Rutinebeskrivelse for økonomifunksjonen i Farmasøytisk institutt

I begynnelsen av desember sender ØPA/RS frister for årsavslutning:-siste frister for bestilling og godkjenning av inngående fakturaer i Basware-siste frist for periodiserings- /omposteringsbilag-siste frist for registrering utgående fakturaer i OAØkonomikonsulenten på basisøkonomi sender informasjon videre til BDM ansvarlige oginnkjøpere.4. BudsjettarbeidBudsjettarbeidet påbegynnes tidlig på høsten, etter at tildelingsbrev fra KD er kommet til UiO.Det gjelder basisbevilgning; post 50.MN fakultet lager «Budsjettveiledning 20..» med frister. Veiledninger samles på MN fellesområdet: Y:\oekonominettverk\20..\Budsjett 20.. + LTB.Økonomikonsulentene bruker programmene: Buddy og Kuben i arbeidet med budsjettet.Arbeidsflyten1. Time – og hjelpelærerbudsjett og undervisningsbudsjett (økonomikonsulenten påbasisøkonomi/seksjonene):I begynnelsen av september lages forslag (budsjettarker) for «Time -og hjelpelærer budsjett»og «Undervisningsbudsjett». Forslagene sendes til seksjonene til vurdering. Tilbakemeldingerfra seksjonene (med søknader) oppdateres på forslagene og sendes til Programrådet forbehandling (ca. midt i september). Etter Programrådets vurdering kommer vedtak omgodkjennelse/ikke godkjennelse av forslagene. Forslagsramme godkjennes av instituttleder førden innarbeides i budsjettet. Opplysningene oppdateres i budsjettsarkene.2. Budsjettering på prosjekt 000500 (økonomikonsulenten på basisøkonomi/prosjekteiere):I begynnelsen av september sendes en e-post til alle prosjekteiere om saldo på prosjekter. Devurderer hvor mye av midler de kommer til å bruke i inneværende år og hvor mye skaloverføres til neste år. Etter vurdering fra prosjekteierne registreres saldo i Buddy.3. Driftsbudsjett (instituttleder/kontorsjef/økonomikonsulenten påbasisøkonomi/seksjonsledere/innkjøpere/studiekonsulenter):Fordeling av driftsmidler til seksjonene foregår etter en fordelingsnøkkel. Mal budsjettskjema:»ØKONOMISKE RAMMER FORDELT PÅ KOSTNADSTEDER» finnes her:N:\Administrasjonen\Økonomi_ fra 2013-ny\Budsjett\MalerØkonomikonsulenten på basisøkonomi ber seksjonsledere og studiekonsulentene ominformasjon om antall: vitenskapelige ansatte, interne masterstudenter, eksternemasterstudenter, dr. grad studenter og vitenskapelige artikler per seksjon. Når informasjonener mottatt, registrerer økonomikonsulenten på basisøkonomi opplysningene ibudsjettskjemaet hvor det beregnes beløp for tildeling av basismidler per seksjon.Økonomikonsulenten på basisøkonomi sender maler «Driftsbudsjett seksjon…» til alleseksjonene for budsjettering per tiltak som leveres til økonomikonsulenten på basisøkonomiinnen gitt frist.Økonomikonsulenten på basisøkonomi lager forslag for fordeling av fellesmidler per tiltak.Forslaget sendes til instituttleder og kontorsjef for vurdering.Malene finnes på: N:\Administrasjonen\Økonomi_ fra 2013-ny\Budsjett\Maler.13