tobias - Byarkivet

More documents

Recommendations

Info

TOBIAS 1/99 Frikvarteret var populært blant guttene på Sofienberg skole. (Ukjent fotograf, original i Byarkivet A-40041-U002- 068) 20 ninger som er personsensitive sendes i lukket konvolutt (ikke internkonvolutt) og aldri via faks eller epost. Den enkelte elev med elevens foresatte har krav på innsyn i saker som gjelder dem selv (personregisterloven §7 i henhold til forskriftene §1-5), men kan ikke kreve å få dokumentene utlevert i original. Elevmappene skal avleveres til Byarkivet At arkivmateriale skal "bevares" betyr at materialet aldri skal kasseres. "Bevaringsverdig" materiale ved skolene er det arkivmaterialet som den enkelte skole og Oslo kommune som helhet har behov for å bevare og/eller som omfattes av særlige bevaringspåbud i Riksarkivets retningslinjer, jf. Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiver (1987). Oslo kommune har behov for å bevare mye av materialet som er skapt ved skolene, med hensyn til både enkeltelever, saksbehandlingen i kommunen og på grunn av den historiske dokumentasjonsverdien. Ofte viser det seg at materiale som i øyeblikket virker uinteressant, i visse sammenhenger kan bekrefte eller avkrefte et påstått mangelfullt skoletilbud, og i andre tilfeller være til hjelp når skolehistorie og jubileumsskrifter skal skrives. Alle registre og databaser, blant annet alle journaler og kopibøker, skal bevares. Når det gjelder skolenes sakarkiver skal alle bevaringsverdige saker, jf. definisjonen over, bevares. Dette inkluderer blant annet saker som er av vesentlig betydning for den enkelte elev og saker som er av prinsipiell art. Rutinemessige enkeltsaker i sakarkivet som ikke kan defineres som bevaringsverdige, kan kasseres ti år etter at de er avsluttet. Dette kan blant annet gjelde saker vedrørende fagog timefordeling, skoletid/-kalendere, skoleskyss og øvrige rutinemessige enkeltsaker. Det kan være vanskelig å definere hva som ligger i dette, så ta kontakt med Byarkivet i tvilstilfeller! Elevmappene skal bevares for alltid. Elevkort, karakterprotokoller, klassedagbøker, inventarprotokoller, mv. skal også bevares for ettertiden. De fleste eksamensbesvarelser kan kasseres etter alle klagefrister er gått ut, bortsett fra et utvalg eksamensbesvarelser fra de videregående skolene, i følge Riksarkivarens regelverk. Der kan man lese at dette skal bevares: hver tiende årgang og alle besvarelser fra elever født 1., 11. og 21 hver måned. Kart, tegninger og foto skal også bevares for alltid. Regnskapsmateriale kan kasseres ti år etter avsluttet regnskap. Arkivmateriale fra før 1950 skal forøvrig alltid bevares. På tross av gjeldende kassasjonsbestemmelser, er vi tilbakeholdne med å tilråde kassasjon inntil nye retningslinjer blir utstedt av Riksarkivaren. Slike retningslinjer er på trappene. Det er særlig ventet at utvalgskassasjon vil falle bort som metode når Riksarkivarens nye retningslinjer er på plass, slik at man enten kasserer alle eller ingen mapper i en personserie. Byarkivet gir som nevnt nærmere veiledning om bevaring og kassasjon. Oppbevaring og avlevering De ulike arkivseriene som inneholder elevsaker skal oppbevares adskilt fra det alminnelige sakarkivet. De skal holdes nedlåst. Dette gjelder også eldre bortsatte arkiver. Bare de som har saklig behov for det i sitt arbeid, skal ha tilgang til elevmappene. Det er viktig at saker vedrørende enkeltelever som bevares i sakarkivet også oppbevares på en forsvarlig måte. Bevaringsverdige arkiver som er eldre enn 25 år skal avleveres til Byarkivet. Dette gjelder også dokumenter som i følge Datatilsynets konsesjoner for grunn- og videregående skoler, skal slettes. Datatilsynet tillater at overføring av opplysninger til godkjent arkivinstitusjon trer i stedet for sletteregler (jf. pkt. 4.3 i konsesjonene). Materiale på elektronisk medium skal avleveres så snart det ikke lenger er i forvaltningsmessig bruk. For databaser og annet elektronisk arkivmateriale skal det utarbeides dokumentasjon som gjør det mulig å benytte materialet etter avlevering til Byarkivet. Når en skole legges ned, skal de bevaringsverdige arkivsakene avleveres til Byarkivet innen utløpet av avviklingsperioden. Avlevering finner sted etter avtale mellom skolen og Byarkivet. Arkivsakene til avlevering skal normalt inspiseres av Byarkivet før avleveringen gjennomføres. Saker til avlevering skal være i den orden som Byarkivets retningslinjer fastsetter. Det skal føres avleveringslister i henhold til Byarkivets standard. Byarkivet har de siste par årene holdt på med et avleveringsprosjekt for skolene. I første omgang har vi først og fremst konsentrert oss om sentrumsskolene, men etter hvert kommer vi også øvrige skoler i byen til å bli dratt med i prosjektet.
Bruk av gradering og skjermingskoder i journal-/sak-/arkivsystem Oslo kommune har etterhvert mange års erfaring i bruk av elektronisk journal-/sak- /arkivsystem. Det er likevel varierende grad av kvalitet i bruken av graderings- og skjermingskoder i systemene. Denne artikkelen kan forhåpentiligvis være et bidrag til økt, aktiv bruk av graderings- og skjermingskoder i elektroniske journal-/sak-/ arkivsystemer. av Siv Skogvik Kommunal standard for edb-baserte sak-/arkivsystemer (Koark-standarden) definerer gradering slik: "Skjerming av opplysninger mot innsyn etter en vurdering av behovet". Skjermingskoder i elektronisk journal-/sak-/ arkivsystem har to funksjoner: Sensitive opplysninger i dokumenter skal skjermes for andre ansatte i virksomheten ("need-to-know-prinsippet") og offentligheten. Ikke bare å skjerme alt Før et journal-/sak-/arkivsystem tas i bruk, må graderingskoder og de vanligste hjemmelreferansene legges inn i et tilleggsregister i systemet. Med hjemmelreferanse menes den lovhjemmel som ligger til grunn for at opplysninger kan skjermes. Skjermingskoder knyttes opp til graderingskoder, for eksempel U (unntatt offentlighet), P (personalsak), Ø (økonomisak) eller IU (internt dokument unntatt offentlighet). Her er det opp til den enkelte virksomhet hvor mange graderingskoder som skal tas i bruk og hva de skal kalles. Til hver graderingskode knyttes skjermingskoden 1, 2, 3 eller 4 (her beskrevet for dokument): Bruk av gradering og skjermingskoder forutsetter at dokumenter skal unntas fra offentlighet etter offentlighetsloven § 5a eller kan unntas fra offentlighet etter §§ 5 og 6. Skjermingskode 1 brukes når innholdet i dokumentet skal skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og for offentligheten. Alle journalopplysninger er tilgjengelig og skrives således ut på offentlig journal. Eksempel: Brev til Furuset barnevernsenter med dokumentbeskrivelse "innsyn i barnevernssak." Skjermingskode 2 brukes når sakstittel, dokumentbeskrivelse (overskriften på brevet) og tilleggsfeltet skal skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og på offentlig journal. Resten av journalopplysningene er tilgjengelige. Eksempel: Brev fra Furuset barnevernsenter med dokumentbeskrivelse "Innsyn i barnevernssak for Per Nilsen f. 01.01.1967". Skjermingskode 3 brukes når avsender/mottaker skal skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og på offentlig journal. Resten av journalopplysningene er tilgjengelig. Eksempel: Når Per Nilsen skal skjermes i hans henvendelse til Byarkivet for innsyn i sin barnevernssak. Skjermingskode 4 brukes når kun saks- og dokumentnummer, gradering, skjermingskode og journaldato skal være tilgjengelige opplysninger. Alt annet skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og på offentlig journal. I tillegg til feltene for gradering og skjermingskode, angir et tredje felt lovhjemmel for unntaket. Dette feltet kan overskrives. Dersom standard lovhjemmel ikke passer med saksbehandlers begrunnelse, kan ny lovhjemmel skrives inn i feltet. Skjerming på sak- og dokumentnivå Systemene og lovverket gir anledning til å gradere både på saks- og dokumentnivå. For bruk av graderingsfelt på saksnivå sier Koark-standarden: "Når Grad-feltet på saksnivå er fylt ut, skal graderingskoden overføres til alle eksisterende dokumenter i saken, og til alle nye dokumenter som registreres i samme sak...." Når en sak er gradert, kan et dokument påføres høyere skjermingskode enn saken, men ikke lavere. Hovedregelen er at det er opplysninger i saksdokumentet som skal skjermes, ikke saker eller dokumenter som helhet. Både arkivets og saksbehandlers ansvar Det formelle ansvaret ligger alltid hos den øverste ledelse i virksomheten. Arkivpersonalet, saksansvarlige og saksbehandlere har likevel et ansvar for det arbeidet de daglig utfører. Når en virksomhet tar i bruk et elektronisk journal-/sak-/arkivsystem, er det viktig at rutiner (formelle og uformelle) nedfelles, vedtas og gjen- TOBIAS 1/99 21
Page 1 and 2: TOBIAS Informasjonsblad fra Oslo by
Page 3 and 4: Fra allmueskole for få til folkesk
Page 5 and 6: Frem mot midten av århundret var d
Page 7 and 8: Arkiver etter Oslo kommunes skolead
Page 9 and 10: Folkeskolene i Aker Skolegangen for
Page 11 and 12: i året, på Berger og nedre Gran b
Page 13 and 14: Mot slutten av 1821 ble det holdt e
Page 15 and 16: mange tilhengere. Den gikk ut på a
Page 17 and 18: om for særegne studier i ulike sid
Page 19: Arkivdanning i skolene Det hersker
Page 23 and 24: Lov om arkiv og forskrift om offent
Page 25 and 26: skal kunne gi råd og praktisk veil
Page 27 and 28: Riksarkivaren kan bestemme at enkel
Page 29 and 30: Kommunale retningslinjer for bevari
Page 31 and 32: www.byarkiv.oslo.no Byarkivet med n

tobias - Byarkivet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?