guia Seja Legal - WWF Brasil

36 Seja Legal - Boas práticas para manter a madeira ilegal fora de seus negócios4.2.1 Passo 1 – Fornecedores de riscoComo comprovações simples e objetivas que demonstrama legalidade não estão facilmente disponíveis, suaorganização terá que identificar os fornecedores commaiores e menores possibilidades de conformidadecom as metas de sua empresa; ou seja, quais apresentamos menores riscos de fornecer madeira ilegal.Sua organização precisará desenvolver um mecanismopara avaliar e classificar os riscos (avaliação de risco).Este processo será a base para estabelecimento egestão de um sistema de controle que lhe permita:• Identificar sistematicamente fornecedores commaiores possibilidades de estar comercializandomadeira ilegal;• Desenvolver estratégias de compra fundamentadasna avaliação de risco de fornecedores;• Mostrar aos fornecedores quais ações podemadotar no intuito de ajudá-los a desenvolver progressivamenteuma política de compra e produçãolegal e sustentável, reduzindo riscos e• Monitorar o progresso dos fornecedores, como passar do tempo, na medida em que trabalhampara se tornar capazes de fornecer madeira legal,isto é, apoiar o desenvolvimento de fornecedoresem busca de melhoria contínua.A avaliação de risco é usada para estimar a probabilidadede que um produto não-certificado, de umdeterminado fornecedor, contenha madeira de origemilegal (se a madeira ou o produto de madeira tiverum certificado de cadeia de custódia, não precisaser avaliado). Avaliar os fornecedores de acordo comeste risco leva em consideração uma série de informaçõesde várias fontes, algumas das quais estãodisponíveis em domínio público e são disponibilizadaspelos próprios fornecedores.A avaliação de risco consiste nas seguintes atividades:• Pedir aos fornecedores que respondam e devolvamos questionários distribuídos pela empresa;• Analisar os questionários devolvidos usando tabelasde classificação de risco e estabelecimentode cenários;• Retornar os resultados das avaliações aosfornecedores, acordar melhorias e monitorarsua implementação e•Gerenciar os dados obtidos.a. Pedir aos fornecedores que respondame devolvam os questionáriosO primeiro passo no processo de avaliação de riscoé enviar questionários a seus fornecedores. O questionário-modelo,que pode ser adaptado para uso desua organização, está disponível no Apêndice 1.Os fornecedores precisam ser estimulados a responderos questionários. Abaixo há algumas estratégias,fundamentadas em experiências práticas, que podemcontribuir para que os questionários sejam respondidose devolvidos.• Contate os fornecedores com antecedênciaao envio dos questionários para explicar asrazões comerciais para que as questões sejamrespondidas. Isto pode ser feito por e-mail, porémé recomendável que se faça um contatoprévio por telefone.• Envie o questionário com uma carta explicandoporque você precisa das informações ecomo elas serão usadas. Enfatize que todas asinformações comerciais proporcionadas por elespermanecerão totalmente confidenciais e nãoserão compartilhadas com ninguém, sejam compradoresou fornecedores.• Aguarde de dois a três meses para que ofornecedor responda o questionário a partirda data de recebimento. Isto tende a não seruma prioridade; além disso, o fornecedor podeprecisar de tempo para coletar a documentaçãonecessária. Você deverá estar preparado pararesponder perguntas e esclarecer dúvidas relativasao questionário.