Protocolo de Atendimento – sistematização das tarefas a ... - IPOG

Protocolo de Atendimento – sistematização das tarefas a serem executadas no escritório Realizar Arquitetura e interiores
janeiro/2013
não atingido e revisamos as metas.
Durante nossas reuniões mensais identificamos que nosso foco de trabalho atual são projetos
comerciais e corporativos e estamos dando ênfase na captação desse tipo de projeto.
Procuramos ter um ponto de vista mais aberto e de médio e longo prazo, observando sempre
se daquele contato podem surgir novos negócios. Dessa forma traçamos estratégias para
atingi-los de forma eficaz e mais rápida.
Faça um Plano (simples) de Marketing para o seu negócio, decidindo claramente as
suas políticas de mercado: a política de Produto (o que vai ser vendido, com que
nível de qualidade...), a política de Preços (quanto vai custar, se existe ou não
negociação de preços, critérios para descontos, condições de pagamento...), a
política de Disponibilização (região geográfica a ser atendida, forma de distribuição
do produto, canais de acesso do cliente à empresa...), a política de Pessoal
(treinamento, autonomia, cargos e funções, horários de trabalho...), a política de
Procedimentos (como as coisas são feitas, sistematização para a qualidade
permanente, manuais internos...), a política de Parcerias (com quem, pra quê, o que
buscar nos parceiros, o que oferecer aos parceiros...) e muitas outras políticas que
têm como objetivos viabilizar a relação produtiva entre o seu negócio e seu
mercado. (PADILHA, 2012b)
Ainda focando no modelo de gestão do escritório, estudamos o perfil de cada membro de
nossa equipe descriminando o que cada um tinha de qualidade e debilidades. Separamos as
funções e delegamos as tarefas e responsabilidades de cada profissional, desde as atividades
de criação até o recolhimento de reservas técnicas e cobrança de orçamentos pendentes.
Quando estas tarefas não eram bem definidas, muitas vezes deixavam de ser executadas no
prazo necessário por chegarmos ao ponto de acharmos que outra pessoa já estava executando
e só descobríamos as falhas quando o produto já deveria estar pronto e sendo utilizado pelo
cliente. Criamos um quadro de tarefas, que fica a vista de todos. Nele preenchemos a caneta
quais tarefas estão sendo executas e qual será a próxima. A equipe tem liberdade de escrever
no painel do outro componente as tarefas que espera que ele execute de forma que o processo
projetual seja continuo. Quando finalizadas essas tarefas são ticadas e ainda permanecem no
quadro por mais uns dias para a identificação da equipe.
P a r a s i s t e m a t i z a r a s t a r e f a s e d i m i n u i r o
d e s p e r d í c i o d e t e m p o p a r t i m o s p a r a a
d e f i n i ç ã o d e u m p r o t o c o l o d e a t e n d i m e n t o
q u e n ã o r e s t r i n g i s s e a l i b e r d a d e c r i a t i v a , m a s
r a c i o n a l i z a s s e o p r o c e s s o t o r n a n d o - o m a i s
e f i c i e n t e . M u i t o s i r ã o p e n s a r q u e o
d e s e n v o l v i m e n t o d e s s e t i p o d e d o c u m e n t o
d e m a n d a m u i t o t e m p o e e s f o r ç o , m a s e s s e
t e m p o é a l t a m e n t e c o m p e n s a d o . O o b j e t i v o é
n ã o d e i x a r d e e x e c u t a r n e n h u m a t a r e f a
n e c e s s á r i a à q u a l i d a d e d o p r o c e s s o e d i m i n u i r
e r r o s d e c o r r e n t e s d a f a l t a d e m e t o d o l o g i a .
N ã o d e i x a r d e t o m a r p e q u e n a s a t i t u d e s q u e
a m p l i e m o c o n c e i t o d a e m p r e s a m e d i a n t e s e u
p ú b l i c o a l v o c o m o , p o r e x e m p l o , a g r a d e c e r
u m a i n d i c a ç ã o , m a n d a r u m e m a i l d e b o a s
v i n d a s p a r a u m a p e s s o a o u e m p r e s a c o m q u e