Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
C.I.2: Kwaliteit WOZadministraties
deelnemende
gemeenten onderzoeken
C.I.3 Veldcodering uniformeren
C.I.4 Betrokkenheid van
alle deelnemende gemeenten
waarborgen
C.II.
C.II.1 Per deelnemende
gemeente de resultaten
van de proefconversie
onderzoeken
C.III.
C.III.1 Per deelnemende
gemeente de resultaten
van de definitieve conversie
onderzoeken
C.IV.
C.IV.1 Start uitvoering
uniform WOZ-proces
begeleiden (gericht op
uniforme registratie van
gegevens)
D.I.
D.I.1: Afspraken maken
over aanlevering van
mutaties
D.I.2: Kwaliteit WOZadministraties
deelnemende
(nieuwe) gemeenten
onderzoeken
D.I.3 Veldcodering uniformeren
Het is noodzakelijk om de kwaliteit van de verschillende WOZadministraties
op elkaar af te stemmen. Door niet onderkende onderlinge
kwaliteitsverschillen van de WOZ-administratie daalt de kwaliteit van de
beste administratie na de conversie. Daarom is het verstandig om voor de
conversie de kwaliteit van de verschillende data in kaart te brengen, op
elkaar af te stemmen en eventueel verbeteringen door te voeren.
Als gemeenten de velddefinities goed op elkaar afstemmen en uniformeren,
kan dit negatieve effecten zoals kwaliteitsverlies voorkomen. Verschillen
tussen veldcoderingen moeten secuur worden geinventariseerd
en. Vervolgens moet een plan worden gemaakt om ongelijke coderingen
aan te passen.
Het is de ervaring van gemeenten dat bij een gemeentelijke herindeling
de betrokkenheid van alle gemeenten een belangrijke succesfactor is.
Medewerkers die geruime tijd met een WOZ-administratie hebben gewerkt
kunnen het beste de verschillen met WOZ-administraties van andere
gemeenten inschatten. Dit blijkt een succesfactor voor een geslaagde
dataconversie te zijn.
Zie A.11.1. Door de resultaten per gemeente te onderzoeken, krijgt men
een beter inzicht in het conversieresultaat en in de handelingen die nog
per gemeente moeten worden uitgevoerd om de kwaliteit te optimaliseren.
Zie C.II.1
Na afloop van een dataconversie bij een herindeling moet het nieuwe
WOZ-proces starten. Medewerkers (van verschillende gemeenten) moeten
dan gegevens op een uniforme wijze registreren. Dit vergt vaak de
nodige begeleiding.
Het is verstandig om als gemeenten onderling duidelijke afspraken te
maken, ook met de software leverancier, over de manier waarop mutaties
dienen te worden aangeleverd. Ook moet helder zijn welke delen uit het
systeem er aangeleverd moeten worden. Zeker als mutaties vanuit een
deelnemende gemeente moeten worden aangeleverd is het van belang
om de volledigheid hiervan te borgen.
Het samenwerkingsverband moet vooraf onderzoeken wat de kwaliteit
van de afzonderlijke WOZ/belastingadministraties is. Om goede voorbereidingsstappen
(zie A.I.9) te kunnen treffen.
De verschillende WOZ-administraties moeten onderling op elkaar worden
afgestemd. Dit kan alleen door een heldere en uniforme veldcodering. Wij
adviseren gemeenten hierop aan te sturen.
18