Notitie keuze arbodienstverlening, naar meer eigen regie - a+o-vvt
Notitie keuze arbodienstverlening, naar meer eigen regie - a+o-vvt
Notitie keuze arbodienstverlening, naar meer eigen regie - a+o-vvt
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Keuze<br />
Arbodienstverlening<br />
per 1 januari 2004<br />
<strong>naar</strong> <strong>meer</strong> <strong>eigen</strong> <strong>regie</strong><br />
Auteur : Koen Zonneveld<br />
Archiefcode : keusarbd<br />
Datum : 24 juli 2003
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
Inhoudsopgave<br />
Inhoudsopgave.........................................................................................................................................2<br />
1. Inleiding................................................................................................................................................3<br />
2. Wettelijke verplichtingen.......................................................................................................................4<br />
3. Mogelijke contractvormen.....................................................................................................................5<br />
4. Huidige situatie Arbodienstverlening (juni 2003) ..................................................................................6<br />
5. De gewenste situatie ............................................................................................................................7<br />
5.1 Oprichten van een team verzuim en reïntegratie ............................................................................9<br />
5.2 Programma van eisen Arbodienstverlening ....................................................................................9<br />
5.3 Profiel bedrijfsarts ...........................................................................................................................9<br />
6. Randvoorwaarden ..............................................................................................................................11<br />
6.1 Uitwerking randvoorwaarden ........................................................................................................11<br />
7. Plan van aanpak besluitvorming.........................................................................................................13<br />
2
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
1. Inleiding1<br />
Valent RDB wil een contract sluiten met één Arbo-dienstverlener. Zo mogelijk met ingang van 1 januari<br />
2004. Op dit moment maakt het RDB deel van de organisatie gebruik van de diensten van Arboned. Het<br />
Valent deel maakt gebruik van de diensten van Maetis. In dit stuk wordt eerst aangegeven wat de wettelijke<br />
verplichtingen zijn. Dan welke mogelijke contractvormen met Arbodienstverleners wij kunnen hebben.<br />
Vervolgens wordt kort de huidige situatie van de Arbo-dienstverlening beschreven. Dan de gewenste<br />
situatie. Tot slot een program van eisen aan de Arbodienstverlening, randvoorwaarden en een stappenplan<br />
voor de besluitvorming.<br />
Voor deze notitie is gebruik gemaakt van de volgende eerdere notities:<br />
• “arbeidsomstandigheden binnen Valent RDB – een korte visie om het vormgeven van het<br />
arbeidsomstandighedenbeleid en een inventarisatie van de actiepunten vanuit de Zorggroep Valent” van<br />
15 oktober 2002. Van Annerieke Vonk en Aria Guijt;<br />
• “Valent RDB – selectieprofiel Arbo dienst” van 17 september 2002 van Joke van Santen;<br />
• “concept proactief verzuimbeleid in ontwikkeling” , 17 okt. 2002;<br />
• “verslag project ziekteverzuimpreventie rayon Bollenstreek zuid - 2002.<br />
Ter oriëntatie is gesproken met AVR- of arbocoordinatoren van instellingen die ook bezig zijn of zijn geweest<br />
met wijzigingen in hun <strong>arbodienstverlening</strong>. Het gaat om de volgende organisaties:<br />
• Willem van de Bergh stichting;<br />
• De Bruggen, instelling voor verstandelijk gehandicapten;<br />
• Vierstroom, thuiszorg en verpleging en verzorging in Gouda en omgeving;<br />
• Diaconessenhuis Leiden;<br />
• Amstelring, thuiszorg en verpleging en verzorging in Amstelveen en Hoofddorp en omgeving;<br />
• Amsterdam thuiszorg;<br />
• Gemova, gehandicaptenzorg in Z-Holland;<br />
• Akzo Nobel Sassenheim.<br />
1 Als in dit stuk de term “medewerksters” wordt gebruikt bedoelen wij ook “medewerkers”<br />
3
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
2. Wettelijke verplichtingen<br />
Op dit moment is aansluiting bij een Arbodienst nog steeds wettelijk verplicht. Het is te verwachten dat deze<br />
verplichte aansluiting in de toekomst zal verdwijnen, onder andere door een andere interpretatie van<br />
Europese regelgeving 2 . Tot die tijd dient Valent RDB volgens de Arbeidsomstandighedenwet bij de volgende<br />
taken een gecertificeerde Arbodienst in te schakelen:<br />
• Toetsen of de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en het daarbij horende plan van aanpak volledig<br />
en betrouwbaar is. Wij kunnen dus zelf de RI&E uitvoeren, als we die RI&E maar laten toetsen door de<br />
Arbodienst. Zo’n RI&E moet regelmatig uitgevoerd worden in (een deel van) het bedrijf. Bijvoorbeeld als<br />
werkmethoden of werkomstandigheden wijzigen (bij grote verhuizingen of bij een ingrijpende andere<br />
inrichting/organisatie van het werk). Of als de stand der techniek (in de branche) wijzigt. Over het<br />
algemeen is een RI&E na een jaar of vier, vijf verouderd. De OR heeft instemmingsrecht;<br />
• Verzuimbegeleiding. De Arbodienst moet de werkgever ondersteunen om een verantwoorde werkhervatting<br />
van zieke medewerksters te bevorderen. Vastgelegd moet zijn hoe de Arbodienst dat gaat doen, volgens<br />
welke procedures. Verder hoe wordt omgegaan met gegevens over het verzuim van medewerksters.<br />
En hoe de privacy is gewaarborgd. De OR heeft instemmingsrecht over voorschriften bij<br />
ziekteverzuim ;<br />
• Het vrijwillig Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek (PAGO). Wij kunnen zelf bepalen hoe vaak<br />
een PAGO wordt herhaald en welke werknemers in aanmerking komen (in overleg met de OR en de<br />
Arbodienst. De OR heeft instemmingsrecht);<br />
• Het houden van een arbeidsomstandigheden spreekuur: medewerksters moeten de mogelijkheid hebben<br />
om zo’n spreekuur vrijwillig te bezoeken;<br />
• Het uitvoeren van een aanstellingskeuring als hier sprake van is (doet Valent RDB niet).<br />
Volgens de wet Poortwachter komen er nog een aantal verplichtingen bij voor de werkgever waarbij de<br />
Arbodienst moet worden ingeschakeld:<br />
• Geven van voorlichting aan werknemers over Poortwachter, rechten en plichten;<br />
• Registreren van ziektegevallen die <strong>naar</strong> verwachting lang gaan duren (binnen 5 dagen);<br />
• Maken van een probleemanalyse (binnen 6 weken);<br />
• Meewerken aan een reintegratieplan voor de zieke medewerkster (binnen 8 weken);<br />
• Bijhouden van het reintegratiedossier;<br />
• Het eventueel leveren van een casemanager voor zieke medewerksters (niet verplicht).<br />
De OR heeft instemmingsrecht (art. 27 lid 1 van de WOR) bij:<br />
• de <strong>keuze</strong> van de Arbodienst en over de inhoud van het contract;<br />
• De RI&E en het plan van aanpak;<br />
• Het vaststellen van de frequentie van het PAGO;<br />
• De voorschriften bij ziekteverzuim: de rechten en plichten van zieke werknemers, door wie er wordt<br />
gecontroleerd en wat de sancties zijn bij overtreding.<br />
De Arbeidsinspectie (AI) controleert of een werkgever bij een Arbodienst is aangesloten en de richtlijnen van<br />
de Arbodienst in acht neemt. Als er overtredingen zijn, zal de AI eisen stellen voor verbetering en/of de<br />
werkgever schriftelijk waarschuwen. De werkgever dient de overtredingen dan binnen een redelijke termijn<br />
te verhelpen. Bij ernstige overtredingen kan de AI direct een bestuurlijke boete opleggen of proces-verbaal<br />
opmaken 3 . Als de AI een boete oplegt, moet de overtreding nog steeds ongedaan worden gemaakt.<br />
2 De regering is van plan om de aansluiting bij een Arbodienst niet langer te verplichten voor bedrijven vanaf 500<br />
werknemers. Maar ook dan dienen wij toch te voldoen aan de Europese kaderrichtlijn arbeidsomstandigheden. Daarin<br />
staan vrijwel dezelfde verplichtingen voor de werkgever als in onze arbowet, alleen niet de verplichte aansluiting bij een<br />
Arbodienst.<br />
3 Dit proces verbaal kan leiden tot vervolging volgens de wet op de economische delicten met als maximale straffen: 6<br />
maanden hechtenis of € 11.344,51 (f 25.000,-) of in zeer ernstige gevallen zelfs € 45.378,02 (f 100.000,-) boete.<br />
4
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
3. Mogelijke contractvormen<br />
Wij onderscheiden globaal drie mogelijke modellen bij Arbodienstverlening:<br />
1. Het uitbestedingsmodel;<br />
2. de interne arbodienst;<br />
3. het inkoopmodel<br />
1. Uitbestedingsmodel<br />
• Arbodienstverlening door een standaardpakket van de Arbodienst met extra mogelijkheden;<br />
• Uitvoering volgens protocollen en procedures van de Arbodienst;<br />
• De bedrijfsarts is de begeleider en controleur van de medewerkster<br />
2. Interne Arbodienst<br />
• Arbodienstverlening wordt uitgevoerd door een <strong>eigen</strong> afdeling van de organisatie;<br />
• Uitvoering volgens protocollen en procedures van de <strong>eigen</strong> arbodienst;<br />
• De bedrijfsarts is, afhankelijk van afspraken binnen de organisatie, ofwel begeleider van de<br />
medewerkster ofwel <strong>meer</strong> adviseur van leidinggevenden.<br />
3. Inkoopmodel<br />
• De organisatie koopt gericht en zo min mogelijk dienstverlening in;<br />
• De organisatie heeft de <strong>regie</strong> en leidinggevenden hebben een actieve rol in de<br />
verzuimbegeleiding;<br />
• De bedrijfsarts is adviseur van de leidinggevenden en het management en wordt selectief<br />
ingezet bij de verzuimbegeleiding.<br />
Bij organisaties die de Arbodienstverlening uitbesteden worden leidinggevenden minder betrokken bij de<br />
verzuimbeheersing. Deze organisaties zijn minder bereid te investeren in de <strong>eigen</strong> organisatie en accepteren<br />
vaak een hoger verzuim. De managementstijl is gericht op achteraf sturend, minder op leiderschap. De<br />
bedrijfsarts wordt vaak ingeschakeld als controleur.<br />
De interne Arbodienst is tamelijk kostbaar. Alle door de Arbo-wet verplichte professionals moeten in dienst<br />
zijn. De interne Arbo-dienst is ook minder flexibel wat capaciteit betreft. Een voordeel van een interne Arbodienst<br />
is wel de grote kennis van het bedrijf. Soms staat de onafhankelijkheid van de interen Arbo-dienst ter<br />
discussie, maar dat geldt soms ook voor externe Arbodiensten.<br />
Bedrijven die Arbodienstverlening inkopen willen vaak de <strong>eigen</strong> <strong>regie</strong>functie versterken. Ze hebben een<br />
actief sturende managementstijl. Ze zijn bereid te investeren in de <strong>eigen</strong> organisatie. Ze willen sturen op<br />
resultaat. De leidinggevenden zijn direct verantwoordelijk voor verzuim. Dienstverlening wordt selectief<br />
ingekocht. Kostenreductie is een belangrijke overweging. En voordeel van het inkoop model is ook dat<br />
verrichtingen van de Arbodienst toegerekend kunnen worden aan divisies en IZR’s.<br />
5
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
4. Huidige situatie Arbodienstverlening (juli 2003)<br />
Valent RDB maakt nu nog gebruik van de diensten van Arboned en Maetis. Het gaat daarbij globaal om de<br />
volgende dienstverlening;<br />
Dienstverlening RDB: Arboned Valent: Maetis<br />
Spreekuur bedrijfsarts Volgens contract 2 dagen per week Op basis van verrichtingen<br />
Risico Inventarisatie en Evaluatie Uitgevoerd in 2001 door Arboned, niet in<br />
standaard contract<br />
Uitgevoerd in 1998 door Maetis,<br />
apart betaald<br />
Probleemanalyse Na 6 weken In 13 e week altijd<br />
Verzuimregistratie Doet Arboned Doen wij zelf<br />
Verzuimanalyse Per kwartaal en per jaar, vaak erg laat <br />
Verzuimcijfers door Arboned, per maand, vaak erg laat Kunnen wij zelf op elk gewenst<br />
moment uitdraaien<br />
Bedrijfspsycholoog Gaan wij doen 4 Huren wij in<br />
Bedrijfs Maatsch. Werk (BMW) Doen wij zelf Gaan wij doen (4)<br />
Ergonomisch spreekuur Huren wij zelf in Huren wij zelf in<br />
Hepatitis B Wel Gaan wij doen<br />
Begroting 2003: € 341.520,- (totaal,<br />
inclusief BMW, enz.) Arboned in 2003: 167.820,- Maetis in 2003: € 94.700,-<br />
Klachten over Arboned en Maetis<br />
Over Arboned bereiken ons de volgende klachten:<br />
• Arboned levert de Verzuimcijfers te laat (probleemanalyses komen wel op tijd. En Arboned maant<br />
leidinggevenden als het plan van aanpak niet op tijd komt);<br />
• Arboned zegt plotseling SMT’s af, zonder eerst te overleggen;<br />
• ArboNed zegt het contract met de bedrijfsarts op, zonder eerst met ons overleg te plegen;<br />
• Arboned kondigt aan (zonder voorafgaand overleg met ons) dat de arbo-arts voortaan nog maar een dag<br />
per week beschikbaar is, terwijl dat volgens contract 2 dagen per week was ;<br />
• ArboNed verdubbelt de prijs van hepatitis injecties zonder eerst met ons te overleggen;<br />
• Locatiedirecteur laat weten dat bijna niemand bij ArboNed graag voor RDB werkt;<br />
• Functionarissen van Arboned zijn vaak moeizaam te bereiken;<br />
• Moeizame communicatie Arboned – leidinggevende – medewerker.<br />
Over Maetis bereiken ons de volgende klachten:<br />
• De probleemanalyse wordt te laat gemaakt en is soms erg mager, daar kan je dan moeilijk een plan op<br />
maken;<br />
• De te late probleemanalyses hebben tot gevolg dat wij boetes krijgen van het UWV;<br />
• Moeilijk te bereiken. Mails worden niet snel beantwoord.<br />
Wat zeg je Is mijn collega ziek Of ik wil invallen<br />
4 Er ligt een voorstel om Bedrijfs Maatschappelijk Werk en de psycholoog voor de totale organisatie in te zetten.<br />
Begroting voor 2003: BMW: € 40.000,-, Psycholoog: € 20.000,- en Bedrijfsfysio (incl. erg. spreekuur): € 19.000,-<br />
6
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
5. De gewenste situatie<br />
Valent RDB wil cliënten zo lang mogelijk de <strong>regie</strong> over hun <strong>eigen</strong> leven laten behouden. Om dat voor elkaar<br />
te kunnen krijgen is de inzet van gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers van doorslaggevend<br />
belang. Mensen zijn het kapitaal van de organisatie. In de toekomst vindt verdergaande vergrijzing plaats. Er<br />
zal <strong>meer</strong> concurrentie zijn met andere instellingen om het werven, behouden en vitaal houden van kwalitatief<br />
goed personeel. Daarom wil Valent RDB streven <strong>naar</strong> optimale arbeidsomstandigheden. De arbeidsomstandigheden,<br />
-voorwaarden, -verhoudingen en –inhoud moeten de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de<br />
medewerksters zoveel mogelijk waarborgen en bevorderen.<br />
Valent RDB wil dat cliënten zo lang mogelijk de <strong>regie</strong> over hun <strong>eigen</strong> leven behouden. Als dat voor cliënten<br />
geldt, geldt dat dan ook voor de medewerksters van de organisatie. Dienen ook de medewerksters zo lang<br />
mogelijk de <strong>regie</strong> over hun <strong>eigen</strong> (arbeidzaam) leven te behouden Als we daar ja op zeggen moet de<br />
organisatie daar op ingericht zijn. Met de daarbij behorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor<br />
medewerksters en leidinggevenden. Leidinggevenden moeten samen met de medewerksters de <strong>regie</strong> over<br />
alle vormen van beleid zoveel mogelijk zelf in handen hebben. Verantwoordelijkheden dienen zo laag<br />
mogelijk in de organisatie gelegd te worden.<br />
Dit betekent onder andere <strong>eigen</strong> <strong>regie</strong> voeren over het arbobeleid. Eigen <strong>regie</strong> over arbobeleid betekent ook<br />
zoveel mogelijk zelf de <strong>regie</strong> voeren over de Arbodienstverlening. Dit betekent een <strong>keuze</strong> voor het inkoopmodel<br />
(zie ook 2.2). Van doorslaggevend belang bij de Arbodienstverlening is de <strong>eigen</strong> interne organisatie<br />
en de samenwerking met de bedrijfsarts en andere disciplines (bedrijfsmaatschappelijk werk, bedrijfs<br />
psycholoog, ergonomisch spreekuur).<br />
Hoe ziet die Arbodienstverlening er dan uit Uitgangspunt daarbij is: welke Arbodienstverlening zouden wij<br />
(gezien onze missie) willen, ook als aansluiting bij een arbodienst niet verplicht zou zijn<br />
Wij denken dan voor de verzuimbegeleiding aan de inzet van de bedrijfsarts alleen als het echt nodig is. De<br />
leidinggevende bepaalt in principe welke interventie nodig is, Naast de bedrijfsarts kan dit zijn: geen<br />
verwijzing (in bepaalde gevallen is dat helemaal niet nodig), verwijzen <strong>naar</strong> de andere disciplines: bmw,<br />
bedrijfspsycholoog, bedrijfs fysiotherapeut of ergonomisch spreekuur. Het kan zijn dat de medewerkster <strong>naar</strong><br />
de bedrijfsarts wordt verwezen waarna alsnog, door de bedrijfsarts, wordt door verwezen <strong>naar</strong> een andere<br />
discipline. Alle disciplines passen bij de begeleiding van medewerksters met langdurig verzuim een<br />
7
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
tijdcontingente benadering toe: bij het eerste contact wordt meteen een prognose besproken van het te<br />
verwachten, tijdgebonden, reintegratietraject.<br />
BMW hebben wij zelf in huis. De bedrijfspsycholoog huren wij nu ook al in. Het ergonomisch spreekuur<br />
bestaat al.<br />
Valent RDB heeft niet zelf een bedrijfsarts in dienst. Het is ook niet aan te bevelen om zelf een bedrijfsarts in<br />
dienst te nemen vanwege de kosten, de vervangingsproblematiek bij ziekte, vakantie en dergelijke en de<br />
geringere flexibiliteit (<strong>naar</strong>mate het verzuim daalt is de inzet van de bedrijfsarts minder nodig). Bovendien is<br />
het eenvoudiger om met een externe partij een prestatiecontract af te spreken met directe consequenties als<br />
de prestaties niet worden gehaald.<br />
We hebben ook geen veiligheidskundige, arbeid- en organisatiekundige en arbeidshygiënist in dienst. Wij<br />
hebben dus behoefte aan de volgende arbodienst-verlening:<br />
• Spreekuur door twee bedrijfsartsen op verschillende, voor de medewerksters gemakkelijk bereikbare,<br />
locaties van Valent RDB. Inclusief preventieve, open, spreekuren;<br />
• Inspraak bij de <strong>keuze</strong> van de bedrijfsarts(en) die onze visie op verzuim en op communicatie delen (zie<br />
verder bij program van eisen);<br />
• Deelname van de bedrijfsarts(en) aan Sociaal Medisch Team (SMT) en beleids SMO (Sociaal Medisch<br />
Overleg). In het SMT worden alleen bepaalde voorbeeld-gevallen besproken, met als doel om ervan te<br />
leren;<br />
• Verwijzing door de bedrijfsartsen <strong>naar</strong>, door onszelf georganiseerd, ergonomisch spreekuur, bedrijfsfysiotherapeut,<br />
bedrijfs maatschappelijk werk of bedrijfspsycholoog;<br />
• Deskundige ondersteuning bij het door onszelf opstellen van een Risico Inventarisatie en Evaluatie op<br />
momenten dat wij zo’n RI&E nodig vinden;<br />
• (Ondersteuning bij) het uitvoeren van een PAGO (Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek) op<br />
ons verzoek;<br />
• ondersteuning bij veiligheidskundige en arbeidshygiënische vraagstukken op ons verzoek.<br />
Uitgangspunt bij het arbo- verzuim- en reintegratiebeleid is het streven <strong>naar</strong> een preventieve aanpak,<br />
gebaseerd op de arbeidshygiënische strategie 5 .<br />
Een ander uitgangspunt is dat wij de Arbodienstverlening zoveel mogelijk afstemmen op de overgrote<br />
<strong>meer</strong>derheid van hardwerkende en integere medewerksters. Dit betekent dat het grootste deel van de<br />
aandacht (weer) moet gaan <strong>naar</strong> deze, gelukkig veruit grootste, groep medewerksters.<br />
Wij kunnen veel van de genoemde taken zelf uitvoeren. Verzuimregistratie kan door onszelf gedaan worden,<br />
zodanig dat verzuiminformatie gemakkelijk en op elk gewenst moment door leidinggevenden is op te vragen.<br />
Wij kunnen ook de organisatie van het spreekuur van de bedrijfsarts zelf in de hand nemen. Dit leidt tot het<br />
voorstel van een AVR-team (dat zo’n team er moet komen heeft het CMTen de RvB al eerder besloten). In<br />
de volgende paragraaf 5.1 is beschreven hoe zo’n team er uit kan zien en welke taken bij een AVR-team<br />
kunnen worden ondergebracht.<br />
5<br />
De arbeidshygiënische strategie betekent dat de aanpak aan de bron de voorkeur heeft. Pas als dat niet kan moet gekeken worden<br />
<strong>naar</strong> de overdracht van de bron <strong>naar</strong> de mens. Pas daarna komt het beperken van de blootstelling aan risico’s en pas als allerlaatste<br />
(en alleen als de voorgaande 3 stappen echt onmogelijk zijn) persoonlijke beschermingsmiddelen.<br />
8
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
5.1 Oprichten van een team verzuim en reïntegratie<br />
Een definitief voorstel voor een AVR team volgt later.<br />
5.2 Programma van eisen Arbodienstverlening<br />
Uitgangspunt is in ieder geval dat Valent RDB zoveel mogelijk zelf de <strong>regie</strong> wil voeren over het arboverzuim-<br />
en reintegratiebeleid. Daar pas ondersteuning van een Arbodienst of Arbodienstverlener bij, die<br />
voldoet aan het volgende programma van eisen:<br />
1. Onderschrijving van de Valent RDB - visie op AVR. Zoals: gezondheidsbevordering staat voorop. Een<br />
preventieve aanpak en de arbeidshygiënische strategie zijn het uitgangspunt. Pro-actief verzuimbeleid:<br />
uitgaan van wat de arbeidsongeschikte medewerkster nog wel kan; <strong>eigen</strong> verantwoordelijkheid en<br />
inbreng; de organisatie stelt zich dienstverlenend op. AVR is primair een lijnverantwoordelijkheid. De<br />
leidinggevende beslist of een medewerkster wel of niet <strong>naar</strong> het spreekuur van de bedrijfsarts gaat (dit<br />
is in veel gevallen niet nodig).<br />
2. minimaal noodzakelijke administratieve afhandeling, waarbij Valent RDB zoveel mogelijk zelf doet.<br />
3. De beschikking over 3 dagen per week, liefst 2, bedrijfsartsen die:<br />
• Spreekuur houden op 3 locaties: Katwijk, Noordwijk en Sassenheim;<br />
• Relevante zaken terugkoppelen of bespreken met de leidinggevende;<br />
• Dossiers bespreken (voorbeeld gevallen) tijdens het Sociaal Medisch Team (SMT);<br />
• Minimaal 1 keer per jaar deelnemen aan overleg met de OR;<br />
• Minimaal 1 keer per jaar overleggen met de IZR-manager(s), decentrale P+O-adviseur en met de<br />
coördinator AVR;<br />
• Een open spreekuur houden;<br />
• Na uiterlijk 6 weken korte en duidelijke probleemanalyses maken (de leidinggevende maakt een plan<br />
van aanpak, niet de bedrijfsarts) en 2 x per jaar verzuim-analyses;<br />
4. direct en eenvoudige bereikbaarheid van bedrijfsarts voor leidinggevenden: snel terugbellen, telefonisch<br />
spreekuur, voor noodgevallen bereikbaar op een 06 nummer, enzovoorts;<br />
5. goede bereikbaarheid van de Arbodienstverlener tijdens kantooruren, waarbij men Valent RDB zakelijk,<br />
maar toch vriendelijk te woord staat;<br />
6. een vast aanspreekpunt voor organisatorische en algemene zaken;<br />
7. vervanging van de bedrijfsartsen en andere functionarissen van de Arbodienstverlener is goed geregeld<br />
door ingewerkte vervangers die toegang hebben tot de voor hun taak relevante dossiers, administratie<br />
enz. In het algemeen waarborgen van de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening;<br />
8. tijdige communicatie <strong>naar</strong> de contactpersoon bij Valent RDB over zaken als: vervanging bedrijfsarts en<br />
andere functionarissen, wijzigingen telefoonnummers en adressen, wijzigingen tarieven, enz.;<br />
9. regeling en vastlegging van de uitvoerende contacten tussen de Arbodienstverlener en Valent RDB;<br />
10. De Arbodienstverlener heeft inzichtelijke en toetsbare werkprocessen;<br />
11. op aanvraag het volgende doen:<br />
• bezoek bij de verzuimende medewerkster thuis;<br />
• ondersteuning bij het uitvoeren van een RI&E;<br />
• (ondersteuning bij) het uitvoeren van PAGO’s;<br />
• diverse reïntegratie diensten leveren;<br />
• training/scholing<br />
12. De Arbodienstverlener heeft zelf een laag verzuim en een lage instroom WAO.<br />
Wij stellen voor om per jaar een aantal prestaties af te spreken waarop de arbodienstverlener wordt<br />
afgerekend. En vast te leggen wat er gebeurt als de arbodienstverlener zich niet aan de afspraken houdt.<br />
Het vaststellen van het prestatiecontract willen wij samen met het MT en de RvB doen 6 .<br />
5.3 Profiel bedrijfsarts<br />
De bedrijfsarts:<br />
1. is bekend met en deelt/ondersteunt de visie van de organisatie over preventie, begeleiding en<br />
reïntegratie van arbeidsongeschikte medewerksters.<br />
2. is in staat om door middel van de juiste gesprekstechniek achter de aard en oorzaken van verzuim te<br />
komen en de juiste acties te ondernemen;<br />
3. heeft affiniteit met, en kennis van, thuiszorg en verpleeg- en verzorgingshuizen;<br />
6 Bijvoorbeeld: 98% van de verzuimanalyses is uiterlijk 6 weken na de verzuim melddatum binnen.<br />
9
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
4. heeft een niet al te grote werklast;<br />
5. koppelt binnen 24 uur spreekuurbevindingen terug aan de leidinggevende (per telefoon of per e-mail);<br />
6. is in staat om in het SMT, gezamenlijk met leidinggevenden (en de P+O adviseur) een<br />
verzuimbegeleidingstraject op te stellen dat door allen wordt gedragen;<br />
7. is een onafhankelijk adviseur op het gebied van gezondheid en welzijn, zowel <strong>naar</strong> het management en<br />
de staf als <strong>naar</strong> medewerksters.<br />
Profiel bedrijfsarts<br />
10
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
6. Randvoorwaarden<br />
Als wij kiezen voor het inkoopmodel en bovenstaand program van eisen, dan zal Valent RDB aan de<br />
volgende randvoorwaarden moeten voldoen:<br />
1. Een <strong>eigen</strong> visie op verzuim en reïntegratie, die wordt onderschreven door alle actoren die met AVR<br />
te maken hebben;<br />
2. de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen (intern en extern) zijn<br />
duidelijk beschreven.;<br />
3. voldoende competenties van leidinggevenden;<br />
4. een goede (wil tot) samenwerking van leidinggevenden en medewerksters met de bedrijfsarts en<br />
andere externe betrokkenen;<br />
5. adequate managementinformatie over verzuim voor alle organisatieniveaus;<br />
6. huisvesting/secretariële ondersteuning van de bedrijfsarts, inclusief pc en mogelijkheid in te loggen<br />
op ons netwerk;<br />
7. Vastleggen hoe wij omgaan met gegevens over verzuim, reïntegratie en WAO van medewerksters<br />
en hoe de privacy is gewaarborgd;<br />
8. De kosten in de nieuwe situatie mogen niet hoger zijn dan de huidige kosten + jaarlijkse<br />
prijsverhoging.<br />
Als we niet op tijd aan deze randvoorwaarden kunnen voldoen zal een overgangsregeling moeten worden<br />
afgesproken met de Arbodienst waarmee wij met ingang van 1 januari 2004 in zee gaan.<br />
6.1 Uitwerking randvoorwaarden<br />
ad 1. een <strong>eigen</strong> visie<br />
Die heeft Valent RDB: zie o.a. “concept proactief verzuimbeleid in ontwikkeling”, 17 okt. 2002. Deze<br />
visie-nota is na 17 oktober vastgesteld door het MT en de RvB. Ook BMW en de psycholoog dienen<br />
deze visie te onderschrijven.<br />
Ad 2. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen.<br />
Dat is er voor het rdb deel: handboek 6.3. En in het project ziekteverzuim voor het Valent deel is de<br />
werkgroep taken, rollen en verantwoordelijkheden hier mee bezig. Deze taken, rollen en<br />
verantwoordelijkheden moeten ook in de toekomst gewaarborgd zijn. Een lijn-manager moet<br />
verantwoordelijk zijn voor deze borging.<br />
Ad 3. Voldoende competenties van leidinggevenden<br />
In het vervolgproject Z&R is afgesproken dat de leidinggevenden in het bedrijfsonderdeel Valent zullen<br />
worden geschoold. Afhankelijk van de veranderingen die wij per 1 januari in gaan voeren zal scholing of<br />
instructie van de leidinggevenden van RDB ook nodig zijn (de leidinggevenden van RDB zijn al<br />
geschoold bij het invoeren van het handboek 6.3, het gaat dan dus alleen om de wijzigingen).<br />
Ad 4. een goede (wil tot) samenwerking van de leidinggevenden en medewerksters met de<br />
bedrijfsarts en andere externe betrokkenen<br />
Leidinggevenden en medewerkers moeten aangesproken worden door hun leidinggevenden als de<br />
samenwerking met de bedrijfsarts en andere externen niet goed verloopt. (uiteraard kan “De lijn” deze<br />
verantwoordelijkheid pas goed opnemen als ze daarvoor is geïnstrueerd en toegerust).<br />
Ad 5. Adequate managementinformatie over verzuim voor alle organisatieniveaus<br />
Hier is een werkgroep mee bezig uit het project ziekteverzuim voor het Valent deel. Zij willen binnen 6<br />
maanden komen met een blauwdruk voor managementinformatie t.a.v. verzuim in brede zin: hoe deze<br />
wordt gegenereerd en hoe en wanneer deze wordt verspreid. Daarnaast is er een werkgroep bezig met<br />
het voorbereiden van besluitvorming over een nieuw personeelsinformatie-systeem (PIS) voor geheel<br />
Valent RDB. Zij hebben als streefdatum 1 januari 2005. Op dit moment gebruikt RDB het PIS EMIS (van<br />
IBS Consist) en Valent gebruikt PRIGEM (van RAET). Beide systemen zijn niet geschikt om de door ons<br />
gewenste ziekteverzuimcijfers en overzichten te produceren op de werkplekken van de managers (dat<br />
wil zeggen: zonder dat er eerst door een medewerker gegevens uit het systeem worden verzameld en in<br />
een excel bestand worden gezet). En beide systemen ondersteunen niet de acties die nodig zijn in het<br />
kader van de wet verbeterde Poortwachter. De administratieve afhandeling van de ziek- en<br />
herstelmeldingen verloopt bij Valent anders dan bij RDB.<br />
11
Keuze Arbo--dienst per 1 januari 2004 , 24 juli 2003<br />
Deze situatie betekent dat we voor 2004 moeten kiezen uit de volgende mogelijkheden:<br />
a. We handhaven de huidige situatie: verschillende administratieve afhandeling. Wij produceren zelf<br />
managementinformatie door gevens voor het Valent deel uit het PIS in een excel bestanden te zetten en<br />
die <strong>naar</strong> de leidinggevenden te sturen. We laten verzuimcijfers voor het RDB-deel produceren door de<br />
(nieuwe) arbodienstverlener.<br />
b. We laten de verzuiminformatie voor beide bedrijfsonderdelen produceren door de gekozen<br />
arbodienstverlener. En we gebruiken 2004 om ervoor te zorgen dat deze informatie door het per 1<br />
januari 2005 in te voeren nieuwe personeelsinformatie-systeem geleverd kan worden.<br />
c. We gebruiken de tijd tot eind 2003 om de administratieve afhandeling op elkaar af te stemmen, zodat<br />
we dat per 1 januari 2004 in beide bedrijfsonderdelen op dezelfde wijze doen;<br />
Ik adviseer om te kiezen voor mogelijkheid b omdat de hier voorgestelde veranderingen al redelijk<br />
ingrijpend zijn. Door voor mogelijkheid b te kiezen nemen wij <strong>meer</strong> tijd voor het op orde krijgen van de<br />
management informatie.<br />
Ad 6. huisvesting/secretariële ondersteuning van de bedrijfsarts.<br />
Er moet in Katwijk en Sassenheim huisvesting zijn waar de bedrijfsartsen spreekuur kunnen houden. De<br />
secretariële ondersteuning kan geregeld worden in het team AVR (zie 5.1).<br />
Ad 7. Vastleggen hoe wij omgaan met gegevens over verzuim, reïntegratie en WAO van<br />
medewerksters en hoe de privacy is gewaarborgd.<br />
Privacy gevoelige informatie moet beschermd zijn. Wij dienen te omschrijven wie in onze organisatie<br />
welke informatie onder ogen mag krijgen en hoe wij waarborgen dat anderen in en buiten onze<br />
organisatie daar dan niet bij kunnen.<br />
Ad 8. De kosten in de nieuwe situatie mogen niet hoger zijn dan de huidige kosten + jaarlijkse<br />
prijsverhoging. Voor 2003 heeft Valent RDB begroot: Arboned: € 167.820,- Maetis: € 94.700,-<br />
Totaal: € 262.520,-<br />
12
7. Plan van aanpak besluitvorming<br />
Wat Wie Wanneer in 2003 Resultaat<br />
We doen een voorstel richting IZR-managers, 1 divisiemanager, unitmanager MW en<br />
JGZ. In dat voorstel moet staan welke kant we op willen met de Arbodienstverlening en<br />
hoe we dit willen structureren. Ook de kosten moeten er bij en de wettelijke voor-schriften.<br />
Koen zal dat concept-voorstel schrijven (inclusief concept-programma van eisen).<br />
Koen<br />
Na 26 juni, binnen 2<br />
weken<br />
Concept voorstel <strong>arbodienstverlening</strong> per 1<br />
januari 2004<br />
Overleg met de IZR-managers (en via hen met het unit-management). Bespreken van<br />
het voorstel. Vooral ook inhoudelijk programma van eisen en randvoorwaarden (o.a.<br />
kosten)<br />
Koen, Jan, Joke<br />
22 juli<br />
Verbeterd voorstel arbodienverlening per 1<br />
januari 2004<br />
Potentiële Arbodiensten uitnodigen (ArboUnie 7 , MCS, RMA 8 ). Ons programma van<br />
eisen aan hen voorleggen en hen uitnodigen daar op te reageren. Bij deze presentatie<br />
graag RVB en CMT(-afvaardiging) en 2 OR-leden aanwezig.<br />
Nicole, Joke,<br />
Koen<br />
Voor eind september<br />
Voorstel <strong>keuze</strong> van een arbodienstverlener<br />
Voorstel maken voor de <strong>keuze</strong> van een Arbodienst (inclusief pakket, werkwijze, team<br />
AVR, prestatiecontract) en dat voorleggen aan de Raad van Bestuur.<br />
Koen<br />
Eind september<br />
Voorgenomen besluit van de RvB over de<br />
<strong>keuze</strong> <strong>arbodienstverlening</strong> per 1 jan 2004<br />
Bespreking in de Overlegvergadering RvB – Ondernemingsraad<br />
RvB<br />
13 oktober<br />
Instemming OR<br />
Invoeren wijzigingen Arbodienstverlening<br />
Koen<br />
Vanaf nov<br />
Een zodanig administratieve opzet dat de<br />
dienstverlening aan medewerkers en<br />
leiding-gevenden in ieder geval niet slechter<br />
is dan tot dan toe. Start team AVR.<br />
Artikel over de nieuwe <strong>arbodienstverlening</strong> in Informail<br />
Koen<br />
december<br />
Artikel in informail<br />
3 of 4 Instructiebijeenkomsten met leidinggevenden RDB<br />
en cursus leidinggevenden Valent (is al onderdeel van het Z&R project)<br />
Koen i.s.m. bur.<br />
Opleidingen<br />
december<br />
Instructiebijeenkomsten en cursus<br />
indien nodig nieuw boekje voor personeelsleden “ziekteverzuim, zwangerschap en<br />
arbeidsomstandigheden”<br />
Koen<br />
december<br />
Boekje<br />
Managementinformatie over verzuim<br />
Koen<br />
2004<br />
Program van eisen<br />
7 Joke van Santen en Koen Zonneveld hebben een gesprek gehad met ArboUnie Haarlem. En hebben gesproken met de AVR coördinator van Amstelring, die gebruik maakt van<br />
de diensten van ArboUnie Haarlem volgens het inkoopmodel. Dit ziet er veelbelovend uit.<br />
8 MCS is een kleine Arbodienst uit Warmond. De v.d. Berghstichting heeft voor deze arbodienst gekozen. RMA is een kleine Arbodienst. Michel Dif el Idrissi, de voormalige<br />
bedrijfsarts van Arboned, werkt als zelfstandige bedrijfsarts via RMA. Gemiva maakt gebruik van RMA, waar ze erg enthousiast over zijn.<br />
Arboned en Maetis willen wij in eerste instantie niet uitnodigen omdat wij hun (kwaliteit van) dienstverlening al kennen.<br />
Pagina 13