HANDLEIDING VOOR VOICEMAIL - Mitel Edocs

HANDLEIDING VOOR VOICEMAIL

KENNISGEVING 

De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar 

Mitel Networks Corporation (MITEL ® ) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit 

document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en mag niet worden opgevat 

als een verbintenis van Mitel, Mitel-vestigingen of -dochterbedrijven. Mitel, Mitel-vestigingen en - 

dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten of weglatingen in dit 

document. In revisies of nieuwe edities van dit document kunnen voornoemde wijzigingen worden 

opgenomen. 

Geen enkel deel van dit document mag voor geen enkel doel op enige wijze, elektronisch of 

mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming 

van Mitel Networks Corporation. 

Mitel Networks is een geregistreerd handelsmerk van Mitel Networks Corporation. 

Andere productnamen die in dit document worden genoemd kunnen handelsmerken van hun 

respectievelijke eigenaars zijn en worden hierbij erkend. 

Mitel Networks 3300 Integrated Communications Platform 

Handleiding voor voicemail 

Versie 5.1 

Juli 2004 

®, TM Handelsmerk van MITEL Networks Corporation 

© Copyright 2004, MITEL Networks Corporation 

Alle rechten voorbehouden

Referentieblad 

Vraag uw beheerder om hulp bij het invullen van de volgende gegevens. 

Schrijf de volgende belangrijke nummers op en houd ze bij de hand wanneer u het voicemailsysteem 

gebruikt. 

Telefoonnummer van bedrijf: ________________________ 

Nummer voor Geautomatiseerd beantwoorden: ________________________ 

(De functie Geautomatiseerd beantwoorden vervangt of assisteert een ’echte’ telefonist bij het 

beantwoorden en doorschakelen van gesprekken naar toestellen of voicemailboxen.) 

Toestelnummer Berichtcentrum: 

(In het berichtencentrum kunt u iemands mailbox bellen en een bericht achterlaten zonder dat u de persoon 

in kwestie hoeft te spreken. Als u zich vanuit het berichtencentrum hebt aangemeld bij uw eigen mailbox, 

kunt ook berichten beluisteren en inspreken. Zie “Snelbericht” op pagina 14 voor meer informatie.) 

Uw mailboxnummer: _______________________________ 

Het nummer van uw tweede mailbox*: _______________________________ 

Standaardwachtwoord:___________________________________ 

(* Op de Resilient 3300 ICP-systemen hebben gebruikers twee mailboxen, met elk een uniek 

mailboxnummer. Dankzij deze extra mailbox hebt u te allen tijde toegang tot uw voicemail. U gebruikt het 

tweede nummer alleen als de eerste mailbox niet toegankelijk is. U ziet dit aan een knipperend rechthoekje 

op de display van de telefoon. U moet beide mailboxen programmeren.) 

Noteer de naam en het toestelnummer van uw beheerder om deze om hulp bij het gebruik van 

voicemail te kunnen vragen. 

Naam:__________________________________ 

Toestelnummer: _________________________________________

Inhoudsopgave 

Referentieblad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 

Inleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 

Uw voicemailsysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 

De telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 

Assistentie vragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 

Voorbereiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 

Toegang tot het voicemailsysteem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 

De eerste keer naar het voicemailsysteem bellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 

Bellen om berichten af te spelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 

Het voicemailsysteem gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 

Menuoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 

Hoofdmenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 

Berichten afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 

Berichten inspreken en versturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 

Gebruikersopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 

Snelbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 

Een externe beller naar een mailbox doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 

Functies voor Automatisch beantwoorden openen vanuit een voicemailbox . . . . . . . . . . . . . . 15 

Berichten uit meer dan één mailbox ophalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 

Berichtmelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 

Distributielijsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 

Mailboxbegroetingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 

Eigen contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 

Doorsturen naar e-mailadres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 

Handige tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

24 uur per dag toegankelijk vanaf een druktoetstelefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

Berichten afluisteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

Berichten versturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

Limiet voor berichtopslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

Berichten omleiden en doorschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

Berichten met ontvangstbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

Snel navigeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 

Berichtduur en beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 

Visuele voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 

5


6

Inleiding 

Uw voicemailsysteem 

Inleiding 

Het Mitel ® 3300 Integrated Communications Platform (ICP) heeft een geautomatiseerd 

voicemailsysteem om telefoongesprekken te verwerken en berichten aan te nemen. Het 

systeem is voorzien van een mailbox om berichten te versturen en te ontvangen en deze met 

uw naam, een begroeting en een wachtwoord aan uw eigen wensen aan te passen. 

Gebruiksvriendelijk 

• Gebruik de keuzetoetsen van uw telefoon om de gewenste opties van het 

voicemailsysteem te selecteren. Dankzij deze eenvoudige en duidelijke menu's kunt u 

zich op uw doel concentreren zonder in handleidingen te hoeven bladeren. 

• Bij elke stap hoort u gesproken instructies met uitleg over de beschikbare menuopties. 

• Het is geen probleem als u zich vergist. U kunt het systeem niet beschadigen, zodat u 

vrijelijk met alle beschikbare functies kunt experimenteren. 

Voordelen 

De telefoon 

• Moedig uw collega’s en externe bellers aan berichten in uw mailbox in te spreken, zodat 

u geen gesprekken mist of onjuist doorgegeven krijgt. 

• Spreek tijdelijke begroetingen in om bellers te laten weten dat u vandaag niet op kantoor, 

op vakantie of in vergadering bent. 

• U kunt vanaf elke druktoetstelefoon 24 uur per dag naar berichten luisteren of voor anderen 

achterlaten. 

• Als u tijdelijk in een ander kantoor met een ander nummer werkt, of zich op een externe 

locatie bevindt met een pager of mobiele telefoon, kan het voicemailsysteem u 

waarschuwen als er een bericht voor u is binnengekomen. 

Voordat u met de voicemailfuncties van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst 

vertrouwd te raken met de telefoon. 

• Berichttoets - Wordt gebruikt om het berichtencentrum te bellen en uw mailbox te openen. 

• Toetsenblok - Dient om binnen het voicemailsysteem menuopties te selecteren. 

• Berichtlampje - Dient om aan te geven dat uw mailbox berichten bevat. 

Als uw telefoon geen berichtlampje heeft, kan de beheerder het systeem zodanig instellen dat 

u door het systeem wordt gebeld wanneer iemand een bericht heeft achtergelaten. 

Uw telefoon kan zijn voorzien van 'softkeys' waarmee u veel van de menuopties voor voicemail 

kunt selecteren. Als u een menuoptie wilt selecteren die op de display van de telefoon wordt 

weergegeven, kunt u op de bijbehorende softkey of op het betreffende cijfer op het toetsenblok 

drukken. 

7


Assistentie vragen 

8 

Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met uw beheerder. Dit is de 

persoon die in uw bedrijf het communicatiesysteem beheert. 

Voorbereiding 

Voordat u uw mailbox opent, moet u drie dingen doen: 

Vraag de volgende gegevens bij uw beheerder op en noteer deze op het referentieblad 

aan het begin van deze handleiding: 

• het telefoonnummer van het bedrijf 

• het nummer voor Geautomatiseerd beantwoorden 

• het toestelnummer van het berichtencentrum 

• uw mailboxnummer 

• het nummer van uw tweede mailbox 

• uw standaardwachtwoord 

• de naam en het telefoonnummer van de beheerder 

Tip: op de Resilient 3300 ICP-systemen hebben gebruikers twee mailboxen, met elk een 

uniek mailboxnummer. Dankzij deze extra mailbox hebt u te allen tijde toegang tot uw 

voicemail. U gebruikt het tweede nummer alleen als de eerste mailbox niet toegankelijk 

is. U ziet dit aan een knipperend rechthoekje op de display van de telefoon. 

Kies een nieuw wachtwoord. Wanneer u uw mailbox voor het eerst opent, moet u het 

standaardwachtwoord wijzigen in een reeks cijfers die alleen u kent. Het nieuwe 

wachtwoord moet uit evenveel tekens bestaan als het standaardwachtwoord. Zie 

'Gebruikersopties' op pagina 13 voor meer informatie over wachtwoorden. 

Maak een permanente begroeting. Wanneer uw mailbox voor het eerst opent, moet u uw 

permanente begroeting opnemen. Deze begroeting is de tekst die bellers horen wanneer 

u de telefoon niet opneemt. U vindt een voorbeeldbegroeting in de inleidende instructies 

op de volgende pagina’s, maar kunt desgewenst een eigen begroeting inspreken. Zie 

'Mailboxbegroetingen' op pagina 18 voor meer informatie.

Toegang tot het voicemailsysteem 

De eerste keer naar het voicemailsysteem bellen 

Toegang tot het voicemailsysteem 

1. Neem de hoorn op (of bel handsfree). 

2. Kies het nummer van het berichtencentrum. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. 

3. Voer uw standaardwachtwoord in. 

4. Druk op om door te gaan. Het systeem vraagt u een nieuw wachtwoord op te geven 

5. 

(u moet het wachtwoord wijzigen). 

Geef uw nieuwe wachtwoord op. Het nieuwe wachtwoord moet uit evenveel cijfers bestaan 

als het standaardwachtwoord. U kunt het standaardwachtwoord niet opnieuw opgeven of 

of in uw nieuwe wachtwoord gebruiken. 

6. Het systeem vraagt u om ter bevestiging uw nieuwe wachtwoord nogmaals op te geven. 

Geef uw nieuwe wachtwoord nogmaals op. 

7. Het systeem vraagt u om uw naam in te spreken. Spreek alleen uw naam in. Bijvoorbeeld: 

'Petra van Veen'. Spreek onmiddellijk na de toon en druk op een willekeurig toets zodra 

u klaar bent. 

8. Druk op om de ingesproken naam te accepteren, op om deze te controleren of 

op om deze te wissen en opnieuw in te spreken. 

9. Het systeem vraagt u om een begroeting. Spreek een korte, professionele begroeting in. 

Een voorbeeld van een begroeting: 

“U spreekt met Petra van Veen. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden. Spreek 

daarom uw naam,uw telefoonnummer en een kort bericht in. Ik bel u zo spoedig mogelijk 

terug. Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, drukt u op 0 en vraagt u om doorverbonden te 

worden met mijn assistente, Janneke Jansen.” 

10. Druk op om de ingesproken begroeting te accepteren, op om deze te controleren 

of op om deze te wissen en opnieuw in te spreken. 

11. Uw mailbox is nu juist ingesteld en u kunt berichten versturen en ernaar luisteren. 

Bellen om berichten af te spelen 

Wanneer het berichtlampje brandt 

1. Druk op de berichttoets of kies het nummer van het berichtencentrum. 

2. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. Geef uw wachtwoord op. 

3. Druk op om uw berichten af te spelen of druk op een andere toets om een andere 

optie in het hoofdmenu te kiezen. 

Wanneer het berichtlampje niet brandt of er berichtindicator is 

1. Neem de hoorn van de haak. 

2. Kies het nummer van het berichtencentrum. 

9


10 

3. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. Geef uw wachtwoord op. 


optie in het hoofdmenu te kiezen. 

Bellen vanaf een externe telefoon 

1. Kies het nummer voor Geautomatiseerd beantwoorden. 

- of - 

Kies uw toestelnummer en druk op zodra u uw begroeting hoort. U wordt 

doorgeschakeld naar de functie Geautomatiseerd beantwoorden. 

2. Als uw mailbox zich niet op dezelfde voicemailserver bevindt als de functie 

Geautomatiseerd beantwoorden, kiest u het nummer van het berichtencentrum voor uw 

voicemailserver. Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie. 

3. Wanneer het systeem antwoordt, drukt u op . 

4. Geef uw mailboxnummer op. 

5. Geef uw wachtwoord op. 


optie in het hoofdmenu te kiezen.

Het voicemailsysteem gebruiken 


In dit gedeelte worden de opties beschreven die in het voicemailsysteem zijn opgenomen. 

Nadat u het systeem hebt gebeld en u uw mailbox hebt geopend, kunt u kiezen uit de hieronder 

afgebeelde menu's en opties. 

Menuoverzicht 

Hoofdmenu 

Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden 

teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt 

gebruikt. 

Nadat u uw mailbox hebt geopend, kunt u kiezen uit de volgende menuopties: 

Afspelen Hiermee speelt u uw bericht(en) af. 

Inspreken Hiermee kunt u een bericht inspreken en versturen. 

Gebruikersopties Hiermee beheert u uw mailbox. 

Afsluiten Hiermee sluit u uw mailbox af. 

Telefonist(e) Hiermee schakelt u door naar de telefonist(e). 

Automatisch beantwoorden Hiermee schakelt u door naar de functie Automatisch 

beantwoorden. 

11


Berichten afspelen 

12 

Druk op om uw berichten af te spelen. 

Nadat u een bericht hebt afgeluisterd, kiest u een optie in het menu Afspelen. U kunt deze 

opties ook kiezen terwijl u naar een bericht luistert. 

Nogmaals afspelen Hiermee herhaalt u het zojuist afgespeelde bericht. 

Beantwoorden Hiermee stuurt u een antwoord naar de afzender van het bericht. 

Doorsturen Hiermee stuurt u het bericht naar een andere mailbox of een e-mailadres 

door. 

Bewaren Hiermee slaat u het bericht op en speelt u het eventueel volgende bericht af. 

Verwijderen Hiermee verwijdert u het zojuist beluisterde bericht en speelt u het 

eventueel volgende bericht af. Verwijderde berichten kunnen niet worden teruggehaald. 

Berichtenvelop afspelen Hiermee laat u horen wie het bericht heeft verstuurd en op 

welk moment. Vertel wie het bericht heeft gestuurd en wanneer. U hoort de tijd waarop de 

vandaag ontvangen berichten verzonden zijn, plus een vermelding van de dag waarop de 

berichten deze week verzonden zijn. Berichten die meer dan een week geleden verzonden 

zijn, zijn voorzien van een datumvermelding. 

Volgend bericht Hiermee gaat u naar het volgende bericht. 

Terwijl u naar een bericht luistert, kunt u de volgende opties gebruiken: 

Pauzeren Hiermee zet u het momenteel afgespeelde bericht stil. Druk op een 

willekeurige toets om door te gaan. 

Snel vooruitspoelen Hiermee spoelt u het bericht vijf seconden verder en speelt u 

vervolgens de rest af. 

Terugspoelen Hiermee spoelt u het bericht vijf seconden terug en gaat u vervolgens 

door met afspelen. 

Berichten inspreken en versturen 

Druk op om een bericht te versturen (zie de onderstaande procedure). Zie 'Handige tips' 

op pagina 24 voor meer informatie. 

1. Geef de nummers op van alle mailboxen en/of distributielijsten waarnaar u het bericht wilt 

versturen. 

• Druk voor een lijst met telefoonnummers op . Volg de gesproken instructies om op 

te geven naar welke bestemming(en) het bericht moet worden verstuurd. Maak de 

bestemmingenlijst verder af door mailboxnummers of distributielijstnummers in te 

toetsen of de telefoonlijst te gebruiken.


• Als u een onjuist mailboxnummer opgeeft, drukt u op om het nummer uit de lijst 

te verwijderen. 

• Als u normaal gesproken een prefix gebruikt om de mailboxgebruiker te bellen, toetst 

u het prefix vóór het mailboxnummer in. 

2. Druk op als de bestemmingenlijst compleet is en spreek vervolgens uw bericht in. 

Nadat u het bericht hebt opgenomen, kiest u een optie in het menu Versturen. 

Afluisteren Hiermee luister u een zojuist opgenomen bericht af. 

Verwijderen Hiermee vervangt u het opgenomen bericht door een nieuw bericht. 

Toevoegen Hiermee kunt u extra tekst toevoegen aan uw opgenomen bericht. 

Opties voor berichtadressering Hiermee worden de volgende opties voor 

berichtadressering ter beschikking gesteld: 

Vertrouwelijk Hiermee voorkomt u dat uw bericht door de ontvanger(s) van het 

bericht naar anderen kan worden doorgestuurd. 

Ontvangstbevestiging Hiermee verzoekt u om de ontvangst te bevestigen nadat 

uw bericht is afgeluisterd. 

Urgent Hiermee slaat het bericht op als het eerste bericht in de mailbox van de 

geadresseerde(n). 

Adresseringsopties afsluiten Hiermee sluit u het keuzemenu af. 

Versturen en afsluiten Hiermee verstuurt u het bericht naar de opgegeven mailboxen 

en kiest u desgewenst een ander toestelnummer. 

Gebruikersopties 

Druk op om een optie in het menu Gebruikersopties te kiezen: 

Begroeting Hiermee neemt u uw permanente begroeting op. 

Naam Hiermee neemt u uw naam op. 

Wachtwoord Hiermee wijzigt u uw wachtwoord: 

• Het nieuwe wachtwoord moet uit evenveel cijfers bestaan als het 

standaardwachtwoord. 

• Het nieuwe wachtwoord mag niet hetzelfde zijn als het oude wachtwoord. 

• en zijn niet toegestaan in een wachtwoord. 

Distributielijsten Hiermee stelt u berichten samen en verstuurt u deze naar meer dan 

één mailbox tegelijk. Zie 'Distributielijsten' op pagina 17 voor meer informatie. 

13


Snelbericht 

14 

Tijdelijke begroeting Hiermee neemt u een begroeting op die gedurende een beperkt 

aantal dagen ten gehore wordt gebracht. Stel het aantal dagen in op 1-99. De tijdelijke 

begroeting vervalt om middernacht op de laatst opgegeven dag. Wanneer de tijdelijke 

begroeting vervallen is, krijgt de beller de permanente begroeting te horen. Zie 

'Mailboxbegroetingen' op pagina 18 voor meer informatie. 

Memo Hiermee neemt u een bericht voor uzelf op. 

Berichtmelding Hiermee stelt u het systeem zodanig in dat u wordt gewaarschuwd 

wanneer er nieuwe berichten zijn in uw mailbox. Deze melding kunt u ontvangen op een intern 

of extern telefoonnummer, een berichtpager, een toonpager of een digitale pager. Zie 

'Berichtmelding' op pagina 16 voor meer informatie. 

Eigen contactpersonen Hiermee programmeert u andere telefoonnummers 

waarop bellers u telefonisch kunnen bereiken in plaats van een bericht achter te laten. Zie 

'Eigen contactpersonen' op pagina 20 voor meer informatie. 

Doorsturen naar e-mailadres Hiermee kunt u de functie in- of uitschakelen waarbij 

voicemail naar een e-mailadres wordt doorgestuurd. Zie 'Doorsturen naar e-mailadres' op 

pagina 22 voor meer informatie. 

Gebruikersopties afsluiten Hiermee sluit u het menu Gebruikersopties af. 

Een snelbericht is een bericht dat u voor uzelf of uw collega’s kunt achterlaten zonder hun 

telefoon te laten overgaan of uw mailbox te openen. 


2. Wanneer het systeem antwoordt, drukt u op . 

3. Geef het nummer op van de mailbox waarin u een bericht wilt achterlaten. Als u normaal 

gesproken een prefix gebruikt om de mailboxgebruiker te bellen, toetst u het prefix vóór 

het mailboxnummer in. 

4. Spreek het bericht in (met een duur van ten minste twee seconden). 

5. Druk op een willekeurige toets of hang op. 

Een externe beller naar een mailbox doorverbinden 

Een beller op de externe lijn naar een mailbox doorverbinden 

1. Druk op de toets Doorsch/Conf. Als uw telefoon geen toets Doorsch/Conf heeft, drukt u 

kort de haak in. 


3. Wanneer het systeem antwoordt: 

• Als u een mailbox hebt, drukt u op . 

• Als u geen mailbox hebt, drukt u op .


4. Geef het nummer op van de mailbox waarin de beller een bericht wil achterlaten. Als u 

normaal gesproken een prefix gebruikt om de mailboxgebruiker te bellen, toetst u het 

prefix vóór het mailboxnummer in. 

5. Hang onmiddellijk op. 

Tip: Als u niet onmiddellijk ophangt, mist de beller een deel van de mailboxbegroeting. 

Functies voor Automatisch beantwoorden openen vanuit een voicemailbox 

Een ander toestel bellen als u iemand belt en diens voicemailbox krijgt 

1. Druk tijdens de mailboxbegroeting op 

beantwoorden. 

om over te schakelen naar Automatisch 

2. Kies het toestel dat u wilt bereiken. Als Kiezen op naam is ingeschakeld op het systeem, 

kunt u ook de keuzetoetsen gebruiken om de naam te spellen van degene die u wilt 

bereiken. 

Een ander toestel bellen wanneer u bent aangemeld bij uw eigen voicemailbox 

1. Druk op om over te schakelen naar Automatisch beantwoorden. 

2. Kies het toestel dat u wilt bereiken. Als Kiezen op naam is ingeschakeld op het systeem, 

kunt u ook de keuzetoetsen gebruiken om de naam te spellen van degene die u wilt 

bereiken. 

Berichten uit meer dan één mailbox ophalen 

Meer dan één mailbox controleren tijdens één telefoontje naar het systeem 

1. Haal de berichten zoals gewoonlijk uit de eerste mailbox op (zie 'Bellen om berichten af 

te spelen' op pagina 9). 

2. Nadat u dat hebt gedaan drukt u op 

beantwoorden. 

om terug te keren naar de functie Automatisch 

3. Druk op wanneer u de begroeting van het bedrijf hoort. Het systeem verzoekt u een 

4. 

volgend mailboxnummer op te geven. 

Geef het mailboxnummer op. Herhaal de stappen 2-4 voor elke mailbox waaruit u berichten 

wilt ophalen. 

15


Berichtmelding 

16 

Met berichtmelding kunt u uw bureau verlaten en u door het systeem laten waarschuwen 

wanneer er een nieuw bericht is binnengekomen. Het systeem belt u op een telefoonnummer 

of piept u op een pager op. U kunt berichtmelding ook gebruiken om aan te geven dat er een 

bericht is binnengekomen wanneer uw telefoon geen berichtlampje heeft. 

Met Berichtmelding kunt u: 

• Opgeven wanneer een kennisgeving moet worden uitgevoerd: tijdens kantooruren, na 

sluitingstijd, altijd of nooit. 

• Aangeven dat u alleen van dringende berichten in kennis wilt worden gesteld. 

Als uw beheerder u heeft gemachtigd uw eigen mailboxtype en nummer op te geven, kunt u: 

• Een meldingstype opgeven: het nummer van een intern toestel, een extern nummer, een 

berichtpager, een toonpager of een digitale pager. 

• Geef het toestel- of telefoonnummer op waarnaar de melding moet worden verstuurd. 

Als u niet bent gemachtigd uw eigen mailboxtype en nummer op te geven, moet de beheerder 

het meldingstype en nummer voor u programmeren. 

Als uw meldingsnummer een telefoonnummer is Dat nummer wordt met tussenpozen van 

15 minuten gebeld (tweemaal wanneer er niet wordt opgenomen, driemaal wanneer het 

nummer in gesprek is). Als u na de tweede keer (derde keer bij in gesprek) niet hebt ingebeld 

om het bericht in uw mailbox af te luisteren, belt het systeem niet opnieuw, zelfs niet als u 

nieuwe berichten ontvangt. Het berichtlampje op uw telefoon blijft echter branden totdat u het 

bericht hebt afgeluisterd. 

Als uw meldingsnummer een pager is Het systeem volgt dezelfde procedure als bij een 

extern telefoonnummer of een intern toestelnummer, maar belt het pagernummer opnieuw 

telkens wanneer er een nieuw bericht is binnengekomen. 

Berichtmelding instellen 

Volg de onderstaande procedure om de opties voor de berichtmelding in te stellen. U kunt te 

allen tijde op drukken om naar de volgende optie te gaan of op om Berichtmelding af 

te sluiten. 

1. Bel naar het voicemailsysteem en ga naar uw mailbox. 

2. Druk op voor Gebruikersopties. 

3. Druk op voor Berichtmelding. 

4. Selecteer wanneer u wilt worden gewaarschuwd: 

• Druk op als u alleen tijdens kantooruren wilt worden gewaarschuwd. 

• Druk op als u alleen buiten kantooruren wilt worden gewaarschuwd. 

• Druk op als u altijd wilt worden gewaarschuwd. 

• Druk op om Berichtmelding uit te schakelen.

5. Selecteer de berichten waarbij u wilt worden gewaarschuwd: 

• Druk op als u wilt worden gewaarschuwd bij alle berichten. 


• Druk op als u alleen wilt worden gewaarschuwd bij urgente berichten. 

6. Selecteer waar u wilt worden gewaarschuwd: 

• Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een intern toestelnummer. 

• Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een extern nummer. 

• Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een berichtpager. 

• Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een toonpager. 

• Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een digitale pager. 

7. Geef het nummer op waarop u wilt worden gewaarschuwd. 

Distributielijsten 

U kunt meerdere persoonlijke distributielijsten maken die elk een aantal mailboxnummers 

bevatten. U kunt ook algemene distributielijsten gebruiken die zijn gedefinieerd door uw 

beheerder. 

U kunt maximaal tien (10) persoonlijke distributielijsten maken, die worden genummerd van 

050 tot en met 059. Elke lijst mag maximaal 750 mailboxnummers bevatten. Algemene 

distributielijsten zijn genummerd van 001 tot en met 049. Met distributielijstnummer 000 kunt 

u een bericht verzenden naar elke lokale mailbox. Geef een distributielijstnummer altijd met 

drie (3) cijfers op. 

Een distributielijst maken of een nummer toevoegen aan een distributielijst 



3. Druk op voor Distributielijst. 

4. Geef een distributielijstnummer op. 

5. Druk op om een nummer toe te voegen. 

6. Geef via het toetsenblok het een nummer op van de mailbox waarnaar u een bericht wilt 

versturen. Het systeem geeft de naam of het nummer van de mailboxgebruiker weer. Als 

u normaal gesproken een prefix gebruikt om de mailboxgebruiker te bellen, toetst u het 

prefix vóór het mailboxnummer in. 

7. Ga verder met het opgeven van de nummers van alle mailboxen waarnaar u een bericht 

wilt versturen. Druk op wanneer u klaar bent. 

Een distributielijst controleren 





17


18 

5. Druk op voor Controleren. Het systeem geeft de naam of het nummer van alle 

vermeldingen op de distributielijst weer. 

Een nummer uit een distributielijst verwijderen 





5. Druk op om het nummer te verwijderen. 

6. Geef via het toetsenblok het mailboxnummer op dat u wilt verwijderen. Het systeem geeft 

de naam of het nummer van de mailboxgebruiker weer. 

7. Herhaal de stappen 5 en 6 voor elk nummer dat wilt verwijderen. 

Een distributielijst een naam geven 





5. Druk op om de lijst een naam te geven. 

6. Neem na de pieptoon de naam voor de distributielijst op. Deze naam hoort u wanneer u 

een bericht naar deze distributielijst verstuurt. 

Een distributielijst gebruiken 

• Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op. 

Het systeem geeft de naam of het nummer van de distributielijst weer. 

Mailboxbegroetingen 

Mailboxbegroetingen effectief gebruiken 

Er zijn twee typen mailboxbegroetingen: permanente en tijdelijke. U neemt de permanente 

begroeting op wanneer u uw mailbox voor het eerst gebruikt. Tijdelijke begroetingen heffen de 

permanente begroeting gedurende de opgegeven periode op. Als u geen tijdelijke begroeting 

opneemt, horen de bellers die uw mailbox bereiken de permanente begroeting. 

Een permanente begroeting kan niet erg specifiek zijn, omdat de formulering ervan voor alle 

situaties geschikt moet zijn. Maak voor specifieke situaties een tijdelijke begroeting die 

gedurende een opgegeven aantal dagen ten gehore wordt gebracht. 

Twee voorbeelden van tijdelijke begroetingen zijn: 

“Hallo! U spreekt met Janneke Jansen. Ik ben op vakantie van vrijdag 18 juni tot en met vrijdag 

25 juni en ben weer terug op maandag 28 juni. U kunt een bericht inspreken en ik zal u zo


spoedig mogelijk terugbellen. Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, drukt u op 0 en vraagt u om 

doorverbonden te worden met Petra van Veen.” 

“U spreekt met Hans Smid. Het is vandaag donderdag 13 mei. Ik ben de hele dag in vergadering 

en kan de telefoon dus niet beantwoorden. Laat alstublieft een bericht achter en ik zal u morgen 

terugbellen.” 

U kunt uw tijdelijke begroeting te allen tijde wijzigen, zodat bellers altijd op de hoogte zijn van 

uw beschikbaarheid. Het is raadzaam dagelijks een tijdelijke begroeting in te spreken, zodat 

bellers beseffen dat u uw voicemail daadwerkelijk gebruikt. U kunt ook de naam opgeven van 

een persoon die voor hulp beschikbaar is als u zelf de telefoon niet kunt beantwoorden. 

Tweetalige begroetingen 

Bellers naar een tweetalig systeem kunnen de taal van de gesproken aanwijzingen wijzigen 

door op de wisseltoets voor de taal te drukken. De taal van uw begroeting verandert hierbij niet. 

Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie. 

Als uw systeem tweetalig is, kunt u overwegen om een tweetalige begroeting in te spreken. U 

kunt het volgende voorbeeld als leidraad nemen (in dit voorbeeld is 8 de taalwisseltoets): 

“U spreekt met Petra van Veen. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden. Spreek 

daarom uw naam,uw telefoonnummer en een kort bericht in. Als u onmiddellijk hulp nodig 

hebt, drukt u op 0. 

Een permanente begroeting wijzigen 

Tip: U maakt uw eerste permanente begroeting wanneer uw mailbox voor het eerst opent 

om uw wachtwoord in te stellen, uw naam in te spreken en uw permanente begroeting op 

te nemen. 



3. Druk op voor Begroeting. 

4. Neem uw begroeting op. Druk op een willekeurige toets om de opname te beëindigen. 

5. Druk op om de nieuwe begroeting te accepteren, op om de begroeting te 

controleren, of op om de begroeting opnieuw op te nemen. 

Een tijdelijke begroeting maken 



3. Druk op voor Tijdelijke begroeting. 

4. Geef het aantal dagen op dat u de begroeting wilt laten horen (01-99). 

5. Een eventueel bestaande tijdelijke begroeting wordt door het systeem afgespeeld. Druk 

op om deze begroeting te accepteren, op 

om de begroeting opnieuw op te nemen. 

om de begroeting te controleren, of op 

6. Neem uw begroeting op. Druk op een willekeurige toets om de opname te beëindigen. 

19


20 

7. Druk op om de nieuwe begroeting te accepteren, op om de begroeting te 

controleren, of op om de begroeting opnieuw op te nemen. 

Een tijdelijke begroeting uit- en inschakelen 

Nadat u een tijdelijke begroeting hebt gemaakt, kunt u deze naar wens in- en uitschakelen. U 

kunt ook instellen dat het systeem na een bepaald aantal dagen overschakelt op uw permanente 

begroetingstekst. 



3. Druk op voor Tijdelijke begroeting. 

4. Wanneer u wordt gevraagd om de duur van de tijdelijke begroeting in te stellen, drukt u 

op om een bestaande begroeting uit te schakelen of op om deze opnieuw in te 

schakelen. U kunt ook het aantal dagen (1-99) invoeren dat u de begroeting wilt gebruiken 

voordat het systeem overschakelt naar de permanente begroetingstekst. 

Eigen contactpersonen 

Hiermee kunt u andere telefoonnummers opslaan waarop bellers u telefonisch kunnen bereiken 

in plaats van een bericht achter te laten. In de begroeting wordt bellers gevraagd om op een 

toets te drukken. Het gesprek wordt dan doorgeschakeld naar het andere nummer. De beller 

krijgt dit nummer niet te horen. 

U kunt maximaal tien (10) eigen contactpersonen programmeren en aan elk van deze 

contactpersonen een toets (0–9) toewijzen. U kunt vervolgens in uw mailboxbegroeting 

informatie over deze toetsen voor eigen contactpersonen toevoegen. 

Toetsen voor eigen contactpersonen voor mobiele telefoon (2), fax (3) en pager (7) zijn vooraf 

gedefinieerd door het systeem. Wanneer u deze eigen contactpersonen programmeert, speelt 

het systeem de vooraf opgenomen berichten voor deze eigen contactpersonen af na de 

mailboxbegroeting. 

Tip: Als een nummer niet is geprogrammeerd voor een vooraf gedefinieerde eigen 

contactpersoon, wordt het bericht voor die contactpersoon niet afgespeeld (als u 

bijvoorbeeld alleen een telefoonnummer van een mobiele telefoon hebt geprogrammeerd, 

wordt alleen het vooraf opgenomen bericht voor dit nummer afgespeeld). 

Toets 0 voor eigen contactpersonen wordt normaal gesproken gebruikt om gesprekken door 

te schakelen naar de telefoniste, maar u kunt deze toets ook gebruiken voor nummers van 

contactpersonen. 

In een tweetalig systeem kan een beller die op de taalwisseltoets drukt geen gebruikmaken 

van de geprogrammeerde toetsen voor eigen contactpersonen. Als u een eigen contactpersoon 

onder de taalwisseltoets programmeert, wordt deze functie uitgeschakeld. Zie 'Tweetalige 

begroetingen' op pagina 19 voor meer informatie over de taalwisseltoets.


De volgende begroeting bevat een aanwijzing om de mailboxeigenaar op de mobiele telefoon 

te bereiken (het vooraf opgenomen systeembericht voor de mobiele telefoon van een eigen 

contactpersoon wordt ook afgespeeld na deze begroeting): 

“U spreekt met Tom Maassen. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden. Spreek uw 

naam, uw telefoonnummer en een kort bericht in. Ik bel u dan zo spoedig mogelijk terug. Als 

u mij op mijn mobiele telefoon wilt proberen te bereiken, drukt u op 2. Als u een telefoniste wilt 

spreken, drukt u op elk gewenst moment op 0.” 

Een eigen contactpersoon programmeren 

1. Open de voicemailbox. 


3. Druk op voor Aanvullende opties. 

4. Druk op voor Eigen contactpersonen. 

5. Selecteer het gewenste nummer van een eigen contactpersoon: 

• druk op voor het nummer van een mobiele telefoon, 

• druk op voor een faxnummer, 

• druk op voor het nummer van een pager. 

• Voor een ander soort nummer selecteert u een willekeurig nummer tussen 0 en 9, 

behalve 2, 3 en 7. 

6. Geef het telefoonnummer voor de contactpersoon op via het toetsenblok (maximaal 20 

tekens). Druk op om het nummer te wissen. Druk op om naar de volgende eigen 

contactpersoon te gaan. 

Geef het nummer op zoals u het normaal gesproken zou kiezen. 

7. Druk op als u klaar bent. 

8. Werk uw begroeting bij om de aanwijzingen voor de nieuwe nummers die u hebt 

toegewezen toe te voegen. 

Tip: Wanneer u een ongeldig nummer programmeert, worden gesprekken 

doorgeschakeld naar Automatisch beantwoorden wanneer deze eigen contactpersoon 

wordt gekozen. 

21


Doorsturen naar e-mailadres 

22 

Met Doorsturen naar e-mailadres kunt u voicemailberichten, inclusief berichten met 

opgenomen gesprekken, naar een e-mailadres doorsturen. U kunt voicemailberichten 

handmatig doorsturen of automatisch (altijd) alle voicemailberichten doorsturen. Voicemails 

worden als Windows-wavebestand (.wav) als bijlage bij een e-mail verstuurd. Het e-mailadres 

van de ontvanger wordt geprogrammeerd via het bureaubladprogramma. Als u geen toegang 

hebt tot het bureaubladprogramma vraagt u uw beheerder om het e-mailadres te 

programmeren. 

Opties voor Doorsturen naar e-mailadres met een telefoon instellen 



3. Druk op voor Aanvullende opties. 

4. Druk op voor Doorsturen naar e-mailadres. 

5. Druk op om Doorsturen naar e-mailadres in te schakelen of op om de functie uit 

te schakelen (en uw berichten handmatig door te sturen). 

6. Druk op 

schakelen. 

om Verwijderen na doorsturen in te schakelen of op om de functie uit te 

Tip: Wanneer 'Verwijderen na doorsturen' niet is ingeschakeld, blijft het berichtlampje op 

uw telefoon ook knipperen wanneer het bericht is doorgestuurd naar e-mail. Om te 

voorkomen dat uw mailbox overvol raakt (waardoor u nieuwe berichten niet kunt 

ontvangen), moet u uw mailbox regelmatig openen en overbodige berichten verwijderen. 

Opties voor Doorsturen naar e-mailadres met het bureaubladprogramma instellen 

Als u toegang hebt tot het bureaubladprogramma kunt u de volgende opties geheel naar eigen 

wens instellen: 

• E-mailadres 

• Berichten handmatig of automatisch doorsturen 

• Berichten verwijderen na doorsturen (Ja of Nee) 

1. Open het bureaubladprogramma. 

2. Selecteer Mijn voicemailtoepassing beheren in de vervolgkeuzelijst. 

3. Typ het e-mailadres van de ontvanger. 

4. Stel Doorgestuurde berichten in op Altijd om alle voicemailberichten automatisch door te 

sturen. 

5. Als u wilt dat doorgestuurde berichten vervolgens automatisch worden verwijderd, stelt u 

Verwijderen na doorsturen in op Ja. 

Tip: Wanneer 'Verwijderen na doorsturen' niet is ingeschakeld, blijft het berichtlampje op 

uw telefoon ook knipperen wanneer het bericht is doorgestuurd naar e-mail. Om te 

voorkomen dat uw mailbox overvol raakt (waardoor u nieuwe berichten niet kunt 

ontvangen), moet u uw mailbox regelmatig openen en overbodige berichten verwijderen.


Tip: Wanneer 'Verwijderen na doorsturen' is ingeschakeld, worden berichten pas 

verwijderd nadat deze zijn bezorgd bij de ontvangende e-mailserver. Het berichtlampje 

op uw telefoon gaat branden wanneer een gesproken bericht in uw mailbox is bezorgd, 

en gaat uit wanneer het bericht wordt gewist. 

6. Klik op Opslaan. Als test wordt een e-mailbericht naar het opgegeven e-mailadres 

verzonden. 

Voicemailberichten handmatig doorsturen 


2. Luister naar een voicemailbericht. 

3. Druk op voor Doorsturen. 

4. Druk op 

mailadres. 

voor E-mail. Het bericht wordt verzonden naar het geprogrammeerde e- 

23


Handige tips 

24 uur per dag toegankelijk vanaf een druktoetstelefoon 

24 

Het voicemailsysteem functioneert 24 uur per dag en 7 dagen per week. Een druktoetstelefoon 

volstaat om berichten vanaf elke locatie op elk gewenst moment af te luisteren. 

Berichten afluisteren 

De opties Pauzeren, Terugspoelen en Snel vooruitspoelen in het menu Afspelen zijn alleen 

beschikbaar als u naar een bericht luistert. Gebruik deze toetsen om gemiste informatie 

opnieuw af te spelen, een bericht even stil te zetten om iets te noteren of snel naar een volgend 

bericht te gaan. 

Als u berichten afspeelt, krijgt u nieuwe berichten te horen vóór eerder opgeslagen berichten. 

Nadat u alle berichten hebt beluisterd, keert u terug naar het hoofdmenu. 

Berichten versturen 

U kunt distributielijsten gebruiken om berichten naar meerdere mailboxen tegelijk te versturen. 

U kunt een bericht naar meer dan een distributielijst versturen (bijvoorbeeld als u een bericht 

naar meer mailboxen moet versturen dan een distributielijst kan bevatten). 

Limiet voor berichtopslag 

Het systeem verwijdert opgeslagen berichten die ouder zijn dan het aantal dagen dat de 

beheerder heeft opgegeven (meestal 15 dagen). Verwijderde berichten kunnen niet worden 

teruggehaald. Voicemailberichten die u wilt bewaren kunt u met Doorsturen naar e-mailadres 

naar uw e-mailadres verzenden. 

Berichten omleiden en doorschakelen 

De opties Beantwoorden en Doorsturen in het menu Afspelen werken alleen in combinatie met 

andere mailboxen in uw bedrijf. U kunt geen berichten beantwoorden of omleiden naar een 

extern nummer. 

Berichten met ontvangstbevestiging 

Wanneer u een bericht met ontvangstbevestiging verstuurt, maakt het systeem een 'afschrift' 

aan met de namen van de geadresseerden. Het afschrift wordt in uw mailbox als een bericht 

opgeslagen. 

Telkens wanneer u het afschrift afspeelt, hoort u wie uw bericht wel en niet hebben beluisterd. 

Wanneer iedereen het bericht heeft beluisterd, kunt u het afschrift uit uw mailbox verwijderen.

Snel navigeren 

Handige tips 

U hoeft niet naar alle gesproken menu-instructies te luisteren voordat u op een volgende toets 

drukt. De gesproken instructies zijn uitsluitend als extra hulpmiddel bedoeld. Als u weet op 

welke toetsen u moet drukken, kunt u de gewenste toetsen onmiddellijk indrukken om sneller 

door het systeem te navigeren. 

Berichtduur en beperkingen 

Hoewel de duur van berichten onbeperkt is, onderbreekt het systeem de beller na vijf minuten 

om te vragen of hij of zij door wil gaan. Als er geen antwoord volgt, stopt het systeem met 

opnemen en wordt de verbinding verbroken. Dit gebeurt ook als de beller langer dan een paar 

seconden niet spreekt of een erg slechte verbinding heeft. 

Als de beller zich in een erg lawaaiige omgeving bevindt (bijvoorbeeld in een fabriek of een 

auto met geopende ramen), kan de verbinding worden verbroken. De bellen kan dan een 

volgende poging wagen in een rustiger omgeving. 

De minimale berichtlengte is twee seconden. 

Visuele voicemail 

Als u een 5140, 5230 of 5240 IP Appliance hebt, kunt u de toepassing Visuele voicemail 

gebruiken om uw voicemailberichten te openen. Niet alle voicemailfuncties zijn beschikbaar in 

Visuele voicemail. Zie de gebruikershandleiding van IP Appliance voor meer informatie. 

25

®, Handelsmerk van Mitel Networks Corporation 

© Copyright 2004, MITEL Networks Corporation 

Alle rechten voorbehouden

HANDLEIDING VOOR VOICEMAIL - Mitel Edocs

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?