tobias - Byarkivet
tobias - Byarkivet
tobias - Byarkivet
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
TOBIAS 1/99<br />
Guttene<br />
kommer!<br />
Etter<br />
frigjøringen i<br />
1945 kom<br />
guttemusikken<br />
på Sofienberg<br />
ut i gatene<br />
igjen. Men<br />
man måtte øve<br />
litt først.<br />
(Ukjent<br />
fotograf,<br />
Original i<br />
<strong>Byarkivet</strong><br />
A-40041-U002-<br />
119)<br />
28<br />
Kartlegging og planlegging<br />
Alle offentlige organer skal innen tre år utarbeide en<br />
oversikt over de arkivlokalene som brukes, og vurdere<br />
om arkivlokalene oppfyller arkivforskriftens<br />
krav til sikkerhet. Oversikten skal legges frem for<br />
Riksarkivaren til godkjennelse. Dersom noen av kravene<br />
ikke er oppfylt, skal dette også nedtegnes og<br />
legges frem for Riksarkivaren (§ 4-11).<br />
Etter at planen er godkjent av Riksarkivaren skal<br />
arbeidet med å oppfylle de nødvendige tiltak settes i<br />
gang så snart som mulig. Deretter har man fem år -<br />
maksimalt ti år - på å gjennomføre tiltakene.<br />
Det er et stort arbeid som her må gjøres av<br />
kommunens virksomheter. Det er naturlig å se kartleggingen<br />
i samband med den Instruks for informasjonssikkerhet<br />
som er utarbeidet i kommunen.<br />
Sikkerhetsarbeidet er dermed allerede satt på<br />
dagsordenen, og det skulle således ikke være grunn<br />
for virksomhetene til å vente med å påbegynne selve<br />
kartleggingen.<br />
Vi forutsetter at det blir <strong>Byarkivet</strong>s oppgave å<br />
legge frem for Riksarkivaren en samlet oversikt fra<br />
Oslo kommune, basert på den kartlegging som må<br />
gjøres av virksomhetene selv.<br />
Arkivdepot og avleveringsplikt<br />
Arkivdepot skal opprettes og alle arkiver som ikke<br />
lenger er i bruk for administrative formål skal avleveres<br />
når materialet er 25-30 år gammelt (elektronisk<br />
lagret materielt skal avleveres tidligere). Også<br />
arkiver etter organer som er nedlagt eller på annet<br />
vis har avsluttet sin virksomhet skal avleveres. Det<br />
er i så fall ledelsens ansvar å påse at arkivene<br />
avleveres før lysene slukkes i de tomme lokaler.<br />
Kommuner og fylkeskommuner plikter nå å opprette<br />
egne ordninger for arkivdepot. Samtidig er<br />
også det løpende ansvaret for eldre og avsluttede<br />
arkiver i kommunen plassert.<br />
Arkivdepot vil for Oslo kommunes virksomheter<br />
si <strong>Byarkivet</strong>. <strong>Byarkivet</strong> flytter i løpet av sommeren/høsten<br />
inn i nye lokaler i Maridalsveien 3. Her vil<br />
det bli plass for eksisterende arkivmateriale og nye<br />
avleveringer, herunder det etterslep av materiale<br />
som hittil burde ha vært avlevert/tatt imot.<br />
<strong>Byarkivet</strong>s bruk av materiale, herunder arkivskapernes<br />
gjenbruk av materiale er regulert av flere<br />
sett regler. De viktigste er Datatilsynets konsesjon til<br />
<strong>Byarkivet</strong> vedrørende mottak av konsesjonspliktige<br />
personregistre/arkiver, samt de lovbestemte regler<br />
for tilgang (og begrensning) til informasjon som kan<br />
utledes av forvaltningsloven, offentlighetsloven og<br />
endog legeloven.<br />
<strong>Byarkivet</strong> vil i løpet av våren informere kommunes<br />
virksomheter skriftlig om regelverket og de<br />
konsekvenser dette har for kommunen. Vi vil samtidig<br />
legge vekt på å informere om dette i vår kursvirksomhet.