Privacy-regeling - Hogeschool Rotterdam

i. Ten aanzien van de in artikel 5.2 onder n bedoelde gegevens: de studieloopbaancoaches en
eventuele andere personen die betrokken zijn bij de begeleiding van studenten.
7 Beveiliging van de gegevens
Er worden geen gegevens omtrent de beveiliging opgenomen in dit document in het openbaar
register van gegevensverwerking van de Hogeschool Rotterdam.
8 Doorgifte aan landen buiten de EU
Er worden zonder toestemming van de betrokkene geen gegevens verstrekt aan organisaties of
personen buiten de Europese Unie, tenzij dit geschiedt op basis van een wettelijk voorschrift en
de Hogeschool Rotterdam verplicht is de gegevens te verstrekken.
Ondertekening door de verantwoordelijke,
Hogeschool Rotterdam,
College van Bestuur,
Drs. J.A.C.F. Tuytel, Voorzitter
Juni 2010.
Toelichting:
Gegevens worden voor een deel ontleend aan de Studentenadministratie (bestanden van KERN) en
verder ingevoerd in bestanden als die van OSIRIS. Ook worden bestanden bijgehouden met
betrekking tot stages c.a. (STAGELINK). In het kader van de studie wordt verder gewerkt met
N@tschool (een e-learning omgeving, waarin ook communicatie tussen student en docent
plaatsvindt).
De student begeleiding is vooral in jaar 1 gebaat bij een snelle en goede registratie van de
aanwezigheid van studenten in de lessen. Deze geautomatiseerde registratie staat bekend onder
‘Presto’
Ten aanzien van intake – activiteiten met betrekking tot aspirant – studenten worden onder meer
startgesprekken gevoerd, eventueel tests afgenomen, waarvan de resultaten vastgelegd worden.
Betrokkenen zijn altijd op de hoogte van de verwerking van deze gegevens en kunnen die ook zelf
raadplegen.
Toegang tot gegevens met betrekking tot de begeleiding van de student (met name notities en
gespreksverslagen) kan door middel van autorisatie beperkt worden tot de student zelf en de opsteller
van de notitie / het verslag. Afhankelijk van de aard van de gegevens kan toegang daarvan op vijf
verschillende niveaus ingesteld worden.
Autorisaties voor de toegang tot gegevens worden afhankelijk van de aard van de gegevens en van
de activiteiten steeds alleen toegekend aan functionarissen die direct betrokken zijn bij de uitvoering
van werkzaamheden.
Gegevens van gevoelige aard (met name in het kader van de begeleiding van de student) worden niet
verwerkt dan met medeweten en toestemming van de betrokkenen; de beveiligingsmaatregelen en
toegangsniveaus zijn hierop ingericht.
In de eerste plaats wordt hierbij gedoeld op de decanen van de Hogeschool. Decanen kunnen elkaar
autoriseren voor toegang tot gegevens, ten einde te bereiken dat in voorkomende gevallen vervanging
en overname van werk mogelijk is. Tevens kunnen decanen geautoriseerd zijn voor toegang tot
pagina 16 van 21