Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

More documents

Recommendations

Info

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE BIJLAGE 1: MODEL INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN BIJ DATACONVERSIE TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN DATACONVERSIE A. Interne beheersingsmaatregelen die altijd relevant zijn bij een dataconversie B. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor een dataconversie door overgang naar nieuwe softwareleverancier I. VOORBEREIDINGEN OP EEN DA- TACONVERSIE A.I.1: Beoordelen of Europese aanbesteding moet worden doorlopen A.I.2: Permanente onderdelen van het WOZ-proces bijwerken A.I.3: Openstaande WOZ-beschikkingen versturen A.I.4: Openstaande bezwaarschriften afhandelen A.I.5: Conversieplanning opstellen A.I.6: Controleplan opstellen A.I.7: Externe review op conversieplanning en/of controleplan laten uitvoeren A.I.8: Afspraken met externe dienstverlener vastleggen A.I.9: WOZ-administratie optimaliseren A.I.10: Noodscenario opstellen A.I.11: Back-ups maken A.I.12 Lessen trekken uit ervaringen van andere gemeenten A.I.13 Verschillenanalyse tussen oude en nieuwe datamodel A.I.14 De juiste resources beschikbaar hebben voor de conversie B.I.1: Het opstellen van een programma van eisen aan nieuwe WOZ- / belastingadministratie II. HET UITVOEREN VAN (EEN) PROEFCONVERSIE(S) IN EEN TESTOMGEVING A.II.1: Resultaten van de proefconversie(s) onderzoeken A.II.2: Resultaten van de proefconversie(s) gebruiken om de definitieve dataconversie probleemloos te laten verlopen A.II.3: Conversieplanning bijstellen (eventueel) III. HET UITVOEREN VAN DE DEFI- NITIEVE DATACONVERSIE A.III.1: Mutaties in de WOZ-administratie stopleggen en systematisch bewaren A.III.2: Van de WOZ-administratie een "alleen lezen" omgeving maken A.III.3: Voor- en achteraf back-ups maken en deze bewaren A.III.4: Resultaten van de definitieve conversie(s) onderzoeken en fiatteren - - - IV. AFRONDENDE WERKZAAM- HEDEN NÁ EEN DATACONVERSIE A.IV.1: Bewaarde mutaties in de juiste tijdsvolgorde verwerken in de WOZadministratie A.IV.2: De oude omgeving operationeel houden om de laatste backup (van voor de conversie) te kunnen raadplegen A.IV.3: WOZ-administratie regelmatig optimaliseren A.IV.4: Extra capaciteit inplannen voor het oplossen van onvoorziene conversieproblemen en het verwerken van bewaarde mutaties REDEN VAN EEN DATACONVERSIE C. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor een dataconversie door gemeentelijke herindeling D. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor een dataconversie door gemeentelijke samenwerking C.I.1: Afstemmen werkprocessen tussen gemeenten C.I.2: Kwaliteit WOZ-administraties deelnemende gemeenten onderzoeken C.I.3 Veldcodering uniformeren C.I.4 Betrokkenheid van alle deelnemende gemeenten waarborgen D.I.1: Afspraken maken over aanlevering van mutaties D.I.2: Kwaliteit WOZ-administraties deelnemende (nieuwe) gemeenten onderzoeken D.I.3 Veldcodering uniformeren C.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de proefconversie onderzoeken D.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de proefconversie onderzoeken C.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de definitieve conversie onderzoeken D.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de definitieve conversie onderzoeken C.IV.1 Start uitvoering uniform WOZproces begeleiden (gericht op uniforme registratie van gegevens) D.IV.1 Start uitvoering uniform WOZproces begeleiden (gericht op uniforme registratie van gegevens) 12
HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE A.I. A.I.1: Beoordelen of Europese aanbesteding moet worden doorlopen A.I.2: Permanente onderdelen van het WOZproces bijwerken A.I.3: Openstaande WOZ-beschikkingen versturen A.I.4: Openstaande bezwaarschriften afhandelen A.I.5: Conversieplanning opstellen A.I.6: Controleplan opstellen Als de kosten die gemoeid zijn met een systeemconversie hoger uitvallen dan het drempelbedrag (in 2010: € 196.000) moet Europese aanbestedingsprocedure plaatsvinden. Dit kan het conversieproces vertragen omdat een aantal verplichte procedures moeten worden doorlopen. Er zijn echter ook voordelen. Een Europese aanbesteding "dwingt" overheidsorganisaties om vooraf duidelijke eisen en beoordelingscriteria te formuleren. Het is van belang dat de belangrijkste permanente onderdelen van het WOZ-proces (bouwmutaties, kadastrale mutaties, GBA-mutaties en de permanente marktanalyse) voor een conversietraject volledig "bij" zijn. Eventuele vertraging van het conversietraject kan dan makkelijker worden opgevangen. Wij adviseren om voorafgaand aan een conversietraject zo veel mogelijk openstaande WOZ-beschikkingen te verzenden. Gemeenten kunnen dan "schoon" het conversietraject starten. Wij adviseren om voorafgaand aan een conversietraject zo veel mogelijk openstaande WOZ-bezwaarschriften af te handelen. Gemeenten kunnen dan "schoon" het conversietraject starten. Vooraf moet een duidelijke planning (plan van aanpak) worden gemaakt. Het is van belang om de fase van de definitieve dataconversie te plannen in de periode augustus – november. Gemeenten kunnen dan eerst de WOZ-beschikkingen verzenden en de WOZ-bezwaarschriften afhandelen, voordat het WOZ-proces (tijdelijk) stil komt te liggen. Het is van belang dat een gemeente voldoende tijd inplant om een conversie uit te kunnen voeren. Het belangrijkste struikelblok hierbij is dat uit de proefconversie mogelijk bevindingen komen die meer tijd kosten om opgelost te worden dan gepland. Ook kan het aanbestedingstraject vaak meer tijd kosten dan verwacht. Als gevolg hiervan kan er minder tijd beschikbaar zijn voor de definitieve conversie, waardoor er bijvoorbeeld minder getest kan worden en fouten niet worden gesignaleerd. Gedurende het conversietraject moet de realiteit van de planning regelmatig worden beoordeeld en eventueel worden bijgesteld (zie A.II.3). Voor de begeleiding van een dataconversie is naast technische kennis, ook specifieke kennis van de WOZ-administratie van belang. Daarom adviseren wij om naast medewerkers van dienstverleners "eigen" medewerkers te betrekken bij het conversietraject. Om te kunnen beoordelen of een dataconversie goed verloopt moeten controles worden uitgevoerd. In en controleplan moet in elk geval aandacht worden besteed aan: - de verantwoordelijkheid voor controles (wie voert de controles uit); - uitzoeken welke controles er uitgevoerd moeten worden om veilig te converteren; - de normen/acceptatiegrenzen (wanneer zijn de resultaten van een controle goed); - het vastleggen van controleresultaten (bijvoorbeeld voor de accountantscontrole). 13
Page 1 and 2: WAARDERINGSKAMER Handreiking intern
Page 3 and 4: HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYST
Page 11: HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYST
Page 25: HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYST

Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?