Tilbud på konsulentbistand ved bevaring av to ... - Bergen kommune
Tilbud på konsulentbistand ved bevaring av to ... - Bergen kommune
Tilbud på konsulentbistand ved bevaring av to ... - Bergen kommune
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Kontrollutvalget i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
v/Ole Hopperstad<br />
Postboks 7880<br />
5020 BERGEN<br />
Deres ref. Deres brev <strong>av</strong>: Vår ref. Emnekode Da<strong>to</strong><br />
201222223-1 BBA-0547 20. desember 2012<br />
NKLA<br />
<strong>Tilbud</strong> <strong>på</strong> <strong>konsulentbistand</strong> <strong>på</strong> <strong>bevaring</strong> <strong>av</strong> data fra Kommunerevisjonens <strong>to</strong> databaser<br />
– Lotus og Descarte, samt alle filer <strong>på</strong> etatens S-filområde.<br />
I <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> utøves arkivmyndigheten <strong>av</strong> byarkivaren <strong>på</strong> vegne <strong>av</strong> byrådet.<br />
Byarkivaren er leder for byarkivet, og har ansvar for å kontrollere <strong>kommune</strong>ns<br />
arkivfunksjoner. I dette inngår å oppbevare, sikre og betjene de arkivsakene som ikke lenger<br />
trengs i den daglige forvaltningen, og å fremme utnyttelsen <strong>av</strong> arkivsakene som<br />
kildemateriale for forvaltning og forskning. Byarkivet har utarbeidet reglement for <strong>av</strong>levering<br />
<strong>av</strong> elektroniske arkiv.<br />
Oppdrags<strong>av</strong>tale <strong>ved</strong> <strong>av</strong>levering <strong>av</strong> <strong>av</strong>sluttet datasystem<br />
1. Leverandør: <strong>Bergen</strong> byarkiv <strong>ved</strong> Avdeling for moderne arkiv (eDepot)<br />
Kontaktperson: Nina Klæboe<br />
2. Oppdragsgiver: Kontrollutvalget i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
Kontaktperson: Ole Hopperstad<br />
3. Oppdragsbeskrivelse: 1. Avlevering <strong>av</strong> <strong>to</strong> databaser, Netway (Lotus) for 2003-2007 og<br />
Descarte (MS Sql) for 2008-2011. <strong>Bergen</strong> byarkiv skal ta vare <strong>på</strong><br />
dataene <strong>på</strong> en slik måte at de blir tilgjengelige for ettertiden<br />
u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> system og programvare, samt gjøre dataene<br />
tilgjengelige for oppdragsgiver via <strong>kommune</strong>ns intranett.<br />
2. Avlevering <strong>av</strong> filer fra Kommunerevisjonens S-område som<br />
4. Detaljer om<br />
oppdraget:<br />
5. Oppdraget omfatter<br />
følgende punkter:<br />
inneholder 58 170 filer fordelt <strong>på</strong> 10 934 mapper/undermapper.<br />
1. Data fra begge databasene skal deponeres for langtidslagring <strong>på</strong><br />
godkjent arkivformat, samt gjøres tilgjengelig gjennom byarkivets<br />
innsynsløsning. Innsyn til gamle elektroniske data er en tjeneste<br />
<strong>Bergen</strong> byarkiv leverer gratis til <strong>kommune</strong>ns ansatte. Via webgrensesnitt<br />
og tilgangskontroll får man tilgang til egne his<strong>to</strong>riske<br />
data <strong>på</strong> en enkel måte.<br />
2. Filer fra S-området blir konvertert til formater godkjent for<br />
langtidslagring.<br />
Kontakt med tidligere brukere, få demo <strong>av</strong> Descarte<br />
Få tilgang til data <strong>på</strong> nåværende/gammelt format<br />
Innhente dokumentasjon om systemet
6. Omfang og estimat <strong>på</strong><br />
timeforbruk:<br />
7. Kostnader og<br />
fakturabestemmelser:<br />
Analysere data og lage rapport<br />
Overføre data til oracle-database for innsynsløsninger<br />
Lage innsynsbilder for søk og oppslag <strong>på</strong> data fra begge<br />
databasene.<br />
Testing og gjennomgang <strong>av</strong> løsningen sammen med<br />
oppdragsgiver<br />
Overføre data fra <strong>to</strong> databaser til XML-filer og metadata for<br />
langtidslagring - deponering<br />
Lage nødvendig dokumentasjon for beskrivelse <strong>av</strong> data og<br />
prosesser<br />
Overføre XML-filer, metadata og dokumentasjon til digitalt<br />
sikringsmagasin<br />
Overføre alle filer fra S-området til PDF-format.<br />
Databaser<br />
Forarbeid, få oversikt over omfang mm: 10 timer<br />
Konvertere data fra Netway (Lotus): 35 timer<br />
Konvertere data fra Descarte: 15 timer<br />
Eksportere/ konvertere <strong>ved</strong>legg (blob) fra <strong>to</strong> databaser: 14 timer<br />
Innsynsløsning, testing Netway: 50 timer<br />
Innsynsløsning, testing Descarte: 60 timer<br />
Deponering <strong>av</strong> data for langtidslagring Netway: 15 timer<br />
Deponering <strong>av</strong> data for langtidslagring Descarte: 20 timer<br />
Dokumentasjon: 20 timer<br />
Samlet: 239 timer Sum: 148.180<br />
S-området<br />
Konvertere filer til godkjent PDF-format: 40 timer<br />
Lage metadata <strong>av</strong> mappestrukturen: 15 timer<br />
Dokumentasjon: 6 timer<br />
Samlet: 61 timer Sum: 37.820<br />
Samlet timeforbruk blir 300 timer.<br />
<strong>Bergen</strong> byarkiv følger <strong>kommune</strong>ns retningslinjer for fakturering.<br />
Kostnader er oppgitt eksklusiv mva.<br />
Timepris <strong>på</strong> oppdraget er kr 620.<br />
Utfra et anslått forbruk <strong>på</strong> 300 timer blir tilbudet <strong>på</strong> kr 186.000.<br />
8. Varighet: Oppdraget er <strong>på</strong>begynt <strong>ved</strong> at begge databasene er analysert og<br />
bearbeidet. Dataene er sjekket og deler <strong>av</strong> datakonvertering er utført.<br />
Overføring <strong>av</strong> data til XML-filer for langtidslagring starter <strong>på</strong><br />
nyåret. Arbeid med innynsløsning starter opp samtidig. Oppdraget<br />
<strong>av</strong>sluttes når oppdragsgiver har testet og godkjent løsningen.<br />
9. Bekreftelse <strong>på</strong> Bekreftelse <strong>på</strong> <strong>av</strong>alen via e-post oppfattes som godkjenning <strong>av</strong><br />
<strong>av</strong>talen:<br />
<strong>av</strong>talen.<br />
Dersom vi må leie inn eksterne konsulenter, vil dette komme i tillegg til dette tilbudet.<br />
Vi ønsker rask tilbakemelding <strong>på</strong> tilbudet.<br />
Med vennlig hilsen<br />
Nina Klæboe<br />
Spesialkonsulent <strong>Bergen</strong> byarkiv<br />
Side 2 <strong>av</strong> 2
Change language