Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING - Vhg

Potentiële oplossing: om de aanbestedende dienst aan te moedigen kritischer om te gaan met de
geschiktheidseisen, kan een inschrijver in de vragenronde expliciet vragen stellen over het
aanleveren van de bewijsmiddelen en de controle daarvan. Verder is het van belang dat een
inschrijver die de opdracht niet gegund krijgt altijd een evaluatie gesprek aanvraagt, waarbij hij ook
bovenstaande zaken op kan brengen. Ook kan de inschrijver het probleem voorleggen aan de VHG.
Gunningscriteria
Kwaliteit
In de interieurbeplanting wordt vrijwel altijd gegund op basis van de Economisch meest voordelige
inschrijving, waarbij de weging meestal 40 procent prijs en 60 kwaliteit. Toch lijkt prijs de
belangrijkste component. Hiervoor werden verschillende oorzaken genoemd. Een daarvan is dat het
aanbestedende diensten niet lukt de kwaliteitscriteria zo te stellen dat inschrijvers zich op het gebied
van kwaliteit kunnen onderscheiden. Omdat alle inschrijvers op deze manier hoog kunnen scoren op
kwaliteit, wint de aanbieder met de laagste prijs. Kwaliteitscriteria bestaan nu veelal uit het opstellen
van een plan van aanpak, het beschrijven van het kwaliteitsbeleid en het MVO-beleid (milieu, sociale
en arbeidsaspecten en social return). De interieurbeplanters die werden geïnterviewd kwamen ook
niet met suggesties voor criteria die aanbestedende diensten zouden kunnen gebruiken om beter op
kwaliteit te kunnen selecteren.
Potentiële oplossing: een discussie met de aanbestedende dienst om een beter beeld te krijgen wat
zij echt belangrijk vinden bij interieurbeplanting en samen met hen tot goede kwaliteitscriteria te
komen.
Prijsvechten
De ondernemers geven aan dat er in de branche soms sprake is van prijsvechters: inschrijvers die
voor een onrealistisch lage prijs aanbieden. Een van de ondernemers gaf aan dat sommige partijen
aanbestedingen op een geheel eigen manier benaderen: hun doel is niet een goed product te
leveren, maar om de opdracht te krijgen. De lage prijs in de aanbieding wordt vervolgens
gecompenseerd door meerwerk, of door het laag houden van de kosten door minimale inzet. Met
het oog op de economische crisis en de eventuele afname als gevolg daarvan zullen in de toekomst
misschien meer bedrijven zich genoodzaakt zien onder de kostprijs aan te bieden.
Potentiële oplossing: allereerst is goed contractmanagement van groot belang. Daarnaast zijn
mogelijkheden om prijsvechten te voorkomen. Een aanbestedende dienst kan ervoor kiezen in het
bestek een marge voor de prijzen te geven, waarbij bijvoorbeeld afwijkingen van meer dan 20
procent van de gemiddelde prijs niet worden geaccepteerd. Of zij kan een prijstabel geven waarbij
bedragen gekoppeld zijn aan te behalen punten. Ook gunnen op waarde is een optie. De
aanbestedende dienst zal dit echter alleen doen als zij ervan overtuigd is dat zij zelf hinder van het
prijsvechten ondervindt, bijvoorbeeld omdat de kwaliteit van de opdrachtnemer niet aan de
verwachtingen voldoet.
Presentatie: inrichten van ruimte
Soms wordt een aanbestedingsprocedure afgesloten met een presentatie. De aanbestedende dienst
nodigt dan de beste inschrijvers uit een ruimte in te richten. Vaak beschikt de aanbestedende dienst
echter over onvoldoende kennis om de opstellingen op objectieve wijze te kunnen beoordelen.
Effectiever aanbesteden van interieurbeplanting 18