Inleiding tot de interne controle-3.pdf - IBR

Deze tekent op de factuur C.q. leveringsbon af voor kwijting. Op basis van dit document
kan de klant zijn goederen afhalen bij de magazijnier.
Er dient te worden opgemerkt dat waardepapieren (voorbeeld wissels, cheques, maaltijdcheques,
enz ... ) interne controle-technisch op dezelfde wijze als contant geld moeten worden
behandeld. Indien zulke waardepapieren ook per post worden ontvangen, zal hiervan
vastlegging gebeuren door de persoon die de post opent.
2.4. HET VERANTWOORDEN VAN GELDMIDDELEN
De kassier is als bewaarder van de «voorraad» geld verplicht om van zijn handelingen volledig
rekenschap af te leggen. Hij heeft ervoor te zorgen dat het kassaldo dat aanwezig moet
zijn er ook daadwerkelijk is en hij dient ten alien tijde te kunnen nagaan hoe het kassaldo is
ontstaan. Hiertoe houdt de kassier een hulpkasboek bij waar de mutaties in chronologische
volgorde worden ingeschreven. Dit hulpkasboek heeft verder geen enkele boekhoudkundige
betekenis aangezien de kasbewegingen door de administratie word en geboekt op basis
van de ontvangst- en betalingsopdrachten ontvangen van de beschikkende functies. Het
hulpkasboek wordt wel gebruikt als steunpunt voor de controle tussen het werkelijk aanwezige
saldo en het bed rag volgens het grootboek.
De controle van het aanwezige kasgeld gebeurt middels kasopname door iemand die niet
betrokken is bij het kasbeheer. Bij een kasopname telt de kassier het aanwezige kasgeld en
andere waardepapieren terwijl de opnemer hiervan een protocol opmaakt. Dit laatste wordt
door zowel kassier als opnemer ondertekend. Het origineel wardt door de controleur
(opnemer) gebruikt voor afstemming met het grootboek. Indien er verschillende kassen zijn
dienen deze principieel simultaan te warden opgenomen om te voorkomen dat tussen de
opnames gelden worden overgebracht van de ene naar de andere kas.
34
2.5. HET KASREGISTER
In een groot aantal ondernemingen zoals winkelbedrijven, warenhuizen, supermarkten
speelt het contante geldverkeer een belangrijke roJ. Bovendien is het in dit soort bedrijven
moeilijk om functiescheidingen toe te passen. De kassier vervult hier een registrerende,
bewarende en zelfs beschikkende (verkopen) functie. In deze gevallen is het kasregister
een goed hulpmiddel om de interne controle te versterken.
Het kasregister registreert zichtbaar voar de klant (door middel van een controlevenster)
welke bedragen hij verschuldigd is. Deze bedragen word en afgedrukt op een kassabon, die
als kwitantie aan de klant wordt overhandigd. Bovendien worden de ingetikte bedragen
afgedrukt op een controlestrook en opgenomen in een of meer telwerken, welke zich achter
slot in het kasregister bevinden. Na sluiting verricht de kassier zelf zijn kasopname en
legt dit vast op een kasopnameformulier. De kasopnemer laat de totaalbedragen van de
telwerken afdrukken (en maakt de telwerken daarmee leeg), opent het kasregister en verwijdert
de controlestrook. De totaalbedragen der telwerken dienen overeen te stem men
met het door de kassier afgedragen kasgeld.
De interne controle-waarde van het kasregister is evenwel afhankelijk van de kritische
insteliing van de klanten. Deze waarde kan echter versterkt word en door andere maatregelen
zoals het inschakelen van «test-buyers».