Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING - Vhg
Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING - Vhg
Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING - Vhg
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong><br />
<strong>van</strong><br />
<strong>INTERIEURBEPLANTING</strong><br />
Januari 2012<br />
Auteur: Gaby Hoof-Sattler
INLEIDING ........................................................................................................................................................ 4<br />
VHG VAKGROEP INTERIEURBEPLANTERS ...................................................................................................................... 4<br />
TENDERCOACH........................................................................................................................................................ 4<br />
OPDRACHTOMSCHRIJVING......................................................................................................................................... 5<br />
WERKWIJZE EN LEESWIJZER........................................................................................................................................ 6<br />
1 HET PRODUCT <strong>INTERIEURBEPLANTING</strong>.......................................................................................................... 8<br />
PRODUCT............................................................................................................................................................... 8<br />
CONTRACTVORMEN ................................................................................................................................................. 9<br />
MILIEU .................................................................................................................................................................. 9<br />
2 AANBESTEDEN............................................................................................................................................. 10<br />
AANBESTEDEN VAN <strong>INTERIEURBEPLANTING</strong> ................................................................................................................. 11<br />
TERMINOLOGIE ..................................................................................................................................................... 12<br />
3 BEVINDINGEN.............................................................................................................................................. 14<br />
BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................................. 14<br />
Functioneel versus technisch specificeren .................................................................................................... 14<br />
Fouten in de uitvraag ................................................................................................................................... 14<br />
Omschrijving <strong>van</strong> de bestaande situatie ...................................................................................................... 15<br />
ONDERHOUD ........................................................................................................................................................ 15<br />
Planteenheden.............................................................................................................................................. 15<br />
Kwaliteit bestaande beplanting ................................................................................................................... 15<br />
Ver<strong>van</strong>ging ................................................................................................................................................... 16<br />
LEVERANTIES ........................................................................................................................................................ 16<br />
Levend materiaal.......................................................................................................................................... 16<br />
Zijden en kunstbloemen en gemummificeerd plantmateriaal...................................................................... 16<br />
Kerstbomen .................................................................................................................................................. 16<br />
GESCHIKTHEIDS- EN SELECTIE-EISEN........................................................................................................................... 17<br />
GUNNINGSCRITERIA ............................................................................................................................................... 18<br />
Kwaliteit ....................................................................................................................................................... 18<br />
Prijsvechten .................................................................................................................................................. 18<br />
Presentatie: inrichten <strong>van</strong> ruimte................................................................................................................. 18<br />
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ............................................................................................... 19<br />
BUITEN DE AANBESTEDING....................................................................................................................................... 19<br />
Onderaannemerschap.................................................................................................................................. 19<br />
Contract management ................................................................................................................................. 19<br />
4 OVERIGE INTERVIEWS ................................................................................................................................. 21<br />
ONDERNEMINGORGANISATIE SCHOONMAAK- EN BEDRIJFSDIENSTEN ............................................................................... 21<br />
Kwaliteit ....................................................................................................................................................... 21<br />
Facilitair managers....................................................................................................................................... 22<br />
Onafhankelijke experts................................................................................................................................. 22<br />
Geïntegreerd facilitair management............................................................................................................ 22<br />
Onderaannemers.......................................................................................................................................... 22<br />
Samenwerking met (andere)facilitaire diensten .......................................................................................... 23<br />
Contractmanagement .................................................................................................................................. 23<br />
Benadering <strong>aanbesteden</strong>de dienst............................................................................................................... 23<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 2
PIANOO ............................................................................................................................................................. 24<br />
PIANOo marktdossiers.................................................................................................................................. 24<br />
PIANOo congres............................................................................................................................................ 24<br />
Categoriemanagers Rijksoverheid................................................................................................................ 25<br />
Beeldbestek .................................................................................................................................................. 25<br />
Best value procurement................................................................................................................................ 25<br />
Prijsvechten .................................................................................................................................................. 25<br />
5 AANBEVELINGEN......................................................................................................................................... 26<br />
1 Website...................................................................................................................................................... 26<br />
2 Interieurbeplanting product en markt....................................................................................................... 26<br />
3 Checklist locatie......................................................................................................................................... 27<br />
4 Standaarden en beeldmateriaal................................................................................................................ 27<br />
5 Kwalitatieve gunningscriteria.................................................................................................................... 27<br />
6 Onafhankelijke expertise ........................................................................................................................... 28<br />
7 Samenwerking met facilitaire branches .................................................................................................... 28<br />
8 Categoriemanager Rijksoverheid .............................................................................................................. 28<br />
9 PIANOo marktdossier ................................................................................................................................ 28<br />
10 PIANOo congres....................................................................................................................................... 28<br />
CONCLUSIE..................................................................................................................................................... 29<br />
BIJLAGE 1 CONTACTGEGEVENS EN WEBSITES VOOR VERDERE INFORMATIE.................................................. 30<br />
1A GEÏNTERVIEWDE PARTIJEN .................................................................................................................................. 30<br />
1B OVERIGE CONTACTPERSONEN .............................................................................................................................. 30<br />
1C RELEVANTE WEBSITES......................................................................................................................................... 31<br />
BIJLAGE 2 OPZET INTERVIEWS........................................................................................................................ 32<br />
2A INTERVIEW ONDERNEMERS ................................................................................................................................. 32<br />
2B OVERIGE INTERVIEWS ........................................................................................................................................ 36<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 3
Inleiding<br />
In opdracht <strong>van</strong> de Vakgroep Interieurbeplanters <strong>van</strong> branchevereniging VHG hebben wij een<br />
onderzoek uitgevoerd naar de uitdagingen waarvoor bedrijven in de sector zich geplaatst zien bij het<br />
inschrijven op aanbestedingen en mogelijke oplossingen. Het doel <strong>van</strong> het onderzoek is het<br />
ontwikkelen <strong>van</strong> een aantal aanbevelingen ter verbetering <strong>van</strong> aanbestedingen, die de vakgroep als<br />
handreiking aan de <strong>aanbesteden</strong>de diensten kan aanbieden. We hebben ons hierbij vooral<br />
geconcentreerd op het afspreken en communiceren <strong>van</strong> kwaliteits- en andere standaarden <strong>van</strong>uit de<br />
vakgroep voor zowel leveranties als onderhoud <strong>van</strong> binnengroen.<br />
VHG Vakgroep Interieurbeplanters<br />
Namens de ondernemers in de branche brengt de VHG de maatschappelijke en economische<br />
meerwaarde <strong>van</strong> groen onder de aandacht bij de politiek, institutionele partijen en burgers. Lobby is<br />
hierbij een belangrijk instrument. VHG zit aan tafel met de politiek en sociale partners, is<br />
vertegenwoordigd in verschillende overlegorganen en zoekt gerichte samenwerking met andere<br />
organisaties. Denk aan de VNG, het Hoveniers Informatie Centrum, Groenforum, Stichting<br />
Groenkeur, Stichting Tuinpromotie Nederland en het Productschap Tuinbouw.<br />
Het werkgebied <strong>van</strong> de VHG beslaat vijf categorieën, met ieder een eigen vakgroep: hoveniers,<br />
groenvoorzieners, boomverzorgers, dak- en gevelbegroeners en interieurbeplanters.<br />
In de VHG Vakgroep Interieurbeplanters zijn ruim 25 toonaangevende bedrijven vertegenwoordigd.<br />
De missie <strong>van</strong> de vakgroep is het bevorderen <strong>van</strong> de Interieurbeplanting in Nederland en het<br />
behartigen <strong>van</strong> de collectieve belangen <strong>van</strong> de leden. Doelstelling <strong>van</strong> de vakgroep zijn onder andere<br />
het overtuigen <strong>van</strong> het Nederlandse bedrijfsleven en overheidsinstellingen <strong>van</strong> de mogelijkheden en<br />
positieve werking <strong>van</strong> planten als onmisbaar onderdeel <strong>van</strong> de inrichting, het kwantificeren <strong>van</strong> de<br />
economische en maatschappelijke toegevoegde waarde <strong>van</strong> interieurbeplanting en het versterken<br />
<strong>van</strong> het vakmanschap en daarmee het imago <strong>van</strong> de branche.<br />
De vakgroep realiseert deze doelen door actieve lobby in de politiek, kennisontwikkeling<br />
(onderzoek), organiseren <strong>van</strong> kennisuitwisseling door middel <strong>van</strong> symposia, publicaties en<br />
ledenbijeenkomsten en het organiseren <strong>van</strong> de unieke Basisopleiding Interieurbeplanting.<br />
De Vakgroep Interieurbeplanters stelt elk jaar een vakgroepplan op. In dit plan staat beschreven op<br />
welke punten de vakgroep specifiek actie zal ondernemen. In 2011 richtte de vakgroep zich onder<br />
andere op het ontwikkelen <strong>van</strong> een standaard voor de uitwerking <strong>van</strong> bestekken.<br />
TenderCoach<br />
TenderCoach heeft ruime ervaring met het begeleiden <strong>van</strong> organisaties op het inschrijven op<br />
(overheids)aanbestedingen. Gedurende de afgelopen 10 jaar hebben wij ongeveer 500 begeleidingen<br />
uitgevoerd. Het overdragen <strong>van</strong> kennis over <strong>aanbesteden</strong> naar de klant vinden wij daarbij <strong>van</strong> groot<br />
belang. Naast begeleiding bij specifieke aanbestedingen biedt TenderCoach onder andere algemene<br />
en maatwerk trainingen en signaleringsdiensten. Ook zijn wij nauw betrokken bij initiatieven die tot<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 4
doel hebben de ‘kloof’ tussen <strong>aanbesteden</strong>de diensten en het bedrijfsleven te verkleinen en het<br />
wederzijds begrip te vergroten. De opdracht <strong>van</strong> de Vakgroep Interieurbeplanting past uitstekend<br />
binnen deze laatste doelstelling.<br />
Opdrachtomschrijving<br />
Het aantal (openbare)aanbestedingen in de interieurbeplanting neemt toe. Slechts weinig<br />
<strong>aanbesteden</strong>de diensten beschikken echter over kennis <strong>van</strong> het product interieurbeplanting en de<br />
markt in Nederland. Mede hierdoor zijn uitvragen voor interieurbeplanting vaak niet duidelijk en<br />
leiden niet tot het gewenste resultaat: de economisch meest voordelige inschrijving. 1 Problemen zijn<br />
onder andere:<br />
Disproportionele geschiktheids- en selectie-eisen<br />
Een programma <strong>van</strong> eisen dat om onmogelijke diensten of producten vraagt of dat<br />
opdrachtgevers overvraagd<br />
Kwalitatieve wensen die inschrijvers onvoldoende de mogelijkheid bieden zich te onderscheiden<br />
of die een subjectieve beoordeling in de hand werken<br />
Het onderhavige project beoogt een praktisch handvat te bieden met daarin aanbevelingen voor een<br />
goed bestek, door te komen tot meer uniformering in het uitvragen <strong>van</strong> opdrachten. Hierdoor zal het<br />
voor inschrijvers eenvoudiger worden in te schrijven en voor opdrachtgevers eenvoudiger worden<br />
inschrijvingen te vergelijken. Algemene problemen als het stapelen <strong>van</strong> eisen en clusteren <strong>van</strong><br />
opdrachten komen zijdelings aan de orden, maar behoorden niet tot de prioriteiten <strong>van</strong> dit project.<br />
Het project zal met name ingaan op de specifieke aspecten <strong>van</strong> interieurbeplanting:<br />
Tekst en uitleg over het ‘product’ interieurbeplanting<br />
Tekst en uitleg over het basisdiploma<br />
Inventarisatie <strong>van</strong> interieurbeplanting in een pand<br />
Welke aspecten op te nemen in een aanbesteding (o.a. welke verzorging is nodig in een jaar)<br />
Verkennen of het mogelijk is om te komen tot uniformiteit zoals verzorgingseenheden in Hydro,<br />
loopafstanden e.d.<br />
In eerste instantie werd afgesproken dat het eindproduct een tekst voor een brochure zou zijn, met<br />
praktische informatie over interieurbeplanting en aanbevelingen over het maken <strong>van</strong><br />
interieurbeplantingsbestekken en het <strong>aanbesteden</strong> daar<strong>van</strong>. De brochure zou beschikbaar worden<br />
gesteld aan de opdrachtgevers en interieurbeplanters.<br />
Naar aanleiding <strong>van</strong> het deskresearch en de eerste interviews is in samenspraak tussen VHG en<br />
TenderCoach besloten dat het eindproduct niet een brochure zou zijn, maar een rapport met een<br />
aantal aanbevelingen die de vakgroep zelf verder zal uitwerken tot een set concrete handreikingen<br />
aan <strong>aanbesteden</strong>de diensten op de website <strong>van</strong> de VHG. Daarnaast zullen enkele aanbevelingen<br />
worden gedaan over te ondernemen acties om de handreiking onder aandacht <strong>van</strong> de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de diensten te brengen.<br />
1 Vrijwel alle aanbestedingen in de Interieurbeplanting worden gegund op basis <strong>van</strong> het criterium Economisch Meest<br />
Voordelige Inscrhijving<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 5
Werkwijze en leeswijzer<br />
TenderCoach is begonnen met deskresearch om vast te stellen of en hoe vaak interieurbeplanting<br />
separaat openbaar werd aanbesteed, hoe de aanbestedingen werden gepubliceerd en wie de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de diensten zijn. Daarnaast hebben wij op aangeven <strong>van</strong> ondernemers uit de branche<br />
een aantal ‘goede’ en ‘slechte’ aanbestedingen bestudeerd. We hebben de in de stukken gebruikte<br />
geschiktheidseisen en gunningscriteria in kaart gebracht. De verkregen inzichten en informatie<br />
vormden de basis voor de rest <strong>van</strong> het project.<br />
Daarnaast hebben we kort onderzoek gedaan naar het product interieurbeplanting. In hoofdstuk 1<br />
<strong>van</strong> dit rapport hebben wij kort de aspecten <strong>van</strong> de branche beschreven, waar<strong>van</strong> wij denken dat ze<br />
interessant zijn voor <strong>aanbesteden</strong>de diensten. In hoofdstuk 2 zijn wij kort ingegaan op enkele<br />
basisprincipes <strong>van</strong> het <strong>aanbesteden</strong> die voor de branche <strong>van</strong> belang zijn.<br />
De tweede fase <strong>van</strong> het onderzoek bestond uit het houden <strong>van</strong> uitgebreide interviews met drie<br />
leden <strong>van</strong> de Vakgroep Interieurbeplanting: Ambius, Ten Brinke Interieurbeplanting en Zuidkoop<br />
Natural Projects. Het doel <strong>van</strong> het interviews was een beeld te krijgen <strong>van</strong> de uitdagingen waarmee<br />
interieurbeplanters bij aanbestedingen worden geconfronteerd en samen met hen tot potentiële<br />
oplossingen te komen. In bijlage 2 vindt u een overzicht <strong>van</strong> de gespreksthema’s die de basis<br />
vormden voor de interviews. De bevindingen uit deze gesprekken vindt u in hoofdstuk 3.<br />
De specifieke uitdagingen <strong>van</strong> de interieurbeplantersbranche en de potentiële oplossingen hebben<br />
wij vervolgens in fase drie voorgelegd aan enkele belangrijke spelers in de aanbestedingswereld: de<br />
ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB) en PIANOo, het Nederlands<br />
expertisecentrum voor <strong>aanbesteden</strong>. We hebben gekozen voor de schoonmaakbranche omdat deze<br />
zich de afgelopen jaren een voortrekkersrol heeft gespeeld ten aanzien <strong>van</strong> de verbetering <strong>van</strong><br />
aanbestedingen. Zij hebben onder andere de ‘Code Verantwoordelijk Marktgedrag’ opgesteld en<br />
samen met andere facilitaire branches het ‘Bidbook Facilitair Management 2011’. We hebben bij de<br />
organisaties tevens gevraagd om suggesties voor te nemen vervolgstappen. In bijlage 2 vindt u een<br />
overzicht <strong>van</strong> de gespreksthema’s. Een uitwerking <strong>van</strong> de interviews vindt u in hoofdstuk 4.<br />
Tenslotte hebben wij op basis <strong>van</strong> de verzamelde informatie, suggesties en adviezen 10<br />
aanbevelingen ontwikkeld, waar<strong>van</strong> een aantal direct kan worden opgepakt en een aantal verder<br />
moet worden uitgewerkt door de leden <strong>van</strong> de vakgroep. De aanbevelingen zijn beschreven in<br />
hoofdstuk 5 <strong>van</strong> dit rapport.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 6
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 7
1 Het product interieurbeplanting 2<br />
Planten brengen een prettige sfeer die zowel door de medewerkers als door bezoekers positief<br />
wordt gewaardeerd. Ze brengen letterlijk en figuurlijk leven in een gebouw. Mensen associëren<br />
groen met positieve waarden. Een omgeving met planten wordt door iedereen als prettig ervaren.<br />
Planten zijn bepalend voor de uitstraling <strong>van</strong> een gebouw en kunnen een positieve bijdrage leveren<br />
aan het imago <strong>van</strong> een organisatie. Daarnaast leiden planten tot een verhoging <strong>van</strong> het welbevinden,<br />
tot minder gezondheidsklachten en tot een hogere productiviteit <strong>van</strong> de medewerkers. Verschillende<br />
onderzoeken naar de effecten <strong>van</strong> planten op productiviteit laten een stijging <strong>van</strong> 6 tot 12 procent bij<br />
kantoorwerk zien. Uit een Noors onderzoekt blijkt tevens dat het ziekteverzuim aanzienlijk afneemt<br />
bij de plaatsing <strong>van</strong> planten in de werkomgeving. Mede door deze bevindingen is er een groeiende<br />
aandacht voor groen in de omgeving <strong>van</strong> gebouwen, maar ook in de gebouwen zelf.<br />
Ook de moderne architectuur met veelal transparante gebouwen, open ruimtes en meer daglicht<br />
maakt het houden <strong>van</strong> planten aantrekkelijker. Planten kunnen onder andere worden ingezet:<br />
Als natuurlijke scheiding tussen verschillende functies in een ruimte (bijvoorbeeld tussen loopen<br />
zitplekken)<br />
De verhoging <strong>van</strong> privacy (bijvoorbeeld tussen werkplekken)<br />
In grote ruimten, bijvoorbeeld in entrees en hallen <strong>van</strong> moderne gebouwen, om een gevoel <strong>van</strong><br />
geborgenheid en menselijk schaal te realiseren<br />
In lange gangen om de eentonige zichtlijn <strong>van</strong> een gang te onderbreken<br />
Een beplantingsadviseur kan, eventueel in samenwerking met de architect of interieurontwerper,<br />
aan de hand <strong>van</strong> schetsen aangeven hoe het gebouw of de werkplek, met behulp <strong>van</strong> planten<br />
optimaal kan worden ingericht tot een prettige en functionele werkomgeving.<br />
Product<br />
Het product interieurbeplanting bestaat eigenlijk uit verschillende deelproducten die al dan niet in<br />
combinatie kunnen worden afgenomen:<br />
Ontwerp groendesign / beplantingsconcept<br />
Levering of lease <strong>van</strong> nieuwe producten<br />
Onderhoud <strong>van</strong> binnengroen, al dan niet inclusief de ver<strong>van</strong>ging <strong>van</strong> kwalitatief mindere of<br />
dode planten<br />
Lease en plaatsing <strong>van</strong> kerstbomen en andere kerstversiering<br />
Ook de levering, het planten en het onderhoud <strong>van</strong> seizoensbeplanting kan in een contract<br />
worden opgenomen<br />
Alle positieve eigenschappen die we aan planten toekennen gelden alleen voor gezonde, vitale en<br />
goed onderhouden planten. De juiste combinatie <strong>van</strong> plantsoorten, potten, containers,<br />
2 Bergs ir J. en ir. S. Seitz (2009), Plants at Work: Toepassingsmogelijkheden <strong>van</strong> planten in gebouwen, Houten, VHG<br />
branchevereniging voor ondernemers in het groen.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 8
interieurbeplanter ontwikkelt, in samenwerking met de opdrachtgever, het optimale<br />
beplantingsconcept binnen diens budget.<br />
Naast levende planten, met de bijbehorende potten, substraten en bewateringssystemen, bestaat<br />
het aanbod <strong>van</strong> interieurbeplanters ook zijden en andere kunstplanten, gemummificeerd<br />
plantmateriaal, kerstbomen en kerstversiering en vaak ook seizoensbeplanting voor binnen en<br />
buiten.<br />
Naast het uitgangsmateriaal en de condities <strong>van</strong> de plek, zijn de verzorging en het onderhoud<br />
bepalend voor het kwaliteitsbehoud en de levensduur <strong>van</strong> de planten. Het betreft hier onder andere<br />
bewatering, voeding, bestrijding <strong>van</strong> ongedierte en andere plagen en het snoeien en reinigen <strong>van</strong> de<br />
planten. Een goede verzorging vereist kennis, aandacht en zorgvuldigheid. Een vaste vakbekwame<br />
verzorger kent de planten en de omgeving en weet welke verzorging optimaal is. Hij moet in staat<br />
zijn uit de verschijningsvorm <strong>van</strong> een plant af te leiden of deze in goede conditie verkeerd. Als dit niet<br />
zo is, moet hij onmiddellijk de juiste herstellende maatregelen kunnen treffen.<br />
Contractvormen<br />
Hieronder worden de drie meest gangbare contractvormen besproken. Variaties daarop zijn<br />
natuurlijk mogelijk.<br />
Lease contract: Planten en potten blijven eigendom <strong>van</strong> de groenleverancier die het volledige<br />
onderhoud en de ver<strong>van</strong>ging verzorgt. De gebruiker heeft geen investeringskosten, maar alleen vaste<br />
jaarlijkse kosten voor het beheer.<br />
Verzorgingscontract: De opdrachtgever heeft planten en potten zelf aangekocht. Alleen het<br />
onderhoud ligt bij de interieurbeplanter. Er kan hierbij gekozen worden voor volledige verzorging of<br />
gedeeltelijke verzorging, waarbij de opdrachtgever zelf water geeft.<br />
Volledig onderhoudscontract voor verzorging en ver<strong>van</strong>ging: planten en potten worden aangekocht<br />
bij de interieurbeplanter die ook zorg draagt voor onderhoud en ver<strong>van</strong>gen <strong>van</strong> slechte of dode<br />
planten. Deze contractvorm is vooral aan te bevelen bij grotere hoeveelheden of duurdere planten of<br />
bomen. Zij biedt de opdrachtgever de garantie dat de leverancier gemotiveerd blijft om planten zo<br />
lang mogelijk vitaal te houden om zo veel duurdere ver<strong>van</strong>ging te voorkomen. De optimale duur <strong>van</strong><br />
het contract is afhankelijk <strong>van</strong> de kosten <strong>van</strong> de beplanting en de afschrijvingstermijn. Een<br />
leverancier met een hoogwaardige verzorging zal geen problemen hebben met een langjarig volledig<br />
contract. Voorwaarde is wel een optimale plaatsing <strong>van</strong> de plant binnen een gebouw, met name in<br />
relatie tot de lichthoeveelheid.<br />
Milieu<br />
Naast kleur, vorm en materiaal kunnen ook milieuaspecten <strong>van</strong> de interieurbeplanting een rol<br />
spelen. Er bestaan diverse keurmerken en certificaten voor duurzame bloemen en planten waar<strong>van</strong><br />
Milieu Project Sierteelt (MPS) het grootste marktaandeel heeft. Andere keurmerken zijn het<br />
milieukeur, het EKO-keurmerk en het Fair Flowers Fair Plants (FFP) keurmerk. Ook bij het onderhoud<br />
<strong>van</strong> de planten staat een beperking <strong>van</strong> de milieubelasting centraal. Hierbij valt onder andere te<br />
denken aan de biologische bestrijding <strong>van</strong> plagen en het hergebruik of de recycling <strong>van</strong> restmateriaal.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 9
2 Aanbesteden<br />
Aanbesteden is gebaseerd op vier basisprincipes die ongeacht de gebruikte procedure, in acht<br />
moeten worden genomen. De principes zijn:<br />
1. Gelijke behandeling: elke aanbieder moet op dezelfde wijze worden behandeld en moet kunnen<br />
beschikken over dezelfde informatie.<br />
2. Objectiviteit: de aanbesteder moet de inschrijvingen op objectieve basis beoordelen, dus zonder<br />
subjectieve overwegingen.<br />
3. Transparantie: de aanbesteder moet vooraf zo exact mogelijk omschrijven wat hij <strong>van</strong> de<br />
aanbieder verwacht en hij moet zijn beslissingen duidelijk motiveren en communiceren.<br />
4. Proportionaliteit: de procedure, de technische specificaties, uitsluitingsgronden,<br />
geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria moeten rele<strong>van</strong>t zijn en in verhouding staan tot<br />
de aard en om<strong>van</strong>g <strong>van</strong> de opdracht.<br />
In het kader <strong>van</strong> de bevordering <strong>van</strong> de interne markt heeft de Europese Unie haar lidstaten een<br />
aantal basisbepalingen opgelegd, waaronder het vrije verkeer <strong>van</strong> goederen, diensten en<br />
werknemers en de vrijheid <strong>van</strong> vestiging. Ook publieke aanbestedingen vallen binnen de interne<br />
markt. De Europese Unie heeft bepaald dat aanbestedingen boven bepaalde drempelwaarden<br />
moeten worden aanbesteed volgens Europees recht. Deze drempelwaarden worden elke twee jaar<br />
opnieuw vastgesteld. Vanaf 01-01-2012 gelden voor goederen en diensten drempelwaarden <strong>van</strong><br />
200.000 euro (excl. BTW) voor decentrale overheden en 130.000 euro (excl. BTW) voor centrale<br />
overheden. Voor deze aanbestedingen heeft de EG richtlijnen opgesteld waaraan alle<br />
overheidsinstellingen zich moeten houden:<br />
Richtlijn 2004/18/EG betreffende de coördinatie <strong>van</strong> de procedures voor het plaatsen <strong>van</strong><br />
opdrachten voor werken, leveringen en diensten, ook wel de algemene aanbestedingsrichtlijn.<br />
Richtlijn 2004/17/EG betreffende de coördinatie <strong>van</strong> de procedures voor het plaatsen <strong>van</strong><br />
opdrachten in de nutsectoren (water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten).<br />
In Nederland zijn de Europese richtlijnen omgezet in respectievelijk het Besluit Aanbestedingsregels<br />
voor Overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS) voor<br />
nutsectoren. Het BAO gaat nauwelijks in op aanbestedingen onder de drempelwaarden. Het laat de<br />
aanbesteders vrij voor opdrachten onder de drempelwaarden hun eigen inkoopbeleid te hanteren en<br />
zelf te bepalen welke procedure zij volgen. Ze moeten echter wel zorgen voor een eerlijke competitie<br />
en de basisprincipes <strong>van</strong> het <strong>aanbesteden</strong> in acht nemen. In de praktijk betekent dit dat elke<br />
aanbesteder een eigen aanbestedingsbeleid heeft. Sommigen gebruiken voor alle aanbestedingen<br />
onder de drempelwaarden een systeem <strong>van</strong> meervoudige onderhandse gunning, maar de meeste<br />
aanbesteders gebruiken voor grotere opdrachten onder de drempelwaarde een nationale openbare<br />
procedure.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 10
De Nederlandse overheid is al enige jaren geleden begonnen met het opstellen <strong>van</strong> een nieuwe<br />
aanbestedingswet die naar verwachting in de loop <strong>van</strong> 2012 in werking zal treden. Een <strong>van</strong> de<br />
doelstellingen <strong>van</strong> de wet is het verbeteren <strong>van</strong> de mogelijkheden voor het MKB om in te schrijven<br />
op aanbestedingen. Er zijn verschillende groepen maatregelen die daartoe zouden moeten leiden,<br />
waaronder:<br />
Het inperken <strong>van</strong> de administratieve lasten, waardoor de kosten voor inschrijving lager worden<br />
Het beperken <strong>van</strong> de clustering <strong>van</strong> opdrachten, waardoor opdrachten kleiner worden en meer<br />
partijen in staat zijn in te schrijven<br />
Het strikter handhaven <strong>van</strong> het proportionaliteitsbeginsel, waardoor met name<br />
geschiktheidseisen (referenties, omzeteisen etc.) soepeler worden en meer partijen hieraan<br />
kunnen voldoen<br />
Het invoeren <strong>van</strong> een klachtenregeling, waardoor <strong>aanbesteden</strong>de diensten gemakkelijker op hun<br />
handelen kunnen worden aangesproken<br />
Ook de Europese Commissie heeft onlangs voorstellen gepresenteerd voor een herziening <strong>van</strong> de<br />
Europese aanbestedingsrichtlijnen. Met de herziening wil de Commissie de Europese<br />
aanbestedingsrichtlijnen de aanbestedingsregels en –procedures eenvoudiger en flexibeler maken,<br />
zodat inkopers doeltreffender en efficiënter kunnen inkopen. Daarnaast wil de Commissie de<br />
mogelijkheden verbeteren om bij overheidsopdrachten duurzame en sociale aspecten mee te<br />
kunnen wegen, en de toegang <strong>van</strong> het MKB tot overheidsopdrachten verder te vergroten. Ervaring<br />
uit het verleden leert echter dat de daadwerkelijke herziening <strong>van</strong> de richtlijnen veel tijd kost. Zo<br />
hebben de besprekingen over de huidige richtlijnen vier jaar geduurd, waarna de lidstaten twee jaar<br />
de tijd kregen om de richtlijn om te zetten in eigen wetgeving.<br />
Aanbesteden <strong>van</strong> interieurbeplanting<br />
Interieurbeplanting wordt zowel separaat als, als onderdeel <strong>van</strong> een groter facilitair pakket<br />
aanbesteed. In dit project zijn wij in eerste instantie uitgegaan <strong>van</strong> separate<br />
interieurbeplantingsaanbestedingen. In de aanbevelingen wordt echter ook kort ingegaan op<br />
samenwerking met facilitaire bedrijven.<br />
Voor de publicatie <strong>van</strong> leveranties in de interieurbeplanting worden een aantal CPV-codes gebruikt,<br />
waaronder:<br />
03120000 - Tuinbouw- en Kwekerijproducten<br />
39293200 - Kunstbloemen<br />
39298910 - Kerstboom<br />
03121100 - Levende planten, bollen, wortels, stekken en enten<br />
Het onderhoud binnen de Interieurbeplanting valt samen met buitengroen in dienstencategorie 27,<br />
met CPV code 77310000-6. Deze categorie is een zogenaamde 2B-dienst. Van dergelijke diensten<br />
wordt aangenomen dat zij ofwel alleen door Nederlandse bedrijven kunnen worden uitgevoerd, of<br />
onvoldoende interessant zijn voor buitenlandse inschrijvers om Europees te worden aanbesteed.<br />
Ook als deze opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde komt, hoeven zij niet volgens de<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 11
Europese procedures te worden aanbesteed. In de praktijk worden voor 2B-diensten vaak de<br />
nationale openbare of meervoudige onderhandse procedure gebruikt.<br />
Terminologie<br />
In onderstaande beschrijving <strong>van</strong> de bevindingen en de daaruit voortkomende aanbevelingen<br />
worden een aantal typische aanbestedingstermen gebruikt die misschien enige uitleg behoeven.<br />
Bestek: (ook wel aanbestedingsdocument, -stukken, -leidraad, offerteaanvraag of offerteverzoek)<br />
bestaat over het algemeen uit een beschrijving <strong>van</strong> de aanbesteder, de achtergrond <strong>van</strong> de opdracht,<br />
de opdrachtvorm, de contractvoorwaarden, de procedurele eisen aan de inschrijving en de planning.<br />
De belangrijkste aspecten <strong>van</strong> het bestek zijn echter de beschrijving <strong>van</strong> de opdracht,<br />
uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria.<br />
Uitsluitingsgronden: volgens het aanbestedingsrecht mogen publieke instellingen alleen opdrachten<br />
verlenen aan integere bedrijven. Om dit te beschrijven de richtlijnen een aantal verplichte<br />
uitsluitingsgronden (onherroepelijke veroordelingen voor verschillende (economische) delicten en<br />
facultatieve uitsluitingsgronden (waaronder faillissement, beroepsfouten, belastingschulden, valse<br />
verklaringen). Als een <strong>van</strong> de uitsluitingsgronden op een inschrijver <strong>van</strong> toepassing is, is de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de dienst verplicht deze uit te sluiten <strong>van</strong> de procedure.<br />
Geschiktheids- of selectie-eisen: zijn bedoeld om vast te stellen of de inschrijver in staat mag worden<br />
geacht de opdracht uit te voeren. Inschrijvers moeten aan alle eisen voldoen om voor gunning <strong>van</strong> de<br />
opdracht in aanmerking te kunnen komen. De wetgeving vereist dat geschiktheidseisen<br />
proportioneel zijn, dus dat alleen eisen worden gesteld die <strong>van</strong> belang zijn voor de uitvoering <strong>van</strong> de<br />
opdracht. Er zijn drie soorten geschiktheidseisen:<br />
Financiële en economisch draagvlak (veelal omzeteisen, bankverklaring, accountantsverklaring,<br />
beroepsverzekering)<br />
Technische en beroepsbekwaamheid (referenties, aantal personeelsleden, opleidingniveau,<br />
technische uitrusting)<br />
Beroepsbevoegdheid (komt niet voor in deze branche)<br />
Gunningscriteria: deze criteria hebben altijd betrekking op de uitvoering <strong>van</strong> de opdracht (het<br />
voorstel). In de basis bestaan voor aanbestedingen slechts twee gunningscriteria: de laagste prijs of<br />
de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). De meeste aanbestedingen in de<br />
interieurbeplanting worden gegund op basis <strong>van</strong> EMVI. Dit betekent dat naast prijs een of meerdere<br />
kwaliteitsaspecten als subgunningscriteria worden meegewogen. De wet beperkt de aanbesteder<br />
niet in het gebruik <strong>van</strong> het aantal of soort subgunningscriteria, maar eist wel dat zij betrekking<br />
moeten hebben op de uitvoering <strong>van</strong> de opdracht. Ze moeten voor iedereen gelijk, transparant en<br />
proportioneel zijn en moeten objectief kunnen worden beoordeeld. De aanbestedingsregels kennen<br />
een strikte scheiding tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 12
Programma <strong>van</strong> Eisen( en wensen): heeft betrekking op de gunning en omschrijft de minimale eisen<br />
die de opdrachtgever aan de te leveren prestaties stelt. De eisen in het PvE gelden als knock-out<br />
criteria. Als de aanbieding niet aan alle eisen voldoet, wordt deze uitgesloten. Daarnaast geeft de<br />
aanbesteder aan wat zijn wensen zijn met betrekking tot de gevraagde prestatie. De beoordeling <strong>van</strong><br />
de wensen vormt de basis voor de rangschikking <strong>van</strong> alle inschrijvingen die aan de eisen voldoen.<br />
Voor het beschrijven <strong>van</strong> zijn behoeften kan een aanbesteder twee soorten specificaties gebruiken:<br />
technische specificaties en functionele specificaties. In de praktijk wordt meestal een combinatie<br />
gebruikt.<br />
Technische specificaties: beschrijven de technische eisen aan het product of de dienst. Vertaald naar<br />
de interieurbeplanting is dit bijvoorbeeld het gedetailleerd voorschrijven welke planten op een<br />
bepaalde plek moeten staan en hoe vaak welke vorm <strong>van</strong> onderhoud moet worden gepleegd.<br />
Functionele specificatie: beschrijven het gebruiksdoel of de prestatie <strong>van</strong> het product of de dienst. Zij<br />
zijn geschikt als de aanbesteder zelf niet over gedetailleerde kennis beschikt en gebruik wil maken<br />
<strong>van</strong> de kennis en ervaring <strong>van</strong> de markt. Hij beschrijft bijvoorbeeld het beoogde resultaat <strong>van</strong> de<br />
dienst en laat de inschrijver relatief vrij om te bepalen hoe hij dat resultaat denkt te bereiken.<br />
Vertaald naar de interieurbeplanting betekent dit bijvoorbeeld dat de opdrachtnemer<br />
verantwoordelijk wordt gesteld voor een ‘goede, gezonde en representatieve staat’ <strong>van</strong> de<br />
interieurbeplanting. Het aantal onderhoudsbezoeken is daarbij ‘ter beoordeling <strong>van</strong> de<br />
opdrachtnemer’.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 13
3 Bevindingen<br />
Zoals beschreven in de werkwijze heeft TenderCoach drie leden <strong>van</strong> de vakgroep interieurbeplanting<br />
geïnterviewd om een beeld te krijgen <strong>van</strong> de problemen die zij ondervinden bij het inschrijven op<br />
aanbestedingen en eventuele suggesties die zij hebben voor verbetering. Hieronder vindt u een<br />
overzicht <strong>van</strong> de bevindingen, inclusief potentiële oplossingen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen<br />
de verschillende onderdelen <strong>van</strong> het aanbestedingsproces: de omschrijving <strong>van</strong> de opdracht; de<br />
geschiktheidseisen en/of selectiecriteria; en de gunningscriteria. Tot slot is nog een aantal punten<br />
beschreven die min of meer buiten het proces vallen, maar hiervoor wel <strong>van</strong> belang zijn:<br />
onderaannemerschap en contractmanagement. De aanbevelingen die voortkomen uit deze<br />
bevindingen worden in een volgend hoofdstuk besproken, evenals de bevindingen uit interviews met<br />
andere partijen.<br />
Beschrijving <strong>van</strong> de opdracht<br />
Functioneel versus technisch specificeren<br />
De meeste opdrachten zijn technische gespecificeerd, dat wil zeggen dat de aanbestedingstukken<br />
voorschrijven hoe veel keren per jaar de planten bewaterd, bemest, gesnoeid moeten worden etc.<br />
Aanbestedende diensten zien vaak af <strong>van</strong> functionele specificaties omdat ze niet weten hoe ze de<br />
opdracht moeten formuleren, hoe ze objectief kunnen beoordelen en hoe ze vervolgens de kwaliteit<br />
moeten bewaken. Een verkeerde uitvraag en gebrekkig contractmanagement scheppen<br />
mogelijkheden voor partijen die het niet zo nauw nemen met de uitvoering <strong>van</strong> de opdracht. Twee<br />
<strong>van</strong> de geïnterviewde bedrijven gaven aan een voorkeur te hebben voor meer functionele<br />
specificatie <strong>van</strong> opdrachten. Voorwaarde is wel dat gedurende de uitvoering <strong>van</strong> de opdracht<br />
kwaliteit gewaardeerd en goed gecontroleerd wordt.<br />
Potentiële oplossing: het inzetten <strong>van</strong> een onafhankelijke expert, die periodiek de kwaliteit <strong>van</strong> de<br />
beplanting kan controleren.<br />
Fouten in de uitvraag<br />
Ondernemers geven aan dat er bij elke aanbesteding onduidelijke of tegenstrijdige punten zijn. Het is<br />
moeilijk deze allemaal te benoemen, omdat ze telkens weer anders zijn. Meestal gaat het hierbij om<br />
slordigheden die op aangeven <strong>van</strong> de inschrijver eenvoudig kunnen worden hersteld. Dit is vervelend<br />
en tijdrovend, maar zeker niet uniek voor de interieurbeplanting. In deze rapportage zullen we hier<br />
dan ook niet verder op ingaan.<br />
Naast bovengenoemde slordigheden worden in bestekken ook onmogelijke producten of diensten<br />
uitgevraagd. Voor de handliggende voorbeelden zijn natuurlijk te grote planten in kleine potten en<br />
beplanting in een veel te donkere omgeving. Ook dit wordt meestal hersteld op aangeven <strong>van</strong> de<br />
inschrijver.<br />
Potentiële oplossing: beschikbaar stellen <strong>van</strong> productinformatie door de branche.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 14
Omschrijving <strong>van</strong> de bestaande situatie<br />
Ondernemers geven aan dat bestekken vaak (te) weinig informatie bevatten over de betreffende<br />
locatie(s). Een <strong>van</strong> de geïnterviewde ondernemers stelt dat voor het opstellen <strong>van</strong> een goede<br />
aanbieding het <strong>van</strong> belang is een aantal kenmerken <strong>van</strong> de locatie te kennen. Het gaat daarbij onder<br />
andere om de aanwezigheid <strong>van</strong> watertappunten en liften, loopafstanden, informatie over de<br />
beveiliging, openingstijden en bereikbaarheid <strong>van</strong> een gebouw. Inschrijvers krijgen vaak wel de<br />
mogelijkheid een schouw bij te wonen, maar dan het betreft slechts een locatie binnen een opdracht<br />
met meerdere locaties.<br />
Potentiële oplossing: naast het organiseren <strong>van</strong> een (representatieve) schouw, het opstellen en<br />
beschikbaar stellen <strong>van</strong> een checklist <strong>van</strong> informatie over de locatie die een <strong>aanbesteden</strong>de dienst<br />
dient op te nemen in het bestek.<br />
Onderhoud<br />
Planteenheden<br />
Aanbestedende diensten geven meestal een aantal eenheden, maar het is niet altijd duidelijk wat die<br />
eenheden inhouden: is een planteenheid een pot met een aantal planten, een grote bak met<br />
planten, of misschien een enkele plant in een pot op een bureau. Voor een goede aanbieding is het<br />
<strong>van</strong> belang dat alle inschrijvers hetzelfde beeld hebben bij een eenheid.<br />
Potentiële oplossing: het binnen de branche gezamenlijk vaststellen <strong>van</strong> planteenheden, het<br />
opstellen <strong>van</strong> een beschrijving, eventueel ondersteund door beeldmateriaal en het communiceren<br />
<strong>van</strong> deze informatie naar de <strong>aanbesteden</strong>de dienst.<br />
Kwaliteit bestaande beplanting<br />
Bij vrijwel alle overheidsopdrachten is sprake <strong>van</strong> bestaande beplanting die onderdeel wordt <strong>van</strong> het<br />
onderhoudscontract met de nieuwe opdrachtnemer. Een <strong>aanbesteden</strong>de dienst beschikt voor niet<br />
over voldoende kennis om de kwaliteit <strong>van</strong> planten te bepalen en te beschrijven. Een inschrijver weet<br />
dus niet welke kwaliteit hij kan verwachten. Zoals eerder beschreven, wordt meestal wel een schouw<br />
georganiseerd, maar slechts op een locatie terwijl de kwaliteitsverschillen tussen de locaties groot<br />
kunnen zijn. Het bovenstaande vormt vooral een probleem als ver<strong>van</strong>ging <strong>van</strong> dode of kwalitatief<br />
slechte planten onderdeel uitmaakt <strong>van</strong> de opdracht. De inschrijver kan onmogelijk een goede<br />
inschatting maken <strong>van</strong> het aantal planten dat hij moet ver<strong>van</strong>gen, waardoor hij een behoorlijk risico<br />
moet nemen.<br />
Door het <strong>aanbesteden</strong> is er niet langer een relatie tussen een goede uitvoer <strong>van</strong> een opdracht en het<br />
verkrijgen <strong>van</strong> de vervolgopdracht. Dit leidt er soms toe dat de aandacht voor de kwaliteit <strong>van</strong> de<br />
planten <strong>van</strong> opdrachtnemers naar het einde <strong>van</strong> het project verslapt. Dit heeft natuurlijk effect op de<br />
kwaliteit <strong>van</strong> de (levende) planten bij aan<strong>van</strong>g <strong>van</strong> de nieuwe opdracht.<br />
Potentiële oplossing: inzet <strong>van</strong> een onafhankelijk expert die vaststelt wat de kwaliteit <strong>van</strong> de planten<br />
is en bijvoorbeeld aangeeft welk percentage planten in het eerste jaar ver<strong>van</strong>gen moet worden. Een<br />
andere mogelijkheid is het instellen <strong>van</strong> een maximum percentage dat in het eerste jaar op kosten<br />
<strong>van</strong> de opdrachtnemer ver<strong>van</strong>gen moet worden. Als toch meer planten ver<strong>van</strong>gen moeten worden,<br />
gebeurt dit op kosten <strong>van</strong> de opdrachtgever.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 15
Ver<strong>van</strong>ging<br />
Ver<strong>van</strong>ging <strong>van</strong> dode of kwalitatief slechte planten is een belangrijk deel <strong>van</strong> een<br />
onderhoudscontract. Het is echter niet altijd duidelijk wat wordt verstaan onder kwalitatief slechte<br />
planten en daarmee wanneer planten ver<strong>van</strong>gen moeten worden. In de interieurbeplanting wordt de<br />
kwaliteit <strong>van</strong> planten bepaald door hun visuele waarde, een zeer subjectief criterium. Verschillende<br />
interieurbeplanters hanteren verschillende criteria.<br />
Potentiële oplossing: maken <strong>van</strong> afspraken binnen de branche, eventueel ondersteund door<br />
beeldmateriaal en het communiceren daar<strong>van</strong> naar de <strong>aanbesteden</strong>de diensten. Een andere<br />
oplossing zou kunnen zijn het inzetten <strong>van</strong> een onafhankelijk expert.<br />
Leveranties<br />
Levend materiaal<br />
In Nederland zijn slechts enkele kwekers/importeurs <strong>van</strong> (grote) binnenplanten en slechts enkele<br />
producenten/importeurs <strong>van</strong> potten. Interieurbeplanters kunnen zich maar beperkt onderscheiden<br />
de soort of de prijs <strong>van</strong> de plant of pot. Zij kunnen zich het best onderscheiden door het totaal<br />
product, de pot met beplanting.<br />
Ook bij de levering <strong>van</strong> nieuwe beplanting is het gebrek aan goede definities en standaarden het<br />
grootste probleem. Opdrachtgevers hebben vaak onvoldoende kennis <strong>van</strong> zaken om te beschrijven<br />
wat zij precies willen. Over het algemeen blijft het bij de potmaat en de hoogte <strong>van</strong> de<br />
plant(eenheid), waarbij het vaak niet eens duidelijk is of de hoogte inclusief of exclusief de pot moet<br />
worden gemeten. Het belangrijkste visuele aspect <strong>van</strong> een planteenheid is echter vaak juist het<br />
volume: het maakt een groot verschil of er in een bepaalde pot een, twee of vijf takken/planten<br />
staan. Het volume <strong>van</strong> de plant is ook bepalend voor de kosten. Een interieurbeplanter kan veel geld<br />
besparen door slechts een (jonge) plant in een pot te plaatsen. Daarmee voldoet hij waarschijnlijk<br />
aan de uitvraag, maar niet aan de verwachtingen <strong>van</strong> de opdrachtgever.<br />
Potentiële oplossing: met de branche enkele categorieën voor planteenheden vaststellen<br />
(bijvoorbeeld standaard, luxe en exclusieve vulling), deze beschrijven, voorzien <strong>van</strong> foto’s en<br />
beschikbaar stellen.<br />
Zijden en kunstbloemen en gemummificeerd plantmateriaal<br />
Interieurbeplantingscontracten bevatten soms ook levering <strong>van</strong> niet levende materialen.<br />
Aanbestedende diensten zijn zich meestal niet bewust <strong>van</strong> de kwaliteits- en prijsverschillen tussen<br />
met name verschillende zijden producten en stellen geen kwaliteitseisen. Hierdoor voldoet het<br />
product soms niet aan de verwachtingen.<br />
Kerstbomen<br />
De kerstaankleding <strong>van</strong> gebouwen valt ook steeds vaker onder het contract met de<br />
interieurbeplanter. Meestal wordt alleen het aantal en de hoogte <strong>van</strong> de gewenste kerstbomen<br />
opgegeven. De geïnterviewde ondernemers geven aan dat zij daarbij het liefst zo veel mogelijk<br />
vrijheid krijgen om zo een creatieve versiering te verzorgen. Het is daarbij wel <strong>van</strong> belang dat de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de dienst weet wat hij mag verwachten.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 16
Potentiële oplossing: indien gewenst zou de branche standaarden kunnen afspreken voor de<br />
dichtheid <strong>van</strong> de kerstversiering. Hierbij kan gedacht worden aan een aantal onderwerpen per<br />
oppervlak. Een andere manier zou kunnen zijn het beschikbaar stellen <strong>van</strong> beeldmateriaal en<br />
beschrijving <strong>van</strong> bijvoorbeeld standaard, luxe en exclusieve versiering.<br />
Geschiktheids- en selectie-eisen<br />
Zoals eerder besproken mogen geschiktheidseisen alleen betrekking hebben op de inschrijvende<br />
partij. Uit de gesprekken met de ondernemers blijkt vooral de proportionaliteit een probleem te zijn.<br />
Alle eisen moeten rele<strong>van</strong>t zijn en in verhouding staan tot de aard en om<strong>van</strong>g <strong>van</strong> de opdracht. In de<br />
praktijk stellen <strong>aanbesteden</strong>de diensten vaak veel eisen voor relatief kleine opdrachten gesteld en is<br />
de rele<strong>van</strong>tie niet altijd duidelijk. Hierbij worden hoge omzet en verzekeringseisen genoemd, maar<br />
ook Verklaringen Omtrent Gedrag en het bezit <strong>van</strong> certificaten zoals VGM (Veiligheid Gezondheid en<br />
Milieu) Checklist Aannemers (VCA). De bedrijven geven zelfs aan soms af te zien <strong>van</strong> inschrijving<br />
Geschiktheidseisen die wel rele<strong>van</strong>t zijn voor het bepalen <strong>van</strong> de geschiktheid <strong>van</strong> de inschrijver,<br />
worden vaak juist niet gebruikt. Een goed voorbeeld hier is het vakdiploma interieurbeplanting.<br />
Aanbestedende diensten zijn niet op de hoogte <strong>van</strong> dit certificaat.<br />
Potentiële oplossing: een betere kennis <strong>van</strong> de branche biedt <strong>aanbesteden</strong>de diensten de<br />
mogelijkheid een meer proportionele uitvraag te doen. Als de aanbesteder desondanks<br />
disproportionele eisen stelt, is het <strong>van</strong> belang dat de inschrijver hierover kritische vragen stelt tijdens<br />
de daarvoor bestemde periode aan het begin <strong>van</strong> het aanbestedingstraject.<br />
Het is daarbij vooral <strong>van</strong> belang dat de <strong>aanbesteden</strong>de diensten worden gewezen op het vakdiploma<br />
voor interieurbeplanters. In aanbestedingen voor de levering <strong>van</strong> bloemen wordt bijvoorbeeld<br />
regelmatig geëist dat de in te zetten bloemisten moeten beschikken over de noodzakelijke studie- en<br />
beroepsdiploma’s, of zelfs meer specifiek over een vakdiploma bloemsierkunst. Aanbestedende<br />
diensten mogen waarschijnlijk niet <strong>van</strong> de inschrijvers eisen dat alle in te zetten medewerkers het<br />
vakdiploma interieurbeplanting hebben behaald, omdat de opleiding niet voor iedereen toegankelijk<br />
is en niet door een erkende instelling wordt gegeven. Zij mogen echter wel eisen dat medewerkers<br />
beschikken over een certificaat voor interieurbeplanters of een ‘gelijkwaardig’ certificaat.<br />
Een ander probleem op dit gebied is dat <strong>aanbesteden</strong>de diensten geschiktheidseisen in hun bestek<br />
opnemen, maar deze vervolgens niet op de juiste wijze beoordelen. Aanbestedende diensten vragen<br />
niet om bewijsmiddelen of controleren deze niet. Zelfs niet <strong>van</strong> de gegunde partij. Het komt voor dat<br />
opdrachten worden gegund aan partijen, <strong>van</strong> wie de gehele branche weet dat zij de geëiste<br />
jaaromzet niet halen of niet het minimum aantal medewerkers in dienst hebben.<br />
Geschiktheidseisen zijn altijd knock-out eisen: als een inschrijver niet voldoet, moet de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de dienst hem uitsluiten. De geïnterviewde interieurbeplanters gaven aan dat<br />
<strong>aanbesteden</strong>de diensten geschiktheidseisen vaak wat losser interpreteren, bijvoorbeeld met het<br />
excuus dat ze de opdracht gunnen aan lokale partijen. Elke rechter zou een dergelijke gang <strong>van</strong> zaken<br />
afkeuren. Inschrijvers starten echter geen juridische procedure, omdat de kosten daar<strong>van</strong> niet<br />
opwegen tegen de relatief kleine opdrachten.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 17
Potentiële oplossing: om de <strong>aanbesteden</strong>de dienst aan te moedigen kritischer om te gaan met de<br />
geschiktheidseisen, kan een inschrijver in de vragenronde expliciet vragen stellen over het<br />
aanleveren <strong>van</strong> de bewijsmiddelen en de controle daar<strong>van</strong>. Verder is het <strong>van</strong> belang dat een<br />
inschrijver die de opdracht niet gegund krijgt altijd een evaluatie gesprek aanvraagt, waarbij hij ook<br />
bovenstaande zaken op kan brengen. Ook kan de inschrijver het probleem voorleggen aan de VHG.<br />
Gunningscriteria<br />
Kwaliteit<br />
In de interieurbeplanting wordt vrijwel altijd gegund op basis <strong>van</strong> de Economisch meest voordelige<br />
inschrijving, waarbij de weging meestal 40 procent prijs en 60 kwaliteit. Toch lijkt prijs de<br />
belangrijkste component. Hiervoor werden verschillende oorzaken genoemd. Een daar<strong>van</strong> is dat het<br />
<strong>aanbesteden</strong>de diensten niet lukt de kwaliteitscriteria zo te stellen dat inschrijvers zich op het gebied<br />
<strong>van</strong> kwaliteit kunnen onderscheiden. Omdat alle inschrijvers op deze manier hoog kunnen scoren op<br />
kwaliteit, wint de aanbieder met de laagste prijs. Kwaliteitscriteria bestaan nu veelal uit het opstellen<br />
<strong>van</strong> een plan <strong>van</strong> aanpak, het beschrijven <strong>van</strong> het kwaliteitsbeleid en het MVO-beleid (milieu, sociale<br />
en arbeidsaspecten en social return). De interieurbeplanters die werden geïnterviewd kwamen ook<br />
niet met suggesties voor criteria die <strong>aanbesteden</strong>de diensten zouden kunnen gebruiken om beter op<br />
kwaliteit te kunnen selecteren.<br />
Potentiële oplossing: een discussie met de <strong>aanbesteden</strong>de dienst om een beter beeld te krijgen wat<br />
zij echt belangrijk vinden bij interieurbeplanting en samen met hen tot goede kwaliteitscriteria te<br />
komen.<br />
Prijsvechten<br />
De ondernemers geven aan dat er in de branche soms sprake is <strong>van</strong> prijsvechters: inschrijvers die<br />
voor een onrealistisch lage prijs aanbieden. Een <strong>van</strong> de ondernemers gaf aan dat sommige partijen<br />
aanbestedingen op een geheel eigen manier benaderen: hun doel is niet een goed product te<br />
leveren, maar om de opdracht te krijgen. De lage prijs in de aanbieding wordt vervolgens<br />
gecompenseerd door meerwerk, of door het laag houden <strong>van</strong> de kosten door minimale inzet. Met<br />
het oog op de economische crisis en de eventuele afname als gevolg daar<strong>van</strong> zullen in de toekomst<br />
misschien meer bedrijven zich genoodzaakt zien onder de kostprijs aan te bieden.<br />
Potentiële oplossing: allereerst is goed contractmanagement <strong>van</strong> groot belang. Daarnaast zijn<br />
mogelijkheden om prijsvechten te voorkomen. Een <strong>aanbesteden</strong>de dienst kan ervoor kiezen in het<br />
bestek een marge voor de prijzen te geven, waarbij bijvoorbeeld afwijkingen <strong>van</strong> meer dan 20<br />
procent <strong>van</strong> de gemiddelde prijs niet worden geaccepteerd. Of zij kan een prijstabel geven waarbij<br />
bedragen gekoppeld zijn aan te behalen punten. Ook gunnen op waarde is een optie. De<br />
<strong>aanbesteden</strong>de dienst zal dit echter alleen doen als zij er<strong>van</strong> overtuigd is dat zij zelf hinder <strong>van</strong> het<br />
prijsvechten ondervindt, bijvoorbeeld omdat de kwaliteit <strong>van</strong> de opdrachtnemer niet aan de<br />
verwachtingen voldoet.<br />
Presentatie: inrichten <strong>van</strong> ruimte<br />
Soms wordt een aanbestedingsprocedure afgesloten met een presentatie. De <strong>aanbesteden</strong>de dienst<br />
nodigt dan de beste inschrijvers uit een ruimte in te richten. Vaak beschikt de <strong>aanbesteden</strong>de dienst<br />
echter over onvoldoende kennis om de opstellingen op objectieve wijze te kunnen beoordelen.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 18
Daarnaast komt het voor dat partijen hiervoor dure, exclusieve materialen gebruiken die zij niet in<br />
hun aanbieding hebben opgenomen en die de opdrachtgever waarschijnlijk ook niet zal afnemen.<br />
Beoordelaars zijn echter niet altijd in staat dit op te merken en kijken vooral naar het visuele effect<br />
<strong>van</strong> de opstelling.<br />
Potentiële oplossing: ook hier zou het zinvol zijn als de <strong>aanbesteden</strong>de dienst een onafhankelijk<br />
expert zou inzetten, die in staat is een opstelling te beoordelen aan de hand <strong>van</strong> objectieve criteria.<br />
Verder is het <strong>van</strong> belang dat <strong>aanbesteden</strong>de dienst eist dat inschrijvers bij een presentatie alleen<br />
producten mogen gebruiken die zij ook hebben opgenomen in hun offerte.<br />
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen<br />
Alle drie geïnterviewde partijen geven aan dat milieu- en sociale aspecten een belangrijk onderdeel<br />
<strong>van</strong> hun bedrijfsvoering vormen en vinden het <strong>van</strong>zelfsprekend dat de <strong>aanbesteden</strong>de diensten<br />
hierover vragen stellen. Vaak is het echter niet duidelijk wat de <strong>aanbesteden</strong>de diensten precies<br />
willen weten en met welke antwoorden zij punten kunnen scoren. Dit probleem is overigens niet<br />
uniek voor de interieurbeplanting, maar geldt in vrijwel elke branche. Duurzaam inkopen is een<br />
relatief nieuw thema dat vaak is opgenomen in het inkoopbeleid <strong>van</strong> een organisatie, zonder dat<br />
precies is bepaald wat daarmee wordt bedoeld.<br />
Potentiële oplossing: in plaats <strong>van</strong> de vraag voor de <strong>aanbesteden</strong>de dienst in te vullen, kunnen<br />
inschrijvers het best expliciet vragen wat de <strong>aanbesteden</strong>de dienst precies wil weten en hoe zij de<br />
maximale score kunnen behalen.<br />
In januari 2012 is MVO-Nederland <strong>van</strong> start gegaan met de MVO-wijzer. Deze geeft een goede<br />
indicatie welke aspecten een ondernemer kan meenemen in de MVO beschrijving <strong>van</strong> zijn<br />
organisatie.<br />
Als laatste kan de Vakgroep bij de <strong>aanbesteden</strong>de diensten natuurlijk suggesties aandragen <strong>van</strong> MVO<br />
aspecten die voor de branche <strong>van</strong> belang zijn.<br />
Buiten de aanbesteding<br />
Enkele <strong>van</strong> de punten die opkwamen tijdens de interviews behoren wel tot het inkoopproces, maar<br />
vormen geen onderdeel <strong>van</strong> het aanbestedingsproces.<br />
Onderaannemerschap<br />
Interieurbeplanting wordt regelmatig indirect aanbesteed als onderdeel <strong>van</strong> een groter facilitair<br />
pakket. Interieurbeplanters treden dan op als onderaannemer <strong>van</strong> grotere facilitaire dienstverleners.<br />
Het is niet duidelijk welk percentage <strong>van</strong> de opdrachten het betreft. Over het algemeen geven de<br />
ondernemers de voorkeur aan separate aanbestedingen voor interieurbeplanting. In het volgende<br />
hoofdstuk zal hier verder op worden ingegaan.<br />
Contract management<br />
Zoals in vele branches is ook in de interieurbeplanting contract management vaak onvoldoende. In<br />
het bestek wordt vaak opgenomen dat tussentijds gerapporteerd moet worden en dat op<br />
regelmatige basis een externe expert de kwaliteit <strong>van</strong> de beplanting zal controleren. Dit gebeurt<br />
echter zelden of nooit. Als er al sprake is <strong>van</strong> contractmanagement gaat het vaak om een<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 19
aanwezigheidscontrole, waarbij bijvoorbeeld de facilitair manager aftekent wanneer een verzorgen<br />
de locatie bezoekt. Dit zegt echter weinig over de kwaliteit <strong>van</strong> het gepleegde onderhoud.<br />
Het belang <strong>van</strong> contractmanagement kwam eerder ter sprake in de paragrafen over bestaande<br />
beplanting en prijsvechten.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 20
4 Overige interviews<br />
Naast de interviews met de ondernemers heeft TenderCoach enkele interviews gehouden met<br />
belangrijke spelers in de aanbestedingswereld.<br />
Ondernemingorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten<br />
Als eerste hebben we gesproken met de Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten<br />
(OSB), die zich de afgelopen jaren sterk heeft ingezet voor de verbetering <strong>van</strong> aanbestedingen in de<br />
schoonmaakbranche.<br />
De OSB is de werkgeversorganisatie <strong>van</strong> de schoonmaak- en glazenwasserbranche in Nederland.<br />
OSB’s belangrijkste doel is het behartigen <strong>van</strong> de belangen <strong>van</strong> de aangesloten leden. Aangezien een<br />
aanzienlijk deel <strong>van</strong> de schoonmaakopdrachten worden aanbesteed, spant OSB zich in om dit proces<br />
voor alle partijen zo soepel mogelijk te laten verlopen.<br />
Een recent resultaat hier<strong>van</strong> is de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, een gedragscode voor de<br />
schoonmaakbranche. In de code is vastgelegd dat alle betrokken partijen bij de aanbesteding niet<br />
alleen kijken naar de prijs, maar dat juist kwaliteit <strong>van</strong> de uitvoering <strong>van</strong> schoonmaakwerk en de<br />
arbeidsomstandigheden moeten worden meegewogen. In de code staat duurzaam en<br />
maatschappelijk verantwoord ondernemen centraal. Verantwoord uitbesteden en werk aannemen in<br />
de schoonmaakbranche hoort daarbij.<br />
Onlangs heeft OSB, in samenwerking met de brancheorganisaties voor catering en beveiliging, het<br />
bidbook 2011 voor de facilitaire dienstverlening opgesteld. In het bidbook worden handreikingen<br />
gedaan welke stappen de brancheorganisaties - samen met de overheid - willen zetten om de<br />
dienstverlening op peil te houden. Voorbeelden <strong>van</strong> die stappen zijn:<br />
herstel persoonlijk contact tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bij aanbestedingen<br />
(mindere rol voor intermediairs)<br />
langere looptijd <strong>van</strong> contracten<br />
transparanter maken inkoopproces en opstellen meetinstrumenten<br />
beperken onmogelijke contractvoorwaarden<br />
Code Verantwoord Marktgedrag versneld verbreden<br />
De huidige omstandigheden in de schoonmaakbranche vertonen veel gelijkenissen met die in de<br />
(buiten)groenvoorziening. De neergaande prijsspiraal die onder andere door het <strong>aanbesteden</strong> is<br />
ontstaan heeft grote consequenties voor de omstandigheden <strong>van</strong> de veelal laaggeschoolde<br />
werknemers in de branche. De situatie <strong>van</strong> de interieurbeplanters lijkt overeenkomsten te vertonen<br />
met de kleinste tak <strong>van</strong> de OSB, de glazenwasserbranche. Het gaat vaak om kleinere bedrijven met<br />
gespecialiseerde werknemers, die werken met duurdere apparatuur. Zij hebben een hele andere<br />
kostenstructuur dan schoonmaakbedrijven.<br />
Kwaliteit<br />
Interieurbeplanters geven aan dat in de aanbesteding kwaliteit meer gewaardeerd zou moeten<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 21
worden. Het enige dat echt telt is echter: wat betekent kwaliteit voor de <strong>aanbesteden</strong>de dienst? En<br />
heeft de <strong>aanbesteden</strong>de dienst wel behoefte aan meer kwaliteit? Misschien is de <strong>aanbesteden</strong>de<br />
dienst zich niet bewust <strong>van</strong> wat hogere kwaliteit voor hen kan betekenen en zijn ze tevreden met<br />
mindere kwaliteit voor een lagere prijs.<br />
Bedrijven willen zich onderscheiden met vakmanschap, maar het is de vraag of vakmanschap wel het<br />
onderscheidend criterium is. Momenteel hanteren zowel opdrachtgevers als een deel <strong>van</strong> de<br />
opdrachtnemers vaak andere onderscheidende eigenschappen. De relatie tussen vakmanschap en<br />
kwaliteit moet beter worden aangetoond. Als die al bestaat.<br />
Facilitair managers<br />
Het is <strong>van</strong> belang onderscheid te maken tussen de inkopers en de gebruikers, meestal facilitair<br />
managers. Aanbieders moeten zich verdiepen in de facilitair managers: waarop wordt hij beoordeeld<br />
als het gaat om de interieurbeplanting en waarop beoordeelt hij vervolgens de interieurbeplanter.<br />
Het is <strong>van</strong> belang haakjes te vinden die voor een facilitair manager <strong>van</strong> belang zijn, bijvoorbeeld de<br />
beleving <strong>van</strong> de gebruikers <strong>van</strong> het kantoor. Die kan worden gemeten met een<br />
tevredenheidonderzoek. In de facilitaire wereld worden die regelmatig gehouden. Het is niet<br />
duidelijk of interieurbeplanting hierin wordt meegenomen. Interieurbeplanters moeten benadrukken<br />
dat binnengroen een grote invloed heeft op het welbevinden, het ziekteverzuim en de productiviteit.<br />
Dit alles maakt het <strong>aanbesteden</strong> niet direct gemakkelijker. Het kan de positie <strong>van</strong> de branche echter<br />
wel versterken, waardoor <strong>aanbesteden</strong>de diensten openstaan voor dialoog.<br />
Onafhankelijke experts<br />
Het is niet waarschijnlijk dat de expertise bij de <strong>aanbesteden</strong>de diensten zal toenemen en helaas is<br />
het bij de gespecialiseerde aanbestedingsbureaus niet veel beter. Het is daarom <strong>van</strong> belang dat<br />
informatie over het product en de markt beschikbaar is op het moment dat een aanbesteding<br />
plaatsvindt. Daarnaast is de aanwezigheid <strong>van</strong> onafhankelijk expertise <strong>van</strong> belang. In de schoonmaak<br />
zijn veel intermediairs en schoonmaakmakelaars actief, die zich vaak ook bezighouden met<br />
kwaliteitsmeting. Zij spelen bijvoorbeeld een belangrijke rol bij nulmetingen bij de start <strong>van</strong> het<br />
contract en tussentijdse kwaliteitscontroles. Onderhoud kan heel goed kwalitatief en objectief<br />
worden gemeten door iemand die werkelijk verstand <strong>van</strong> zaken heeft.<br />
Geïntegreerd facilitair management<br />
Grote facilitaire concerns ontwikkelen zich steeds meer richting one-stop-shopping, waarbij zij zelf<br />
alle takken <strong>van</strong> sport uitvoeren of een maincontracting - subcontracting model. Om kosten te<br />
besparen proberen zij dezelfde persoon in te zetten voor meerdere takken <strong>van</strong> sport. Als deze trend<br />
doorzet en overslaat naar interieurbeplanting, zou dit in de toekomst kunnen betekenen dat een<br />
beveiliger ’s avonds zijn rondje maakt met een bloemengieter in zijn hand. Op deze wijze gaan zij<br />
zeer efficiënt om met hun personeel. Er is geen sprake meer <strong>van</strong> vakspecialisten, maar zoals eerder<br />
besproken wordt hier lang niet altijd om gevraagd. Voor de Vakgroep is het dus <strong>van</strong> belang de<br />
noodzaak <strong>van</strong> specifieke vakkennis te benadrukken.<br />
Onderaannemers<br />
Het is niet duidelijk welk deel <strong>van</strong> de interieurbeplantingsopdrachten zelfstandig wordt aanbesteed<br />
en welk deel is opgenomen in grote facilitaire contracten. Glasbewassing wordt vaak meegenomen in<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 22
de algemene schoonmaak- of grote facilitaire contracten. Het vormt slechts een heel klein deel <strong>van</strong><br />
het totale contract, maar weegt relatief zwaar mee in de aanbesteding. Glasbewassing wordt dan<br />
onder de kostprijs in de aanbieding opgenomen. Het werk wordt uitgevoerd door ongekwalificeerd<br />
personeel of glazenwassers worden voor een minimale marge als onderaannemer ingezet. De rest<br />
<strong>van</strong> het verlies wordt gecompenseerd met de andere activiteiten in het contract. Uit de gesprekken<br />
met de interieurbeplanters is niet gebleken dat zij momenteel met dezelfde omstandigheden te<br />
maken hebben, maar dit zou in de toekomst kunnen gebeuren.<br />
Het is dan ook belangrijk de unieke positie <strong>van</strong> interieurbeplanting te benadrukken en te proberen de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de dienst ertoe te bewegen een aparte aanbesteding, of indien dat niet mogelijk is<br />
tenminste een apart perceel, voor interieurbeplanting te houden. Als ook dat laatste niet mogelijk is,<br />
zou de <strong>aanbesteden</strong>de dienst kunnen eisen dat onderaannemers bij de inschrijving bekend worden<br />
gemaakt en dat ook zij moeten voldoen aan geschiktheidseisen.<br />
Samenwerking met (andere)facilitaire diensten<br />
Interieurbeplanting is een tussencategorie: het lijkt dichter te liggen bij facilitaire dienstverlening dan<br />
bij buitengroen. Zoals eerder beschreven is interieurbeplanting soms een onderdeel <strong>van</strong> een groot<br />
facilitair contract. Samenwerking met andere facilitaire branches, zoals de schoonmaak, catering en<br />
beveiliging, lijkt dan ook belangrijk. Deze drie branches hebben onlangs samen een bidbook gemaakt.<br />
Dit gaat onder andere over het behoud <strong>van</strong> specialismen.<br />
Contractmanagement<br />
Ook in de schoonmaakbranche is het contractmanagement slecht. Het is een zaak tussen de<br />
opdrachtgever en opdrachtnemer. Vanaf het moment dat een contract getekend is, lijken zij er<br />
slechts op gericht te zijn elkaar met minimale inzet tevreden te houden. Om opdrachtgevers en –<br />
nemers aan hun afspraken te houden is het <strong>van</strong> belang duidelijk met facilitair managers en<br />
kantoorgebruikers te communiceren wat er is ingekocht en wat zij mogen verwachten. Zij zullen zich<br />
melden als zij niet tevreden zijn.<br />
Mede hierom is de code verantwoordelijk marktgedrag opgesteld. De code beperkt zich niet alleen<br />
tot fatsoenlijk <strong>aanbesteden</strong>, maar spreekt opdrachtgevers en opdrachtnemers ook aan op hun<br />
verantwoordelijkheden in de uitvoering <strong>van</strong> het contract. De code is de start <strong>van</strong> een<br />
gedragsverandering: het is een lang traject, maar het leeft wel, dus de verwachtingen zijn goed.<br />
Benadering <strong>aanbesteden</strong>de dienst<br />
Het is goed om een catalogus te maken, maar het belangrijkste is dat je boodschap landt bij de<br />
opdrachtgever. Ook de timing is daarbij <strong>van</strong> groot belang. VHG moet hierin een voortrekkersrol in<br />
spelen.<br />
OSB probeert in nauwe samenwerking met PIANOo (zie volgende paragraaf) <strong>aanbesteden</strong>de diensten<br />
te professionaliseren. Zij worden aangemoedigd nauwkeurig te bepalen wat zij willen inkopen en zich<br />
te oriënteren op de markt. Hiervoor hebben OSB en PIANOo een aantal marktontmoetingen tussen<br />
opdrachtgevers en schoonmaakbedrijven georganiseerd. Individuele opdrachtgevers organiseren<br />
voorafgaand aan aanbestedingen soms marktconsultaties, waarbij zij een aantal potentiële<br />
inschrijvers uitnodigen om zoveel mogelijk kennis uit de markt te halen.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 23
De Rijksoverheid heeft onlangs een systeem <strong>van</strong> categoriemanagers ingevoerd. Een<br />
Categoriemanager moet een brug vormen tussen de overheid en de markt. Hij/zij heeft de taak om<br />
kennis uit de markt te halen en de inkopers op te voeden.<br />
PIANOo<br />
PIANOo, is het Nederlandse expertisecentrum voor <strong>aanbesteden</strong> en valt onder het Ministerie <strong>van</strong><br />
Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Het belangrijkste doel <strong>van</strong> PIANOo is de<br />
professionalisering <strong>van</strong> inkoop bij alle overheden. PIANOo werkt voor en met een netwerk <strong>van</strong> ruim<br />
3.500 inkopers en aanbesteders. PIANOo brengt experts op inkoop- en aanbestedingsgebied bij<br />
elkaar, bundelt kennis en ervaring en geeft advies en praktische tips. Verder stimuleert het<br />
expertisecentrum de dialoog tussen opdrachtgevers bij de overheid en het bedrijfsleven. Dit maakt<br />
PIANOo tot het startpunt voor de Vakgroep Interieurbeplanting.<br />
PIANOo is bereid de Vakgroep Interieurbeplanting te helpen door haar platform beschikbaar te<br />
stellen. Er zijn twee instrumenten die hiervoor geschikt zijn: een marktdossier op de PIANOo website<br />
en een marktsessie tijdens het jaarlijkse PIANOo congres. Daarnaast kan PIANOo ondernemers<br />
doorverwijzen naar de juiste contactpersonen bij de <strong>aanbesteden</strong>de diensten. Voorwaarde v oor<br />
hulp is wel dat de Vakgroep zich proactief opstelt.<br />
PIANOo marktdossiers<br />
In de loop <strong>van</strong> haar ruim 5-jarig bestaan is bij PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden het inzicht<br />
gegroeid dat er in het algemeen bij <strong>aanbesteden</strong> weinig aandacht is voor kennis <strong>van</strong> de markt.<br />
PIANOo ziet marktkennis als een essentieel onderdeel <strong>van</strong> het inkopen en <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong><br />
overheidsopdrachten. Ken de markt. Hoe beter de inkoper zijn markt kent, des te beter kan hij zijn<br />
inkoopvraag opstellen en de inschrijvingen. Het is echter onmogelijk voor één <strong>aanbesteden</strong>de dienst<br />
om <strong>van</strong> alle markten thuis te zijn. Het is wel mogelijk om de marktkennis <strong>van</strong> alle <strong>aanbesteden</strong>de<br />
diensten met elkaar te delen, bijvoorbeeld op de website <strong>van</strong> PIANOo. Hierop staan steeds meer<br />
dossiers met kennis <strong>van</strong> specifieke markten.<br />
In samenwerking met PIANOo kan de Vakgroep Interieurbeplanting een marktdossier samenstellen<br />
dat vervolgens zal worden geplaatst op de PIANOo website. In het dossier komen zaken aan de orde<br />
als: wat is het product, hoe is de markt opgebouwd, waar moeten organisaties opletten bij de inkoop<br />
<strong>van</strong> interieurbeplanting, maar ook informatie over het keurmerk en het vakdiploma<br />
interieurbeplanting passen prima in het marktdossier. Het is geen probleem dat het een relatief<br />
kleine markt is.<br />
PIANOo congres<br />
Met een jaarlijks landelijk congres geeft PIANOo inkopers en aanbesteders uit de publieke sector de<br />
gelegenheid kennis en kennissen op te doen. Een congres dat veel en gevarieerde informatie<br />
aanbiedt in lezingen en workshops, gepresenteerd door vakgenoten en specialisten <strong>van</strong> verschillende<br />
organisaties. Een <strong>van</strong> de onderdelen <strong>van</strong> het congres zijn marktsessies, waarbij bedrijven uit<br />
verschillende sectoren hun branche presenteren. In 2011 trok het PIANOo congres ongeveer 900<br />
deelnemers. PIANOo is graag bereid ook een sessie over Interieurbeplanting te organiseren.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 24
Categoriemanagers Rijksoverheid<br />
Aanbestedende diensten zijn zich veelal bewust <strong>van</strong> hun tekortkomingen, waaronder een gebrekkige<br />
kennis <strong>van</strong> de markt. Om dichter bij de markt te komen heeft de Rijksoverheid Categoriemanagers<br />
aangewezen, die ieder verantwoordelijk zijn voor een of enkele sectoren. De meeste<br />
categoriemanagers zijn nog zoekende naar een goede invulling <strong>van</strong> hun taak en staan zijn vaak blij als<br />
de markt zich meldt om hen daarbij te helpen.<br />
Beeldbestek<br />
Het is een goede eerste stap om standaarden te definiëren en te ondersteunen met beeldmateriaal.<br />
In de(buiten)groenvoorziening wordt in onderhoudscontracten gebruik gemaakt <strong>van</strong> beeldbestekken.<br />
Dit zou ook een optie voor de interieurbeplanting zijn. Zij moeten wel uitkijken dat dit het<br />
onderscheidend vermogen niet verder beperkt, maar kwaliteit zit over het algemeen niet in<br />
individuele planten. Die moet op een andere manier worden uitgevraagd.<br />
Best value procurement<br />
Naast functioneel specificeren zou best value procurement een optie zijn. Daarbij stelt de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de dienst een budget en minimum eisen op en vraagt zij vervolgens de inschrijvers wat<br />
zij binnen dat raamwerk kunnen bieden. Deze vorm <strong>van</strong> <strong>aanbesteden</strong> wordt nog niet veel gebruikt.<br />
Vooral omdat een objectieve beoordeling niet altijd gemakkelijk is.<br />
Prijsvechten<br />
Aanbestedende diensten zouden gebruik kunnen maken <strong>van</strong> een prijsmarge, maar dat is eigenlijk<br />
symptoom bestrijding. Als de prijs zo bepalend is voor de aanbesteding, is de basis niet goed. Het is<br />
beter een stap terug te doen en te zorgen dat de kwalitatieve uitvraag meer onderscheidend en<br />
daarmee bepalend is, dan in een later stadium te corrigeren.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 25
5 Aanbevelingen<br />
Op basis <strong>van</strong> het deskresearch en de interviews met drie leden <strong>van</strong> de vakgroep, de<br />
Ondernemingorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten en PIANOo is TenderCoach tot de<br />
volgende 10 aanbevelingen gekomen.<br />
1. Website<br />
2. Interieurbeplanting product en markt<br />
3. Checklist locatie<br />
4. Standaarden en beeldmateriaal<br />
5. Kwalitatieve gunningscriteria<br />
6. Onafhankelijk expertise<br />
7. Samenwerking met facilitaire branches<br />
8. Categoriemanager Rijksoverheid<br />
9. PIANOo marktdossier<br />
10. PIANOo congres<br />
1 Website<br />
In de oorspronkelijke opdrachtomschrijving was opgenomen dat het eindresultaat een brochure met<br />
aanbevelingen voor <strong>aanbesteden</strong>de diensten zou zijn. Al in het begin <strong>van</strong> het project bleek echter dat<br />
een brochure niet het meest geschikte instrument zou zijn om <strong>aanbesteden</strong>de diensten te bereiken.<br />
Vooral omdat <strong>aanbesteden</strong>de diensten slechts sporadisch met interieurbeplanting te maken krijgen,<br />
is het <strong>van</strong> belang dat zij over (actuele) informatie kunnen beschikken wanneer zij die nodig hebben.<br />
Een papieren brochure is hiervoor minder geschikt. Onderwerpen die in elk geval op de website<br />
moeten worden beschreven zijn:<br />
Het product interieurbeplanting<br />
De samenstelling <strong>van</strong> de markt<br />
Checklist locatie<br />
Standaarden en beeldmateriaal<br />
Beschikbare onafhankelijke experts<br />
2 Interieurbeplanting product en markt<br />
Een <strong>van</strong> de punten die op de website zou moeten worden opgenomen is een korte heldere<br />
beschrijving <strong>van</strong> het product interieurbeplanting en de markt. Meer kennis <strong>van</strong> het product is een<br />
voorwaarde voor een betere kwalitatieve uitvraag en minder fouten en een beter inzicht in de markt<br />
zou de proportionaliteit <strong>van</strong> de geschiktheidseisen kunnen verbeteren. In hoofdstuk 1 <strong>van</strong> dit rapport<br />
is een stuk over het product interieurbeplanting opgenomen dat als voorbeeld kan dienen. Punten<br />
die in elk geval aan de orde zouden moeten komen:<br />
De voordelen <strong>van</strong> binnengroen<br />
Een beschrijving <strong>van</strong> de verschillende onderdelen <strong>van</strong> het product<br />
De mogelijke contractvormen<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 26
Milieu<br />
Samenstelling <strong>van</strong> de markt<br />
Het vakdiploma<br />
3 Checklist locatie<br />
In de meeste interieurbeplantingsbestekken is weinig informatie over locatie opgenomen. De<br />
informatie die er is, staat vaak verspreid door het document. De Vakgroep zou op zijn website op de<br />
website <strong>van</strong> een checklist voor de <strong>aanbesteden</strong>de dienst, met daarop punten die <strong>van</strong> belang zijn om<br />
een goed beeld te krijgen <strong>van</strong> een bepaalde locatie beschikbaar stellen. Zaken die in deze checklist<br />
zouden kunnen worden opgenomen zijn: watertappunten, liften, loopafstanden, beveiliging,<br />
openingstijden, bereikbaarheid, de aanwezigheid <strong>van</strong> apparatuur enz. De punten kunnen natuurlijk<br />
worden aangevuld door de vakgroep.<br />
4 Standaarden en beeldmateriaal<br />
Een volgende aanbeveling is dat de vakgroepleden afspraken maken over bepaalde eenheden en<br />
standaarden. In bestekken wordt vaak wel gesproken over ‘planteenheden’, maar daar<strong>van</strong> wordt<br />
geen definitie gegeven. Het gaat daarbij om:<br />
Planteenheden<br />
Wat is een eenheid? Een plant, een bak?<br />
Hoogte<br />
Wordt de hoogte exclusief of inclusief de pot opgegeven?<br />
Volume <strong>van</strong> beplanting<br />
Is de pot bijvoorbeeld standaard, luxe of exclusief gevuld? En wat betekenen die begrippen<br />
concreet<br />
Ver<strong>van</strong>ging<br />
Wanneer moet een plant ver<strong>van</strong>gen worden<br />
Kerstversiering<br />
Ook hier kan onderscheid worden gemaakt tussen standaard, luxe of exclusieve al naar gelang de<br />
dichtheid <strong>van</strong> de versiering<br />
Bovenstaande standaarden moeten door de branche zelf worden ingevuld. Ze moeten concreet en<br />
helder worden omschreven en worden ondersteund met beeldmateriaal. Het is <strong>van</strong> belang dat de<br />
gehele branche achter de definities staat. Door gebruik <strong>van</strong> standaarden in bestekken, weet de<br />
<strong>aanbesteden</strong>de dienst wat het kan verwachten bij een bepaalde uitvraag en wordt voorkomen dat zij<br />
bij de beoordeling <strong>van</strong> de inschrijvingen appels met peren moet vergelijken. Een <strong>aanbesteden</strong>de<br />
dienst zou het beeldmateriaal zelfs kunnen inzetten in de vorm <strong>van</strong> een soort beeldbestekken, zoals<br />
die in de groenvoorziening voorkomen.<br />
5 Kwalitatieve gunningscriteria<br />
Het is <strong>van</strong> belang een algemeen beeld te krijgen <strong>van</strong> de wensen <strong>van</strong> de potentiële opdrachtgevers.<br />
Wat willen zij bereiken met binnengroen? Waar moet de beplanting aan voldoen? Wat zijn hun<br />
verwachtingen ten aanzien <strong>van</strong> de kwaliteit <strong>van</strong> de beplanting? Wat verwachten zij <strong>van</strong> de<br />
interieurbeplanters? Alleen als deze en andere vragen zijn beantwoord, kan de Vakgroep suggesties<br />
opstellen voor aanpassing <strong>van</strong> de kwalitatieve gunningscriteria.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 27
6 Onafhankelijke expertise<br />
Beschikbaarheid <strong>van</strong> onafhankelijke expertise voor opdrachtgevers zal gunstige effecten hebben voor<br />
zowel de <strong>aanbesteden</strong>de dienst als de inschrijvers. De <strong>aanbesteden</strong>de dienst zou de expert kunnen<br />
gebruiken in verschillende fases <strong>van</strong> het inkooptraject. Bijvoorbeeld tijdens het opstellen <strong>van</strong> het<br />
aanbestedingsdocument zou de expert de kwaliteit <strong>van</strong> de bestaande beplanting kunnen beoordelen<br />
en een inschatting kunnen geven welk percentage op korte termijn ver<strong>van</strong>gen dient te worden. Ook<br />
zou de expert nulmeting, tussenmetingen en een eindmeting kunnen uitvoeren om de kwaliteit <strong>van</strong><br />
de beplanting te monitoren. Daarbij zou hij kunnen aangeven of en hoeveel planten op een gegeven<br />
moment onder de kwaliteitsnorm zitten.<br />
7 Samenwerking met facilitaire branches<br />
Er bestaan raakvlakken tussen interieurbeplanting en andere facilitaire branches, zoals de<br />
schoonmaak, catering en beveiliging. Deze brancheverenigingen werken individueel en gezamenlijk<br />
aan een beter aanbestedingsregime. Voorbeelden hier<strong>van</strong> zijn de ‘Code Verantwoordelijk Gedrag’ in<br />
de schoonmaakbranche en het ‘Bidbook 2011’ <strong>van</strong> de drie brancheverenigingen. De OSB nodigt de<br />
Vakgroep Interieurbeplanting <strong>van</strong> harte uit voor een gesprek.<br />
8 Categoriemanager Rijksoverheid<br />
De Rijksoverheid heeft onlangs categoriemanagers aangesteld om een brug te vormen tussen de<br />
markt en de <strong>aanbesteden</strong>de diensten. Deze staan open voor input <strong>van</strong>uit de markt. De Vakgroep kan<br />
contact opnemen met de betreffende categoriemanager, de heer Ramesh Ghurahoo, bij het<br />
Ministerie <strong>van</strong> Sociale Zaken en Werkgelegenheid.<br />
9 PIANOo marktdossier<br />
De informatie die PIANOo via haar websites beschikbaar stelt, wordt door vrijwel alle <strong>aanbesteden</strong>de<br />
diensten in Nederland geraadpleegd. PIANOo, biedt de Vakgroep de mogelijkheid een marktdossier<br />
op de PIANOo website te plaatsen. Input voor het marktdossier komt grotendeels overeen met<br />
deinformatie die op de website <strong>van</strong> de VHG zal worden geplaatst. Voorbeelden <strong>van</strong> marktdossiers<br />
zijn te vinden op www.pianoo.nl/dossiers/markten .<br />
10 PIANOo congres<br />
Het jaarlijkse PIANOo congres is het belangrijkste evenement voor <strong>aanbesteden</strong>de diensten in<br />
Nederland. In 2011 trok het congres 900 vertegenwoordigers <strong>van</strong> <strong>aanbesteden</strong>de diensten. Tijdens<br />
elk congres biedt PIANOo verschillende branches de mogelijkheid een marktsessie te organiseren om<br />
het product en de markt aan de <strong>aanbesteden</strong>de diensten te presenteren en te discussiëren over<br />
problemen en suggesties met het <strong>aanbesteden</strong>. Om hiervoor in aanmerking te komen is het zaak snel<br />
contact op te nemen met PIANOo.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 28
Conclusie<br />
Op basis <strong>van</strong> het deskresearch en een aantal interviews met vakgroepleden en belangrijke spelers in<br />
de aanbestedingswereld heeft TenderCoach 10 aanbevelingen opgesteld. De laatste vier<br />
aanbevelingen (Samenwerking facilitaire branches, Categoriemanager Rijksoverheid, PIANOo<br />
marktdossier en PIANOo congres) kunnen het best zo snel mogelijk worden opgepakt door de VHG.<br />
Zo is de OSB geïnteresseerd in samenwerking en heeft PIANOo concrete voorstellen gedaan. De<br />
contactpersonen <strong>van</strong> beide organisaties zijn opgenomen in bijlage 1.<br />
Ook het opzetten <strong>van</strong> de website en de beschrijving <strong>van</strong> het product en de markt interieurbeplanting<br />
(voor zover die moet worden aangevuld) kunnen het best worden uitgevoerd door de VHG.<br />
Voor de verdere uitwerking en invulling <strong>van</strong> enkele andere aanbevelingen (de checklist locatie, de<br />
standaarden en het beeldmateriaal, de kwalitatieve gunningscriteria en het eventueel identificeren<br />
<strong>van</strong> een onafhankelijke expert) is de input <strong>van</strong> de ondernemers <strong>van</strong> belang. Een goede werkwijze zou<br />
zijn om hiervoor een of enkele workshops te organiseren.<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 29
Bijlage 1 Contactgegevens en websites voor verdere informatie<br />
1a Geïnterviewde partijen<br />
Ambius Dhr. Cees Podt<br />
Area Managing Director Central- and Northern Europe<br />
cees.podt@ambius.com<br />
026-319 55 00<br />
Dhr. Marc Schoutens<br />
Commercial Director<br />
marc.schoutens@ambius.com<br />
026-319 55 00<br />
Ten Brinke Interieurbeplanting<br />
Dhr. Pascal Ten Brinke<br />
Directeur<br />
pascal@ten-brinke.nl<br />
0316-33 24 00<br />
Zuidkoop Natural Projects<br />
Dhr. Dennis Zuidgeest<br />
Coördinator Interieurbeplanting<br />
denniszuidgeest@zuidkoop.nl<br />
0174-51 46 66<br />
Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten<br />
Dhr. Nico Koch<br />
Beleidssecretaris KAM en Economie<br />
n.koch@osb.nl<br />
073-648 38 50<br />
PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden<br />
Dhr. Kees Tazelaar<br />
kees.tazelaar@pianoo.nl<br />
070-349 07 77<br />
1b Overige contactpersonen<br />
Categoriemanager Rijksoverheid<br />
Ministerie <strong>van</strong> Sociale Zaken en Werkgelegenheid<br />
Dhr. Ramesh Ghurahoo<br />
rghurahoo@minszw.nl<br />
070-333 46 86<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 30
1c Rele<strong>van</strong>te websites<br />
Aanbestedingskalender<br />
De aanbestedingskalender publiceert (Europese) openbare en niet-openbare aanbestedingen.<br />
www.aanbestedingskalender.nl<br />
Aanbestedingsmonintor<br />
Biedt een overzicht <strong>van</strong> de Nederlandse gemeenten, hun aanbestedingsbeleid, de drempelbedragen<br />
die zij hanteren voor openbare, meervoudige onderhandse en enkelvoudig onderhandse procedures.<br />
www.aanbestedingsmonitor.nl<br />
Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO)<br />
http://wetten.overheid.nl/BWBR0018607<br />
Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS)<br />
http://wetten.overheid.nl/BWBR0018608/geldigheidsdatum_04-01-2012<br />
Bidbook Facilitair Management 2011<br />
www.veneca.nl/websites/veneca/docs/Ontwerp_Bidbook_A4_versie_def_(hoge_resolutie).pdf<br />
Europa decentraal<br />
Europa decentraal is het kenniscentrum voor Europees recht en beleid voor decentrale overheden.<br />
www.europadecentraal.nl<br />
Gedragscode Schoonmaakbranche<br />
www.osb.nl/gedragscodeschoonmaakbranche<br />
MVO-wijzer<br />
www.de-mvowijzer.nl<br />
Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten<br />
www.osb.nl<br />
PIANOo: Expertisecentrum voor Aanbesteden<br />
www.pianoo.nl<br />
PIANOo Marktdossiers<br />
www.pianoo.nl/dossiers/markten<br />
TenderCoach<br />
www.tendercoach.nl<br />
TenderNed<br />
TenderNed publiceert openbare en niet openbare aanbestedingen.<br />
www.tenderned.nl<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 31
VHG<br />
www.vhg.org<br />
Bijlage 2 Opzet interviews<br />
2a Interview ondernemers<br />
Aanleiding: Het aantal opdrachten in de interieurbeplanting dat wordt aanbesteed neemt toe.<br />
Slechts weinig <strong>aanbesteden</strong>de diensten beschikken echter over specifieke kennis <strong>van</strong><br />
interieurbeplanting, wat vaak resulteert in disproportionele geschiktheidseisen en selectiecriteria,<br />
een programma <strong>van</strong> eisen dat onmogelijke diensten uitvraagt, of dat opdrachtgevers overvraagt. Het<br />
project beoogt een praktisch handvat te bieden met daarin aanbevelingen voor een goed bestek,<br />
door te komen tot meer uniformering in het uitvragen <strong>van</strong> opdrachten.<br />
Doel <strong>van</strong> het project: het ontwikkelen <strong>van</strong> een standaard voor de uitwerking <strong>van</strong> bestekken.<br />
Doel <strong>van</strong> het interview: onderzoeken welke aspecten volgens ondernemers in de sector moeten<br />
worden opgenomen in de bestekken (verzorgingseenheden per jaar enz.) en of het mogelijk is te<br />
komen tot uniforme standaarden (verzorgingseenheden in Hydro, opgave <strong>van</strong> loopafstanden enz.)<br />
Gespreksthema’s<br />
Hieronder heb ik zes gespreksthema’s opgesomd en uitgewerkt. Het is mijn bedoeling om de vragen<br />
zoveel mogelijk open te laten om de te interviewen personen zoveel mogelijk ruimte te geven om<br />
zelf met ideeën / suggesties te komen.<br />
De gedetailleerde uitwerking (bullits) is slechts bedoeld als kapstok voor mijzelf, eventueel ter<br />
illustratie en om het gesprek op gang te houden.<br />
De te interviewen personen krijgen voorafgaand aan het interview een kort overzicht met (alleen) de<br />
gespreksthema’s.<br />
1. Kennismaking<br />
Achtergrond en doel project<br />
Rol interviews<br />
2. Interieurbeplanting algemeen (<strong>aanbesteden</strong>de diensten hebben onvoldoende kennis <strong>van</strong> de<br />
markt)<br />
Waar blijkt dat uit?<br />
Wat zouden ze over interieurbeplanting moeten weten?<br />
3. Ervaring met <strong>aanbesteden</strong><br />
Onderhands / Openbaar / Europees<br />
Problemen ondervonden<br />
4. Hoe zou het anders kunnen?<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 32
Contractvorm raamovereenkomst? Contractduur?<br />
Perceelindeling<br />
Publicatie VHG?<br />
Laagste prijs versus EMVI<br />
Verdeling prijs/kwaliteit, bijvoorbeeld 70/30<br />
Schouwing<br />
Omschrijving bestaande interieurbeplanting<br />
o Voorbeeld Excel spreadsheet BZK<br />
Geschiktheidseisen en selectiecriteria (waar moet het bedrijf aan voldoen)<br />
o Bijvoorbeeld: omzet eisen – referenties inhoud – referentie waarde (verhouding<br />
levering/onderhoud) – verzekering – diploma’s – opleidingsniveau (percentage<br />
personeel dat over rele<strong>van</strong>te LBO/MBO opleiding beschikt) –<br />
personeelsbezetting – milieueisen (ISO 14001) – kwaliteitseisen (ISO 9001) -<br />
technische uitrusting<br />
o Introductie basisdiploma<br />
Gunningscriteria (waar moet de inschrijving aan voldoen)<br />
Functionele specificatie (aantal bezoeken etc. ter beoordeling aan inschrijver)<br />
o Voorbeeld functioneel BZK (VVI volledige verzorging inclusief ver<strong>van</strong>ging, VE<br />
verzorgingseenheid (=1 plant), HVZ/HVK/HVM halfjaarlijkse verzorging zijden,<br />
kunst, gemummificeerde planten)<br />
Technische specificatie (handelingen voorgeschreven)<br />
o Aantal keren water geven / snoeien / ziekte bestrijden / voeden etc<br />
Minimum eisen<br />
o Rapportage<br />
Wensen Nieuwe planten - ver<strong>van</strong>gen - onderhoud/verzorging<br />
Prijs<br />
o Plan <strong>van</strong> aanpak – levertijden – communicatie – kwaliteit – klachten –<br />
handelswijze bij schades - presentatie<br />
o Sprake <strong>van</strong> prijsduikers?<br />
o Verhouding onderhoud en leveranties<br />
o Offerte nieuwe beplanting (niet ver<strong>van</strong>ging)<br />
o Prijsberekening (bijvoorbeeld marge voor levering bakken op basis <strong>van</strong> bruto<br />
inkoopprijs leverancier?)<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 33
5. Standaardisering<br />
Beschrijving situatie<br />
o Locaties/afstanden<br />
o Loopafstanden<br />
o Bakken/planten/verzorgingseenheden<br />
o Af te voeren planten<br />
o Nulmeting<br />
Selectiecriteria<br />
Prijs<br />
o Omzet …x opdrachtwaarde<br />
o Referenties<br />
o Certificaten en diploma’s (VCA, basisdiploma)<br />
o Standaardeenheden<br />
o Prijsberekening nieuwe planten/bakken<br />
Eisen / wensen dienstverlening<br />
o Verzorgingseenheden<br />
o Volledige verzorging inclusief ver<strong>van</strong>ging<br />
o Volledige verzorging exclusief ver<strong>van</strong>ging<br />
o Periodieke verzorging zijde, kunst en gemummificeerde planten (bijv.<br />
halfjaarlijks)<br />
Eisen / wensen leveranties<br />
o Offerte nieuwe eenheden<br />
o Plantenboek (digitaal) met beschikbare bakken en planten (huisstijl)<br />
Standaard teksten<br />
o Passage ver<strong>van</strong>ging planten schade veroorzaakt door derden<br />
o Passage steekproefsgewijze kwaliteitsmeting door derden<br />
o Bestrijding ziekten en plagen met biologische middelen<br />
o Terugname en verwerking (groen) afval<br />
6. Ideeën over te nemen acties<br />
Overeenstemming binnen de branche<br />
Brochure<br />
Presentatie<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 34
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 35
2b Overige Interviews<br />
Aanleiding: Het aantal opdrachten in de interieurbeplanting dat wordt aanbesteed neemt toe. Wij<br />
hebben gemerkt dat de specifieke kennis over de branche bij <strong>aanbesteden</strong>de diensten soms beperkt<br />
is, wat kan leiden tot onnodig complexe aanbestedingsbestekken en geschiktheidseisen en<br />
programma’s <strong>van</strong> eisen waaraan geen of slechts heel weinig inschrijvers kunnen voldoen. Het<br />
resultaat is dat (geschikte) potentiële opdrachtnemers afzien <strong>van</strong> inschrijving.<br />
Het doel <strong>van</strong> dit project is tweeledig:<br />
1. met de branche komen tot standaardisering <strong>van</strong> diensten/leveranties (verzorgingseenheden<br />
enz.)<br />
2. het bieden <strong>van</strong> een praktisch handvat voor <strong>aanbesteden</strong>de diensten met aanbevelingen voor een<br />
goed bestek<br />
Doel <strong>van</strong> het interview: onderzoeken hoe de schoonmaakbranche soortgelijke uitdagingen<br />
(succesvol) heeft opgepakt. Daarbij zijn we met name geïnteresseerd de suggesties voor verbetering<br />
<strong>van</strong> bestekken en de concrete aanpak op het gebied <strong>van</strong> standaardisering de samenwerking met<br />
<strong>aanbesteden</strong>de diensten.<br />
Gespreksthema’s<br />
Hieronder heb ik vier gespreksthema’s opgesomd en uitgewerkt. Het is mijn bedoeling om de vragen<br />
zoveel mogelijk open te laten om de te interviewen personen zoveel mogelijk ruimte te geven om zelf<br />
met ideeën / suggesties te komen.<br />
De gedetailleerde uitwerking (bullits) is slechts bedoeld als kapstok voor mijzelf, eventueel ter<br />
illustratie en om het gesprek op gang te houden.<br />
De te interviewen personen krijgen voorafgaand aan het interview een kort overzicht met (alleen) de<br />
gespreksthema’s.<br />
1. Kennismaking<br />
Achtergrond en doel project<br />
Rol interviews<br />
Verschillen met de schoonmaakbranche:<br />
o project niet zozeer gericht op uitsluiten prijsduiken, verbetering marges etc,<br />
maar echt op de verbetering <strong>van</strong> de bestekken<br />
o Minder aanbestedingen, dus minder kennis bij de AD<br />
2. Ervaring met kwalitatieve verbetering aanbestedingen en standaardisering diensten<br />
a. Verkrijgen <strong>van</strong> eenheid binnen de branche<br />
Schouwing en omschrijving bestaande situatie<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 36
o Locaties<br />
o Loopafstanden<br />
o Nulmeting<br />
b. Geschiktheidseisen / selectiecriteria<br />
Omzeteisen – Referenties – Verzekering – Opleidingsniveau - Specifieke<br />
diploma’s – personeelsbezetting – milieueisen – kwaliteitseisen - technische<br />
uitrusting<br />
Functionele versus technische specificaties<br />
o Verzorgingseenheden versus aantal bezoeken per maand etc.<br />
Functionele standaarden uitwerken<br />
o Verzorging natuurlijke planten<br />
o Verzorgen kunst/zijde/gemummificeerde planten<br />
o Ver<strong>van</strong>ging planten<br />
o Bestrijding herbiciden en pesticiden<br />
Prijstabellen / prijsberekening / vergelijking<br />
Rapportage<br />
c. Standaard teksten<br />
o Passage ver<strong>van</strong>ging planten schade veroorzaakt door derden<br />
o Passage steekproefsgewijze kwaliteitsmeting door derden<br />
o Bestrijding ziekten en plagen met biologische middelen<br />
o Terugname en verwerking (groen) afval<br />
3. Tegen welke valkuilen liep de OSB aan in het bereiken <strong>van</strong> soortgelijke doelstelling in de<br />
schoonmaakbranche.<br />
4. Doordringen tot de Aanbestedende diensten<br />
a. Brochure<br />
b. Presentatie<br />
c. Vinden <strong>van</strong> juiste contactpersonen / champions<br />
<strong>Effectiever</strong> <strong>aanbesteden</strong> <strong>van</strong> interieurbeplanting 37