Rutinebeskrivelse for økonomifunksjonen i Farmasøytisk institutt

Etter innspill fra prosjektleder vil prosjektøkonomen fylle ut en UiO-budsjetteringsmal.Det finnes ulike maler avhengig av finansieringskilde og prosjekttype (bidrag/oppdrag).Dersom søknaden innvilges, hender det at finansiøren har kuttet ned på totalrammendet er søkt om. Da må prosjektøkonom, i samråd med prosjektleder, fylle ut UiObudsjetteringsmalpå nytt, evt revidere den som allerede er laget. I et av delarkene imalen er det plass for signatur for prosjekteier (vanligvis instituttleder, da instituttethar det overordnede ansvaret for alle prosjekter) og prosjektleder. Prosjektøkonomsørger for at både søknaden og den endelige utfylte/signerte budsjettmalen blirarkivert i ePhorte. Mer om budsjettering og forklaring av begreper finnes her:http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/efp/budsjettering/index.htmlb. RegistreringFor at det skal være mulig å få regnskapsført inntekter og utgifter på et prosjekt, er detnødvendig å søke om en intern prosjektkode. Prosjektøkonom må fylle ut et elektroniskprosjektregistreringsskjema. For NFR og EU prosjekter sendes skjema direkte til «ofprosjekt»i Regnskapsseksjonen sentralt. Øvrige prosjekter må først godkjennes avprosjektkontroller ved MN, før skjema videresendes til of-prosjekt. Forutsetninger fordenne registreringen finnes her:http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/efp/prosjektregistrering/c. RegnskapsføringInntekter: Når det gjelder inntektssiden så kommer f.eks. NFR-bevilgningen inn påprosjektkonto tertialsvis via en viderefordeling fra Regnskapsseksjonen sentralt. I andretilfeller, som for prosjektene som finansierer professor II stillinger, blir finansiør fakturertav prosjektøkonomen på halvårlig basis.Utgifter: Bilagene blir behandlet på samme måte som på basis. Hver utgift er knyttet tilen kontostreng som består av følgende 4 koder: sted, prosjekt, tiltak, art. Prosjektledersog andre prosjekt-tilsattes tid blir frikjøpt prosjektet tertialsvis, jf pkt 1.4.2 over.Når det gjelder prosjektavslutninger, passer prosjektøkonom på at eventuelle prosjektersom trenger en lengere levetid, forlenges. Et prosjekt som i ØPAs oversikt står medavslutning eksempeltvis 31. oktober har frist for forlengelse den 15. samme måned. Vedeventuelle behov for forlengelse vil prosjektøkonomen forhøre seg med prosjektlederførst, og deretter fylle ut en elektronisk «endringsskjema» som sendes til of-prosjekt.ØPA krever, ved forlengelser, skriftlig samtykke/bekreftelse fra finansiør i brevform (ikkeepost).Se mer om regnskapsføring her:http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/efp/regnskapsfoering/16