Rutinebeskrivelse for økonomifunksjonen i Farmasøytisk institutt
Rutinebeskrivelse for økonomifunksjonen i Farmasøytisk institutt
Rutinebeskrivelse for økonomifunksjonen i Farmasøytisk institutt
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Økonomikonsulenten på basisøkonomi sender oppdatert oversikt over tiltaksnumreregelmessig til: <strong>institutt</strong>leder, kontorsjef og økonomikonsulenten på prosjektøkonomi.2. Månedlige oppgaver2.1. ØkonomirapportVed lukking av regnskap (etter månedsoppgjør) sender økonomikonsulenten påbasisøkonomi månedsoversikt over <strong>for</strong>bruk av basisdriftsmidler til: <strong>institutt</strong>leder, kontorsjef,økonomikonsulenten på prosjektøkonomi, seksjonsledere og innkjøpere. Fil ligger på:N:\Administrasjonen\Økonomi_ fra 2013-ny.2.2. Kontrollarbeid i <strong>for</strong>bindelse med lønnsbilag (kontrollmatrise)Fastlønnskontrollen gjennomføres via personalkonsulentene/kontorsjef.Økonomikonsulenten på basisøkonomi trenger kun å se på bilagslønn.Sjekkpunkter:ArbeidsavtaleBDM-signert bilagKonteringLønn ihht avtaleStilling, stillingskode, tjenestested, lønnstrinn og utbetalt beløp.Dette er en kontroll <strong>for</strong> å <strong>for</strong>sikre at avtaler og lønnsutbetalinger er gjort ihht. gjeldenderegelverk og at det ikke har vært svikt i utfylling av bilag lokalt og dataplotting påLønningsseksjonen. Det vurderes om denne kontrollen kan gjennomføres sentralt.2.3. Kontrollarbeid hver måned i <strong>for</strong>bindelse med regnskap (kontrollmatrise):Kontrollprogrammet skal:-verifisere kvaliteten på regnskapet-danne grunnlag <strong>for</strong> identifikasjon av konkrete områder <strong>for</strong> endring og <strong>for</strong>bedring aveksisterende rutiner/kontroller-bidra til <strong>for</strong>bedring av de administrative rutiner ved den enkelte enhetMatrisen er tenkt som et aktivt arbeidsverktøy hvor resultater og konklusjoner avkontrollpunktene oppsummeres. Kontrollene blir gjennomført hver måned, i <strong>for</strong>bindelse medkvartalsavslutning eller tertialavslutning.Arbeidsflyten:Hver måned kommer e-post fra MN fakultetet om at fil kontrollprogram er lagt ut påøkonominettverkets område. Økonomikonsulentene åpner «read only» kopien og lagrer somenhetens versjon på: N:\Administrasjonen\Økonomi_ fra 2013-ny\Kontrollprogram.Økonomikonsulentene gjennomgår filen, kommenterer feilene i kommentar feltet og lageromposteringsbilag hvis det er nødvendig. Filen lagres på MN fellesområde:Y:\oekonominettverk\20..\Kontrollprogram Regnskap. Regnskapsbilag leveres til:Regnskapsseksjonen postboks 1073 og lønnsbilag leveres til: Lønningsseksjonen postboks 1067Kopi av bilaget arkiveres i bilagspermer.8
Change language