Stefan Goorhuis - Adviesrapport - Saxion Hogescholen

een oplossing. Er moet meer energie gestoken worden in het in goede banen leiden van
de interne communicatie. Dit betekent het bieden van handvatten op het gebied van
communicatie en training op het gebied van het gebruik van communicatiemiddelen.
Het bieden van een handvat voor interne communicatie kan gebeuren door het creëren
van richtlijnen met betrekking op het intern communiceren. Bij het opstellen van deze
richtlijnen moet er rekening worden gehouden met de communicatiestructuur.
“De interne communicatiestructuur omschrijft Koeleman (1995) als volgt: “Het geheel van
communicatienetwerken, -kanalen, -middelen en mensen dat gebruikt wordt om de
interne communicatie van een organisatie gestalte geven”. Vragen zoals welke
communicatiemiddelen worden gebruikt? Komt de informatie op de juiste plek aan? Hoe
weten we dat en weten we eigenlijk wel wat er allemaal gestuurd wordt? dienen
beantwoord te worden.” (Debby Kappetijn, doctoraalscriptie “Interne communicatie, netwerken
en vertrouwen”)
De richtlijnen kunnen worden gebruikt om de communicatiestructuur uit te dragen.
Hiervoor is het wel belangrijk dat de organisatie duidelijk voor ogen heeft hoe er
gecommuniceerd dient te worden. Bij het opstellen van de richtlijnen is het van belang
dat alle deelnemers worden betrokken bij het proces, anders is de kans groot dat
medewerkers terugvallen op oude gewoontes. Hoewel zich na het betrekken van de
medewerkers nog steeds klachten zullen voordoen kunnen de medewerkers zich
voorbereiden op de komende wijzigingen. Voor een betere acceptatie is het goed wanneer
de medewerkers zelf ervaren dat de richtlijnen positief werken, zodat ze niet worden
gezien als een verbetering van hun persoonlijke stijl.
Het zal ook niet altijd nodig zijn de richtlijnen tot op de letter te volgen. Hierdoor kan de
interne communicatie, bijvoorbeeld binnen een afdeling of projectgroep, informeler zijn,
waardoor de communicatie voor deze groep beter werkt. Gezien de huidige
organisatiecultuur kan dit veel voordelen opleveren, aangezien de medewerkers binnen
een groep aanpassingen kunnen maken op hun communicatiewijze en productiever
kunnen zijn. Wanneer de informatie deze groep echter weer verlaat dient er wel gekeken
te worden of de informatie die verzonden moet worden te begrijpen is voor de ontvanger.
Dit kan worden bepaald aan de hand van de richtlijnen.
Door het aanleren van een bepaalde manier van werken zal er een bepaalde kwaliteit
ontstaan bij de interne communicatie. Hierdoor kan de organisatie gemakkelijk naar
buiten treden, zonder bang te zijn voor slordige communicatie.
Een ander belangrijk aspect voor het verbeteren van de interne communicatie zit in het
gebruik van de communicatiemiddelen. In hoofdstuk 3.2. wordt weergegeven dat er in de
huidige situatie veel gebruik gemaakt wordt van e-mail als communicatiemiddel. Enkel
gebruik maken van de “moderne” communicatiemiddelen kan echter ook leiden tot
problemen, zo blijkt uit een onderzoek van Netpresenter.
“E-mail, intranet, telefoon, weblogs, websites, instant messaging (IM), webconferencing,
Post-its, interne memo’s, SMS-berichten, nieuwsbrieven en interne magazines.
Communiceren is nog nooit zo snel geweest en veel werknemers kunnen al niet meer
zonder. Maar is het gebruik van deze media wel altijd effectief? Nee, zegt softwarebedrijf
Netpresenter”. “Al die verschillende media zorgen ervoor dat medewerkers nergens hun
volledige aandacht op kunnen richten. Terwijl je juist dan het meest productief bent”.
(Flexmarkt, 02-08-07)
Een e-mail etiquette kan helpen om de organisatie efficiënter om te laten gaan met
informatie en beter gebruik te maken van de aanwezige communicatiemiddelen. Dit
betekent dat de medewerkers bewust moeten kiezen voor het communicatiemiddel dat
20