Stefan Goorhuis - Adviesrapport - Saxion Hogescholen

Een andere optie is het toevoegen van software op het gebied van meldingen. Op deze
manier kan er via intranet een melding gedaan worden voor bijna alle onderdelen van de
afdeling facilitaire zaken. Op deze manier kan de klant zelf meldingen doen in het
systeem en hoeven deze niet aangenomen te worden door de frontoffice. Een goed
voorbeeld hiervan is te vinden bij de gemeente Deventer. Op intranet hebben zij een
PDC, producten en diensten catalogus, waar alle producten en diensten van de facilitaire
afdeling instaan. Er staat beschreven wat de medewerkers kunnen verwachten, wat de
levertijd is, wat kosten zijn en hoe je het kunt verkrijgen. Bij het overgrote deel van deze
producten is het mogelijk via het systeem, hier genaamd “@FZ”, de producten te
bestellen of de melding te maken. Hierdoor weten de medewerkers altijd waar ze terecht
kunnen met vragen of klachten.
Een voordeel van beide systemen is een groter verantwoordelijkheidsgevoel. De
medewerkers zullen op een andere manier aankijken tegen gemaakte fouten, omdat de
verantwoordelijkheid bij hen ligt. Wanneer zij bijvoorbeeld niet aanvinken koffie te
willen gebruiken bij een vergadering kunnen zij hier niet de frontoffice op aanspreken,
omdat dit duidelijk was weergegeven. Wanneer de frontoffice bijspringt zal het worden
ervaren als een extra service in plaats van herstellen van een fout. De tevredenheid over
de frontoffice kan hierdoor verbeteren.
4.4 Techniek
Het opstellen van een goede communicatiestructuur is belangrijk voor het verloop van de
informatie binnen het bedrijf. Dit is echter maar een onderdeel. De technische kant moet
ook goed zijn ingericht, om te zorgen dat de wensen ook daadwerkelijk uitgevoerd
kunnen worden. Dit geheel is goed aangegeven in figuur 2 die is te vinden in bijlage 9.
Hier is goed te zien dat voor een verandering op het gebied van informatiemanagement
niet alleen het beleid of de techniek belangrijk is, maar dat het een samenspel is tussen
deze twee onderdelen. Zo stelde Hans Lammers, senior van de cluster ICT, in het
interview met de student: “De techniek is volgzaam, eerst zal de organisatie het beleid
duidelijk moeten krijgen”.
In dit hoofdstuk worden twee aandachtspunten besproken, namelijk de kwaliteit van de
techniek en de deling van informatie. De kwaliteit van de techniek kwam naar voren als
een punt van ergernis in het tevredenheidonderzoek bij de medewerkers van de
organisatie van 2007. Hieruit kwam het Dect - telefoontoestel als een van de
belangrijkste punten. Er is reactie gegeven op de klachten betreffende de
telefoontoestellen. Op 22 januari 2009 is er via e-mail gecommuniceerd dat vervanging
van de toestellen niet mogelijk is, vanwege te hoge investeringskosten. Om de
medewerkers toch tegemoet te komen, is er een handvat gegeven in de vorm van een
interactieve handleiding om de tevredenheid over de telefoontoestellen te verhogen. Deze
is geplaatst op het intranet, naast een reeds aanwezige handleiding. Het onderwerp is
mijns inziens behandeld en er hoeft daarom geen wijziging meer in plaats te vinden. De
verbetering van het netwerk zal onder andere geschieden door deze in eigen beheer te
nemen. Hierdoor kan de organisatie sneller inspringen op veranderingen en het geheel
beter aanpassen op de eigen wensen en behoeften.
22