Model wijkgericht werken, Oktober 2012, Jan van ... - In voor zorg!
Model wijkgericht werken, Oktober 2012, Jan van ... - In voor zorg!
Model wijkgericht werken, Oktober 2012, Jan van ... - In voor zorg!
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Model</strong> Wijkgericht <strong>werken</strong><br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
Groot worden door klein te blijven<br />
De cliënt in<br />
de hoofdrol<br />
<strong>Jan</strong> <strong>van</strong> Gorp, Dock4 & Organisatieadvies in Zorg<br />
Art Lemkens, <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
<strong>Oktober</strong> <strong>2012</strong>
<strong>In</strong>houdsopgave<br />
<strong>In</strong>leiding 2<br />
1 Visie, missie 4<br />
1.1 Kernwaarden 4<br />
1.2 Missie <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> 4<br />
1.3 Visie <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> 4<br />
1.4 Uitgangspunten <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong> 5<br />
2 <strong>Model</strong> <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong> 7<br />
2.1 Cliënt 7<br />
2.2 Management 13<br />
2.3 Centraal bureau 13<br />
3 Implementatieroute 15<br />
3.1 Fase 0 Testlocaties 15<br />
3.2 Fase 1 Voorbereiding 15<br />
3.3 Fase 2 Implementatie basismodel 18<br />
3.4 Fase 3 Uitbreiding <strong>van</strong> het model 18<br />
3.5 Fase 4 Spil in de wijk 18<br />
3.6 Risico’s 18<br />
Bijlage 1 Houtskoolschets model <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong> 19<br />
Bijlage 2 Bruto marge model Omring 23<br />
1
<strong>In</strong>leiding<br />
Aanleiding<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> is 25 jaar geleden begonnen als thuis<strong>zorg</strong>organisatie in de regio Oss. Daar heeft ze<br />
haar eerste groei doorgemaakt. <strong>In</strong> 2006 is haar werkgebied uitgebreid met de regio Nijmegen<br />
waar ze momenteel een snelle groei doormaakt en in 2011 is <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> gestart met haar<br />
diensten aan te bieden in de gemeente Rosmalen en in <strong>2012</strong> in de gemeenten Uden en<br />
Veghel.<br />
MT en medewerkers delen de visie dat <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> door de jaren heen uit haar jasje is gegroeid<br />
en dat de organisatie wil meegroeien met de ontwikkeling die ze doormaakt. Op dit moment<br />
kent <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> 8 wijkteams. Deze teams variëren sterk in grootte. Het kleinste team heeft 7<br />
medewerkers en 13 cliënten. Het grootste team heeft 29 medewerkers en 112 cliënten. Aan<br />
de ene kant wil men graag alles bij het oude houden “zoals het vroeger was op de<br />
Spoorlaan”. Aan de andere kant wil men ook met de tijd mee gaan en weet men dat dit<br />
kansen biedt.<br />
Vraagstelling<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> wil <strong>van</strong>uit de huidige situatie toe<strong>werken</strong> naar een toekomstbestendige en<br />
slagvaardige organisatie en heeft aan <strong>In</strong> <strong>voor</strong> <strong>zorg</strong>! gevraagd of zij haar bij dit vraagstuk kan<br />
ondersteunen. De centrale vraag <strong>voor</strong> het <strong>In</strong> <strong>voor</strong> <strong>zorg</strong>-traject is; hoe kunnen we het goede<br />
<strong>van</strong> kleinschaligheid behouden en toch groeien.<br />
Tevens wil <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> een verandering aanbrengen in de wijze waarop de <strong>zorg</strong>vraag benaderd<br />
of beantwoord wordt, namelijk <strong>van</strong> probleemoplossing naar stimulering en ondersteuning <strong>van</strong><br />
de cliënt en diens eigen netwerk en/of de mogelijkheden in de wijk of buurt.<br />
<strong>In</strong> <strong>voor</strong> <strong>zorg</strong>! heeft <strong>Jan</strong> <strong>van</strong> Gorp als coach <strong>voor</strong>gedragen. Hij heeft een aantal sessies<br />
gehouden met het MT en meerdere sessies met de medewerkers. Zo vonden er de volgende<br />
bijeenkomsten plaats:<br />
• Bijeenkomst kernwaarden<br />
• Bijeenkomst visie<br />
• Bijeenkomst handen en voeten geven aan de visie<br />
• Twee bijeenkomsten over taken, rollen en verantwoordelijkheden <strong>van</strong> medewerkers<br />
Dit alles is de input <strong>voor</strong> een ’houtskoolschets’ <strong>van</strong> een model <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong> (zie bijlage<br />
1). Het MT heeft deze goedgekeurd en de opdracht verstrekt om de ’houtskoolschets’ verder<br />
uit te <strong>werken</strong> in een ‘bouwtekening’.<br />
Uitwerking<br />
Voor de uitwerking hebben we ons oor te luister gelegd bij twee andere organisaties die<br />
kleinschalig <strong>werken</strong> en decentraal plannen in hun organisatie hebben geïntroduceerd. Het<br />
betrof de kleine thuis<strong>zorg</strong>organisatie <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> Ferwert uit Friesland en de grote V&V<br />
organisatie Careyn uit het midden <strong>van</strong> het land. Daarnaast heeft de coach verder gespeurd<br />
naar lessons learned en hebben medewerkers <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> kengetallen verzameld over<br />
aantallen medewerkers, hulpverleners die nodig zijn om tot een herontwerp te komen.<br />
2
Naast <strong>Jan</strong> <strong>van</strong> Gorp stelde <strong>In</strong> <strong>voor</strong> <strong>zorg</strong>! Ewoud Jonker beschikbaar om met medewerkers<br />
<strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> het vraagstuk <strong>van</strong> centraal/decentraal roosteren en plannen te ontleden. Hij<br />
heeft een analyse gemaakt en oplossingen aangedragen <strong>voor</strong> de korte termijn en <strong>voor</strong> de<br />
invulling <strong>van</strong> het model <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong>.<br />
Actuele problemen zoals telefonische bereikbaarheid, beschikbaarheid <strong>van</strong> personeel en<br />
klachten <strong>van</strong> cliënten en medewerkers maken duidelijk dat er veel behoefte is aan een<br />
volgende stap. Daarom <strong>werken</strong> we hierna de ‘houtskoolschets’ <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong> verder uit<br />
in een ‘bouwtekening’. Het klinkt technisch maar het is een tekening die tot stand is gekomen<br />
met alle input <strong>van</strong> medewerkers en ervaringen en inzichten uit andere organisaties. Een<br />
mooie conclusies was dat <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> al op diverse onderdelen <strong>wijkgericht</strong> werkt en daarom<br />
niet op nul hoeft te beginnen.<br />
3
1 Visie, missie<br />
1.1 Kernwaarden<br />
Vanuit onze missie en de <strong>voor</strong> de komende jaren daaruit geformuleerde visie heeft <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
kernwaarden vastgesteld. Deze kernwaarden zullen de komende periode bij alles wat wij<br />
doen en laten meegenomen worden en een centrale plaats krijgen in onze uitingen en ons<br />
gedrag. Samen met alle medewerkers hebben we in het najaar <strong>van</strong> 2011 vijf kernwaarden<br />
benoemd die samen <strong>voor</strong> de komende jaren het fundament vormen <strong>voor</strong> de verdere<br />
ontwikkeling <strong>van</strong> de bedrijfscultuur die <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> nodig acht om zich verder te ontwikkelen en<br />
te ontplooien.<br />
De volgende vijf kernwaarden zijn door het management op basis <strong>van</strong> de inventarisatie onder<br />
de medewerkers vastgesteld:<br />
1. Passie<br />
2. Betrokken<br />
3. Teamwork<br />
4. Betrouwbaar<br />
5. Vooruitstrevend<br />
1.2 Missie <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> draagt als maatschappelijk betrokken onderneming bij aan het realiseren <strong>van</strong> de<br />
wens <strong>van</strong> mensen om zo lang mogelijk in hun eigen vertrouwde omgeving te kunnen blijven<br />
wonen. Deskundige medewerkers <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> leveren hier<strong>voor</strong> huishoudelijke hulp,<br />
begeleiding, ver<strong>zorg</strong>ing en verpleging en realiseren omstandigheden die het zo lang mogelijk<br />
kunnen blijven wonen en leven in de eigen vertrouwde omgeving mogelijk maken. Dat doen<br />
zij samen met de cliënt, diens omgeving en diens beschikbare sociale net<strong>werken</strong> en<br />
professionele organisaties in de wijk of buurt.<br />
1.3 Visie <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> wil in de regio’s Noordoost Brabant en Nijmegen er<strong>voor</strong> <strong>zorg</strong>dragen dat mensen zo<br />
lang mogelijk zelfstandig wonen in de eigen omgeving. Dit streven maakt dat <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> haar<br />
omzet de komende jaren wil vergroten op een dusdanige wijze dat <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
toekomstbestendig is. Met andere woorden: een aanbod dat aansluit bij de behoefte in de<br />
regio Oss-Uden-Veghel zodat we aansluiten bij het adherentiegebied <strong>van</strong> het ziekenhuis.<br />
Tevens een substantieel deel in Nijmegen. Waarbij onze overhead in verhouding is met het<br />
aantal <strong>zorg</strong>verleners (niet te veel en niet te weinig) en wij een serieuze gesprekspartner<br />
kunnen zijn <strong>voor</strong> de <strong>zorg</strong>verzekeraars. Niet op basis <strong>van</strong> een agressieve marktbenadering<br />
maar op basis <strong>van</strong>, op de vraag aansluitende en kwalitatief goede dienstverlening. <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
acht een op de keten en samenwerking gerichte benadering hier<strong>voor</strong> noodzakelijk. Er wordt<br />
daarom actief samengewerkt met ketenpartners, gemeenten en <strong>zorg</strong>verzekeraars.<br />
De komende jaren investeert <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> in medewerkers die <strong>van</strong>uit kleine teams <strong>wijkgericht</strong><br />
bijdragen aan het stimuleren <strong>van</strong> sociale betrokkenheid in de wijk en zich daarnaast richten<br />
op maximale participatie <strong>van</strong> cliënten en hun omgeving in het streven naar zelfstandigheid en<br />
4
onafhankelijkheid. Daar waar deze zelfstandigheid en onafhankelijkheid niet of nog niet<br />
gerealiseerd kan worden, leveren professionele krachten uitstekende en verantwoorde hulp,<br />
ver<strong>zorg</strong>ing en verpleging.<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> gelooft in de kracht <strong>van</strong> de mens en diens streven om zo lang mogelijk<br />
onafhankelijk te willen zijn. Dagelijks leveren betrokken <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> medewerkers <strong>van</strong>uit<br />
wijkteams met passie en een dienstverlenende en <strong>voor</strong>uitstrevende instelling hier hun<br />
bijdrage aan.<br />
1.4 Uitgangspunten <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong><br />
<strong>In</strong> het <strong>voor</strong>jaar <strong>van</strong> <strong>2012</strong> zijn met medewerkers en MT de volgende uitgangspunten<br />
geformuleerd <strong>voor</strong> <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong>:<br />
• Cliënt ziet vaste gezichten<br />
Een belangrijk gegeven dat mede de tevredenheid <strong>van</strong> een cliënt bepaalt is het aantal<br />
verschillende medewerkers die hij of zij “over de vloer” krijgt. Meer nog dan nu het geval<br />
is wil <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> streven naar een klein aantal vaste medewerkers bij een cliënt.<br />
• Vraaggericht <strong>werken</strong>; handelingsvrijheid en verantwoordelijkheid laag in de organisatie<br />
om in te kunnen spelen op de vraag <strong>van</strong> de cliënt<br />
Medewerkers <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> zijn allen professionele en goed opgeleide krachten. Vanuit<br />
hun deskundigheid en de specifieke situatie rondom een cliënt dienen zij professionele<br />
handelingsvrijheid te hebben die hun in staat stelt adequaat in te spelen op zaken die <strong>van</strong><br />
belang zijn. Een grote mate <strong>van</strong> zelfstandigheid met bijbehorende bevoegdheden en<br />
verantwoordelijkheden is daar<strong>voor</strong> noodzakelijk.<br />
• Probleemoplossend vermogen; in kunnen spelen op de situatie <strong>van</strong> de cliënt en de<br />
omgeving<br />
Lag vroeger het accent op het oplossen <strong>van</strong> de geïndiceerde vraagstelling, nu willen wij<br />
meer <strong>van</strong> uit een integrale benadering kijken naar mogelijkheden en kansen die<br />
opgesloten liggen in het eigen netwerk <strong>van</strong> de cliënt en diens omgeving.<br />
• Kwaliteit is gewaarborgd <strong>van</strong> medewerkers en organisatie<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> hecht veel waarde aan kwaliteit op basis <strong>van</strong> vastgelegde afspraken,<br />
werkwijzen en procedures. Ook het deskundigheidsniveau <strong>van</strong> medewerkers dient aan te<br />
sluiten op de functie die wordt uitgeoefend met daarbij de juiste vaardigheden en attitude<br />
die past bij het <strong>werken</strong> in kleine teams of het ondersteunen <strong>van</strong> deze teams.<br />
• Zelfstandigheid <strong>van</strong> de cliënt bevorderen<br />
Zorg zoals die nu geleverd wordt onbetaalbaar. <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> wil de cliënt in een positie<br />
brengen waarin hij of zij mede verantwoordelijk wordt <strong>voor</strong> een efficiënte en doelmatige<br />
inzet <strong>van</strong> dure professionele <strong>zorg</strong>. Van een consumerende cliënt naar een zo zelfstandig<br />
mogelijke en meedenkende cliënt in het zoeken naar mogelijkheden om de professionele<br />
<strong>zorg</strong> te minimaliseren of te verkorten.<br />
• Mantel<strong>zorg</strong>; activeren en betrekken <strong>van</strong> de omgeving<br />
Een belangrijke rol in het verkleinen of verkorten <strong>van</strong> professionele <strong>zorg</strong> is weggelegd<br />
<strong>voor</strong> de mantel<strong>zorg</strong>. Medewerkers <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> gaan actief aan de slag met het<br />
mobiliseren, activeren en betrekken <strong>van</strong> mantel<strong>zorg</strong> in de desbetreffende cliëntsituatie.<br />
Daar waar mogelijk worden mantel<strong>zorg</strong>ers ondersteund en <strong>voor</strong>zien <strong>van</strong> instrumenten<br />
(bij<strong>voor</strong>beeld Caren) die kunnen bijdragen aan het invullen <strong>van</strong> hun rol.<br />
5
• Keten<strong>zorg</strong>; activeren en betrekken <strong>van</strong> andere disciplines<br />
<strong>In</strong> de meeste situaties zijn cliënten niet alleen aangewezen op thuis<strong>zorg</strong>. Allerlei<br />
disciplines spelen een meer of minder belangrijke rol in het herstel- of behandelproces.<br />
Door tijdig bestaande, maar ook ontbrekende partijen te betrekken ontstaat een efficiënte<br />
en op elkaar afgestemde keten rondom de cliënt. Medewerkers <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> zien het<br />
activeren en betrekken <strong>van</strong> andere disciplines als een belangrijke basistaak bij het<br />
starten en uitvoeren <strong>van</strong> de <strong>zorg</strong> bij een cliënt.<br />
• Aansturing; het zwaartepunt <strong>van</strong> aansturing ligt bij het wijkteam<br />
Werken in een teamverband en verantwoordelijk zijn als team <strong>voor</strong> een groep cliënten<br />
vraagt om een andere aansturing dan tot nu toe gebruikelijk is. Om als team de <strong>zorg</strong> op<br />
maat, dichtbij en efficiënt te kunnen organiseren dient de aansturing <strong>voor</strong> een groot deel<br />
plaats te vinden door en in het team zelf. De <strong>zorg</strong>coördinator <strong>van</strong> een team speelt hierin<br />
een belangrijke rol waarbij de teamleider steeds meer <strong>van</strong> een leidinggevende rol naar<br />
een coachende rol zal opschuiven.<br />
• Overhead; efficiënte ondersteuning op organisatieniveau<br />
Bij de positionering <strong>van</strong> kleine teams als spil in de dienstverlening naar onze cliënten<br />
hoort een faciliterende en ondersteunende rol <strong>van</strong>uit de organisatie, zodanig dat teams<br />
zo weinig mogelijk belast worden met niet cliënt gerelateerde taken. Anderzijds betekent<br />
het ook dat zaken die cliënt gerelateerd zijn en nu op centraal niveau worden uitgevoerd,<br />
wellicht op termijn naar de teams moeten zodat zij maximaal grip hebben op het cliënt<br />
gerelateerde proces.<br />
• Financieel rendabel en bedrijfseconomisch verantwoord<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> neemt haar verantwoordelijkheid door <strong>zorg</strong> te dragen <strong>voor</strong> de continuïteit <strong>van</strong><br />
de organisatie en de werkgelegenheid <strong>van</strong> haar medewerkers. Naast de geformuleerde<br />
inhoudelijke doelstelling zal <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong>, bij het maken <strong>van</strong> keuzes en het inrichten <strong>van</strong> haar<br />
processen, de rendabiliteit en de bedrijfseconomische aspecten altijd meenemen.<br />
• Er is een goede binding <strong>van</strong> medewerkers en cliënten met de organisatie<br />
Zonder cliënten en medewerkers is er geen <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong>. <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> vindt dat binding <strong>van</strong><br />
medewerkers en cliënten met de organisatie essentieel is in het streven naar uitstekende<br />
en op maat geleverde <strong>zorg</strong>verlening. Binding ontstaat door goed werkgeverschap, een<br />
transparante dienstverlening en een centrale, meebepalende, rol <strong>voor</strong> de cliënt.<br />
• Cultuur; iedereen is trots op de organisatie, voelt zich betrokken bij de organisatie en<br />
ervaart de organisatie als laagdrempelig.<br />
De cultuur die <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> <strong>voor</strong>staat is onder andere gebaseerd op betrokkenheid,<br />
gezamenlijkheid en openheid, maar <strong>voor</strong>al op het feit dat iedereen (medewerkers en<br />
cliënten) trots is op haar of zijn <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong>. Dat kan alleen maar als iedereen er <strong>van</strong><br />
doordrongen is dat hij of zij er toe doet en dat ook zo voelt. De thema’s “Trots” en “Jij<br />
doet er toe” zullen de komende jaren gebruikt worden bij tot stand brengen <strong>van</strong> de<br />
gewenste organisatiecultuur.<br />
6
2 <strong>Model</strong> <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong><br />
Hierna <strong>werken</strong> we de ‘houtskoolschets’ <strong>van</strong> het model <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong> uit tot een<br />
‘bouwtekening’ waarbij organiseren op basis <strong>van</strong> vakmanschap en vertrouwen centraal staat.<br />
2.1 Cliënt<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> draagt bij aan het realiseren <strong>van</strong> de wens <strong>van</strong> mensen om zo lang mogelijk in hun<br />
eigen vertrouwde omgeving te kunnen blijven wonen. Dat doen zij samen met de cliënt, diens<br />
omgeving en diens beschikbare sociale net<strong>werken</strong> en professionele organisaties in de wijk of<br />
buurt. Daarom zien medewerkers <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> de cliënt altijd in de maatschappelijke<br />
context. Naast aandacht <strong>voor</strong> de cliënt is er aandacht <strong>voor</strong> het cliëntsysteem. De<br />
medewerker ondersteunt mantel<strong>zorg</strong>ers en vrijwilligers, kijkt hoe de omgeving kan bijdragen<br />
aan de wens om zelfstandig thuis te wonen en participeert hier<strong>voor</strong> in net<strong>werken</strong>. Zij kijkt hoe<br />
het cliëntsysteem de <strong>zorg</strong> weer over kan pakken en zichzelf overbodig kan maken.<br />
Voor burgers en verwijzers heeft <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> één centraal telefoonnummer waar zij naar toe<br />
kunnen bellen. Is er geen CIZ indicatie aanwezig dan begeleidt <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> de cliënt hierbij.<br />
De <strong>zorg</strong>coördinator is verantwoordelijk <strong>voor</strong> de intake. De <strong>zorg</strong>coördinator of de<br />
verpleegkundige voeren deze uit. Wanneer er sprake is <strong>van</strong> een enkelvoudige intake dan kan<br />
het zijn dat de IG-er deze uitvoert. Onderdeel <strong>van</strong> de invoering <strong>van</strong> het model is om te<br />
onderzoeken wanneer dit kan, welke kennis en vaardigheden hier <strong>voor</strong> nodig zijn en wat de<br />
risico’s zijn.<br />
7
Tijdens de pilotfase zal wel onderzocht worden of en op welke wijze de communicatie tussen<br />
cliënt en teamleden anders ingevuld kan of moet worden. Vanuit het uitgangspunt dat<br />
cliënten een beperkt aantal medewerkers over de vloer krijgen en dat zoveel mogelijk<br />
verantwoordelijkheid en regelvermogen decentraal wordt neergelegd is het onderzoeken <strong>van</strong><br />
het onderdeel communicatie, maar ook andere, nu centraal geregelde processen c.q. taken<br />
zoals het aanvragen en ver<strong>werken</strong> <strong>van</strong> nieuwe <strong>zorg</strong> aanvragen of herindicaties, wenselijk.<br />
Het wijkteam is verantwoordelijk <strong>voor</strong> integrale uitvoering én organisatie <strong>van</strong><br />
werkzaamheden. Ze verlenen <strong>zorg</strong> en organiseren het. Zo ontstaat meer samenhang en<br />
flexibiliteit. Het uitgangspunt hierbij is alles decentraal wat kan, dichtbij de cliënt, en het team!<br />
En alleen datgene centraal wat moet of niet decentraal kan.<br />
Een wijkteam bestaat uit 10 tot 15 FTE (15 tot 20 medewerkers) met 50-70 cliënten. Deze<br />
wijkteams sluiten zo veel mogelijk aan op bestaande sociale infrastructuren zoals:<br />
• een dorpsgemeenschap;<br />
• gezondheidscentrum;<br />
• of multidisciplinair overleg.<br />
Ze worden verder ingericht op basis <strong>van</strong> geografische gronden. Als grenzen kunnen dienen:<br />
• dorpsgrens;<br />
• gemeentegrens;<br />
• of water- of verkeerswegen.<br />
8
Opbouw wijkteam:<br />
• 1 Zorgcoördinator (mogelijk in de overgangsfase/pilotfase gekoppeld aan de zoco<br />
<strong>van</strong> een ander klein team als “maatje”)<br />
• Minimaal 1 Verpleegkundige niveau 4/5<br />
• Aantal IG-ers<br />
• Aantal Helpende niveau 2<br />
Uitgangspunt <strong>voor</strong> de verdeling IG-er Helpende zal ongeveer fifty-fyfty. Op basis <strong>van</strong> de<br />
hulpvraag <strong>van</strong> de cliënten uit het verleden en de te verwachten hulpvraag vullen we de<br />
bezetting verder in en kan hier <strong>van</strong> afgeweken worden. De formatie en het functieniveau sluit<br />
dus aan bij de hulpvraag <strong>van</strong> de cliënt en niet andersom.<br />
Voor het vaststellen <strong>van</strong> een goede functiemix is er het Bruto/margemodel <strong>van</strong> Omring<br />
(bijlage 2).<br />
Kern <strong>van</strong> een wijkteam zijn de routes. Een route bestaat uit een aantal cliënten met een<br />
hulpvraag waarbij op een <strong>voor</strong>af afgesproken tijdstip hulp, ofwel geplande <strong>zorg</strong>, wordt<br />
verleend.<br />
Uitgangspunt is dat de cliënt per hulpvraag/dagdeel één persoon ziet. Er is een vast team<br />
aan medewerkers dat de hulp verleent waardoor de cliënt per week/maand een beperkt<br />
aantal vaste gezichten over de vloer krijgt.<br />
Een wijkteam heeft een aantal ochtendroutes, (gedeelde middagroute), avondroute(s) en<br />
weekendroutes. Het wijkteam regelt onderling met de eigen formatie de inzet <strong>van</strong><br />
medewerkers op de verschillende routes. Uitgangspunten bij het inrichten <strong>van</strong> een route zijn<br />
<strong>wijkgericht</strong>heid, dichtbijheid, continuïteit, tijdigheid en deskundigheid.<br />
Uitgangspunt <strong>voor</strong> de schaalgrootte <strong>van</strong> een wijkteam is dat er minimaal één avondroute is.<br />
(de ervaring leert dat één middagroute per wijkteam niet haalbaar is)<br />
Op basis <strong>van</strong> de gegevens <strong>van</strong> de regio Oss is hier plaats <strong>voor</strong> acht wijkteams nieuwe stijl.<br />
Voor de regio Nijmegen zouden het dan 4 wijkteams worden.<br />
Functies, taken en verantwoordelijkheden<br />
Binnen een wijkteam worden o.a. de volgende functies en taken belegd:<br />
• Teamcoördinatie 16 uur per week<br />
o Contacten leggen op wijkniveau<br />
o Medewerkers aannemen<br />
o Team aansturen<br />
• Plannen 4 uur per week<br />
• <strong>In</strong>take<br />
• Zorgcoördinatie<br />
• Begeleiden<br />
• Hulpverlenen<br />
• Mantel<strong>zorg</strong> ondersteunen<br />
• Vrijwillige <strong>zorg</strong> ondersteunen<br />
• Registratie (minimaal)<br />
9
Voor een <strong>voor</strong>lopig overzicht <strong>van</strong> functies, taken en verantwoordelijkheden zie de bijlage 3.<br />
Dit overzicht is tot stand gekomen tijdens de 2 werkbijeenkomsten in augustus <strong>2012</strong>.<br />
Het wijkteam gaat onderling met elkaar in overleg over wie welke taken op zich neemt.<br />
Uitgangspunt hierbij is dat de medewerker gekwalificeerd is. Taken liggen dus niet bij<br />
<strong>voor</strong>baat vast maar kunnen schuiven of gedelegeerd worden wanneer men daar<strong>voor</strong><br />
bevoegd is. Een aantal taken liggen bij de <strong>zorg</strong>coördinator.<br />
Gezamenlijk<br />
Uitgangspunt is dat een wijkteam alles binnen een wijkteam organiseert. Dan is er overzicht,<br />
betrokkenheid en zijn de lijnen kort. Wanneer dit niet gaat dan heeft een wijkteam een vaste<br />
collega wijkteam waar men op terug kan vallen. Onderwerpen <strong>voor</strong><br />
gezamenlijkheid/ver<strong>van</strong>ging kunnen zijn:<br />
• Middagroute<br />
• Ver<strong>van</strong>ging bepaalde taken <strong>zorg</strong>coördinator bij afwezigheid<br />
Plannen<br />
Uit de analyse over roosteren en plannen komen de volgende aanbevelingen naar voren:<br />
1. Roosters:<br />
• Dagdelen bespreken op basis <strong>van</strong> de vraag (georganiseerd in de te rijden routes in<br />
de wijk)<br />
• Creëer vastigheid en rust in basisroosters.<br />
• Belangrijk is om een spreiding <strong>van</strong> beschikbare medewerkers te hanteren over de<br />
gehele werkweek<br />
2. Cliënten plannen in routes<br />
• Optimaal benutten <strong>van</strong> de aanwezige kennis over wijken, routes en cliënten die<br />
aanwezig is in decentrale teams<br />
• Hanteer een werkbare planningshorizon (vast of rollend), bij<strong>voor</strong>beeld <strong>van</strong> 4 weken<br />
<strong>voor</strong>uit<br />
• Ontwikkel een werkproces dat vroegtijdig signaleert wanneer een route (te) vol dreigt<br />
te lopen, zodat <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong>/het wijkteam tijd heeft om een nieuwe route aan te maken<br />
en deze te bemensen<br />
3. Routes koppelen aan medewerkers<br />
• Benutten kennis <strong>van</strong> medewerkers en routes: decentraal bepalen in wijkteam<br />
• Zoco’s (senior & junior) met verantwoordelijkheidsgevoel stevig positioneren<br />
• Minimale om<strong>van</strong>g wijkteam: 15 tot 20 medewerkers (10-15 fte)<br />
4. Afhandelen mutaties<br />
• Onderscheid natuurlijke en kunstmatige mutaties; <strong>voor</strong>spel vakantieverlof zoveel<br />
mogelijk<br />
10
• Basisregel: mensen <strong>werken</strong> alleen in eigen team.<br />
• Berekenen vaste formatie en benodigde flexibele capaciteit.<br />
Omdat de meeste kennis over de vraag <strong>van</strong> de cliënt, het plannen <strong>van</strong> routes en het inzetten<br />
<strong>van</strong> medewerkers in het wijkteam aanwezig is vindt het roosteren, maken <strong>van</strong> routes en<br />
koppelen <strong>van</strong> routes aan medewerkers in decentrale wijkteams plaats.<br />
Ver<strong>van</strong>ging<br />
Ver<strong>van</strong>ging bij ziekte, vakantie en het op<strong>van</strong>gen <strong>van</strong> pieken wordt op twee niveaus<br />
vormgegeven:<br />
Wijkteamniveau:<br />
• Min-max contracten die worden berekend op basis <strong>van</strong> te verwachten capaciteit<br />
• <strong>In</strong> personele begroting vakanties en ziekte mee begroten<br />
Centraal niveau:<br />
• Flexibele pool<br />
• Uitzendkrachten<br />
Telefonie en bereikbaarheid<br />
Burgers, nieuwe cliënten en verwijzers bellen naar één algemeen nummer <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong>.<br />
Cliënten krijgen in de loop <strong>van</strong> de pilot, een telefoonnummer <strong>van</strong> het wijkteam. Dit betekent<br />
dat de bereikbaarheid grotendeels binnen het wijkteam georganiseerd wordt. Het <strong>voor</strong>deel<br />
hier<strong>van</strong> is dat de medewerkers de cliënt en de situatie kent en beter kan handelen. Tevens<br />
kunnen ervaringen teruggekoppeld worden in het team waar men <strong>van</strong> leert waardoor er<br />
minder telefoontjes komen. Voor (avond- en) nachtbereikbaarheid is er een centrale<br />
bereikbaarheid.<br />
P&O<br />
Centraal<br />
Het P&O beleid, wordt centraal vormgegeven en bijgesteld. Centraal is men verantwoordelijk<br />
<strong>voor</strong> werving, functieprofielen, inschaling, contractvorming en beheer, verloning.<br />
De teamleider is o.a. verantwoordelijk <strong>voor</strong>:<br />
• Toestemming geven op formatie-uitbreiding<br />
• Werving in gang zetten<br />
• Uitvoeren sollicitatieprocedure i.s.m. <strong>zorg</strong>coördinator<br />
• Functionerings- en beoordelingsgesprekken (op basis <strong>van</strong> input zoco/team)<br />
Op wijkteamniveau liggen de volgende verantwoordelijkheden:<br />
• Capaciteitsvraagstuk bewaken<br />
• Uitvoeren sollicitatieprocedure i.s.m. <strong>zorg</strong>coördinator<br />
• <strong>In</strong><strong>werken</strong> nieuwe medewerkers<br />
11
<strong>In</strong> onderstaand schema zijn de verschillende taken weergegeven met per taak de plek waar<br />
de verantwoordelijkheid is belegd.<br />
Monitoring toekomstige vraag X<br />
Signaal capaciteitsvraagstuk <strong>voor</strong><br />
uitbreiding formatie of ver<strong>van</strong>ging<br />
Wijkteam Teamleider Centraal bureau<br />
X<br />
Toestemming X<br />
<strong>In</strong>terne- externe werving opstarten X<br />
Sollicitatieprocedure<br />
Brieven selectie<br />
Gesprekken<br />
X X<br />
Salarisgesprek X<br />
<strong>In</strong><strong>werken</strong> X<br />
Functionerings- en<br />
beoordelingsgesprek<br />
X X<br />
Scholing<br />
De scholing wordt centraal georganiseerd tenzij. Er zijn dusdanig veel verplichte onderdelen<br />
dat dit centrale organisatie rechtvaardigt. De scholing is opgebouwd uit twee componenten<br />
Wat moet?<br />
De scholing die moet plaatsvinden om medewerkers bevoegd en bekwaam te maken/houden<br />
wordt centraal georganiseerd en aangeboden. Hier<strong>voor</strong> is een centraal begrotingsbudget.<br />
<strong>In</strong> de uitvoering worden teams zoveel als mogelijk als team geschoold zodat dit een bijdrage<br />
levert in het teambuildingeffect.<br />
<strong>In</strong>dividuele behoeften <strong>van</strong> team en medewerker<br />
Teams en teamleden kunnen individuele behoeften kenbaar maken. <strong>In</strong> functionerings- en<br />
beoordelingsgesprekken komt het onderwerp scholing aan bod. Alle team- en individuele<br />
scholingsbehoeften komen samen bij de teamleiders die met MT bekijken welke<br />
scholingsbehoeften binnen het budget gehonoreerd kunnen worden.<br />
Cultuur<br />
Het model <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong> stimuleert een cultuur waarin medewerkers de regie in handen<br />
nemen en zelf oplossingen zoeken <strong>voor</strong> vragen. Er is een verantwoordelijkheid met elkaar en<br />
<strong>voor</strong> elkaar. Het model bevestigt de grote betrokkenheid die er al is. <strong>In</strong> het wijkteam komt<br />
men ‘thuis’.<br />
12
Overleggen vinden op wijkteamniveau plaats (1 keer in de maand). Scholing en andere<br />
activiteiten vinden zoveel mogelijk op wijkteamniveau plaats. Het wijkteam krijgt een budget<br />
waaruit zie lief en leed en teambuilding kan organiseren.<br />
<strong>In</strong> de opstart <strong>van</strong> het nieuwe wijkteam krijgt de <strong>zorg</strong>coördinator ook instrumenten aangereikt<br />
die de teambuilding bevorderen.<br />
Administratie<br />
Administratie wordt zoveel als mogelijk met ICT ondersteund. Nedap is hierop toegerust.<br />
Urenverantwoording gebeurt door de wijkteams en de AZR verwerking vindt <strong>voor</strong>alsnog<br />
centraal plaats.<br />
2.2 Management<br />
Van het MT en de teamleiders wordt een coachende houding verwacht. Het stimuleren <strong>van</strong><br />
zelfsturing vraagt om meer sturen op resultaten (WAT) dan op proces (HOE). Het is<br />
belangrijk dit in de gehele organisatie door te voeren.<br />
Geadviseerd wordt om een coach aan te stellen die de wijkteams begeleidt.<br />
2.3 Centraal bureau<br />
Uitgangspunt bij het wijk<strong>zorg</strong>model is lokaal tenzij. <strong>In</strong> principe wordt alleen dat centraal<br />
geregeld wat niet binnen het wijkteam kan worden opgelost. Er zijn een aantal onderwerpen<br />
die <strong>van</strong>uit efficiency beter centraal georganiseerd kunnen worden. Dit zijn <strong>voor</strong>al activiteiten<br />
die het lokale team faciliteren.<br />
Beleid en strategie<br />
Centraal is het MT verantwoordelijk <strong>voor</strong> beleidsontwikkeling en de lange termijn visie. Dit<br />
alles <strong>voor</strong> de continuïteit <strong>van</strong> de <strong>zorg</strong> <strong>voor</strong> de cliënt, de medewerkers en het bedrijf. Keuzes<br />
over uitbreiding <strong>van</strong> het werkgebied, het productportfolio of het delen <strong>van</strong> een wijkteam in<br />
twee wijkteams worden hier gemaakt.<br />
<strong>In</strong>koop en verantwoording<br />
Het MT onderhoudt de contacten met het <strong>zorg</strong>kantoor en gemeenten en regelt de inkoop en<br />
verantwoording. Zij onderhoudt contact met gemeenten in overleg met de <strong>zorg</strong>coördinatoren<br />
die input leveren <strong>voor</strong> de inkoop.<br />
Sturingsinformatie<br />
Alle sturingsinformatie dient dienend te zijn aan de wijkteams zodat zij zicht krijgen op hun<br />
productie en werkzaamheden en bij kunnen sturen. Centraal is men verantwoordelijk <strong>voor</strong> het<br />
verzamelen en verspreiden <strong>van</strong> de sturingsinformatie. Op centraal niveau en wijkniveau dient<br />
vastgesteld te worden welke behoefte aan sturingsinformatie er is. Er wordt een dashboard<br />
ingericht waarmee de wijkteams inzicht krijgen in hun eigen functioneren en waarmee ze<br />
kunnen bijsturen.<br />
13
Een <strong>voor</strong>beeld <strong>van</strong> een dashboard <strong>van</strong> Vierstroom kent de volgende vier groepen:<br />
1. Cliënt<br />
2. Omgeving<br />
3. Organisatie<br />
4. Medewerker<br />
Kwaliteit<br />
Het MT draagt de verantwoordelijkheid <strong>voor</strong> een levend kwaliteitsmanagementsysteem.<br />
Hierbij wordt in de toekomst gezocht naar een kwaliteitsmanagementsysteem dat zoveel<br />
mogelijk in de organisatie is geborgd. Er is een kwaliteitsfunctionaris die hierin faciliteert. Het<br />
MT onderhoudt contact met inspectie.<br />
Financiën<br />
Op het centraal bureau vindt de financiële administratie plaats <strong>voor</strong> centraal bureau als ook<br />
het budgetbeheer <strong>voor</strong> de wijkteams. Begroting en financiële jaarverslagen vallen onder<br />
verantwoordelijkheid <strong>van</strong> MT.<br />
Telefonie<br />
Er is één centraal nummer <strong>voor</strong> burgers, verwijzers etc. Cliënten die in <strong>zorg</strong> zijn krijgen in de<br />
loop <strong>van</strong> de pilot een telefoonnummer <strong>van</strong> het eigen wijkteam.<br />
14
3 Implementatieroute<br />
Het <strong>voor</strong>stel is om <strong>voor</strong> een gefaseerde implementatie te kiezen. Door met twee<br />
testwijkteams te starten kunnen we de opgedane ervaring gebruiken <strong>voor</strong> de verdere<br />
implementatie in de organisatie en weten we welke en hoeveel hobbels we onderweg<br />
tegenkomen. De testteams zijn de ambassadeurs <strong>voor</strong> de verdere implementatie. Tevens is<br />
het <strong>voor</strong>stel om de implementatie <strong>van</strong> het model fasegewijs te laten verlopen. <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
Ferwert en Careyn hebben hier goede ervaringen mee. Dit betekent dat het model niet in één<br />
keer in z’n geheel wordt ingevoerd maar in fasen.<br />
Fase 1: De <strong>voor</strong>bereiding; rand<strong>voor</strong>waarden om volgens het model te kunnen <strong>werken</strong><br />
Fase 2: De basis <strong>van</strong> het model; wijkgrootte, teamgrootte, decentraal plannen.<br />
Fase 3: Uitbreiding <strong>van</strong> het model; taken zo laag mogelijk in het team beleggen,<br />
zelf organiserend vermogen bevorderen<br />
Fase 4: Spil in de wijk; mantel<strong>zorg</strong>- en vrijwilligersondersteuning, contacten onderhouden in<br />
net<strong>werken</strong>, accountmanagement gemeente<br />
Hierna beschrijven we de verschillende fasen en de acties per fase.<br />
3.1 Fase 0 Testlocaties<br />
Looptijd oktober <strong>2012</strong><br />
Op 25 oktober vindt de presentatie plaats <strong>van</strong> de bouwtekening model <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong><br />
<strong>voor</strong> teamleiders en <strong>zorg</strong>coördinatoren. Aan het einde <strong>van</strong> deze bijeenkomst willen we tot<br />
twee testlocaties komen.<br />
Van belang bij de keuze <strong>voor</strong> de testlocatie is de motivatie en het enthousiasme <strong>van</strong> de<br />
<strong>zorg</strong>coördinator en het feit dat de impact op de bestaande organisatie (de lopende “oude”<br />
situatie) zo beperkt mogelijk is. Het gaat hier met name om het schuiven met c.q. herplaatsen<br />
<strong>van</strong> medewerkers en cliënten.<br />
3.2 Fase 1 Voorbereiding<br />
Looptijd 1 november <strong>2012</strong> – 31 december <strong>2012</strong><br />
<strong>In</strong> deze periode treffen we alle <strong>voor</strong>bereidingen die het de twee testteams mogelijk moeten<br />
maken om per 2 januari 2013 volgens de nieuwe werkwijze te kunnen <strong>werken</strong>. Hierbij<br />
gebruiken de twee testteams materialen <strong>van</strong> Het Dorp <strong>van</strong> Careyn, zie www.hetdorp.net en<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> Ferwert.<br />
Acties:<br />
Wat Wie Wanneer<br />
<strong>In</strong>richten projectstructuur MT <strong>Oktober</strong> <strong>2012</strong><br />
Geografische grootte <strong>van</strong> het wijkteam<br />
bepalen<br />
Projectgroep November <strong>2012</strong><br />
Aantal cliënten dat meegaat Werkgroep November <strong>2012</strong><br />
Formatie en functieniveau bepalen Projectgroep November <strong>2012</strong><br />
<strong>In</strong>tern medewerkers werven Projectgroep November <strong>2012</strong><br />
Teambuilding Projectgroep November <strong>2012</strong><br />
15
Teamvisie ontwikkelen Werkgroep November <strong>2012</strong><br />
Taken, functies en bevoegdheden<br />
bespreken en verdelen<br />
Projectgroep/werkgroep December <strong>2012</strong><br />
Nedap aanpassen Projectgroep November <strong>2012</strong><br />
Bepalen wie gaat plannen Projectgroep/werkgroep November <strong>2012</strong><br />
Trainen planner Projectgroep December <strong>2012</strong><br />
ICT regelen Projectgroep November/december<br />
<strong>2012</strong><br />
Telefonie regelen Projectgroep November/december<br />
<strong>2012</strong><br />
Scholingsplan opstellen Projectgroep December <strong>2012</strong><br />
Consequentie <strong>voor</strong> de rest <strong>van</strong> de<br />
organisatie<br />
- dubbele systemen<br />
- achterblijvende teams<br />
Stuurgroep/projectgroep December <strong>2012</strong><br />
<strong>In</strong>terne communicatie Stuurgroep Doorlopend<br />
Externe communicatie Stuurgroep December <strong>2012</strong><br />
Ook wordt de projectstructuur ingericht.<br />
Stuurgroep<br />
Samenstelling<br />
De stuurgroep bestaat uit:<br />
• Algemeen directeur<br />
• Directeur bedrijfsvoering<br />
• Manager <strong>zorg</strong><br />
• Ivz-coach<br />
Opdracht<br />
De stuurgroep begeleidt het proces, houdt de koers vast en stelt kaders aan de hand <strong>van</strong><br />
dilemma’s die boven tafel komen. Zij regelt de rand<strong>voor</strong>waarden in tijd en geld en stuurt zo<br />
nodig bij.<br />
Frequentie<br />
Het project staat vast op de agenda <strong>van</strong> het tweewekelijks MT.<br />
Projectgroep<br />
16
Onder het MT wordt een projectgroep ingesteld waarin medewerkers <strong>van</strong> de afdelingen zitten<br />
die een bijdrage moeten leveren aan de <strong>voor</strong>bereiding. Samenstelling:<br />
• Voorzitter: verantwoordelijk MT lid<br />
• Twee teamleiders<br />
• Coördinator <strong>zorg</strong>inzet<br />
• ICT<br />
• Zorgcoördinatoren <strong>van</strong> de twee testteams<br />
• Kwaliteitsfunctionaris<br />
• Ivz-coach<br />
Opdracht<br />
De leden <strong>van</strong> de projectgroep treffen alle <strong>voor</strong>bereidingen die nodig zijn om de twee<br />
wijkteams te laten functioneren. Daarnaast draagt de projectgroep <strong>zorg</strong> <strong>voor</strong> de<br />
communicatie over de pilot naar de rest <strong>van</strong> de organisatie.<br />
Frequentie<br />
De projectgroep komt tweewekelijks bij elkaar onder <strong>voor</strong>zitterschap <strong>van</strong> een MT lid.<br />
Werkgroep<br />
Onder de projectgroep zitten twee werkgroepen <strong>voor</strong> de twee testteams. <strong>In</strong> een werkgroep<br />
zit:<br />
• Zorgcoördinator<br />
• 2 medewerkers<br />
• Coach<br />
Opdracht<br />
De werkgroep richt het wijkteam in en treft alle <strong>voor</strong>bereidende activiteiten om 2 januari 2013<br />
te kunnen starten<br />
Frequentie<br />
De werkgroep komt frequent bij elkaar. Zij stemt regelmatig af en informeert de teamleden<br />
<strong>van</strong> het nieuwe wijkteam.<br />
Communicatie<br />
Van belang is dat de organisatie weet heeft <strong>van</strong> de pilot en kan volgen wat er tijdens deze<br />
fase gebeurt. Wat gaat goed? Wat is er bereikt? Wat zijn tegenvallers enz.<br />
De input <strong>voor</strong> de communicatie wordt geleverd door de deelnemende pilotteams. De<br />
projectgroep draagt <strong>zorg</strong> <strong>voor</strong> het bundelen en verspreiden er<strong>van</strong>. Dat kan zijn in de vorm<br />
<strong>van</strong> een nieuwsbrief maar ook via <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> intern of via de facebook pagina <strong>van</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong>.<br />
Ook cliënten en wellicht externe organisaties dienen meegenomen worden in de<br />
communicatie.<br />
De projectgroep stelt in deze fase daartoe een communicatieplan op.<br />
17
3.3 Fase 2 Implementatie basismodel<br />
Looptijd 2 januari <strong>2012</strong> – 31 maart <strong>2012</strong><br />
Nu gaan de twee testwijkteams live de lucht in. Ze <strong>werken</strong> volgens de nieuwe werkwijze<br />
versie 1.0. De teams worden hierbij gecoached.<br />
Na 1 ½ en 3 maanden vinden er evaluaties plaats. Op basis hier<strong>van</strong> vinden bijstellingen<br />
plaats.<br />
<strong>In</strong> deze fase vormen we 4 nieuwe wijkteams die volgens het bovenstaande schema de<br />
<strong>voor</strong>bereidingen gaan treffen om zo op 31 maart te kunnen starten.<br />
Tevens zal in deze fase het MT en de teamleiding aan de slag gaan met het invullen <strong>van</strong> hun<br />
veranderende rol. Van leidinggeven naar coachen. Hier<strong>voor</strong> wordt onder leiding <strong>van</strong> de<br />
coach een apart programma ontwikkeld.<br />
3.4 Fase 3 Uitbreiding <strong>van</strong> het model<br />
Looptijd 1 april 2013 – 30 juni 2013<br />
<strong>In</strong> deze fase upgraden de twee testwijkteams de nieuwe werkwijze naar versie 2.0. Men gaat<br />
taken zo laag mogelijk in het team beleggen en het zelf organiserend vermogen bevorderen.<br />
3.5 Fase 4 Spil in de wijk<br />
1 september 2013 – 31 december 2013<br />
<strong>In</strong> deze fase gaat het wijkteam de maatschappelijke rol verder vormgeven. Mantel<strong>zorg</strong>- en<br />
vrijwilligersondersteuning, contacten onderhouden in net<strong>werken</strong> en accountmanagement<br />
gemeente zijn de onderwerpen.<br />
3.6 Risico’s<br />
Gezien eerdere ervaringen vindt het MT het <strong>van</strong> groot belang dat een <strong>zorg</strong>vuldige<br />
implementatie plaats vindt. Daarom kiezen we <strong>voor</strong> een gefaseerde invoering. Hierna<br />
beschrijven we risico’s die we tegen kunnen komen gedurende het traject. Het MT zal deze<br />
met de teamleiders en <strong>zorg</strong>coördinatoren bespreken en afhankelijk <strong>van</strong> kans, risico en impact<br />
hierop maatregelen nemen.<br />
Risioco’s:<br />
• Terugvallen in oude manier <strong>van</strong> <strong>werken</strong><br />
• Decentraal plannen ging vorige keer niet goed, waarom nu wel?<br />
• Medewerkers die vast houden aan verworven rechten<br />
• Leidinggevenden die moeite hebben om op hun handen te gaan zitten (coachend<br />
leiding geven)<br />
18
Bijlage 1 Houtskoolschets model <strong>wijkgericht</strong> <strong>werken</strong><br />
• Zelf<strong>zorg</strong><br />
Cliënt<br />
Hulpvraag<br />
• Mantel<strong>zorg</strong><br />
• Vrijwillige <strong>zorg</strong><br />
cliëntsysteem<br />
Cliënt<br />
Hulpvraag<br />
19
Cliëntsysteem<br />
<strong>In</strong>take<br />
• Laagdrempelig<br />
• Vraaggericht<br />
• Cliënt kan zo lang mogelijk<br />
thuis blijven wonen<br />
• Binnen 24 uur hulpverlenen<br />
CIZ<br />
Doorverwijzing<br />
• Huisarts<br />
• Ziekenhuis<br />
• Revalidatiecentrum<br />
Hulpverlening<br />
Cliënt Medewerker<br />
• Passie<br />
• Betrokken<br />
• Teamwork<br />
• Betrouwbaar<br />
• Vooruitstrevend<br />
• Flexibel<br />
• Kwaliteit<br />
• Zorgcoördinator<br />
<strong>In</strong>take<br />
• Begeleiden<br />
• Hulpverlenen<br />
– met de handen op de<br />
rug<br />
– Overbodig maken<br />
– Vaste gezichten<br />
– Kleine teams<br />
• Mantel<strong>zorg</strong> ondersteunen<br />
• Vrijwillige <strong>zorg</strong><br />
ondersteunen<br />
• Regelruimte creëren<br />
• Korte lijnen<br />
• Registratie minimaal<br />
20
Route<br />
Route<br />
Cliënt Medewerker<br />
Route<br />
Route<br />
Wijk<br />
Route<br />
Avond<br />
<strong>zorg</strong><br />
Week<br />
end<br />
<strong>zorg</strong><br />
Avond<br />
<strong>zorg</strong><br />
Route<br />
Route<br />
• Wijkgericht<br />
• Dichtbijheid<br />
• Continuïteit<br />
• Tijdigheid<br />
• Deskundigheid<br />
• Thuiskomen<br />
• Menselijke maat<br />
• cultuur<br />
• Avond<strong>zorg</strong><br />
• Weekend<strong>zorg</strong><br />
• Roosteren<br />
• Ver<strong>van</strong>ging<br />
• Werving en selectie<br />
• Managementinfo<br />
21
Route<br />
Avo<br />
nd<br />
<strong>zorg</strong><br />
Route<br />
Wijk<br />
Week<br />
end<br />
<strong>zorg</strong><br />
Avond<br />
<strong>zorg</strong><br />
Route<br />
• Moedercel<br />
• Binding met de organisatie<br />
• Klonen <strong>van</strong> de cultuurgenen<br />
• Verantwoordelijkheid laag in<br />
de organisatie<br />
Wijk<br />
W<br />
Wijk Z<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
Celdeling<br />
Route<br />
<strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
Wijk<br />
N<br />
Wijk O<br />
Wijk<br />
ZO<br />
Week<br />
end<br />
<strong>zorg</strong><br />
Route<br />
Wijk<br />
Avond<br />
<strong>zorg</strong><br />
Route<br />
Cliënt<br />
• Aanmelding<br />
• Doorverwijzing<br />
• PR<br />
Wijk<br />
• P&O<br />
• Scholing<br />
• Roosteren<br />
• Administratie<br />
• AZR<br />
• ICT<br />
Overall<br />
• Financieel rendabel<br />
• Beleid<br />
• Strategie<br />
• Verantwoording<br />
22
Bijlage 2 Bruto marge model Omring<br />
Opvragen bij gpannekoek@omring.nl<br />
23
Zorginhoudelijk<br />
Bijlage 3 <strong>In</strong>ventarisatie functies, taken, verantwoordelijkheden tijdens<br />
de bijeenkomsten op 7 en 14 augustus <strong>2012</strong><br />
Overzicht taken per functie nieuw organisatiemodel <strong>wijkgericht</strong>e <strong>zorg</strong> <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
Functieniveau 2 Functieniveau 3 Functieniveau 4/5 Zorgcoördinator Teamleider<br />
<strong>In</strong>take in bepaalde<br />
gevallen<br />
ADL en <strong>zorg</strong> Algehele<br />
cliënten<strong>zorg</strong><br />
Maaltijd<strong>zorg</strong> 1<br />
Medicatie<br />
aanreiken uit<br />
Baxter<br />
Ver<strong>zorg</strong>ende<br />
handelingen<br />
volgens niveau<br />
zoals<br />
Ogen en oren<br />
druppelen en<br />
zalven,<br />
catheterzakken<br />
wisselen<br />
Ochtend-middagavond-<br />
en<br />
weekenddienst<br />
Verpleegtechnische<br />
handelingen<br />
volgens niveau<br />
Ochtend-middagavond-en<br />
weekenddienst<br />
Wijkbereikbare<br />
dienst<br />
<strong>In</strong>take,<br />
tussenevaluatie,<br />
afsluiten <strong>zorg</strong><br />
Verpleegtechnische<br />
handelingen<br />
volgens niveau<br />
Ochtend-middagavond-<br />
en<br />
weekenddienst<br />
Wijkbereikbare<br />
dienst<br />
<strong>In</strong>take, (tussen-<br />
)evaluatie,<br />
afsluiten <strong>zorg</strong><br />
Wijkbereikbare<br />
dienst<br />
Coördineren <strong>van</strong><br />
wijkbereikbare<br />
dienst<br />
Observeren en<br />
terugkoppelen<br />
Observeren 2 Observeren Observeren<br />
Rapporteren Rapporteren Rapporteren Rapporteren<br />
Op orde houden Op orde houden Het op orde Controle op op<br />
<strong>van</strong> het dossier <strong>van</strong> het dossier houden <strong>van</strong> het orde houden<br />
dossier<br />
dossier<br />
Communiceren Terugkoppelen met Communicatie met Communiceren<br />
met Zoco Zoco<br />
Zoco naar eigen met teamleider<br />
Contact met hb Contact met hb inzicht<br />
Contact met hb<br />
naar eigen inzicht<br />
Samen<strong>werken</strong> Samen<strong>werken</strong> met Samen<strong>werken</strong> met <strong>In</strong>structie en<br />
met IG en niveau 2 en vpl collega’s<br />
<strong>voor</strong>lichting geven<br />
verpleegkundige<br />
<strong>In</strong>structie- aan cliënt en<br />
<strong>voor</strong>lichting aan<br />
cliënten<br />
familie<br />
1 Hoort ip bij Wmo. Wil je dit blijven doen. AWBZ PV eten en drinken? Nader uitzoeken<br />
2 Helicopterview en terugkoppelen Zoco, signaleren mantel<strong>zorg</strong>-, vrijwillige <strong>zorg</strong> ondersteuning<br />
24
Organisatorisch<br />
Functieniveau 2 Functieniveau 3 Functieniveau 4/5 Zorgcoördinator Teamleider<br />
samen<strong>werken</strong> samen<strong>werken</strong><br />
Contact<br />
Contact<br />
Multidisciplinair Multidisciplinair<br />
onderhouden met onderhouden met overleg bijwonen* overleg bijwonen<br />
andere disciplines andere disciplines<br />
Contact<br />
Contact<br />
Contact<br />
Contact<br />
onderhouden met onderhouden met onderhouden met onderhouden met<br />
Keten<strong>zorg</strong>partners Keten<strong>zorg</strong>partners Keten<strong>zorg</strong>partners Keten<strong>zorg</strong>partners<br />
Plannen werk Zelf roosteren <strong>van</strong><br />
de route met<br />
maatje<br />
Administratie<br />
Scholen/begeleiden Toetsing bevoegd<br />
en bekwaam op<br />
medicatie<br />
aanreiken,<br />
decubitus,<br />
catheter zakken<br />
verwisselen etc<br />
Scholing volgen<br />
om verder te<br />
groeien<br />
Werkbegeleidster<br />
leerlingen niveau 2<br />
en 3<br />
Mede/collega´s<br />
bekwamen<br />
Leerlingen<br />
begeleiden op de<br />
werkvloer niveau<br />
onder of gelijk<br />
Bekwamen in<br />
verpleegtechnische<br />
handelingen<br />
Geven <strong>van</strong><br />
klinische les<br />
Plannen Trouble<br />
shooter<br />
Route overleg Opstarten<br />
nieuwe cellen<br />
Ziekte oplossen<br />
Werving en<br />
selectie<br />
Uren boven<br />
indicatie<br />
Leerlingen en<br />
medewerkers<br />
coachen<br />
Regelen dat<br />
collega’s<br />
bekwaam worden<br />
in handelingen<br />
Ondersteunen <strong>van</strong><br />
medewerkers met<br />
problemen<br />
Eventueel<br />
ver<strong>van</strong>gen <strong>van</strong><br />
Zoco taken bij<br />
ziekte/vakantie<br />
Klachten <strong>van</strong><br />
<strong>zorg</strong>verleners<br />
oplossen<br />
Klachten <strong>van</strong><br />
cliënten oplossen<br />
Voorzitten <strong>van</strong> het<br />
wijkteamoverleg<br />
Werving en<br />
selectie<br />
Beoordelingsenfunctioneringsgesprekken<br />
uitvoeren<br />
Organiseren<br />
en <strong>voor</strong>zitten<br />
werkoverleg<br />
Op de hoogte<br />
zijn <strong>van</strong><br />
veranderingen<br />
in de <strong>zorg</strong><br />
Betrokkenheid<br />
Overkoepelend<br />
steunpunt<br />
Zoco’s<br />
25
Discussiepunten:<br />
1. Algemeen:<br />
o Flexibiliteit erin houden, het moet niet te star worden<br />
o Kleinere wijkteams<br />
o Zelfstandiger gaan functioneren<br />
o Zelfstandig een geografisch gebiede kunnen bedienen<br />
o Vaste mensen, vaste routes. Er is veel geprobeerd maar het lukt niet. Wat nodig is is<br />
meer betrokken zijn <strong>van</strong> de medewerkers met de cliënten.<br />
o Alleen maar bezig om me te verontschuldigen<br />
o Geen vaste mensen te vinden<br />
o Veel problemen liggen in het roosteren<br />
o De <strong>voor</strong>spellende waarde beter benutten bij het roosteren zodat je <strong>voor</strong>af kunt<br />
anticiperen op de vraag met voldoende personeel en een flexibiele schil<br />
o Ver<strong>van</strong>ging binnen het wijkteam organiseren. Kijken naar verwachtte groei <strong>van</strong><br />
vraag, o.a. aantal oudere ouderen, capaciteit hierop aanpassen, hoeveel uren, hoe<br />
verdelen.<br />
o Overleggen allemaal wijkgebonden organiseren. Hier <strong>zorg</strong>en <strong>voor</strong> teambuiliding. Hier<br />
kom je thuis. Functioneren <strong>van</strong> het team en cliënten bespreken<br />
o Klinische lessen kan per functieniveau op organisatieniveau georganiseerd worden.<br />
Wanneer het een thema <strong>voor</strong> alle medewerkers betreft dan de bijscholing<br />
wijkgebonden organiseren.<br />
2. 1 of 2 Zoco’s per wijk?<br />
Aandachtpunten:<br />
a. Continuïteit, hoe regel je de ver<strong>van</strong>ging bij afwezigheid, ziekte en vakantie? Gaat<br />
de Zoco <strong>van</strong> de ene wijk in de andere wijk ver<strong>van</strong>gen?<br />
b. Wat betekent het <strong>voor</strong> de grootte <strong>van</strong> de wijk? 2 Zoco’s zijn pas rendabel bij een<br />
grotere wijk zoals in Oss. Met 1 Zoco kan de wijk kleiner zijn<br />
c. Hoe doe je dat met celdeling<br />
d. Werken met een junio Zoco<br />
Gevoelsmatig zeggen ZoCo’s <strong>van</strong> regio Oss 2 ZoCo’s per wijkteam. Rationeel vinden ze 1<br />
ZoCo en 1 junior ZoCo om vrij, vakantie, ziekte in de wijk op te kunnen <strong>van</strong>gen. Medewerkers<br />
moeten elkaar binnen de wijk kunnen ver<strong>van</strong>gen. Dan ben je het beste op de hoogte <strong>van</strong> wat<br />
er speelt bij cliënten en medewerkers. Dan kun je als ZoCo je werk het beste doen.<br />
3. Draait de Zoco wel/geen bereikbare dienst?<br />
e. Discussiepunt en verschil tussen Oss en Nijmegen<br />
f. Centrale of decentrale bereikbare dienst<br />
ZoCo’s draaien wijkbereikbare dienst. Het moet zo zijn dat de bereikbare dienst op de hoogte<br />
is <strong>van</strong> alle cliënten/medewerkers in die wijk zodat deze ook adequaat kan handelen en<br />
reageren. Dat <strong>voor</strong>komt veel ruis. Veel <strong>van</strong> de punten die tijdens de bereikbare dienst binnen<br />
komen kunnen in het team opgepakt worden als verbeterpunten.<br />
4. Moet Zoco wel/niet route rijden?<br />
g. Wat is de meerwaarde <strong>van</strong> route rijden?<br />
h. <strong>In</strong><strong>werken</strong><br />
i. Zelf kijken<br />
j. Of op signaal route rijden<br />
De ZoCo rijdt geen routes. Uitzonderingen zijn:<br />
o <strong>In</strong> vakanties<br />
o Als het niet te plannen is om onplanbare zaken op te <strong>van</strong>gen<br />
o Cliënt die is overgeslagen of ongeplande <strong>zorg</strong> in de middag<br />
o in<strong>werken</strong> <strong>van</strong> collega’s.<br />
26
5. Moet Zoco zelf of regelen dat zij instructie en <strong>voor</strong>lichting geeft aan cliënt en<br />
familie?<br />
Per cliënt en situatie is dit verschillend.<br />
Zorg <strong>voor</strong> aandachtsvelders <strong>voor</strong> o.a. de volgende thema’s:<br />
o Stoma<br />
o Diabetes<br />
o Wond<strong>zorg</strong><br />
o Dementie<br />
o Palliatief<br />
o <strong>In</strong>continentie<br />
Kijk welke thema’s op wijkniveau georganiseerd kunnen worden en welke thema’s <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong><br />
breed<br />
6. Wie doet wanneer de intake?<br />
k. Altijd de Zoco?<br />
l. Of Zoco is verantwoordelijk en kan delegeren<br />
m. Wanneer kunnen medewerkers niveau 3 en niveau 4/5 de intake doen?<br />
i. Bij kortdurende enkelvoudige handelingen. B.v. oog druppelen en<br />
steunkousen<br />
De ZoCo is verantwoordelijk <strong>voor</strong> de intake. <strong>In</strong> principe doet zij de intake of delegeert deze in<br />
de volgende gevallen:<br />
1. Wanneer het enkelvoudige handelingen betreft zoals oogdruppelen, steunkousen<br />
etc. intake door niveau 3<br />
2. Wanneer de ZoCo geen tijd heeft intake door niveau 4/5<br />
Belangrijk is dat de intaker anders kijkt naar de cliënt, signalen op andere terreinen oppakt en<br />
zelf<strong>zorg</strong> stimuleert<br />
Evaluatie dient plaats te vinden door de ZoCo, de <strong>zorg</strong>vrager kan dan vrijer spreken over<br />
zijn/haar ervaringen.<br />
De ZoCo kan makkelijker andere organisaties in beweging zetten in de <strong>zorg</strong>verlening rondom<br />
de cliënt<br />
Het is een teamverantwoordelijkheid<br />
7. Wat is de taakverdeling tussen Zoco en medewerker niveau 4/5?<br />
n. <strong>In</strong>take<br />
o. Leerlingen begeleiden<br />
p. Medewerkers bekwamen<br />
q. Multidisciplinair overleg<br />
8. Wie schuift aan bij welk multidisciplinair overleg?<br />
Dit af laten hangen <strong>van</strong> type overleg en wie het beste iets over de cliënt kan<br />
vertellen:<br />
r. Zorginhoudelijk<br />
s. Zorg overstijgend<br />
Zoco tenzij: <strong>zorg</strong>inhoudelijk b.v. multidisciplinair overleg met dagver<strong>zorg</strong>ing dan<br />
medewerker niveau 3<br />
ZoCo weegt af of hij zelf gaat of een medewerker die vaak bij de cliënt komt. Zoco is<br />
verantwoordelijk; die krijgt de ruimte om daar <strong>van</strong>af te wijken.<br />
9. Maaltijd<strong>zorg</strong> wel/niet<br />
<strong>In</strong> principe hoort maaltijd<strong>zorg</strong> niet onder de AWBZ maar onder de Wmo. Bij uitzondering mag<br />
het <strong>van</strong>uit de AWBZ gedaan worden. <strong>In</strong>ter<strong>zorg</strong> krijgt er echter niet zoveel vergoeding <strong>voor</strong> als<br />
menigeen denkt. Afspraak is dat iedereen op de huidige werkwijze doorgaat en we dit punt<br />
nader uitzoeken bij de verdere inrichting <strong>van</strong> het nieuwe model.<br />
27
10. Wanneer celdeling en hoe celdeling?<br />
Het team moet zich in een stabiele situatie bevinden waarbinnen zij tot 50% groter gegroeid<br />
is dan de norm formatie en cliëntenbestand. Door celdeling ontstaat er een nieuwe situatie<br />
<strong>van</strong> twee teams die ieder medewerker, cliënten, ervaring en werk uit het oude team<br />
meenemen en daardoor een vliegende start kunnen maken.<br />
Wat betekent dit model <strong>voor</strong> de cliënt?<br />
o Rust3x<br />
o Betrokkenheid<br />
o Vertrouwen 4x<br />
o Geen <strong>zorg</strong>en<br />
o Structuur, b.v. <strong>voor</strong> Alzheimerclienten<br />
o Duidelijkheid<br />
o Continuïteit<br />
o Andere rol <strong>van</strong> de cliënt<br />
o Kwaliteit <strong>van</strong> <strong>zorg</strong><br />
28