Speeddaten voor vrijwilligers

De sleutel tot succes:
DE VOORBEREIDING
Als je voorbereiding top is, zal de speeddate
vlot verlopen. Daarvoor moet je volgende
stappen wel nauwgezet volgen.
STAP 1 – PROMOTIE MAKEN
Minimum 2,5 maanden voor de speeddate moeten de
uitnodigingen verstuurd worden. Dat lijkt lang, maar
die tijd heb je absoluut nodig om alles rond te krijgen.
Je stuurt de uitnodigingen naar de contactpersonen
van alle organisaties die je wil bereiken. Een uitnodiging
kan op papier verstuurd worden, maar digitaal
kan natuurlijk ook.
Wat moet er zoal op de uitnodiging staan?
• de bedoeling van de avond, het programma en wat
praktische zaken (datum, plaats, startuur, …)
• plaats om de contactgegevens van de organisatie
te noteren (naam contactpersoon, adres, telefoon/
gsm en e-mailadres), want die heb je later nog
nodig
• een inschrijfstrook waar plaats is voor de namen
van 4 deelnemers
• een einddatum waarop de inschrijving binnen
moet zijn: 3 weken voor het plaatsvinden van de
speeddate.
Belangrijk: een uitnodiging alleen overtuigt mensen
niet altijd. Je steekt best extra energie in de promotie
door persoonlijk contact te zoeken. Je kan het initiatief
toelichten tijdens bijeenkomsten van adviesraden,
andere vergaderingen of organisaties persoonlijk
aanspreken. Dit is een must om voldoende deelnemers
te hebben!
TIP
Stuur 1 maand voor de start nog eens een herinneringsmail,
zowel naar organisaties die zich al ingeschreven
hebben, als de anderen.
STAP 2 – DOCUMENTEN KLAARMAKEN
Als alle inschrijvingen binnen zijn, kan je volgende
zaken maken:
• De naambadges
Alle deelnemers krijgen een badge opgespeld tijdens
de speeddate. Op de badges vind je naast de naam van
de persoon ook de naam van de organisatie waar hij/
zij tot behoort. Dit zorgt voor een makkelijkere kennismaking.
Als je geen badges hebt, kan je etiketten
gebruiken.
• De visitekaartjes
Alle deelnemende organisaties krijgen deze kaartjes. Ze
bevatten hun contactgegevens (naam contactpersoon,
adres, telefoon/gsm en e-mailadres) en het is de bedoeling
dat ze uitgedeeld worden tijdens de speeddate.
Maar nadien zijn ze nog even handig.
Zijn de kaartjes absoluut noodzakelijk? Nee, maar ze
geven je speeddate wel dat tikje extra. En de deelnemers
zullen er enthousiast over zijn.
In ons project in Mol, waar 22 organisaties meededen,
kreeg elke deelnemende vereniging 200 visitekaartjes.
• De deelnemerslijst
Deze lijst bevat alle namen van de deelnemende organisaties
en is handig om de avond zelf na te gaan of alle
verenigingen aanwezig zijn.
• Het datingschema
Dit schema geeft exact aan welke organisaties met
elkaar gaan praten en wanneer precies. Het is niet zo
eenvoudig op te maken, dus hebben we op onze website
een handig hulpmiddel staan. Achteraan deze brochure
vind je er meer uitleg over.
Als je zelf een creatieve manier kent, kan je deze natuurlijk
ook gebruiken om je datingschema te maken.
5