Stefan Goorhuis - Adviesrapport - Saxion Hogescholen

5. Implementatie
In dit hoofdstuk wordt besproken welke stappen ondernomen moeten worden om het
advies uit te voeren. De eerder besproken punten zullen hier wederom terugkomen. Er
wordt besproken welke taken aan bod komen, wie deze taken zal uitvoeren en welke
kosten er verbonden zijn aan het advies.
5.1. ICT eigen ingang behouden
Er is voor gekozen het klant contactpunt van de ICT niet toe te voegen bij de frontoffice.
De medewerkers zijn gewend aan een apart klant contactpunt, wanneer het gaat om
ICT. Het is daarom geen probleem om dit te behouden. Een verandering hieraan zou
leiden tot een klein voordeel, namelijk een contactpunt voor alle informatie en een
gestructureerde verwerking van informatie. Hierbij zou de kans groot zijn dat de
medewerkers de wijzigingen niet zien als positief en zich niet houden aan de nieuwe
manier van werken, met als gevolgd dat het hele proces geen voordeel meer oplevert.
Aangezien er geen wijzigingen zullen plaatsvinden aan de huidige manier van werken is
hiervoor geen implementatie nodig.
5.2. Richtlijnen opstellen t.b.v. communicatie
Zoals weergegeven in hoofdstuk 4.2 is het opstellen van richtlijnen bedoeld om de
interne communicatie beter te begeleiden. Voor het opstellen van de richtlijnen zijn de
volgende stappen nodig:
1. Controleren en eventueel aanpassen van de visie op communicatie binnen de
organisatie
2. Onderzoek naar de grootste knelpunten op het gebied van interne communicatie
3. Onderzoek naar de wensen en behoeften van de afdelingen binnen de organisatie
op het gebied van communiceren
4. Opstellen van adviezen voor verbetering van de knelpunten rekening houdend
met wensen en behoeften
5. Het creëren van handvatten voor de medewerkers (in de vorm van checklists)
Deze publiceren op intranet.
6. Implementeren van de richtlijnen
7. Sturen op gebruik van richtlijnen
8. Evaluatie van richtlijnen met eventuele bijstelling
Voor het opstellen van de richtlijnen van de communicatie kan er wellicht een bedrijf in
de arm genomen worden. Het gebruik van de juiste richtlijnen is cruciaal voor de interne
communicatie en daardoor voor de externe communicatie. Om de organisatie als geheel
te laten opereren is het van belang om iedereen hierbij te betrekken. Door de omvang
van het project is het inhuren van een externe partij geen slechte optie.
De onderzoeken, het opstellen van het advies en schrijven van de richtlijnen kunnen
worden gedaan door meerdere personen. Zo kan ervoor worden gekozen om een student
communicatie of facility management in te zetten, die tijdens zijn of haar stage deze
taken op zich neemt. Ook kan ervoor worden gekozen hiervoor een medewerker van de
facilitaire afdeling aan te stellen.
24