Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

WAARDERINGSKAMER
Handreiking interne beheersing systeemconversie
WOZ-administratie
Definitieve versie 1.9
Tekst vastgesteld op:
10 september 2010

2
HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-
ADMINISTRATIE
1. Inleiding
Het is de ervaring van de Waarderingskamer dat bij de uitvoering van de Wet WOZ regelmatig
problemen optreden als gemeenten een systeemconversie van de WOZ- / belastingadministratie
uitvoeren. Doordat gegevens onjuist of onvolledig worden geconverteerd
moeten herstelactiviteiten worden uitgevoerd. Deze kunnen leiden tot vertraging bij
het verzenden van OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen. Dit is niet alleen negatief voor
particulieren en bedrijven van de gemeenten, maar heeft ook financiële schade tot gevolg
bij gemeenten (rentederving) zelf en bij de overige afnemers van de WOZ-gegevens (Belastingdienst
en de waterschappen).
Om een bijdrage te leveren aan de interne beheersing van conversietrajecten van gemeentelijke
WOZ- / belastingadministraties heeft de Waarderingskamer, in samenwerking met
de VNG en drie accountantskantoren (Deloitte, Ernst & Young, PriceWaterhouseCoopers
en Haute Equipe) de Handreiking interne beheersing van systeemconversies opgesteld.
Deze handreiking is primair bedoeld voor gemeenten die een conversietraject moeten
doorlopen.
Voor de handreiking zijn interviews gehouden met vertegenwoordigers van bovengenoemde
organisaties, aangevuld met enkele gemeenten die recent zijn geconfronteerd
met een systeemconversie en enkele softwareleveranciers.
2. Systeemconversies van de gemeentelijke WOZ-administratie
Er zijn diverse redenen waarom gemeenten worden geconfronteerd met een systeemconversie.
De redenen die het meest frequent voorkomen zijn:
- een nieuwe release of update van het huidige softwarepakket;
- de overgang naar een nieuwe softwareleverancier;
- een (inter)gemeentelijke samenwerking;
- een gemeentelijke herindeling.
In deze handreiking onderscheiden wij binnen een systeemconversie de volgende twee
onderdelen:
- dataconversie;
- applicatieconversie.
Onder het begrip dataconversie verstaan wij de overgang van de gegevens van het datamodel
van de "oude" applicatie naar het datamodel van de "nieuwe" applicatie. Dit is
grotendeels een "technische" operatie, waarbij het uitgangspunt is dat er geen informatieen
/ of kwaliteitsverlies mag optreden. Alle WOZ-gegevens moeten juist en volledig
worden geconverteerd. Gemeenten moeten voldoende maatregelen nemen om dit te
waarborgen.
3

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
Onder het begrip applicatieconversie verstaan wij de verandering van de softwareinterface
van de gemeentelijke WOZ- / belastingadministratie. Dit is technisch relatief
eenvoudig, maar heeft wel directe gevolgen voor het WOZ-proces en voor de betrokken
medewerkers. Dit komt doordat de werkprocessen en de handelingen die medewerkers
moeten verrichten, veranderen door dit onderdeel van de systeemconversie. Voor de
kwaliteit van de WOZ-administratie en de continuïteit van het WOZ-proces is het daarom
van belang dat medewerkers voldoende de mogelijkheid krijgen om zich de nieuwe
applicatie eigen te maken.
Dit veranderproces en het doorbreken van oude gewoontes en routines, het aanleren van
nieuwe kennis en vaardigheden worden in de praktijk soms onderschat. Dit kan vertraging
en/of kwaliteitsverlies veroorzaken.
3. Risico's bij de systeemconversies van de gemeentelijke WOZ-administratie
In deze paragraaf beschrijven wij de belangrijkste risico's die gemeenten lopen bij het
uitvoeren van een systeemconversie. Hoewel wij van mening zijn dat de handreiking belangrijke
algemene risico's beschrijft die gemeenten lopen bij de uitvoering van een systeemconversie
van de WOZ-administratie, realiseren we ons dat de complexiteit van een
dergelijke operatie groot is. Daarom bevelen wij gemeenten aan om ook een eigen risicoanalyse
uit te voeren waarbij met name aandacht is voor de risico's die specifiek voor de
gemeente gelden.
In deze paragraaf laten we zien welke negatieve effecten de door ons beschreven risico's
kunnen veroorzaken. Daarbij leggen we de relatie met de twee verschillende onderdelen
van systeemconversies: dataconversie en applicatieconversie. De belangrijkste risico's
die gemeenten lopen bij een systeemconversie zijn in onze optiek:
- onvolledige conversie van de gegevens (dataconversie);
- onjuiste conversie van de gegevens (dataconversie);
- onjuiste uitvoering van het WOZ-proces (applicatieconversie).
Deze risico's kan een aantal negatieve effecten hebben voor de kwaliteit van het gemeentelijke
WOZ-proces. De twee meest in het oog springende negatieve effecten zijn:
1. het niet tijdig verzenden van (een deel van de) OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen;
2. het verzenden van WOZ-beschikkingen van onvoldoende kwaliteit.
Deze twee negatieve gevolgen kunnen beide weer andere gevolgen veroorzaken, zoals
financiële schade door rentederving, schadeclaims van de afnemers van WOZ-gegevens
(Belastingdienst en waterschappen) en imagoschade van de gemeente. De relatie tussen
de verschillende onderdelen van een systeemconversie, de risico's die gemeenten lopen
en het (mogelijke) effect van deze risico's is weergegeven in de volgende figuur.
4

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
DATACONVERSIE
APPLICATIECONVERSIE
RISICO
- Onjuiste dataconversie
- problemen met velddefinities
- problemen met relaties
- Onvolledige dataconversie
- verlies data
- verlies relaties
RISICO
- Onjuist gebruik applicatie
- bestandsvervuiling
- stagnerend WOZ-proces
- Onjuiste gegevensverwerking
- bestandsvervuiling
EFFECT
- Vertraging bij opleggen OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen
- rentederving (financieel risico)
- extra kosten bij afnemers WOZ-gegevens (schadeclaim bij gemeente)
- negatieve beoordeling accountant
- negatieve beoordeling Waarderingskamer
- WOZ-beschikkingen van onvoldoende kwaliteit worden verzonden
- imagoschade gemeente
- toename aantal WOZ-bezwaarschriften (extra maatschappelijke kosten)
- negatieve beoordeling Waarderingskamer
- negatieve beoordeling accountant (bij "verlies" WOZ-objecten)
Om meer inzicht te geven in de financiële consequenties van dergelijke effecten, hebben
wij de omvang van rentederving door het te laat verzenden van OZB-aanslagen / WOZbeschikkingen
in een fictieve gemeente berekend. In een gemiddelde gemeente van
37.000 inwoners en met een belastingcapaciteit van € 4.600 miljoen kost het twee maanden
"te laat" verzenden van de OZB-aanslagen meer dan € 1 per inwoner 1.
4. Model interne beheersing systeemconversies
Om de bovengenoemde risico’s en effecten succesvol te beheersen, of tot acceptabel niveau
te reduceren, hebben wij een model met beheersingsmaatregelen opgesteld. Ook
daarbij maken wij onderscheid tussen de interne beheersing van een dataconversie en de
interne beheersing van een applicatieconversie.
1 Op basis van de gemiddelde OZB-tarieven in 2008, zoals gepubliceerd door het Centrum voor
Onderzoek van de Economie van de Lagere overheden genomen. Verder hebben wij ons gebaseerd
op de kengetallen die worden gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.
5

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
Model interne beheersingsmaatregelen dataconversie
Bij het beschrijven van de interne beheersingsmaatregelen voor een dataconversie van de
gemeentelijke WOZ- / belastingadministratie is ons uitgangspunt dat voorafgaand aan de
definitieve dataconversie een proefconversie in een testomgeving wordt uitgevoerd. Pas
als deze proefconversie een goed resultaat oplevert, kan de definitieve dataconversie
plaatsvinden.
Het model met beheersingsmaatregelen is op hoofdlijnen in de onderstaande tabel weergegeven.
Een uitwerking van het model staat in bijlage 1 bij deze notitie. Bij het beschrijven
van de beheersingsmaatregelen zijn wij uitgegaan van de vier fasen die bij een
dataconversie kunnen worden onderscheiden (zie horizontale as). Ook hebben wij de
oorzaken van een dataconversie (zie §3) als uitgangspunt genomen (zie verticale as).
Omdat het bij een nieuwe release en update van het huidige softwarepakket de intensiteit
van de verandering of ingreep sterk kan variëren, is deze oorzaak bewust in het model
buiten beschouwing gelaten. Als de update of release van een omvangrijk karakter zijn,
kunnen gemeenten altijd tergvallen op de beheersmaatregelen Tabel 1, rij A (Dataconversie
door overgang naar nieuwe soft-wareleverancier).
Tabel 1: Model interne beheersing dataconversie
TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN DATACONVERSIE
REDEN DATACONVERSIE
A. Algemene interne beheersingsmaatregelen
bij een dataconversie
B. Dataconversie door
overgang naar nieuwe
softwareleverancier
C. Dataconversie door
gemeentelijke herindeling
D. Dataconversie door
gemeentelijke samenwerking
I. Voorbereidingen
op een dataconversie
II. Het uitvoeren van
(een) proefdataconversie(s)
in een testomgeving
III. Het uitvoeren
van de definitieve
dataconversie
IV. Afrondende
werkzaamheden
ná een dataconversie
A.I. A.II. A.III. A.IV.
B.I. B.II. B.III. B.IV.
C.I. C.II. C.III. C.IV.
D.I. D.II. D.III. D.IV.
I. Voorbereidingen van een dataconversie
Onder de fase voorafgaande aan de dataconversie verstaan wij alle handelingen die voorafgaand
aan de proefconversie worden uitgevoerd. Gemeenten zijn hier vooral bezig om
een gunstig startsituatie te krijgen en met het treffen van voorbereidingen voor de dataconversie.
Denk hierbij aan uitwisseling van kennis en ervaring met andere gemeenten
omtrent succesvol converteren van data, het onderzoeken van beschikbare softwarepakketten,
het samenstellen van een pakket van eisen en de aanschaf van een nieuwe softwaresysteem.
Ook zijn het opstellen van een conversiedraaiboek, het opstellen van noodscenarioplan
en het uitvoeren van een risicoanalyse activiteiten die de gemeente in dit
stadium van de systeemconversie moet uitvoeren. Natuurlijk is ook de planning van be-
6

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
lang, waarbij niet alleen gekeken wordt naar een inschatting van de benodigde tijd en
doorlooptijd, maar ook naar de afstemming op de voor de WOZ-uitvoering cruciale data,
zoals het verzenden van de WOZ-beschikkingen en het beantwoorden van vragen van belanghebbenden.
Bij de planning is ook de afweging aan de orde tussen het uitvoeren van
de conversie door eigen mensen of de inhuur van externen. Bij de inzet van eigen mensen
moet gekeken worden naar de invloed op de voortgang van de reguliere werkzaamheden.
II. Het uitvoeren van (een) proefdataconversie(s) in een testomgeving
Voorafgaand aan de dataconversie in de productieomgeving dient een proefconversie in
een testomgeving plaats te vinden. Daarbij moet steeds worden beoordeeld of de te converteren
gegevens (en relaties tussen gegevens) juist en volledig in het nieuwe datamodel
komen conform de vooraf vastgestelde eisen. Door middel van herhalingen en verbeteringen
moeten de proefconversies iteratief steeds beter gaan verlopen. Uitvallijsten en
signaleringslijsten moeten hier inzicht in geven. Als uit de verschillende controles blijkt
dat gegevens succesvol geconverteerd kunnen worden, dan is er een "GO moment" om
de definitieve dataconversie te starten. Omdat de duur van deze fase moeilijk voorspelbaar
is, adviseren wij om regelmatig de planning te beoordelen en eventueel bij te stellen
aan de hand van resultaten verkregen uit de proefconversies.
III. Het uitvoeren van de definitieve dataconversie
In deze fase worden de gegevens (en relaties tussen gegevens) geconverteerd die van belang
zijn voor de gemeentelijke WOZ- / belastingadministratie. In de WOZ-administratie
kan hierdoor tijdelijk niet worden gemuteerd. Gemeenten moeten ervoor zorgen dat binnenkomende
mutaties tijdelijk worden bewaard. Het is zeer aan te bevelen om de oude
WOZ- / belastingadministratie in deze periode raadpleegbaar te houden.
IV. Afrondende werkzaamheden ná een dataconversie
Voorafgaand aan het starten van het WOZ-proces moeten de finale afloopcontroles worden
uitgevoerd. Als er een externe dienstverlener in dienst is, kan de gemeente de dataconversie
op basis hiervan al dan niet accepteren. Na afloop hiervan zal het reguliere
WOZ-proces weer worden gestart. Voorwaarde is uiteraard wel dat de applicatieconversie
ook is afgerond.
Daarbij moeten gemeenten prioriteit geven aan het verwerken van de mutaties (kadastrale
mutaties, bouwmutaties, GBA-mutaties) die zijn binnengekomen in de periode dat het
WOZ-proces stil lag.
Model interne beheersingsmaatregelen applicatieconversie
Uit de gesprekken die wij hebben gevoerd over dit onderwerp blijkt dat betrokkenen applicatieconversies
als "technisch relatief eenvoudig uitvoerbaar" beschouwen. De risico's
bij dit onderdeel van de systeemconversie komen met name voort uit het feit dat medewerkers
met een andere automatiseringsomgeving moeten gaan werken. Het is van belang
om de gevolgen van een applicatieconversie vooraf te onderkennen en om maatregelen
te nemen. De interne beheersingsmaatregelen die als gevolg van de applicatieconversie
gebruikt kunnen worden zijn weergegeven in bijlage 2. Daarbij is het onderstaande
model het uitgangspunt.
7

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
Tabel 2: Model interne beheersing applicatieconversie
TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN APPLICATIECONVERSIE
I. Voorbereidingen op
een applicatieconversie
II. Het uitvoeren van de applicatieconversie
III. Fase na een applicatieconversie
Type beheersingsmaatregelen
in de verschillende
fasen
Maatregelen gericht op
selectie van de applicatie
en de inrichting van
het nieuwe WOZ-proces
Maatregelen gericht op het
opleiden / scholen van medewerkers
Maatregelen gericht op
het begeleiden van medewerkers
8
I. Voorbereidingen van een applicatieconversie
Het uitvoeren van werkzaamheden in een nieuwe applicatie wordt door veel medewerkers
als een ingrijpende verandering ervaren. Gemeenten hebben er daarom belang bij
om voorafgaand aan de conversie het personeel voor te breiden op de komst van de
nieuwe applicatie. Een goede interne communicatie over de op handen zijnde conversie
intern blijkt van groot belang voor draagvlak bereidwilligheid om aan deze verandering
mee te werken. Ook kiezen veel gemeenten bewust voor om personeel nauw bij de keuze
voor een nieuwe applicatie te betrekken.
II. Het uitvoeren van de applicatieconversie
In deze fase ligt het primaire proces vaak stil. Hierdoor kunnen gemeenten de nadruk op
scholing en opleiding van het personeel leggen. Als het nieuwe pakket operationeel is
moet het WOZ-proces zo snel mogelijk. weer worden hervat.
III. Afrondende werkzaamheden ná afloop van een applicatie conversie
Dit is de afsluitende fase waar gemeenten een goed contact met de externe diensverlener
wilt behouden om vragen, onduidelijkheden en toekomstige problemen gemakkelijk te
kunnen verhelpen. Ook vraagt deze fase vaak om een intensieve begeleiding van medewerkers.
5. Rol accountant bij systeemconversie
In het kader van de jaarlijkse getrouwheids- en rechtmatigheidsonderzoeken zullen gemeentelijke
accountants conversietrajecten kritisch bekijken. Het kan daarom raadzaam
zijn tijdens de voorbereiding van de dataconversie de gemeentelijke accountant te betrekken
bij het beoordelen van de opgestelde conversieplanning en het controleplan.
Hierdoor kunnen de noodzakelijke controles gedurende het conversietraject door de gemeente
(of de externe dienstverlener) zelf worden uitgevoerd. In de praktijk zien we dat
gemeenten erg geholpen zijn met de tijdige bijdrage van de accountant, maar ook dat het
gemeenten veel extra werk achteraf bespaart. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is dat
de resultaten van de uitgevoerde controles worden vastgelegd. Dit biedt de accountant de
mogelijkheid om op deze controles te "steunen", zonder ze zelf opnieuw uit te hoeven
voeren.
6. Tot slot
Wij hopen dat deze handreiking gemeenten helpt om conversietrajecten beter te beheersen.
Wij hopen in ieder geval gemeenten bewust te maken van de volgende zaken:
- dat een systeemconversie een zeer complex proces is.

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
- dat een conversie omwille van de mogelijk schadelijke effecten zeer serieus genomen
dient te worden.
- dat eigen regie en een gedegen voorbereiding tot succes leiden.
- dat eigen medewerkers een factor is waar zeer serieus aandacht aan besteed moet
worden.
- dat informatie uitwisseling en/of samenwerking met andere gemeenten een succesfactor
is.
De handreiking is geen blauwdruk die één op één kan worden toegepast, daarvoor zijn de
verschillen tussen gemeentelijke organisaties en gemeentelijke automatiseringsomgevingen
te groot.
Heeft u nog vragen over deze handreiking, neem dan contact op met de heer M. Kuijper
van het secretariaat van de Waarderingskamer (telefoon: 070 311 05 55, e-mail:
info@waarderingskamer.nl). Wij beschouwen deze handreiking als een groeidocument.
Daarom zijn suggesties voor aanvullingen en/of verbeteringen van harte welkom. Op onze
internetsite staat de actuele versie van deze handreiking.
9

10
HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
Bijlagen bij Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie
Bijlage 1
Model interne beheersingsmaatregelen dataconversie
Bijlage 2
Model interne beheersing applicatieconversie
Bijlage 3
Controleprotocol dataconversie
Bijlage 4
Controleprotocol applicatieconversie
11

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
BIJLAGE 1: MODEL INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN BIJ DATACONVERSIE
TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN DATACONVERSIE
A. Interne beheersingsmaatregelen die altijd relevant
zijn bij een dataconversie
B. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor
een dataconversie door overgang naar nieuwe
softwareleverancier
I. VOORBEREIDINGEN OP EEN DA-
TACONVERSIE
A.I.1: Beoordelen of Europese aanbesteding
moet worden doorlopen
A.I.2: Permanente onderdelen van het
WOZ-proces bijwerken
A.I.3: Openstaande WOZ-beschikkingen
versturen
A.I.4: Openstaande bezwaarschriften afhandelen
A.I.5: Conversieplanning opstellen
A.I.6: Controleplan opstellen
A.I.7: Externe review op conversieplanning
en/of controleplan laten uitvoeren
A.I.8: Afspraken met externe dienstverlener
vastleggen
A.I.9: WOZ-administratie optimaliseren
A.I.10: Noodscenario opstellen
A.I.11: Back-ups maken
A.I.12 Lessen trekken uit ervaringen van
andere gemeenten
A.I.13 Verschillenanalyse tussen oude en
nieuwe datamodel
A.I.14 De juiste resources beschikbaar
hebben voor de conversie
B.I.1: Het opstellen van een programma
van eisen aan nieuwe WOZ- / belastingadministratie
II. HET UITVOEREN VAN (EEN)
PROEFCONVERSIE(S) IN EEN
TESTOMGEVING
A.II.1: Resultaten van de proefconversie(s)
onderzoeken
A.II.2: Resultaten van de proefconversie(s)
gebruiken om de definitieve dataconversie
probleemloos te laten verlopen
A.II.3: Conversieplanning bijstellen (eventueel)
III. HET UITVOEREN VAN DE DEFI-
NITIEVE DATACONVERSIE
A.III.1: Mutaties in de WOZ-administratie
stopleggen en systematisch bewaren
A.III.2: Van de WOZ-administratie een "alleen
lezen" omgeving maken
A.III.3: Voor- en achteraf back-ups maken
en deze bewaren
A.III.4: Resultaten van de definitieve conversie(s)
onderzoeken en fiatteren
- - -
IV. AFRONDENDE WERKZAAM-
HEDEN NÁ EEN DATACONVERSIE
A.IV.1: Bewaarde mutaties in de juiste
tijdsvolgorde verwerken in de WOZadministratie
A.IV.2: De oude omgeving operationeel
houden om de laatste backup (van voor
de conversie) te kunnen raadplegen
A.IV.3: WOZ-administratie regelmatig optimaliseren
A.IV.4: Extra capaciteit inplannen voor
het oplossen van onvoorziene conversieproblemen
en het verwerken van bewaarde
mutaties
REDEN VAN EEN DATACONVERSIE
C. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor
een dataconversie door gemeentelijke herindeling
D. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor
een dataconversie door gemeentelijke samenwerking
C.I.1: Afstemmen werkprocessen tussen
gemeenten
C.I.2: Kwaliteit WOZ-administraties deelnemende
gemeenten onderzoeken
C.I.3 Veldcodering uniformeren
C.I.4 Betrokkenheid van alle deelnemende
gemeenten waarborgen
D.I.1: Afspraken maken over aanlevering
van mutaties
D.I.2: Kwaliteit WOZ-administraties deelnemende
(nieuwe) gemeenten onderzoeken
D.I.3 Veldcodering uniformeren
C.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten
van de proefconversie onderzoeken
D.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten
van de proefconversie onderzoeken
C.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten
van de definitieve conversie onderzoeken
D.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten
van de definitieve conversie onderzoeken
C.IV.1 Start uitvoering uniform WOZproces
begeleiden (gericht op uniforme
registratie van gegevens)
D.IV.1 Start uitvoering uniform WOZproces
begeleiden (gericht op uniforme
registratie van gegevens)
12

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
A.I.
A.I.1: Beoordelen of Europese
aanbesteding
moet worden doorlopen
A.I.2: Permanente onderdelen
van het WOZproces
bijwerken
A.I.3: Openstaande
WOZ-beschikkingen
versturen
A.I.4: Openstaande bezwaarschriften
afhandelen
A.I.5: Conversieplanning
opstellen
A.I.6: Controleplan opstellen
Als de kosten die gemoeid zijn met een systeemconversie hoger uitvallen
dan het drempelbedrag (in 2010: € 196.000) moet Europese aanbestedingsprocedure
plaatsvinden. Dit kan het conversieproces vertragen omdat
een aantal verplichte procedures moeten worden doorlopen. Er zijn
echter ook voordelen. Een Europese aanbesteding "dwingt" overheidsorganisaties
om vooraf duidelijke eisen en beoordelingscriteria te formuleren.
Het is van belang dat de belangrijkste permanente onderdelen van het
WOZ-proces (bouwmutaties, kadastrale mutaties, GBA-mutaties en de
permanente marktanalyse) voor een conversietraject volledig "bij" zijn.
Eventuele vertraging van het conversietraject kan dan makkelijker worden
opgevangen.
Wij adviseren om voorafgaand aan een conversietraject zo veel mogelijk
openstaande WOZ-beschikkingen te verzenden. Gemeenten kunnen dan
"schoon" het conversietraject starten.
Wij adviseren om voorafgaand aan een conversietraject zo veel mogelijk
openstaande WOZ-bezwaarschriften af te handelen. Gemeenten kunnen
dan "schoon" het conversietraject starten.
Vooraf moet een duidelijke planning (plan van aanpak) worden gemaakt.
Het is van belang om de fase van de definitieve dataconversie te plannen
in de periode augustus – november. Gemeenten kunnen dan eerst de
WOZ-beschikkingen verzenden en de WOZ-bezwaarschriften afhandelen,
voordat het WOZ-proces (tijdelijk) stil komt te liggen.
Het is van belang dat een gemeente voldoende tijd inplant om een conversie
uit te kunnen voeren. Het belangrijkste struikelblok hierbij is dat uit
de proefconversie mogelijk bevindingen komen die meer tijd kosten om
opgelost te worden dan gepland. Ook kan het aanbestedingstraject vaak
meer tijd kosten dan verwacht. Als gevolg hiervan kan er minder tijd beschikbaar
zijn voor de definitieve conversie, waardoor er bijvoorbeeld
minder getest kan worden en fouten niet worden gesignaleerd. Gedurende
het conversietraject moet de realiteit van de planning regelmatig worden
beoordeeld en eventueel worden bijgesteld (zie A.II.3).
Voor de begeleiding van een dataconversie is naast technische kennis,
ook specifieke kennis van de WOZ-administratie van belang. Daarom adviseren
wij om naast medewerkers van dienstverleners "eigen" medewerkers
te betrekken bij het conversietraject.
Om te kunnen beoordelen of een dataconversie goed verloopt moeten
controles worden uitgevoerd. In en controleplan moet in elk geval aandacht
worden besteed aan:
- de verantwoordelijkheid voor controles (wie voert de controles uit);
- uitzoeken welke controles er uitgevoerd moeten worden om veilig te
converteren;
- de normen/acceptatiegrenzen (wanneer zijn de resultaten van een
controle goed);
- het vastleggen van controleresultaten (bijvoorbeeld voor de accountantscontrole).
13

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
A.I.7: Externe review op
conversieplanning en/of
controleplan laten uitvoeren
A.I.8: Afspraken met externe
dienstverlener
vastleggen
A.I.9: WOZ-administratie
optimaliseren
A.I.10: Noodscenario
opstellen
Als gemeenten geen of onvoldoende kennis hebben van dataconversies,
is het raadzaam om de conversieplanning en het controleplan door een
externe partij te laten beoordelen. Deze externe partij moet kennis van en
ervaring hebben met conversietrajecten en EDP-audits. Bovendien heeft
deze partij bij voorkeur een onafhankelijke positie ten opzichte van de
gemeente en de externe dienstverlener (bij een conversie is dat meestal
de softwareleverancier).
Zowel de gemeente als een externe dienstverlener hebben geen belang
bij een onduidelijke situatie. Dit kan leiden tot ongewenste problemen in
de loop van het conversietraject, met vertragingen en financiële verliezen
tot gevolg. Daarom is het van belang dat afspraken duidelijk ("SMART"
geformuleerd) worden vastgelegd in een (dienstverlening)overeenkomst.
Daarin moet de te verrichten inspanningen en de af te leveren producten
van alle partijen worden vastgelegd. Ook moet in een dergelijke overeenkomst
staan:
- wie waar verantwoordelijk voor is;
- wie de uitkomst accepteert;
- wat er precies geconverteerd dient te worden;
- wat de acceptatienormen zijn (voor tussentijdse acceptaties en de
eindacceptatie);
- wie de uitkomst accepteert;
- wat er gebeurt op het moment dat de norm / kwaliteitseisen niet gehaald
kunnen worden;
- de wederzijdse verwachtingen;
- de wederzijdse verantwoordelijkheden.
Het doel van deze optimalisatie is om de uitgangssituatie, voor de conversie,
zoveel mogelijk te optimaliseren. Het is raadzaam voor gemeenten
om regelmatig de kwaliteit (juistheid en volledigheid) van de WOZadministratie
te optimaliseren (zie beheersingsmaatregel A.IV.3). Dit is
met name voorafgaand aan een conversietraject van belang, omdat hierdoor
zo min mogelijk problemen tijdens de conversie naar boven zullen
komen: Wij adviseren gemeenten om ten minste:
- de kadastrale volledigheid van de WOZ-administratie te onderzoeken
(hiervoor kunnen gemeenten gebruik maken van het document "Bestandsanalyse
volledigheidsonderzoek" en het document "Beoordelingsprotocol
aansluiting basisregistratie kadaster" zoals gepubliceerd
op www.waarderingskamer.nl);
- de juistheid van de veldcoderingen te onderzoeken;
- de juistheid van de vulling van de velden te onderzoeken (zijn de
waardes reëel, kloppen de gebruikte eenheden;
- de juistheid en de volledigheid van de aansluiting op de Basisregistraties
Adressen en Gebouwen (BAG) te onderzoeken;
- de juistheid en de volledigheid van de aansluiting op de Gemeentelijke
Basis Administratie (GBA) te onderzoeken.
Wij adviseren gemeenten in kaart te brengen welke stappen zij zetten op
het moment dat de conversie niet goed verloopt (bijvoorbeeld als het tijdig
verzenden van de OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen in gevaar komt).
Gemeenten doen er daarom goed aan om voor de conversie een noodscenario
op te stellen. Dit dwingt om vooraf stil te staan bij risico's die bij
de conversie kunnen optreden.
14

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
A.I.11: Back-ups maken
A.I.12 Lessen trekken uit
ervaringen van andere
gemeenten.
A.I.13 Verschillenanalyse
tussen oude en nieuwe
datamodel
A.I.14 De juiste resources
beschikbaar hebben
voor de conversie
A.II.
A.II.1: Resultaten van de
proefconversie(s) onderzoeken
Het is van belang dat de gemeenten regelmatig back-ups van de WOZ-/
belastingadministratie te maken. Hierdoor kan de gemeente altijd "terugvallen"
op een oude situatie. Voorwaarde is wel dat de "oude" applicatie
(die gebruik maakt van het "oude" datamodel) nog draait.
Het is van belang dat gemeenten, ook bij systeemconversies, zoveel mogelijk
leren van de ervaringen van andere gemeenten. Wij verwachten dat
gemeenten zeker met betrekking tot systeemconversies waardevolle informatie
van andere gemeenten, die vergelijkbare trajecten hebben doorlopen,
actief verzamelen en ook kunnen gebruiken.
Om inzicht te krijgen in de gevolgen van een dataconversie moeten verschillen
tussen het "oude" en "nieuwe" datamodel worden geanalyseerd.
Daarbij moet de gemeente tenminste een overzicht krijgen van:
- alle gegevens die in het "oude" systeem zijn geregistreerd en die niet
worden geconverteerd naar het "nieuwe" systeem;
- alle gegevens die van belang zijn voor een goede vulling van het
"nieuwe" systeem, maar die in het "oude" systeem niet zijn geregistreerd;
- de verschillen in gegevensdefinities tussen het "oude" en het "nieuwe"
systeem.
Van belang is dat de juiste medewerkers met voldoende kennis en ervaring
bij het conversietraject worden betrokken. Hierbij kan worden gedacht
aan de systeembeheerder, de applicatiebeheerder en een aantal
key-users. Als dit interne medewerkers betreft, moeten de dagelijkse
werkzaamheden van hen worden waargenomen door andere medewerkers.
Doel van deze controle is om te bepalen of de dataconversie juist en volledig
zal verlopen. Hiervoor moeten de gegevens voor en na de proefconversie
worden vergeleken. Dit kan door:
- controletotalen voor en ná de (proef)conversie te berekenen;
- hash-totalen van entiteiten (tabellen binnen een relationele database)
voor en ná de conversie te berekenen;
- steekproefsgewijs de registratie van WOZ-objecten in de "oude"
en in de "nieuwe" omgeving te vergelijken.;
- voor en na de proefcoversie het Beoordelingsprotocol aansluiting
basisregistratie Kadaster te doorlopen.
Voor de controletotalen geldt dat het volgende verband nauwlettend moet
worden bewaakt:
- totalen in oude bestand (A);
- totalen niet te converteren gegevens (B);
- totalen te converteren gegevens (C);
- totalen nieuwe bestand (D).
Bij de beoordeling van de (proef)conversies moeten de volgende verbanden
worden bewaakt:
(1): A – B = C
(2): C = D
Een hulpmiddel bij het controleren van de juistheid van een dataconversie
zijn de signaleringslijsten die na de aanmaak van een Stuf-WOZ / Stuf-
TAX bestand (automatisch) worden gegenereerd. De totalen (controletotalen)
die hierin zijn vermeld, kunnen met elkaar worden vergeleken en
15

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
verschillen kunnen worden onderzocht. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld
voor en na een (proef)conversie een Stuf-WOZ / Stuf-TAX genereren.Ook
kunnen gemeenten ervoor kiezen om de totale Stuf-WOZ en Stuf-TAX
bestanden met elkaar te vergelijken.
Na een proefconversie moet worden beoordeeld of de resultaten voldoende
zijn om te starten met de definitieve dataconversie. Als de bovenstaande
verbanden niet kunnen worden aangetoond is de proefconversie
niet geslaagd en moeten de verschillen worden onderzocht, bijvoorbeeld
steekproefsgewijs. Het verdient de aanbeveling om deze norm ook op te
nemen in de conversieplanning en/of het controleplan op te nemen (zie
A.I.5 en A.I.6).
A.II.2: Resultaten van de
proefconversie(s) gebruiken
om de definitieve
dataconversie probleemloos
te laten verlopen
A.II.3: Conversieplanning
bijstellen (eventueel)
A.III.
A.III.1: Mutaties in de
WOZ-administratie stopzetten
en systematisch
bewaren
A.III.2: Van de WOZadministratie
een "alleen
lezen" omgeving maken
A.III.3: Voor- en achteraf
back-ups maken en deze
bewaren
Als hulpmiddel bij het uitvoeren van deze beheersingsmaatregel hebben
wij een controleprotocol opgesteld. Dit protocol is als bijlage 3 toegevoegd
aan deze handreiking,
De kwaliteitsnormen die in het pakket van eisen zijn vastgelegd moeten
eerst succesvol behaald worden in een testomgeving. Hierna kan men
overgaan op een conversie in de productieomgeving.
De resultaten van de proefconversie geven inzicht in de juistheid en de
volledigheid van een proef(data)conversie. Als resultaten van een proefconversie
(zie A.II.1) nog niet voldoende zijn moeten er aanpassingen
worden gedaan om de volgende proefconversie beter te laten verlopen.
Deze aanpassingen kunnen betrekking hebben op:
- de WOZ-administratie van de gemeente;
- de gehanteerde conversiemethode.
Omdat de duur van een proefconversie (fase II) vaak vooraf lastig kan
worden ingeschat, is van belang om tijdens deze fase de conversieplanning
(zie A.I.5) regelmatig te actualiseren.
In deze fase wordt de dataconversie in de productieomgeving uitgevoerd.
Daarbij wordt de meest actuele situatie in de huidige WOZ-administratie
overgezet naar de nieuwe applicatie. In deze periode kunnen er geen mutaties
in de administratie verwerkt worden. Wij adviseren dringend om
mutaties systematisch te bewaren, zodat het bijwerken van de mutaties in
het nieuwe systeem niet tot onnodige vertragingen leidt.
Omdat de data van de productieomgeving overgaat naar het nieuwe datamodel
(van de nieuwe applicatie) kan een schaduwomgeving worden
gecreëerd waarin de meest actuele situatie (van voor de mutatiestop) van
de WOZ-administratie kan worden geraadpleegd (alleen lezen). Hierdoor
hebben medewerkers de mogelijkheid om bepaalde werkzaamheden,
ondanks de mutatiestop, toch uit te voeren. Het beschikbaar hebben van
een schaduw systeem is daarom voor medewerkers vaak waardevol, bijvoorbeeld
voor contacten met particulieren en bedrijven.
Het is van belang dat er, bijvoorbeeld bij calamiteiten, altijd kan worden
teruggevallen op de situatie van voor de definitieve dataconversie. Daarom
adviseren wij om vooraf een back-up te maken van de administratie
en om de oude versie van de applicatie draaiende te houden zodat de
oude situatie raadpleegbaar is. Ook kan de oude situatie als verantwoording
richting de externe accountant worden gebruikt.
16

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
A.III.4: Resultaten van
de definitieve conversie(s)
onderzoeken en
eventueel fiatteren
A.IV.
A.IV.1: Bewaarde mutaties
in de juiste tijdsvolgorde
verwerken in de
WOZ-administratie
A.IV.2: De oude omgeving
operationeel houden
om de laatste backup
(van voor de conversie)
te kunnen raadplegen
A.IV.3: WOZadministratie
regelmatig
optimaliseren
A.IV.4: Extra capaciteit
inplannen voor het oplossen
van onvoorziene
conversieproblemen en
het verwerken van bewaarde
mutaties
B.I.
B.I.1: Het opstellen van een
programma van eisen
C.I.
C.I.1: Afstemmen werkprocessen
tussen gemeenten
Doel van deze controle is om te bepalen of de dataconversie juist en volledig
zal verlopen. Zie A.II.1.
Mutaties die in de periode van de definitieve dataconversie zijn ontvangen,
moeten in de juiste tijdsvolgorde in de WOZ-administratie worden
verwerkt. Als mutaties niet in de juiste tijdsvolgorde worden verwerkt, kan
dit leiden tot bestandsvervuiling.
Zie A.III.3.
Zie A.I.9.
Als de gemeente voldoende (interne en/of externe) capaciteit beschikbaar
heeft kunnen eventuele problemen die pas na afloop van een dataconversie
blijken, eenvoudiger worden opgelost. Ook is voor het verwerken
van tijdens de definitieve conversie binnengekomen mutaties vaak extra
capaciteit nodig.
Bij de overgang van softwareleverancier speelt de nieuwe softwareleverancier
een belangrijke rol. Als gemeenten de systeemconversie willen beheersen is het
verstandig om vooraf een programma van eisen op te stellen. Hierin zou duidelijk
omschreven worden:
- wat er exact geconverteerd moet worden;
- kwaliteitseisen/acceptatienorm;
- de verdeling van verantwoordelijkheden tussen gemeente en software leverancier;
- wie de wederzijdse primaire contactpersonen zijn;
- welke dienstverlening de gemeente van de dienstverlener mag verwachten
(maximale reactietermijn etc.);
- duidelijke afspraken over de manier waarop de gemeenten de nieuwe leverancier
in de toekomst weer kan verlaten als gevolg van bijv. een herindeling,
samenwerking of ontevredenheid.
Bij een herindeling moeten er besluiten worden genomen over het WOZproces
in de nieuwe gemeente. Het is verstandig voor gemeenten om inzicht
te krijgen in de wijze waarop het WOZ-proces in de andere gemeente(n)
verloopt. Dit kan bijvoorbeeld door meeloopdagen te organiseren.
Bij het onderling afstemmen van de werkprocessen moet in elk geval
aandacht worden besteed aan:
- de wijze van vasteggen van gegevens;
- de kwaliteitseisen;
- gebruikte velddefinities;
- etc.
17

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
C.I.2: Kwaliteit WOZadministraties
deelnemende
gemeenten onderzoeken
C.I.3 Veldcodering uniformeren
C.I.4 Betrokkenheid van
alle deelnemende gemeenten
waarborgen
C.II.
C.II.1 Per deelnemende
gemeente de resultaten
van de proefconversie
onderzoeken
C.III.
C.III.1 Per deelnemende
gemeente de resultaten
van de definitieve conversie
onderzoeken
C.IV.
C.IV.1 Start uitvoering
uniform WOZ-proces
begeleiden (gericht op
uniforme registratie van
gegevens)
D.I.
D.I.1: Afspraken maken
over aanlevering van
mutaties
D.I.2: Kwaliteit WOZadministraties
deelnemende
(nieuwe) gemeenten
onderzoeken
D.I.3 Veldcodering uniformeren
Het is noodzakelijk om de kwaliteit van de verschillende WOZadministraties
op elkaar af te stemmen. Door niet onderkende onderlinge
kwaliteitsverschillen van de WOZ-administratie daalt de kwaliteit van de
beste administratie na de conversie. Daarom is het verstandig om voor de
conversie de kwaliteit van de verschillende data in kaart te brengen, op
elkaar af te stemmen en eventueel verbeteringen door te voeren.
Als gemeenten de velddefinities goed op elkaar afstemmen en uniformeren,
kan dit negatieve effecten zoals kwaliteitsverlies voorkomen. Verschillen
tussen veldcoderingen moeten secuur worden geinventariseerd
en. Vervolgens moet een plan worden gemaakt om ongelijke coderingen
aan te passen.
Het is de ervaring van gemeenten dat bij een gemeentelijke herindeling
de betrokkenheid van alle gemeenten een belangrijke succesfactor is.
Medewerkers die geruime tijd met een WOZ-administratie hebben gewerkt
kunnen het beste de verschillen met WOZ-administraties van andere
gemeenten inschatten. Dit blijkt een succesfactor voor een geslaagde
dataconversie te zijn.
Zie A.11.1. Door de resultaten per gemeente te onderzoeken, krijgt men
een beter inzicht in het conversieresultaat en in de handelingen die nog
per gemeente moeten worden uitgevoerd om de kwaliteit te optimaliseren.
Zie C.II.1
Na afloop van een dataconversie bij een herindeling moet het nieuwe
WOZ-proces starten. Medewerkers (van verschillende gemeenten) moeten
dan gegevens op een uniforme wijze registreren. Dit vergt vaak de
nodige begeleiding.
Het is verstandig om als gemeenten onderling duidelijke afspraken te
maken, ook met de software leverancier, over de manier waarop mutaties
dienen te worden aangeleverd. Ook moet helder zijn welke delen uit het
systeem er aangeleverd moeten worden. Zeker als mutaties vanuit een
deelnemende gemeente moeten worden aangeleverd is het van belang
om de volledigheid hiervan te borgen.
Het samenwerkingsverband moet vooraf onderzoeken wat de kwaliteit
van de afzonderlijke WOZ/belastingadministraties is. Om goede voorbereidingsstappen
(zie A.I.9) te kunnen treffen.
De verschillende WOZ-administraties moeten onderling op elkaar worden
afgestemd. Dit kan alleen door een heldere en uniforme veldcodering. Wij
adviseren gemeenten hierop aan te sturen.
18

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
D.II.
D.II.1 Per deelnemende
gemeente de resultaten
van de proefconversie
onderzoeken
D.III.
D.III.1 Per deelnemende
gemeente de resultaten
van de definitieve conversie
onderzoeken
D.IV.
D.IV.1 Start uitvoering
uniform WOZ-proces
begeleiden (gericht op
uniforme registratie van
gegevens)
Zie A.11.1 en toevoeging uit C.11
Zie A.11.1 en toevoeging uit C.11
Zie C.IV.1
19

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
BIJLAGE 2: MODEL INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN BIJ
APPLICATIECONVERSIES
Inleiding
Het doel van deze beheersingsmaatregelen bij applicatieconversies, is om het veranderingsproces
dat WOZ-medewerkers doormaken tijdens een systeemconversie zo prettig/soepel mogelijk
te laten verlopen en om de kwaliteit van de WOZ-administratie daardoor op peil te
houden.
Door een applicatieconversie verandert de interface van de software. Dit is de gebruikersomgeving
van WOZ-medewerkers, een applicatieconversie kan wijzigingen in het WOZwerkproces
tot gevolg hebben. Dit kan betekenen dat medewerkers jarenlange gewoonten en
routine moeten veranderen.
Interne beheersingsmaatregelen bij applicatieconversies moeten waarborgen, dat medewerkers
op gepaste wijze veranderen zodat ze nieuwe applicaties op de juiste wijze kunnen gaan
gebruiken.
In de onderstaande tabel zijn de fasen weergegeven die wij onderscheiden bij het beheersen
van een applicatieconversie en is per fase het karakter van de interne beheersingsmaatregelen
weergegeven.
Tabel 3: Model interne beheersing applicatieconversie
TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN APPLICATIECONVERSIE
I. Voorbereidingen op
een applicatieconversie
II. Het uitvoeren van de applicatieconversie
III. Fase na een applicatieconversie
Type beheersingsmaatregelen
in de verschillende
fasen
Maatregelen gericht op
selectie van de applicatie,
creëren van draagvlak
en de inrichting van
het nieuwe WOZ-proces
Maatregelen gericht op het
opleiden / scholen van medewerkers
Maatregelen gericht op
begeleiding en nazorg
van medewerkers
I. Voorbereidingen op een applicatieconversie
Maatregelen gericht op
selectie van de nieuwe
applicatie, creëren van
draagvlak en de inrichting
van het nieuwe
WOZ-proces
- Stel medewerkers vroegtijdig op de hoogte als er een conversie systeemconversie
aankomt. En leg uit wat dit voor hun gaat betekenen.
Vraag welke rol zij hierin willen spelen zodat verwachtingen en misverstanden
vooraf verholpen kunnen worden.
- Zorg voor een gestructureerde informatievoorziening naar gebruikers en
relevant (WOZ) betrokkenen toe over actuele conversie zaken ook als
deze zaken buiten de verantwoordelijkheid vallen van deze betrokkenen.
- Biedt de mogelijkheid aan alle betrokken WOZ-medewerkers om mee te
denken en te praten over de aanschaf van een nieuw softwarepakket,
indien gewenst en mogelijk.
- Creëer draagvlak en betrokkenheid voor veranderingen door WOZmedewerkers
invloed te geven op beslissingen die betrekking hebben op
de conversie.
- Grijp de kans aan, om kennis van eigen mensen te gebruiken om zwakke
plekken van de oude applicatie te onderkennen.
20

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
- Maak gebruik van de kennis en ervaring van medewerkers om het toekomstige
WOZ-proces verder te optimaliseren.
- Zorg dat de nieuwe taxatieapplicatie al "draait" in een testomgeving.
Taxateurs kunnen dan al voor de applicatieconversie starten met het inrichten
van het nieuwe taxatiemodel.
II. Het uitvoeren van de applicatieconversie
Maatregelen gericht op
het opleiden / scholen
van medewerkers
- Besteed intensief en voldoende aandacht aan trainingen over de nieuwe
applicatie. Plan daar genoeg tijd en goeie begeleiding voor in.
- Evalueer met de WOZ-medewerkers om in beeld te krijgen waar zich
problemen en/of verbeterpunten aandienen.
- Toets op de juiste uitvoering van het nieuwe WOZ-proces voordat de
begeleiding beëindigd wordt. Zie bijlage 4
III. Fase na een applicatieconversie
Maatregelen gericht op
begeleiding en nazorg
van medewerkers
- Laat medewerkers zelf aangeven of zij nog eventuele extra begeleiding
nodig hebben.
- Zorg dat er een helpfunctie gecreëerd wordt, zodat moeilijkheden waar
men achteraf tegen aanloopt makkelijk afgehandeld kunnen worden.
- Zorg voor een contactpersoon bij de softwareleverancier voor vragen.
21

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
BIJLAGE 3: BEOORDELINGSPROTOCOL DATACONVERSIE
Dit beoordelingsprotocol is een voorbeeld hulpmiddel voor de inhoudelijke beoordeling van
een dataconversie. Het is bedoeld om te beoordelen of geregistreerde WOZ-gegevens juist en
volledig naar in het nieuwe datamodel komen. Deze beheersingsmaatregel heeft betrekking op
A.II.1 zoals beschreven in bijlage 1. De genoemde controles zijn niet limitatief, we adviseren
om daarnaast ook "eigen" aanvullende controles uit te voeren.
Wij adviseren gemeenten om bij het opstellen van aanvullende controles gebruik te maken
van hash totaal berekeningen. Hash totalen zijn arbitraire getallen die geen waarde of betekenis
hebben buiten de context waarin deze worden gebruikt. Ze worden gebruikt om de juistheid
van de te converteren gegevens te toetsen.
De keuze voor effectieve hash totalen is afhankelijk van het gegevensmodel en de tabelstructuur.
Daarom gaan we hier niet verder dan het geven van een aantal voorbeelden, die voor en
na de conversie met elkaar kunnen worden vergeleken.
1: De som van alle huisnummers en het aantal objecten.
2: Deel de totale grondoppervlakte door de laatste acht cijfers van het objectnummer.
3: Vermenigvuldig van elk adres het huisnummer keer de cijfers van de postcode en sommeer deze.
4: Tel alle subjectnummers bij elkaar op
CONTROLE
Voor dataconversie
Na dataconversie:
OORDEEL
Verschil is nul of
verschil is verklaard
Aantal WOZ-objecten: ……………………… ………………………
Aantal woningen: ……………………… ………………………
Aantal niet-woningen: ……………………… ………………………
Aantal straten: ……………………… ………………………
Som WOZ-waarde: ……………………… ………………………
Som WOZ-waarde woningen:
Som WOZ-waarde nietwoningen:
Som huisnummers woningen:
Som huisnummers nietwoningen:
……………………… ………………………
……………………… ………………………
……………………… ………………………
……………………… ………………………
22

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
……………………… ……………………… ………………………
……………………… ……………………… ………………………
……………………… ……………………… ………………………
CONCLUSIE
Zijn de verschillen tussen de bovengenoemde aantallen voor en
na de dataconversie voldoende verklaard
Zijn aanvullende maatregelen nodig om de dataconversie beter te
laten verlopen
ANTWOORD
Ja Nee NVT
Zo ja, welke maatregelen zijn dat
1.: ………………………
2.: ………………………
3.: ………………………
4.: ………………………
5.: ………………………
Is na afronding van deze maatregelen het opnieuw uitvoeren van
(dit deel van) het beoordelingsprotocol nodig
Naam: Datum: Handtekening:
Gecontroleerd door: ……………………… ……………………… ………………………
23

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
BIJLAGE 4: BEOORDELINGSPROTOCOL APPLICATIECONVERSIE
Dit beoordelingsprotocol is een voorbeeld hulpmiddel om te beoordelen of een aantal relevante
scenario's in de nieuwe applicatie op een juiste manier worden uitgevoerd. Dit protocol
sluit aan op beheersingsmaatregel in fase II van de applicatieconversie, zoals beschreven in
bijlage 2. De genoemde scenario's zijn niet limitatief, we adviseren om daarnaast ook "eigen"
aanvullende scenario's uit te voeren.
CONTROLE
Worden de volgende scenario's op een juiste manier in de nieuwe
applicatie uitgevoerd
ANTWOORD
Ja Nee NVT
- Het opvoeren van een WOZ-object.
- Het afvoeren van een WOZ-object.
- Een kadastraal perceel splitsen in deelobjecten.
- Vastleggen dat een woning na verkoop verbouwd is.
- ………………………
- ………………………
- ………………………
- ………………………
- ………………………
- ………………………
24

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
CONCLUSIE
Zijn aanvullende maatregelen nodig om de applicatieconversie
beter te laten verlopen
ANTWOORD
Ja Nee NVT
Zo ja, welke maatregelen zijn dat
1.: ………………………
2.: ………………………
3.: ………………………
4.: ………………………
5.: ………………………
Is na afronding van deze maatregelen het opnieuw uitvoeren van
(dit deel van) het beoordelingsprotocol nodig
Naam: Datum: Handtekening:
Gecontroleerd door: ……………………… ……………………… ………………………
25