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Relatório de Estágio - Gabinete de Mobilidade e Cooperação
3.2 Descrição de atividades realizadas
3.2.1 Tarefas diárias realizadas
Desde o primeiro dia de estágio que foi pedido que se efetuasse a leitura de emails recebidos
para o Gabinete através do Outlook. No início manifestaram-se algumas dificuldades, devido
ao desconhecimento do funcionamento do programa, mas com a preciosa ajuda das Dr a s.
Susana e Anabela, foi com êxito que se realizou a tarefa proposta.
Eram vários os emails que recebíamos, não só de alunos com questões referentes às
mobilidades, como também de professores e pessoal não docente.
Todo este processo respeitava algumas regras, após a receção das mensagens era feita uma
cópia, tanto das enviadas como das lidas, para as mais importantes serem posteriormente
arquivadas.
Com o decorrer do tempo, os emails eram respondidos, tanto em inglês (Anexo IX) como
português (Anexo X), facultando todo o tipo de informação e respondendo a quaisquer
dúvidas que, principalmente, os alunos possuíam.
Foi crucial a aprendizagem desta ferramenta informática, pois durante estes três meses de
estágio, foi das atividades que se realizava diariamente.
Por uma questão de logística, como se enviavam muitos emails direcionados aos alunos
Erasmus, elaborou-se uma lista, em Word, com os emails de todos os alunos Incoming
(Anexo XI), pois facilitava imenso esta tarefa, visto que assim não seria necessário recorrer
aos arquivos da documentação dos alunos.
O arquivo de documentos, tarefa que também se realizava diariamente e não muito apreciada
no geral (visto ser repetitiva e morosa), era fulcral no Gabinete.
Organizavam-se todos os documentos de forma a tornar a sua consulta rápida e eficaz,
garantindo assim um melhor funcionamento dos serviços do GMC.
Neste âmbito, introduziram-se novos documentos, classificando-os normalmente por ordem
alfabética, se fosse o caso, ou por grau de importância da informação contida nos documentos,
criando assim novos separadores com os elementos informativos.
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