Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE
Model interne beheersingsmaatregelen dataconversie
Bij het beschrijven van de interne beheersingsmaatregelen voor een dataconversie van de
gemeentelijke WOZ- / belastingadministratie is ons uitgangspunt dat voorafgaand aan de
definitieve dataconversie een proefconversie in een testomgeving wordt uitgevoerd. Pas
als deze proefconversie een goed resultaat oplevert, kan de definitieve dataconversie
plaatsvinden.
Het model met beheersingsmaatregelen is op hoofdlijnen in de onderstaande tabel weergegeven.
Een uitwerking van het model staat in bijlage 1 bij deze notitie. Bij het beschrijven
van de beheersingsmaatregelen zijn wij uitgegaan van de vier fasen die bij een
dataconversie kunnen worden onderscheiden (zie horizontale as). Ook hebben wij de
oorzaken van een dataconversie (zie §3) als uitgangspunt genomen (zie verticale as).
Omdat het bij een nieuwe release en update van het huidige softwarepakket de intensiteit
van de verandering of ingreep sterk kan variëren, is deze oorzaak bewust in het model
buiten beschouwing gelaten. Als de update of release van een omvangrijk karakter zijn,
kunnen gemeenten altijd tergvallen op de beheersmaatregelen Tabel 1, rij A (Dataconversie
door overgang naar nieuwe soft-wareleverancier).
Tabel 1: Model interne beheersing dataconversie
TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN DATACONVERSIE
REDEN DATACONVERSIE
A. Algemene interne beheersingsmaatregelen
bij een dataconversie
B. Dataconversie door
overgang naar nieuwe
softwareleverancier
C. Dataconversie door
gemeentelijke herindeling
D. Dataconversie door
gemeentelijke samenwerking
I. Voorbereidingen
op een dataconversie
II. Het uitvoeren van
(een) proefdataconversie(s)
in een testomgeving
III. Het uitvoeren
van de definitieve
dataconversie
IV. Afrondende
werkzaamheden
ná een dataconversie
A.I. A.II. A.III. A.IV.
B.I. B.II. B.III. B.IV.
C.I. C.II. C.III. C.IV.
D.I. D.II. D.III. D.IV.
I. Voorbereidingen van een dataconversie
Onder de fase voorafgaande aan de dataconversie verstaan wij alle handelingen die voorafgaand
aan de proefconversie worden uitgevoerd. Gemeenten zijn hier vooral bezig om
een gunstig startsituatie te krijgen en met het treffen van voorbereidingen voor de dataconversie.
Denk hierbij aan uitwisseling van kennis en ervaring met andere gemeenten
omtrent succesvol converteren van data, het onderzoeken van beschikbare softwarepakketten,
het samenstellen van een pakket van eisen en de aanschaf van een nieuwe softwaresysteem.
Ook zijn het opstellen van een conversiedraaiboek, het opstellen van noodscenarioplan
en het uitvoeren van een risicoanalyse activiteiten die de gemeente in dit
stadium van de systeemconversie moet uitvoeren. Natuurlijk is ook de planning van be-
6