Werken met de repository voor studenten

Basishandleiding: werken in de repository
(voor studenten LERA)
1 HET CHAMILO CONCEPT ........................................................................ 2
1.1 Repository ........................................................................................................................... 2
1.2 Content Object .................................................................................................................... 2
1.3 Applicaties (of tools of modules) ......................................................................................... 2
1.4 Samengevat ........................................................................................................................ 3
2 REPOSITORY IN DETAIL ......................................................................... 3
2.1 De repository: overzicht ...................................................................................................... 3
3 CATEGORIEËN BEHEREN IN DE REPOSITORY .................................... 4
3.1 Categorieën aanmaken ....................................................................................................... 5
3.2 Wijzigen van een categorienaam ........................................................................................ 5
3.3 De volgorde van categorieën wijzigen ................................................................................ 5
3.4 Een categorie verplaatsen in de categoriestructuur............................................................ 6
3.5 Verwijderen van een categorie............................................................................................ 6
4 OBJECTEN BEHANDELEN IN DE REPOSITORY .................................... 6
4.1 Een Content Object verplaatsen naar een categorie .......................................................... 6
4.2 Zoeken in een categorie ...................................................................................................... 6
4.3 Een Content Object aanmaken in de Repository ................................................................ 7
4.4 Een Chamilo-Document aanmaken .................................................................................... 7
4.4.1 Uploaden of aanmaken? ...................................................................................................... 8
4.4.2 Een document opslaan ........................................................................................................ 8
4.5 De mogelijkheden met een object (acties via de icoontjes) ................................................ 9
4.5.1 Edit ....................................................................................................................................... 9
4.5.2 Duplicate .............................................................................................................................. 9
4.5.3 Verwijder .............................................................................................................................. 9
4.5.4 Verplaats .............................................................................................................................. 9
4.5.5 Export ................................................................................................................................... 9
4.5.6 Metadata .............................................................................................................................. 9
4.5.7 Context linker ....................................................................................................................... 9
4.5.8 Copy to templates ................................................................................................................ 9
4.5.9 Download ............................................................................................................................. 9
5 EEN CONTENT OBJECT VERWIJDEREN UIT DE REPOSITORY ........ 10
5.1 Verwijderen van een object uit de Repository? ................................................................. 10
5.2 Per ongeluk verwijderd uit de Repository? ....................................................................... 10
5.3 Definitief verwijderen van één object uit de Repository .................................................... 10
5.4 Prullenbak of Recycle bin volledig leeg maken ................................................................. 10

1 Het Chamilo concept
1.1 Repository
Iedereen, dus ook een student of een externe gebruiker van Chamilo, heeft een eigen plaats in
Chamilo waarin items/objecten (documenten, afbeeldingen, video‟s, forumberichten enz.) worden
opgeslagen. Binnen Chamilo noemen we dit de Repository.
Deze opslagruimte is uiteraard niet onbeperkt. De maximumgrens is 240 MB voor de studenten
van HoGent en 47 MB voor externe accounts bij HoGent.
1.2 Content Object
Elk item (document, afbeelding, video, forum…) in de Repository wordt binnen Chamilo
omschreven als een Content Object. Een Worddocument bv. is binnen Chamilo een Content
Object, net zoals een afbeelding of een aankondiging. Die objecten kunnen enkelvoudig zijn, of
kunnen bestaan uit een aantal andere objecten. In die gevallen spreken we van een complex
object. Een portfolio of een oefening zijn typische voorbeelden van complexe objecten.
1.3 Applicaties (of tools of modules)
Objecten kunnen, als je daar de rechten voor hebt, “gepubliceerd” of “ingezonden” worden in
verschillende “Applicaties”: de opdrachtenmodule, een forum, portfolio, leerpad… Een “Applicatie”
wordt in Chamilo ook wel eens een “tool” of “module” genoemd).
Of je al dan niet publicatierechten hebt in specifieke cursussen of onderdelen daarvan wordt door
de cursusbeheerder bepaald. Veelal zal je als student of externe gebruiker weinig
publicatierechten hebben, tenzij de cursusbeheerder dat nuttig vindt.
In een applicatie worden objecten uit de Repository ter beschikking gesteld van de andere
Chamilogebruikers: lectoren, medestudenten of externe gebruikers.
De repository Pagina 2 van 10 Versie van 27/09/2011

1.4 Samengevat
Iedere keer dat je in Chamilo een bestand, bericht, document (Content Object) doorgeeft aan een
andere Chamilo-gebruiker, dan zal dat object ook terug te vinden zijn in jouw persoonlijke
opslagmap (Repository). Omgekeerd zal ook elk object dat door een lector gepubliceerd wordt
voor zijn studenten een plaats hebben in de repository van die lector.
Een Content Object kan op 2 manieren in je Repository terechtkomen:
a) je plaatst het object eerst zelf in je Repository vooraleer je het indient, bijvoorbeeld als een
opdracht;
b) je dient een object (bv. een opdracht) meteen in via een Camilocursus en dan zal Chamilo zelf
een kopie daarvan plaatsen in jouw Repository.
Verder in dit document gaan we in op de concrete manier waarop dit kan.
2 Repository in detail
De Repository is een persoonlijke opslagplaats voor objecten. Vanuit de Repository kan je
objecten aanmaken, publiceren, indienen en delen met anderen.
Klik rechts bovenaan in de navigatiebalk van Chamilo op de tab “Repository” om naar jouw
persoonlijke opslagruimte te gaan
Na het migratieproces van Dokeos (de elektronische leeromgeving die tot eind 2010-2011 in
HoGent gebruikt werd) naar Chamilo werden automatisch een aantal categorieën (mappen of
folders) aangemaakt op basis van de cursussen waarin je publicatierecht had. Voor studenten zal
er meestal niets zijn gemigreerd aangezien studenten in Dokeos nauwelijks rechten tot publiceren
konden hebben. Soms is er onder de hoofdcategorie “Mijn repository” een subcategorie “Migratie”
te zien, waarin meestal nog enkele lege subcategorieën onder te vinden zijn. Als deze folders
effectief leeg zijn en je wenst ze niet verder te gebruiken, kan je ze ook verwijderen (zie verder).
2.1 De repository: overzicht
In de repository vind je een overzicht van al je objecten.
De categoriestructuur (ook wel folder- of mappenstructuur genoemd) zie je links op het scherm. Je
kan die structuur volledig zelf bepalen, maar een doordachte ordening zal meestal de beste keuze
zijn en er ook voor zorgen dat in de toekomst dit geheel overzichtelijk blijft. Het is zeer zinvol om
jouw repository bij voorbaat van een duidelijke categoriestructuur (mappen- of folderstructuur) te
voorzien (zie verder voor de concrete stappen).
Als er objecten in een categorie/folder zitten, dan zie je ze rechts van de categoriestructuur in een
tabel.
Door op de titel van een kolom te klikken worden de objecten gesorteerd op wat je hebt aangeklikt:
klik je op TYPE dan worden de objecten op het Chamilo-type gesorteerd, klik je op TITEL of op
BESCHRIJVING, dan wordt er hier op gesorteerd, klik je op GEWIJZIGD dan wordt er op datum
gesorteerd. Door een tweede maal op dezelfde kolomtitel te klikken keer je de sorteervolgorde om
(resp. oplopend / aflopend). Klik je op VOLGORDE WEERGAVE dan krijg je de objecten in de
volgorde zoals ze door de cursusbeheerder bedoeld zijn.
Rechts van de objecten in de lijst vind je een aantal icoontjes die diverse bewerkingen aangeven
die met dat object kunnen gebeuren. Als je met de muisaanwijzer over het icoon gaat, wordt
aangegeven welke actie ermee kan worden gedaan. De voornaamste mogelijkheden komen
hieronder aan bod.
De repository Pagina 3 van 10 Versie van 27/09/2011

3 Categorieën beheren in de Repository
TIP: maak bij voorbaat een overzichtelijke categorie-structuur aan in je Repository om het
overzicht te bewaren van al je objecten. Je kan hierbij categorieën aanmaken per cursus of per
onderwerp.
Voor de studenten van de opleidingen Bachelor in het onderwijs stellen wij minstens volgende
categoriestructuren voor.
Voor BOKO en BOLO
- Mijn repository
- Mijn_Aktetas
- To_do_lists
- Werk_in_voorbereiding
- Mijn_Portfolio
- 2011_2011
- Opdrachten
- Stage
- Vak_X
- Vak_Y
- Vak_Z
-
De repository Pagina 4 van 10 Versie van 27/09/2011

Voor BOSO
- Mijn repository
- Mijn_Aktetas
- To_do_lists
- Werk_in_voorbereiding
- Mijn_Portfolio
- 2011_2011
- Opdrachten
- Stage
- Onderwijsvak_1
- Onderwijsvak_2
3.1 Categorieën aanmaken
Klik bovenaan op “Beheer categorieën” of “Manage Categories” om een categorie aan te
maken.
Klik op + “Toevoegen” of “Add” links bovenaan en geef een nieuwe categorienaam in.
Via het + teken kun je verschillende categorieën in één keer op hetzelfde niveau
toevoegen:
GEBRUIK GEEN EXOTISCHE TEKENS IN DE NAMEN VAN CATEGORIEËN!
Hou het bij gewone letters van het alfabet en de 10 cijfers. Gebruik ook liever een “underscore” of
“liggend streepje” _ i.p.v. een min-teken of een spatie.
Na het aanmaken (klik op de Maak-knop) zijn de nieuwe categorieën aangemaakt:
3.2 Wijzigen van een categorienaam
Zolang je actief bent in de “Categorie manager” kan je ook eenvoudig de naam van een categorie
wijzigen.
Zorg dat je de bovenliggende categorie selecteert (links) in de categoriestructuur. Daardoor krijg je
rechts in een tabel een overzicht van de subcategorieën van de huidige (of current) categorie. In
deze tabel kan je via het icoontje van het potlood alsnog de naam wijzigen.
3.3 De volgorde van categorieën wijzigen
Zolang je actief bent in de “Categorie manager” kan je ook eenvoudig de volgorde van categorieën
wijzigen.
Zorg dat je de bovenliggende categorie selecteert (links) in de categoriestructuur. Daardoor krijg je
rechts in een tabel een overzicht van de subcategorieën van de huidige (of current) categorie. In
deze tabel kan je via de groene pijltjes de volgorde wijzigen.
De repository Pagina 5 van 10 Versie van 27/09/2011

3.4 Een categorie verplaatsen in de categoriestructuur
Zolang je actief bent in de “Categorie manager” kan je ook een categorieën verplaatsen in de
categoriestructuur.
Zorg dat je de bovenliggende categorie selecteert (links) in de categoriestructuur. Daardoor krijg je
rechts in een tabel een overzicht van de subcategorieën van de huidige (of current) categorie.
Klik op het icoontje
naast de categorie om ze te verplaatsen naar een andere categorie.
Selecteer de categorie waaronder je deze categorie wenst te plaatsen en klik op OK.
3.5 Verwijderen van een categorie
Je kan geen categorie verwijderen wanneer er (nog) één of meerdere objecten in die categorie
zitten. Je moet dus eerst deze objecten verplaatsen of verwijderen, vooraleer je een categorie zelf
kan verwijderen.
Zorg er voor dat je actief bent in de “Categorie manager”. Zorg ervoor dat je de bovenliggende
categorie selecteert (links) in de categoriestructuur. Daardoor krijg je rechts in een tabel een
overzicht van de subcategorieën van de huidige (of current) categorie.
Via het rode kruisje naast de categorie kan je deze categorie verwijderen. Klik op OK om te
bevestigen.
4 Objecten behandelen in de Repository
Zorg er voor dat je niet (meer) in de “Categorie manager” van de Repository actief bent maar in de
gewone “Browser” mode (klik bv. op “Repository” in de navigatiebalk of op “Repository” in de
broodkruimels).
4.1 Een Content Object verplaatsen naar een categorie
Klik op het icoontje naast het Content Object om het CO te verplaatsen naar een
bepaalde categorie.
Selecteer de categorie waarin je het Content Object wenst te plaatsen en klik op Move:
4.2 Zoeken in een categorie
Om in een bepaalde categorie te zoeken, moet je deze eerst selecteren. Eens een categorie is
geselecteerd, kan je via het zoekvenster rechts bovenaan naar bepaalde inhoud zoeken:
Als je zoekt in de Repository, dan zoek je enkel in de hoofdcategorie of in de categorie waarin je je
bevindt, niet in de verschillende (sub)categorieën.
De repository Pagina 6 van 10 Versie van 27/09/2011

4.3 Een Content Object aanmaken in de Repository
Zorg er voor dat je niet meer in het “Beheer van de categorieën” bezig bent (keer desnoods
terug met de “broodkruimels” naar “Repository”).
Selecteer de categorie waarin je het object wenst aan te maken.
Klik op “Maak” in de linker kolom om een object aan te maken
Na het aanklikken van deze knop, krijg je een lijst met alle types objecten die aangemaakt
kunnen worden.
Je kan het type object selecteren uit de icoontjes of via het dropdownmenu. We gaan als
voorbeeld een “Document” aanmaken. Dit vind je onder het tabblad “Media”.
4.4 Een Chamilo-Document aanmaken
Klik op “Document”. Je krijgt dan een nieuw venster waarin je de volgende velden ingeeft:
Titel: geef hier een (korte) naam aan het document zodat je het nadien eenvoudig kunt
herkennen. Hou bij opdrachten rekening met de aanwijzingen van de lector.
Categorie: kies de locatie (categorie) van het object in de Repository. Standaard komt dit
rechtstreeks in de hoofdmap van de Repository terecht.
Beschrijving: geef hier indien je dat wenst een korte beschrijving van je document.
Deze velden zijn voor alle objecten hetzelfde.
Onder de verplichte velden Titel, Categorie en Beschrijving staan de “Eigenschappen” van een
object. Deze verschillen naargelang van het object.
Voor een Document zijn de “Eigenschappen”:
De repository Pagina 7 van 10 Versie van 27/09/2011

Je kunt een document uploaden of aanmaken (Maak).
4.4.1 Uploaden of aanmaken?
A. Indien je een Word, Excel, PowerPoint of ander document hebt aangemaakt op je computer
en je wil dit aan je Repository toevoegen, dan kan je dit doen door het document op te
laden.
Klik op de “Bladeren” of “Browse” knop en selecteer het gewenste document.
Je ziet het document dan als bijlage, behalve als het een foto is of een *.txt bestand (dan
wordt het meteen binnen Chamilo getoond).
Je kunt op dezelfde manier gezipte bestanden met documenten uploaden. Je kunt ze
unzippen door „uitpakken‟ of „Uncompress‟ aan te vinken.
B. Vink “Maak” of “Create” aan om een nieuw document aan te maken met de ingebouwde
teksteditor van Chamilo.
Je ziet dan volgend scherm:
Typ in deze teksteditor de tekst van je document.
Via de werkbalk bovenaan kun je het document opmaken.
4.4.2 Een document opslaan
Klik onderaan op de knop “Maak” of “Create” om het document op te slaan in de Repository.
Je keert automatisch terug naar de Repository.
De repository Pagina 8 van 10 Versie van 27/09/2011

4.5 De mogelijkheden met een object (acties via de icoontjes)
Naast elk object in de Repository zijn verschillende icoontjes zichtbaar. Ga in Chamilo met je
muisaanwijzer over een icoontje om de tooltip te zien. Dan weet je meteen waarvoor een icoontje
dient.
4.5.1 Edit
Edit: past een object (CO) aan.
4.5.2 Duplicate
Maakt een kopie van het object aan (aangeduid met een cijfer 1…). Interessant als je bijvoorbeeld
een bestaand object wil gebruiken als basis voor een nieuw object.
4.5.3 Verwijder
Verplaatst het CO naar de prullenbak (Recycle Bin).
4.5.4 Verplaats
Verplaatst een CO naar een andere categorie.
4.5.5 Export
TIP: exporteer regelmatig objecten die aangemaakt zijn binnen Chamilo als back-up. Het
eindresultaat is een bestand met de extensie .CPO dat binnen Chamilo opnieuw kan worden
ingeladen.
Je kan ook je hele Repository exporteren via de knop “Exporteer volledige repository”. Je krijgt
dan één CPO bestand met alle objecten uit je persoonlijke Repository.
Voeg een datum toe aan de bestandsnaam zodat je precies weet van wanneer je back-up dateert.
Als je veel objecten hebt in je repository dan kan dit proces enige tijd in beslag nemen. Heb dan
geduld!
4.5.6 Metadata
Zal het mogelijk maken om eigen metadata toe te voegen (nog niet volledig geïmplementeerd)
4.5.7 Context linker
Nog niet volledig geïmplementeerd.
4.5.8 Copy to templates
Je kunt een aangemaakt document als template gebruiken in andere documenten. Klik op de knop
“Copy to templates” om een document te kopiëren naar je persoonlijke templates.
4.5.9 Download
Je kunt een document downloaden door te klikken op de knop “Download”.
De repository Pagina 9 van 10 Versie van 27/09/2011

5 Een Content Object verwijderen uit de Repository
5.1 Verwijderen van een object uit de Repository?
Je kunt een Content Object pas verwijderen als het nergens meer gepubliceerd is.
Klik op het icoontje van de prullenbak om een Content Object uit de Repository te
verwijderen.
Bevestig je keuze in het volgend scherm door op OK te klikken
5.2 Per ongeluk verwijderd uit de Repository?
In de Repository zit links ook een Prullenbak of
Recycle Bin.
Klik op Prullenbak of Recycle bin
Klik op het restore-icoontje
terug te zetten.
om het bestand
5.3 Definitief verwijderen van één object uit de Repository
Opgelet: verzeker er je van dat dit je definitieve keuze is!
Klik op het rode kruisje om het bestand volledig te wissen. Er is geen weg meer terug!
5.4 Prullenbak of Recycle bin volledig leeg maken
Je kan dit doen wanneer je bv. de toegelaten “Quota” dreigt te overschrijden.
Opgelet: verzeker er je van dat dit je definitieve keuze is!
Klik bovenaan op
om de prullenbak volledig leeg te maken.
De repository Pagina 10 van 10 Versie van 27/09/2011