Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING - Vhg

3 Bevindingen
Zoals beschreven in de werkwijze heeft TenderCoach drie leden van de vakgroep interieurbeplanting
geïnterviewd om een beeld te krijgen van de problemen die zij ondervinden bij het inschrijven op
aanbestedingen en eventuele suggesties die zij hebben voor verbetering. Hieronder vindt u een
overzicht van de bevindingen, inclusief potentiële oplossingen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen
de verschillende onderdelen van het aanbestedingsproces: de omschrijving van de opdracht; de
geschiktheidseisen en/of selectiecriteria; en de gunningscriteria. Tot slot is nog een aantal punten
beschreven die min of meer buiten het proces vallen, maar hiervoor wel van belang zijn:
onderaannemerschap en contractmanagement. De aanbevelingen die voortkomen uit deze
bevindingen worden in een volgend hoofdstuk besproken, evenals de bevindingen uit interviews met
andere partijen.
Beschrijving van de opdracht
Functioneel versus technisch specificeren
De meeste opdrachten zijn technische gespecificeerd, dat wil zeggen dat de aanbestedingstukken
voorschrijven hoe veel keren per jaar de planten bewaterd, bemest, gesnoeid moeten worden etc.
Aanbestedende diensten zien vaak af van functionele specificaties omdat ze niet weten hoe ze de
opdracht moeten formuleren, hoe ze objectief kunnen beoordelen en hoe ze vervolgens de kwaliteit
moeten bewaken. Een verkeerde uitvraag en gebrekkig contractmanagement scheppen
mogelijkheden voor partijen die het niet zo nauw nemen met de uitvoering van de opdracht. Twee
van de geïnterviewde bedrijven gaven aan een voorkeur te hebben voor meer functionele
specificatie van opdrachten. Voorwaarde is wel dat gedurende de uitvoering van de opdracht
kwaliteit gewaardeerd en goed gecontroleerd wordt.
Potentiële oplossing: het inzetten van een onafhankelijke expert, die periodiek de kwaliteit van de
beplanting kan controleren.
Fouten in de uitvraag
Ondernemers geven aan dat er bij elke aanbesteding onduidelijke of tegenstrijdige punten zijn. Het is
moeilijk deze allemaal te benoemen, omdat ze telkens weer anders zijn. Meestal gaat het hierbij om
slordigheden die op aangeven van de inschrijver eenvoudig kunnen worden hersteld. Dit is vervelend
en tijdrovend, maar zeker niet uniek voor de interieurbeplanting. In deze rapportage zullen we hier
dan ook niet verder op ingaan.
Naast bovengenoemde slordigheden worden in bestekken ook onmogelijke producten of diensten
uitgevraagd. Voor de handliggende voorbeelden zijn natuurlijk te grote planten in kleine potten en
beplanting in een veel te donkere omgeving. Ook dit wordt meestal hersteld op aangeven van de
inschrijver.
Potentiële oplossing: beschikbaar stellen van productinformatie door de branche.
Effectiever aanbesteden van interieurbeplanting 14