tobias - Byarkivet

Lov om arkiv og forskrift
om offentlig arkiv
Arkivloven har trådt i kraft fra 1. januar 1999. Samtidig har Kulturdepartementet
utarbeidet den nødvendige forskrift til loven. Begge regelsett innvirker på den
kommunale (og fylkeskommunale) dokument- og arkivbehandling.
av Tore Somdal-Åmodt
Formålet med loven er å sikre at viktig informasjon
bevares og kan gjøres tilgjengelig for fremtiden
(§1). Formålsbestemmelsen bygger opp under og
presiserer sentrale hensyn i arkivdanningen: sikre
rett tilgang til rett informasjon til rett tid. Hensikten
med å systematisere dokumenter og opprette arkiver,
er jo at noen - arkivskaper, kommunen, forskeren,
allmennheten og/eller den registrerte selv - i dag
og i morgen vil etterspørre og ha behov for tilgang til
informasjon av kulturell, rettslig og forvaltningsmessig
betydning. Offentlige organer er derfor i lov
pålagt å holde arkiv, og disse skal være ordnet og
innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder
i dag og i fremtiden ( §6).
Bevare og kassere
Plikten til å bevare arkiver for fremtiden innebærer
også at kassasjon, makulering, retting eller sletting
av informasjon ikke må skje uten at arkivskaper har
adgang til å foreta slike handlinger. I utgangspunktet
skal det ikke foretas annen kassasjon enn det som
Riksarkivaren gir tillatelse til (§ 9). Riksarkivaren
har tidligere utarbeidet retningslinjer for arkivbegrensning
og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale
arkiver. Disse er lite tjenlige i sin nåværende
form og er under revisjon.
Lovgiver har i arkivloven § 9 samtidig søkt å
avklare spenningsforholdet mellom arkivskapernes
bevaringshensyn og det makuleringshensyn som av
og til utledes av personvernlovgivningen. Bestemmelsene
er ikke uten videre enkle å forholde seg til.
Arkivskapere i Oslo kommune som blir stilt overfor
pålegg om sletting av arkivinformasjon fra Datatilsynet,
bør derfor umiddelbart ta dette opp med
Byarkivet for å få avklart om avlevering bør skje i
stedet for sletting.
Tilsynsansvar
Riksarkivaren har rettlednings- og tilsynsansvar for
arkivarbeidet i offentlig organ og kan kreve seg
forelagt til godkjenning journalsystem, arkivnøkler,
arkivinstrukser mm. (§ 7). Riksarkivaren kan likeledes
inspisere arkivene og gi pålegg som er nødvend-
ige for å oppfylle de hensyn som er nedfelt i loven.
Dette gjelder også overfor virksomheter i Oslo kommune.
Byarkivets myndighet følger av vedtekter gitt av
Bystyret. Byarkivet kan ikke gi tilsvarende pålegg,
men skal om nødvendig be Byrådsavdeling for kultur
og utdanning vurdere tiltak overfor en arkivskaper
i samarbeid med den den byrådsavdeling
som angjeldende arkivskaper hører inn under.
Utfyllende forskrifter
Kulturdepartementet har i forskrift om offentlig arkiv
gitt regler som utfyller loven. I mange tilfeller
stadfester de eksisterende praksis i offentlig arkivforvaltning,
men de inneholder også bestemmelser
som tar sikte på å løse arkivrelaterte problemer som
det hittil ikke har vært gitt klare svar på. Fremdeles
vil det likevel kunne reises spørsmål som loven og
forskriftene ikke gir direkte svar på. Alle slike spørsmål
kan tas opp med Riksarkivaren. Byarkivet anbefaler
imidlertid at Oslo kommunes arkivskapere tar
spørsmålene direkte opp med Byarkivet.
Oslo kommune har under utarbeidelse en egen
arkivinstruks. Denne vil selvfølgelig ikke inneholde
bestemmelser som er i strid med arkivloven og/eller
forskriftene til loven, men vil gå mer i detalj inn på
hvordan forskriftene skal følges opp i Oslo kommune.
Arkivansvar i kommunen
Forskrift om offentlige arkiv § 1-1 omhandler arkivansvar
i offentlige organer. Når begrepene "forvaltningsorgan"
eller "organet" brukes, er det ofte behov
for å avklare hvilken enhet (stor eller liten) som
lovgiver egentlig mener bestemmelsen skal gjelde
for. Forskriften § 1-1 første ledd definerer "offentlig
organ" som "kommunal institusjon eller enhet". Det
er verdt å merke seg at lovgiver her sikter til den
enkelte kommunale forvalningsenhet, og ikke til kommunen
som helhet.
Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i et
offentlig organ tilligger den øverste ledelsen i organet
(forskriften § 1-1 annet ledd første setning). De
forvaltningsenheter som eksisterer i Oslo kommune
benevnes som: byrådsavdeling, kommunal forvalt-
TOBIAS 1/99
23