Inleiding tot de interne controle-3.pdf - IBR

den. De beveiliging van het stambestand leveranciers (bv. tegen ongeoorloofde wijziging
van bankrekeningnummers) en van het openstaande facturenbestand (bv. tegen ongeoorloofde
wijziging van factuurgegevens) zal moeten verzekerd worden. Verder zal in een goed
georganiseerde onderneming:
• het systeem vooreerst een betalingsvoorstelrapport vervaardigen. Dit rapport wordt door
de verantwoordelijke van de leveranciersboekhouding op geldigheid en aanvaardbaarheid
nagezien. Eventuele correcties op het voorstel worden aangebracht (bv. facturen
waarvan de betaling enige tijd dient ingehouden te worden). De verantwoordelijke van de
leveranciersboekhouding doet tevens enkele steekproeven op bankrekeningnummers;
• vervolgens vervaardigt het systeem de betalingsopdracht op gegevensdrager tesamen
met een gedetailieerde lijst van de inhoud van deze en een controlerapport met controletotalen;
• de te betalen aankoopfacturen worden tesamen met de gegevensdrager, de lijst en het
controlerapport aan de procuratiehouder overhandigd. Deze controleert de te betalen
posten aan de hand van de aankoopfacturen. De totalen van de lijst worden door hem
aangesloten met het initiele betalingsvoorstel (rekening houdend met de eventueel aangebrachte
correcties op het voorstel), alsmede met het controlerapport. Deze laatste
aansluiting gebeurt zowel voor batchtotalen (totaal te betalen) als voor hashtotalen (bv.
totaal van alle bankrekeningnummers van de in de lijstl diskette opgenomen leveranciers);
• tenslotte autoriseert de procuratiehouder de betalingsopdracht en stuurt hij de diskette
en het controlerapport naar de bank;
• de bank controleert of batch- en hashtotalen van de diskette overeenstemmen met het
controlerapport.
36