Praksis i IPLOS - Fredrikstad kommune - Østfold Kommunerevisjon

Praksis i IPLOS
Fredrikstad kommune
Forvaltningsrevisjonsrapport
Rolvsøy
23. november 2011

INNHOLDSFORTEGNELSE
1 SAMMENDRAG ............................................................................................................... 3
2 INNLEDNING ................................................................................................................... 4
2.1 Bakgrunn .................................................................................................................................................. 4
2.2 Problemstilling og avgrensing ................................................................................................................. 4
2.3 Metode og gjennomføring ....................................................................................................................... 4
2.4 Revisjonskriterier .................................................................................................................................... 5
3 PRAKSIS FOR REGISTRERING I IPLOS .................................................................. 6
3.1 Revisjonskriterier .................................................................................................................................... 6
3.2 Fakta ......................................................................................................................................................... 7
3.3 Vurderinger og konklusjon ..................................................................................................................... 9
4 RÅDMANNENS KOMMENTARER ........................................................................... 11
østfold kommunerevisjon iks 2

1 SAMMENDRAG
Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet sett på Fredrikstad kommunes praksis for
IPLOS-registrering.
Vi har benyttet intervjuer, spørreskjema og gjennomgang av fagsystemet Gerica for å besvare
følgende problemstilling:
Er kommunens praksis for registrering i IPLOS i tråd med krav i regelverket og
interne systemer og rutiner?
Prosjektet er avgrenset til kommunens praksis for registrering i IPLOS i Åpen omsorg
Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy, innen tjenestene hjemmesykepleie og praktisk bistand –
daglige gjøremål.
Praksis for IPLOS-registreringen viser at kommunen følger regelverk og interne systemer i
stor grad. IPLOS er registrert i nær alle sakene vi har sett på, og det er registrert funksjonsnivå
med oppgitt skår i hovedvekten av de sakene vi undersøkte. Etter regelverket skal det foretas
ny registrering i IPLOS ved informasjon om endringer i tjenestemottakers behov. Dette fant vi
var dokumentert utført i halvparten av sakene. I tillegg blir det informert om at opplysninger
innhentes i samarbeid med søker/tjenestemottaker.
østfold kommunerevisjon iks 3

2 INNLEDNING
2.1 Bakgrunn
Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens §
78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere
at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og
kommunestyrets vedtak. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til god kommunal
revisjonsskikk.
2.2 Problemstilling og avgrensing
Rapporten omhandler følgende problemstilling:
Er kommunens praksis for registrering i IPLOS i tråd med krav i regelverk og interne
systemer og rutiner?
Prosjektet er avgrenset til kommunens praksis for registrering i IPLOS i Åpen omsorg
Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy, innen tjenestene hjemmesykepleie og praktisk bistanddaglige
gjøremål.
2.3 Metode og gjennomføring
Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med ”Standard for
forvaltningsrevisjon” (RSK 001).
For å svare på problemstillingen har vi foretatt vedtaksgjennomgang i fagsystemet Gerica. Vi
har undersøkt 10 % av de som mottar hjemmesykepleie i Åpen omsorg Onsøy og Åpen
omsorg Kråkerøy, og 10 % av de som mottar praktisk bistand - daglige gjøremål, i samme
virksomheter. Totalt har vi gjennomgått 88 saker i Gerica.
Revisjonen har i tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekt sett på kommunens systemer og
rutiner for IPLOS. Rapporten ble lagt frem for Kontrollutvalget i Fredrikstad i mars 2010.
Konklusjonen i denne rapporten var at Fredrikstad kommune hadde utarbeidet systemer og
rutiner for registreringen i IPLOS som sammenfaller med kravene i regelverket. Vi har lagt
resultatet fra denne rapporten til grunn for den gjennomgangen vi nå har hatt.
I tillegg til vedtaksgjennomgang har vi intervjuet virksomhetslederne ved Åpen omsorg
Onsøy og Åpen omsorg Kråkerøy. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som
så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å
anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon.
Vi har også sendt ut spørreskjema til 13 ansatte ved de to virksomhetene. Spørreskjemaet
omhandlet den praktiske registreringen i IPLOS. Totalt var det ni ansatte som besvarte
spørreskjemaet.
Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Bente Wik Kristiansen i perioden juni til
november 2011.
østfold kommunerevisjon iks 4

2.4 Revisjonskriterier
Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra
trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og
føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre
sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier.
I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene:
LOV 2001-05-18 nr 24: Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger.
FOR 2006-02-17 nr 204: Forskrift om pseudonymt register for individbasert pleie- og
omsorgsstatistikk.
IS-1112 IPLOS Veileder for personell i kommunale helse- og sosialtjenester,
Helsedirektoratet 03/2009.
Utledning av revisjonskriteriene følger under problemstillingen.
østfold kommunerevisjon iks 5

3 PRAKSIS FOR REGISTRERING I IPLOS
3.1 Revisjonskriterier
Etter IPLOS-forskriften skal IPLOS-registeret på individnivå inneholde:
tildelt pseudonym
bakgrunnsopplysninger
opplysninger av betydning for vurdering av tjenestebehov
opplysninger om tjenester
Registeret skal kun inneholde opplysninger som er nødvendig og relevante for å kunne tildele
tjenester og gjøre endring i vedtak.
Det skal gis informasjon om:
IPLOS-registeret til de som registreres eller nærmeste pårørende
innsynsretten
reservasjonsretten til at diagnoseopplysninger sendes IPLOS-registeret.
Veilederen beskriver hvilke tjenester som omfattes av IPLOS-registeret. Dette er tjenester
som fremgår av sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-e og kommunehelsetjenesteloven § 1-3
første ledd nr. 3 og 4, med de tjenester som er beskrevet i lovens § 1-3 annet ledd, nr. 4 og 6.
Dette er blant annet:
praktisk bistand: daglige gjøremål
hjemmesykepleie
Der en eller flere av tjenestene nevnt i loven er aktuelle, skal IPLOS benyttes.
Veilederen har videre en beskrivelse for selve registreringen i IPLOS.
Det skal registreres inn opplysninger om person og boforhold, om vedkommende bor alene
eller sammen med andre, om vedkommende får privat ikke betalt hjelp og om bolig er egnet
for søker/mottaker.
Etter veileder skal blant annet:
opplysninger om bistands-/assistansebehov registreres og ajourføres av saksbehandlere
og dokumentasjonspliktige
det være en individuell vurdering av ressurser og behov for bistand/assistanse og det er
ressurser og behov ved registreringsbehovet som skal dokumenteres
respekt for den enkelte søker/mottakers selvbestemmelsesrett, egenverdi og livsførsel,
sammen med faglig vurdering av ressurser og behov for assistanse gi grunnlag for
fastsetting av skår
tjenesteyter/saksbehandler og søker/mottaker sammen komme frem til hvilke av
bistandsopplysningene som er relevante
i tilfeller hvor det er nødvendig, be om opplysninger fra pårørende eller hjelpeverge
kun være én gyldig registrering for hver søker/mottaker
ny vurdering og registrering foretas ved informasjon om endring i mottakers situasjon,
ressurser og bistands-/assistansebehov
østfold kommunerevisjon iks 6

Bistandsbehovet skal registreres med skår på en skala fra 1-5, eventuelt skår 9 hvis
opplysningen ikke er relevant for å kartlegge ressurser og vurdere behov for personbistand.
Skårene skal benyttes til:
Alminnelig husarbeid
Skaffe seg varer og tjenester
Personlig hygiene
På- og avkledning
Toalett
Spise
Bevege seg innendørs og utendørs
Ivareta egen helse
Hukommelse
Kommunikasjon
Beslutninger i dagliglivet
Sosial deltakelse
Styre atferd
Syn
Hørsel
Opplysninger om kommunale tjenester skal også registreres. Dette er informasjon om hvilke
vedtak/beslutninger som er fattet, hvilke tjenester som mottas, omfanget av tjenestene og
eventuelt klage. Enkelte av tjenestene skal registreres med timer per uke direkte brukerrettet
tid i henhold til vedtak/beslutning. Dette er blant annet tjenester som praktisk bistand og
hjemmesykepleie.
3.2 Fakta
IPLOS skal registreres og ajourføres av saksbehandlere og dokumentasjonspliktige i
tjenesten.
De ansatte i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy informerer om at det er flere som
registrerer i IPLOS. Det er primær- og sekundærkontakter, avdelingssykepleiere, assisterende
avdelingssykepleiere og oversykepleiere.
I følge virksomhetslederne er det avdelingssykepleier eller assisterende avdelingssykepleier
som foretar den første registreringen i IPLOS. Dette gjøres i forbindelse med
førstegangssamtale/kartleggingssamtale etter mottatt søknad eller henvendelse. Etter innvilget
tjeneste er det primær- og sekundærkontakter som gjør endringer etter behov. Erfaringsmessig
blir det gjort endringer i IPLOS etter at tjenesten har blitt ytt i noen uker. Man har da blitt
kjent med tjenestemottaker og sett behovene.
Gjennomgangen i fagsystemet Gerica, viste at IPLOS var registrert i 85 av 87 tilfeller.
Til bruk i registreringen opplyser de ansatte at de benytter veileder fra Helsedirektoratet,
interne rutiner i Fredrikstad kommune, samt dokumenter fra lege og sykehus. Dette bekreftes
av virksomhetslederne.
østfold kommunerevisjon iks 7

Opplysningene innhentes i samarbeid med søker/tjenestemottaker. Brukers vurdering
av egen situasjon tillegges stor vekt.
Det bekreftes av de ansatte i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy at opplysninger
blir innhentet i samarbeid med bruker/tjenestemottaker. Samtykkeskjema blir undertegnet av
søker før det blir innhentet opplysninger fra eksterne samarbeidsparter. I førstegangssamtalen
hvor kartlegging av behov foregår, skjer dette i samarbeid med søker. Kartleggingssamtalen
foregår som regel ved et hjemmebesøk, og det er avdelingssykepleier som utfører dette
besøket. Ved behov blir også pårørende kontaktet.
Det blir opplyst fra virksomhetslederne at brukermedvirkning har stort fokus i Åpen omsorg.
Det blir brukt mye tid til førstegangssamtalen, hvor aktuelle tjenester og behov blir kartlagt i
samarbeid med søker. Det legges også vekt på at brukers egne ressurser både blir sett og
ivaretatt.
Det er det faktiske funksjonsnivå ved registreringstidspunktet som registreres.
De ansatte sier at de prøver å registrere faktisk funksjonsnivå. Under førstegangssamtalen blir
funksjonsnivået kartlagt. I følge virksomhetslederne brukes det mye tid for å få registrert
riktig funksjonsnivå i IPLOS. Det opplyses at det ofte er faglige diskusjoner mellom
avdelingssykepleierne for å få en felles forståelse av funksjonsnivået.
Ny registrering foretas ved informasjon om endring i tjenestemottakers situasjon om
bistands/assistansebehov.
I følge de ansatte skal IPLOS oppdateres ved endring i mottakers funksjonsnivå. Det er
beskrevet rutiner for dette i en egen brukerhåndbok. I tillegg sier de at IPLOS skal
gjennomgås hver fjerde måned uavhengig av endringer i funksjonsnivå.
Virksomhetslederne sier at ved endring i tjenestemottakers situasjon for mottakere av
hjemmesykepleie, endres IPLOS av primær- eller sekundærkontakt. I følge
virksomhetslederne er man ikke like flinke til å oppdatere IPLOS og registrere endringer i
funksjonsnivå for de som kun mottar hjemmehjelp.
Funn i Gerica viser at av 42 saker hvor mottaker har innvilget hjemmehjelp, var det
dokumentert oppdatering i IPLOS i 21 saker per september 2011. Av mottakere av
hjemmesykepleie var det dokumentert oppdatering per september 2011 i 24 av 46 saker.
Det innhentes kun opplysninger som er relevante for å vurdere
bistands/assistansebehovet og gi godt tilpassede tjenester.
De ansatte sier at de innhenter relevante opplysninger, men at det kan være vanskelig å
vurdere hva som er relevant før man blir kjent med søker/mottaker. Det blir understreket at
det er viktig å innhente nok opplysninger, slik at bruker får godt tilpassede tjenester.
De ansatte opplyser at de har et godt samarbeid med fysio- og ergoterapitjenesten i de tilfeller
hvor søker har behov for sammensatte tjenester. Det er opprettet faste, tverrfaglig møter hvor
blant annet IPLOS diskuteres for felles brukere. I tillegg opplyser de ansatte at de tar kontakt
med andre samarbeidspartnere per telefon ved behov. Virksomhetslederne sier at det er et fast
samarbeid med fysio- og ergoterapitjenesten. Med rustjenesten og psykiatritjenesten er det lite
fast samarbeid, og det oppleves at samarbeidet kunne vært bedre. Det tas kontakt ved behov,
men samarbeidet oppleves som personavhengig. Det informeres imidlertid at man får til en
løsning i de fleste tilfeller.
østfold kommunerevisjon iks 8

IPLOS-registrering skal alltid foreligge ved nytt vedtak. IPLOS-registrering
dokumenteres med dato og signatur.
Etter innkommet søknad om tjenester, reiser avdelingssykepleier ut til søker på et
kartleggingsbesøk. Her blir funksjonsnivå vurdert og registrert. I enkelte hastetilfeller kan
tjenesten blir igangsatt før søknaden er ferdig behandlet. Dette i følge informasjon fra
virksomhetslederne.
De ansatte sier at det foreligger IPLOS-registrering ved nytt vedtak.
Gjennomgangen i Gerica viste at i 45 saker var IPLOS registrert ved nytt vedtak. 16 vedtak
var fattet før IPLOS ble innført i 2006, mens det i 10 vedtak var IPLOS-registrering i etterkant
av vedtak. I de resterende sakene fant revisjonen ingen endring i IPLOS ved nytt vedtak.
I følge virksomhetslederne innvilges hjemmesykepleie i utgangspunktet uten sluttdato i
vedtaket. Behovet blir fortløpende vurdert av tjenesteyter, og ved endringer i behovet blir
vedtaket revurdert.
Bistandsbehov skal registreres med skår for gitte tjenester.
Vedtaksgjennomgangen viste at det var registrert bistandsbehov med skår i 87 av 88 tilfeller. I
gjennomgangen fant vi også at det var registrert tid i 83 tilfeller. De ansatte sier at de benytter
tidsestimatet for registrering av tid i IPLOS. I tiltaksplanen i Gerica er det reell tid som
benyttes.
Virksomhetslederne opplyser at tidsestimatet benyttes som et utgangspunkt, og at det gjøres
individuelle tilpasninger. I vedtakene om hjemmesykepleie oppgis det ikke tid, men de
tjenestene som er innvilget. I hjemmehjelpsvedtakene angis det tid per måned til utførelse av
tjenesten. Virksomhetslederne opplever at de ansatte har fokus på å få riktig nivå på
registreringene.
Gjennomgangen i Gerica viste at alle saker hadde en eller flere tjenester knyttet til seg.
De ansattes syn på opplæring i IPLOS varierer. Enkelte mener opplæringen har vært
tilstrekkelig, mens andre mener det har vært for lite opplæring og at de savner en oppdatering
på emnet. Noen sier også at de ikke har fått opplæring i dette, kun fått utlevert veilederen.
Virksomhetslederne mener at det er variabelt hvor mye opplæring som har blitt gitt, og at det
ikke har vært noen opplæring fra sentralt hold i kommunen siden IPLOS ble innført i 2006.
De nevner også at det har vært gjennomført intern opplæring i egen virksomhet vedrørende
IPLOS. Blant annet har de ansatte i Åpen omsorg Onsøy fått frigjort tid til å sitte og jobbe
med IPLOS-registreringer. Åpen omsorg Kråkerøy har i sin virksomhetsplan at det skal
gjennomføres opplæring innen IPLOS. All opplæring i virksomheten er frivillig å delta på for
de ansatte.
3.3 Vurderinger og konklusjon
Det er revisjonens vurdering at både Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy følger
IPLOS-veileder når det gjelder registreringer i IPLOS. Vi bygger vurderingen på at det blir
opplyst at det er sykepleiere i ulike funksjoner som registrerer i IPLOS, at opplysninger blir
innhentet i samarbeid med søker/tjenestemottaker og at det er faktisk funksjonsnivå på
søknadstidspunktet som registreres. I tillegg blir det opplyst at det er relevante opplysninger
som blir innhentet.
østfold kommunerevisjon iks 9

I følge veileder skal det foretas ny registrering ved informasjon om endringer i
tjenestemottakers behov. Gjennom vår gjennomgang av fagsystemet, fant vi at dette var
dokumentert gjort i halvparten av sakene, både når det gjelder hjemmesykepleie og
hjemmehjelp. Videre har vi funnet at IPLOS er registrert i nær alle sakene vi har sett på.
Bistandsbehov skal etter veileder registreres med skår for gitt tjeneste. Revisjonen har funnet
at dette gjøres i hovedvekten av de sakene vi har undersøkt.
Revisjonen har funnet at praksis i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy når det
gjelder IPLOS-registrering følger regelverket i stor grad.
Rolvsøy, 23.11.2011
Bente Wik Kristiansen (sign.)
Forvaltningsrevisor
Anders Svarholt (sign.)
Oppdragsansvarlig revisor
østfold kommunerevisjon iks 10

4 RÅDMANNENS KOMMENTARER
Rådmannen har valgt å ikke avgi høringsuttalelse til denne forvaltningsrevisjonen.
østfold kommunerevisjon iks 11