Inleiding tot de interne controle-3.pdf - IBR

- inzake het plaatsen van de besteliingen:
• de besteliing is geautoriseerd (budgetcontrole) door het krachtens het organigram vereiste
bevoegheidsniveau;
• er worden geen besteliingen geplaatst die niet op een goedgekeurde aankoopopdracht
steunen;
• van iedere besteliing wordt een bestelbon opgemaakt en dit uitsluitend door de aankoopdienst;
• de bestelbon bevat minimaal volgende gegevens:
- sequentieel volgnummer;
- besteldatum;
- identificatie leverancier;
- omschrijving artikel (nummer);
- bestelde hoeveelheid;
- overeengekomen eenheidsprijs;
- bedongen kortingen;
- totale bestelprijs;
- leveringstermijn;
- plaats van levering;
- verzendingsmodaliteiten.
3.2. ONTVANGST VAN GOEDEREN EN DIENSTEN
Alie geleverde en bestelde goederen dienen gecontroleerd te worden op het vlak van hoeveelheid
en kwaliteit.
T erzake dienen volgende principes gevolgd:
• bij iedere ontvangst dient onmiddeliijk een ontvangstbon te worden opgemaakt door de
ontvangstafdeling (in de praktijk doet vaak de leveringsbon die de goederen vergezelt,
dienst als ontvangstbon);
• goederen worden slechts aanvaard indien een afdoend geautoriseerde bestelbon voorhanden
is;
• de ontvangstbon dient in voldoende mate gedetailleerd te zijn, teneinde aansluiting met
de bestelbon toe te laten (hiervoor kan gebruik gemaakt worden van een doorslag van
het bestelformulier);
• leveringen die qua kwaliteit en eventueel qua hoeveelheid niet voldoen aan de eisen
gespecifieerd in de bestelling worden formeel geweigerd (bericht van leverancier en
opvolging);
• aanvaarde goederen worden zo snel mogelijk ter beschikking gesteld van de aanvrager
/ gebruiker.
3.3. CONTROLE EN REGISTRATIE
De hierboven beschreven documentenstroom moet derwijze worden geregistreerd dat zon-
22 der uitstel iedere (potentiele) schuld een aangepaste registratie krijgt in de boekhouding.