Stadsarchief Antwerpen - Felix Archief

De hoofdopdracht van het stadsarchief is alle diensten en bedrijven van de stad te ondersteunen bij hun
informatie- en documentbeheer.
Hoofdproces: Processen:
Voorbereiden beleid archief 1. Ontwerpen archiveringsbeleid
2. Overmaken evaluatierapport informatiebeheer
Ondersteunen informatiebeheer 1. Begeleiden aanstelling (Centrale Informatiebeheerder(s)
Creëren voorwaarden infobeheer 2. Opmaken/onderhouden informatiekanaal
3. Publiceren richtlijnen en beleid
4. Verzorgen opleiding informatiebeheer
5. Implementeren selectiecriteria
6. Begeleiden opbouw klassement
7. Begeleiden centrale informatiebeheerder
8. Verzorgen helpdeskfunctie informatiebeheer
9. Opmaken monitoringsrapport
Informatiebeheer (generiek proces) 1. Coördineren informatiebeheer
Uitvoeren informatiebeheer 2. Bepalen rechtenstructuur mappen
3. Beheren informatie
4. Voorbereiden scannen ter substitutie
1.1 Digitaal werken en archiveren
De Taskforce Digitaal Archiveren & Werken (TDAW), onder leiding van het stadsarchief, introduceert en
ondersteunt het digitaal werken. De focus ligt op het verminderen van het papieren archief. De acties en
het projectplan van de Taskforce motiveren de bedrijfseenheden om maximaal digitaal te werken. Daarvoor
zijn indicatoren vastgelegd en rapporteert de Taskforce jaarlijks op basis van de indicatoren aan het
managementteam.
Uit de indicatoren blijkt dat het digitaal werken langzaam maar zeker verder doordringt in de organisatie.
Tegelijk blijkt dat het nog steeds te traag gaat. Papier bezwaart op verschillende plaatsen nog steeds de
werking van de organisatie. Daarom bepaalt het managementteam, op voorstel van de Taskforce, een
9