Årsberetning 2012 - Plan

4. SÆRSKILT RAPPORTERING
4.1 Tiltak for å forbedre service overfor brukerne
FORENKLE OG FOKUSERE
Det gjennomføres kontinuerlig større og mindre tiltak med sikte på å forenkle og fokusere arbeid. For
2012 kan følgende nevnes:
- Høsten 2012 har etaten tatt i bruk nytt telefonisystem. Ved årsskiftet er det fortsatt noe
gjenstående arbeid med hensyn til funksjonalitet og driftsstabilitet. Når leveransen er ferdigstilt
vil det være tilrettelagt for at etatens brukere enklere kan komme i kontakt med saksbehandlere
blant annet ved at det kan legges igjen talemeldinger.
- Etaten arbeider med ulike tiltak for ytterligere å tilrettelegge og tilgjengeliggjøre informasjon og
dokumentasjon i saker. Dette gjøres blant annet ved å videreutvikle saksinnsynsløsningen på
internett som ble lansert i 2008.
- Etatens kartbestillingstjeneste på nett har åpnet en midlertidig løsning for oversendelse av
reguleringskart i pdf-format.
- Det er utarbeidet nye veiledere og etablert nye rutiner for saksbehandlingen av
dispensasjonssøknader etter veglovens § 29.
- Som et ledd i arbeidet med å øke servicegraden sendes vedtak i byggesaker også på e-post.
- Digitaliseringen av etatens mikrofichearkiv ble for alvor påbegynt i 2011. Ved utgangen av 2012
er nesten en tredjedel av arkivet digitalisert, og vil bli importert i saksbehandlingssystemet så fort
som mulig. Bakgrunnen for prosjektet er først og fremst å gjøre arkivet lettere tilgjengelig for
etatens kunder.
- Etaten har gjennomført tiltak for å redusere saksbehandlingstiden for behandling av planinitiativ
og innsendt plan. Blant annet er det avholdt et seminar med aktører i bransjen, og det har blitt
jobbet med forenkling av prosesser og dokumenter. I november 2012 igangsatte etaten prosjektet
Redesignet Innsendt PlanProsess (RIPP), hvor målsetningen er vesentlig reduksjon av
saksbehandlingstidene, og også å redusere tidsbruken for forslagsstiller.
- Etaten har i 2012 i all hovedsak ved hjelp av lean som arbeidsmetodikk ferdigstilt pilotering av
ny arbeidsmetode i byggesaksbehandling, og resultatene har vært positive. Målet med dette er å
sikre økt brukertilfredshet og medarbeidertilfredshet gjennom å effektivisere og forenkle
prosesser. Siste fase av evalueringen og arbeidet med å forberede implementering av denne
arbeidsmåten for flere av etatens byggesaksbehandlere vil fortsette inn i 2013.
- Plan- og bygningsetaten ble høsten 2012 resertifisert som miljøfyrtårnbedrift.
FOKUSERT VEILEDNING OG OPPLÆRING
Plan- og bygningsetaten jobber med å tilrettelegge for enklere bruk av etatens tjenester. For 2012 kan
følgende nevnes:
- Etaten ønsker å gi korrekt informasjon og relevant veiledning i alle ledd i plan- og
byggesaksprosessen. Det å sikre enhetlig veiledning er en vedvarende utfordring.
Kvalitetsstyringssystemet oppdateres og utvikles kontinuerlig. Det interne
30