tobias - Byarkivet

TOBIAS 1/99
Personalet på
Sagene skole i
1884/85
(Ukjent fotograf,
original i
Byarkivet
A-40066-U004-031)
24
ningsetat, kommunal bedrift, kommunalt sykehus
og bydelsforvaltning. Lederen av disse enheter: etatssjefen,
sykehusdirektøren, administrasjonssjefen osv.
er dermed de som er gjort ansvarlig for at arkivloven
og forskriftenes bestemmelser overholdes i den virksomhet
de leder - de har det overordnede ansvar i
sin virksomhet.
Arkivansvaret i kommuner og fylkeskommuner
er ellers en del av det overordnede administrative
ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen i henhold
til kommuneloven § 23. Se forskriften § 1-1
annet ledd annen setning. Oslo kommune har
parlamentarisk styreform. Byrådet har følgelig det
øverste administrative ansvaret (inkludert arkivansvaret)
i kommunen.
Når man leser annet ledd kan det skapes usikkerhet
om hvor det øverste arkivansvaret egentlig er
plassert i Oslo kommune - hos en etatssjef eller hos
Byrådet. Dette er i så fall en kunstig problemstilling.
Byarkivet antar at lovgiver har ment å plassere
ansvaret i den enkelte virksomhet uten å begrense
(instruksjons)myndigheten til den øverste kommunale
ledelsen.
Kommunen er gitt anledning til å fastsette hvilke
institusjoner og kommunale enheter som eventuelt
skal regnes som egne organer etter forskriften. En
slik fastsettelse vil få betydning både for plikten til å
etablere arkiver (§ 1-1) og plikten til journalføring
(2-6). Jeg kan ikke se at en slik fastsettelse skulle
endre forholdet rundt arkivansvaret i kommunen.
Dersom Byrådet benytter seg av denne muligheten,
bør det derfor tydelig presiseres dersom vedtaket
også er ment å innebære en endring i forholdene
rundt arkivansvaret.
Overordnet - underordnet
Offentlig organ har ansvaret for at et underliggende
organ får rettledning, råd og instruks for arkivarbeidet
i samsvar med forskrifter gitt i eller i medhold av
arkivloven (§ 1-1 nest siste ledd). Uansett forskriftenes
andre bestemmelser har overordnet organ adgang
og plikt til å instruere underliggende organer.
Byarkivet ser dette som en presisering av en praksis
som Byarkivet har lagt til grunn for veiledningen i
arkivarbeidet i kommunen: Byarkivet veileder virksomhetene,
og virksomhetene veileder tjenestestedene.
Dette skyldes ikke bare et ressursspørsmål, men
også overholdelse av det linjeansvaret som er etablert
i kommunen. Dette betyr ikke at Byarkivet aldri