Signaal 1 - OB&V holding BV

Vertegenwoordiging in 132 landen
Van de circa vierhonderd panden in beheer zijn er
283 eigendom van Buitenlandse Zaken. Zoals de
kanselarij, ofwel het ambassadegebouw, inclusief de
visumafdeling en de residenties, de woningen van de
ambassadeurs of consuls generaal. Daarnaast is een
aantal personeelswoningen ooit aangekocht dat
onderhouden moet worden. “Vroeger werd ook nog
gezorgd voor de inhuur van personeelswoningen
van de uitgezonden medewerkers in het buitenland,
maar dat is nu niet meer zo”, vertelt Cocx.
De vertegen woordigingen van Buitenlandse Zaken
zijn wisselend klein tot heel groot. Doha, in Qatar,
dat een paar jaar geleden is geopend heeft twee
uitgezonden en drie lokale medewerkers. Het kleine
kantoortje is niet groter dan 240 vierkante meter.
Washington is met circa honderd medewerkers de
grootste ambassade en beslaat vijfduizend vierkante
meter. In een ambassadegebouw zitten vaak mensen
van allerlei ministeries zoals landbouw, defensie en
mensen van de kamer van koophandel. In één
ambassade zit zelfs het bureau van toerisme.
Het oudste ambassade gebouw, een monument van
twee eeuwen oud, staat in Istanbul. “Vroeger werden
panden of grond vaak aangekocht tegen gunstige
voorwaarden of symbo lische bedragen. Dat gebeurt
nog zelden.”
digitalisering
Buitenlandse Zaken heeft wereldwijd opmerkelijke
panden in haar bezit. Niet alleen fraaie monumenten,
maar ook spraakmakende nieuwe ambassadegebouwen
die door bekende Nederlandse architecten
zijn ontworpen. Rem Koolhaas ontwierp de Nederlandse
ambassade in Berlijn, Erick van Egeraat de
ambassade in Warschau en Carel Weeber de Dakar
residentie. “Om de vier jaar wisselt de uitgezonden
ambtenaar van een ambassade en verhuist naar een
nieuwe post. Dat betekent voor het onderhoud werk
aan de winkel omdat de woningen tijdelijk leeg
staan. De posten zijn zelf verantwoordelijk voor de
uitvoering van het onderhoud. Maar, voor ons
onder houds overzicht hebben we regelmatig contact
met alle vestigingen. Vroeger gaven de posten zelf
op een briefje aan wat de komende jaren moest
gebeuren. Digitalisering was wel een enorme
uitkomst om het beheer beter te plannen. Dit jaar
gaat een nieuw systeem werken waarbij de posten
op locatie zelf hun jaaroverzicht onderhoud kunnen
bekijken en bijhouden. Maar de uitvoering van het
inspectiewerk blijft wel ter plaatse.”
locale omstandigheden
Wereldwijd beheer en onderhoud van panden vergt
een speciale aanpak. Locale omstandigheden zoals
cultuur, klimaat, kennis en conflictsituaties waarmee
een land te maken heeft, beïnvloeden de conditie van
een pand. Voor advies hierover bij de ambassadegebouwen
gelden over het algemeen de Nederlandse
bouwnormen en -eisen, zoals die voor veiligheid en
gezondheid. Het is onmogelijk om van alle
internationale markten thuis te zijn. “We kunnen niet
zomaar een grote ploeg naar het buitenland sturen,
omdat we ook rekening moeten houden met efficiëntie
en doelmatigheid. Inspecteurs die door ons op pad
worden gestuurd, hebben naast kennis van
bouwkunde ook verstand van installatietechniek en
elektra. Van de inspecteurs wordt wel verwacht dat
ze op creatieve en inventieve wijze de juiste oplossingen
vinden, om onderhoudstrajecten te ad viseren
en ze succesvol te laten verlopen. Ook mensen goed
aansturen en de juiste kennis boven tafel te halen,
zijn van belang. Kennis over materialen bijvoorbeeld,
en waar ze verkrijgbaar zijn. Of over culturele
achtergronden en zakenrelaties. Dat vraagt van een
inspecteur wel om een behoorlijke flexibele inzet en
verstand van zaken”, geeft Cocx aan. Daarbij moet hij
ook naar het buitenland willen”, zegt Cocx. “We zijn
terughoudend om mensen naar Bagdad of Kabul uit
te zenden, maar ze gaan wel naar Islamabad, Addis
Abeba of Zuid-Soedan. Uiteraard wegen we de
gevaren en risico’s zorgvuldig af. Het beleid is, zolang
een ambassade open is sturen we daar mensen naar
toe. Inspecties worden meestal één keer in de drie
jaar uitgevoerd, met als resultaat een onderhoudsrapport
en een meerjaren onderhouds planning.
Het inspecteren van de beveiliging van ambassadegebouwen
behoort niet tot de afdeling van Cocx.
Opdrachtgever
Ministerie van Buitenlandse Zaken, www.buza.nl
Projecten
Diverse buitenlandse ambassades
Dienst
Visiplan
OB&V SIGNAAL. p11