Reglement SB (pdf) - IWT

Reglement voor de projectkostenvergoeding van
de IWT-bursaal
2010.2 December 2010
Inhoudstabel
1. Wat is de projectkostenvergoeding of bench-fee van het IWT ............................. 1
2. Bepaling van het jaarlijks bedrag van de bench-fee. ............................................... 1
3. Uitbetaling van de bench-fee. ....................................................................................... 1
4. Aan wie wordt de bench-fee toegekend .................................................................. 1
5. Waarvoor/wanneer kan de bench-fee worden aangewend ............................... 2
6. Autorisatie, bewijsstukken en verificatie door het IWT ................................................ 3
Ellipsgebouw
Koning II-laan 35 bus 16
B-1030 Brussel
Tel: +32 (0)2 432 42 00
Fax: +32 (0)2 432 43 99
E-mail: info@iwt.be
Web: www.iwt.be

1. Wat is de projectkostenvergoeding of bench-fee van het IWT
De projectkostenvergoeding of bench-fee is een jaarlijks vastgesteld vast bedrag dat aan
de IWT-bursaal ter beschikking wordt gesteld voor het dekken van kosten die in het kader
van het doctoraatsonderzoek worden gemaakt. De projectkostenvergoeding wordt
steeds samen met de doctoraatsbeurs voor een termijn van twee jaar toegekend. De
grootte van het bedrag wordt evenwel vastgesteld per academiejaar.
2. Bepaling van het jaarlijks bedrag van de bench-fee.
Het bedrag van de bench-fee wordt door de Raad van Bestuur van het IWT uniform voor
alle bursalen vastgesteld. Het is in functie van de financiële middelen die de Vlaamse
regering ter beschikking stelt van het IWT volgens de begroting van dat jaar. Wat de
beurzen betreft die starten in het academiejaar 2010-2011 wordt de bench-fee
vastgelegd op €3000/jaar. Van alle lopende beurscontracten wordt de bench-fee
teruggebracht tot €3000/jaar vanaf 01 januari 2011.
3. Uitbetaling van de bench-fee.
De bench-fee wordt simultaan met het beursbedrag in maandelijkse schijven van € 350
uitbetaald op één van de volgende centrale universitaire bankrekeningen in functie van
de universiteit waaraan de bursaal is verbonden en de plaats waar hij doctoreert.
Universiteit Rekeningnummer (IBAN) Rekeningnummer (BIC)
KULeuven
UHasselt
UA
UGent
VUB
BE86 4320 0165 9150
BE77 0010 1870 7942
BE90 7350 0799 7232
BE59 3900 9658 0026
BE51 0010 6864 5562
KRED BE BB
GEBA BE BB
KRED BE BB
BBRU BE BB
GEBA BE BB
De financiële dienst van elke universiteit voorziet per bursaal een specifieke kredietcode
waarmee de stand van zijn rekening kan worden bijgehouden.
4. Aan wie wordt de bench-fee toegekend
Elke houder van een IWT-beurs ontvangt de bench-fee tijdens de volledige beursperiode.
Bij voortijdige stopzetting van de doctoraatsactiviteiten van de bursaal eindigt ook de
uitbetaling van de bench-fee. In het geval de bursaal zelf dit initiatief neemt, valt de
stopzetting samen met de einddatum van de beursbetalingen. In geval het IWT een einde
maakt aan de beurs, eindigt het recht op de bench-fee voor de universiteit op het einde
van de maand, waarin het IWT zijn beslissing meedeelde aan de bursaal en de universiteit.
Wanneer de beurs tijdelijk wordt onderbroken wegens ziekte of ongeval bv. wordt de
bench-fee eveneens tijdelijk opgeschort.
bench-fee voor IWT-doctorandi - 1 -

5. Waarvoor/wanneer kan de bench-fee worden aangewend
De bench-fee kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle materiële
en niet-materiële items die in rechtstreeks verband staan met de doctoraatsactiviteiten
van de bursaal. Hiertoe behoren:
• aankoopkosten voor items met blijvende waarde nuttig voor het
doctoraatsonderzoek (apparatuur, computers, boeken, ...); bij het beëindigen van de
beurs worden deze items eigendom van de universiteit;
• kosten van verbruiksitems (reagentia, proefdieren- of planten, chemicaliën, ...);
• verbruiksuitgaven (op basis van factuur of interne nota of afrekeningsstaat) voor
fotokopies, opzoekingen en dataverkeer (post/fax/internet);
• verplaatsingskosten in binnen- en buitenland (niet woon-werkverkeer, zie verder)
• kosten voor het verblijf in het buitenland in direct verband met het doctoraatsonderzoek;
• deelname aan congressen, workshops en symposia (verplaatsings-, verblijfs- en
registratiekosten);
• publicatiekosten voor artikels met de bursaal als eerste auteur (of als mede-auteur op
basis van een redelijke kostendeling);
• drukkosten van het doctoraatsproefschrift van de bursaal.
Ze kan niet worden aangesproken voor:
• kosten voor de inschrijving op de universitaire rol of als regulier student;
• kosten voor inschrijving als doctoraatsstudent en voor de doctoraatsopleiding;
• strikt persoonlijke uitgaven van de bursaal of zijn promotor;
• de verrekening door de vakgroep/het departement of de universitaire instelling van
centrale beheerskosten en/of algemene exploitatiekosten;
• uitgaven die reeds van een andere financiering genoten;
• kosten van derden (andere bursalen, doctorandi, personeelsleden, buitenlandse
leden van de examencommissie van het doctoraat, …);
• kosten verbonden met het woon-werkverkeer (bv. abonnementskosten openbaar
vervoer) – sinds 1/1/2008 wordt hiervoor immers een forfaitair bedrag (als integraal
onderdeel van het nettobeursbedrag) aan de bursaal uitbetaald.
De bursaal én promotor beslissen vrij over de planning van uitgaven op de bench-fees in
de loop van de twee termijnen. Dit betekent concreet dat de bench-fees die tijdens de
1 ste termijn worden toegekend niet volledig moeten zijn opgebruikt op het einde van die
termijn, maar naar de 2 de termijn kunnen overgedragen worden op voorwaarde dat de
verlenging wordt toegekend.
Ná het verstrijken van de 2 de termijn of na de voortijdige stopzetting van de beurs kunnen
de niet-gebruikte middelen op de bench-fees niet meer worden opgenomen en dienen
aan het IWT te worden teruggestort. Evenmin kunnen kosten die vóór het begin van de
1 ste termijn werden gemaakt, gefinancierd worden met voorgenoemde financiële
middelen.
bench-fee voor IWT-doctorandi - 2 -

6. Autorisatie, bewijsstukken en verificatie door het IWT
De bursaal autoriseert, samen met zijn promotor, de aanrekening van uitgaven door het
aanbrengen van zijn schriftelijke goedkeuring en die van zijn promotor op elke orginele
factuur of interne verrekeningsnota die zij vervolgens bezorgen aan de centrale financiële
dienst van de universitaire instelling. Met deze handtekeningen erkennen zij de
correctheid van de aanrekening, overeenkomstig hetgeen in rubriek 5 vermeld werd.
Hierbij dient rekening gehouden te worden met het volgende:
• de projectkostenvergoeding wordt niet verhoogd als reële uitgaven die overschrijden.
Het is dus in het belang van het doctoraatsproject deze middelen correct te beheren;
• de universiteit kan alleen eventuele kosten aanrekenen die door de specifieke
uitvoering van het project werden veroorzaakt, en voor zover de bursaal en zijn
promotor akkoord gaan met de aanrekening.
De persoon die door de universiteit aangesteld werd voor het financieel beheer van de
projectkostenrekeningen verantwoordt de stand van het beschikbaar saldo op de
rekening en de aard van de op de rekening aangerekende kosten tegenover het IWT na
het (voortijdig) einde van de beurs. Hiervoor werd een regeling uitgewerkt tussen het IWT
en de universiteiten:
• In geval van volledige beurzen van 4 jaar beëindigd tussen 30 september en 31
december, stuurt de verantwoordelijke van de betrokken universitaire dienst de
borderellen automatisch en uiterlijk tegen eind maart van het daarop volgende
kalenderjaar naar het IWT;
• In alle overige gevallen van een beursstopzetting, nl. (i) gedefaseerde beurzen door
zwangerschap of langdurige ziekte, (ii) voortijdige, spontane stopzettingen en (iii) nietverlengingen,
stuurt het IWT, dat immers doorgaans eerst op de hoogte wordt
gebracht door kandidaat en/of promotor, de financiële verantwoordelijke van de
universiteit maandelijks een overzicht van de voortijdig stopgezette beurzen. In januari
van het daarop volgende kalenderjaar bezorgt de universitaire instelling in een
eenmalige oplevering alle eindborderellen van deze beurzen tegen een door IWT
vooropgestelde deadline.
De volledige afrekening gebeurt voor elk project op een apart borderel, en wordt
getekend door de bursaal en zijn promotor; het borderel bevat daartoe in elk geval
minstens volgende gegevens:
• de naam en voornaam van de bursaal
• de naam en voornaam van de promotor
• het dossiernummer van het IWT (ev. twee in geval van verlenging)
• de subrekening van de eenheid, de dienst, het lab of de afdeling waar het project
loopt
• de duur van het project (met start- en einddatum)
• het totale saldo van toegekende bench-fees tot het (voortijdig) beurseinde
• het eindsaldo bij het einde van de beursperiode
• de omschrijving van de aard van elke in rekening gebrachte imputatie, en de
verwijzing naar het nummer van de verrichting in het dagboek.
De originele bewijsstukken en rekeningstaten blijven in de universiteit voor het
steekproefgewijze nazicht ter plaatse overeenkomstig de bepalingen van het besluit.
bench-fee voor IWT-doctorandi - 3 -