Integrale visie op informatievolwassenheid - NIFV

Bij de realisatie van integraal informatiebeleid wordt geadviseerd om de INVOLvD-methode®te hanteren.Informatie VOLwassenheid Diagram®“Betrokken bij de organisatie”INVOLvD-methode® en het REVOLver-diagram® zijn ontwikkeld door OOVplusDe INVOLvD-methode stelt de samenwerking van mensen in de organisatie centraal enprobeert met aandacht voor de individuele motivatie van mensen, de uitwisseling van kennisen informatie tussen mensen te bevorderen.De methode maakt inzichtelijk waar de organisatie staat in haar ontwikkeling op het gebiedvan informatiemanagement. Het REVOLver-diagram geeft daarbij beeldend weer welkeaandachtsgebieden in uw organisatie raakvlakken hebben. Het streven is om op alle veldensteeds kleine stapjes te zetten om een gelijkmatige groei van de informatievolwassenheid terealiseren.Een nuttige beeldspraak….Iets ‘van de grond tillen’ begint met beweging. Deze beweging is een voorwaarde om allebetrokken ‘spiergroepen’ te mobiliseren om samen een taak uit te voeren. Ons lichaam isin staat om de samenwerking tussen specialistische organen zo te organiseren dat het‘van de grond tillen’ zo energiezuinig kan plaatsvinden.Er is een ‘blind’ vertrouwen in elkaar en er is overeenstemming over wie wat doet. Dit kanoverigens alleen wanneer het uiteindelijke doel van de samenwerking ook door iedereen‘gedragen’ wordt…..Als dit een natuurlijk proces is, dan moet het toch ook mogelijk zijn om, met dezebeeldspraak in het achterhoofd, ook in de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreekbelangrijke verbeteringen van de grond te tillen?Kritische vragen blijven natuurlijk: willen we echt wel samenwerken en willen wehetzelfde?Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)2

Inleidende statementsOm langs een logische weg bij concrete stappen uit te komen, moeten we even door de‘abstracte appel heen bijten’….Essentie van informatievoorzieningDe essentie, de kern van informatievoorziening zit in het actief delen van informatie tussenmensen die in gezamenlijkheid producten en diensten realiseren.Mensen zullen altijd kennis en informatie moeten hebben en moeten delen om iets nieuws terealiseren. Toegevoegde waarde en kwaliteit is in die zin altijd een resultaat van eengezamenlijke inspanning.Doel van informatievoorziening in onze veiligheidsorganisatie‘Iets’ en vooral ‘iets nieuws’ realiseren, vraagt om het slim bij elkaar brengen van per definitieschaarse middelen. De meest economische volgorde van handelen zal uiteindelijk leiden toteen beschrijfbaar realisatieproces. Informatievoorziening heeft als uitvoerende componentvan informatiemanagement, als doel om het werkproces te ‘voeden’ met stuurinformatie eninhoudelijke informatie. Waarbij de stuurinformatie gericht is op het borgen van desamenwerking (de daadwerkelijke organisatie van het werkproces) en de inhoudelijkeinformatie van belang is om de kwaliteit/prijs-verhouding van het (eind) product teoptimaliseren.Doel van operationele informatievoorziening in onze veiligheidsorganisatieOm ook ‘op straat’ onze diensten te kunnen aanbieden, zorgen we ervoor dat onze mensen instaat zijn om hun werk te doen. We zorgen voor: opleiding, training, vervoer enbereikbaarheid (alarmering). Het vervolgens operationeel zijn en vooral operationeel blijven(!), is een puur fysieke aangelegenheid. Plat gezegd: als onze professionals ‘omvallen’ danstokt onze dienstverlening en zakt onze kwaliteit van dienstverlening onder de acceptabeleondergrens.In essentie is het doel van operationele informatievoorziening dus het borgen van ‘eigenveiligheid’ als voorwaarde om operationeel te blijven. Kennis en informatie wordt dan bijoperationele besluitvorming gebruikt om de juiste beslissingen te nemen. De combinatie vanrisicobewustzijn en actuele informatie optimaliseert in die zin de kwaliteit van besluitvorming.Visie op informatievoorzieningJuist de relatie tussen procesgericht en resultaatgericht denken, maakt datinformatievoorziening vooral een nauwe relatie heeft met kwaliteitszorg.Maar in onze, straks multidisciplinaire, organisatie zijn een aantal aandachtsvelden tenoemen die terug te vinden zijn in elke afzonderlijke organisatie. Deze aandachtvelden zijngevisualiseerd in het ‘REVOLver’-diagram® op de volgende pagina en staat model voor deintegrale aanpak van informatiemanagement.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)3

H1 INVOLvD-methode“De INVOLvD-methode stelt de samenwerking van mensen in de organisatie centraal enprobeert met aandacht voor de individuele motivatie van mensen, de uitwisseling van kennisen informatie tussen mensen te bevorderen.”Kernbegrippen:• Samenwerken• Individuele motivatie• Uitwisseling van kennis en informatieDe methode gaat er vanuit dat mensen zich pas gemotiveerd inzetten wanneer ze niet alleende meerwaarde voor de organisatie zien maar ook mogelijkheden zien om hun persoonlijkebelangen te dienen. Zonder die laatste voorwaarde is er sprake van al dan nietgeaccepteerde ‘dwang’. Dit leidt vroeg of laat (en in het ergste geval) tot anarchie enondermijning van de resultaten.Samenwerken vraagt in de basis de uitwisseling van informatie en gedeelde afspraken.De organisatie communiceert (als het goed is…) met een keur aan publieksgroepen die elkvanuit hun eigen referentiekader naar de organisatie(ontwikkeling) kijken. Voor hetmanagement van de brandweer is het dus zaak om zich te verdiepen in het referentiekaderom de boodschap zò vorm te geven dat de kans op acceptatie van het appèl maximaal is.Hierbij geldt het uitgangspunt dat georganiseerde communicatie nooit vrijblijvend is. Er wordtnamelijk altijd een appèl gedaan op de ontvanger; om zijn mening bij stellen, om in actie tekomen, et cetera.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)4

H2 REVOLver-diagramIndicatieschema voor REgionale VOLwassenheid van de regionale hulpverleningsorganisatievanuit de optiek van Informatiemanagement. Het REVOLver-diagram geeft daarbij beeldendweer welke aandachtsgebieden in uw organisatie raakvlakken hebben. Het streven is om opalle velden steeds kleine stapjes te zetten om een gelijkmatige groei van deinformatievolwassenheid te realiseren.6Dagelijkse/Bestuurlijkeinformatievoorziening1Kwaliteit (INK)organisatieontwikkeling/KlantdenkenKennis,monitoring endocumentenbeheer2Informatiemanagementbinnen de VR5Operationeleinformatievoorziening(interne)communicatieenrelatiedenken3Crisiscommunicatie4Symbolisch vormen deze zes stuurraketten de voortstuwing van een raket. Een raket diesymbool staat voor informatiemanagement binnen de veiligheidsregio en die de organisatieop een hoger niveau kan brengen. Door de onderlinge relatie zullen ze dan alle zes welongeveer even sterk ontwikkeld moeten zijn.Door met missie en visie voor een bepaalde koers te kiezen, zal de ene stuurraket (tijdelijk)harder moeten werken dan de andere.Deze scan biedt enerzijds de mogelijkheid om de ontwikkelde kracht van de afzonderlijkeraketten in beeld te brengen en anderzijds te kijken of ze samen in staat zijn om deorganisatie van de grond te tillen.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)5

H3 VolwassenheidsniveausTer ondersteuning van het veranderproces, is het essentieel dat de veiligheidsregio continuein beeld houdt wat de groei in ‘informatie volwassenheid’ is. Om die reden is eeninformatiemanagement scan ontwikkeld.Deze scan wordt gedurende het regionaliseringproces als groeithermometer gebruikt enlevert een informatieprofiel op. Afgezet tegen de actuele doelstellingen en ambities, wordtgevisualiseerd waar de veiligheidsregio qua informatie volwassenheid op dit moment zit.De scan kent 6 volwassenheidsniveaus:Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar debenodigde informatie om de strategie te realiseren. Er is bewustwording ontstaanen men beseft het belang van goede informatievoorziening bij het realiseren vande doelstellingen,Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaandeinformatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Monodisciplinair heeft menvanuit het procesdenken achterhaald welke kerninformatie minimaal nodig is.Men weet wat er is en heeft de informatie geprioriteerd (de eerste stap op wegnaar de vraagorganisatie),Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen enlange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken eninformatieverzamelingen worden ontwikkeld. Het doorlopen van fase 1 en 2vraagt om visie op informatievoorziening. Partners zien wat er mist en gaan actiefop zoek naar informatie (de vraagorganisatie wordt meer en meer een volwassenpartij),Niveau 4: in deze fase delen de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatieom monodisciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Informatieis beschikbaar gemaakt en er is een medium gekozen. Informatie kan nu een rolspelen in besluitvorming.Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie ennieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Informatieweet men te vinden en speelt een rol bij besluitvorming,Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die temaken heeft met de strategie. Het gebruik van informatie genereert weerinformatie. Door evaluatie beschikt men over zuivere stuurinformatie diebesluitvorming op strategisch niveau optimaal ondersteunt.De scan moet helpen bij het definiëren van noodzakelijke actiepunten ominformatiemanagement op een steeds hoger niveau te krijgen.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)6

H4 De velden toegelicht1Kwaliteit (INK)organisatieontwikkeling/Klantdenken`Klantdenken´ staat voor de mate waarin de organisatiein staat is om de (latente) behoefte van onze klanten tevertalen in economisch rendabele producten.Het INK-model is algemeen geaccepteerd als een zinvolmeetinstrument. Omdat het INK-model organisatiebreedkijkt en INVOLvD met het REVOLver-model inzoomt opInformatiemanagement, is de INK-fasering ook tegebruiken als referentiekader bij de INVOLvD-methode.Andersom, geeft de INVOLvD-methode ook eenindicatie voor de organisatievolwassenheid daar waarde INK scan niet is uitgevoerd.Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigdeinformatie om de strategie te realiseren. Men is zich bewust van het belang vankwaliteitgericht werken, maar de organisatie is nog activiteitgericht en denkt vanuit deeigen kolom. Informatie is locatiegebonden en er is sprake van eilandautomatisering.Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaandeinformatieverzamelingen in beeld worden gebracht. De wens om te groeien leidt toteen draaiing van `naar binnen gericht´ naar `omgevinggericht´. De vorming van de VRmaakt het makkelijker om bij de directe partners op zoek te gaan naar informatie.Verder brengen we in beeld wie nog meer leverancier van informatie kunnen zijn. Eenmeer procesgeoriënteerde werkwijze maakt ook duidelijker wat de toegevoegdewaarde is van informatie.Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen enlange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingenworden ontwikkeld. Het klantdenken neemt een vlucht; processen zijn gericht op hetleveren van producten die beantwoorden aan de behoefte van onze klanten. Door deevaluatiesystematiek levert de organisatie zelf, belangrijke stuurinformatie.Procesgericht werken is stevig verankerd en men is ambitieus om in lijn met deontwikkeling van de VR een ketengeoriënteerde organisatie te zijn.Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie ommonodisciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Het monodenkenheeft plaatsgemaakt voor multidisciplinaire oriëntatie. De organisatie heeft zichontwikkeld van reactief naar pro-actief en organisatieonderdelen werken samen in eensysteem. Controle en regie is mogelijk door periodieke evaluatie en het dashboard VR.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)7

Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie ennieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. De traditioneleveiligheidsketen wordt omgesmeed naar een keten die beter past bij de huidige ketenvan samenwerkende veiligheidspartners. `Ontkleuring´ staat professionalisering nietlanger in de weg; men voelt zich hulpverlener en de samenwerking is gericht opintegrale veiligheid voor de burger. Problemen worden op het juiste organisatieniveauopgelost.Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te makenheeft met de strategie. De VR voorziet in alle benodigde informatie om de geheleorganisatie te sturen. Ten aanzien van landelijk beleid maakt men pro actief enpreventief keuzes. Door de professionaliseringsslag is het ad hoc organiseren nietmeer aan de orde. Er staat een sterke veiligheidsorganisatie met afdelingen op zowellandelijk als lokaal niveau. Kennis wordt meer en meer gezocht en gedeeld metbuitenlandse partners. Veiligheid kent letterlijk en figuurlijk geen grenzen meer.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)8

2Kennis,monitoring endocumentenbeheer“Kennis is het vermogen om informatie om te zettenin kwalitatief goede beslissingen”Kennis is het trefpunt van informatie, houding envaardigheden. In kennis vind je de verbanden en nieuweinzichten die ontstaan zijn door informatie toe te passenin situaties. Om zowel bestuurlijk als operationeel goedebeslissingen te nemen, is kennisbeheer cruciaal voor hetsuccesvol zijn van onze veiligheidsorganisatie.De mate waarin wij kennis serieus nemen, weerspiegeltonze professionele houding.Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigdeinformatie om de strategie te realiseren. Kennis zit in mensen en is niet vastgelegd inde organisatie. Doordat we het gevoel hebben achter de feiten aan te lopen, komenwe niet toe aan het monitoren van landelijke ontwikkelingen. Documenten worden inhet beste geval op afdelingsniveau beheerd.Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaandeinformatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Inventariseren is een crucialestap. We krijgen zo grip op dat wat er is. Door het contact met andere partners lerenwe ook over het beheer van kennis. De inventarisatie biedt ook gelijk mogelijkhedenen motiveert om onze kennis beter te beheren. Door de deelneming aan landelijkenetwerken richten we de monitorgroep in. Deze mensen kennen een haal- enbrengplicht ten aanzien van kennis en informatie. Landelijke netwerken enkennisbanken worden zo gevoed door actuele regionale informatie.Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen enlange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingenworden ontwikkeld. De opzet van het beheersysteem was tijdrovend, maar hetbijhouden maakt pas echt duidelijk welke meerwaarde het heeft. Doordat nog nietalles leverbaar is, groeit de vraag naar informatie en kennis. Omdat we zicht hebbenop eindproducten weten we ook welke eisen we stellen aan de nieuwe informatie. Erontstaat zo een regionale vraagorganisatie die langs bekende kanalen uitkomt bij eenlandelijk steunpunt. Daar wordt de kennis- en informatiebehoefte geïnventariseerd enbij partijen neergelegd die een antwoord of oplossing kunnen geven.Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie ommonodisciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. OOV-partners delendezelfde kennisbank (voor regiospecifieke ervaringsinformatie bij voorbeeld) enhebben aansluiting op landelijke kennisnetwerken. Men maakt nu ook eenkwaliteitsslag om gerichte kennisontwikkeling te ondersteunen (detachering aan Nibrabij voorbeeld). Een systeem van autorisatie en interesseprofielen helpt verdervoorkomen dat mensen worden overspoeld met informatie en kennis.Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie ennieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Kennisbeheerlevert een cruciale bijdrage aan eenieder die bij planvorming en/of besluitvormingIntegrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)9

etrokken is en afhankelijk is van betrouwbare kennis en informatie. Men voelt zichverantwoordelijk voor de (persoonlijke) resultaten en bepaalt daarom zelf hetinteresseprofiel.Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te makenheeft met de strategie. Naast het dashboard VR beschikt het bestuur en de directieook over een valide monitor op de (landelijke) omgeving van de organisatie. Eigenresultaten kunnen dus direct afgezet worden tegen de doelstellingen uit het RegionaalBeheersplan en de (landelijke) ontwikkelingen.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)10

3(interne)communicatieenrelatiedenken`Communicatie´ kijkt naar alle manieren waarop deorganisatie communiceert met voor haar belangrijkepublieksgroepen. Kijkend naar het stukje `internecommunicatie´ raken we het cement van de organisatie.`Extern´ onderkent men de rol van informeren, is op debuitenwereld gericht en ziet de organisatie als eenonderdeel van de maatschappij. Er is begrip voor deinvloed die op onze organisatie wordt uitgeoefend en wekrijgen inzicht in belangen. Met gerichte communicatiekunnen we nu ook zelf invloed uitoefenen en onzebelangen versterken.Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigdeinformatie om de strategie te realiseren. Men kent alleen groepen in de eigen kolom.Informatie wordt daarom per definitie altijd eerst bij de eigen mensen gezocht.Communicatie vindt ongestructureerd en op operationeel niveau in de organisatieplaats. Het informele circuit speelt een belangrijke rol, waardoor we alleen metmensen communiceren die we kennen.Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaandeinformatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Procesgericht werken brengtinformatie en communicatie in als essentiële componenten bij het tot stand komen vanproducten. Intern leert men de diverse bureaus zien als leverancier of klant en beseftdat in alle projecten een communicatieparagraaf thuishoort. Intranet doet zijn intredeen geeft alle werknemers in de kolom en op verschillende locaties toegang totalgemene informatie. Door de contacten buiten de kolom ontstaan relaties met nieuwegroepen.Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen enlange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingenworden ontwikkeld. Effectiever communiceren begint met het definiëren vanpublieksgroepen. Denkend vanuit hun belangen en de relatie met onze organisatiewordt informatie meer op maat aangeboden. Van een dialoog is nog vrijwel geensprake. Naarmate onze veiligheidsorganisatie meer en meer autonoom wordt, neemtook de behoefte toe om onze visie en keuzes nader toe te lichten (public relations).Hierdoor wordt ook actief draagvlak gezocht bij groepen in de maatschappij.Communicatie zit nu ook op beleids- en strategisch niveau.Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie ommono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren.Communicatiebeleid wordt meer en meer gezamenlijk opgepakt omdat er inpublieksgroepen overlap zit en we staan voor integrale veiligheid van de burger. Omzover te komen zijn we enigszins ontkleurt. Op dienstniveau behouden we onze kleuren identiteit, maar in onze communicatie presenteren we ons als eenIntegrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)11

samenwerkingsverband van specialisten die één gezamenlijk doel hebben, namelijkuw veiligheid.Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie ennieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Op het gebiedvan interne communicatie zijn de muren van de kolommen geslecht en voelen we onssteeds meer als specialistische hulpverleners met eenzelfde doel. Die uniformiteitdragen we daarom ook uit , niet alleen verbaal maar ook non-verbaal (beeldmerk).Verbanden tussen communicatie en informatievoorziening leiden tot een fusie vanafdelingen.Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te makenheeft met de strategie. Er staat een autonome regionale veiligheidsorganisatie meteen professionele afdeling communicatie. Men voert zowel een communicatiebeleidvoor de interne als voor de externe relaties. Voor de veiligheidsorganisatie is nu eenafdeling ontstaan die naast crisiscommunicatie ook alle vormen vaninformatievoorziening onder zich heeft.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)12

4CrisiscommunicatieTijdens die spaarzame keren dat er een groot beroepwordt gedaan op onze rampbestrijdingsorganisatie,merken we dat de perceptie van de prestatiebelangrijker is dan de daadwerkelijke prestatie.Beeldvorming maakt of breekt de lokale bestuurders.Er is dus alles aan gelegen om als professioneleadviseurs onze bestuurders bij te staan in het heetstvan de strijd. Dit vraagt om investeringen in: empathie,flexibiliteit, correctheid en beschikbaarheid vaninformatie. Maar bovenal vraagt het om de disciplineom met één mond te spreken.Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigdeinformatie om de strategie te realiseren. Crisiscommunicatie is geen specialisme. Devoorlichter doet het erbij, maar is niet altijd beschikbaar. Landelijk zijn er echtervoldoende aanwijzingen (lees: incidenten) die ons bewust zouden moeten maken vanhet belang van crisiscommunicatie. Door ons sterk reactief karakter en de interngerichte werkwijze hebben we onvoldoende voeling met de materie.Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaandeinformatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Onze externe oriëntatie zetbewustwording in gang op andere (eerder genoemde) velden. Ten aanzien vancrisiscommunicatie gaan we ons beseffen welke impact ons handelen kan hebben.Voorlichting wordt regionaal opgepakt, maar de specifieke achtergrondkennis maakthet in de operationele situatie lastig om eenduidig te communiceren. Wel heeft nu eenvoorlichter piketdienst.Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen enlange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingenworden ontwikkeld. Crisiscommunicatie wordt pro actief opgepakt; als specialist,oefenen we met gemeenten in het ROT en het Gemeentelijk Beleids Team onze rolals adviseur van de burgemeester. Door oefening en kennisontwikkeling groeien wenaar een professionele invulling van crisiscommunicatie. Het `met één mond spreken´gaat ons echter nog steeds slecht af en vraagt om maatregelen. Wel wordt nu bij dealarmering van het ROT ook de hele groep voorlichters gealarmeerd om opverschillende locaties te assisteren. Het ontbreekt hen echter nog wel aan demiddelen om snel data uit te wisselen.Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie ommono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. GRIP en verdereregionalisering maakt dat we steeds meer bedreven raken in multidisciplinairebesluitvorming waardoor langzaam ook de noodzaak wegvalt om voor elke kolomcrisiscommunicatie op te pakken. Met de komst van een crisisinformatiesysteem is hetnu mogelijk om ook mobiel data te gebruiken en weer te versturen. Personeel van deafdelingen die betrokken zijn bij communicatie en informatievoorziening kunnenhierdoor altijd terugvallen op back up van collega´s.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)13

Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie ennieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Voorlichting encrisiscommunicatie worden wel in verband, maar los van elkaar verder ontwikkeld. Deerkenning voor het specialisme staat verdere ontwikkeling niet meer in de weg. Er isnu een regionale groep communicatieadviseurs die gemeenten in crisis op afroepterzijde staat. Media worden actief geïnformeerd waardoor men minder tijd kwijt is omfoute informatie weer recht te zetten.Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te makenheeft met de strategie. Crisiscommunicatie is verworden tot een van de kernprocessenvan onze veiligheidsorganisatie. Onze expertise speelt een belangrijke rol bij deadvisering van gemeenten, zowel in tijden van rust als in tijden van crisis.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)14

5OperationeleinformatievoorzieningInformatie hoort, naast mensen en middelen, thuis in hetrijtje van noodzakelijke middelen om onze kerntaken tekunnen uitvoeren. Enschede, Volendam, commissieOosting, POIRE en ACIR hameren op het verbeteren vanoperationele IM. Maar toch is het niet zo eenvoudig; erspelen blijkbaar een aantal `mysterieuze´ factoren een rol.Op zoek naar de oplossingen, raken we onvermoedethema´s als: cultuur, communicatie en onze visie op de rolin de maatschappij. Het onderwerp is abstract, kent veleverschijningsvormen en leidt tot vertwijfeling en de vraag:“waar te beginnen?”Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigdeinformatie om de strategie te realiseren. Bewustwording komt op gang. Menaccepteert een veel risico door onvolledige en slechte informatie.Aansprakelijkheidsstelling van de overheid in het verleden doet ons beseffen dat wefeilbaar zijn en vervolgbaar zijn bij aanwijsbare nalatigheid. Deze realiteit komt steedsdichterbij. We zoeken eerst naar informatie in eigen huis en komen tot de ontdekkingdat wij zelf erg weinig informatie genereren en de informatie die er is slecht benutten..Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaandeinformatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Nut en noodzaak van informatie inonze besluitvorming wordt erkend. We scannen het veld naar bruikbare informatie.Niet alle aangesproken partijen hebben hetzelfde belang bij het delen van informatieen onze informele aanpak stuit op een formele `firewall´.Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen enlange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingenworden ontwikkeld. De informatie vraagorganisatie komt tot stand. We beseffen datinformatieverzoeken soms bovenregionaal gedaan moeten worden om er allemaal vante profiteren. De complexiteit doet ons beseffen dat er een vaste lijn moet liggentussen de regio en een landelijke vraagorganisatie. Verder wordt er op bestuurlijkniveau veel energie gestoken in de communicatie met informatieleveranciers. Alleenvoldoende begrip voor onze informatiewens leidt tot inspanning van deze partijen omons toegang te geven tot hun bestanden.Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie ommono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Op basis vanautorisatie en profielen krijgen mensen toegang tot soms gevoelige informatie.Basisregistraties worden gebruikt en informatie wordt daadwerkelijk een onderdeelvan de besluitvorming. De gewenste zorgvuldigheid dwingt ons om via evaluatiesteeds te kijken of we onze informatieleveranciers zo min mogelijk kunnen belasten.Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie ennieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Landelijk is ereen crisisinformatienetwerk. Veldeenheden kunnen door middel van mobieledatacommunicatie het systeem voeden met actuele informatie over het incident.Redundantie en veiligheid zijn dusdanig geborgd dat we altijd kunnen beschikken overbeveiligde lijnen.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)15

Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te makenheeft met de strategie. Het crisisinformatiesysteem vertelt ons management ook hoewij presteren. Onze prestatie op onze kerntaken kunnen wij via dit systeem ooknauwkeurig monitoren.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)16

6Dagelijkse /BestuurlijkeinformatievoorzieningHet sturen van de raket doet men op basis vanbetrouwbare informatie. Maar wat is essentieel om temeten en hoe nauwkeurig moet dat dan gebeuren?Fundamenteler van aard is echter de vraag, ofbestuurders afrekenbaar willen zijn op hun prestatie.Veelal wordt die druk opgelegd door de financierder,maar gelukkig zijn er ook steeds meer professionelestuurlui die graag willen weten waar ze aan toe zijn. Demeeste informatie zal met behulp van een gedegenevaluatie instrument uit de eigen organisatie komen,hierdoor ontstaan interne leveranciers van informatie.Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigdeinformatie om de strategie te realiseren. De organisatie is sterk in zijnactiviteitoriëntatie. Nieuwe projecten omarmen we net zo makkelijk waardoor we eenbreed palet aan (half)fabrikaten leveren. Samenhang is er wel, maar van integralesturing is geen sprake. In onze zoektocht naar informatie om onze werkprocessengoed te laten verlopen, benutten we de beschikbare kennis en informatieonvoldoende. Langzaam groeit echter het bewustzijn dat we met goede informatie ookbetere kwaliteit kunnen leveren.Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaandeinformatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Een meer bedrijfsmatige aanpakondersteunt het product- en procesdenken. Hierdoor ontstaat een beter beeld van deproductiemiddelen die nodig zijn. De eerste stappen naar een planning- encontrolecyclus worden gezet en geven inzicht in de schaarste van onze capaciteit.Voor het eerst is er sprake van prioritering en brengen we in beeld op welkeprocessen we willen sturen. Veelal zijn dit de processen horende bij onze (wettelijke)kerntaken.Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen enlange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingenworden ontwikkeld. De hiërarchie van de organisatie ondersteunt een goedeinformatievoorziening. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden perfunctie vastgelegd. Vanuit deze set groeit de informatievraag. Om nu te voorkomendat iedereen op individueel niveau de informatievraag gaat beantwoorden, is deorganisatie aan zet om dit goed te kanaliseren en die media te gebruiken waardoorpersoneel snel voorzien wordt van up-to-date informatie. Deze kanteling binnen deorganisatie van aanbodgericht naar vraaggericht handelen heeft grote gevolgen voorde informatievoorziening.Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie ommono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Per niveau en perproces is de informatiebehoefte in beeld. Producten worden mede door de landelijkeontwikkeling van benchmarking meetbaar en vergelijkbaar met onze partners. Deevaluatiesystematiek levert valide stuurinformatie aan het MT van de veiligheidsregio.De stuurbaarheid neemt toe.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)17

Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie ennieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. De ontwikkelingvan producten wordt integraal gemonitord. Er is waar nodig afstemming over deoplevering tussen de partners. Informatiesystemen zijn gekoppeld waardoor hethebben en vooral het delen van nieuwe informatie vanzelfsprekend geworden is. Deorganisatie kent een groep informatievoorziening die het eerste aanspreekpunt is voorinformatievragen en het kanaal vormt richting een landelijke vraagorganisatie. Dezegroep bewaakt de informatiestromen (registratie, valideren, verspreiden, toetsen vankwaliteit).Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te makenheeft met de strategie. Het proces van professionalisering heeft geleid tot een geolieddestillatieproces. Informatie uit bronnen vanaf operationeel niveau wordt via hettactisch middenkader ingedikt, gevalideerd en vertaald naar prestatie-indicatoren. Ditproces wordt ondersteund door een planning- en controlesysteem die gebruikt wordtdoor alle afdelingen binnen de veiligheidsregio.Na deze theoretische beschrijving van de zes velden en evenzoveel volwassenheidsniveaus,komen we bij de IM-scan. De omgeving en de situatie die per volwassenheidsniveaugeschetst is, gaan we nu meer concreet toetsen met gerichte vragen. In onderstaandINVOLvD-diagram staan de zes informatievelden op de horizontale as en de vierorganisatievelden op de verticale as. Op de kruisvlakken is summier een kernbegripaangegeven. Controlevragen die per kruisvlak gesteld worden, hebben in eerste instantiebetrekking op dit kernbegrip. De controlevragen geven vervolgens een indicatie voor hetvolwassenheidsniveau.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)18

INVOLvD-methode in relatie tot INK kwaliteitsmodelAlgemene inrichtingsprincipes voor invulling van informatievoorziening1. Het proces (en daarmee de informatiebehoefte van de gebruikers) is leidend voor deinrichting van de informatievoorziening.2. Maximaal (her)gebruiken van gegevens en aansluiting op basisregistraties3. Versterking van de samenwerking met OOV- en ketenpartners.4. Interne inrichting van het gegevensmanagement .5. Verantwoordelijkheden en taken in het informatiebeheer worden duidelijk belegd engestuurd volgens integraal management.6. Informatie-uitwisseling tussen de brandweerkorpsen, GHOR, AZR, gemeente,gemeentelijke en provinciale diensten en Politie intensiveren.7. Gebruik van open standaarden om uitwisselbaarheid van gegevens en koppelbaarheidvan processen te vergroten.8. Er wordt toegewerkt naar een regionale applicatie architectuur met scheiding vanopslag, verwerking en presentatie van informatie en met een modulaire opbouw.Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)19

Positionering van projectenGedefinieerde informatie(deel)projecten voor de toekomst, kunnen geprojecteerd worden inonderstaand schema. Elk project zal consequenties hebben voor alle vier de velden, maardoor een project te plaatsen tussen twee `bollen´ wordt wel aangegeven op welke tweevlakken de nadruk ligt.Verder biedt het samen met de zes informatievelden een format om in een plan van aanpakte gebruiken. Per informatieveld en per organisatieonderdeel is nu aan te geven wat degevolgen zijn van het project en de wenselijke actie op `buurvelden´ om de integrale aanpakte borgen en zo te komen tot gelijkmatige groei. Deze aanpak leidt tot groei dieorganisatiebreed opgepakt wordt en tot producten die in samenhang ontwikkeld zijn.ProjectenOrganisatieInformatiebeleidTechniekAanpak enwerkwijzeInformatie enkennisProcesbeschrijvingPersoneelWorkshopbewustwordingIntegrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)20

Bijlage1: Normen- en indicatieschema (INVOLvD)Velden Kwaliteitzorg Kennisbeheer Communicatie Crisiscommunicatie Operationele IV Dagelijkse IVOrganisatieStrategisch Integrale visie Aandacht van de directie Integrale visie Aandacht van de directie Integrale visie OrganisatiepijlerTactisch/beleid o.b.v handboek KZ o.b.v. producten Doelstellingen Aansluiten bij GRIP Kerntaken WerkprocessenOperationeel Evaluatie; Deming-cirkel Haal- en brengplicht Communicatieplan Preparatie op rampen Prep. van stafsectie IV Leveren info uit eigen dataPersoneelFunctie 1 Fte kwaliteitszorg 0,5 Fte documentenbeh. 1 Fte voorlichting 1 Fte crisiscommunicatie 1 Fte Informatiemanager Hoofd bedrijfsvoeringPositionering Stafondersteuning Bedrijfsbureau Stafondersteuning Stafondersteuning / ROT Operationele voorbereiding Bedrijfsbureauland. Koppeling NVBR netw. Kwaliteitzorg n.v.t. NVBR netwerk Cobra NVBR netw. Comm./ERC NVBR netwerk ICTIB Niet direct van toepassingTaken in teken: Van lerende organisatie Professionalisering Relatiebeheer Crisisbeheersing Operationele besluitvorming dagelijkse werkprocessenVerantwoording Evaluatiesysteem Efficiënt zoeksysteem Comm. Publieksgroepen Ondersteuning gemeenten Oper. Informatievoorziening InformatievoorzieningBevoegdheden Op tactisch niveau Op operationeel niveau Op strategisch niveau Op tactisch niveau Op tactisch niveau Op strategisch niveauScholing HBO+ niveau HBO niveau HBO / universitair niveau Min. HBO en OCR (NIFV) HBO+ en OCR (NIFV) HBO+ niveauOefening Evaluatie oef. en incident n.v.t. Operationeel voorlichter Rol in het ROT (RCC) Rol in de stafsectie IV n.v.t.InformatieInformatie Via evaluatie uit eigen org. Eigen organisatie Eigen org. / omgeving Uit crisisinfosysteem Preparatie met partners Eigen organisatieKennis Handboek Kwaliteitszorg Eigen beheerprotocol Comm. voor non-profit org. land. richtlijn/ervaringsleer landelijke ontwikkeling Eigen beheerprotocolTechniekSystemen Kantooraut. / intranet Digitale bibliotheek Alle media Crisisinfosysteem Crisisinfosysteem Kantooraut. / intranetKoppelingen Partners / gemeenten Internet Alle relevante groepen ERC, gemeenten, partners Alle operationele partners Alle interne afdelingen

Bijlage 2: Uitgangspunten voor informatievoorzieningVisie op informatievoorziening volgens ACIR (maart 2004 - maart 2005)De informatievoorziening ten behoeve van de rampenbestrijding is onvoldoende op orde. Ditleidt ertoe dat de kans op slachtoffers en materiële schade als gevolg van een ramp groter isdan nodig. De ACIR is van mening dat een goede informatievoorziening ten behoeve van derampenbestrijding is gestoeld op goede informatievoorziening in de reguliere situatie. Daarbij isde grens tussen een crisis, een incident en een ramp niet scherp te trekken. Het gaatuiteindelijk om grootschalig gezamenlijk optreden door de betrokken ketenpartners.Knelpunten in de informatievoorziening hebben veelal een achterliggende oorzaak in debestuurlijk/financiële en organisatorische context. Technische oplossingen kunnen op zichzelfgeen significante verbetering van de informatievoorziening opleveren. Informatie die ‘in iedergeval’ nodig is voor de betrokken besturen en hulpverleningsdiensten moet randvoorwaardelijkbeschikbaar en toegankelijk zijn.Kabinetsstandpunt naar aanleiding van ACIR (juni 2005)In juni 2005 heeft de ministerraad in reactie op het ACIR rapport ingestemd met eenkwaliteitsslag van de informatievoorziening ten behoeve van de rampenbestrijding. Het kabinetis van mening dat de concrete uitwerking hiervan moet aansluiten bij in gang gezettebeleidstrajecten en initiatieven. Taken hiervoor worden bij voorkeur belegd bij bestaandeorganisaties. Het kabinet wil de informatievoorziening niet centraliseren, maar dezedoeltreffend, betrouwbaar en efficiënt in richten. Alle betrokken besturen en organisaties wordtgevraagd de functie informatiemanagement op tenminste regionaal niveau voor wat betreft deeigen discipline in te richten. Er dienen op regionaal niveau gezamenlijke (meerderedisciplines) trainingen en opleidingen op het gebied van informatievoorziening te wordengehouden om zo de competenties op het gebied van informatievoorziening en -uitwisseling tevergroten. Informatievoorziening moet als vast onderdeel opgenomen worden in hetoefenprogramma.Visie op informatievoorziening en –management volgens PoirePOIRE heeft zich gebaseerd op de door de NVBR-geformuleerde visie opinformatievoorziening. De aanpak was gericht op het expliciteren van voorspelbareinformatiebehoefte met betrekking tot:• het bepalen of werkprocessen moeten worden gestart (starten)• het kunnen managen van werkprocessen (regie)• het kunnen laten verlopen van werkprocessen (binnen)• het faciliteren van de interactie tussen werkprocessen (tussen).De onderliggende filosofie is dat ICT-oplossingen zo moeten worden vormgegeven als hetwerkproces vereist: “Proces stuurt Pakket”.De informatievoorziening/-management binnen rampenbestrijding en crisismanagement wordtsterk gekenmerkt door multidisciplinairiteit, een sterke geografische spreiding van centra enbeslissingen die onder tijdsdruk moeten worden genomen. Command & Control processenbinnen de rampenbestrijding/crisismanagement lijken daarmee veel op die van de krijgsmacht.Om beslissers en bestrijders adequaat toe te rusten en hen in staat te stellen sneller eneffectiever te beslissen, moeten informatiesensoren en -bronnen in een informatienetwerk slimworden verbonden en moet voor vier basiszaken worden gezorgd (NEC-concept):1. een gemeenschappelijk situationeel operationeel beeld2. een gemeenschappelijk situationeel mentaal beeld3. een operationeel toegepast principe van zelf synchronisatie met betrekking tot informatie4. centraal georganiseerde/toegankelijke kennis - en informatiebronnen.

Visie op Informatievoorziening van de NVBRDe NVBR beoogt de informatievoorziening voor brandweerzorg, rampenbestrijding en fysiekeveiligheidszorg zodanig in te richten, dat de korpsen kunnen beschikken over de juisteinformatie, op het juiste moment, op de juiste plaats, tegen zo laag mogelijke kosten.Concrete uitgangspunten hierbij zijn:• Zo min mogelijk zelf creëren van gegevensMet partijen die over relevante gegevens en bestanden beschikken moeten afsprakenworden gemaakt over de uitwisseling en kwaliteit van gegevens.• Werken aan één uitwisselingsformat• Bouwen aan een vraaggerichte organisatie met als doel bundeling van krachten bij deBrandweer en het vormen van een gelijkwaardige partner voor het CIP van Politie• Intensivering van de samenwerking met politie, gemeentelijke diensten en GHORAlle voornoemde punten zijn gericht op het reduceren van dubbel werk eneilandautomatisering en het verhogen van de kwaliteit van de informatievoorziening endienstverlening.NVBR is tevens de drijvende kracht geweest achter het opstellen van de visie opinformatievoorziening en –management bij rampen door middel van het project Poire.In 2006 is verder bereikt:Bekrachtiging van ´Informatie meester´ door de RRCDe Wet op de Veiligheidsregio’s heeft grote consequenties voor de wijze waarop de brandweerhaar taken in de samenleving uitvoert. De komst van deze wet is voor de ProgrammaraadInformatiemanagement het signaal geweest om te onderzoeken wat de effecten van deze wetzijn op de informatievoorziening van de brandweer en op welke manier debrandweerorganisatie hierop in moet spelen.Het belangrijkste doel van het beleidsplan is het stellen van prioriteiten op de korte (< één jaar)en middellange (< vijf jaar) termijn.Bekrachtiging van het Rapport Brand-In door de RRCAchtergrondinformatieWaarom het project Brand-in: Voor de brandweer wordt de beschikbaarheid van de juisteinformatie op de juiste plaats steeds belangrijker. De snel voortschrijdende technologie biedtsteeds meer mogelijkheden voor informatie-uitwisseling. Rondom het thema'informatiemanagement' is de laatste jaren veel gebeurd: De ICT kanskaart voor de brandweeris uitgebracht en het Project Operationele Informatievoorziening Regionale Brandweerorganisatie(Poire) met het Informatiesysteem Rampenbestrijding (IMRA) is opgezet. Om demaatschappelijk en bestuurlijk gewenste slagvaardigheid en kwaliteit te kunnen leveren, is hetvan groot belang dat er verder wordt geïnvesteerd in de ontwikkeling van eeninformatievoorziening voor de brandweer.DoelstellingDe brandweer moet haar werk adequaat kunnen uitvoeren. Brand-in richt zich op de informatiedie de brandweerkorpsen daarbij nodig hebben. Hiervoor wordt een (eerste) landelijkeinformatiearchitectuur voor de brandweer ontwikkeld. De praktische waarde van deinformatiearchitectuur tonen we met het demonstratiesysteem voor vergunningen.Instellen van de Raad voor Multidisciplinaire InformatieVoorziening (MIV)Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)23