UNIVERSITE DE PROVENCE - Aix Marseille Université

UNIVERSITE DE PROVENCEAIX-MARSEILLE 1Observatoire de la Vie ÉtudianteCentre Saint-Charles – case 61Téléphone : 04 91 10 61 13 – Télécopie : 04 91 10 61 20e-mail : sylvie.david@up.univ-mrs.frhttp://www.up.univ-mrs.fr/woveComité de Pilotage de l’OVE8 octobre 2002Centre Schuman – Salle du ConseilCompte rendu de réunionÉtaient présents : Mmes Allardon (OVE), Batoux (UFR LAG-LEA), Bustany (Apogée), Chappaz (Servicecommun du 1 er cycle Sciences), Chiousse (Mission LSH à Marseille), Dumas (SUIO Lettres), Gary (UFRPsychologie et Sc. de l'éducation), Mawart-Roux (DE LSH), Vinolay (DE LSH), David (OVE) – MM.Mathieu (Président), Elhadad (Vice-président CEVU), Collomp (UFR LACS et coordination 1 er et 2 èmecycles), Marché (OVE), Martocq (UFR ERLAOS), Mioche (CEVU), Gilles (SUIO-IP).Excusés : Mmes Ballester (Apogée), Bardon (CRI) ; MM Charlemagne (DE Sciences), Donato (UFRMIM), Fabre (Vice-président CA), Ishkinazi (UFR Géographie), Mathieu (CRI).Ordre du Jour1 - Le site de statistiques étudiantes : mise en service et test de l'application2 - Le point sur les études en cours : organisation et planning3 - Le budget OVE 20014 - Bilan d’activités de l’OVE pour le contrat quadriennal 2000/20035 - Questions diversesL’équipe de l’OVE compte à présent deux personnes supplémentaires que Sylvie David présente :ê Marie-Paule Allardon va être chargée du secrétariat et du suivi des projets de l’OVE ;ê Olivier Marché est informaticien et est chargé de la mise en exploitation du site Statistiquesétudiantes ainsi que du développement d’une application complémentaire « Mail info centre ».1 – Le site de statistiques étudiantes : mise en service et test de l'applicationA – Recadrage du Projet• Collaboration avec le CRIDepuis le lancement du projet, une collaboration entre le CRI et l’OVE s’est mise en place.ê Benali Falhi, a travaillé avec Claire Vigna (stagiaire à l’OVE de juin à aout 2001)puis avec Olivier Marché depuis le mois de septembre. En particulier, Benali Falhi adéveloppé un script permettant de transférer vers le serveur Web les données issues dela Base Apogée stockées sur le serveur BA.ê En concertation avec Natalia Grigoriev, il a été décidé, pour ne pas géner lesutilisateurs de la base Apogée en période d’inscription et de saisie de notes, qu’OlivierMarché ferait les essais nécessaires sur la base Apotest en journée et que lesrafraîchissements des documents BO disponibles sur le site s’effectuerait la nuit sur labase Apoprod.êrégulièrement entre le CRI et l’OVE.• Les modes d’accès aux données ApogéePour assurer le suivi technique du projet, des réunions et des bilans se déroulentCompte rendu du Comité de Pilotage de l’OVE du 8 octobre 2002 1

Dans l’environnement Business Object, l’exploitation des données d’Apogée peut utiliserdeux types de support : le web et le courrier électronique.Olivier Marché est chargé de développer une application complémentaire au site web de« Statistiques étudiantes » qui permettra l’adressage par courrier électronique dedocuments attachés à une liste d’utilisateurs identifiés à l’avance. Comme pour le site web,ces données seronts régulièrement mises à jour et téléchargeables à différents format dontle format excel.• Planning de validation du projetê Etape 1 : Mise à disposition du site aux membres du Comité de Pilotage del’OVE : début octobreObjectifs :- Repérage des anomalies- Ajouts des rapports qu’il serait judicieux d’y ajouter (à ce propos collaboration étroiteavec les besoins des DE)ê Etape 2 : Implication des UFR et de leur direction : mi octobreObjectifs :Les mêmes que pour l’étape 1Et en plus : la validation institutionnelle du projet et implication des UFR dans le projetL’OVE peut également aller présenter le projet dans les UFR.ê Etape 3 : Présentation de l’application dans les conseils de l’UP : mi novembre oufin octobreObjectifs :Validation politique du projetDécision sur le « partage des eaux » : statistiques en diffusion large / statistiques endiffusion « confidentielle »ê Etape 4 : Annonce officielle de la mise en service auprès des personnels de l’UP etdes partenaires externe de l’UP : 1ère quinzaine de décembreObjectifs :Informer l’ensemble de l’universitéValoriser l’image de l’UP et mettre en valeur ses réalisationsB – Remarques des membres du Comité de Pilotage• Suite à ces précisions, les membres du Comité de Pilotage font part de leursremarques concernant leurs premières consultations du site « Statistiquesétudiantes ». Pour rendre les débats plus simples, une copie de l’application estprojetée sur vidéo-projecteur. Nous listons ci-après les différents points évoqués.PPPL’incidence du navigateur utilisé par l’utilisateur sur la visualisation des pages web: il est difficile de prendre en compte tous les paramétrages des systèmesd’exploitation ou des navigateurs utilisés par les utilisateurs. L’application a étédéveloppé sous Windows et exploite Internet explorer. On reste en attente desretours des utilisateurs sur les problèmes qu’ils peuvent rencontrer.Le glossaire devra être complété pour rendre intelligibles les abréviations utiliséesdans Apogée telles que « Univ intl », « Att univ 1 » ou encore « ing spéc », etc.Les données de l’année en cours : au demarrage d’une nouvelle année universitaireet ce jusqu’au 15 janvier, les effectifs étudiants évoluent et ne peuvent êtreconsidérés comme définitifs. Il est donc important que l’on perçoivent bien enconsultant le site que les données de l’année en cours sont provisoires. Plusieurssolutions sont évoquées pour empêcher une mauvaise interprétation des chiffres, enparticulier, en créant une cellule dans le document qui stipule clairement lecaractère provisoire de ces données.P Les formats de téléchargement mis à disposition :Compte rendu du Comité de Pilotage de l’OVE du 8 octobre 2002 2

Pê Le format BO ne concerne que les utilisateurs disposant de ce logiciel sur leurposte.ê Le format PDF : la conversion d’un document au format BO au format PDGest entièrement pris en charge par les fonctionnalités de Business Object et iln’est donc pas possible de modifier la façon dont se déroule la conversion duformat. Ainsi, selon le nombre de colonnes du tableau et son nombre de lignes,le tableau se déploiera sur plusieurs pages ce qui est problématique au momentde l’impression du document.ê Le format Excel : il est possible de télécharger l’ensemble ou une partieseulement du rapport affiché à l’écran. Une fois téléchargé, le document doitêtre enregistré au format excel. L’utilisateur aura à définir les sauts de pageavant l’impression des tableaux.La mise à disposition de nouvelles données : Sylvie David souhaite recueillir lesbesoins non encore pris en compte par le site et demande que lui soient adresséesces propositions.Catherine Mawart-Roux précise que l’un des intérêts du site est de permettre unemeilleure régulation dans la mise à disposition des statistiques étudiantes qui,jusqu’à présent, étaient fournies principalement par les Divisions de l’étudiant.Cette application permet à la Direction comme aux UFR d’avoir un accès direct àces données sans solliciter les DE.C – Présentation du site dans les UFR• Pour aller plus loin dans la validation du site, les Directeurs de composanteprésents souhaitent que soient organisées des présentations au sein de leur UFR defaçon à associer les Directeurs de Département. En effet, le site peut permettre defaire gagner beaucoup de temps dans la rédaction du bilan du contrat quadriennal2000/2003. Une telle démarche interesse également le SUIO.Sylvie David propose de venir présenter le site aux réunions que les Directeurs decomposantes organiseront.2 – Le point sur les études en cours• Sylvie David fait le point sur le traitement des études et des enquêtes en cours :Publication des Résultats aux examens 2000 – Insertion professionnelle de la MSTPatrimoine – Dispositifs d’aide à la réussite – Enquête néo-entrants 2001.• Concernant l’étude des résultats aux examens, France Chappaz souhaite pouvoirétablir des corrélations avec les taux d’abandon et les orientations prises par lesétudiants l’année suivante ; Anne Gary et Dominique Batoux souhaitent que l’étudede l’évolution du taux de présence à l’examen puisse être complétée par l’étude surles taux de présence à la seconde session.3 – Budget OVE : récapitulatif 2001• Un tableau récapitulatif présentant le budget de l’OVE depuis 1999 est distibué auxmembres du comité de pilotage.4 - Bilan d’activités de l’OVE pour le contrat quadriennal2000/2003• A la demande d’Elaine Pratt, chargé par la Direction de l’Université de rédiger lebilan du contrat quadriennal 2000/2003, Sylvie David a rédigé un bilan d’activitéspour la période qui est distribué aux participants. Ce bilan met plusparticulièrement en lumière les actions réalisées par l’OVE qui avaient étéannoncées dans le projet d’établissement.La prochaine réunion du Comité de Pilotage est fixéeau mercredi 27 novembre 2002 à 9 heures 30à Marseille – Salle des ActesCompte rendu du Comité de Pilotage de l’OVE du 8 octobre 2002 3