Stefan Goorhuis - Adviesrapport - Saxion Hogescholen

More documents

Recommendations

Info

Adviesrapport Management van informatie op de afdeling Facilitaire zaken van de gemeente Raalte Student: Stefan Goorhuis Projectorganisatie: Gemeente Raalte Contactpersoon: Patrick Kroeze Datum: 27-02-2009 Eerste examinator: Marja van Helvert 2
Management samenvatting Het onderzoek is gestart naar aanleiding van het afstudeerverzoek van Stefan Goorhuis, studerende aan de Saxion Hogescholen, locatie Deventer. De doelstellingen van het project zijn het uitbrengen van een advies ter verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van informatiemanagement. Het onderzoek is gericht op de interne informatiestromen van het bedrijf, waarbij de facilitaire afdeling van de gemeente Raalte centraal staat. Om tot een duidelijk beeld te komen van de huidige situatie is er een analyse gemaakt van de huidige situatie. De conclusie hieruit is dat er een uitdaging is op het gebied van interne communicatie. Hierbij moet vooral worden gericht op de duidelijkheid en eenduidigheid van de communicatie en communicatiemethoden. Een andere uitdaging bevindt zich op technisch vlak. Deze is niet gericht op het delen van informatie voor de hele organisatie en kan in sommige onderdelen beter worden benut. Uit deze analyse zijn een aantal aandachtspunten gevormd. Deze zijn hieronder opgesomd. • Front- en backoffice systeem wordt niet volledig uitgedragen • Veel gebruik van e-mail voor zakelijke communicatie • Intranet niet optimaal benut • Documenten alleen beschikbaar voor afdeling • Weinig regels voor interne communicatie • Kwaliteit van de technische middelen • Structuur aanbrengen in communicatieproces Er is een advies opgesteld om aanpassingen aan te brengen in de aandachtspunten. In het advies komen meerdere punten naar voren, waaronder het opstellen van richtlijnen. Deze richtlijnen dienen te worden toegepast op de interne communicatie, waardoor het personeel op dezelfde manier gaat communiceren. Hierdoor ontstaat een duidelijke informatiestructuur binnen de organisatie en wordt het overbrengen van informatie tussen afdelingen vergemakkelijkt. Om te voorkomen dat de medewerkers van de organisatie worden overspoeld met informatie, voornamelijk in de vorm van e-mail, is er geadviseerd een e-mail etiquette op te stellen. De e-mail etiquette versterkt het effect van de richtlijnen voor de interne communicatie en zorgt voor efficiënt gebruikt van e-mail. Door minder tijd te besteden aan e-mail, kunnen de medewerkers zich richten op hun overige activiteiten en worden daardoor productiever. Een training c.q. workshop op het gebied van e-mail etiquette is hierbij van belang. Een ander onderdeel in het advies is efficiënter gebruik te maken van de techniek. Dit gebeurd op twee manieren. Ten eerste wordt er geadviseerd interactief gebruik te maken van het intranet. Zo kunnen medewerkers zelf taken verrichten, die normaal door medewerkers van de frontoffice verricht moeten worden. Ten tweede dient er gericht te worden op een deling van informatie binnen het hele bedrijf, in plaats van enkel de afdelingen. Hiervoor is een belangrijke taak weggelegd voor het cluster ICT, die de infrastructuur hierop zal moeten aanpassen. De kosten van de totale implementatie liggen tussen € 24.724,00 en € 39.173,00. Hierbij is voornamelijk rekening gehouden met investeringen en personeelskosten. 3
Page 1: SAXION HOGESCHOLEN DEVENTER 27/02/2
Page 5 and 6: Bijlagen ..........................
Page 7 and 8: 1.1 Beoogde resultaat 1. Projectbes
Page 9 and 10: van het informatiemanagement. Dit i
Page 11 and 12: Informatieoverbelasting is een van
Page 13 and 14: interne communicatie. Deze twee ond
Page 15 and 16: medewerkers de gebruikte stijlen en
Page 17 and 18: Een permanente ongecontroleerde str
Page 19 and 20: Zoals gezegd zijn er voor de ICT he
Page 21 and 22: het beste bij de situatie past, in
Page 23 and 24: Er moet een belangrijke verandering
Page 25 and 26: 5.3. Training voor e-mail etiquette
Page 27 and 28: 5. Communiceren van in gebruik name
Page 29 and 30: Saxion Hogescholen, bedraagt 5 maan
Page 32 and 33: Literatuurlijst Personen Peter Ruep
Page 34: Bijlagen Bijlagen 34
Page 37 and 38: Flowchart 3 Flowchart 4 37
Page 39 and 40: Bijlage 3: Flowchart bij in gebruik
Page 41 and 42: Bijlage 5: Gebruik van e-mail Diagr
Page 43 and 44: Bijlage 7: Realisatieplan dienstver
Page 45 and 46: Ten slotte bestaat er nog de mogeli
Page 47: Figuur 3: DDS, Data distributie sys

Stefan Goorhuis - Adviesrapport - Saxion Hogescholen

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?