Messaging-handleiding (4.0) - Mitel Edocs

jfqbi
kìmçáåí=råáÑáÉÇ=jÉëë~ÖáåÖ
dÉÄêìáâÉêëÜ~åÇäÉáÇáåÖ
sÉêëáÉ=QIM

ii
KENNISGEVING
De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks
Corporation (MITEL ® ) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder
voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en is niet bindend voor Mitel, aan haar gelieerde
ondernemingen of haar dochterbedrijven. Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen en haar
dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of weglatingen in dit
document. In verband met bedoelde wijzigingen kunnen revisies of nieuwe edities van dit document
worden uitgebracht.
Geen enkel deel van dit document mag voor enig doel op welke wijze dan ook, elektronisch dan wel
mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mitel
Networks Corporation.
Handelsmerken
Mitel en NuPoint Unified Messaging zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation.
Microsoft Outlook is een handelsmerk van Microsoft Corporation.
Andere productnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken van hun respectieve
houders zijn en worden hierbij erkend.
Mitel NuPoint Unified Messaging (UM)
Messaging Gebruikershandleiding
Versie 4,0
September 2009
®, Handelsmerk van Mitel Networks Corporation
© Copyright 2009, Mitel Networks Corporation
Alle rechten voorbehouden

Inhoudsopgave
Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Informatie over uw voicemailsysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Over dit document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
De telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Voordat u uw mailbox opent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Toegang tot uw mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Van binnen uw organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Vanaf uw eigen toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Vanaf een ander toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
Van buiten uw organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Vanaf een buitenlijn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
De mailbox instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Menuoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Begroetingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Naam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Toegangscode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Berichten afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Toegang tot het voicemailmenu en het e-mailmenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Berichten afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Terwijl u een bericht beluistert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Nadat u een bericht hebt beluisterd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Berichten opstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Een spraakbericht maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Een spraakbericht opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Opgenomen bericht versturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Gebruikersopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Begroetingstekst, naam en toegangscode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Distributielijsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Een distributielijst maken of wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Een distributielijst gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Belschemaopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Optionele functie Gesprek opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
iii

Messaging Gebruikershandleiding
iv
Opnemen met behulp van softkeys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Opnemen met behulp van vaste toetsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Een opname beluisteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Optionele functie Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Afleveringsopties voor faxberichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Faxberichten afspelen en afdrukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Vanaf een telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Vanaf een faxtelefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Nadat u een faxbericht hebt beluisterd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Een faxbericht maken (zonder spraak) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Via het faxsysteem van uw bedrijf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Vanaf uw eigen mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Een faxbericht maken (met spraak) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Via het faxsysteem van uw bedrijf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Vanaf uw eigen mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Uw pc gebruiken voor faxberichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Fax Printer downloaden en installeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
U downloadt en installeert de Fax Printer-driver als volgt: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Een fax verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
U verzendt een fax via de NuPoint Fax Printer als volgt: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Faxberichten bekijken en doorsturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
U bekijkt een faxbericht als volgt: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
U stuurt een faxbericht als volgt door: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Uw pc gebruiken voor spraakberichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Installerenvan de Outlook Client Plug-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Extra Outlook Plug-in-gebruikers activeren op een pc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
Bericht afspelen instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Unified Messaging-werkbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
QuickPlay-werkbalk: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Een spraakbericht in Outlook afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Een spraakbericht in Outlook beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Een spraakbericht in Outlook doorsturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Een nieuw spraakbericht in Outlook verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Door spraakberichten in Outlook bladeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Inhoudsopgave
Webweergave vanaf Outlook starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Text-to-Speech (TTS)-optie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Een Text-to-Speech-bericht afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Speech Auto-Attendant-optie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Spreektips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Universele spraakopdrachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
Oproepen plaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Een oproep plaatsen met spraakopdrachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Een gesprek plaatsen door het nummer in te toetsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Een gesprek annuleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
De operator bellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
v

Messaging Gebruikershandleiding
vi

Inleiding
Informatie over uw voicemailsysteem
Inleiding
Met de Mitel ® NuPoint Unified Messaging(UM) kunt u uw voicemail, Record-A-Call (RAC),
fax en Microsoft ® Outlook ® e-mailberichten beheren vanaf een toetstelefoon of een pc.
Voicemail, Record-A-Call, fax en e-mail zijn "berichten" die u kunt beluisteren via uw
voicemailbox. U roept ze op via een menusysteem. Via het Voice Mail-menu hebt u toegang
tot de meeste voicemailboxfuncties en -opties, ook tot faxberichten. Alle voicemailgebruikers
kunnen dit menu oproepen. Het e-mailmenu geeft alleen toegang tot e-mailberichten en is
uitsluitend bestemd voor gebruikers van de Advanced Unified Messaging-functie met de
Text-to-Speech-optie beschikken.
U hebt niet alleen via uw telefoon toegang tot uw berichten. U kunt ze nu ook afspelen en
beheren via uw Microsoft Outlook-postbus. Hiertoe installeert u een plug-inspeler waarmee u
spraakberichten vanaf uw e-mailpostbus kunt afspelen via de luidsprekers van uw pc of via de
telefoon. Om deze functie te kunnen gebruiken, moet u de Advanced Unified Messaging-functie
beschikken. Zie "Uw pc gebruiken voor faxberichten" op pagina 21 voor meer informatie.
U kunt ook gebruikmaken van een Speech Auto Attendant (SAA) om gesprekken met personen
te voeren via spraakopdrachten. De SAA van NuPoint Unified Messaging is een toepassing
met spraakondersteuning die u toelaat mensen snel en efficiënt op te bellen door hun naam
uit te spreken. Naast de naam kunt u voor het oproepen de naam van een afdeling of een
telefoonnummer gebruiken. Een handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het
systeem en er is spraakhulp voorzien om vragen te beantwoorden. Zie "Speech
Auto-Attendant-optie" op pagina 35 voor meer informatie.
Over dit document
Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat niet alle
opties die in deze handleiding worden beschreven, beschikbaar zijn. Neem contact op
met de systeembeheerder voor meer informatie.
In deze handleiding vindt u instructies voor het gebruik van de voorzieningen van de
Mitel ® -telefoongebruikersinterface (TUI), de Mitel Outlook Client Plug-in en de Speech Auto
Attendant. Als u een andere ondersteunde e-mailclient gebruikt, kunt u in de Webweergave
Help terecht voor meer informatie. U kunt ook de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI van
de NuPoint Unified Messaging raadplegen op http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.
1

Messaging Gebruikershandleiding
De telefoon
2
Voordat u met de voicemailfuncties van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst
vertrouwd te raken met de telefoon.
• Berichttoets: deze gebruikt u om het NuPoint UM Voice-systeem te bellen en uw mailbox
te openen.
• Toetsenblok: hiermee selecteert u menuopties binnen het voicemailsysteem.
• Berichtlampje: geeft aan dat uw mailbox nieuwe spraakberichten bevat.
• Softkeys: hiermee selecteert u diverse menuopties voor voicemail. Als u een menuoptie
wilt selecteren die op het telefoonscherm wordt weergegeven, drukt u op de bijbehorende,
contextafhankelijke softkey op het digitale telefoonscherm of op de desbetreffende
cijfertoets op het toetsenblok.
Opmerking: De namen van de softkeys die in deze handleiding worden gebruikt, kunnen
per toestel enigszins verschillen. Zo kan de softkey Verw. (Verwijderen) op bepaalde
telefoons bijvoorbeeld worden aangeduid als de softkey Wissen.
Voordat u uw mailbox opent
Voordat u uw mailbox opent, dient u de volgende gegevens op te vragen bij de
systeembeheerder:
• het nummer van de NuPoint UM-receptionist (optioneel)
• het toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem
• uw mailboxnummer
• het standaardwachtwoord
Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met de systeembeheerder.

Toegang tot uw mailbox
Toegang tot uw mailbox
Al uw spraakberichten bevinden zich in uw persoonlijke "mailbox", die beveiligd is met een
wachtwoord. De systeembeheerder kent aan u een tijdelijk wachtwoord toe, dat u gebruikt
wanneer u de mailbox voor de eerste keer opent. De wijze waarop u zich bij uw mailbox
aanmeldt, hangt af van of u van binnen of buiten uw organisatie belt.
Van binnen uw organisatie
Vanaf uw eigen toestel
1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem.
2. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd.
Vanaf een ander toestel
1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem.
2. Druk op wanneer om een wachtwoord wordt gevraagd.
3. Voer het mailboxnummer in en druk op .
4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd.
Van buiten uw organisatie
Vanaf een buitenlijn
1. Bel het externe toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem.
2. Voer het mailboxnummer in en druk op .
3. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd.
Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist
1. Bel het nummer van de NuPoint UM-receptionist.
2. Druk op om toegang tot het NuPoint UM Voice-systeem te krijgen.
3. Voer het mailboxnummer in en druk op .
4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd.
3

Messaging Gebruikershandleiding
De mailbox instellen
4
Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer opent, wordt automatisch een korte handleiding
geactiveerd. Hiermee wordt u door uw eerste mailboxsessie geleid, waarbij wordt uitgelegd
hoe u een begroeting en uw naam opneemt, terwijl u ook wordt gevraagd uw tijdelijke
wachtwoord te wijzigen.
Menuoverzicht
Als u een voorbeeld van het menuoverzicht wilt zien, kunt u de Introductiehandleiding bij de
Mitel TUI van de NuPoint Unified Messaging raadplegen op
http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.
Begroetingen
Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden
teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt
gebruikt.
Nadat u uw mailbox hebt geopend, wordt u gevraagd een of meer begroetingen op te nemen
die bellers horen wanneer zij uw mailbox bellen. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende
begroetingen opnemen: één begroeting voor wanneer uw lijn bezet is (zoals "Ik ben op dit
moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") en een andere voor
wanneer u niet in de buurt van uw toestel bent (zoals "Ik zit op dit moment niet op mijn plek").
Als uw systeembeheerder de functie Verlengde afwezigheidsbegroeting voor uw mailbox heeft
ingeschakeld, kunt u ook een Verlengde afwezigheidsbegroeting opnemen. Met deze
begroeting kunt u bellers laten weten dat u voor langere tijd afwezig bent. Bellers kunnen niet
op een toets drukken om de begroeting over te slaan. Na afloop van de begroeting kunnen
bellers doorgeschakeld worden naar de centralist of een bericht achterlaten.
Opmerking: Zodra de Verlengde afwezigheidsbegroeting is opgenomen, wordt deze
geactiveerd. Alle bellers die naar uw mailbox worden doorgeschakeld, krijgen deze
begroeting dus te horen. Wanneer u zich bij uw voicemail aanmeldt, wordt u gevraagd
om op 1 te drukken om de Verlengde afwezigheidsbegroeting geactiveerd te laten, of
op 2 om deze uit te schakelen.
Als uw systeembeheerder de berichtaflevering voor de Verlengde afwezigheidsbegroeting heeft
uitgeschakeld, kunnen bellers na afloop van de begroeting alleen worden doorgeschakeld naar
de centralist. Zie "Begroetingstekst, naam en toegangscode" op pagina 11.

Naam
U wordt gevraagd uw naam op te nemen, zodat:
De mailbox instellen
• u wordt begroet wanneer u zich bij het systeem aanmeldt (bijvoorbeeld: "Hallo Janet Smit");
• andere gebruikers weten wanneer een bericht van u afkomstig is (bijvoorbeeld "16.45 uur,
van Janet Smit");
• uw naam bekend is bij andere gebruikers wanneer zij een bericht in uw mailbox achterlaten
(bijvoorbeeld "Janet Smit").
Toegangscode
U moet altijd een wachtwoord invoeren voordat u uw mailbox kunt openen. De eerste keer dat
u uw mailbox opent, gebruikt u het tijdelijke wachtwoord dat door de systeembeheerder is
toegekend. Tijdens het programma van de handleiding wordt u gevraagd uw wachtwoord te
wijzigen in een nummer met 4 tot 10 cijfers. U wordt aangeraden een wachtwoord te definiëren
dat u gemakkelijk kunt onthouden, maar geen voor de hand liggende code als "1234" te kiezen.
Opmerking: Wachtwoorden zijn alleen vereist als u uw privacy wilt beschermen. Als u
geen wachtwoord wilt gebruiken, voert u "0000" in wanneer u tijdens het programma van
de handleiding om een wachtwoord wordt gevraagd.
Zodra u de mailbox hebt ingesteld, kunt u aan de slag met de NuPoint UM Voice-functies.
Opmerking: Opmerking: voor extra beveiliging heeft de beheerder mogelijk ingesteld
dat u uw toegangscode regelmatig moet vernieuwen.
5

Messaging Gebruikershandleiding
Berichten afspelen
6
Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt aangegeven hoeveel berichten
de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 2 niet-afgespeelde
berichten"). Gebruikers van Advanced Unified Messaging (UM) met de Text-to-Speech
(TTS)-optie vernemen via het systeem hoeveel voicemails en e-mails zij hebben ontvangen
(bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 niet-afgespeelde berichten, 1 opgeslagen bericht, 3
niet-afgespeelde e-mails en 1 opgeslagen e-mail).
Via afzonderlijke menu’s krijgt u toegang tot uw voicemails en e-mails. Gebruikers van
Advanced UM met TTS hebben na afloop van het berichtoverzicht toegang tot het
voicemailmenu of het e-mailmenu. U kunt steeds van het ene menu naar het andere gaan.
Opmerking: Gebruikers van Advanced UM zonder de TTS-optie hebben geen toegang
tot het e-mailmenu.
Toegang tot het voicemailmenu en het e-mailmenu
Nadat u uw mailbox hebt geopend
• Als u regelmatig voicemail gebruikt, komt u automatisch in het Voicemailmenu.
• Als u gebruiker bent van Advanced UM met de TTS-optie, drukt u op om naar het
Voicemailmenu te gaan of om naar het E-mailmenu te gaan.
Berichten afspelen
Als u eenmaal in het Voicemailmenu of het E-mailmenu bent, drukt u op
• of op de softkey Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden
automatisch als eerste afgespeeld. Daarna kunt u, al naargelang uw mailboxinstellingen,
kiezen om eerst uw niet-afgespeelde berichten of uw opgeslagen berichten af te spelen;
in het andere geval worden uw niet-afgespeelde berichten eerst afgespeeld.
Opmerking: Als op het voicemailsysteem de datum- en tijdoptie is ingeschakeld, wordt
de datum- en tijdinformatie automatisch aan het begin van elk bericht weergegeven.
Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

Terwijl u een bericht beluistert
Berichten afspelen
Tijdens het afspelen van een bericht kunt u altijd de volgende toetsen en softkeys gebruiken:
Druk op deze
toetsOF
Druk op deze
softkey
Meer gevolgd door
Pauze
Nadat u een bericht hebt beluisterd
Om deze actie uit te voeren
Het bericht 30 seconden onderbreken.
← Het bericht vijf seconden terugspoelen.
→ Het bericht vijf seconden vooruitspoelen.
Vlgd Naar het volgende bericht gaan.
Meer gevolgd door
Afspelen
Teruggaan naar het begin van het vorige bericht.
Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet
al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer
informatie.
Aan het einde van een bericht kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken:
Druk op deze
toetsOF
Druk op deze
softkey
Afspelen
(of Herhalen)
Om deze actie uit te voeren
Het bericht nogmaals afspelen.
Beantwoorden Een antwoord sturen aan degene die het bericht heeft gestuurd.
Wanneer u uw antwoord hebt opgenomen, drukt u op
of de softkey Zend om het antwoord te verzenden en uw
sessie te vervolgen.
Druk vervolgens op
om uw antwoord indien gewenst naar andere mailboxen te
sturen.
7

Messaging Gebruikershandleiding
8
Druk op deze
toetsOF
Druk op deze
softkey
Beantwoorden
(waarbij de optie
Terugbellen is
ingeschakeld)
Om deze actie uit te voeren
om via voicemail te antwoorden (zoals hierboven)
om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht
te verwijderen.
om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht op
te slaan.
Doorst. Het bericht naar een andere mailbox, een distributielijst of een
extern telefoonnummer sturen.
U kunt ook extra opmerkingen opnemen voordat u het bericht naar
iemand anders verstuurt.
Nadat u uw opmerkingen hebt toegevoegd, drukt u op
of op de softkey Zend (of Sluiten) en vervolgt u uw sessie.
Druk vervolgens op
om het bericht indien gewenst naar andere mailboxen te
sturen.
Houd Het bericht bewaren.
U kunt bewaarde berichten pas openen nadat u de wachtrijen met
niet-afgespeelde berichten en ontvangstbevestigingen hebt
doorlopen.
Verwijderen Het bericht verwijderen.
Opmerking: Als u een bericht per ongeluk hebt verwijderd, kunt u het terughalen door
onmiddellijk op of op de softkey Terughalen te drukken. Als u direct nadat u het
bericht hebt verwijderd op een andere toets dan drukt, kunt u het bericht niet meer
terughalen.
Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet
al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer
informatie.

Berichten opstellen
Berichten opstellen
Als u een bericht wilt opstellen, opent u eerst uw mailbox door het systeemtoegangsnummer
te bellen en uw wachtwoord in te voeren. Vervolgens kunt u een spraakbericht samenstellen
voordat of nadat u eventuele niet-afgespeelde berichten in uw mailbox hebt beluisterd. Onthoud
dat u uw berichten kunt adresseren aan andere mailboxen, distributielijsten en externe
telefoonnummers.
Een spraakbericht maken
Een spraakbericht opnemen
1. Druk op of op de softkey Maak bericht om een bericht samen te stellen.
2. Voer het nummer van de ontvanger in. Als u liever een naam kiest, drukt u op de specifieke
toets die op het voicemailsysteem aan deze voorziening is toegekend en kiest u vervolgens
de achter- en voornaam van de ontvanger totdat de naam wordt herkend.
Opmerking: Het systeem geeft automatisch de toets aan waarop u moet drukken als u
op naam wilt kiezen. Aangezien dit een configureerbare voorziening is, verschilt de toets
waarop u moet drukken per voicemailsysteem.
3. Nadat de naam van de ontvanger is bevestigd, voert u de naam of het nummer van
eventuele andere ontvangers in (u kunt bijvoorbeeld één bericht naar alle leden van een
bepaalde commissie sturen, waarin u het tijdstip en de locatie van de volgende
commissievergadering aangeeft).
4. Nadat u het bericht hebt geadresseerd, drukt u op of op de softkey Opnemen.
5. Spreek na de toon uw bericht in. (U kunt op drukken om de
opname te onderbreken en vervolgens op een willekeurige toets drukken om de opname
te hervatten, of u kunt de softkeys Pauze/Doorgaangebruiken.)
9

Messaging Gebruikershandleiding
10
Opgenomen bericht versturen
Nadat u het bericht hebt opgenomen, kunt u het bericht verzenden, beluisteren, aanpassen of
annuleren of een afleveringsoptie voor het spraakbericht opgeven. U kunt hiervoor
gebruikmaken van de volgende opties:
Druk op deze
toetsOF
Druk op deze
softkey
Om deze actie uit te voeren
Verzenden Het bericht versturen en terugkeren naar het hoofdmenu.
Aanhangen De opname aanvullen.
Verwijderen De opname wissen en opnieuw beginnen.
Inzien Het bericht opnieuw afspelen.
Einde opname Toegang krijgen tot opties voor berichtadressering, zoals urgente
aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging.
Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, drukt u op
of op de softkey Zenden (of Sluiten) om het bericht te
versturen en terug te gaan naar het hoofdmenu.
Opmerking: Als u regelmatig berichten naar meerdere gebruikers verstuurt, kunt u
persoonlijke distributielijsten maken om het opgeven van ontvangers voor uw berichten
nog eenvoudiger te maken (raadpleeg "Distributielijsten" op pagina 12).

Gebruikersopties
Gebruikersopties
In het menu met gebruikersopties kunt u de handleiding beluisteren, de begroeting wijzigen,
uw naam opnemen, uw wachtwoord definiëren, distributielijsten voor voicemail maken en opties
voor geplande oproepen selecteren.
Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding
Druk op of op de softkey Opties om de gebruikersopties vanuit het hoofdmenu te openen.
U kunt op elk gewenst moment op drukken om nogmaals de korte handleiding door te
nemen.
Begroetingstekst, naam en toegangscode
Toen u de mailbox voor het eerst instelde (raadpleeg "De mailbox instellen" op pagina 4), hebt
u een begroeting en uw naam opgenomen en een wachtwoord geselecteerd. In het menu met
gebruikersopties kunt u deze gegevens op elk gewenst moment wijzigen. U wordt aangeraden
uw begroeting(en) regelmatig te actualiseren, bijvoorbeeld om bellers te laten weten of u wel
of niet op kantoor bent.
In het menu met gebruikersopties kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken:
Druk op deze
toetsOF
Softkey Om deze actie uit te voeren
Begroetingen Uw begroeting(en) wijzigen. U kunt een eerste begroeting en een
of meer voorwaardelijke begroetingen opnemen. Neem verschillende
voorwaardelijke begroetingen op die uw bellers moeten horen
wanneer uw lijn bezet is (bijvoorbeeld: "Ik ben op dit moment bezig met
een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") of wanneer u
er niet bent (bijvoorbeeld: "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"), of
wanneer u langere tijd afwezig blijft (bijvoorbeeld: "Ik kom pas terug op
15 oktober…").
Nu kunt u op drukken om uw voorwaardelijke begroeting
op te nemen of te wijzigen, op om uw primaire persoonlijke
begroeting op te nemen of te wijzigen, of op om uw Verlengde
afwezigheidsbegroeting te activeren.
Nadat u uw begroeting hebt opgenomen, drukt u op
of op de softkey Wijz om de begroeting te selecteren die uw
bellers moeten horen: primaire of voorwaardelijke.
11

Messaging Gebruikershandleiding
Distributielijsten
12
Druk op deze
toetsOF
Softkey Om deze actie uit te voeren
Naam wijzigen Uw naam opnieuw opnemen.
Toegangscode Uw wachtwoord wijzigen.
Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u geen
voorwaardelijke begroetingen kunt instellen. Neem contact op met de systeembeheerder
voor meer informatie.
Met een distributielijst kunt u één bericht opnemen en dit vervolgens naar een groot aantal
mensen sturen zonder dat u hun adressen apart hoeft op te geven. U kunt distributielijsten
gebruiken wanneer u een bericht opstelt of doorstuurt naar iemand anders.
Een distributielijst maken of wijzigen
1. Druk op of op de softkey Gedist.lijst in het menu met gebruikersopties.
2. Voer het nummer van de distributielijst in. Zorg ervoor dat het eerste cijfer altijd een nul (0) is.
3. Druk op om een naam voor de distributielijst op te nemen (bijvoorbeeld: "commissie
productplanning"). Telkens als u berichten aan deze distributielijst richt, hoort u deze naam.
4. Druk op om leden toe te voegen aan de lijst; druk op om leden te verwijderen.
5. Typ het nummer of de naam van de gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen.
6. Druk op als u de lijst met geselecteerde leden wilt afspelen.
7. Druk op om terug te gaan naar het hoofdmenu.
Opmerking: Alle persoonlijke distributielijsten moeten beginnen met het cijfer 0.
Een distributielijst gebruiken
• Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op.
Het nummer van de distributielijst wordt nu weergegeven.

Belschemaopties
Gebruikersopties
• Met NuPoint UM WakeUp kunt u NuPoint UM Voice zo programmeren dat u op een bepaald
tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld. Wekoproepen kunnen worden
gepland voor de periode van maandag tot en met vrijdag, voor weekenden, voor elke dag
of op één specifiek tijdstip.
• Met Berichtaflevering kunt u een schema definiëren waarmee u op een specifiek tijdstip op
een specifiek telefoonnummer wordt gebeld als er een bericht in uw mailbox binnenkomt,
zodat u het bericht kunt ophalen.
• Met de optie Intercom kunt u een schema definiëren waarmee u een bericht op uw pager
ontvangt zodra er een bericht in uw mailbox binnenkomt.
• Met de optie Berichten voor latere aflevering beluisteren kunt u berichten beluisteren die
voor latere aflevering staan gepland. U kunt de aflevering van een bericht maximaal
365 dagen later plannen via het menu met opties voor berichtadressering (raadpleeg
"Opgenomen bericht versturen" op pagina 10).
13

Messaging Gebruikershandleiding
Optionele functie Gesprek opnemen
14
Met de functie Gesprek opnemen kunt u bij het NuPoint UM Voice-systeem telefoongesprekken
opnemen.
Opmerking: In sommige rechtsgebieden bent u wettelijk verplicht om de andere partij
op de hoogte te brengen van het feit dat u het gesprek opneemt. Neem contact op met
de systeembeheerder voor specifieke instructies.
Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen
Het systeem kan zodanig worden geprogrammeerd dat externe gesprekken automatisch
worden opgenomen wanneer u of de andere partij een gesprek aanneemt. Neem contact op
met de systeembeheerder voor meer informatie.
Als gesprekken niet automatisch worden opgenomen, moet u op een toets Opnemen drukken
om de opname tijdens een gesprek met twee partijen te starten. Welke toets u moet indrukken,
hangt af van de softkeyvoorziening op het toestel. De volgende telefoons bieden ondersteuning
voor softkeys:
• Superset 4150
• 5140 IP
• 5240 IP
Opnemen met behulp van softkeys
• Als u de opname tijdens een gesprek met twee partijen wilt starten, drukt u op de softkey
Opnemen die op het digitale telefoonscherm wordt aangegeven.
Opname onderbreken of hervatten tijdens een gesprek
• Als u de opname wilt onderbreken, drukt u op de softkey Pauze.
• Als u de opname na de onderbreking wilt hervatten, drukt u op de softwaretoets Doorgaan.
De opname stoppen
• Als u de opname wilt stoppen zonder het opgenomen gesprek op te slaan, drukt u op de
softkey Stopp&wissen.
• Als u de opname wilt stoppen en opslaan, drukt u op de softkey Stop&opslaan.
Opmerking: De beheerder kan de instellingen voor Gesprek opnemen zodanig hebben
geconfigureerd dat een opgenomen gesprek automatisch wordt opgeslagen zodra u
ophangt. Als automatisch opslaan is ingeschakeld, hoeft u dus alleen maar aan het eind
van het gesprek op te hangen om het opgenomen gesprek op te slaan.

Opnemen met behulp van vaste toetsen
Optionele functie Gesprek opnemen
• Als u een gesprek wilt opnemen met behulp van de vaste toetsen, drukt u op de toets
Opnemen die de systeembeheerder op het toestel heeft geprogrammeerd.
Opmerking: Wanneer u vaste toetsen gebruikt bij de functie Gesprek opnemen, kunt u
een opnamesessie alleen starten. De systeembeheerder moet de optie voor automatisch
opslaan inschakelen om ervoor te zorgen dat uw gesprekken automatisch worden
opgeslagen zodra u ophangt. Raapleeg uw systeembeheerder voor meer informatie.
Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname
• Wanneer u een gesprek in de wacht zet terwijl het gesprek wordt opgenomen, wordt de
opname opgeslagen en naar uw mailbox verzonden.
• Wanneer u het gesprek uit de wacht haalt, wordt een nieuwe opnamesessie gestart.
Opmerking: Afhankelijk van de programmering van het systeem is het ook mogelijk dat
u de opname kunt opslaan door op DS./CONF. of een lijnweergavetoets te drukken.
Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.
Een opname beluisteren
U beluistert als volgt een opgenomen gesprek nadat het gesprek is beëindigd:
1. Neem de hoorn op.
2. Open de voicemailbox.
3. Volg de aanwijzingen om de opname op te halen. De procedure hiervoor is hetzelfde als
voor het ophalen van een normaal spraakbericht.
15

Messaging Gebruikershandleiding
Optionele functie Fax
16
Met de functie Fax kunt u door middel van de telefoongebruikersinterface faxberichten beheren
die naar uw mailbox zijn gestuurd. U kunt ongelezen faxberichten ophalen, een spraakbericht
afspelen dat met een fax is meegestuurd, een fax naar een faxapparaat sturen en een fax
(met of zonder spraakbericht) naar een andere gebruiker sturen.
Afleveringsopties voor faxberichten
Vanuit het menu Gebruikersopties hebt u toegang tot de afleveringsopties voor faxberichten.
Druk in het hoofdmenu op
voor faxberichten te gaan:
en vervolgens op om naar de volgende afleveringsopties
Drukt u op
deze toets
Vanaf een
faxtelefoon
Faxberichten afspelen en afdrukken
Om deze actie uit te voeren
Hiermee stuurt u alle ongelezen faxberichten in uw mailbox naar uw
standaardfaxnummer.
Hiermee definieert u een standaardfaxnummer. Als u in menu met faxopties op
drukt worden al uw faxberichten automatisch naar dit nummer gestuurd.
Hiermee faxt u een voorblad naar uw mailbox. Dit wordt uw Persoonlijk voorblad. Dit
voorblad wordt automatisch gebruikt bij alle faxen die u vanuit uw mailbox verstuurt.
Hiermee kunt u de automatische aflevering van faxberichten naar uw
standaardnummer in- en uitschakelen. Automatisch aflevering van faxberichten houdt
in dat alle faxberichten die u in uw mailbox ontvangt direct naar uw
standaardfaxnummer worden doorgestuurd.
Faxberichten worden in uw mailbox net zo behandeld als spraakberichten. Wanneer u uw
mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt eerst aangegeven hoeveel berichten de
mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 4 niet-afgespeelde
berichten met fax").

Vanaf een telefoon
U speelt als volgt een faxbericht af:
Optionele functie Fax
1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op of op de softkey Afspelen (of Bericht
afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld.
2. Bij alle faxberichten vraagt het systeem u op
faxberichten. Vanuit dit menu kunt u:
te drukken voor afleveringsopties voor
• Op drukken om het nummer te kiezen van een faxapparaat waarop u de fax wilt afdrukken.
Kies het nummer wanneer daarom wordt gevraagd.
• Het systeem bevestigt vervolgens het nummer. Op drukken om het nummer te
accepteren of op drukken om een nieuw nummer te kiezen.
• Nadat u op hebt gedrukt om het nummer te accepteren, drukt u op om de
fax direct naar dat nummer te sturen of op
stellen.
om een tijd voor de aflevering in te
3. Als u nog meer faxberichten hebt, kunt u deze naar hetzelfde faxnummer sturen dat u de
eerste keer hebt gekozen door op en vervolgens op te drukken.
Opmerking: U kunt ook de afleveringsopties voor faxberichten gebruiken in het menu
Gebruikersopties (voor meer informatie raadpleegt u de Introductiehandleiding bij de
Mitel TUI). Als u dit menu gebruikt, kunt u een standaardfaxnummer instellen. Nadat u
dit nummer hebt ingesteld, drukt u op voor de afleveringsopties voor faxberichten
(nadat u het bericht met fax hebt afgespeeld) en vervolgens op om het faxbericht
af te drukken.
Vanaf een faxtelefoon
Een faxbericht ophalen en afdrukken vanaf een faxtelefoon:
1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op de softkey of op Afspelen (of Bericht
afspelen) en vervolgens op om naar het menu Afleveringsopties voor faxberichten
te gaan.
2. Druk op om een faxbericht af te drukken op dat faxapparaat.
3. Druk op de knop Start op het faxapparaat wanneer daarom wordt gevraagd.
4. Als u de afgedrukte fax hebt ontvangen, kunt u de verbinding behouden om verder te gaan
met uw mailbox-sessie.
17

Messaging Gebruikershandleiding
Nadat u een faxbericht hebt beluisterd
18
Zie "Nadat u een bericht hebt beluisterd" op pagina 7.
Een faxbericht maken (zonder spraak)
Met een faxtelefoon kunt u een faxbericht naar de mailbox van een ontvanger sturen. U kunt
het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of vanuit uw eigen mailbox versturen.
Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf, wordt uw naam niet weergegeven in
de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw eigen mailbox, wordt uw naam hier
wel in weergegeven.
Via het faxsysteem van uw bedrijf
Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht.
1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf.
2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger.
Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de
achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam
herkent.
3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Druk na de pieptoon op
de knop Start op het faxapparaat om uw fax te versturen.
4. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op drukken om het bericht als urgent te markeren
of op om een bericht achter te laten voor een andere mailbox.
Vanaf uw eigen mailbox
Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht.
1. Open uw mailbox en druk op zodra u uw eigen begroeting hoort.
2. Geef uw wachtwoord op.
3. Druk op om een bericht te maken.
4. Voer het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door
middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door
diens voornaam tot het systeem de naam herkent.
5. Nadat het systeem de naam van de ontvanger heeft bevestigd, voert u de namen of
nummers in van eventuele andere ontvangers.

Optionele functie Fax
6. Als de adressering van het faxbericht klaar is, drukt u op om een fax achter te laten
en vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op
voor meer opties.
7. Nadat de fax is verstuurd, kunt u op drukken om het bericht te versturen of op
drukken om opties voor berichtadressering (zoals urgente aflevering, latere aflevering,
vertrouwelijk en ontvangstbevestiging) weer te geven. Selecteer een van deze opties en
druk op om uw bericht te versturen en het hoofdmenu te verlaten.
Een faxbericht maken (met spraak)
Met een faxtelefoon kunt u een combinatie van een spraak- en faxbericht naar de mailbox van
een ontvanger sturen. U kunt het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of
vanuit uw eigen mailbox versturen. Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf,
wordt uw naam niet weergegeven in de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw
eigen mailbox, wordt uw naam hier wel in weergegeven.
Via het faxsysteem van uw bedrijf
Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht.
1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf.
2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger.
Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de
achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam
herkent.
3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Neem na de pieptoon
een spraakbericht op.
4. Als u het bericht hebt ingesproken, drukt u op de knop Start op het faxapparaat om de fax
te versturen.
5. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op drukken om het bericht als urgent te markeren
of op om een bericht achter te laten voor een andere mailbox.
19

Messaging Gebruikershandleiding
20
Vanaf uw eigen mailbox
Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht.
1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf.
2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u uw eigen mailboxnummer in.
3. Als u uw eigen begroeting hoort, drukt u op .
4. Geef uw wachtwoord op.
5. Druk op om een bericht te maken. Volg daarna de instructies voor het versturen van
6.
een bericht met alleen spraak vanuit uw mailbox (inclusief adressering).
Neem na de pieptoon een spraakbericht op.
7. Nadat u het bericht hebt ingesproken, drukt u op om een fax achter te laten en
vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op voor
meer opties.

Uw pc gebruiken voor faxberichten
Uw pc gebruiken voor faxberichten
U kunt ook uw pc gebruiken om faxen te beheren. Met de functie Fax kunt u de Fax Printer-driver
aan uw printermap toevoegen. Met Fax Printer kunt u vanaf elke toepassing met een printfunctie
faxen verzenden.
U kunt ook vanaf de Webweergave-interface faxberichten verzenden. Voor informatie over het
verzenden van faxen via de Webweergave-interface raadpleegt u de Webweergave Help.
Opmerking: Voorbladen moeten de TIFF-indeling hebben.
Fax Printer downloaden en installeren
Als u Fax Printer wilt gebruiken voor faxberichten, moet u deze toepassing eerst via de
Webweergave-interface downloaden en op uw pc installeren.
U downloadt en installeert de Fax Printer-driver als volgt:
Opmerking: Om de Fax Printer-driver te installeren, moet u over de lokale
beheerdersrechten voor de betreffende pc beschikken.
1. Als er al een versie van Fax Printer op uw pc geïnstalleerd is, moet u deze eerst verwijderen
via Software in het Configuratiescherm:
- Klik op Start > Configuratiescherm en dubbelklik op Software.
- Selecteer Mitel NuPoint Fax Printer Driver en klik op Wijzigen/Verwijderen.
- Start uw computer opnieuw op zodra de verwijdering voltooid is.
2. Meld u aan bij de Webweergave-interface en open het tabblad Downloads.
3. Klik op Fax Printer downloaden.
4. Klik in het venster Beveiligingswaarschuwing op Uitvoeren om FaxPrinter.exe te starten.
De installatie wordt automatische gestart.
5. Klik steeds op Volgende in elk dialoogvenster. Accepteer de Gebruiksovereenkomst als
u hierom wordt gevraagd.
De Fax Printer-driver is geïnstalleerd.
21

Messaging Gebruikershandleiding
Een fax verzenden
22
Met de NuPoint Fax Printer kunt u vanaf elke softwaretoepassing met een printfunctie faxen
verzenden. U kunt desgewenst een Persoonlijk voorblad (zei Afleveringsopties voor
faxberichten) instellen of Aangepaste voorbladen maken. Als u een Persoonlijk voorblad
gebruikt, wordt dit standaard meegezonden bij elke fax die u verzendt.
Voor Aangepaste voorbladen kunt u alle bestanden met de TIFF-indeling gebruiken. U kunt
verschillende Aangepaste voorbladen gebruiken voor verschillende ontvangers.
U verzendt een fax via de NuPoint Fax Printer als volgt:
Opmerking: Vraag voor de allereerste fax die u wilt verzenden, eerst de volledige
domeinnaam of het IP-adres van de NuPoint UM-server aan uw systeembeheerder.
1. Open het document en selecteer Afdrukken. Selecteer in het menu Afdrukken NuPoint
Fax Printer uit de lijst met beschikbare printers.
OF
Indien de NuPoint Fax Printer ingesteld is als standaardprinter, klikt u met de
rechtermuisknop op het betreffende document in Windows Explorer en selecteert u
Afdrukken.
Als het document klaar is om naar de server te sturen, wordt venster NuPoint Fax Client
weergegeven.
Als u nooit eerder een fax hebt verzonden of indien de client geen verbinding met de server
kan maken, wordt het tabblad Serverinstellingen geopend:
Afbeelding 1: Tabblad Serverinstellingen
Opmerking: Als u mailboxwachtwoord wordt gewijzigd, moet voor het verzenden van
de eerstvolgende fax het nieuwe wachtwoord opgeven in het tabblad Serverinstellingen.

Uw pc gebruiken voor faxberichten
2. Voer uw aanmeldingsgegevens op om met de server verbinding te maken.
a. Voer in het veld NuPoint Server de volledige domeinnaam van de server in.
b. Voer uw NuPoint UM-mailboxnummer in het veld Mailbox in.
c. Voer uw NuPoint UM-toegangscode in het veld Toegangscode in.
d. Klik op Verbinden. De Status wordt nu weergeven als Verbonden.
3. Klik op het tabblad Afleveringsopties.
Afbeelding 2: Tabblad Afleveringsopties
a. Voer in het veld Ontvangers de lijst van ontvangers in (NuPoint UM-mailboxnummers
of faxnummers), gescheiden door komma’s.
Opmerking: Zorg er bij externe faxnummers voor dat u alle relevante cijfers opneemt
die nodig zijn om de externe lijn vanaf uw systeem te kunnen bereiken.
b. Als u een Aangepast voorblad wenst te gebruiken, vinkt u het selectievakje Aangepast
voorblad gebruiken aan.
c. Voer de volledige naam van het voorblad in OF klik op de knop Bladeren... om het
voorblad te selecteren.
Opmerking: Wenst u geen Aangepast voorblad te gebruiken, dan gebruikt de server uw
Persoonlijk voorblad of, indien u dit niet hebt, het standaardvoorblad van het systeem.
d. Klik op de knop Fax verzenden.
Zodra de fax door de server is ontvangen, wordt een pop-upvenster weergegeven met de
melding De fax staat in de wachtrij voor aflevering. Als de fax niet kan worden verzonden,
ontvangt u hierover een melding in uw voicemail.
Bij het verzenden van de volgende fax wordt het tabblad Serverinstellingen niet meer geopend
tenzij de Fax Printer geen verbinding met de server kon maken, bijvoorbeeld omdat uw
wachtwoord is gewijzigd.
23

Messaging Gebruikershandleiding
Faxberichten bekijken en doorsturen
24
U bekijkt een faxbericht als volgt:
• Open het bericht vanaf uw e-mailpostbus en bekijk de bijlage.
• Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Afspelen. De fax
wordt in een TIFF-viewer geopend.
• Verstuur de fax vanaf uw telefoontoestel naar een faxapparaat.
U stuurt een faxbericht als volgt door:
• Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Fax doorsturen om
het als fax door te sturen.
OF
• Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Doorsturen om het
als bijlage bij een e-mail door te sturen.

Uw pc gebruiken voor spraakberichten
Uw pc gebruiken voor spraakberichten
Als u de Mitel Outlook Client Plug-in installeert, kunt u Microsoft Outlook 2007 gebruiken om
uw voicemails te beheren. Deze plug-in installeert de Mitel Networks QuickPlay-speler en de
Unified Messaging-werkbalk in uw Microsoft Outlook e-mailclient (zie hieronder). Met de
QuickPlay-speler kunt u spraakberichten via de telefoon of de pc-luidsprekers beluisteren. Via
de werkbalk kunt u spraakberichten beantwoorden, doorsturen en beheren, of nieuwe
spraakberichten maken en verzenden via voicemail of e-mail. Nog via de werkbalk kunt u de
Webweergave vanaf Outlook openen.
Opmerking: Microsoft Outlook bevat een Explorer- en een Inspector-venster. Het
Explorer-venster is het hoofdvenster waarin een lijst van berichten voor de gebruiker
wordt weergegeven. Het Inspector-venster geeft een bericht weer wanneer dit wordt
geopend.
De Mitel Outlook Client Plug-in ondersteunt vier berichttypen: spraakberichten, vertrouwelijke
spraakberichten, Record-A-Call-berichten en faxberichten. Bij elk bericht wordt met een
specifiek pictogram het berichttype aangeduid.
Opmerking: Wanneer een voicemailbericht van de postbus naar een persoonlijke map
wordt verplaatst, wordt uit de telefoongebruikersinterface (TUI) verwijderd. Wordt dat
bericht terug naar de postbus verplaatst, dan wordt het verwijderd, omdat het
overeenkomende TUI-bericht ook verwijderd is. Het bericht is dan terug te vinden in de
map Verwijderd – indien de optie voor permanent verwijderen is uitgeschakeld. Raapleeg
uw systeembeheerder voor meer informatie.
U moet een NuPoint Unified Messaging Advanced Unified Messaging-gebruiker zijn als u de
Outlook Client Plug-in wilt kunnen installeren en gebruiken.
Opmerkingen:
1. E-mails kunt u enkel met e-mailberichten beantwoorden.
2. De Outlook Client Plug-in vereist Microsoft ® Outlook 2000, XP, 2003 of 2007.
3. De Outlook Client Plug-in werkt met Microsoft ® Windows 2000, XP, 2003 of Vista.
Voor Windows Vista worden de volgende versies ondersteund: Vista Business, Vista
Enterprise en Vista Ultimate.
4. Pc-geluidskaarten en -luidsprekers zijn optioneel voor het beluisteren van berichten
met de optie Call Me/Meet Me.
25

Messaging Gebruikershandleiding
Installerenvan de Outlook Client Plug-in
26
Opmerking: Als de plug-in geïnstalleerd is, duurt het wat langer voor Outlook start en
afsluit. Tracht Outlook niet te snel na het afsluiten opnieuw te starten.
Voordat u begint
Vraag de volgende gegevens op bij de systeembeheerder voordat u met deze procedure van
start gaat:
• De locatie van het bestand OutlookClientPlugin.exe ;
• De volledige domeinnaam van het NuPoint Unified Messaging-platform (FQDN).
Opmerking: Om de Outlook Client Plug-in te installeren, moet u over de lokale
beheerderrechten voor de betreffende pc beschikken.
Installatie van de Outlook Client Plug-in
1. Sluit Microsoft Outlook als deze toepassing geopend is.
2. Als er al een versie van Outlook Client Plug-in op uw pc geïnstalleerd is, moet u deze eerst
verwijderen via Software in het Configuratiescherm:
- Klik op Start > Configuratiescherm en dubbelklik op Software.
- Selecteer Outlook Client Plug-in en klik op Wijzigen/Verwijderen.
Opmerking: Voor release 12.0 was de naam van de Outlook Client Plug-in "Multimedia
Outlook Plug-in". Als een oudere versie van de plug-in op uw pc geïnstalleerd is, wordt
misschien deze naam weergegeven in de Software-lijst.
3. Zoek het bestand OutlookClientPlugin.exe voor de Outlook Client Plug-in, dubbelklik
erop en klik dan op Uitvoeren. Mogelijk moet u een tweede maal op Uitvoeren klikken als
u een beveiligingswaarschuwing hebt gekregen. Het installatievenster van de Outlook
Client Plug-in wordt geopend.
Opmerking: U kunt het bestand OutlookClientPlugin.exe installeren vanaf de cd of via
het tabblad Downloads in de Webweergave-interface. Dit tabblad is niet toegankelijk
voor alle gebruikers. Om dit tabblad te kunnen openen; moet de Outlook Client
Plug-in-download geactiveerd zijn in uw mailbox. Raapleeg uw systeembeheerder voor
meer informatie.
4. Als u gevraagd wordt om de huidige toepassing te verwijderen, klikt u op OK.
5. Klik op Volgende Het venster Gebruikersinstellingen wordt geopend.
6. Voer de volledige domeinnaam van het NuPoint Unified Messaging-platform in en klik op
Volgende. Het dialoogvenster Doellocatie kiezen wordt weergegeven.
7. Klik op Volgende om de standaardinstelling voor de locatie te kiezen of klik op Bladeren
om de bestanden op een andere locatie op te slaan.
8. Klik op Ja wanneer u gevraagd wordt of het systeem een map moet aanmaken. Het venster
Kopiëren van bestanden starten wordt geopend.

Uw pc gebruiken voor spraakberichten
9. Klik op Volgende De software wordt geïnstalleerd en het venster Gegevens
gebruikersprofielen wordt geopend.
10. Selecteer de the Gebruikersnamen voor aanmelding voor de pc-gebruikers die de
aangepaste beveiligingsinstellingen voor de Outlook Client Plug-in vereisen. Door een
gebruikersnaam te activeren worden geen beveiligingswaarschuwingen weergegeven
voor de betreffende gebruiker wanneer de Outlook Plug-in geopend wordt.
11. Klik op Activeren en vervolgens op Sluiten. Het venster Installatiewizard voltooid wordt
geopend.
12. Klik op Voltooien.
13. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified
Messaging.
14. Selecteer in het deel Automatisch afspelen het type automatisch afspelen voor
spraakberichten. Deze instellingen zijn optioneel. Zie "Bericht afspelen instellen" op
pagina 28 voor details.
15. Voer in het gedeelte Telefoon het telefoonnummer of de extensie in het veld
Telefoonnummer of extensie in. Zie "Bericht afspelen instellen" op pagina 28 voor details.
16. Klik in het gedeelte Unified Messaging-profiel op Messaging-profiel en voer uw Mailbox
en Toegangscode in. Met deze nummers kunt u naar uw Persoonlijke webpagina gaan
via de knop Profiel op de Outlook plug-in-werkbalk. Ze dienen ook als identificatie van de
gebruiker voor het afspelen van spraakberichten.
17. Klik op OK.
18. Klik nogmaals op OK.
Extra Outlook Plug-in-gebruikers activeren op een pc
Als u een account met beheerderrechten op een pc hebt, kunt u extra Outlook Client
Plug-in-gebruikers activeren op deze pc.
Extra gebruikers activeren
1. Meld u aan bij uw client-pc met uw beheerderrechten.
2. Ga naar het volgende bestand: C:\Program Files\Mitel Networks\Outlook Client
Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe.
Opmerking: U kunt ook via het Start-menu naar dit bestand gaan. Het pad naar dit
bestand is als volgt: Start>Alle programma’s>Mitel>Outlook Client
Plug-in>Outlook-beveiliging>EnableMOPonOutlookXP.exe.
3. Open het bestand EnableMOPonOutlookXP.exe, selecteer de nieuwe gebruiker(s) in de
lijst met Gebruikersprofielgegevens en klik op Ingeschakeld.
27

Messaging Gebruikershandleiding
Bericht afspelen instellen
28
U kunt het afspelen van uw berichten zo instellen dat een bericht wordt afgespeeld wanneer u
het opent (dubbelklikken) of selecteert in uw postbus. Aan de hand van de volgende procedure
kunt u beide afspeelmogelijkheden configureren en bovendien het afspelen van berichten via
de telefoon of de pc-luidsprekers instellen.
1. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified
Messaging.
2. Selecteer in het deel Automatisch afspelen het type automatisch afspelen voor
spraakberichten.
- Als uw spraakberichten via de pc-luidsprekers of via de telefoon wilt afspelen bij het
openen (dus, door erop te dubbelklikken in de postbus), klikt u op Automatisch afspelen
bij openen.
- Als u uw spraakberichten automatisch via de pc-luidsprekers wilt afspelen bij het
selecteren (dus, door er eenmaal op te klikken in de postbus), klikt u op Automatisch
afspelen bij weergeven.
3. Ga in het gedeelte Telefoon na of het telefoonnummer of de extensie is ingevoerd. Als dit
niet het geval is kunt u uw spraakberichten enkel via de functie Meet Me beluisteren
wanneer u inbelt op uw voicemail.
Opmerking: Het in dit veld ingevoerde telefoonnummer zal worden gebruikt door de
functie Call Me voor het beluisteren van voicemailberichten en het opnemen van
begroetingen en distributielijsten.
4. Klik op OK.
Opmerkingen:
1. U kunt gebruikmaken van de Mitel QuickPlay-werkbalk voor het stoppen, afspelen,
pauzeren, vooruitspoelen of controleren van uw spraakberichten. U kunt de knop
Afspeelapparaat in- en uitschakelen en uw opties voor automatisch afspelen wijzigen
met behulp van het selectievakje "Automatisch afspelen bij weergeven". Als u de
Mitel QuickPlay-werkbalk wilt activeren, klikt u op de QuickPlay-knop in de Microsoft
Outlook-werkbalk. De QuickPlay-knop wordt ingedrukt weergegeven als de Mitel
QuickPlay-werkbalk al geopend is.
2. Als Microsoft Outlook geopend is op een pc en u Microsoft Outlook opnieuw opent
met dezelfde account maar op een andere pc, zult u Microsoft Outlook op de eerste
pc opnieuw moeten openen om alle functies van de Outlook Client Plug-in te kunnen
gebruiken.
3. De Mitel QuickPlay-werkbalk bevat een selectievakje "Automatisch afspelen bij
weergeven" zodat u uw voorkeuren ook in de werkbalk kunt aanpassen. Hiermee
past u ook uw instellingen voor automatisch afspelen in Extra/Opties aan.
4. De Mitel QuickPlay-werkbalk bevat een knop Afspeelapparaat waarmee u het
afspelen via de telefoon in- of uitschakelt.

Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren
Uw pc gebruiken voor spraakberichten
Om u aan te melden en extra mailboxinstellingen te kunnen configureren, moet u de toegang
tot het Unified Messaging-profiel configureren.
1. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified
Messaging.
2. Klik op de knop Messaging-profiel. Het venster Unified Messaging-profiel wordt
weergegeven.
3. Voer in het veld NuPoint Server FQDN de volledige domeinnaam van de NuPoint Unified
Messaging-server in.
Opmerking: Als u de naam of het IP-adres van de NuPoint Unified Messaging-server
al bij de installatie van de Mitel Outlook Client Plug-in hebt opgegeven, zal het FQDN-veld
al gevuld zijn met deze waarde. Neem contact op met de systeembeheerder als u deze
gegevens nog moet invoeren.
4. Typ uw mailboxnummer in het veld Mailbox.
5. Voer in het veld Toegangscode uw wachtwoord voor Unified Messaging in.
6. Klik op OK om de instellingen op te slaan.
Unified Messaging-werkbalk
Zodra de Mitel Outlook Client Plug-in geïnstalleerd is, wordt de Unified Messaging-werkbalk
weergegeven in het Microsoft Outlook Explorer-venster. De menuopties voor sommige taken
worden ook toegevoegd aan de menu’s Bestand, Beeld, Extra en acties van Microsoft Outlook.
Afbeelding 3: Unified Messaging-werkbalk (in Outlook)
Opmerking: Deze werkbalk is ook beschikbaar in het Microsoft Outlook
Inspector-venster. De knoppen QuickPlay en Profiel zijn in dit venster echter niet
beschikbaar.
De volgende knoppen zijn beschikbaar op de werkbalk:
• Nieuw: Hiermee maakt u een nieuwe spraakbericht Deze optie is ook beschikbaar in de
menu’s Bestand en Acties van Microsoft Outlook en in de standaardwerkbalk.
• Beantwoorden (met spraak): Stuurt een antwoordspraakbericht naar de verzender van
een NuPoint UM-bericht. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van
Microsoft Outlook.
• Alle beantwoorden (met spraak): Stuurt een antwoordspraakbericht naar de verzender
en alle ontvangers van een NuPoint UM-bericht. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het
menu Acties van Microsoft Outlook.
29

Messaging Gebruikershandleiding
30
• Doorsturen (met spraak): Stuurt een NuPoint UM-bericht als spraakbericht door naar een
andere gebruiker. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van Microsoft
Outlook.
• Vorige (NuPoint UM-bericht): Zoekt het NuPoint UM-bericht dat het geselecteerde
NuPoint UM-bericht voorafgaat.
• Volgende (NuPoint UM-bericht): Zoekt het NuPoint UM-bericht dat op het geselecteerde
NuPoint UM-bericht volgt.
• QuickPlay: Hiermee kan een gebruiker de QuickPlay-werkbalk in het Microsoft Outlook
Explorer-venster openen.
• Profiel: Hiermee kan een gebruiker zich aanmelden bij het Unified Messaging-profiel en
extra mailboxinstellingen configureren. Deze optie is ook beschikbaar in het menu Extra
van Microsoft Outlook.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar wanneer het Unified Messaging-profiel in
de Microsoft Outlook-opties geconfigureerd is. Zie "Toegang tot het Unified
Messaging-profiel configureren" op pagina 29 voor instructies.
QuickPlay-werkbalk:
Zodra de Mitel Outlook Client Plug-in geïnstalleerd is, wordt de QuickPlay-werkbalk
weergegeven in het Microsoft Outlook Explorer-venster.
Gebruikers kunnen via deze werkbalk berichten afspelen via multimediaknoppen, een
statusbalk en een Call Me/Meet Me-knop waarmee zij verbinding kunnen maken met de
NuPoint UM-mailbox om berichten via de telefoon af te spelen.
Afbeelding 4: Mitel Networks QuickPlay-speler (in Outlook)

Een spraakbericht in Outlook afspelen
Uw pc gebruiken voor spraakberichten
Als het afspelen van berichten ingesteld is op "Automatisch afspelen bij weergeven", kunt u
het bericht in de postbus eenvoudig aanklikken om het af te spelen via de pc-luidsprekers.
Opmerking: Faxberichten en vertrouwelijke spraakberichten kunnen niet via de
pc-luidsprekers worden afgespeeld.
Als het afspelen van berichten ingesteld is op "Automatisch afspelen bij openen":
1. Klikt u een bericht in de postbus aan.
2. Als de Mitel Networks QuickPlay-speler niet is weergegeven, klikt u op QuickPlay in de
Unified Messaging-werkbalk.
3. Klik op de afspeelknop in de QuickPlay-speler om het bericht via de pc-luidsprekers af te
spelen.
4. Klik op de telefoonknop in de QuickPlay-speler om het bericht via de telefoon af te spelen
met een Call Me/Meet Me-sessie.
- Als uw telefoonnummer of extensie in uw Outlook-opties voor Unified Messaging
geconfigureerd is, zal het systeem dit nummer bellen (Call Me-sessie). Als u de telefoon
opneemt, wordt het bericht afgespeeld.
- Als uw telefoonnummer of extensie niet in uw Outlook-opties voor Unified Messaging
geconfigureerd is, moet u in deze fase zelf inbellen op uw mailbox en zich aanmelden
(Meet Me-sessie). Zodra u aangemeld bent, wordt het bericht afgespeeld.
Voor meer informatie over de Call Me/Meet Me-optie, raadpleegt u de Webweergave Help.
Opmerkingen:
1. Tijdens het afspelen van een bericht kunt u de knoppen Stop, Pauze en de
volumeknoppen van de QuickPlay-speler gebruiken. Als een bericht met Call Me of
Meet Me wordt afgespeeld, kunt u de volumeknoppen en de pauzeknop echter niet
gebruiken.
2. Tijdens het afspelen van een Call Me /Meet Me-bericht met de QuickPlay-speler,
mag u niet op "Profiel" in de UM-werkbalk klikken om de Webweergave te openen
NOCH de knoppen in de Webweergave gebruiken. Dit zou de Call Me/Meet
Me-sessie afsluiten.
Een spraakbericht in Outlook beantwoorden
U kunt een spraakbericht in Outlook met een ander spraakbericht beantwoorden dat u als
e-mailbijlage verzendt. Hiertoe moet u een Call Me of Meet Me-verbinding tot stand brengen.
Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructie over het instellen van een Call Me/Meet
Me-sessie.
1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie.
2. Klik een bericht aan in de postbus en klik op Beantwoorden of Alle beantwoorden in de
Unified Messaging-werkbalk. Het RE: -venster wordt geopend.
3. Controleer de namen van de ontvangers en voeg eventueel namen toe.
31

Messaging Gebruikershandleiding
32
4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet
Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken.
5. Klik op Verzenden.
Een spraakbericht in Outlook doorsturen
U kunt een spraakbericht doorsturen dat u in Outlook als e-mailbijlage hebt ontvangen. U kunt
een nieuw spraakbericht opnemen en als e-mailbijlage verzenden. Hiertoe moet u een Call Me
of Meet Me-verbinding tot stand brengen. Raadpleeg de Webweergave View Help voor
instructie over het instellen van een Call Me/Meet Me-sessie.
1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie.
2. Klik een bericht aan in de postbus en klik op Doorsturen in de Unified Messaging-werkbalk.
Het FW: -venster wordt geopend.
3. Voer hier de ontvangers van het bericht in.
4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet
Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken.
5. Klik op Verzenden.
Een nieuw spraakbericht in Outlook verzenden
U kunt een nieuw spraakbericht opnemen en als e-mailbijlage verzenden. Hiertoe moet u een
Call Me of Meet Me-verbinding tot stand brengen. Raadpleeg de Webweergave View Help voor
instructie over het instellen van een Call Me/Meet Me-sessie.
Opmerking: U kunt maar één formulier voor spraakopname tegelijk openen in Outlook.
Als u meer dan één formulier tegelijk probeert te openen, wordt een foutmelding
weergegeven.
1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie.
2. Klik in de Unified Messaging-werkbalk op Nieuw.
3. Voer hier de ontvangers en het onderwerp van het bericht in.
4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet
Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken.
5. Klik op Verzenden.
Door spraakberichten in Outlook bladeren
Met de knoppen Vorige en Volgende in de Unified Messaging-werkbalk kunt u in Outlook door
de verschillende spraakberichten bladeren.

Webweergave vanaf Outlook starten
U start Webweergave vanaf Outlook als volgt:
1. Klik in de Unified Messaging-werkbalk op Profiel.
Uw pc gebruiken voor spraakberichten
2. Als u een beveiligingswaarschuwing krijgt, klikt u op Ja om verder te gaan. De
aanmeldingspagina voor de Webweergave wordt weergegeven. U kunt zich nu bij de
Webweergave aanmelden. Voor meer informatie over de Webweergave, raadpleegt u de
Webweergave Help van de NuPoint Unified Messaging op
http://edocs.mitel.com/UG/Index.html
Text-to-Speech (TTS)-optie
Met de text-to-speech (TTS)-optie kunt u in Microsoft Outlook e-mailberichten uit de NuPoint
UM Voice-mailbox beluisteren. De tekst van het e-mailbericht wordt omgezet in spraak en
afgespeeld via de telefoon.
Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar met de Advanced Unified
Messaging-optie.
U heeft toegang tot de text-to-speech-opties via het Message System Choice-menu.
Opmerking: U moet TTS inschakelen om toegang tot dit menu te krijgen. Neem contact
op met de systeembeheerder voor meer informatie.
Druk in het hoofdmenu op om naar de volgende text-to-speech-opties te gaan:
Drukt u op deze toets Om deze actie uit te voeren
Text-to-Speech-bericht opnieuw afspelen
Text-to-Speech-bericht bewaren.
Text-to-Speech-bericht verwijderen.
Menu afsluiten.
33

Messaging Gebruikershandleiding
Een Text-to-Speech-bericht afspelen
34
U speelt een Text-to-Speech-bericht als volgt af:
1. Als u het Message System Choice-menu opent, wordt u gevraagd of u de ongelezen of de
gelezen e-mailberichten wilt afspelen.
2. Selecteer om ongelezen e-mailberichten af te spelen of om ongelezen
e-mailberichten af te spelen. Het bericht wordt vervolgens afgespeeld in de volgende
volgorde: onderwerp, naam van de afzender, datum, tijd en berichttekst. Als de e-mail een
bijlage heeft, wordt dit door het systeem gemeld. Ook op het belang van de e-mail wordt
gewezen.
Als u het gewenste e-mailbericht heeft beluisterd, kunt u:
• Op drukken om het bericht te bewaren;
• Op drukken om het bericht te verwijderen;
• Op drukken om het opnieuw af te spelen;
• Op om het Message System Choice-menu te verlaten.
Opmerking: Voordat u het menu verlaat, word teen overzicht afgespeeld van het totale
aantal spraak- en e-mailberichten die nog in de mailbox zitten.

Speech Auto-Attendant-optie
Speech Auto-Attendant-optie
De Speech Auto Attendant (SAA) van NuPoint Unified Messaging is een toepassing met
spraakondersteuning die u toelaat mensen snel en efficiënt op te bellen door hun naam uit te
spreken. Naast de naam kunt u voor het oproepen de naam van een afdeling of een
telefoonnummer gebruiken. Een online handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het
systeem en er is spraakhulp voorzien om vragen te beantwoorden.
De Speech Auto-Attendant schakelt gesprekken door op basis van gesproken opdrachten.
Wanneer een gebruiker de naam van de persoon noemt die deze wilt spreken, wordt het
gesprek automatisch doorgeschakeld. De Speech Auto-Attendant ondersteunt tot 15
afdelingen, waarbij de gebruiker alle nummers of namen binnen die afdelingen kan oproepen.
Zie "Oproepen plaatsen" op pagina 37 voor gedetailleerde gespreksinstructies.
Met de SAA kan de gebruiker tot vier nummers per persoon opslaan een
standaardtelefoonnummer kiezen voor de Speech Auto-Attendant. Raadpleeg de
Webweergave View Help voor instructies over het instellen van een standaardtelefoonnummer.
De Speech Auto-Attendant-toepassing biedt de volgende functies:
• Bellen op naam: Hiermee kan de gebruiker elke persoon in de bedrijfstelefoonlijst
oproepen door de naam van de persoon te dicteren.
• Bellen op nummer: Hiermee kan de gebruiker elk nummer in de bedrijfstelefoonlijst
oproepen door het telefoonnummer (de extensie) te dicteren.
• Bellen op afdeling: Hiermee kan de gebruiker elke afdeling in de bedrijfstelefoonlijst
oproepen door de naam van de afdeling te dicteren.
• Kiestoetsen (DTMF): Hiermee kan de gebruiker elk nummer in de bedrijfstelefoonlijst
oproepen door het telefoonnummer in te toetsen.
• Universele opdrachten: De gebruiker kan verschillende generieke spraakopdrachten
(bijv. "help" of "operator") om door het systeem te navigeren. Zie "Universele
spraakopdrachten" op pagina 37 voor meer informatie.
• Onderbreken: De gebruiker kan een systeembericht onderbreken met een gesproken of
een ingetoetste opdracht. De Speech Auto-Attendant stopt dan met het afspelen van het
systeembericht en voert de spraakopdracht uit.
Opmerking: Onderbreken is een optie van de Speech Auto-Attendant en moet
geactiveerd worden in de mailbox. Neem contact op met de systeembeheerder voor
meer informatie.
• Korte handleiding: De Speech Auto-Attendant bevat een korte handleiding voor het
opnemen van gebruikersnamen (voor nieuwe gebruikers) of voor het gebruiken van de
opgenomen naam die het voicemailsysteem is opgeslagen. De handleiding legt ook de
systeemfuncties uit.
35

Messaging Gebruikershandleiding
Spreektips
36
• Aanwezigheid: Met de Speech Auto-Attendant kan de gebruiker de huidige
aanwezigheidsstatus van de betreffende persoon bepalen en afspelen voordat het gesprek
wordt doorgeschakeld. Aanwezigheid heeft te maken met de beschikbaarheid van de
persoon aan het telefoontoestel (d.w.z. bezet, afwezig, niet storen, etc.). De
aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie. Oproepen worden doorgeschakeld
ongeacht de aanwezigheidsstatus van de gespreksontvanger.
Opmerking: Aanwezigheid is een optie van de Speech Auto-Attendant en moet
geactiveerd worden in de mailbox. Neem contact op met de systeembeheerder voor
meer informatie.
• Ondubbelzinnig maken: Met de Speech Auto-Attendant kan de gebruiker gesprekken
voor verschillende bedrijfslijstcorrespondenten doorschakelen naar de operator,
bijvoorbeeld voor twee personen met dezelfde naam). De gebruiker krijgt een melding van
de dubbele naam en wordt onmiddellijk doorgeschakeld naar de operator. Deze vraagt wie
de gebruiker precies wilt bellen en schakelt het gesprek naar de juiste persoon door.
• Foutafhandeling: De Speech Auto-Attendant reageert op een fout door de gebruiker te
verzoeken de opdracht opnieuw in te voeren. Na twee herkenningsfouten wordt de
gebruiker doorgeschakeld naar de operator.
• Time-out: De Speech Auto-Attendant wordt onderbroken wanneer er geen gesproken of
ingetoetste opdrachten volgen. De gebruiker wordt begeleid om een actie te kiezen.
De Speech Auto-Attendant reageert op natuurlijke spraakopdrachten. Als u meer vertrouwd
raakt met de berichten, kunt u Onderbreken gebruiken om sneller door de systeemberichten
te navigeren.
Volg de onderstaande instructies wanneer u tegen de Speech Auto-Attendant spreekt:
• Spreek duidelijk en zonder roepen.
• Spreek op een normaal tempo, niet te traag, niet te snel.
• Gebruik geen hoofdset in lawaaierige omgevingen; achtergrondgeluiden kunnen de
spraakherkenning verstoren.
• Als u wordt gevraagd een naam te bevestigen, antwoordt u gewoon "Ja" of "Nee". Antwoordt
u "Nee", dan wacht u best op het systeembericht voordat u opnieuw een naam dicteert.
• Als het systeeem een naam niet herkent, is deze naam of uw uitspraak van de naam
mogelijk niet in het systeem geprogrammeerd. Raadpleeg de systeembeheerder om de
naam toe te voegen of de uitspraak aan te passen.

Universele spraakopdrachten
De Speech Auto-Attendant-toepassing biedt de volgende spraakopdrachten:
• Annuleren of Stoppen: Beëindigt de huidige bewerking.
• Operator: Hiermee wordt uw gesprek naar de operator doorgeschakeld.
• Herhalen: Speelt het laatste bericht opnieuw af.
• Help: Speelt een lijst met mogelijke helpopdrachten af.
• Korte handleiding: Start de korte systeemhandleiding.
Speech Auto-Attendant-optie
• Auto Attendant: Schakelt het gesprek door naar de Speech Auto-Attendant.
Oproepen plaatsen
U kunt de Speech Auto-Attendant gebruiken om oproepen te plaatsen via gesproken of
ingetoetste opdrachten.
Een oproep plaatsen met spraakopdrachten
De Speech Auto-Attendant kan contactnamen of afdelingen die in de bedrijfstelefoonlijst zijn
geprogrammeerd, oproepen via spraakopdrachten.
Een oproep plaatsen met een spraakopdracht:
1. Kies het toegangsnummer van de Speech Auto-Attendant.
2. Zodra de Auto-Attendant antwoordt, dicteert u:
• de voornaam en familienaam van de persoon die u wilt bellen;
• de naam van een afdeling; of
Opmerking: U kunt met de spraakopdracht "afdeling" een lijst beluisteren met de namen
van de afdelingen die in het systeem zijn geprogrammeerd.
• Een telefoonnummer (dicteer de cijfers).
3. Het systeem bevestigt de gevraagde naam en kiest het nummer dat overeenkomt met uw
spraakopdracht.
Opmerking: Als de Speech Auto-Attendant de naam van de persoon of afdeling die u
wilt bereiken, niet na 2 pogingen herkent, wordt u doorgeschakeld naar de operator.
4. Als de Aanwezigheidsfunctie is ingeschakeld, geeft het systeem ook de overeenkomstige
status voor de correspondent aan. De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie.
Oproepen worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus.
37

Messaging Gebruikershandleiding
38
Een gesprek plaatsen door het nummer in te toetsten
De Speech Auto-Attendant kan contactnamen of afdelingen die in de bedrijfstelefoonlijst zijn
geprogrammeerd, oproepen via de nummers die u intoets.
Ga als volgt tewerk om een nummer in te toetsen:
1. Kies het toegangsnummer van de Speech Auto-Attendant.
2. Als de Auto-Attendant antwoordt, toetst u het nummer in.
3. Het systeem bevestigt het gevraagde nummer en kiest het nummer dat u hebt ingetoetst.
Opmerking: Als de Speech Auto-Attendant het nummer van de persoon of afdeling die
u wilt bereiken, niet na 2 pogingen herkent, wordt u doorgeschakeld naar de operator.
4. Als de Aanwezigheidsfunctie is ingeschakeld, geeft het systeem ook de overeenkomstige
status voor de correspondent aan. De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie.
Gesprekken worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus.
Een gesprek annuleren
U kunt een lopend gesprek op twee manieren annuleren.
Ga als volgt tewerk om een gesprek te annuleren:
• Dicteer "Annuleren" of "Nee" voordat u "Het nummer wordt gekozen" hoort; of
• Druk op 0 (zero) voordat u "Het nummer wordt gekozen" hoort. Deze opdracht annuleert
het gesprek en het systeem schakelt uw gesprek automatisch door naar de operator.
De operator bellen
U kunt de operator vanaf overal in het systeem bellen.
De operator bellen:
• Dicteer "Operator" of "Nul" op elk moment van uw sessie; of
• Druk op elk moment van uw sessie op 0.