle de reconduction du contrat de conservation des archives.Procédures d’archivage - Décembre 2006 21

LES DEMANDES DE DESTRUCTION (Cas n° 1)Rédaction d’une liste desdestructions* Vérification des délais deconservation* Rédaction du PV de destruction* Envoi de la demandeAgentCorrespondant archivesCoordinateur archivesValidationdu PV dedestructionpar la MANPrestataire / ArchivesNationales (MAN)* Traitement de lademande* Envoi d’uncertificat dedestructionTransmission du PV de destructionProcédures d’archivage - Décembre 2006 22

LES DEMANDES DE DESTRUCTION (Cas n° 2)Envoi d’uneliste dedestructions* Vérification des délais deconservation* Transmission de la liste pourvalidation par les services concernésTransmission de la demandeAgentValidation de lademande dedestructionCorrespondant archivesCoordinateur archivesPrestataire / ArchivesNationales (MAN)Transmission de la demande* Traitementde lademande* Envoi d’uncertificat dedestructionTransmission du PV de destructionValidationdu PV dedestructionpar la MAN* Rédaction du PV de destruction* Envoi de la demandeProcédures d’archivage - Décembre 2006 23

LE VERSEMENT DES ARCHIVES DEFINITIVES AU CENTRE DES ARCHIVES CONTEMPORAINESL’objectif est d’identifier et de préserver les archives qui ont une valeur historique et patrimoniale et de les verser au Centre des ArchivesContemporaines (CAC) par l’intermédiaire de la Mission des Archives Nationales (MAN).Cette dernière est une structure chargée d’aider tous les services de l’administration centrale et les établissements publics nationaux soustutelle à mieux gérer les archives qu’ils produisent au quotidien. A ce titre, elle prend en charge les archives historiques des organismesnationaux en assure la conservation au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau et les communique aux chercheurs.Les tableaux de gestion de chaque service indiquent aux correspondants le sort final à appliquer à chaque document au terme de la DUA.Lorsqu’il s’agit d’archives à conserver définitivement, il faut préparer leur versement aux Archives Nationales.Le correspondant archives prévient alors le coordinateur qui prend le relais.Ce versement doit être effectué par le coordinateur archives de l’organisme qui est l’unique interlocuteur de la M.A.N.Pour chaque versement son rôle consiste à :• contacter la MAN pour les interroger sur l’intérêt du versement• se faire attribuer un numéro de versement par la MAN. Ce numéro sera demandé pour toute demande de communication.• conditionner les boîtes d’archives dans des cartons spécifiques fournis par la Mission des Archives Nationales (cartons DIMAB).• rédiger une introduction présentant le service versant et la nature des pièces versées• rédiger en deux exemplaires un bordereau de versement en utilisant le modèle transmis par la Mission des Archives Nationales. Lesdeux bordereaux seront signés par le chef du service versant puis renvoyés à la MAN.• coordonner la prise en charge de ces cartons avec la Mission des Archives nationalesProcédures d’archivage - Décembre 2006 24

Quelques préconisations :Le détail du versement pourra être fourni sur support électronique (Word ou Excel), un tirage papier sera néanmoins fourni lors du versement.Il est possible d’utiliser le conditionnement préexistant sauf les classeurs métalliques et les pochettes plastifiées.Les dossiers, chemises, pochettes, en papier ou en carton, sont acceptés, en revanche il faut faire disparaître les agrafes et les élastiques.Enfin, il vaut mieux utiliser de simples dossiers qui seront posés à plat dans les cartons.Au terme de ce versement, le bordereau est contresigné par la Mission des Archives Nationales puis renvoyé au coordinateur archives qui leconserve. Cette signature vaut validation et acceptation du versement par la MAN et transfert de responsabilité.Le coordinateur transmettra ensuite une copie de ce bordereau au correspondant du service concerné.Procédures d’archivage - Décembre 2006 25

LE VERSEMENT DES ARCHIVES HISTORIQUES AU CENTRE DES ARCHIVES CONTEMPORAINESTransmission de lademande* Traitement de la demande* Contacter la MANAttributiond’un numérode versementAgentCorrespondant archivesCoordinateur archivesArchives Nationales (MANet CAC)* Validationde lademande* Traitementet versementau CAC* Rédaction d’un bordereau deversement* Conditionnement des archives dansles DIMAB* Coordination de la prise en chargeProcédures d’archivage - Décembre 2006 26

LES DEMANDES DE COMMUNICATION AUX ARCHIVES NATIONALES 1 ère étape : la demande de communication de documentsPour toute demande de consultation d’un document versé au CAC, l’agent adresse sa requête au correspondant archives de son service.Le correspondant recherche sur les bordereaux de versement la référence des documents demandés et la transmet ensuite au coordinateur.Aucune demande de communication ne sera adressée aux Archives Nationales si la demande n’est pas transmise au coordinateurpar une personne habilitée à le faire.Le coordinateur prend contact avec la Mission des Archives Nationales (MAN) en remplissant un formulaire de demande de communicationqu’il envoie à cette dernière.Une copie de ce formulaire est donnée par le coordinateur au correspondant archives.La MAN transmet la demande au CAC et se charge de réceptionner le ou les cartons demandés et de les renvoyer au coordinateur archives del’organisme 2 ème étape : la livraison et la consultation de documentsDès réception de la demande, le coordinateur vérifie le contenu des cartons et prévient le correspondant de la livraison du ou des cartonsdemandés.Le délai de livraison peut s’avérer plus long qu’une demande adressée au prestataire. 3 ème étape : le retour de documentsProcédures d’archivage - Décembre 2006 27

Le retour des documents se fait au coordinateur archives par le biais du correspondant archives du service concerné.Le coordinateur vérifie de nouveau le contenu des cartons.Il prend ensuite contact avec la MAN afin de planifier la réintégration des documents au CAC.Procédures d’archivage - Décembre 2006 28

LES DEMANDES DE COMMUNICATION AUX ARCHIVES NATIONALESDemande decommunication* Consultation des bordereauxde versement* Recherche de la référence* Rédaction du formulaire* Envoi de la demande à la MANTraitement dela demandepar la MAN etle CACAgentCorrespondant archives* Réception de la livraison* Vérification du contenuCoordinateur archivesArchives Nationales (MANet CAC)Transmission desdocumentsRéintégrationau CAC* Vérification du contenu* Renvoi des documents à la MANRestitution desdocumentsConsultation desdocumentsProcédures d’archivage - Décembre 2006 29

GLOSSAIREDéfinition de quelques notions archivistiques :« Archives courantes » : Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires. Leur utilisation esthabituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus. Leur conservation est assurée par les servicesd’origine. Synonymes: Archives actives, documents actifs.« Archives intermédiaires » : Documents qui, n’étant plus d’usage courant, n’ont pas besoin d’être conservés à proximité des services mais sont utiles pourrépondre à des besoins administratifs ou juridiques. Synonymes: Archives semi-actives, documents semi-actifs.« Archives définitives » : Documents qui, après évaluation, ne sont plus susceptibles d’élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires.Conservés sans limitation de durée pour leur intérêt historique ou patrimonial, ces archives sont versées aux Archives nationales.« Archives publiques » : Documents résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.« Archivistique » : Science qui étudie les archives, les principes et les procédés méthodiques employés à la conservation et la mise en valeur des documentsd'archives« Bordereau de versement » : Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents et des dossiers remis à un serviced'archives par un service versant. Le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et/ou d’inventaire du contenu des archives. C’estun instrument de recherche.« Communications / Consultations » : ensemble des moyens et procédures mis en œuvre par le titulaire pour permettre l’accès aux archives de l’organisme /Communication des archives par transmission à l’organisme ou dans les locaux du titulaire.« Correspondant-archives » : Agent d’un service producteur chargé des relations avec le service d’archives. Un réseau de correspondants archives est mis enplace à l’Ucanss pour servir de relais entre les agents et le coordinateur archives. Chargé de veiller au bon respect de l’application de la politique d’archivagedans son service, le correspondant archives est aussi chargé de transmettre au coordinateur les demandes de communications, versements et destructions.« Inventaire » : outil papier ou informatique énumérant ou décrivant chacune des unités archives ou conteneur de l’organisme pris en charge par le titulaire.Cet inventaire pourra tenir lieu à la fois de procès-verbal de prise en charge par le titulaire et d’instrument de recherche.« Mètre linéaire » : unité de mesure des archives (dont l’abréviation est ml) correspondant à l’ensemble des documents qui, posés à la suite, occupent unmètre de rayonnage.Procédures d’archivage - Décembre 2006 30

« Prise en charge / Enlèvement » : acceptation officielle par le titulaire de la responsabilité de conservation des archives du client. Elle comprend l’ensembledes opérations nécessaires au transfert des archives chez le titulaire dont les modalités sont définies dans le marché. Elle donne obligatoirement lieu, une foisces opérations achevées, à la remise au client d’un état des documents effectivement pris en charge et référencés dans la base de données du titulaire.« Restitution » : opération consistant à extraire une unité d’archives de l’ensemble conservé par le titulaire, sur demande de l’organisme et à le lui remettreafin qu’elle soit conservée par l’organisme.« Sortie définitive » : sortie, tant physique qu’informatique, de tout ou partie des unités d’archives, soit pour élimination soit pour restitution.« Versement » : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives est transférée du service gestionnaire desarchives de l’organisme au service du prestataire en archivage.Procédures d’archivage - Décembre 2006 31