Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie
Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie
Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE <strong>WOZ</strong>-ADMINISTRATIE<br />
BIJLAGE 2: MODEL INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN BIJ<br />
APPLICATIECONVERSIES<br />
Inleiding<br />
Het doel van deze <strong>beheersing</strong>smaatregelen bij applicatieconversies, is om het veranderingsproces<br />
dat <strong>WOZ</strong>-medewerkers doormaken tijdens een <strong>systeemconversie</strong> zo prettig/soepel mogelijk<br />
te laten verlopen en om de kwaliteit van de <strong>WOZ</strong>-<strong>administratie</strong> daardoor op peil te<br />
houden.<br />
Door een applicatieconversie verandert de interface van de software. Dit is de gebruikersomgeving<br />
van <strong>WOZ</strong>-medewerkers, een applicatieconversie kan wijzigingen in het <strong>WOZ</strong>werkproces<br />
tot gevolg hebben. Dit kan betekenen dat medewerkers jarenlange gewoonten en<br />
routine moeten veranderen.<br />
Interne <strong>beheersing</strong>smaatregelen bij applicatieconversies moeten waarborgen, dat medewerkers<br />
op gepaste wijze veranderen zodat ze nieuwe applicaties op de juiste wijze kunnen gaan<br />
gebruiken.<br />
In de onderstaande tabel zijn de fasen weergegeven die wij onderscheiden bij het beheersen<br />
van een applicatieconversie en is per fase het karakter van de <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>smaatregelen<br />
weergegeven.<br />
Tabel 3: Model <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong> applicatieconversie<br />
TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN APPLICATIECONVERSIE<br />
I. Voorbereidingen op<br />
een applicatieconversie<br />
II. Het uitvoeren van de applicatieconversie<br />
III. Fase na een applicatieconversie<br />
Type <strong>beheersing</strong>smaatregelen<br />
in de verschillende<br />
fasen<br />
Maatregelen gericht op<br />
selectie van de applicatie,<br />
creëren van draagvlak<br />
en de inrichting van<br />
het nieuwe <strong>WOZ</strong>-proces<br />
Maatregelen gericht op het<br />
opleiden / scholen van medewerkers<br />
Maatregelen gericht op<br />
begeleiding en nazorg<br />
van medewerkers<br />
I. Voorbereidingen op een applicatieconversie<br />
Maatregelen gericht op<br />
selectie van de nieuwe<br />
applicatie, creëren van<br />
draagvlak en de inrichting<br />
van het nieuwe<br />
<strong>WOZ</strong>-proces<br />
- Stel medewerkers vroegtijdig op de hoogte als er een conversie <strong>systeemconversie</strong><br />
aankomt. En leg uit wat dit voor hun gaat betekenen.<br />
Vraag welke rol zij hierin willen spelen zodat verwachtingen en misverstanden<br />
vooraf verholpen kunnen worden.<br />
- Zorg voor een gestructureerde informatievoorziening naar gebruikers en<br />
relevant (<strong>WOZ</strong>) betrokkenen toe over actuele conversie zaken ook als<br />
deze zaken buiten de verantwoordelijkheid vallen van deze betrokkenen.<br />
- Biedt de mogelijkheid aan alle betrokken <strong>WOZ</strong>-medewerkers om mee te<br />
denken en te praten over de aanschaf van een nieuw softwarepakket,<br />
indien gewenst en mogelijk.<br />
- Creëer draagvlak en betrokkenheid voor veranderingen door <strong>WOZ</strong>medewerkers<br />
invloed te geven op beslissingen die betrekking hebben op<br />
de conversie.<br />
- Grijp de kans aan, om kennis van eigen mensen te gebruiken om zwakke<br />
plekken van de oude applicatie te onderkennen.<br />
20
Change language