Årsberetning 2012 - Plan
Årsberetning 2012 - Plan
Årsberetning 2012 - Plan
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Oslo kommune<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
<strong>Årsberetning</strong> <strong>2012</strong>
PBE dokument 4<br />
<strong>Årsberetning</strong> <strong>2012</strong><br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
FORORD .................................................................................................................................... 3<br />
1. ANSVARSOMRÅDE ....................................................................................................... 4<br />
1.1 Organisasjon/bemanning .............................................................................................. 6<br />
2. MÅL OG RESULTATER ................................................................................................ 8<br />
2.1.a Situasjonsbeskrivelse ............................................................................................... 8<br />
2.1.b Mål ......................................................................................................................... 12<br />
2.2 Strategier og tiltak ...................................................................................................... 15<br />
2.3 Gjennomførte omstillings- og effektiviseringstiltak, samt større ”prosjekter”.......... 23<br />
3. SAMMENLIGNING AV BUDSJETT OG REGNSKAP ............................................ 26<br />
3.1 Driftregnskap .............................................................................................................. 26<br />
3.2 Investeringsregnskap .................................................................................................. 27<br />
3.3 Investeringsregnskap på prosjektnivå ........................................................................ 28<br />
3.4 Noter i regnskapet ...................................................................................................... 28<br />
4. SÆRSKILT RAPPORTERING .................................................................................... 30<br />
4.1 Tiltak for å forbedre service overfor brukerne ........................................................... 30<br />
4.2 Saksbehandlingstid ..................................................................................................... 32<br />
4.3 Tilgjengelighet for mennesker med funksjonshemming ............................................ 32<br />
4.4 Tiltak i Oslo kommunes folkehelseplan ..................................................................... 33<br />
4.5 Likestilling og mangfold ............................................................................................ 33<br />
4.6 Rapportering innen HR-området og helse- miljø og sikkerhet (HMS)...................... 36<br />
4.7 Informasjonssikkerhet ................................................................................................ 40<br />
4.8 Anskaffelser ............................................................................................................... 40<br />
4.9 Risikostyring og internkontroll ............................................................................... 41<br />
4.10 Forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter ..................................... 41<br />
4.11 Rekruttering av lærlinger ........................................................................................ 42<br />
5. OPPFØLGING AV VERBALVEDTAK OG FLERTALLSMERKNADER ........... 43<br />
5.1 Utkvittering av bystyrets merknader .......................................................................... 43<br />
5.2 Merknader fra kommunerevisjonen og kontrollutvalget ............................................ 46<br />
5.3 Andre spørsmål fra byrådet/bystyret .......................................................................... 47
FORORD<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har hatt høy aktivitet i <strong>2012</strong>, og det er stor etterspørsel etter etatens tjenester.<br />
Vi ser at byen og nye byområder vokser fram.<br />
Etaten har aktivt deltatt i større byutviklingsprosjekter. Regional plan og arbeid med kommuneplanens<br />
arealdel har vært viktige oppgaver i hele <strong>2012</strong>. Disse omfattende prosessene vil fortsette i 2013.<br />
Forslag til omregulering av Filipstad ble lagt ut til offentlig ettersyn i januar <strong>2012</strong>, og mange konkrete<br />
byggesaker er behandlet i Fjordbyen i løpet av året. Groruddalsarbeidet har hatt områderegulering for<br />
Furuset og arbeid med Breivoll-/Alnabruområdet og Kjelsrud som fokusområde, samt bistand til<br />
bydelenes områdeløftarbeid. FutureBuilt med sine miljømål har vært et gjennomgående tema i flere<br />
store prosjekter.<br />
Saksinngangen i <strong>2012</strong> var lavere enn i 2011, særlig gjelder dette for byggesaker. På andre områder,<br />
som eierseksjonering, opplever etaten økning i saksinngangen.<br />
Etatens kontinuerlige forbedringsarbeid er ført videre i <strong>2012</strong> blant annet gjennom forenklet bruk av<br />
lovverket. Nytt telefonisystem ble tatt i bruk høsten <strong>2012</strong>, og saksinnsynsløsningen på internett er<br />
videreutviklet. Det er avholdt fire kurs i ”komplett byggesak” for ansvarlige søkere, og også<br />
gjennomført en rekke interne kompetansetiltak for å sikre god og enhetlig veiledning og<br />
saksbehandling.<br />
Etaten har i <strong>2012</strong> hatt gleden av å motta mange nye medarbeidere. Det er alltid litt savn når erfarne<br />
medarbeidere sier takk for seg, men nye medarbeidere gir oss ny kompetanse og nye øyne på<br />
organisasjonen og vår måte å jobbe på.<br />
Årets medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i mars. 91 % av etatens ansatte besvarte<br />
undersøkelsen. Sammenlignet med resultatene fra 2011 har etaten en positiv endring på nesten samtlige<br />
dimensjoner og ingen negative endringer.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten 01.02.2013<br />
Ellen S. de Vibe<br />
Etatsdirektør<br />
3
1. ANSVARSOMRÅDE<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten er kommunens faginstans for kart-, plan- og byggesakstjenester. Etaten skal ta<br />
et aktivt ansvar for byens arealmessige og arkitektoniske utvikling og bidra til å sette dagsorden for<br />
byutvikling i hovedstadsområdet.<br />
Etaten skal gi råd til og samhandle med politiske oppdragsgivere og samfunnet forøvrig på en<br />
løsningsorientert måte. Etaten skal forestå profesjonell og brukerorientert forvaltning innen sitt<br />
myndighetsområde. Vi tilstreber høy kompetanse, høy standard og forutsigbarhet i behandling av alle<br />
typer saker, på de tjenester vi yter, og i all øvrig virksomhet. God informasjon og service overfor<br />
publikum og kvalitetsmessig god, rask og forutsigbar saksbehandling har høy prioritet. Etaten har satt<br />
klare mål for sin virksomhet og er resultatorientert. Virksomheten skal ha høyest mulig økonomisk<br />
effektivitet.<br />
HOVEDOPPGAVER<br />
Etatens oppgaver og ansvar omfatter:<br />
- overordnet areal- og transportplanlegging<br />
- utforming og behandling av reguleringsplaner og bebyggelsesplaner<br />
- program for planarbeid med behandling av konsekvensutredninger integrert i reguleringsplanen<br />
- behandling av søknader om deling og grensejustering<br />
- behandling av målebrevssaker/matrikkelsaker<br />
- behandling av byggesaker<br />
- oppfølging av ulovligheter og tilsyn<br />
- heiskontroll<br />
- behandling av seksjoneringssøknader<br />
- opprettholdelse av fastmerkenettet<br />
- forvaltning og formidling av grunnkartverk, reguleringskartverk, temakart og ortofoto<br />
- register for grunneiendom, adresser og bygninger (matrikkelen)<br />
- klagesaksbehandling etter plan- og bygningsloven og forvaltningsloven<br />
Det utføres også en rekke oppgaver etter bestillinger fra politiske organer. Etaten forbereder saker for<br />
byrådet og bystyret ved byutviklingskomiteen, er sekretariat for Rådet for byarkitektur, og yter bistand<br />
til byrådet og bydelene i plan-, kart- og byggesaker.<br />
LOVGRUNNLAG<br />
Lovgrunnlag for etatens virksomhet finner en i <strong>Plan</strong>- og bygningsloven av 14. juni 1985 nr. 77 (kun<br />
deler) med tilhørende forskrifter og senere endringer, Lov om planlegging og byggesaksbehandling<br />
(<strong>Plan</strong>- og bygningsloven) av 27. juni 2008 nr. 71 med tilhørende forskrifter. Lov om naturområder i<br />
Oslo og nærliggende kommuner (Markaloven) av 5. juni 2009 nr. 35, Lov om infrastruktur for<br />
geografisk informasjon (Geodataloven) av 3. september 2010, Lov om eiendomsregistrering<br />
(Matrikkelloven) av 17. juni 2005 nr. 101 med endringer av 03. september 2010 nr. 1 med tilhørende<br />
forskrifter. Lov om konsesjon og om forkjøpsrett for det offentlige ved erverv av fast eiendom<br />
(Konsesjonsloven) av 28.november 2003 nr. 98, Lov om eierseksjoner (Eieseksjoneringsloven) av 23.<br />
mai 1997 nr. 31, Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven) av 13. mars 1981<br />
nr. 6, Vegloven av 21. juni 1963, samt reglementer og vedtekter for Oslo kommune, Lov om<br />
behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) av 10. februar 1967 med forskrifter og<br />
senere endringer, Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) av 19. mai<br />
2006 nr. 16 med forskrifter og senere endringer. Lov av 20.april 1998 nr.10 om forebyggende<br />
sikkerhetstjeneste (Sikkerhetsloven) med endringer, sist ved lov av 21.desember 2001 nr. 117. Lov om<br />
kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (”Sivilbeskyttelsesloven”) av<br />
01.01.2011. Lov om forvaltning av naturens mangfold (Naturmangfoldloven) av 16. juni 2009 nr. 100.<br />
4
Lov om rett til miljøinformasjon og deltakelse i offentlige beslutningsprosesser av betydning for<br />
miljøet (Miljøinformasjonsloven) av 9. mai 2003 nr. 31.<br />
ØKONOMISKE RAMMEBETINGELSER<br />
Etatens justerte driftsbudsjett hadde i <strong>2012</strong> en bruttoramme på kr 421,4 millioner, en inntektsramme på<br />
kr 238,6 millioner og en netto driftsramme på kr 182,7 millioner. Året før hadde etaten en<br />
nettodriftsramme kr 181,2 millioner. I tillegg disponerte etaten i <strong>2012</strong> et budsjett for investeringer i<br />
IKT-utstyr på kr 8,7 millioner, inkludert kr 2,7 millioner overført fra 2011.<br />
Etaten har overholdt sine økonomiske rammebetingelser i <strong>2012</strong>. Driftsresultatet for <strong>2012</strong> endte på kr<br />
176,9 millioner, et positivt avvik på kr 5,7 millioner. Dette avviket fordelte seg med kr 1,1 millioner<br />
på ordinær driftsmidler og kr 4,6 millioner på øremerkede midler. Etaten hadde i 2011 et samlet<br />
positivt avvik på kr 5,3 millioner hvorav kr 3,4 millioner gjaldt ordinære driftsmidler og kr 1,8<br />
millioner øremerkede midler.<br />
Investeringsregnskapet for <strong>2012</strong> viser at det ble anvendt kr 5,4 millioner av den årlig tildelte<br />
bruttorammen på kr 6,0 millioner til IKT-utstyr. Til ytterligere disposisjon hadde etaten også kr 2,7<br />
millioner fra foregående år, slik at ubrukte midler ved utgangen av <strong>2012</strong> utgjør kr 3,3 millioner.<br />
Også i <strong>2012</strong> registrerte etaten en betydelig mindreinntekt av plansaksgebyrer, men kunne på den annen<br />
side notere at merinntekter på andre gebyrområder, byggesaker særlig, som til sammen endte med å<br />
oppveie mindreinntekten av plansaker ved årets utgang. Årsaken til inntektssvingningene er<br />
sammensatt, men illustrerer etatens økonomiske sårbarhet overfor markedssituasjon og andre ytre<br />
betingelser.<br />
De totale salgsinntektene til etaten (både eksterne og internt i kommunen) beløp seg i <strong>2012</strong> til kr 188,2<br />
millioner, kr 0,7 millioner mer enn det budsjetterte målet og kr 12,5 millioner mer enn i 2011.<br />
Lønnsutgiftene, som i <strong>2012</strong> utgjorde 76,4 prosent av etatens brutto utgiftsside, endte ved årets slutt på<br />
kr 314,2 millioner – mindre enn 1 prosent over budsjett.<br />
5
1.1 Organisasjon/bemanning<br />
ORGANISASJONSKART PR. 31.12.<strong>2012</strong><br />
BEMANNING PR. 31.12.<strong>2012</strong><br />
01.01.<strong>2012</strong> 31.12.<strong>2012</strong> Endring<br />
Ansatte 420 460 + 9,52 %<br />
Årsverk 431 433 + 0,46 %<br />
Antall ansatte og årsverk fra 01.01.<strong>2012</strong> er hentet fra årsberetning 2011. Årets tall (31.12.<strong>2012</strong>) er<br />
hentet fra nytt HR-system. Dataene er hentet fra to ulike datakilder og det er usikkert om tallene er<br />
sammenlignbare.<br />
Etaten har ikke opprettet 40 nye stillinger i løpet av året. Økningen i antall ansatte skyldes at det var<br />
mange ubesatte stillinger / stillinger under ansettelse ved årsskiftet 2011-<strong>2012</strong>. Tall fra<br />
lønnsprognosene for <strong>2012</strong> viser en økning fra 419 ansatte i januar <strong>2012</strong> til 441 ansatte i desember<br />
<strong>2012</strong>. Det antas også at ansatte i permisjon (som ikke lønnes av etaten) er med i kategorien ansatte<br />
pr.31.12.<strong>2012</strong>.<br />
Av totalt antall ansatte er 32 ansatt i vikariater og 17 i midlertidige stillinger knyttet til prosjekter.<br />
6
TURNOVER<br />
Turnover i <strong>2012</strong>: 13,6 %<br />
Turnover i 2011: 11,1 %<br />
Etatens turnover er 2,5 prosentpoeng høyere i <strong>2012</strong> sammenlignet med 2011. En årsak kan være at<br />
arbeidsmarkedet for flere av våre yrkesgrupper er godt og at flere dermed har valgt å skifte jobb. Den<br />
yrkesgruppen hvor det har vært størst turnover i <strong>2012</strong> er ingeniører. På grunn av økende turnover er det<br />
i <strong>2012</strong> iverksatt tiltak for systematisk kartlegging av sluttårsak. I tillegg til sluttsamtaler med nærmeste<br />
leder benytter etaten en anonym spørreundersøkelse som sendes alle som har sagt opp sin stilling.<br />
Målet er å kartlegge sluttårsaker og iverksette forebyggende tiltak. Arbeidet videreføres til 2013.<br />
7
2. MÅL OG RESULTATER<br />
Oslo kommune fikk i <strong>2012</strong> Statens bymiljøpris for utviklingen på Vulkan/Akerselva.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har i løpet av <strong>2012</strong> redusert saksporteføljen på byggesaker med 29 % til 1057<br />
saker. Det er blitt godkjent over 3600 boligenheter og 390 830 m 2 næringsareal. Etaten har behandlet 3<br />
nye skoleprosjekter og 16 barnehageprosjekter. Forslag til områderegulering for Filipstad ble lagt ut til<br />
offentlig ettersyn i januar. <strong>Plan</strong>strategi og planprogram for Kommuneplan og for Regional plan for<br />
areal og transport ble vedtatt av bystyret. Prosjektet Oslo Digitalt ble avsluttet og det er etablert en<br />
felles plattform for geografisk informasjon for fem kommunale etater.<br />
BYRÅDET SATTE I <strong>2012</strong> FØLGENDE MÅL FOR ETATEN:<br />
Tilrettelegge for strategiske byplangrep med et arealeffektivt utbyggingsmønster, attraktive<br />
knutepunkter med blandet bruk, servicetilbud og betjent av høykvalitets kollektivtransport<br />
Tilrettelegge for boligbygging og næringsutvikling med tilhørende sosial og teknisk<br />
infrastruktur for å håndtere forventet befolkningsvekst. Sikre arkitektonisk og funksjonell<br />
kvalitet og attraktive byområder i alle deler av byen<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten forestår en forutsigbar og løsningsorientert saksbehandling, hvor det<br />
gis rådgivning av høy kvalitet og god brukerservice<br />
Bevare og videreutvikle Oslos blågrønne omgivelser, samt sikre en bærekraftig byutvikling<br />
med gode steds- og miljøkvaliteter. Utbygging skal skje innenfor eksisterende byggesone og<br />
være energieffektiv, økonomisk, fremtidsrettet og godt tilrettelagt for alle innbyggere og<br />
virksomheter<br />
Ivareta hørings- og deltakelsesprosesser med berørte interessegrupper på en aktiv måte som<br />
bidrar til gode løsninger og forsvarlige beslutningsprosesser<br />
Sikre en robust etat med effektiv administrasjon som legger virksomhetsstyringsprosjektets og<br />
kvalitetsstyringsprinsipper til grunn<br />
Med bakgrunn i blant annet disse målene har etaten utviklet strategisk kart for virksomheten der det<br />
settes fokus på følgende:<br />
Oslo-modell: Effektiv bruk av plansystemet<br />
Bysamspill: Brukernytte og omdømme<br />
Fagfundament: Forenkle og forbedre<br />
Effektiv virksomhetsstyring<br />
Vi kan! Medarbeider- og kompetanseutvikling<br />
2.1.a Situasjonsbeskrivelse<br />
Etaten har fulgt opp politisk prioriterte saker innen byutvikling som blant annet regional plan for areal<br />
og transport i Oslo og Akershus, Kommuneplan 2013, områderegulering Gjersrud-Stensrud,<br />
Groruddalssatsningen, Fjordbyen og Bjørvika, Områdeprogram Oslo S og samferdselstiltak som<br />
Fornebubanen, Follobanen og tiltak innenfor hovedsykkelveinettet. Det er også gitt bistand til OLetaten<br />
med utarbeidelse av hovedkonsepter for et mulig OL i Oslo i 2022. Det vises for øvrig til omtale<br />
i kap. 2.2a, Oppfølging av mål for byutvikling.<br />
8
Groruddalskonferansen i oktober <strong>2012</strong> med 250 deltakere fra næringslivet, utdanningsinstitusjoner,<br />
politikere m.fl. med tema ”Groruddalen i utvikling” var en viktig møteplass for å drøfte mange og store<br />
framtidige byutviklingsoppgaver.<br />
Overholdelse av lovbestemte frister for saksbehandling samt reduksjon i saker i omløp har også i <strong>2012</strong><br />
vært et prioritert område for etaten. På grunn av ekstraordinær høy inngang av byggesaker i 2011 var<br />
det mange saker i omløp ved inngangen til året. Saksporteføljen for byggesaker ble redusert fra 1495 til<br />
1057 saker i løpet av <strong>2012</strong>. Samlet sett lå 70 % av de produserte byggesakene innenfor lovbestemt<br />
frist. I siste halvdel av <strong>2012</strong> har utviklingen i saksbehandlingstidene vært svært positiv. I desember ble<br />
97 % av 3-ukerssakene og 83 % av 12-ukerssakene behandlet innenfor lovbestemt frist.<br />
Produksjonen av byggetilsyn nådde ikke det målet etaten hadde satt for <strong>2012</strong>. Årsaken var<br />
kombinasjonen av høy turnover og vanskeligheter med å rekruttere erfarne medarbeidere med<br />
ingeniør- eller byggfaglig bakgrunn. Det har vært utført mange besiktigelser, og<br />
ulovlighetsoppfølgingen har også hatt høy aktivitet. Det vises for øvrig til omtale under kap. 2.2c,<br />
Oppfølging av mål for byggetilsyn.<br />
Det er mottatt om lag samme antall planinitiativ og planskisser i <strong>2012</strong> som i 2011. <strong>Plan</strong>saker utlagt til<br />
offentlig ettersyn ble alle behandlet innenfor lovpålagt frist, med unntak av sakene der det er gjort<br />
avtale om annen fremdrift med forslagsstiller på grunn av kompleksitet, behov for endringer eller<br />
lignende. Det vises for øvrig til omtale i kap. 2.2a Oppfølging av mål for byutvikling.<br />
Målene for <strong>2012</strong> er nådd for målebrevsaker. For delesaker og seksjoneringssaker endte produksjonen<br />
under etatens mål for <strong>2012</strong>. Det kom inn 27 % flere seksjoneringssaker enn i 2011. Høsten <strong>2012</strong> ble det<br />
igangsatt tiltak for å øke produksjonen på seksjonseringssaker, noe som førte til en klar forbedring i<br />
produksjonen fra 2. til 3. tertial.<br />
Etaten har gjennomført og igangsatt flere prosjekter og tiltak for å forbedre service overfor brukerne.<br />
Nytt telefonisystem ble tatt i bruk høsten <strong>2012</strong>, hvor innringer blant annet kan legge igjen talemelding<br />
eller be om å bli ringt opp. Saksinnsynsløsningen på internett har blitt videreutviklet, og det er også<br />
lagt ut veiledning på internett med eksempler på hva som er tilfredsstillende tegningskvalitet ved<br />
innsendelse av byggesøknader. Høsten <strong>2012</strong> ble det arrangert et informasjonsmøte for<br />
eiendomsmeglere med blant annet orientering om etatens satsningsområder på elektronisk<br />
tilgjengeliggjøring av informasjon.<br />
Etaten har i <strong>2012</strong> utvidet sin aktivitet på Facebook og Twitter. Det har også blitt jobbet med et større<br />
prosjekt for å omstrukturere etatens internettsider slik at de blir mer tilpasset brukernes behov.<br />
Det har også i <strong>2012</strong> vært høy turnover i etaten. Det har blitt arbeidet med systematisk kartlegging av<br />
sluttårsak og forebyggende tiltak vil bli igangsatt på bakgrunn av dette. Etaten legger stor vekt på<br />
medarbeideroppfølging, og i <strong>2012</strong> har det blant annet blitt iverksatt et prosjekt for oppfølging av<br />
gravide, samt veiledning innen ergonomi. Etatens seniorpolitikk ble også revidert. Det vises for øvrig<br />
til kap. 4.6, Rapporteringen innen HR-området og helse- miljø og sikkerhet (HMS).<br />
9
NØKKELTALLSTABELL<br />
Produksjon-/ produksjonsindikator<br />
Resultat<br />
2010<br />
Resultat<br />
2011<br />
Nøkkeltall<br />
<strong>2012</strong><br />
Resultat<br />
<strong>2012</strong><br />
Avvik<br />
<strong>2012</strong><br />
Kommune(del)planer,<br />
fylkes(del)planer<br />
Egne plansaker m/sanerte<br />
3<br />
30<br />
0<br />
14<br />
2<br />
19<br />
0<br />
(* 2<br />
-2<br />
-17<br />
Innsendte reguleringssaker m/sanerte<br />
Antall regulerte boligenheter<br />
79<br />
1 277<br />
72<br />
1846<br />
85 (*78<br />
1788<br />
-7<br />
Byggesaker, 1. gangsvedtak<br />
Byggesaker, godkjente boligenheter<br />
6 385<br />
2 910<br />
7 365<br />
3929<br />
6 600 6129<br />
3618<br />
-471<br />
Deletillatelser inkl. OKEPO 260 183 210 198 -12<br />
Målebrevsaker inkl. OKEPO 288 336 340 396 56<br />
Seksjoneringssaker 308 353 460 407 -53<br />
Grunnkart – redaksjon av<br />
nykonstruksjon i dekar<br />
83 160 daa 71 580 daa 70 000 daa 81 250 daa 11 250<br />
(* Detaljreguleringer knyttet opp til samferdselsformål var i Nøkkeltall <strong>2012</strong> kategorisert som ”egne<br />
plansaker”, men er i resultatet registrert som innsendte reguleringssaker. Dette utgjør til sammen 11<br />
saker.<br />
KOMMENTARER TIL NØKKELTALLSTABELLEN:<br />
Det ble ikke produsert kommune(del)planer / fylkes(del)planer i <strong>2012</strong>.<br />
I tilknytning til områdeløftområder i Groruddalssatsningen ble to områdeprogrammer oversendt til<br />
politisk behandling: Områdeprogrammene for Perlekjedet gjennom Veitvet-Sletteløkka, og for<br />
Haugenstua og Nedre Rommen.<br />
Det ble produsert 78 innsendte reguleringssaker, noe som er 8,2 % under nøkkeltall. Årsaken til<br />
produksjon under nøkkeltall er at avklaring i både fasen frem til vedtak om offentlig ettersyn og før<br />
oversendelse til politisk behandling er omfattende blant annet med innskjerpet regelverk (for eksempel<br />
KVU-regime og Naturmangfoldloven).<br />
Det ble regulert 1788 boligenheter i <strong>2012</strong>. Det foreligger færre innsendte plansaker med boliger enn<br />
tidligere. Redusert antall regulerte boligenheter ser ut å reflektere ”tenkepause” blant de store<br />
utbyggerne i <strong>2012</strong> slik som det også var i 2011, 2010 og 2009. Det er tidligere regulert et betydelig<br />
antall boliger som ennå ikke er bygget. Det eksisterer en reguleringsreserve på om lag 20 000<br />
boligenheter. Antallet godkjente boliger tyder på at utbyggere bygger ut fra allerede godkjente planer.<br />
I <strong>2012</strong> produserte etaten 6129 byggesaker med førstegangsvedtak, noe som er 7,1 % under nøkkeltall.<br />
Det kom inn 27,6 % færre byggesaker sammenlignet med 2011 (5580 mot 7705 saker). Reduksjonen<br />
skyldes at Kommunal- og regionaldepartementet 03.11.2011 fastsatte at byggesaksforskriftens § 2-2<br />
"Søknadsplikt og ansvarsrett for våtrom" ble opphevet med virkning fra 01.01.<strong>2012</strong>. Etatens<br />
produksjon av byggesaker i <strong>2012</strong> var 10% høyere enn innkomsten av saker slik at saksporteføljen ble<br />
redusert fra 1495 til 1057 saker i løpet av året.<br />
10
Det ble i <strong>2012</strong> registrert 3618 godkjente boligenheter. Det er gitt igangsettingstillatelse av 4061<br />
boligenheter og 4270 boligenheter er tatt i bruk.<br />
Produksjonen av deletillatelser endte i <strong>2012</strong> på 198, noe som var 5,7 % under etatens nøkkeltall.<br />
Resultatet var allikevel 8,2 % høyere enn produksjonen i 2011. Det innkom 31,6 % flere delesøknader i<br />
<strong>2012</strong> sammenlignet med 2011.<br />
Nøkkeltall for målebrevsaker var på 340, og resultatet for <strong>2012</strong> ble en produksjon som lå<br />
16,5 % over nøkkeltallet. Det innkom 11,4 % flere målebrevssaker i <strong>2012</strong> sammenlignet med 2011.<br />
For <strong>2012</strong> har det kommet inn 27 % flere seksjoneringssaker sammenlignet med 2011. Nøkkeltallet for<br />
produksjon i <strong>2012</strong> på 460 saker (mot 300 saker i 2011) ble satt for å redusere porteføljen som bygde<br />
seg opp etter mange innkomne saker høsten 2011. Dette viste seg imidlertid å være for optimistisk og<br />
medførte at produksjonen endte 11,5 % under nøkkeltallet.<br />
I <strong>2012</strong> ble det utført tekst- og sluttredaksjon for Grunnkart for 81.250 daa. Nøkkeltallet er 72.000 daa<br />
pr. år. Produksjonsetterslepet fra 2011 på 420 dekar er tatt igjen i tillegg til at det er gjennomført<br />
sluttredaksjon for 8.290 daa i forbindelse med ajourføring av kartgrunnlag for områder i Sørkedalen og<br />
Maridalen.<br />
For utfyllende informasjon om etatens produksjon i <strong>2012</strong> vises det til omtale i kap.2.2, Strategier og<br />
tiltak.<br />
11
2.1.b Mål<br />
MÅLTALLSTABELL<br />
I II III IV V<br />
Resultat<br />
Resultat<br />
2011<br />
<strong>2012</strong><br />
Resultat<br />
2010<br />
Måltall<br />
<strong>2012</strong>/<br />
lovpålagte<br />
frister<br />
Avvik<br />
<strong>2012</strong><br />
<strong>Plan</strong>saker – innsendte:<br />
Saksbehandlingstid:<br />
- Fra komplett sak er mottatt<br />
til<br />
off. ettersyn<br />
- Fra vedtak om off. ettersyn<br />
til<br />
oversendelse til BYU /<br />
BUK<br />
18,2 uker (* 12,1 uker (* 12 uker 11,7 uker (* 0,3 uker<br />
24,7 uker 27,2 uker 21 uker 31,2 uker -10,2 uker<br />
Byggesaker:<br />
Saksbehandlingstid:<br />
- Søknad om tiltak / tillatelse<br />
til<br />
tiltak etter §§ 20-1 og<br />
20-2. Frist 3 uker.<br />
- Søknad om tiltak / tillatelse<br />
til<br />
tiltak etter §§ 20-1 og<br />
20-2. Frist 12 uker.<br />
1,8 uker 4,0 uker 3 uker 3,3 uker -0,3 uker<br />
5,1 uker 9,0 uker 12 uker 11,1 uker 0,9 uker<br />
- Klagesaker (u/disp). 10,9 uker 12 uker 8 uker 11,4 uker -3,4 uker<br />
Måle- og delesaker:<br />
Saksbehandlingstid:<br />
- Deletillatelser 15,9 uker 11,6 uker 12 uker 9,2 uker 2,8 uker<br />
- Matrikkelbrev<br />
(Målebrevsaker etter<br />
matrikkelloven)<br />
12,1 uker 22 uker 16 uker 24 uker -8 uker<br />
(* Avtalt fremdrift<br />
12
KOMMENTARER TIL MÅLTALLSTABELLEN:<br />
INNSENDTE PLANER<br />
Tabellen nedenfor viser hvor stor andel av innsendte planer som ble lagt ut til offentlig ettersyn<br />
innenfor den lovbestemte tidsfristen og andel saker oversendt BYU innen 21 uker etter vedtak om<br />
offentlig ettersyn.<br />
Detaljregulering pbl-08:<br />
1- 4 uker over<br />
fristen<br />
5 uker og mer<br />
over fristen<br />
Innenfor fristen<br />
Fra komplett sak mottatt til<br />
off. ettersyn<br />
(frist 12 uker) 79 % 12 % 9 %<br />
Fra vedtak om off. ettersyn til<br />
oversendelse til BYU / BUK<br />
(frist 21 uker) 45 % 10 % 45%<br />
Gjennomsnittlig saksbehandlingstid fra komplett sak til vedtak om offentlig ettersyn for plansaker er<br />
redusert fra 18,2 uker i 2010 til 11,7 uker i <strong>2012</strong>. Det gjøres avtaler om fremdrift med forslagsstillere<br />
utover fristen på 12 uker. Tabellen nedenfor viser gjennomsnittlig saksbehandlingstid pr. måned i<br />
<strong>2012</strong>:<br />
Det er innvilget gebyrrabatter i henhold til gebyrregulativet for om lag kr 3,2 mill. fordelt på 46 saker. I<br />
gjennomsnitt utgjør rabattene ca. 22 % av total beregnet gebyr. Det er ikke registrert gebyrtap i<br />
plansaker i <strong>2012</strong>.<br />
Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for ferdigstilte saker (det vil si fra vedtak om offentlig ettersyn til<br />
oversendelse til byrådsavdeling) lå i <strong>2012</strong> på 31,2 uker, dvs. 10,2 uker over måltallet for <strong>2012</strong>. Fra og<br />
med 01.06.2010 ble det inngått fremdriftsavtaler med forslagsstiller for saksbehandlingstiden, også<br />
etter offentlig ettersyn og fram til oversendelse for politisk behandling. Byrådsavdelingen gis<br />
fortløpende orientering i den enkelte sak om fremdrift.<br />
13
BYGGESAKER<br />
Tabellen nedenfor viser hvor stor andel av byggesaker som ble behandlet innenfor de lovbestemte<br />
tidsfristene.<br />
De forskjellige sakstypene<br />
(pbl-08):<br />
Innenfor fristen<br />
1- 4 uker over<br />
fristen<br />
5 uker og mer<br />
over fristen<br />
Totalt behandlede saker: 70 % 19 % 11 %<br />
Søknad om tiltak / tillatelse til<br />
tiltak etter §§ 20-1 og 20-2.<br />
(frist 3 uker) 69 % 21 % 10 %<br />
Søknad om tiltak / tillatelse til<br />
tiltak etter §§ 20-1 og 20-2.<br />
(frist 12 uker) 71 % 16 % 13 %<br />
3-ukers-byggesaker ligger i snitt 0,3 uker over lovpålagt frist. 12-uker-byggesaker ligger 0,9 uker<br />
under lovpålagt frist. Tabellen nedenfor viser gjennomsnittlig saksbehandlingstid pr. måned i <strong>2012</strong>:<br />
Byggesaksporteføljen var stor ved inngangen til året, noe som ga høyere risiko for at lovpålagte frister<br />
oversittes. Etaten hadde i <strong>2012</strong> et gebyrtap på om lag kr 2,3 mill. fordelt på om lag 330 byggesaker.<br />
I henhold til gebyrregulativet for <strong>2012</strong> ble det innvilget gebyrrabatter på om lag kr 8,85 mill for rundt<br />
2800 saker, det vil si i 46 % av de produserte sakene.<br />
14
KLAGESAKER U/DISPENSASJON<br />
Tabellen nedenfor viser andel klagesaker på byggesaker, oversendt til Fylkesmannen i <strong>2012</strong> innen<br />
lovbestemt tidsfrist på 8 uker.<br />
Klagesaker (byggesaker)<br />
Innenfor fristen<br />
1- 4 uker over<br />
fristen<br />
5 uker og mer<br />
over fristen<br />
Sendt til Fylkesmannen 49 % 22 % 29 %<br />
I <strong>2012</strong> ble om lag halvparten av klagesaker oversendt til Fylkesmannen behandlet innen lovbestemt<br />
frist på 8 uker. Medvirkende årsak til dette var at den store byggesaksporteføljen ved inngangen av året<br />
var ressurskrevende å håndtere, og dermed resulterte i økning i saksbehandlingstiden av klagesaker.<br />
DELETILLATELSER<br />
Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for deletillatelser lå i <strong>2012</strong> på 9,2 uker. 71 % av sakene ble<br />
behandlet innenfor tidsfristen på 12 uker.<br />
MATRIKKELBREV INKL. OKEPO (målebrev etter matrikkelloven)<br />
80 % av matrikkelsakene ble i <strong>2012</strong> behandlet innen fristen på 16 uker. På grunn av at noen svært<br />
gamle saker ble avsluttet, ble gjennomsnittlig saksbehandlingstid 24 uker.<br />
2.2 Strategier og tiltak<br />
2.2a OPPFØLGING AV MÅL FOR BYUTVIKLING<br />
Etaten har i <strong>2012</strong> aktivt deltatt i større byutviklingsprosjekter. På overordnet nivå har blant annet<br />
regional plan og arbeidet med kommuneplanens arealdel vært sentrale oppgaver, og viktige milepæler<br />
som bystyrets vedtak på planprogram og planstrategier ble nådd.<br />
For innsendt plan har hovedmålet i <strong>2012</strong> vært å behandle innsendte planforslag med høy faglig kvalitet<br />
innenfor lovpålagte og andre frister og behandlingsprosessens rammer. Tilrettelegging for<br />
boligbygging og næringsutvikling med tilhørende sosial og teknisk infrastruktur for å håndtere<br />
forventet befolkningsvekst var prioriterte områder. Saksinngangen har vært på om lag samme nivå<br />
som i 2011. Sosial og teknisk infrastruktur og statlige kulturbygg utgjør mer enn halvparten av alle<br />
behandlete reguleringsforslag. Mens private aktører synes å gjennomføre potensialet i regulerte saker,<br />
har offentlige utbyggere høy aktivitet på reguleringsplaner for å imøtekomme behovet Oslos vekst<br />
generer. Etaten erfarer også at det behandles færre, men store saker og at disse krever mer tid for<br />
avklaring.<br />
Innsendt plan er en 3-faset prosess som starter med planinitiativ, deretter påfølgende planskisse og til<br />
slutt endelig planforslag. Det er mottatt 15% færre planinitiativ i <strong>2012</strong> sammenlignet med 2010, og om<br />
lag samme antall i <strong>2012</strong> som i 2011. Det er i <strong>2012</strong> mottatt om lag samme antall planskisser som i 2010<br />
og 2011. Det er innkommet 30 % færre planforslag i <strong>2012</strong> sammenlignet med 2010 og om lag samme<br />
antall planforslag som i 2011.<br />
En større andel av planinitiativene gikk direkte til planforslag uten planskisse. Andelen planinitiativ<br />
som ble videreført direkte i planforslag var i 2011 47 % og i <strong>2012</strong> ca. 50%.<br />
Anslagsvis 25 % av planinitiativene skrinlegges av forslagsstiller og fremmes ikke som planforslag.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsloven (pbl-08) gir adgang til avvisning etter § 12.2, hvoretter forslagstiller kan be om<br />
at reguleringsspørsmålet forelegges bystyret for avklaring av om planprosess skal iverksettes. Ingen<br />
avvisningssaker ble oversendt Byrådsavdelingen for byutvikling i <strong>2012</strong>.<br />
15
Tidsfrister for offentlig ettersyn for innsendte planer er overholdt med unntak av saker med avtalt<br />
fremdrift. Etaten har i <strong>2012</strong> fortsatt arbeidet med å forenkle saksbehandlingsrutinene og forkorte<br />
saksbehandlingstidene. I november <strong>2012</strong> igangsatte etaten prosjektet Redesignet Innsendt <strong>Plan</strong>Prosess<br />
(RIPP), hvor målsetningen er å redusere tidsbruken for både forslagsstiller og etaten for innsendt plan.<br />
REGIONALT PLANSAMARBEID<br />
Regional plan for areal og transport i Oslo og Akershus<br />
Oslo bystyre og Akershus fylkesting vedtok/fastsatte <strong>Plan</strong>strategi og planprogram for areal og<br />
transport i Oslo og Akershus i mars <strong>2012</strong>. <strong>Plan</strong>strategien ble i mai sendt videre til<br />
Miljøverndepartementet for godkjenning i statsråd. Det formelle arbeidet med den regionale planen<br />
startet på nyåret <strong>2012</strong> da et plansekretariat ble etablert. <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten deltar aktivt i<br />
planarbeidet. I <strong>2012</strong> har det vært arbeidet med utredningsfasen (fase 1) som ligger til grunn for<br />
drøftingsfasen (fase 2) som vil starte opp i 2013 og senere konkluderingsfasen (fase 3). <strong>Plan</strong>forslag<br />
skal foreligge i 2014. PBE deltar også i en rekke faglige og administrative grupper.<br />
Kommuneplanprosessen løper parallelt og koordinering pågår.<br />
PROSAM – Samarbeidet for bedre trafikkprognoser i Osloområdet<br />
PROSAM er et samarbeid mellom statlige og kommunale trafikkinstitusjoner for å vedlikeholde og<br />
utvikle bedre trafikkprognoser i Osloområdet. Etaten har i <strong>2012</strong> blant annet bidratt med tilrettelegging<br />
av befolkningsframskrivninger for bruk i transportmodeller.<br />
KOMMUNEPLAN<br />
Kommuneplan 2013<br />
Arbeidet med kommuneplanens arealdel er i rute. <strong>Plan</strong>strategi og planprogram er vedtatt i bystyret<br />
26.09.<strong>2012</strong>. <strong>Plan</strong>strategien er oversendt Miljøverndepartementet for godkjenning i statsråd. Utleggelse<br />
til offentlig ettersyn av kommuneplanen avventer Miljøverndepartementets godkjenning av<br />
planstrategi. Etaten bidrar fortløpende på bestilling fra byrådsavdelingene for byutvikling og finans<br />
med utkast til planens arealdel samt byplanstrategi i samfunnsdelen. En hoveddel av arbeidet i <strong>2012</strong><br />
har vært å utrede og sammenstille ulike boligpotensialvurderinger til ulike byutviklingsgrep.<br />
ANDRE OVERORDNEDE AREALPLANER<br />
Kommunedelplan for Lysaker- og Sørkedalsvassdraget<br />
Forslag til kommunedelplan var på offentlig ettersyn sommeren <strong>2012</strong>. <strong>Plan</strong>en er utarbeidet av<br />
Bymiljøetaten, Byantikvaren og <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten i samarbeid med Bærum og Ringerike<br />
kommuner. Hovedmålet med planen er å sikre grønnstruktur langs Lysakerelva og kantsone langs<br />
vassdraget i Marka. Fylkesmannen fremmet innsigelse til deler av planen i Bærum. <strong>Plan</strong>- og<br />
bygningsetaten arbeider videre med planen på Oslo-siden. Bearbeiding av planen har foregått høsten<br />
<strong>2012</strong>.<br />
Småhusplanen | Villaområdet Huk Aveny | Nordstrandskråningen<br />
Mindre justering av seks paragrafer i småhusplanen ble avgitt av byrådet høsten <strong>2012</strong>. Det arbeides<br />
med å revidere veilederen til småhusplanen og utarbeide en eksempelsamling for småhusbebyggelse.<br />
Bevaringsplanen Villaområdet Huk Aveny ble avgitt av byrådet høsten <strong>2012</strong>. Revidert plan for<br />
Nordstrandskråningen trådte i kraft høsten <strong>2012</strong> etter behandling av Miljøverndepartementet.<br />
Områderegulering Gjersrud-Stensrud<br />
Det er arbeidet videre med et plankonsept hvor ulike elementer fra parallelloppdragene benyttes som<br />
grunnlag. Utkast til planprogram ble oversendt Miljøverndepartementet høsten <strong>2012</strong> for uttalelse før<br />
fastsettelse. Programmet legger til rette for utvikling av variert bydelsområde med inntil 9000 boliger<br />
samt innslag av næring og tilrettelegging for banebetjening med T-bane via Bjørholt.<br />
16
Ekebergsletta by- og idrettspark | Bygdø kongsgård og folkepark<br />
<strong>Plan</strong>en for Ekebergsletta by- og idrettspark ble behandlet i Bystyret 21.11.<strong>2012</strong> og fremmes nå som et<br />
områdeprogram med detaljreguleringer og legger spesielt vekt på de sentrale delene av Ekebergsletta<br />
med tilhørende skogs- og naturområder. Det foreslås blant annet ytterligere en kunstgressbane, en<br />
cricketbane med klubbhus og en flerbrukshall ved skolen.<br />
Bygdø kongsgård og folkepark ble stadfestet av Miljøverndepartementet sommeren <strong>2012</strong> i tråd med<br />
fredning etter kulturminne- og naturvernloven og innsigelsesmyndighetenes krav.<br />
FJORDBYEN<br />
Bjørvika og Filipstad<br />
Utkast til områderegulering i 4 varianter med tilhørende konsekvensutredning og kvalitetsprogram for<br />
Filipstad er utarbeidet i samhandling med grunneierne, og lagt ut til offentlig ettersyn i fire varianter<br />
våren <strong>2012</strong>. Siden har det vært arbeidet med innsigelseshåndtering, justeringer, forenklinger og<br />
videreutvikling i samarbeid med grunneierne. Det har vært arbeidet med havnepromenaden på<br />
Langkaia og utvikling av byggefeltene inntil Kongsbakkeallmenningen og selve allmenningen.<br />
Detaljplanforslag for Hans Jægers kvartal og Filipstadveien 25/Hjortnesterminalen ble lagt ut til<br />
offentlig ettersyn sammen med områdereguleringsplan for Filipstad og er under arbeid for oversendelse<br />
til politisk behandling i 2013.<br />
Etatens forvaltningsarbeid (IP- og byggesaker) med Fjordbyen ble videreført med store og krevende<br />
plansaker. Viktige deler av Bjørvika er nå fullført. Dette gjelder hele Barcode, deler av Sørenga,<br />
havnepromenaden på Sørenga og Langkaia. Flere bruer i området er under realisering. Behandlingen<br />
av planforslag for Opera-allmenningens nordre del (Christian Fredriks plass) har ligget i bero i påvente<br />
av vedtak av Områdeprogrammet for Oslo S, men er tatt opp igjen.<br />
Vippetangen og Havnepromenaden for hele Fjordbyen<br />
Hensikten med de to prosjektene er å utrede utviklings- og tilretteleggingstiltak for de to områdene.<br />
Interkommunale arbeidsgrupper arbeider under ledelse av <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten. Felles<br />
oppstartsnotat for Vippetangen er underskrevet i september <strong>2012</strong>, og for Havnepromenaden i mars<br />
<strong>2012</strong>. Det arbeides med programmering av parallelloppdrag for Vippetangen. For Havnepromenaden<br />
er parallelloppdrag med tre deltakere avholdt og evalueringsgruppen har startet arbeidet.<br />
Akvarieutredningene<br />
Sluttrapport er ferdigstilt med drøfting av ulike alternative lokaliseringer i byen og økonomiske<br />
premiseer for vellykket etablering og drift.<br />
SAMFERDSELSTILTAK<br />
Fornebubanen, Fjordtrikken, Nye T-banetraseer og Follobanen<br />
<strong>Plan</strong>program for Fjordtrikken ble fastsatt i september <strong>2012</strong>. Arbeidet med utarbeidelse av utkast til<br />
planprogram for Fornebubanen på Oslosiden er kommet langt, og forventes lagt ut til offentlig ettersyn<br />
tidlig på nyåret 2013. Reguleringsplan for nytt dobbeltspor Oslo – Ski ble lagt ut til offentlig ettersyn i<br />
<strong>2012</strong>. Riksantikvaren, Jernbaneverket og <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har besluttet å gjennomføre felles<br />
arkitektkonkurranse for reetablering av Middelalderparken.<br />
Nasjonal transportplan – Oslopakke 3: enkelttiltak<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har ferdigbehandlet 6 Oslopakke 3-saker i <strong>2012</strong>, hvorav fire omfatter tiltak<br />
innenfor hovedsykkelveinettet og 2 omfatter kollektivtrafikk. 5 Oslopakke 3-saker ble lagt ut til<br />
offentlig ettersyn, tre omfatter planer innenfor hovedsykkelveinettet og to omfatter kollektivtrafikk.<br />
Følgende Oslopakke 3-saker ble oversendt til politisk behandling:<br />
Sørkedalsveien fra Røakrysset til Peder Ankers plass – Tiltak for syklister og fotgjengere<br />
17
Abildsømyra – Sykkelrute E6 – Enebakkveien – Gang- og sykkelvei<br />
Tvetenveien, mellom Ole Deviks vei og Haugerudveien – Sykkel- og bussløsning<br />
E18 - Vækerø - Maritim – Sykkeltiltak<br />
Jomfrubråten - Kongsveien – Utvidelse av bygg med likeretter<br />
RV 163 Alna – Vollebekk T-banestasjon – Gang- og sykkelveiforbindelse (oversendt på nytt<br />
etter justering i etterkant av medhold i klagesak hos Fylkesmannen)<br />
Følgende Oslopakke-saker ble utlagt til offentlig ettersyn:<br />
C.J. Hambros plass med flere adresser – Byggeområder for offentlig trafikk<br />
Bispegata - <strong>Plan</strong>forslag reguleringsplan – Offentlige trafikkområder trikkeløsning med<br />
Oslogate<br />
Torggata – sykkelgate<br />
Hovedsykkelrute i fjordbyen - del 1 – Munkedamsveien-Rådhusplassen<br />
Ring 3 Ulven Teisen – kollektivfelt (varsling av mindre reguleringsendring)<br />
GRORUDDALSSATSNINGEN<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens oppfølging av Groruddalssatsningen er utført gjennom arbeid med<br />
<strong>Plan</strong>oppgaver som direkte oppfølging av Kommuneplan 2008.<br />
<strong>Plan</strong>oppgaver tildelt etaten som del av Oslo kommunes og statens felles satsing på<br />
miljøforbedring i Groruddalen.<br />
Det arbeides med å oppnå godt samspill mellom arbeidet og tiltakene i de fire programområdene og<br />
byutviklingsoppgavene.<br />
Følgende planoppgaver var de viktigste i <strong>2012</strong>:<br />
Oppfølgingsoppgaver i fastsatt planprogram for Breivoll-/Alnabruområdet som er Veiledende<br />
plan for det offentlige rom og konkretisering av alternative traseer for ny T-banelinje i<br />
Groruddalen.<br />
To områdeprogram (Perlekjedet gjennom Veitvet-Sletteløkka og Haugenstua og Nedre<br />
Rommen) i tilknytning til områdeløftområder i Groruddalssatsingen er oversendt til politisk<br />
behandling.<br />
Samarbeid med to av bydelene om planlegging knyttet til to nye områdeløftområder;<br />
Vollebekk (Bydel Bjerke) og Stovner sentrumsområde (Bydel Stovner).<br />
Bistå bydelene Grorud og Alna i bydelsparkprosjektene i Groruddalssatsingen; Grorud park og<br />
Verdensparken.<br />
For Vollebekkområdet utarbeides planprogram i samarbeid med andre kommunale etater for å<br />
sikre samordnet planlegging og gjennomføring av utbygging av området.<br />
Det er startet samarbeid med utbyggerne på Kjelsrud for å utarbeide planprogram og<br />
Veiledende plan for offentlige rom.<br />
<strong>Plan</strong>arbeid for områderegulering i Furusetområdet er forsinket. Området er FutureBuiltprosjekt<br />
på områdenivå med blant annet utviklingsarbeid knyttet til klimagassregnskap og stasjonær<br />
energi.<br />
For Veitvedt og Gran ble det arbeidet med reguleringsplaner for nye store skoleanlegg.<br />
I <strong>2012</strong> fortsatte også planarbeid med den pågående transformasjon i nedre del av Groruddalen/Økern<br />
gjennom videre utvikling av innsendte forslag. Reguleringsplan for Økern er nå stadfestet i<br />
Miljøverndepartementet, mens planforslag for Økern torg og ytterligere planer langs Økern torgvei er<br />
under behandling. Den østlige del av Løren med et betydelig antall boliger ble oversendt til politisk<br />
behandling. Det er i tillegg i <strong>2012</strong> sendt inn et planinitiativ med forslag om blant annet en større boligog<br />
næringsutnyttelse for et område i nær tilknytning til denne delen av Løren og Økern senter.<br />
<strong>Plan</strong>forslaget til Transformasjonsområdet Ulven senterområde er under behandling.<br />
Groruddalskonferansen i oktober <strong>2012</strong> med 250 deltakere fra næringslivet, utdanningsinstitusjoner,<br />
politikere m.fl. med tema ”Groruddalen i utvikling” var en viktig møteplass for å drøfte mange og store<br />
18
framtidige byutviklingsoppgaver. Det er gjennomført folkemøter og større medvirkningsarrangementer<br />
på Stovner, på Vollebekk og for Breivollområdet. Det er gjennomført samarbeidsprosesser med AHO<br />
og med UMB om studentoppgaver med Oslocase.<br />
SOSIAL INFRASTRUKTUR<br />
Skole- og barnehageprosjekter<br />
Etaten har bidratt i det løpende plan- og tilretteleggingsarbeidet for å sikre gode<br />
gjennomføringsprosesser for kommunens utbyggingstiltak. Det er behandlet konseptvalgutredninger<br />
(KVU) for 6 barnehageområder, 4 skoleområder og ny storbylegevakt. Etaten har avholdt månedlige<br />
tverretatlige samordningsmøter for skole- og omsorgsektoren, deltatt i Barnehage- og Omsorgsforum<br />
samt Skolebyggmøter.<br />
Det er ferdigregulert i alt 16 nye barnehager i <strong>2012</strong>. Med økt satsing på private barnehager er<br />
kommunal utbygging redusert fra <strong>2012</strong>. Innregulering av barnehager i større boligprosjekter fortsatte i<br />
<strong>2012</strong> og utgjør en reserve som realiseres i takt med boligutbyggingen.<br />
Det er sluttbehandlet reguleringsplaner for tre nye skoler med mulighet til å bygge 2500 nye<br />
elevplasser (Teglverkstomta, Kabelgata og Bjørneveien), og ny idrettshall for Grefsen skole i <strong>2012</strong>.<br />
Flere av skolene realiseres med ”FutureBuilt”-status.<br />
Nasjonale kulturanlegg<br />
Reguleringsplan for nybygg for Nasjonalmuseet på Vestbanetomten ble oversendt til politisk<br />
behandling i <strong>2012</strong>.<br />
Idrettsanlegg/parker<br />
Reguleringsplan for ny Vålerenga stadion ble fullført i <strong>2012</strong>. I tillegg til ny fotballstadion inkluderer<br />
planen i hovedsak skøytehall, næringsarealer, boliger, barnehage, skole og trafikkløsninger.<br />
Saksbehandlingen har vært omfattende og planforslaget ble til slutt oversendt til politisk behandling<br />
med 4 alternativer.<br />
Etaten har oversendt reguleringsplaner for 3 lokale flerbrukshaller i <strong>2012</strong> som del av Prosjekt<br />
idrettshaller, inkludert plan for Grorud idrettspark med idrettshall.<br />
PLANFAGLIGE UTVIKLINGSOPPGAVER<br />
Fagutviklingsprogram for nasjonale verneverdier<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har i samarbeid med Riksantikvaren og Byantikvaren gjennomført et<br />
fagutviklingsprogram for avklaring av nasjonale verneverdier. Programmets intensjon var å videreføre<br />
og heve kvaliteten på dialogen mellom ulike forvaltningsmyndigheter om forholdet mellom nasjonale<br />
verneinteresser og utviklingsinteresser i byutviklingen.<br />
Bedre beskyttelse av byens trær<br />
Rapporten ble oversendt byrådsavdelingen høsten <strong>2012</strong> og omhandler hvordan Oslos bytrær er<br />
beskyttet i dag og hvordan dette kan styrkes i framtiden. Rapporten foreslår bruk av konkrete juridiske<br />
virkemidler, formuleringer av bestemmelser i kommuneplan og reguleringsplan, samt tiltak og rutiner.<br />
OL2022<br />
Etaten har bistått OL-etaten med utarbeidelse av hovedkonsepter for et mulig OL i Oslo i 2022, og<br />
oppfølgingsoppgaver pågår utover i 2013.<br />
Områdeprogram Oslo S | Kollektivknutepunktet Oslo S<br />
Områdeprogram for Oslo S ble vedtatt av bystyret høsten <strong>2012</strong> og legger føringer for blant annet<br />
åpning av Akerselva med park, etablering av nye gater og byrom, nye bygninger, ny bussterminal og<br />
framtidig utvikling av togstasjonen. Arbeidet med premissavklaringer for<br />
19
ussterminal/terminalutvikling på Oslo S pågår i samarbeid med Jernbaneverket (JBV) og andre<br />
berørte parter/etater. Utredningen skal avklare tekniske premisser for eventuell ny bussterminal over<br />
jernbanesporene, økt kapasitet på togstasjonen, bedre framkommelighet for gående og syklende, samt<br />
realisering av byrommene.<br />
2.2b OPPFØLGING AV MÅL FOR BYGGESAKER<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens byggesaksbehandling skal overholde lovbestemt saksbehandlingstid.<br />
Gjennomsnittlig saksbehandlingstid har i <strong>2012</strong> vært 11,1 uker for saker med 12 ukers<br />
saksbehandlingsfrist og 3,3 uker for saker med 3 ukers saksbehandlingsfrist. Etaten hadde en<br />
ekstraordinær høy inngang av 3-ukerssaker i 2011 grunnet søknadsplikt for rehabilitering av bad og<br />
våtrom som ble innført for perioden 01.07.2010 til 31.12.2011. Etaten hadde som følge av dette en høy<br />
saksportefølje av 3-ukerssaker ved inngangen av <strong>2012</strong>. Saksbehandlingstiden oversteg lovbestemt frist<br />
ved årets start, men ved utgangen av året var gjennomsnittlig saksbehandlingstid på under 2 uker. På<br />
årsbasis ble 69% av 3-ukerssakene behandlet innen lovbestemt frist, mens for 12-ukerssakene var<br />
andelen 71%. Porteføljen har i løpet av <strong>2012</strong> blitt redusert med 29 %, og var pr. 31.12.<strong>2012</strong> på 1057<br />
saker. Produksjonen av byggesaker i <strong>2012</strong> endte om lag 7 % under etatens målsetning.<br />
I <strong>2012</strong> kom det inn 27,6 % færre byggesaker sammenlignet med 2011. Denne nedgangen er om lag<br />
tilsvarende med det antall innkomne byggesaker i 2011 som gjaldt søknadspliktige arbeider i bad og<br />
våtrom (32 %). Saksinngangen i <strong>2012</strong> var 12 % lavere enn i 2010, men 4,8 % høyere enn i 2009.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten opplever en økning av juridisk kompliserte problemstillinger i byggesakene.<br />
Spesielt er grensesnittet mellom hvilke privatrettslige konflikter og forhold kommunene skal hensynta<br />
eller ei, oftere blitt utfordrende og resurskrevende for etaten. I <strong>2012</strong> er lovbestemt saksbehandlingsfrist<br />
på klagesaker til Fylkesmannen overholdt i 49 % av de behandlede sakene. Gjennomsnittlig<br />
saksbehandlingstid var 11,4 uker. Det kom inn 15 % flere klagesaker i <strong>2012</strong> (523 saker) sammenlignet<br />
med 2011 (455 saker). Dette kan skyldes den store produksjonen etaten hadde i 2011 og at klager på<br />
vedtak i desember i 2011 kom inn hovedsakelig i <strong>2012</strong>. Antall innkomne klagesaker pr. antall<br />
behandlede byggesaker i årene 2008 – 2010 lå stabilt på 7,0 % - 7,7 %. I 2011 lå den på vel 6 %. I<br />
<strong>2012</strong> lå den på 8,5 %.<br />
Klagesaksproduksjonen lå 36,8 % over etatens målsetning i <strong>2012</strong>. Klagesaksporteføljen har vært<br />
relativt stabil gjennom året.<br />
Etaten har i løpet av året økt samhandlingen med de ansvarlige søkerne i form av tettere dialog på<br />
telefon eller ved møter/forhåndskonferanser. Dette arbeidet vil fortsette og videreutvikles inn i 2013,<br />
spesielt gjennom Bedre byggesak-prosjektet (BBS-prosjektet).<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har fortsatt høy turnover også blant byggesaksbehandlerne. Etaten har<br />
iverksatt tiltak med raskere rekrutteringsprosesser og eget opplæringsprogram for nyansatte som et<br />
supplement til etatens generelle nyansattopplæring. Dette skal sikre at nyansatte byggesaksbehandlere<br />
raskt kommer i produksjon.<br />
Byggesaker med skole-, barnehage-, sykehjems-/Omsorg+- og boligprosjekter er blitt prioritert.<br />
Etaten har blant annet gjennomført pilotering av lean som arbeidsmetodikk for å oppnå mer effektive<br />
saksbehandlingsprosesser.<br />
20
2.2c OPPFØLGING AV MÅL FOR BYGGETILSYN<br />
Måltallet for antall tilsyn i <strong>2012</strong> var 320. Produksjonen endte på 222, noe som var 30,6 % under<br />
måltall. Dette skyldes høy turnover og store utfordringer med å rekruttere erfarne medarbeidere med<br />
ingeniør- og byggfaglig bakgrunn.<br />
Det er en viktig målsetning at etatens tilsynsvirksomhet skal være synlig, og dermed er det avgjørende<br />
at Byggetilsyn foretar hyppige stedlige befaringer. Dette er også i samsvar med politiske føringer i<br />
tildelingsbrev. I <strong>2012</strong> foretok Byggetilsyn 736 besiktigelser. Mer enn 400 besiktigelser var rettet mot<br />
ulovlighetsoppfølging mens øvrige besiktigelser knytter seg til stedlig befaringer ved tilsyn på<br />
byggeprosjekter under utførelse. Ca. 80 % av tilsynene var uanmeldte og rettet mot ansvarlig utførende<br />
og kontrollerende for utførelsen. De øvrige tilsyn var rettet mot ansvarlig søker og prosjekterende. 45<br />
foretak fikk anmerkninger etter feil og mangler avdekket ved tilsynene. Dette er en klar forbedring i<br />
forhold til 2011.<br />
Ulovlighetsoppfølgingen har hatt høy aktivitet. Etaten har hatt en målsetning om å avsluttet 700<br />
ulovlighetssaker, blant annet gjennom et overtidsprosjekt. Hensikten er å kunne følge opp henvendelser<br />
om ulovlige forhold mer umiddelbart. Resultatet for <strong>2012</strong> ble 549 opphørte saker og i tillegg ble 109<br />
saker unntatt fra videre oppfølging. 493 nye ulovligheter ble konstatert i <strong>2012</strong>, og er en økning på 18 %<br />
sammenlignet med 2011.<br />
Nulltoleranse-kampanjen for ulovlig skilt og reklame ble videreført i <strong>2012</strong>. Områdene som er fulgt<br />
opp i denne omgang er Karl Johans gate (Kirkegata til Oslo S), Thorvald Meyers gate, Niels Juels gate<br />
og Oslogate (Schweigaards gate til Konows gate). Gjenværende saker vil bli avsluttet i løpet av 2013.<br />
Bygging i strandsonen er også en oppgave etaten skal følge opp i henhold til tildelingsbrev for <strong>2012</strong>.<br />
Sammen med Havnepolitiet og Finans- og Miljøkrimseksjonen foretok Byggetilsyn en befaring langs<br />
sjøsiden i september <strong>2012</strong>. Det ble avdekket flere ulovligheter som vil bli fulgt opp.<br />
2.2d OPPFØLGING AV MÅL FOR HEIS<br />
Periodisk sikkerhetskontroll av løfteinnretninger skal minst skje hvert annet år. Målet for <strong>2012</strong> var å<br />
kontrollere 4090 enheter, og produksjonen endte 4,2 % over måltall (4261).<br />
Saksbehandlingen for nye heiser med driftstillatelse var planlagt å være 360 saker. Det kom inn 570<br />
saker, og alle ble behandlet ferdig innen årets slutt.<br />
2.2e OPPFØLGING AV MÅL FOR AVFALL/FORURENSNING I GRUNN<br />
Behandling av avfallsplaner for bygg- og anleggsavfall og tiltaksplaner knyttet til grunnforurensning<br />
har vært stabilt høy i <strong>2012</strong>. <strong>Plan</strong>er vurderes i takt med innkomne byggesøknader. Det har lykkes å nå<br />
målet for tilsyn (120) gjennom en bevisst satsning på å følge opp prosjektenes håndtering av bygg- og<br />
anleggsavfall.<br />
Antall tiltaksplaner med tilhørende sluttrapporter har økt fra 29 saker i 2005 til et stabilt nivå på 399 i<br />
<strong>2012</strong>, 14 % over måltall. Samtidig har antall saker tilknyttet avfallsplaner utgjort 927 saker, 3 % over<br />
måltall. Måltall for antall tilsyn innenfor dette produktområdet økte fra 40 i 2010, til 100 i 2011 og<br />
ytterligere til 120 saker i <strong>2012</strong>. Oppnådd resultat var 181 tilsyn i <strong>2012</strong>, 50,8 % over måltall.<br />
Dokumenttilsyn utgjør en stor andel, i alt 66 %.<br />
21
2.2f OPPFØLGING AV MÅL FOR KART- OG GEODATAPRODUKSJONEN<br />
Hele byggesonen fotograferes hvert år før løvsprett. Det digitale grunnkartet for 1/3 av byggesonen<br />
ajourføres (samme detaljeringsgrad som før). De øvrige 2/3 av det digitale grunnkartet blir ajourført<br />
med viktige/store bygg og/eller infrastruktur etter manus (såkalt ”plukkajourføring”). Dette fører til at<br />
vesentlige/viktige bygg og byutviklingsområder kommer inn i kartdatabasen langt raskere enn<br />
tidligere. Det produseres nytt ortofoto over hele byggesonen hvert år av det samme flybildesettet. I<br />
<strong>2012</strong> ble det gjort skråfotoopptak over hele byggesonen, en aktivitet som de senere årene har foregått<br />
hvert annet år.<br />
Det er gjennomført små pilotprosjekter for automatisert datafangst og halvautomatisk detaljkartlegging<br />
av gateløp og tilstøtende bygninger og installasjoner med bruk av måleutstyr fra bil. Pilotprosjektene er<br />
gjennomført i samarbeid med private aktører i bransjen og med Universitetet for miljø- og biovitenskap<br />
(UMB) blant annet som del av det fastlagte samarbeidet med UMB.<br />
Grunnlagsmålinger og forberedelser for overgang til nytt felles nasjonalt høydegrunnlag er<br />
gjennomført i <strong>2012</strong>. Selve innføringen er planlagt i løpet av 2013 koordinert med etater og<br />
virksomheter i Oslo samt med Akershus-kommunene i samarbeid med Statens kartverk.<br />
2.2g OPPFØLGING AV MÅL FOR EIENDOMSMÅLING, DELESAKER OG<br />
SEKSJONERING<br />
Deletillatelser<br />
Etatens samlede målsetning for deletillatelser, inkluderer basisproduksjonen og Oslo Kommunes<br />
Eiendoms Portefølje Opprydding (OKEPO-prosjektet), var på 210 saker. Det innkom 31,6 % flere<br />
delesøknader i basisproduksjonen i <strong>2012</strong> sammenlignet med 2011.<br />
Samlet produksjon lå 5,7 % under etatens målsetning, men 8,2 % høyere enn i produksjonen i 2011,<br />
noe som må ses i sammenheng med en økning i antall innkomne delesøknader. Saksporteføljen er<br />
stabil, da det har blitt produsert om lag like mange saker som innkommet.<br />
Målebrevssaker<br />
Matrikkelsakene omfatter saker både etter Delingsloven, der det fortsatt produseres målebrev, og saker<br />
etter Matrikkelloven der sluttproduktet er matrikkelbrev. Også seksjonerte uteareal, jordskiftesaker og<br />
diverse eiendomssaker inngår i fellesbetegnelsen ”målebrevssaker”.<br />
Etatens samlede målsetning inkluderer basisproduksjonen og OKEPO-prosjektet og var på 340 saker.<br />
Det innkom 11,4 % flere målebrevssaker i <strong>2012</strong> sammenlignet med 2011. Etatens samlede produksjon<br />
for målebrevsaker lå 16,5 % over etatens målsetning. Hovedårsakene til høyere produksjon er økt<br />
bemanning, forbedrede rutiner og større fokus på tidsfrister.<br />
Delingsloven har ingen saksbehandlingsfrister, men Matrikkelloven har 16 ukers frist. Fristen ble<br />
overholdt i 80 % av sakene, og antall saker med oversittet frist var stabil gjennom <strong>2012</strong>.<br />
Oslo kommunes eiendoms portefølje opprydding (OKEPO)<br />
Prosjektet ble opprettet pr. 01.01.2000 med formål/mandat å rydde opp i kommunale eiendomsforhold.<br />
Prosjektet er et samarbeid mellom Eiendoms- og byfornyelsesetaten og <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten.<br />
Prioriterte områder i <strong>2012</strong> har vært fradeling av parseller hvor kommunen har vært selger/kjøper,<br />
herunder erverv av friområder gjennom Friområdeprosjektet, som er et samarbeid mellom Oslo<br />
kommune og Direktoratet for naturforvaltning.<br />
Grensepåvisninger og situasjonskart<br />
Etaten utfører også grensepåvisninger av enkeltgrenser for hele eiendommer. Disse utføres med<br />
bakgrunn i tidligere utstedte målebrev med koordinatbestemte grenser. I <strong>2012</strong> ble det produsert 91<br />
22
grensepåvisninger (13,8 % over målsetningen). I tillegg produseres det forenklet situasjonskart i form<br />
av regulering og eiendomsbekreftelser (R/E-bekreftelser) for ansvarlige prosjekterende og for<br />
landmålingsfirmaer i forbindelse med nye byggeprosjekter. I <strong>2012</strong> ble det produsert 304 R/Ebekreftelser<br />
(15,6 % under målsetningen). Etterspørselen etter R/E-bekreftelser er noe nedadgående da<br />
det kom inn 333 bestillinger i <strong>2012</strong> mot 355 i 2011. Samlet lå produksjonen 8,7 % under antall<br />
innkomne bestillinger.<br />
Seksjoneringssaker<br />
For <strong>2012</strong> har det innkommet 27 % flere seksjoneringssaker sammenlignet med 2011. Måltallet for<br />
produksjon i <strong>2012</strong> på 460 saker (mot 300 saker i 2011) ble satt for å redusere porteføljen som bygde<br />
seg opp etter mange innkomne saker høsten 2011. Målsetningen viste seg imidlertid å være for<br />
optimistisk og dette medførte at produksjonen ble 11,5 % under etatens målsetning.<br />
Saksbehandlingen gjennomføres i løpet av 3 uker etter at søknaden er komplett. I seksjoneringssaker<br />
med uteareal kommer saksbehandlingstiden til oppmålingsforretning i tillegg. Mange søknader har<br />
mangler slik at etaten til enhver tid har mange uavsluttete saker.<br />
2.3 Gjennomførte omstillings- og effektiviseringstiltak, samt større<br />
”prosjekter”<br />
2.3a Omstilling og effektivisering<br />
VIRKSOMHETSSTYRING<br />
Prinsippene som har blitt etablert gjennom kommunens pilotprosjekt for virksomhetsstyring er<br />
videreført og ytterligere forankret i organisasjonen i <strong>2012</strong>, herunder i rapportering og budsjettarbeid.<br />
Gjennom arbeidet med budsjett 2013 har det blitt fokusert på å utvikle virksomhetsstyringen som et<br />
egnet og enkelt styringsverktøy ved å fokusere på relativt få, men målrettede mål og resultatkrav.<br />
2.3b Faglige utviklingsprosjekter<br />
RÅDET FOR BYARKITEKTUR<br />
Rådet for byarkitektur uttaler seg til aktuelle saker som de ber om å bli forelagt eller som forelegges<br />
dem av etaten. Nytt Råd for byarkitektur ble konstituert i desember 2011. Sekretariatet for Rådet for<br />
byarkitektur ble utvidet slik at dette også fikk kompetanse innenfor universell utforming.<br />
OSLO BYS ARKITEKTURPRIS<br />
Oslo Bys Arkitekturpris profilerer god arkitektur og estetikk i byen. Juryeringen forberedes i Rådet for<br />
byarkitektur og i Byutviklingskomiteen og prisen deles ut av ordføreren. <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har<br />
sekretariatsansvar. Arbeidsprosessen for prisutdelingen har vært under justering i <strong>2012</strong>.<br />
Arkitekturprisen ble delt ut for ellevte gang 17.10.<strong>2012</strong>, i tilknytning til en fagdag i bystyresalen.<br />
Nominasjonsprosessen var åpen for alle nye prosjekter ferdigstilt i 2011 (for landskapsprosjekter 2006-<br />
2010). Kandidatene ble i år vist i en utstilling i Rådhusets lange galleri. Utstillingen ble åpnet samme<br />
dag som prisutdelingen ble foretatt. En katalog ble også i år publisert i tilknytning til utstillingen.<br />
Oslo Bys Arkitekturpris <strong>2012</strong> ble tildelt infillprosjektet Parkveien 5 b-c ved KIMA arkitektur as og<br />
MAD – Moderne Arkitektur og Design AS.<br />
KLIMA- OG MILJØARBEIDET<br />
For å redusere CO2-utslippene og gjøre byen mer robust for de forventede klimaendringene,<br />
innarbeider etaten arbeidsmetoder og faglige policyer for økt bærekraft i omgivelsesproduksjonen.<br />
23
Etaten arbeider fortløpende med å kartlegge og definere hvilke prosesser som er nødvendige for at<br />
klima- og miljø skal bli godt ivaretatt i saksbehandlingen. Hovedfokuset i <strong>2012</strong> har vært på<br />
utarbeiding av rutiner, metoder og verktøy for naturmangfold, risiko og sårbarhet (ROS), fjernvarme,<br />
støy, miljøinformasjon, overvann og grønn overflatefaktor (GAF).<br />
FutureBuilt bidrar faglig til etatens utvikling. Etaten bidrar inn i Fremtidens byer ved å delta på<br />
nettverkssamlinger og årskonferansen og ved å følge opp etatens ansvarsområder i<br />
handlingsprogrammet.<br />
FUTUREBUILT (FUB)<br />
FutureBuilt er et 10-årig utviklingsprogram mellom Drammen, Bærum og Oslo kommuner, flere<br />
statlige organer og private aktører for å utvikle klimanøytrale, bygde forbildeprosjekter. Det<br />
tverretatlige samarbeidet om FutureBuilt i Oslo kommune er kommet godt i gang og styringsgruppen<br />
har vedtatt flere nye prosjekter og gitt innspill til utarbeidete verktøy og prosesser.<br />
Kommunen har ved årsskiftet <strong>2012</strong>/13 samarbeid med 20 prosjekter gjennom FutureBuilt. I <strong>2012</strong> er det<br />
inngått intensjonsavtaler med 5 nye prosjekter: Rehabiliteringsprosjekter i Grensesvingen 7 (Klif) og<br />
Biskop Gunnerius gate 14 (Postgirobygget), rehabilitering og nybygg på Ullerntunet bo- og<br />
servicesenter, den nye storbylegevakten ved Ullevål sykehus og innfillprosjektet Surley Wood i<br />
Hegdehaugsveien 25 er nye prosjekter hvor intensjonsavtale med FutureBuilt er inngått.<br />
Furuset er Oslo kommunes områdeprosjekt i FutureBuilt. Det har i løpet av året blitt jobbet med å<br />
utarbeide en områderegulering og et kvalitetsprogram for Furuset.<br />
STILLE OMRÅDER<br />
Kommunal handlingsplan mot støy 2008-2013 er videreført i <strong>2012</strong> i samarbeid med Bymiljøetaten.<br />
Etatene har i et felles prosjekt arbeidet med å utvikle veiledningsmateriell og verktøy for kartlegging,<br />
planlegging og tilrettelegging av gode lydlandskaper. Arbeidet vil bli ferdigstilt i 2013.<br />
OVERVANN OG GRØNN AREALFLATEFAKTOR (GAF)<br />
Fortetting og klimaendringer gir behov for å ivareta nedbør på en bedre måte i<br />
omgivelsesproduksjonen. Etaten har i <strong>2012</strong> deltatt i det tverretatlige samarbeidet om<br />
overvannshåndtering i Oslo. Prosjektet, koblet til Fremtidens byer, skal utvikle verktøy for å håndtere<br />
overvann i plan- og byggesaker<br />
OSLO DIGITALT<br />
Etaten avsluttet i <strong>2012</strong> hovedprosjektet ”Oslo digitalt” i samarbeid med 5 berørte etater (Vann- og<br />
avløpsetaten, Eiendoms- og byfornyelsesetaten, Bymiljøetaten, Byantikvaren og Kemnerkontoret).<br />
Formålet har vært å etablere felles plattform for arbeidet med geografisk informasjon for flere etater<br />
innenfor rammen av kommunens infrastruktur i form av kartinnsynsløsninger. Blant de viktigste<br />
resultatene er etablering av felles kartvisningstjenester som gir muligheter for enhetlig bruk i berørte<br />
virksomheter, og utarbeidelse av dokumentasjon som beskriver kartintegrasjon. Kommunens<br />
kvalitetssikrede kartdata kan således integreres når kartfunksjonalitet skal realiseres som del av<br />
kommunens nye intranettplattform. Det ble også gjennomført et eget prosjekt for<br />
informasjonssikkerhet.<br />
UNDERGRUNNSPROSJEKTET<br />
Prosjektets hensikt er å sikre bedre kunnskap og forvaltning av undergrunnen. Det ble i 2011<br />
gjennomført forprosjekt for avklaring av hovedprosjektets rammer. Forprosjektet ga oversikt over<br />
dagens kunnskap om, og bruk av, undergrunnen i Oslo. Forprosjektet hadde fokus på kartlegging av<br />
informasjon om undergrunn, juridiske bestemmelser om undergrunn, samt mulige verktøy for styring<br />
av aktiviteten i undergrunnen. Forprosjektets gjennomgang viser at dagens lovverk ikke er tilstrekkelig<br />
for at kommunen kan oppnå en helhetlig styring av tiltak i undergrunn. Myndighetsutøvelsen framstår<br />
også fragmentert. Det ble i <strong>2012</strong> vedtatt oppstart av et flerårig hovedprosjekt for ”Økt kunnskap om og<br />
24
styrket forvaltning av undergrunnen i Oslo” basert på rapport utarbeidet i forprosjektet. <strong>Plan</strong>lagt<br />
oppstart er første tertial 2013.<br />
RESTANSEPROSJEKTET FOR RYDDING OG ARKIVERING AV ANALOGE SAKER<br />
Prosjektet er et ledd i etatens omstillingsprosess med innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling<br />
fra 2006. Siden oppstarten av prosjektet i februar 2007 har rundt 22 500 saker blitt arkivert. I <strong>2012</strong><br />
rundet prosjektet en viktig milepæl hvor antall ikke-arkiverte saker totalt er redusert til under 20 000.<br />
<strong>Plan</strong>lagt avslutning for prosjektet er 2015.<br />
Dette arbeidet gir også betydelig merverdi for etatens saksbehandlere og brukere i forhold til raskere<br />
gjenfinning, bedre kvalitet og tilgjengelighet på opplysninger i sakene.<br />
BEREDSKAP<br />
Beredskapsplan for etaten ble vedtatt i mai <strong>2012</strong>. Det er inngått avtale med annen kommunal etat om å<br />
kunne etablere kriseledelsen der hvis det oppstår situasjoner som fører til at denne må etableres utenfor<br />
etatens egne lokaler.<br />
OSLOMODELL<br />
Etaten har i <strong>2012</strong> arbeidet med å utvikle en Oslo-tilpasset modell for bruk av plan- og bygningslovens<br />
planverktøy og prosesser. Målet er å forenkle etatens arbeidsprosesser samtidig som tiltakshavers og<br />
berørte parters interesser sikres. Innspill fremkommet i løpet av arbeidet videreføres/testes i noen<br />
pågående planoppgaver (for eksempel Kommneplan 2013, Vollebekk, Kjelsrud, prosess for IP/PI).<br />
25
3. SAMMENLIGNING AV BUDSJETT OG REGNSKAP<br />
3.1 Driftregnskap<br />
Driftsregnskap for kap. 609 <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
Beløp i hele tusen<br />
I II III IV V<br />
Artsgrupper<br />
Regnskap<br />
<strong>2012</strong><br />
Dok. 3<br />
<strong>2012</strong>*<br />
Regulert<br />
bud. <strong>2012</strong><br />
Regnskap<br />
2011<br />
Avvik <strong>2012</strong><br />
(III-I)<br />
000-099 Lønn og sosiale utgifter 314 523 299 207 311 502 291 047 -3 021<br />
100-299 Kjøp av varer og tjenester<br />
som inngår i komm.tj.produksjon 56 745 12 555 64 013 52 626 7 268<br />
300-399 Kjøp av tjenester som<br />
erstatter komm.tj.produksjon 25 089 34 038 25 100 27 186 11<br />
400-499 Overføringsutgifter 15 201 18 134 19 737 24 473 4 536<br />
500-599 Finansutgifter og<br />
finanstransaksjoner 7 612 0 1 000 6 526 -6 612<br />
Sum driftsutgifter 419 170 363 934 421 352 401 858 2 182<br />
600-699 Salgsinntekter -184 989 -167 568 -183 990 -173 314 999<br />
700-799 Overføringsinntekter med<br />
krav til motytelse -47 480 -18 914 -54 643 -47 407 -7 163<br />
800-899 Overrøringsinntekter uten<br />
krav til motytelse -3 211 0 0 -230 3 211<br />
900-999 Finansinntekter og<br />
finanstransaksjoner -6 559 0 0 -4 992 6 559<br />
Sum driftsinntekter -242 239 -186 482 -238 633 -225 943 3 606<br />
Kapitlets nettoresultat 176 931 177 452 182 719 175 915 5 788<br />
* Bystyret vedtar kun sum driftsutgifter, sum driftsinntekter og nettoresultat pr. kapittel, jf. Dok 3.<br />
Etaten prioriterte også i <strong>2012</strong> å håndtere en meget høy saksinngang på byggesaksfeltet og å overholde<br />
lovpålagte saksbehandlingsfrister. Enkelte interne utviklingsprosjekter ble av denne grunn forsinket og<br />
bidro dermed til årets mindreforbruk av ordinære driftsmidler som endte kr 1,1 mill. under justert<br />
budsjett, der også overførte ordinære midler fra 2011 til <strong>2012</strong> på kr 3,4 mill. inngikk.<br />
Av regnskapsoversikten fremgår at etaten innfridde forutsetningen om økt selvfinansiering gjennom<br />
nytt gebyrregulativ, ved at salgsinntektene i <strong>2012</strong> ble kr 11,7 mill. høyere enn året før.<br />
26
Følgende budsjettjusteringer har funnet sted i <strong>2012</strong>:<br />
Artsgrupper<br />
Dok. 3<br />
<strong>2012</strong><br />
vedtatt<br />
BYS/B<br />
YR<br />
*vadm<br />
0101<br />
vadm<br />
0201/0202<br />
vadm<br />
0302/0501<br />
vadm<br />
0502/0503<br />
vadm<br />
0601/0602<br />
vadm<br />
0801<br />
vadm<br />
0902/0903<br />
vadm<br />
1002<br />
Regulert<br />
bud. <strong>2012</strong><br />
000-099 Lønn<br />
og sos. utgifter 299 207 3 461 5 090 951 850 383 1 560 311 502<br />
100-299 Kjøp<br />
av v/tj 12 555 1 806 43 076 149 219 5 100 1 918 -960 150 64 013<br />
300-399 Kjøp<br />
av tj som erst<br />
komm.tj. 34 038 -8 938 25 100<br />
400-499<br />
Overføringsutgifter<br />
18 134 1 274 1 351 37 440 -500 20 737<br />
Sum<br />
driftsutgifter 363 934 6 541 40 579 1 137 1 069 5 540 1 918 383 100 150 421 352<br />
600-699<br />
Salgsinntekter -167 568 -15 322 -1 100 -183 990<br />
700-799<br />
Overf.innt.<br />
(refusjoner) -18 914 -1 274 -25 257 -37 -1 069 -5 540 -1 918 -383 -100 -150 -54 643<br />
Sum<br />
driftsinntekter -186 482 -1 274 -40 579 -1 137 -1 069 -5 540 -1 918 -383 -100 -150 -238 633<br />
Kapitlets<br />
nettoresultat 177 452 5 267 0 0 0 0 0 0 0 0 182 719<br />
*"vadm0101" viser etatens artsgruppe-endringer ved budsjettinnleggelsen i fht dok3<br />
3.2 Investeringsregnskap<br />
Investeringsregnskap for kap. 609 <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
Beløp i hele tusen<br />
I II III IV V<br />
Regnskap<br />
<strong>2012</strong><br />
Dok. 3<br />
<strong>2012</strong>*<br />
Regulert<br />
bud. <strong>2012</strong><br />
Regnskap<br />
2011<br />
Avvik <strong>2012</strong><br />
(III-I)<br />
Artsgrupper<br />
000-099 Lønn og sosiale utgifter<br />
100-299 Kjøp av varer og tjenester<br />
som inngår i komm.tj.produksjon 4310 6000 7980 6299 3670<br />
300-399 Kjøp av tjenester som<br />
erstatter komm.tj.produksjon<br />
400-499 Overføringsutgifter 1054 0 704 1534 -350<br />
500-599 Finansutgifter og<br />
finanstransaksjoner<br />
Sum finansieringsbehov 5364 6000 8684 7833 3320<br />
600-699 Salgsinntekter<br />
700-799 Overføringsinntekter med<br />
krav til motytelse<br />
800-899 Overrøringsinntekter uten<br />
krav til motytelse<br />
900-999 Finansinntekter og<br />
finanstransaksjoner -1054 -1000 -704 -1534 350<br />
Sum finansiering -1054 -1000 -704 -1534 350<br />
Netto finansieringsbehov 4310 5000 7980 6299 3670<br />
* Bystyret vedtok sum utgifter (sum finansieringsbehov), sum inntekter (sum finansiering) og resultat (netto<br />
finansieringsbehov) pr. kapittel<br />
Investeringsaktiviteten på IKT-området er utover i <strong>2012</strong> holdt noe tilbake da etaten ser behov for større<br />
investeringer i en relativt nær tidshorisont.<br />
27
3.3 Investeringsregnskap på prosjektnivå<br />
Investeringsregnskap på prosjektnivå<br />
Investeringsprosjekter for kap. 609 <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
I II III IV V VI VII VIII IX X<br />
Prosjektnavn<br />
Prosjektnummer<br />
Artsgruppe<br />
Bystyrevedtatt<br />
ferdig<br />
(kv/år)<br />
Faktisk/<br />
forventet<br />
ferdig<br />
(kv/år)<br />
Dok 3<br />
<strong>2012</strong><br />
Regulert<br />
budsjett<br />
<strong>2012</strong> (inkl.<br />
y.disp- fra<br />
2011)<br />
Regnskap<br />
<strong>2012</strong><br />
Avvik<br />
(VII-VIII)<br />
IKT-utstyr 10601901 000-599 løpende 6 000 8 684 5 363 3 321<br />
Sum kap. 609 6 000 8 684 5 363 3 321<br />
Kommentarer/årsak til<br />
avvik<br />
3.4 Noter i regnskapet<br />
Følgende noter er hentet fra årsregnskapet <strong>2012</strong> og tas med til orientering:<br />
Note 1 Anvendte regnskapsprinsipper og vurderingsregler<br />
Etatens regnskap er utført etter kommuneloven § 48 og regnskapsforskriften §8. og er i<br />
overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk.<br />
Reguleringssaker: Gebyrberegning og fakturering skjer når etaten mottar komplett planforslag etter<br />
behandling av planinitiativ og planskisse. Dette innebærer at inntektsføring skjer når 45-50 % av<br />
arbeidet er utført.<br />
Note 2 Vesentlige poster<br />
Etatens regnskapsposter er gjennomgått og vurdert. Etaten har ikke vesentlige poster i<br />
regnskapet for <strong>2012</strong>.<br />
Note 3 Vesentlige transaksjoner<br />
Etatens regnskapsposter er gjennomgått og vurdert. Etaten har ikke vesentlige transaksjoner i<br />
regnskapet for <strong>2012</strong>.<br />
28
Note 11 Særskilte øremerkede midler<br />
Bruk av særskilt øremerkede midler som ble overført fra 2011 til <strong>2012</strong>:<br />
Kap. Prosjekt Prosjekt Gruppe Grunnlag Reg. bud. Regnskap Avvik<br />
609 26090004 Fjordbyen 2 Dok3 2011 5 263 4 627 637<br />
609 26090007 Bjørvika 2 Dok3 2011 4 814 4 742 72<br />
609 26090020 FutureBuilt 2 Dok3 2011 3 448 3 448 0<br />
609 26090021 Undergrunnsprosjektet 2 Dok3 2011 1 000 321 679<br />
SUM GR. 2 14 525 13 138 1 388<br />
609 36090007 Hovedveiprosjektet 1 OP3 0 0 0<br />
609 36090009 B-delen i KomGAB 1 4 0 4<br />
609 36090011 Områdeplan for Ensjø 1 53 50 3<br />
609 36090016 Bokvalitet 1 177 69 108<br />
609 36090025 Barnehageprosjektet 1 131 131 0<br />
609 36090028 Fagprogrammet Husbanken 1 51 50 1<br />
609 36090029 Grorud stasjonsområde 1 1 686 1 695 -9<br />
609 36090032 OU-midler 1 36 -103 139<br />
609 36090033 BBS, kunst og kultursti 1 7 7 0<br />
609 36090035 Oslotrender 2009 1 59 1 58<br />
609 36090036 BBS, Mitt mod. kulturminne, Husbanken 1 4 4 0<br />
609 36090037 BBS, Alnabru/Breivoll, Husbanken 1 143 143 0<br />
609 36090038 Nytt dobbeltspor Oslo-Ski, planarbeid 1 0 0 0<br />
609 36090039 Furuset bekkeåpning 1 Groruddalspr. 0 -115 115<br />
SUM GR. 1 2 351 1 932 419<br />
609 TOTALSUM 16 876 15 070 1 807<br />
Bruk og overføring av særskilt øremerkede midler fra <strong>2012</strong> til 2013:<br />
Kap. Prosjekt Prosjekt Gruppe Grunnlag Reg. bud. Regnskap Avvik<br />
609 26090004 Fjordbyen 2 Dok3 <strong>2012</strong> 4 746 4 177 569<br />
609 26090007 Bjørvika 2 Dok3 <strong>2012</strong> 3 647 1 918 1 729<br />
609 26090020 FutureBuilt 2 Dok3 <strong>2012</strong> 2 023 1 960 63<br />
609 26090021 Undergrunnsprosjektet 2 Dok3 2011 679 0 679<br />
SUM GR. 2 11 095 8 055 3 040<br />
609 36090007 Hovedveiprosjektet 1 OP3 27 27 0<br />
609 36090008 Hovedveiprosjektet II 1 OP3 38 38 0<br />
609 36090009 B-delen i KomGAB 1 4 0 4<br />
609 36090011 Områdeplan for Ensjø 1 3 3 0<br />
609 36090016 Bokvalitet 1 108 108 0<br />
609 36090025 Barnehageprosjektet 1 36 -176 212<br />
609 36090029 Grorud stasjonsområde 1 -9 -9 0<br />
609 36090032 OU-midler 1 139 0 139<br />
609 36090035 Oslotrender 2009 1 58 58 0<br />
609 36090038 Nytt dobbeltspor Oslo-Ski, planarbeid 1 8 8 0<br />
609 36090039 Furuset bekkeåpning 1 115 18 97<br />
609 36090040 Futurebuilt-sekretariatet 1 Avtale m/NAL 0 -297 297<br />
609 36090041 Områdeløft Stovner - samarbeidsprosjekt 1 Husbanken 0 -273 273<br />
609 36090042 Kollektivknutepunkt Oslo S (plansamarb.) 1 Jbv. m. fl. 0 -349 349<br />
609 36090043 Regionalt plansamarbeid Oslo-Akershus1 Avtale AFK 0 -225 225<br />
SUM GR. 1 527 -1069 1596<br />
609 TOTALSUM 11 622 6 986 4 636<br />
Merknad: Hovedveiprosjektet omfatter både prosjektnummer 36090007 og 36090008. Prosjektet ble<br />
splittet i <strong>2012</strong> pga tilhørighet til to ulike avdelinger/koststeder i PBE.<br />
29
4. SÆRSKILT RAPPORTERING<br />
4.1 Tiltak for å forbedre service overfor brukerne<br />
FORENKLE OG FOKUSERE<br />
Det gjennomføres kontinuerlig større og mindre tiltak med sikte på å forenkle og fokusere arbeid. For<br />
<strong>2012</strong> kan følgende nevnes:<br />
- Høsten <strong>2012</strong> har etaten tatt i bruk nytt telefonisystem. Ved årsskiftet er det fortsatt noe<br />
gjenstående arbeid med hensyn til funksjonalitet og driftsstabilitet. Når leveransen er ferdigstilt<br />
vil det være tilrettelagt for at etatens brukere enklere kan komme i kontakt med saksbehandlere<br />
blant annet ved at det kan legges igjen talemeldinger.<br />
- Etaten arbeider med ulike tiltak for ytterligere å tilrettelegge og tilgjengeliggjøre informasjon og<br />
dokumentasjon i saker. Dette gjøres blant annet ved å videreutvikle saksinnsynsløsningen på<br />
internett som ble lansert i 2008.<br />
- Etatens kartbestillingstjeneste på nett har åpnet en midlertidig løsning for oversendelse av<br />
reguleringskart i pdf-format.<br />
- Det er utarbeidet nye veiledere og etablert nye rutiner for saksbehandlingen av<br />
dispensasjonssøknader etter veglovens § 29.<br />
- Som et ledd i arbeidet med å øke servicegraden sendes vedtak i byggesaker også på e-post.<br />
- Digitaliseringen av etatens mikrofichearkiv ble for alvor påbegynt i 2011. Ved utgangen av <strong>2012</strong><br />
er nesten en tredjedel av arkivet digitalisert, og vil bli importert i saksbehandlingssystemet så fort<br />
som mulig. Bakgrunnen for prosjektet er først og fremst å gjøre arkivet lettere tilgjengelig for<br />
etatens kunder.<br />
- Etaten har gjennomført tiltak for å redusere saksbehandlingstiden for behandling av planinitiativ<br />
og innsendt plan. Blant annet er det avholdt et seminar med aktører i bransjen, og det har blitt<br />
jobbet med forenkling av prosesser og dokumenter. I november <strong>2012</strong> igangsatte etaten prosjektet<br />
Redesignet Innsendt <strong>Plan</strong>Prosess (RIPP), hvor målsetningen er vesentlig reduksjon av<br />
saksbehandlingstidene, og også å redusere tidsbruken for forslagsstiller.<br />
- Etaten har i <strong>2012</strong> i all hovedsak ved hjelp av lean som arbeidsmetodikk ferdigstilt pilotering av<br />
ny arbeidsmetode i byggesaksbehandling, og resultatene har vært positive. Målet med dette er å<br />
sikre økt brukertilfredshet og medarbeidertilfredshet gjennom å effektivisere og forenkle<br />
prosesser. Siste fase av evalueringen og arbeidet med å forberede implementering av denne<br />
arbeidsmåten for flere av etatens byggesaksbehandlere vil fortsette inn i 2013.<br />
- <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten ble høsten <strong>2012</strong> resertifisert som miljøfyrtårnbedrift.<br />
FOKUSERT VEILEDNING OG OPPLÆRING<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten jobber med å tilrettelegge for enklere bruk av etatens tjenester. For <strong>2012</strong> kan<br />
følgende nevnes:<br />
- Etaten ønsker å gi korrekt informasjon og relevant veiledning i alle ledd i plan- og<br />
byggesaksprosessen. Det å sikre enhetlig veiledning er en vedvarende utfordring.<br />
Kvalitetsstyringssystemet oppdateres og utvikles kontinuerlig. Det interne<br />
30
kompetansehevingstiltaket som skjer i form av månedlige gjennomganger av viktige fagtema<br />
innen plan – og byggesak er videreført i <strong>2012</strong>.<br />
- Konkrete kompetansehevingstiltak som servicesamtaler, tavlemøter, tett individuell faglig<br />
oppfølging og prosessgjennomganger for å styrke førstelinjens tekniske- og funksjonelle<br />
servicekvalitet, har effektivisert produksjonen. Dette har resultert i vesentlig kortere ventetid,<br />
både i skranke, på telefon og ved skriftlige henvendelser. Ventetiden er for store deler av året<br />
halvert sammenlignet med tilsvarende periode i 2011.<br />
- Etaten har arrangert informasjonsmøte for eiendomsmeglere. Dette for i større grad å<br />
imøtekomme brukernes ønsker om dialog, men også for å informere om etatens<br />
satsningsområder på elektronisk tilgjengeliggjøring av informasjon som Saksinnsyn 2 og ny<br />
kartbestillingstjeneste.<br />
- Etaten har også i <strong>2012</strong> gjennomført opplæring av ansvarlige søkere og andre aktører i bransjen.<br />
Det har blitt avholdt fire kurs med til sammen 240 deltakere i ”Komplett byggesak”. Kursene har<br />
vært fulltegnede og deltakerne har gitt gode tilbakemeldinger.<br />
- Etaten har i <strong>2012</strong> gjennomført en kartlegging av hvilke feil og mangler som oftest forekommer i<br />
byggesøknadene. En gjennomgående mangel er at tegningskvalitet og målsetting er for dårlig.<br />
Som følge av dette er det på etatens hjemmesider lagt ut veiledning med eksempler på hva som<br />
er tilfredsstillende tegningskvalitet og målsetting.<br />
- Til et utvidet Storbrukerforum inviterte <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten deltakere fra byggebransjen til å<br />
holde innlegg samt å delta på en workshop for å kartlegge hva som fungerer bra, hva som er<br />
mindre bra og mulige forbedringstiltak i forhold til byggesaksbehandlingen. Dette førte blant<br />
annet til opprettelsen av samhandlingsprosjektet Bedre byggesak (BBS-prosjektet), med<br />
målsetning om en bedre byggesaksprosess. Dette er et samarbeid mellom <strong>Plan</strong>- og<br />
bygningsetaten, Direktoratet for byggkvalitet (DIBK) og representanter fra bransjen, bl.a.<br />
Arkitektbedriftene, Rådgivende Ingeniørers Forening (RIF) og Norsk Eiendom.<br />
- Etaten har utviklet en rutine med å autorisere medarbeidere for behandling av saker som<br />
inneholder gradert informason.<br />
FORBEDRET INFORMASJON<br />
Det er stor offentlig oppmerksomhet omkring byutvikling og <strong>Plan</strong>- og bygningsetatens virksomhet.<br />
Etaten jobber også aktivt for å profilere og synliggjøre utvikling i hovedstaden. I <strong>2012</strong> ble blant annet<br />
følgende gjort:<br />
- Det var totalt 542 883 besøkende på etatens nettsider, i gjennomsnitt 1 483 pr. dag (tilsvarer 1<br />
besøk pr. minutt), og i alt 2 824 798 sidehenvisninger.<br />
- Etatens internettsider utvikles løpende med informasjon om etatens virksomhet, produkter og<br />
tjenester. Det er satt i gang et prosjekt for å omstrukturere nettsidene etter brukernes behov med<br />
utgangspunkt i bl.a. brukerundersøkelser og webstatistikk. Hensikten er blant annet at nettsidene<br />
gir lettere tilgjengelig informasjon og veiledning til brukerne, og er mer tilpasset deres behov.<br />
- Etaten har utvidet sin aktivitet på Facebook og Twitter. Etaten har 523 likere på Facebook og<br />
398 følgere på Twitter. Aktiviteten på sosiale medier har steget jevnt gjennom året.<br />
- Nettstedet Fjordbyen.com er oppdatert og videreutviklet.<br />
31
- På Sukkerbiten ved Operaen er en egen informasjonspaviljong om Fjordbyen under utvikling.<br />
Paviljongen skal etter planen åpne i mai 2013.<br />
- Etaten hadde hovedansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av Åpen dag i<br />
Bjørvika 26. august, i samarbeid med en rekke aktører i Bjørvika og øvrige organisasjoner.<br />
Rundt 10 000 personer deltok på de ulike arrangementene.<br />
- Etaten har deltatt på 4 karrieredager ved høyere utdanningsinstitusjoner.<br />
- Etaten har mottatt en rekke besøkende grupper fra inn- og utland med foredrag og/eller<br />
befaringer. Flere hundre henvendelser fra publikum og organisasjoner er besvart.<br />
- Om lag 200 henvendelser fra media er besvart. Etaten har hatt ca. 35 egne initiativ og utspill mot<br />
media om aktuelle saker. I tillegg har etaten svart på avisoppslag og gitt kommentarer og<br />
intervjuer i dagspresse og radio/tv.<br />
4.2 Saksbehandlingstid<br />
I) Etaten bestreber seg å følge forvaltningslovens § 11 a, samt plan-og<br />
bygningslovens bestemmelser om planbehandling, f. eks. § 12-11 (12 uker),<br />
samt samme lovs bestemmelser om byggesaksbehandling, f. eks. §§ 21-7 og 21-8 med<br />
tilhørende forskrifter.<br />
Saksbehandlingstiden er ikke overholdt for alle typer saker i <strong>2012</strong>. Det henvises til<br />
avviksforklaringer i kap. 2.2.<br />
Lov om eiendomsregistrering (Matrikkelloven) § 35 og Matrikkelforskriftens § 18 gir en frist i<br />
saker som krever oppmålingsforretning på 16 uker.<br />
II)<br />
III)<br />
Etaten sender ut foreløpig svar og i etatens mottattbrev anslås forventet saksbehandlingstid.<br />
Dette gjelder byggesaker og måle-/delesaker. Fremdriften i saksbehandlingstiden kan følges på<br />
etatens nettsider under Saksinnsyn.<br />
Etaten benytter porteføljelister fra sitt rapporteringssystem i DocuLive for oppfølging av<br />
tidsfrister og forfallslister.<br />
IV) Etaten har ikke hatt gjennomgang av saksbehandlingstider fra Kommunerevisjonen i <strong>2012</strong>.<br />
4.3 Tilgjengelighet for mennesker med funksjonshemming<br />
Områder fra handlingsplanen<br />
Har virksomheten informert og skolert<br />
sine berørte ansatte om<br />
diskriminerings- og<br />
tilgjengelighetsloven<br />
Har virksomheten utarbeidet<br />
handlingsplan for mennesker med<br />
funksjonshemming<br />
Er det utarbeidet konkrete tiltak på<br />
handlingsplanens stasingsområder<br />
Ja/nei<br />
Nei<br />
Ja<br />
Ja<br />
Det er utarbeidet konkrete tiltak på handlingsplanens satsningsområder i etatens IA-handlingsplan<br />
under delmål 2.<br />
32
4.4 Tiltak i Oslo kommunes folkehelseplan<br />
Bystyret vedtok 03.05.2006, sak 160, ny folkehelseplan for Oslo. Folkehelseplanen har 7<br />
innsatsområder. Etaten har kun oppgaver innen innsatsområde 1.<br />
1. Innsatsområde fysisk aktivitet og fysisk planlegging.<br />
Delmål: Andel fysisk aktivitet skal økes.<br />
Etaten utarbeider plansaker der det legges vekt på tilrettelegging for fysiske aktiviteter og rekreasjon<br />
som sykkelveier, turveier, idrettshaller, friområder og grøntplaner. I behandling av private, innsendte<br />
reguleringsplaner legges også vekt på å sikre gode felles utearealer.<br />
For <strong>2012</strong> kan det særskilt nevnes at Helseetaten har utarbeidet forslag til Folkehelseplan for Oslo 2013-<br />
2016. Denne er oversendt til politisk behandling og forventes behandlet i bystyret tidlig på nyåret<br />
2013. <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har deltatt i arbeidet med Folkehelseplanen for å sikre samsvar med<br />
planstrategi og planprogram for kommuneplan 2013, vedtatt i bystyret 26.09.<strong>2012</strong>, på relevante<br />
områder.<br />
4.5 Likestilling og mangfold<br />
Tilstandsrapportering likestilling<br />
Tilstandsrapport likestilling, deltid og fravær<br />
Heltid<br />
Deltid<br />
Midlertidig<br />
ansatte<br />
Fravær pga.<br />
foreldrepermisjon<br />
Personalpolitisk<br />
tiltak<br />
Totalt i virksomheten<br />
(N) 346 58 48<br />
Desember <strong>2012</strong>:<br />
180,2 dagsverk<br />
Seniorpolitisk<br />
tiltak, 8 personer<br />
Kjønn M % K% M % K% M % K% M % K% M % K %<br />
<strong>2012</strong> 49 51 41 59 44 56 12 88 37,5% 62,5 %<br />
2011 * 41 45 5 9 6 8 1,2 1,4<br />
Kommentar til tabell:<br />
*I årsberetning 2011 er prosentandelen beregnet i forhold til totalt antall ansatte i etaten, mens<br />
rapporten fra HR-systemet for <strong>2012</strong> beregner prosent av antall ansatte i de ulike kategoriene.<br />
Fravær pga foreldrepermisjon er beregnet i dagsverk for <strong>2012</strong>, mens det i 2011 ble telt antall personer<br />
som hadde foreldrepermisjon (22 av 414) uten hensyn til lengde og gradering på fraværet. En direkte<br />
sammenligning av tallene i denne tabellen er derfor ikke hensiktsmessig.<br />
Tallmaterialet for <strong>2012</strong> viser at kjønnsbalansen ved heltid er tilnærmet lik, mens kvinneandelen er 18<br />
% prosent høyere ved deltid. I kategorien midlertidig ansatte finner vi både vikariater og midlertidige<br />
prosjektstillinger. Også blant de midlertidige ansatte er det en høyere andel kvinner. En høyere<br />
kvinneandel blant midlertidig ansatte og deltidsansatte finner vi også i 2011.<br />
Fravær pga foreldrepermisjon for <strong>2012</strong> er hentet fra rapport HR1100. Den viser kun tall for desember<br />
og gir kun et øyeblikksbilde, som ikke er representativt for hele <strong>2012</strong>. En kontrollspørring i HRsystemet<br />
på fraværskoder for foreldrepermisjon for hele <strong>2012</strong> viser at det er registrert 1241,2 dagsverk,<br />
hvorav 267 dagsverk er registrert på fedrekvote. Disse tallene gir en fordeling på hhv 22 % for menn<br />
og 78 % for kvinner for fravær pga foreldrepermisjon.<br />
33
Personalpolitiske tiltak<br />
Etaten har iverksatt personalpolitiske tiltak for å beholde seniorer lengst mulig, jfr. IA-handlingsplanen<br />
delmål 3. Ett av tiltakene som er gjennomført, er å innvilge økt lønn for særskilt produktive og<br />
kvalifiserte medarbeidere i alderen 62-65 år. Administrative lønnsvedtak, som seniortiltak, ble i <strong>2012</strong><br />
gitt til 5 kvinner og 3 menn.<br />
<strong>2012</strong><br />
Kjønnsbalanse<br />
Lønnsbalanse<br />
Kategori<br />
Totalt i virksomheten<br />
Menn<br />
%<br />
Kvinner<br />
%<br />
Total<br />
(N)<br />
Menn<br />
(kr)<br />
Kvinner<br />
(kr)<br />
Kvinner<br />
andel<br />
av menn %<br />
<strong>2012</strong> 52 48 458 42169 40200 95 %<br />
Toppleders ledergruppe<br />
inkl toppleder<br />
SJIKT I - enhetsleder,<br />
spesialkonsulent II,<br />
sjefsingeniør/arkitekt<br />
SJIKT II, seniornivå og<br />
fagkonsulent<br />
SJIKT III,<br />
prosjektingeniør/arkitekt<br />
<strong>2012</strong> 41 59 17 69725 66386 95 %<br />
<strong>2012</strong> 58 42 116 47099 47550 101 %<br />
<strong>2012</strong> 52 48 113 42059 40314 96 %<br />
<strong>2012</strong> 49 51 166 33828 32438 96 %<br />
SJIKT IV, konsulentnivå <strong>2012</strong> 46 54 44 31390 28676 91 %<br />
Kommentar til tabell:<br />
Tall fra <strong>2012</strong> viser at antall kvinner og menn er ganske jevnt fordelt totalt i virksomheten. Kvinners<br />
andel av menns lønn er 95 %.<br />
I toppleders gruppe utgjør kvinner 59 % av totalt antall, men også her er kvinners andel av menns lønn<br />
95 %.<br />
I sjikt 1 (stillingskoder 0046, 0195, 0234, 0291, 0296) utgjør menn 58 % av totalt antall og her utgjør<br />
kvinners lønn 101 % av menns lønn.<br />
I sjikt 2 (stillingskoder 0044, 0045,0135, 0158, 0292, 0228) er kjønnsbalansen tilnærmet lik, og<br />
kvinners lønn utgjør 96% av menns lønn. Det samme gjelder for sjikt 3 (stillingskode 0036, 0043,<br />
0049, 0134, 0141, 0819).<br />
I sjikt 4 (stillingskoder 0026, 0035, 0041, 0048, 0211) utgjør kvinneandelen 54 % og det er her vi<br />
finner den største lønnsforskjellen mellom kvinner og menn. Her utgjør kvinners andel av menns lønn<br />
91 %.<br />
Tall fra 2011 er ikke lagt inn i tabellen over, da tallene ikke er sammenlignbare. Tabellen fra<br />
årsberetningen 2011 er bygd på tallmateriale fra Datavarehuset (NLP-rapport 1120) hvor<br />
beregningsgrunnlaget av totalt antall ansatte i virksomheten avviker fra beregningene i HR-systemets<br />
rapport HR 1098. Det er derfor uhensiktsmessig å sammenligne <strong>2012</strong> med 2011.<br />
34
2011 - 2010<br />
Kategori<br />
Totalt i virksomheten<br />
Toppleders ledergruppe inkl<br />
toppleder<br />
SJIKT I - enhetsleder,<br />
spesialkonsulent II,<br />
sjefsingeniør/arkitekt<br />
SJIKT II, seniornivå og<br />
fagkonsulent<br />
Kvinner<br />
%<br />
Menn<br />
%<br />
Total<br />
(N)<br />
Kvinner<br />
(kr)<br />
Menn<br />
(kr)<br />
Kvinner<br />
andel<br />
av menn<br />
2011 55,5 44,5 559 436559 451959 96,6 %<br />
2010 56,6 43,4 540 417663 436159 95,8 %<br />
2011 50 50 17 677972 669052 101,3 %<br />
2010 47,6 52,4 24 651645 617150 105,6 %<br />
2011 51,1 48,9 93 527772 535462 98,6 %<br />
2010 50 50 89 504575 512266 98,5 %<br />
2011 53,8 46,2 226 452064 463669 97,5 %<br />
2010 54,2 45,8 202 439782 451707 97,4 %<br />
SJIKT III,<br />
2011 62,2 37,6 201 392227 400335 98 %<br />
prosjektingeniør/arkitekt 2010 65,2 34,8 167 384116 383790 100,1 %<br />
2011 57,5 42,5 83 338286 333051 101,6 %<br />
SJIKT IV, konsulentnivå 2010 61,2 38,8 90 327514 326261 100,4 %<br />
Likestillingstiltak<br />
LIKESTILLINGSTILTAK<br />
Har virksomheten mål som ivaretar likestilling<br />
og mangfold*<br />
Ja<br />
Nei<br />
Gi en kort redegjørelse for et tiltak,<br />
hvorfor det er satt i gang,<br />
målsettingen, tidsplan og hva som<br />
er status. Dersom det ikke er satt<br />
mål på områdene skal det også<br />
redegjøres for dette.<br />
I rekrutteringsprosesser<br />
I tilknytning til opplæring og<br />
kompetanseutvikling<br />
I arbeidet mot trakassering/diskriminering<br />
Ja<br />
Nei<br />
Nei<br />
Tiltak er innarbeidet i<br />
ansettelsesrutiner. Ny standardtekst i<br />
stillingsannonser. Viser for øvrig til<br />
pkt.4.3<br />
Diskriminering<br />
Har virksomheten en overordnet plan for<br />
tilrettelegging av tjenestetilbud til en etnisk<br />
mangfoldig befolkning<br />
Hvis ja, beskriv kort hvilke områder eller tjenestesektorer dette gjelder<br />
Ja<br />
Nei<br />
Nei<br />
Har virksomheten benyttet<br />
brukerundersøkelser i arbeidet med å<br />
tilrettelegge tjenester<br />
Ja<br />
35
Har virksomheten konsultert<br />
innvandrerorganisasjoner e.l. i arbeidet med<br />
å tilrettelegge tjenester<br />
Har virksomheten gjennomført tiltak som gir<br />
ansatte økt innsikt i eller opplæring om<br />
mangfoldspørsmål<br />
Nei<br />
Nei<br />
Har virksomheten tilpassete og tilrettelagte<br />
tjernestetilbud for disse gruppene<br />
Hvis ja, gjelder dette<br />
Informasjonstiltak<br />
(oversettelse, tolk, o.l.)<br />
Minoritetsrådgivere,<br />
linkarbeidere o.l.<br />
Samarbeid med frivillige<br />
aktører<br />
Tilpasninger til brukernes tro<br />
og livssyn<br />
Ja<br />
Ja<br />
Har virksomheten utviklet måter å<br />
tilrettelegge tjenester som har vært vellykket<br />
(eksempler på best practice)<br />
Beskriv kort<br />
Etaten har medarbeidere med ulik etnisk bakgrunn og har utarbeidet en tolkeliste til bruk i<br />
kundebehandling. Det kan gis bistand på 28 språk.<br />
Andre kommentarer<br />
Det er utarbeidet noe informasjonsmateriell på engelsk.<br />
Ja<br />
4.6 Rapportering innen HR-området og helse- miljø og sikkerhet (HMS)<br />
Medarbeiderundersøkelse<br />
Medarbeiderundersøkelsen ”Bedre kommune”<br />
Resultat<br />
<strong>2012</strong><br />
Gjennomsnittlig medarbeidertilfredshet<br />
4,5 4,4<br />
Svarprosent på medarbeiderundersøkelsen<br />
91 85<br />
Svarprosent på gjennomførte<br />
medarbeidersamtaler 97,6 93,2<br />
Resultat<br />
2011 Kommentar<br />
Medarbeidertilfredsheten økte fra 4,4 til 4,5 og svarprosenten var høyere enn året før.<br />
Antall gjennomførte medarbeidersamtaler er økt fra 2011 til <strong>2012</strong>.<br />
36
Helse, miljø og sikkerhet (HMS), herunder IA-avtalen, sykefravær og arbeidstid<br />
HMS<br />
MÅL Ja Nei Kommentarer<br />
Er det fastsatt egne mål på HMS-området<br />
Ja<br />
På hvilke lovområder er det fastsatt HMS-mål<br />
(arbeidsmiljø, brannsikkerhet, el-sikkerhet,<br />
produktkontroll eller ytre mål)<br />
Hvis det ikke er fastsatt på disse områdene; hvorfor<br />
Arbeidsmiljø, brann, el og<br />
ytre miljø<br />
Har ingen HMS-mål for<br />
produktkontroll<br />
Med utgangspunkt i målformuleringene, er det<br />
utarbeidet tiltaksplaner/handlingsplaner<br />
Er handlingsplaner/tiltaksplaner innpasset i de årlige<br />
budsjetter og økonomiplaner<br />
Ja<br />
Ja<br />
RISIKOVURDERINGER<br />
Er det gjennomført risikovurderinger innen HMS<br />
Ja<br />
Er det iverksatt tiltak for å redusere risiko<br />
Ja<br />
REVISJON<br />
Er det gjennomført internt tilsyn (systemrevisjon,<br />
verifikasjoner) i egen virksomhet for å sikre at HMSsystemet<br />
fungerer som forutsatt (Det spørres ikke<br />
om det har vært gjort endringer - revisjon i eget<br />
HMS-system)<br />
HMS-opplæring<br />
Nei<br />
Er det gjennomført opplæring el. vedlikehold av<br />
opplæring for ledere i linjen i løpet av <strong>2012</strong><br />
Er det gjennomført opplæring av nytilsatte i løpet av<br />
<strong>2012</strong><br />
Ja<br />
Ja<br />
37
IA-avtalen<br />
Endring i %-<br />
Sykefravær i<br />
% 2010 2011 <strong>2012</strong><br />
poeng 2011-<br />
<strong>2012</strong><br />
Menn 5,12 6,15 5,39 -0,76<br />
Kvinner 7,47 7,73 7,24 -0,49<br />
Totalt 6,42 7,02 6,35 -0,67<br />
Det er knyttet usikkerhet til sykefraværstallene for <strong>2012</strong>. Stikkprøvekontroll viser at ikke alt registrert<br />
sykefravær inkluderes i HR-rapport DPS0010, noe som ifølge HR forvaltning kan skyldes feil ved<br />
konvertering av data fra NLP til HR-systemet. Det er grunn til å anta at sykefraværet er noe høyere enn<br />
angitt for <strong>2012</strong>.<br />
Delmål i IA-avtalen Ja Nei Kommentar<br />
Delmål 1. Har virksomheten oppdaterte mål og<br />
tiltaksplaner i forhold til sykefravær<br />
Delmål 2. Har virksomheten oppdaterte mål og<br />
tiltaksplaner for å ansette personer med nedsatt<br />
funksjonsevne<br />
Delmål 3. Har virksomheten oppdaterte mål og<br />
tiltaksplaner for å øke avgangsalder for pensjonering<br />
blant ansatte.<br />
Det er utarbeidet generelle aktivitetsmål, samt resultatmål og aktivitetsmål (tiltak) for de tre delmålene<br />
i avtalen.<br />
Det er gjennomført to partssammensatte IA-møter, hvor mål og tiltak gjennomgås og planen revideres.<br />
I tillegg er det utpekt en IA-gruppe bestående av representanter for ledelsen, personalenheten,<br />
tillitsvalgte og vernetjenesten.<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Oppfølging av IA-avtalens delmål<br />
Delmål 1<br />
- De lovpålagte kravene om oppfølgingsplan etter 4 ukers sykefravær og dialogmøte etter 7<br />
ukers sykefravær følges opp løpende. Etaten er ikke ilagt gebyrer fra NAV for manglende<br />
oppfølgingsplaner.<br />
- Systematisk oppfølging av egenmeldt og mulig arbeidsrelatert sykefravær følges opp og<br />
rapporteres årlig til AMU.<br />
- I februar gjennomførte etaten et nikotinavvenningskurs.<br />
- I september iverksatte etaten et prosjekt for oppfølging av gravide med trekantsamtaler mellom<br />
den gravide, leder med personalansvar og jordmor.<br />
- I september og oktober <strong>2012</strong> ble det gjennomført to grupper med generell veiledning og to<br />
grupper med veiledning for personer med muskel- og skjelett plager.<br />
- I november ble det gjennomført ergonomiforedrag med bedriftsfysioterapeut<br />
Delmål 2<br />
- I fjerde kvartal påbegynte etaten et arbeid for å kartlegge og systematisere bruk av IA-plasser.<br />
Arbeidet fortsetter i 2013.<br />
- Det er gitt intern opplæring til ledere i rekrutteringsprosessen<br />
- Kurstilbud fra NAV formidles på e-post til ledere, tillitsvalgte og vernetjeneste.<br />
38
Delmål 3<br />
Etter gjennomføring av spørreundersøkelse i 4.kvartal 2011, ble etatens seniorpolitikk revidert og<br />
inneholder følgende tiltak for <strong>2012</strong>:<br />
- Det kan innvilges økt lønn på inntil 40 000,- for særskilt produktive og kvalifiserte<br />
medarbeidere i alderen 62-65 år.<br />
- Seniorer (+55) kan trene inntil tre timer pr uke i arbeidstida.<br />
- En ekstra fridag/ velferdspermisjonsdag pr. år fra fylte 60 (maks 9 dager)<br />
- Det skal tilrettelegges for mentor- rådgiverroller for seniormedarbeidere som ønsker redusert<br />
arbeidspress/ansvar.<br />
- Hjemmekontor tilbys som alternativ til uttak av gradert AFP<br />
- Mulighet for uttak av gradert AFP der dette er mulig og hensiktsmessig<br />
- Ett års angrefrist for uttak av AFP (selektivt tiltak)<br />
Arbeidstid<br />
ARBEIDSTID<br />
Virksomhetene skal opplyse om:<br />
Overtid - aml § 10-6 Ja Nei Ikke aktuelt Kommentarer<br />
Har virksomheten etablert internkontrollsystem<br />
som kan avdekke om arbeidstiden ved<br />
overtidsarbeid overstiger 13 timer i løpet av 24<br />
timer<br />
Hvis ja, har internkontrollsystemet avdekket avvik i<br />
<strong>2012</strong><br />
Hvis ja, kommenter hvordan dette er fulgt opp.<br />
Ja<br />
Ja<br />
Obligatoriske<br />
drøftingsmøter ved bruk av<br />
overtid. Manuell<br />
gjennomgang av<br />
overtidslister månedlig.<br />
Kvartalsvis gjennomgang i<br />
AMU<br />
Avvik tas opp med leder og<br />
behandles i AMU<br />
Arbeidsfri periode - aml. § 10-8 Ja Nei Ikke aktuelt Kommentarer<br />
Har virksomheten etablert internkontrollsystem<br />
som kan avdekke om arbeidstaker har hatt mindre<br />
enn 11 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet<br />
av 24 timer<br />
Hvis ja, har internkontrollsystemet avdekket avvik i<br />
<strong>2012</strong><br />
Nei<br />
Hvis ja, kommenter hvordan dette er fulgt opp.<br />
39
Søndagsarbeid - aml § 10-8 og § 10-10 Ja Nei Ikke aktuelt Kommentarer<br />
Har virksomheten etablert internkontrollsystem<br />
som kan avdekke om arbeidstaker har arbeidet 2<br />
eller flere søn- og helgedager etter hverandre<br />
Hvis ja, har internkontrollsystemet avdekket avvik i<br />
<strong>2012</strong><br />
X<br />
Hvis ja, kommenter hvordan dette er fulgt opp.<br />
4.7 Informasjonssikkerhet<br />
Risikovurdering av tilgangsstyring i geodataapplikasjonen ”Matrikkelen” er gjennomført som en pilot i<br />
det sentrale informasjonssikkerhetsprosjektet, IS2011. Tiltak som sikrer at tilgang til informasjon bare<br />
gis til autorisert personell, og i samsvar med ansvar og pålagte oppgaver, er delvis implementert, og<br />
sluttføres i begynnelsen av 2013. Tilsvarende risikovurderinger skal systematisk gjennomføres for hele<br />
etatens systemportefølje. Opplærings- og bevisstgjøringstiltak som sikrer at etatens krav og regler for<br />
informasjonssikkerhet tydelig er kommunisert til alle ansatte, skal gjennomføres.<br />
De planlagte tiltakene skal hindre uautorisert innsyn, endring, skade eller tap av informasjon, og sikre<br />
en stabil og kontrollert drift. Opplærings- og bevisstgjøringstiltakene skal bidra til større forståelse og<br />
kunnskap, og dermed sikre økt etterlevelse av informasjonssikkerhet.<br />
Det er i regi av prosjektet Oslo digitalt gjennomført en risikovurdering/konsekvensanalyse av å<br />
sammenstille mange, isolert sett uproblematiske, geodatasett til detaljerte oversikter.<br />
Konsekvensanalysen baserte seg på en verdivurdering – en klassifisering og rangering av<br />
informasjonsverdiene basert på behov for beskyttelse. De anbefalte tiltakene skal sikre at<br />
informasjonen som tilbys gjennom Oslo digitalt vurderes med hensyn på behov for konfidensialitet.<br />
4.8 Anskaffelser<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens interne rutiner for anskaffelser ble i <strong>2012</strong> videreutviklet, og beskriver hvilke<br />
aktiviteter og dokumentasjonskrav som gjelder for hele anskaffelsesprosessen, i alle faser fra<br />
behovsvurdering til kontraktsoppfølging.<br />
I henhold til etatens lokale tiltaksplan for anskaffelser ble det i <strong>2012</strong> utarbeidet en kontraktsstrategi for<br />
konsulentanskaffelser med prinsipper for overordnede anskaffelsesvurderinger. For å redusere risikoen<br />
for manglende planlegging i anskaffelsesprosessen har det blitt gjennomført opplæring av bestillere i<br />
aktiviteter, dokumentasjon og tidsforbruk forbundet med prosessen. Sjekklister for å ivareta<br />
miljø/klimahensyn er under arbeid.<br />
Etaten gjennomfører vareanskaffelser hovedsaklig basert på inngått samkjøpsavtaler. Ved<br />
tjenesteanskaffelser gjennomføres det i anskaffelsesprosessens planleggingsfase markedsundersøkelser<br />
for å finne riktig prisnivå, kvalitetsstandarder, mv.<br />
Frivillig kunngjøring av konkurranse i Doffin og Oslo kommunes anskaffelsesportal (
Utarbeidelse av kontraktsstrategi gjøres for anskaffelser >NOK 500 000. Kontraktstrategien beskriver<br />
viktige forhold knyttet til gjennomføring av anskaffelsesprosessen, med vurdering av organisering og<br />
fremdrift, markedsvurderinger og økonomi, miljø- og samfunnsansvar, kvalifikasjons- og<br />
tildelingskriterier. Etaten har interne rutiner for kontraktsoppfølging, med blant annet oppfølging av<br />
avtalte krav med leverandøren om oppfyllelse av samfunnsansvar og etiske krav. Leverandørene må<br />
fremlegge dokumentasjon på at kravene overholdes.<br />
I etatens eksisterende rammeavtale om kjøp av elektriske tjenester er det stilt krav om lønns- og<br />
arbeidsvilkår samt lærlingordning.<br />
4.9 Risikostyring og internkontroll<br />
Nytt gebyrregulativ har også i <strong>2012</strong> blitt fulgt opp spesielt.<br />
Det har vært høyt fokus på innsendt plan i <strong>2012</strong>. Kontrollaktiviteter og oppfølging direkte rettet mot<br />
deler av planprosessen er gjennomført. Det er igangsatt arbeid rundt bruk av rapporter,<br />
virksomhetsstyring og lederoppfølging. Fokus har vært en mer lederstyrt prosess i alle ledd av<br />
planprosessen.<br />
Ulovligheter er et annet område hvor det har vært igangsatt direkte tiltak. Fokus her har vært<br />
nedbygging av saksporteføljen.<br />
4.10 Forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter<br />
Det er ikke innkjøpt kunst i <strong>2012</strong>. Ole Sjølies bilde, Karons båt, er utlånt til Trondheims kunstmuseum<br />
og vil bli returnert i løpet av vinteren 2013.<br />
Etaten fører oversikt over egeninnkjøpte og innlånte kunstverk og fører jevnlig tilsyn. Det er ikke<br />
registrert skader eller tyveri i <strong>2012</strong>.<br />
Fra Kulturetaten (tidl. Kunstsamlingene) har etaten innlånt 22 bilder:<br />
3 tegninger av C.H. Grosch, to store akvareller med gamle bymotiver, en stor akvarell av A. Stray og 2<br />
grafiske blad av Kristian Kalmer ble tatt med fra Trondheimsvn 5.<br />
Etter flyttingen i 2003 lånte etaten inn 2 store oljemaleriet fra hhv. William Kullgren og Ole Sjølie<br />
(registrert i 3 deler), en veggskulptur av Espen Gangvik, et veggteppe av Brit Fuglevaag, og 8 grafiske<br />
blad av hhv. Stanley Stornes, Gladys Raknerud, Trond Botnen og Arvid Udbjørg.<br />
Etaten har senere kjøpt inn et keramisk arbeid i 9 deler av Torun Myran, et lite oljemaleri av Alija<br />
Arnautovic, et stort maleri til kantinen av Magne Rygh, og 4 små bilder av hhv. Kristina Hjertholm,<br />
Gunilla Hegfelt og Eva Berge.<br />
41
Endringer i løpet av <strong>2012</strong>. Rapportering på OKK.E.nr.*) og OKK.nr.**)<br />
Type Antall OKK Kunstverk Kunstverk Kunstverk Innkjøp<br />
registerte<br />
kunstverk<br />
(Ref. liste)<br />
ikke funnet<br />
<strong>2012</strong>,<br />
oppgi<br />
stålet,<br />
oppgi<br />
OKK.E.nr.<br />
skadet,<br />
oppgi<br />
OKK.E.nr.<br />
<strong>2012</strong>, antall<br />
uregistrerte<br />
kunstverk<br />
OKK.E.nr.<br />
Maleri 0 0 0 0 0<br />
Grafikk 0 0 0 0 0<br />
Skulptur 0 0 0 0 0<br />
Tekstil 0 0 0 0 0<br />
Foto 0 0 0 0 0<br />
Diverse 0 0 0 0 0<br />
Totalt 0 0 0 0 0<br />
*) Oslo kommunes kunstsamling, ekstern, registreringsnummeret for kunst<br />
**) Oslo kommunes kunstsamling, registeringsmummeret for kunst<br />
4.11 Rekruttering av lærlinger<br />
Etaten ble godkjent som lærebedrift i <strong>2012</strong>, i kontor- og administrasjonsfag, og har inngått en<br />
lærlingkontrakt. Lærlingen startet i etaten i august <strong>2012</strong>.<br />
42
5. OPPFØLGING AV VERBALVEDTAK OG<br />
FLERTALLSMERKNADER<br />
5.1 Utkvittering av bystyrets merknader<br />
FLERTALLSMERKNADER VEDRØRENDE BUDSJETT <strong>2012</strong><br />
Kap. 609 <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
Finanskomiteen er opptatt av at kommunens drift skal være effektiv og målrettet. Det er innbyggernes<br />
behov for kommunale tjenester og service som skal være bestemmende for hvordan kommunen er<br />
organisert og for hvordan kommunen opptrer i sitt møte med innbyggerne. Komiteen ønsker derfor en<br />
gjennomgang av saksbehandlingen og gebyrsystemet i <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Etaten samarbeider med Byrådsavdelingen i arbeidet med å besvare denne flertallsmerknaden.<br />
VERBALVEDTAK VEDRØRENDE BUDSJETT <strong>2012</strong><br />
B5. Evaluering av gebyrregulativet<br />
Byrådet bes evaluere den siste omleggingen av gebyrregulativet. Evalueringen bør se på mulighet for<br />
ytterligere forenklinger, reduksjon av gebyrer og om omleggingene har virket etter hensikten.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Evaluering av gebyrregulativet ble oversendt byrådsavdeling for byutvikling 18.juni <strong>2012</strong>.<br />
---------------------------<br />
B6. Reelle kostnader ved saksbehandling av ulike saker i <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
Byrådet bes sørge for at det etableres et system for synliggjøring av de reelle kostnader ved<br />
saksbehandlingen av ulike saker i <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Etaten har innført tidsregistrering for saksbehandling av enkelte sakstyper og delprosesser.<br />
Registreringen skjer pr. i dag ved hjelp av enkel registrering i et excel-regneark. Prosessen med å<br />
anskaffe et mer robust og egnet system for tidsregistrering er i gang, og nytt system forventes iverksatt<br />
i juni 2013. Tidsregistreringen vil da gradvis utvides til å også omfatte alle etatens sakstyper.<br />
VERBALVEDTAK FRA TIDLIGERE SOM FORTSATT GJELDER<br />
F8/2007. Lærlingplasser<br />
Byrådet ber alle kommunens etater og virksomheter igangsette tiltak for å rekruttere flere lærlinger.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar<br />
Etaten har rekruttert lærling i kontor- og administrasjonsfag og som startet sin 2-årige læretid i etaten<br />
20.08.<strong>2012</strong>.<br />
---------------------------<br />
43
S40/2008 Universell utforming<br />
Byrådet bes rapportere til bystyret årlig om oppfølging og fremdrift i planene om universell utforming,<br />
særlig knyttet til kollektivtrafikk og bygninger. Rapporteringen må skje i forbindelse med<br />
virksomhetenes og byrådets årsberetning.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
I tråd med Oslo kommunes og etatens strategier for universell utforming arbeides det fortløpende med<br />
å kartlegge og definere hvilke prosesser som er nødvendige for at universell utforming skal bli godt<br />
ivaretatt i saksbehandlingen.<br />
Som oppfølgning av etatens handlingsplan for universell utforming er arbeidet med å utarbeide en<br />
kombinert veileder og eksempelsamling for universell utforming nå igangsatt. I <strong>2012</strong> har arbeidet i<br />
Rådet for byarkitektur vært supplert med spisskompetanse på universell utforming.<br />
---------------------------<br />
F12/2009. Tilskudd til frivillige organisasjoner, herunder også til frivillige organisasjoner innen<br />
helse- og sosialsektoren til enkeltpersoner og andre private rettssubjekter, og til idrett, kunst- og<br />
kulturtiltak<br />
For tilskudd til frivillige organisasjoner, herunder også til frivillige organisasjoner innen helse- og<br />
sosialsektoren til enkeltpersoner og andre private rettssubjekter, og til idrett, kunst- og kulturtiltak til<br />
enkeltperson og andre private rettssubjekter som følge av bystyrets budsjettvedtak, skal Regler for<br />
tilskuddsforvaltning— Instruks for utforming av tilskuddsordninger i Oslo kommune, bystyrevedtak<br />
18.12.2002 (sak 503), jf Instruksens pkt 1 siste ledd, legges til grunn.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Bystyret vedtok ved budsjettbehandlingen for <strong>2012</strong>, den 07.12.2011, følgende tilskuddsbevilgning lagt<br />
til etatens budsjett:<br />
- Arkitekturtriennale (pågående planlegging, prosjektering m.v.) kr 1.500.000<br />
Forvaltningen av tilskuddsordninger for lokale kulturbygg i Oslo er overført til Kulturetaten.<br />
FINANSKOMITEEN<br />
VERBALVEDTAK FRA TIDLIGERE ÅR SOM FORTSATT GJELDER<br />
F23/2007 Justering av refundert merverdiavgift<br />
a) Byrådet gis fullmakt til å foreta justeringer i bykassens driftsbudsjett når det gjelder refundert<br />
merverdiavgift som skyldes at bystyret har endret bevilgningene til drift eller investeringer i<br />
forhold til byrådets budsjettforslag. Økningen i refundert merverdiavgift skal benyttes til økning i<br />
overføringen fra drift til investeringer og med tilhørende reduksjon i låneopptaket. Justeringene<br />
innarbeides i endelig budsjett, Dok 3.<br />
b) Byrådet gis fullmakt til å justere resultatkravet for kommunale foretak når refundert<br />
merverdiavgift blir endret gjennom bystyrets vedtak av investeringsrammer. Justeringen skal<br />
normalt medføre endring i foretakets egenandel til investeringer med tilsvarende justeringer i den<br />
vedtatte finansieringen. Justeringene innarbeides i endelig budsjett, Dok 3.<br />
c) Disse fullmaktene gjelder utenom de beløpsgrenser byrådet har fått i økonomireglementet til å<br />
foreta budsjettendringer.<br />
44
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens budsjett blir jevnlig justert og avstemt i henhold til sentralt budsjett<br />
(Bykassen).<br />
SAMFERDSELS- OG MILJØKOMITEEN<br />
S24. Videre utbygging av Frogner stadion<br />
Byrådet bes legge frem en sak om videre utbygging av Frogner Stadion. Saken skal ta stilling til<br />
bygging av flerbrukshall og ishall ved hjelp av OPS, samt samlet utbygging<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Reguleringsplan for Frogner stadion ble oversendt Byrådsavdeling for byutvikling 11.07.<strong>2012</strong>.<br />
---------------------------<br />
S56. Ny T-banetunnel gjennom sentrum<br />
Byrådet bes ta opp framdrift og planlegging av ny T-banetunnel gjennom sentrum i sak om<br />
K <strong>2012</strong>.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Staten, Akershus fylkeskommune og Oslo kommune har igangsatt utarbeidelse av en felles<br />
Konseptvalgutredning (KVU) for ny jernbane- og t-banetunnel gjennom Indre by. KVU-en skal<br />
ferdigstilles innen oktober 2014.<br />
---------------------------<br />
S63. Cricket<br />
Byrådet bes orientere/legge fram en sak om situasjonen for cricket i Oslo, med vurdering av områder<br />
som kan benyttes til nytt cricketanlegg med internasjonal standard. Byrådet bes inkludere Norges<br />
Cricket forbund i arbeidet.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Bystyrets vedtok 21.11.<strong>2012</strong> følgende:<br />
1. Bystyrets vedtak 11.02.2004 sak 20 Forvaltning av Ekebergsletta oppheves.<br />
2. Byrådet utarbeider og fremmer et områdeprogram for Ekebergsletta med tilhørende skogs- og<br />
naturområder.<br />
3. Reguleringsplaner fremmes enkeltvis for de ønskede tiltak i området.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten følger opp brev fra Byrådsavdelingen for byutvikling av 03.12.<strong>2012</strong>.<br />
VERBALVEDTAK FRA TIDLIGERE ÅR SOM FORTSATT GJELDER<br />
S18/2011. Åpning av elver og bekker<br />
Byrådet bes benytte midler fra vann og avløpsfondet til åpning av elver og bekker, der dette er mulig.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten søker å ivareta mulighetene for åpning av bekker og elver gjennom etatens<br />
egenplanarbeid og gjennom behandling av innsendte planer. Det vises til forslagene til<br />
kommunedelplan for Alna Miljøpark og kommunedelplan for den blågrønne strukturen i Oslo<br />
kommune. I disse planforslagene er åpning av bekker og elver viktige tema. Gjennom<br />
Groruddalssatsingen samarbeider også <strong>Plan</strong>- og bygningsetaten med flere etater og bydeler om<br />
konkrete gjenåpningsprosjekt. Eksempel på dette er arbeidet med bydelsparkene i Groruddalen,<br />
45
Bjerkedalen park, Grorud park og Verdensparken på Furuset. <strong>Plan</strong>arbeidet for Furuset arbeider med<br />
gjenåpning av tre bekker. Lokal og åpen overvannshåndtering i samspill med vurdering av åpning av<br />
lokale bekkeløp er tema både i arbeidet med planprogram for Vollebekk og arbeidet med prinsipplan<br />
for offentlig rom-struktur på Kjelsrud. Enkelte elementer i Bjørvika er eksempler på blågrønn<br />
tilrettelegging.<br />
---------------------------<br />
S17/2010. Nullutslipp og klimanøytral bilpark<br />
Ved utskifting av kommunens bilpark skal det som hovedregel anskaffes tjenestebiler med<br />
nullutslippsteknologi eller klimanøytrale drivstofftyper. Dette omfatter alle anskaffelser knyttet til både<br />
kjøp og inngåelser av leieavtaler.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har ikke anskaffet nye biler i <strong>2012</strong>.<br />
S15/2009. Klimavurdering av budsjettet<br />
---------------------------<br />
Byrådet bes i forbindelse med de årlige fremleggelser av budsjettforslagene inkludere en redegjørelse<br />
for klimaeffekten av tiltakene i budsjettforslaget.<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetatens kommentar:<br />
Dette er omtalt i etatens budsjettforslag for 2013 og vil også bli gjort i budsjettarbeidet for 2014.<br />
5.2 Merknader fra kommunerevisjonen og kontrollutvalget<br />
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten har ikke fått merknader fra Kommunerevisjonen eller kontrollutvalget i <strong>2012</strong>.<br />
Kommunerevisjonen foretok den årlige regnskapsrevisjonen av foregående år som avsluttes i løpet av<br />
første halvår påfølgende år. Videre gjennomførte Kommunerevisjonen en revisjon av internkontroll<br />
hos etaten høsten <strong>2012</strong>.<br />
KORTFATTEDE UTDRAG FRA REVISJONEN AV INTERNKONTROLL<br />
Merverdiavgift<br />
Fakturaer som gjelder både servering og overnatting:<br />
Etaten har tatt dette opp med underleverandør og blitt enig om en endret og tydelig fakturering<br />
fremover. Interne kontrollrutiner blir ytterligere innskjerpet for å unngå at dette skjer igjen.<br />
Fakturaer som gjelder merverdiavgift på import av tjenester:<br />
Etaten vil utarbeide en ny rutine som har til hensikt å fange opp slike tilfeller. Dokumentert rutine vil<br />
bli oversendt kommunerevisjonen så fort den er på plass.<br />
Kredittkort<br />
Etatens interne rutine for kreditkort tillater kun bruk av kreditkortet til taxi. Det føres egne logger hvor<br />
kvitteringene er vedlagt.<br />
Logg mangler:<br />
Bilaget som manglet logg ved revisjonen tilhører forhandlings- og strategienheten. Av forskjellige<br />
årsaker ble enhetens budsjett og regnskap forvaltet av PBE inntil mars <strong>2012</strong>. Logger knyttet til dette<br />
kreditkortet er lokalisert i Maridalsveien.<br />
Manglende kontrollspor:<br />
Etaten har kontrollspor fra Agresso til logg via kommentarfeltet og man er avhengig av intern<br />
46
kunnskap for å fastslå underbilagenes lokalisering. Problemet anses løst ved at etaten fra januar 2013<br />
har tatt i bruk dokumentarkiv i Agresso.<br />
Kortholder og godkjenner samme person:<br />
Kompenseres ved at alle logger er godkjent og signert av overordnede.<br />
Manglende mva-fradrag:<br />
Vi kan ikke se bort ifra at det kan forekomme feilføringer noe som søkes eliminert ved opplæring,<br />
oppdateringskurs og interne kontrollrutiner.<br />
Lønn<br />
Lønnsrapport for ledere:<br />
Innføring av nytt HR-system har vært svært arbeidskrevende for lønnsmedarbeiderne i etaten, og<br />
utbetaling av lønn, fravær og refusjoner har vært prioriterte oppgaver. I løpet av januar 2013 vil det bli<br />
foretatt en gjennomgang og sjekk av de etterspurte rapporter for hele <strong>2012</strong>.<br />
Konvertering fra NLP til nytt lønnssystem:<br />
Alle kontroller rundt konvertering til nytt HR-system er gjennomført i henhold til HR-prosjektets<br />
aktiviteter og tidsfrister. Dokumentasjon foreligger.<br />
KORTFATTEDE UTDRAG FRA REGNSKAPSREVISJONEN FOR 2011<br />
Salg av kart:<br />
Etaten har igangsatt nye rutiner for å sikre at alt salg blir fakturert.<br />
Tilgang til bank og bokføring:<br />
Etaten har endret sine rutiner slik at det alltid er to ansatte som registrerer og godkjenner hver<br />
transaksjon for seg.<br />
Avstemming av sykepengerefusjon:<br />
Arbeidet var påbegynt og ble avsluttet innen kort tid.<br />
Kontroll av varemottak ved anskaffelser:<br />
Rutiner rundt kontroll av varemottak ved anskaffelser er innskjerpet.<br />
Det er å bemerke at saken anses ytterligere sikret ved at underbilag lastes opp i Agresso (gjennomføres<br />
fra januar 2013).<br />
5.3 Andre spørsmål fra byrådet/bystyret<br />
En rekke spørsmål fra byrådet/bystyret har blitt besvart fortløpende i løpet av <strong>2012</strong>. Det vises for øvrig<br />
til utkvitteringene i kap. 5.1.<br />
47
<strong>Plan</strong>- og bygningsetaten<br />
Besøksadresse: Vahls gate 1, 0187 Oslo<br />
Postadresse: Boks 364 sentrum, 0102 Oslo<br />
Telefon: 02180<br />
Telefaks: 23 49 10 01<br />
Internett: www.pbe.oslo.kommune.no<br />
E-post: postmottak@pbe.oslo.kommune.no
Change language