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INSTITUTO POLITÉCNICO DA GUARDA
ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA E GESTÃO
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
ANDRÉ MOURÃO PEREIRA COELHO
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DA LICENCIATURA
EM SECRETARIADO E ASSESSORIA DE DIRECÇÃO
DEZEMBRO DE 2011

Ficha de identificação
O aluno
Nome: André Mourão Pereira Coelho
Curso: Secretariado e assessoria de direcção
i
Relatório de estágio 2011
Estabelecimento de ensino: Instituto Politécnico da Guarda – Escola Superior de
Tecnologia e Gestão
Número de aluno: 8743
O local de estágio
Nome: Increment – serviços administrativos globais
Localização: Rua Almirante Gago Coutinho, Loja 2C – 6300-507 Guarda
Contactos: 271 212 786 (telefone); 271 222 783 (Fax)
Site: http://www.increment.pt/
Correio electrónico: geral@increment.pt
Logótipo:
Capital Social: 5100 Euros

O estágio
Duração: Aproximadamente 400 horas
Data de início: 07 de Março de 2011
Data de fim: 18 de Maio de 2011
Supervisora de estágio: Dra. Magda Joana Cruz Ferreira Neves
Orientadora de estágio: Prof. Isa Margarida Vitória Severino
ii
Relatório de estágio 2011

Plano de estágio
iii
Relatório de estágio 2011
Foi elaborado, a pedido do Gabinete de Estágios e Saídas Profissionais do Instituto
Politécnico da Guarda, um plano de estágio no qual foram enumeradas as várias
actividades por mim realizadas ao longo do meu estágio curricular na empresa
Increment.
Tal plano foi originalmente criado pela minha orientadora, a Dra. Joana Neves, e mais
tarde visto e modificado de acordo com as tarefas que foram aparecendo. Assim, as
principais funções que me delegaram enquanto estagiário de Secretariado e Assessoria
de Direcção foram:
– Organização, classificação e lançamento dos documentos contabilísticos;
– Inserção de dados no programa de imobilizado;
– Breve análise de balancetes nas classes de custos, proveitos e capital;
– Reconciliações bancárias;
– Preparação e pagamento de impostos.
Além destas tarefas mais importantes, existem outras que desempenhei (nomeadamente
idas ao banco ou impressões e cópias de documentos), as quais se encontram detalhadas
no terceiro capítulo do relatório.

Resumo
iv
Relatório de estágio 2011
No âmbito da obtenção da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção,
realizei o estágio curricular na empresa Increment, na Guarda, entre 7 de Março e 20 de
Maio de 2011, tendo a duração de quatrocentas horas.
Este relatório pretende dar a conhecer as actividades que desenvolvi na empresa e o
contributo que as mesmas me facultaram para a minha futura inserção no mercado
laboral.
No estágio desenvolvi tarefas administrativas, contabilísticas – entre outras – as quais
irei descrever ao longo do relatório.
Palavras-chave: estágio; licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção;
empresa Increment.

Agradecimentos
v
Relatório de estágio 2011
Quero agradecer antes de mais aos meus pais por sempre me terem apoiado e tornado
esta licenciatura possível. Quero agradecer também a outras pessoas da minha família,
em particular aos meus avós paternos e aos meus irmãos que, apesar da distância,
sempre depositaram confiança em mim.
Um obrigado a todos os professores que me acompanharam nesta jornada. O
profissionalismo e conhecimentos por eles transmitidos contribuíram para que pudesse
pôr em prática muito do que aprendi ao longo do meu percurso académico.
Quero agradecer também às minhas colegas de trabalho, pois foram muito afáveis e
ajudaram-me imenso na integração na empresa. Um obrigado ao Dr. Ricardo Moura e à
Dra. Sandra Sampaio pela oportunidade que me foi concedida, foram sempre duas
pessoas muito preocupadas com o meu bem-estar na empresa.
Um obrigado especial à minha orientadora de estágio, a Prof. Isa Severino, pela
dedicação demonstrada, pois foi uma pessoa sempre disponível e preocupada durante
todo o percurso.
Quero agradecer à minha supervisora toda a paciência que teve comigo nos primeiros
dias de estágio e o apoio incondicional que sempre evidenciou.
Por último, mas não menos importante, um obrigado muito especial à minha namorada
Roselyne por todo o seu apoio e compreensão evidenciados durante todo este percurso.
Em suma, uma palavra de apreço a todos os que me apoiaram directa ou indirectamente.
Tudo isto foi possível graças a vocês. O meu sincero obrigado!

Índice geral
vi
Relatório de estágio 2011
Ficha de identificação i
Plano de estágio iii
Resumo iv
Agradecimentos v
Índice geral vi
Índice de figuras viii
Introdução 1
Capítulo 1 – A cidade da Guarda
1.1 – A Guarda 2
1.2 – Alguns dados sobre a cidade 3
1.2.1 – Brasão e bandeira 4
1.3 – Locais históricos e culturais 5
Capítulo 2 – A empresa Increment
2.1 – História 8
2.2 – Localização 10
2.3 – Organograma 11
2.4 – Infra-estruturas 12
2.5 – Serviços prestados 15
Capítulo 3 – O estágio
3.1 – Inserção no local de estágio 18

vii
Relatório de estágio 2011
3.2 – Tarefas rotineiras 19
3.2.1 – Classificação e lançamento de documentos na base de dados 19
3.2.2 – Tarefas exteriores 19
3.2.3 – Verificação e lançamento de horários 20
3.2.4 – Arquivo de documentos 21
3.2.5 – Reconciliações bancárias 22
3.2.6 – Fotocópias, impressões e digitalizações 22
3.3 – Tarefas ocasionais 24
3.3.1 – Organização do arquivo 24
3.3.2 – Atendimento presencial 25
3.3.3 – Verificação de mensagens electrónicas 25
3.3.4 – Declarações de IRS 26
Conclusão 27
Bibliografia 29
Índice de anexos 30
Anexos
Índice de figuras
Figura 1 – Brasão da cidade da Guarda 3
Figura 2 – Bandeira da cidade da Guarda 3

viii
Relatório de estágio 2011
Figura 3 – Sé Catedral da Guarda 4
Figura 4 – Museu da Sé Catedral da Guarda 4
Figura 5 – Entrada do Bairro Judeu 5
Figura 6 – Alameda de Santo André 5
Figura 7 – Torre de Menagem 6
Figura 8 – Igreja de São Vicente 6
Figura 9 – Funcionárias da empresa 9
Figura 10 – Localização da Increment 10
Figura 11 – Entrada da empresa 10
Figura 12 – Organograma da empresa Increment 11
Figura 13 – Sala principal de trabalho 12
Figura 14 – Escritório privado do administrador 12
Figura 15 – Servidor da empresa 13
Figura 16 – Plataforma Primavera 13
Figura 17 – Arquivo da empresa no sótão 14
Figura 18 – Arquivo da empresa no rés-do-chão 14
Figura 19 – Arquivo da Increment 25
Figura 20 – Capas dos arquivos 25

Introdução
1
Relatório de estágio 2011
Após uma breve reflexão acerca do melhor local para realizar o meu estágio curricular
para obtenção da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção, decidi não
enveredar pelo caminho mais fácil e optei por melhorar os meus conhecimentos numa
área que julguei não serem suficientes no curso – a de contabilidade. O único semestre
durante o qual tive essa disciplina não me facultou todas as bases que considerava
fundamentais nessa matéria. Assim, optei por realizar um estágio de quatrocentas horas
na empresa de serviços administrativos Increment, na Guarda. As minhas razões
revelaram ser fundamentadas, na medida em que grande parte dos conhecimentos que
agora possuo foram-me facultados nestes três meses.
Iniciei então o meu estágio no dia 07 de Março de 2011 e terminei no dia 18 de Maio do
mesmo ano. O meu horário de trabalho era das 09h00 às 13h00 e das 14h00 às 18h00,
perfazendo um total de oito horas diárias.
Fui bastante bem aceite na empresa, sendo o único elemento masculino que ali
permanecia, uma vez que o administrador não ficava ali muito tempo. Assim, a minha
supervisora de estágio acabou por ser uma das minhas colegas de trabalho, uma vez que
a chefia sentia que seria proveitoso para mim ser supervisionado por alguém que
acompanhasse o meu desempenho.
Para melhor precisar o estágio, optei por dividir o relatório em três capítulos. No
primeiro dou a conhecer a cidade na qual realizei o meu estágio, a Guarda. No segundo
capítulo faço uma apresentação da empresa Increment, explicitando a sua actividade.
No último capítulo descrevo as actividades que realizei durante o estágio curricular,
referindo as vantagens e dificuldades com que me deparei, apresentando algumas
sugestões para a empresa.

Capítulo 1
A cidade da Guarda

1.1 A Guarda
2
Relatório de estágio 2011
A Guarda foi fundada em 1119 por uma carta foral do Rei de Portugal, D. Sancho I.
Esta cidade deteve um papel muito relevante na História de Portugal.
Na Guarda juntam-se as tradições militares (defesa da fronteira) e religiosas que
deixaram abundantes marcas no património edificado, como se pode verificar pela
presença de monumentos históricos existentes na cidade.
Após esta pequena introdução, resolvi colocar o brasão da cidade assim como a sua
bandeira com uma lista dos elementos neles presentes.

1.2 Alguns dados sobre a cidade
3
Relatório de estágio 2011
A cidade mais alta de Portugal (1056 m) situa-se na província da Beira Alta e alberga,
no ano corrente, aproximadamente 42 460 habitantes nas freguesias da Sé, de São
Vicente e de São Miguel (segundo os dados recolhidos no site do Instituto Nacional de
Estatísticas), contra os 43 822 recenseados em 2001.
Os principais eixos de ligação à cidade da Guarda são a A23 e a A25. As coordenadas
GPS da cidade são: N 40, 53582º / W 07, 26676º.
A cidade da Guarda é conhecida por ser a cidade dos cinco Efes, sendo eles: Forte,
Farta, Fria, Fiel e Formosa. Estas cinco palavras que definem a Guarda podem ser
facilmente explicadas:
- Forte – devido à torre do castelo e suas muralhas;
- Farta – devido à riqueza do vale do Mondego;
- Fria – devido ao frio que se faz sentir pela proximidade com a Serra da Estrela;
- Fiel – por não ter sido entregue ao Rei de Castela pelo Álvaro Gil Cabral durante a
crise de 1383-85;
- Formosa – pela sua natural beleza 1 .
1 Na elaboração deste capítulo, baseei-me no endereço electrónico www.mun-guarda.pt.

1.2.1 Brasão e bandeira
Figura 1 – Brasão da cidade da Guarda
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Guarda
4
Relatório de estágio 2011
O escudo presente no brasão da cidade (Figura 1) é esmaltado de ouro e com a Torre de
Menagem no meio, a vermelho. A coroa mural é de prata e apresenta cinco torres.
Abaixo, a fita branca tem, a preto, as palavras “CIDADE DA GUARDA” em
maiúsculas.
Já a bandeira (Figura 2) é enfeitada por oito peças de vermelho e branco com a haste e a
lança em ouro e os cordões e bordas em vermelho e branco.
Figura 2 – Bandeira da cidade da Guarda
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Guarda
Também importa conhecermos alguns monumentos que tornam a cidade um lugar
único. Nas próximas páginas encontram-se os edifícios que julgo serem mais relevantes
para a história da Guarda.

1.2 Locais históricos e culturais
5
Relatório de estágio 2011
A Sé Catedral (Figura 3) é o símbolo mais conhecido no distrito da Guarda. Apresenta-
se em pleno “coração” da cidade, e é um dos sítios mais procurados pelos turistas. A sua
construção foi iniciada no século XII, mas apenas foi concluída no século XVI. Devido
a esta longa duração na sua construção, a Sé apresenta uma combinação de arquitectura
gótica e manuelina. Em baixo podemos ver uma fotografia da Sé da Guarda.
Figura 3 – Sé Catedral da Guarda
Fonte: http://olhares.aeiou.pt/
No Museu da Guarda (Figura 4), podemos encontrar informação relevante sobre a
cidade, desde as origens remotas às mais recentes, para além de artesanato, trajes
tradicionais e toda uma vasta história cultural.
Figura 4 – Museu da Sé Catedral da Guarda
Fonte: http://www.mun-guarda.pt/

6
Relatório de estágio 2011
Durante a Idade Média, a cidade da Guarda acolheu uma vasta comunidade judaica que
contribuiu de forma bastante significativa para o crescimento social e económico da
cidade. Em várias partes da cidade da Guarda é possível encontrar vestígios judaicos
dessa época. Em baixo (Figura 5) podemos ver uma fotografia da entrada do bairro
Judeu.
Figura 5 – Entrada do Bairro Judeu
Fonte: http://www.portugaltours.com.pt/
A Alameda de Santo André (Figura 6) apresenta um belo chafariz no centro da cidade
da Guarda que constitui um exemplo magnífico da arte Barroco-rocócó.
Figura 6 – Alameda de Santo André
Fonte: http://www.olhares.aeiou.pt

7
Relatório de estágio 2011
A Torre de Menagem (Figura 7) foi construída no século XII e apresenta uma vista
magnífica sobre toda a cidade, por se situar no ponto mais alto, a 1056m de altitude.
Figura 7 – Torre de Menagem
Fonte: http://www.mun-guarda.pt
A igreja de São Vicente (Figura 8) é uma obra tardia do Barroco do século XVIII. Sitase
numa zona ampla e dominadora, tinha a sua cabeceira mais elevada do que o corpo
da igreja e estava orientada para Oriente.
Figura 8 – Igreja de São Vicente
Fonte: http://www.descubraportugal.com.pt

Capítulo 2
A empresa Increment

2.1 História
8
Relatório de estágio 2011
Inicialmente, a empresa foi criada com o nome Moura & Sampaio Consultores, Lda em
09 de Março de 2001. A constituição da empresa teve como objectivo a representação
para o distrito da Guarda da franquia da Fiducial 2 .
Com o evoluir dos tempos, a empresa foi tendo novas necessidades a nível informático
e de recursos humanos, tendo crescido em ambas áreas de forma sustentada. Assim,
passou a prestar serviços cada vez mais especializados. Apostou na formação na
plataforma Primavera (ERP 3 utilizado desde 2002), o que permitiu evoluir no sentido
de minimizar os trabalhos de integração de informação, aproveitando o tempo adicional
disponível para melhorar o tipo de informação disponibilizada aos clientes.
Como a empresa não obteve respostas a nível institucional (Fiducial) e tendo
reposicionado a sua estratégia em função dos desenvolvimentos anteriormente referidos,
foi decidido durante o ano 2007 abandonar a franquia 4 que possuía e criar marca
própria (INCREMENT – Serviços Administrativos Globais). Com o objectivo de
potenciar ainda mais a visão de negócios definida, foi constituída uma nova empresa em
Setembro de 2008, com o objectivo de explorar o modelo de negócio associado à
contabilidade, nas mesmas instalações e sob a chancela da marca Increment, dando
participação social a uma colaboradora da Moura & Sampaio, em conjunto com os
actuais sócios da empresa e transferindo para essa empresa todos os recursos humanos e
actividades.
Adicionalmente, a Moura & Sampaio fez alterações ao seu objecto social. Assim,
segundo um diálogo que mantive com o sócio-gerente da empresa, depreendi que a
sociedade tem por objecto a prestação de serviços de contabilidade e consultoria para os
negócios e gestão; a prestação de serviços informáticos, nomeadamente a criação e o
alojamento de sítios de Internet, consultoria e implementação de modelos de negócio
baseados em comércio electrónico.
2
Franchising de referência a nível nacional na área da contabilidade, considerado líder nacional nas áreas de
contabilidade e de apoio à gestão.
3
Enterprise Resource Planning. Em português, pode ser traduzido por Sistemas Integrados de Gestão Empresarial.
4
Quando o detentor de uma marca (o franqueador) cede ao franqueado o direito de uso da sua marca ou patente.

9
Relatório de estágio 2011
Estas alterações visavam autonomizar a área da contabilidade, criando uma empresa
para o efeito, e especializar a Moura & Sampaio na prestação de serviços a empresas
com base na incorporação de novas tecnologias e know-how, sem nunca perder o
controlo sobre a actividade já criada.
Além dos elementos referidos anteriormente, o sócio-gerente tem desenvolvido
inúmeras acções de consultoria em modelo de acção de formação junto de dezenas de
empresas regionais no âmbito de programas comparticipados por apoios comunitários,
tendo inclusivamente sido coordenador das equipas de consultoria em acções de
formação relativas à Associação Empresarial e Industrial da Guarda, o que lhe permite
ter um conhecimento bastante abrangente da realidade empresarial.
Uma das principais características da empresa reside na sua equipa, pois todos os
elementos possuem formação superior. A Increment é ainda alvo de auditorias
permanentes, revelando sempre resultados positivos.
Figura 9 – Funcionárias da empresa
Fonte: Própria

2.2 Localização
10
Relatório de estágio 2011
A empresa Increment – Serviços Administrativos Globais situa-se na Guarda, na rua
Almirante Gago Coutinho (Loja 2C), como se pode verificar na Figura 10. A empresa
fica próxima do Centro Comercial Vivaci.
Figura 10 – Localização da Increment
Fonte: Adaptado de www.google.pt
Ao descer a rua, a entrada da empresa faz com que ela seja notada, já que os vidros
permitem observar o interior (Figura 11).
Figura 11 – Entrada da empresa
Fonte: Própria

2.3 Organograma
11
Relatório de estágio 2011
São quatro as trabalhadoras da Increment que exercem funções na área de contabilidade,
a Dra. Tatiana Batista, a Dra. Ana Cruz, a Dra. Joana Neves e a Dra. Isabel Fragoso. Já
a Dra. Sandra Sampaio é chefe de gabinete e o Dr. Ricardo Moura é o chefe de gabinete
e o administrador, como se pode observar no organograma (Figura 12).
Contabilidade
Tatiana Batista
Administrador
Ricardo Moura
Chefe de Gabinete
Contabilidade
Ana Cruz
Sandra Sampaio
Contabilidade
Figura 12 – Organograma da empresa Increment
Fonte: Própria
Joana Neves
Estagiário
André Coelho
Contabilidade
Isabel Fragoso
Como se pode observar no organograma, o Dr. Ricardo Moura é o administrador da
empresa. Ele é o responsável pela tomada de todas as decisões importantes. A Dra.
Sandra Sampaio, esposa do Dr. Ricardo Moura, é a chefe de gabinete da empresa e a
sua assessora. É importante salientar o facto de a Dra. Sandra Sampaio, embora sendo
supervisora das funcionárias, também as auxiliar, tratando da contabilidade.
As demais trabalhadoras lidam com documentos contabilísticos das empresas suas
clientes. Convém salientar que a Dra. Joana Neves, em virtude dos anos que tem
dedicado à empresa, seis, fica responsável pelas decisões importantes, na ausência dos
seus superiores, embora não ocupe um cargo hierarquicamente mais elevado
relativamente às outras trabalhadoras.

2.4 Infra-estruturas
12
Relatório de estágio 2011
A nível de infra-estruturas, a empresa apresenta muito boas condições. Uma das salas
tem cinco secretárias, ambas com computadores que possuem ligação à Internet, três no
lado esquerdo e duas no lado direito. A segunda sala (escritório) pertence ao
administrador,
como é possível
visualizar nas
fotografias de ambas as
salas
14).
(Figuras 13 e
Figura 13 – Sala principal de
trabalho
Fonte: Própria

Fonte: Própria
Figura 14 – Escritório privado do administrador
13
Relatório de estágio 2011
São vários os meios
tecnológicos usados pela
empresa. Existe um servidor
(Figura 15) que liga todos os
computadores entre si, ou seja,
os trabalhos podem ser
partilhados entre os funcionários e
funciona como uma espécie de
Internet particular entre os trabalhadores. Existem ainda na empresa duas impressoras a
laser que estão ao dispor de todos os funcionários.
Figura 15 – Servidor da empresa
Fonte: Própria
Os softwares que a empresa utiliza são todos actualizados constantemente. No entanto, há que
destacar o principal software usado pela empresa: Primavera 5 (Figura 16).

Figura 16 – Plataforma Primavera
Fonte: Captura do ecrã
14
Relatório de estágio 2011
5
É um software que se dedica ao desenvolvimento e comercialização de soluções de gestão e plataformas para
integração de processos empresariais num
mercado global, disponibilizando
soluções para as pequenas, médias,
grandes organizações e administração pública.
A empresa possui dois espaços
distintos para o arquivo, sendo
que um deles situa-se na sala
onde se encontram as
trabalhadoras da empresa. O
arquivo é feito essencialmente no
primeiro andar (sótão). Na sala principal existem também duas estantes arquivadoras.
No primeiro andar constam os arquivos mais antigos e menos usados de momento,
como documentos com mais de um ano. Quando há auditorias, é necessário recorrer aos
documentos que se destinam ao departamento das Finanças. Quando isso acontece, a
empresa contactava-nos para prepararmos toda a documentação necessária.
No rés-do-chão estão os documentos mais recentes, isto é, que têm menos de um ano, e
são utilizados frequentemente (Figura 17).

Figura 17 – Arquivo da empresa no sótão
Fonte: Própria
Figura 18 – Arquivo da empresa no rés-do-chão
Fonte: Própria
2.5 Serviços prestados pela empresa
15
Relatório de estágio 2011
Para melhor dar a entender os serviços prestados pela empresa, apresento as diferentes
actividades realizadas nos diferentes departamentos. Assim, no Departamento de
Contabilidade, destacam-se:
– Lançamento de Documentos
– Controlo de contas-corrente
– Centros de custo
– IES (Informação Empresarial Simplificada) / Imposto sobre o Rendimento das pessoas
Singulares (IRS) com contabilidade organizada
– Pagamento de imposto e planeamento (IRS / Imposto selo)
– Dossier fiscal
– Controlo de Imobilizado

– Reconciliação Bancária
– Reembolsos de Imposto sobre o Valor Acrescentado
– Reclamações fiscais
– Recuperação
16
Relatório de estágio 2011
– Processos de Imposto Municipal sobre Imóveis e Imposto Municipal sobre a Transmissão
Onerosa de Imóveis:
• Isenção
• Inscrição
Na parte Administrativa, os principais serviços prestados eram:
– Pedido do livro de reclamações
– IRS (sem contabilidade organizada)
– Elaboração de dossier interno
– Mapas de resíduos
– Declarações sobre transacções efectuadas
– Intrastat – Estatísticas europeias para importações / exportacões
– Pedidos de reembolso – Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP)
– Controlo e previsão de Tesouraria (Cheques / Cartas pagamento)
– Pedidos Certidões não dívida
– Preparação de dossiers informativos (Bancos / Instituições Públicas)
– Apoio à constituição de empresas
– Certificações para pedidos de reembolsos no estrangeiro
No âmbito do Departamento dos Recursos Humanos, são de salientar os seguintes
serviços:

– Quadros pessoal
– Processamento de salários
– Inscrição de trabalhadores
– Inscrição de empresas
– Emissão de declarações de rendimentos
– Segurança Social Online
– Horários no Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT)
– Documentos / baixas
– Entrega de documentos na Segurança Social
– Registo de sócios-gerentes
– Controlo de faltas
– Legalização de estrangeiros
– Estágios profissionais (IEFP)
– Pedidos de isenção de interioridade
– Esclarecimentos sobre legislação de trabalho
– Pagamentos
17
Relatório de estágio 2011
Em relação ao Departamento de Consultoria, são de relevo os serviços que se seguem:
– Projectos de Investimento:
• Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN)
• IEFP
• Outros…
– Avaliação de empresas
– Auditorias de recuperação de contabilidade

– Aconselhamento de gestão (dependente da profundidade do trabalho)
– Relatório de Gestão:
• Simples
• Pormenorizado
18
Relatório de estágio 2011
Nos Serviços Informáticos eram de salientar as seguintes actividades:
– Alojamento de bases de dados
– Instalação

Capítulo 3
O estágio

3.1 Inserção no local de estágio
18
Relatório de estágio 2011
Posso dizer que a minha inserção na empresa foi rápida. Tal facto deveu-se à forma
como fui recebido pelas colaboradoras da empresa e ao espaço que me foi concedido
para realizar as tarefas. A minha orientadora na empresa, a Dra. Joana Neves, deu-me
alguns conselhos sobre a forma como devia desempenhar as minhas funções. Não pude
ser autónomo nos trabalhos contabilísticos, já que um erro a esse nível poderia
prejudicar o cliente. Por esse motivo, a Dra. Joana costumava confirmar os meus dados
antes de estes serem arquivados no software da empresa.
A meio do meu estágio, passei a trabalhar directamente com o administrador. Durante
esta altura, as minhas tarefas eram inerentes à assessoria em geral.
Apesar de, como já referi, o administrador não permanecer muito tempo na empresa,
estabelecemos uma relação agradável e cordial, pautando-se pela confiança mútua.
Nesta altura, senti que começaram a confiar mais em mim até porque me delegaram a
tarefa de depositar os cheques dos clientes da empresa.
Apresento, de seguida, as tarefas rotineiras e esporádicas que realizei na empresa.

3.2 Tarefas rotineiras
19
Relatório de estágio 2011
3.2.1 Classificação e lançamento de documentos na base de dados
O meu trabalho consistiu em analisar os mais diversos documentos contabilísticos e
classificá-los, tendo em conta a sua natureza e especificidade. Por exemplo, numa
factura inseria o número da conta do cliente – o qual se encontrava na base de dados do
software Primavera – e o número da caixa para onde o dinheiro iria. Isto obviamente
varia de documento para documento. No caso de uma nota de crédito o processo era
outro, feito manualmente.
A base de dados era sem dúvida a nossa maior ferramenta de trabalho. Nela constavam
milhares de informações que por papel seriam muito complicadas de pesquisar.
Pessoalmente, não me foi muito complicado aprender a trabalhar com ela. Durante o
curso, aprendi, nas disciplinas de Informática, a criar bases de dados e a geri-las. Daí
que, apesar de o software ser novo para mim, a inserção e a gestão de ficheiros não
eram tarefas novas.
Talvez esta tenha sido a tarefa mais complicada que tive no estágio e também uma das
que realizei com mais frequência. Alguns documentos são muito idênticos e, para
alguém menos experiente, como era o meu caso, tornava-se, por vezes, difícil distinguir
certo tipo de documentos. Na disciplina de Contabilidade foram abordados diferentes
documentos contabilísticos mas, no entanto, da teoria à prática revelou-se alguma
distância.
Apesar das minhas dificuldades iniciais, a minha supervisora sempre me apoiou e
ajudou-me a superá-las.
3.2.2 Tarefas exteriores
As minhas tarefas exteriores passaram essencialmente por deslocações aos bancos e à
Segurança Social.

20
Relatório de estágio 2011
As minhas idas aos bancos ocorreram essencialmente nos primeiros dias do mês, pois
nesta altura a empresa fazia o pagamento das seguranças sociais dos clientes. O meu
trabalho foi relativamente fácil, apenas tive de dar os dados das empresas em questão e
o funcionário do banco tratava do resto. Na maior parte das vezes o banco foi autorizado
a fazer débito directo, mas em casos excepcionais eu levava um cheque passado pelo
cliente para saldar a dívida.
As minhas idas à Segurança Social consistiam, na maior parte das vezes, na entrega de
documentos relativos a processos dos clientes da empresa. Fiz ainda algumas
deslocações aos Correios, onde enviei correspondência e levantei encomendas da
empresa.
De todas as tarefas exteriores que realizei, a que mais gostei foi da minha ida ao
Instituto de Trabalho com o intuito de encontrar respostas para problemas contratuais de
trabalhadores dos nossos clientes. Outras tarefas externas passavam pela entrega ou
procura de documentos aos clientes da empresa.
Gostei bastante do trabalho externo, pois acabou por ser desanuviante face à carga de
trabalho constante no escritório.
3.2.3 Verificação e lançamento de horários
A tarefa de verificar e lançar horários passou a ser mais frequente a meio do meu
estágio. Para além da empresa Increment, o Doutor Ricardo Moura é também
proprietário de uma empresa de consultoria. Normalmente, seria ele quem organizaria
os horários e os lançaria em Excel, mas devido à sua grande carga de trabalho decidiu
pedir-me ajuda para a execução desta tarefa. Gostei bastante desta função pois, apesar
de muito cansativa, acabou por ser estimulante devido à sua dificuldade. A tarefa passou
por distribuir quinhentas horas semanais por todos os consultores. Para isto, foram-me
fornecidos dados de quando determinado consultor iria estar disponível para se deslocar
a determinada empresa. Depois, com esses dados, tive de tentar encontrar um horário
compatível para todos os colaboradores. Quando isto não acontecia, reportava ao Dr.

21
Relatório de estágio 2011
Ricardo Moura a situação e ele entrava em contacto com o consultor em questão para
tentar ajustar o seu horário.
É importante dizer que nem sempre era eu quem dividia as horas, aliás, só o fazia
quando existia alguma inconformidade nos horários lançados pelo Dr. Ricardo Moura.
Durante o curso, aprendi a trabalhar com folhas Excel, o que acabou por me ajudar
imenso na elaboração dos horários.
3.2.4 Arquivo de documentos
O arquivo de documentos passou pela separação dos diversos documentos
contabilísticos. Esta tarefa foi posterior ao lançamento de documentos. Cada empresa
tinha o seu dossier onde os documentos eram separados por tipo e, dentro dos tipos, por
ordem alfabética. Não havia grande critério na organização dos documentos, era
indiferente se as notas de crédito ficavam no topo do dossier ou no fim. O importante
era que os documentos do mesmo tipo estivessem juntos e ordenados alfabeticamente.
Dentro desses documentos existiam as facturas relativas às compras das empresas
(Anexos 1 a 4), os recibos existentes (Anexos 5 e 6), os movimentos e extractos das
contas e outros do mesmo género (como vendas a dinheiro – Anexo 7 e 8, formações
personalizadas – Anexo 9 – ou avisos de lançamentos – Anexo 10).
Pessoalmente, foi uma das tarefas que menos gostei de fazer, não que fosse complexa
ou difícil, mas sim porque foi muito cansativa e aborrecida. Esta tarefa foi-me atribuída
essencialmente pela minha supervisora, mas não só. Sempre que alguma trabalhadora
tinha muito trabalho e falta de tempo, pediam-me a mim para executar esta função.
É importante referir que no curso aprendi algumas técnicas de arquivo, embora as
mesmas não me tenham sido úteis neste caso específico, pois este tipo de documentação
exigiu um arquivo muito específico e não genérico como me foi ensinado. Contudo,
também fui advertido nessa disciplina que tal podia acontecer, pois com a grande
variedade e forma de arquivar documentos é necessário ser-se polivalente. Com a ajuda
da minha supervisora evoluí bastante nesta tarefa.

3.2.5 Reconciliações bancárias
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Relatório de estágio 2011
Nesta tarefa, a minha função passou por um processo de ajustamento entre os
movimentos registados no extracto bancário e os movimentos registados no extracto
contabilístico (Anexos 11 a 14) , expurgando as diferenças entre estas duas realidades,
tendo em vista a obtenção de um saldo reconciliado igual. Para isso, tirei fotocópia do
extracto do banco e do extracto contabilístico de determinada empresa que tinham de se
referir ao mesmo mês.
Depois disso, assinalei nessas fotocópias os valores presentes num e os valores
coincidentes do outro.
No fim deste processo, passei os dados que sobraram para uma folha Excel. Se tudo
estivesse correcto, o saldo final da empresa seria zero, ou seja, a reconciliação bancária
bateria certo com a nossa reconciliação contabilística. Caso isso não acontecesse, era
obrigado a ir aos gastos / lucros da empresa e ver onde existia a diferença.
Esta tarefa foi muita vez executada por mim e gostei particularmente de a fazer. Apesar
de ter frequentado a disciplina de Contabilidade ao longo do curso e de ter aprendido a
fazer as reconciliações bancárias, senti que tive uma enorme evolução com esta prática.
3.2.6 Fotocópias, impressões e digitalizações
Frequentemente tive de tirar fotocópias de documentos importantes. Os clientes da
empresa entregaram vários documentos e, depois da selecção, os mais importantes eram
fotocopiados.
No que toca a impressões, foram realizadas com alguma regularidade, principalmente
quando fiz reconciliações bancárias pois, para ser mais fácil, imprimi as reconciliações
anteriores. Assim não precisei de as visualizar no ecrã.
A meio do estágio comecei, como já referi, a ajudar mais o Dr. Ricardo nas suas tarefas.
Aí tive de digitalizar todos os documentos que os consultores entregaram no escritório.

23
Relatório de estágio 2011
Posto isto, os mesmos foram enviados por e-mail para as empresas clientes. Este
processo já não foi realizado por mim.

3.3 Tarefas ocasionais
3.3.1 Organização do arquivo
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Relatório de estágio 2011
A organização do arquivo foi uma tarefa que realizei ocasionalmente. Apenas organizei
o arquivo (Figura 19) semanal pois, durante a semana, todos os que trabalhavam na
empresa consultavam dossiers e nem sempre os arrumavam. Para manter o espaço
organizado, era escolhido um dia (que podia ser diferente de semana a semana) em que
o arquivo era organizado.
Figura 19 – Arquivo da Increment
Fonte: Própria
Todas as capas foram usadas especificamente para uma determinada empresa. Assim a
procura seria mais rápida. Debaixo do nome da empresa aparecia o tipo de documentos
que continha a capa assim como o ano que englobava (Figura 20).
Figura 20 – Capas dos arquivos
Fonte: Própria

3.3.2 Atendimento presencial
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Relatório de estágio 2011
Apenas realizei atendimento directo uma vez. Foi numa altura em que o Dr. Ricardo
estava ausente do escritório, e eu tive de atender um dos seus consultores.
O Dr. Ricardo tinha ido dar uma palestra em Espanha mas, antes de ir, encarregou-me
de elaborar os horários dos consultores e dele mesmo (enquanto gerente dos
consultores). Ele e os consultores que trabalhavam para ele davam consultoria às
pequenas e médias empresas da Beira Interior no ramo da gestão, da informática e do
marketing, entre outros ramos. Estes horários tinham de ficar prontos até ao final da
semana em questão e essa delegação de tarefas ocorreu numa quarta-feira.
Quando o consultor (que dava formação na área da informática) veio até ao gabinete à
procura do Dr. Ricardo eu disse-lhe que se encontrava ausente, mas ele retorquiu que
talvez conseguíssemos, juntos, resolver o seu problema. Enquanto gerente dos
consultores, o Dr. Ricardo Moura tinha-lhe enviado por e-mail o horário dele. No
entanto, o senhor notou que não era aquele o horário que estava a pensar fazer. Assim,
estivemos a ver onde estavam os erros (o Dr. tinha-me dado permissão para abrir as
folhas de Excel relativas aos horários no computador dele) e corrigimo-los. Graças à
formação que tive durante a licenciatura no curso de Secretariado e Assessoria de
Direcção, mais especificamente na disciplina de Informática I, consegui atender o
senhor com eficácia. O Dr. Ricardo até me agradeceu a forma como conduzi o processo
e explicou-me que evitei deslocação desnecessária do consultor à Guarda, uma vez que
não vivia nesta região.
3.3.3 Verificação de mensagens electrónicas
Uma das funcionárias da empresa teve de meter baixa médica, e todos os restantes
colaboradores precisaram então de repartir as funções da mesma entre todos. Eu fiquei
responsável por verificar diariamente o e-mail da trabalhadora e informar a Dra. Sandra
da respectiva informação. Na maioria das vezes, a Dra. Sandra respondia ela mesma.
Outras vezes eu respondia mediante as ordens da chefia. Sempre tive muitas aptidões a
informática, pelo que realizei essa tarefa com regozijo.

3.3.4 Declarações de IRS
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Relatório de estágio 2011
O período em que realizei o estágio na empresa coincidiu com a fase do preenchimento
e entrega de IRS. Pedi à minha orientadora de estágio para me explicar o procedimento.
Acabei por não preencher muitos, pois a empresa actualmente já não tem grande
interesse em fazer este tipo de trabalhos. Ainda assim fiz dois IRS, sendo um deles o
meu.
É de salientar que a empresa oferece-se gratuitamente para preencher as declarações de
IRS dos seus clientes. Também aceita pedidos exteriores, mas para pessoas que não são
clientes o custo é de 25€.
Foi uma experiência interessante, pois de facto precisava de preencher o meu IRS para
entregar e receava ter algumas dificuldades para o fazer. Foi positivo ter profissionais a
ajudarem-me nesta tarefa, que considero ser muito importante.

Conclusão
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Relatório de estágio 2011
Os meses em que estagiei na empresa Increment foram interessantes. Interessantes, pois
nunca tinha trabalhado anteriormente numa empresa e aprendi a integrar-me e interagir
num ambiente laboral e pude aprimorar os meus conhecimentos a nível contabilístico.
Nesta etapa aprendi a realizar tarefas distintas com prazos estipulados.
Saliento a importância de algumas disciplinas do curso de Secretariado que pude aplicar
nas tarefas que fui desenvolvendo. Destaco então a disciplina de Fundamentos de
Contabilidade e Fiscalidade embora, como já tenha dito, não tenha sido suficiente para o
desempenho das minhas funções. De qualquer forma, sem essas bases teria sido difícil
integrar-me no trabalho como consegui.
A disciplina de Técnicas de Arquivo e Documentação foi fundamental para a
organização dos documentos. Não pude deixar de notar que a empresa seguia as regras
que aprendi ao longo da licenciatura.
Finalmente, mas não menos importante, foram as disciplinas de Metodologia da
Investigação e de Português Empresarial, pois estas disciplinas ensinaram-me a
apresentar trabalhos escritos, a redigir textos com um nível diferente do que alguma vez
tinha feito e a saber o que iria necessitar fazer quando começasse a elaborar este
presente relatório. Agradeço às professoras envolvidas nas disciplinas referidas por me
terem dado esses fundamentos que muito contribuíram para a destreza nas redacções.
Relativamente à empresa Increment, fiquei impressionado com a qualidade dos recursos
humanos e formação dos trabalhadores, todos eles com licenciatura, o que contribui
para que exerçam as suas funções com maior rigor e consequentemente conferem uma
maior confiança aos clientes que entregam ali os seus documentos. Também a nível do
equipamento utilizado, desde os meios informáticos, passando pelos programas
escolhidos e pela selecção dos melhores produtos, considero que este é um factor
aliciante para os trabalhadores da Increment, pois vêem a sua tarefa facilitada.

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Relatório de estágio 2011
Considero, no entanto, que existem pontos que poderiam ser melhorados. No decorrer
do estágio, apercebi-me que se houvesse mais funcionários seria possível realizar mais
trabalhos. Há apenas três trabalhadoras fixas e isso faz com que a carga de trabalho seja
maior para elas. Se a empresa contratasse mais um ou dois funcionários resolveria esse
problema.
As infra-estruturas poderiam também ser mais amplas, pois o espaço é reduzido nas
instalações.
Contudo, em termos da equipa de trabalho não apresento nenhuma sugestão já que
considero toda a equipa coesa, muito trabalhadora e responsável, felicitando-os por isso.
Pelas razões expostas, considero que o meu estágio foi uma experiência gratificante e
deu-me um contributo precioso para a minha integração e desempenho no mercado
laboral.
Esta oportunidade fez-me amadurecer a nível pessoal e espero profissional e sinto que
os estágios curriculares facultam-nos bases fortes para o próximo passo das nossas
vidas. Foi uma experiência gratificante e de que me lembrarei com orgulho.

Bibliografia
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Relatório de estágio 2011
http://pt.wikipedia.org/wiki/Guarda, consultado em 19 de Agosto de 2011;
http://www.aeessg.ipg.pt/hist_guarda.htm, consultado em 19 de Agosto de 2011;
http://www.ine.pt/scripts/flex_v10/Main.html, consultado em 19 de Agosto de 2011;
http://www.slideshare.net/jrmoura1/apresentao-increment-pt, consultado em 19 de
Agosto de 2011;
http://pt.artepedia.wikia.com/wiki/Barroco/Rococ%C3%B3, consultado em 25 de
Agosto de 2011.

Índice de anexos
Anexo 1 – Factura n.º 2221
Anexo 2 – Factura n.º 22211
Anexo 3 – Factura n.º 4223
Anexo 4 – Factura n.º 0427
Anexo 5 – Recibo n.º 22212
Anexo 6 – Recibo de vencimentos
Anexo 7 – Venda a dinheiro n.º 2011 / 27
Anexo 8 – Venda a dinheiro n.º 10106
Anexo 9 – Registo de intervenção - formação personalizada
Anexo 10 – Aviso de lançamento n.º 75210335 / 2010
Anexo 11 – Extracto de contas correntes
Anexo 12 – Extracto de contas
Anexo 13 – Extracto integrado
Anexo 14 – Movimentos de conta
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Relatório de estágio 2011

ANEXOS

ANEXO 1
Factura n.º 2221

ANEXO 2
Factura n.º 22211

ANEXO 3
Factura n.º 4223

ANEXO 4
Factura n.º 0427

ANEXO 5
Recibo n.º 22212

ANEXO 6
Recibo de vencimentos

ANEXO 7
Venda a dinheiro n.º 2011/27

ANEXO 8
Venda a dinheiro n.º 10106

ANEXO 9
Registo de intervenção -
formação personalizada

ANEXO 10
Aviso de lançamento n.º
75210335/2010

ANEXO 11
Extracto de contas correntes

ANEXO 12
Extracto de contas

ANEXO 13
Extracto integrado

ANEXO 14
Movimentos de conta