Inleiding tot de interne controle-3.pdf - IBR

2.2. REGISTRERENDE FUNCTIE
De registrerende functie gaat bij vaste activa verder dan het louter vastleggen in de boekhouding
van een aankoop- of verkooptransactie.
De materiele vaste activa moeten worden geregistreerd in de investerings- en afschrijvingstabellen.
Bij deze registratie moet tevens vastgelegd worden waar de goederen zich fysisch
bevinden (bijvoorbeeld welke afdeling in fabriek).
In samenhang daarmee vereist een goede interne controle dat de investeringsgoederen
een registratie- of identificatienummer verkrijgen (bij voorkeur niet-verwijderbaar aangebracht
op het goed), dat verwijst naar de investeringstabellen of een ander registratiesysteem.
Dergelijke registratie is niet altijd evident te realiseren. Bijvoorbeeld ingeval van samenbouw
van industriele installaties bestaat een produktie-eenheid vaak uit een veelheid van afzonderlijk
aangekochte goederen en materialen, die samen de investeringswaarde uitmaken.
In dergelijke gevallen zal de registrerende functie in overleg met bijvoorbeeld de produktieafdeling
bij bedrijfsklaarheid de investeringswaarde en registratiewijze bepalen.
2.3. CONTROLERENDE EN BEWARENDE FUNCTIES
Deze functies zijn onontbeerlijk in het systeem van interne controle op de vaste activa.
Concreet houdt dit in dat controle dient plaats te vinden op de aanwezigheid en de aanwending
van deze activa.
Vooral wat betreft de roerende goederen is dit niet altijd evident te realiseren.
Denk bijvoorbeeld aan een aanneembedrijf waar de machines en uitrustingsgoederen verspreid
zijn over tientallen werven.
In dergelijke situatie zal de registrerende functie een vorm van permanente opvolging van
de activa moeten organiseren.
De controlerende functie steunt voornamelijk op fysieke aanwezigheidscontroles op de
vaste activa. Deze controles worden bij voorkeur partieel roulerend verricht door een functionaris
die losstaat van de operationele activiteiten.
Een vorm van indirecte controle is meestal te organiseren ingeval de aanwending van de
vaste activa rechtstreeks toewijsbare opbrengsten teweeg brengt, zoals bijvoorbeeld in een
transportbedrijf.
In het algemeen kan gesteld worden dat zonder een degelijke registratie van de vaste
activa geen zinvolle controles op de aanwezigheid zijn uit te voeren.
40