ETISKA REGLER - Fortum

ETISKA REGLER
Riktlinjer för samarbete med kunder och leverantörer

RIKTLINJER FÖR SAMARBETE MED
KUNDER OCH LEVERANTÖRER
Dessa riktlinjer har utarbetats för att hjälpa Fortums medarbetare i Sverige
att handla i enlighet med våra värden, särskilt “hög etik”, i olika samarbetssituationer
med våra kunder och leverantörer. Riktlinjerna är en bilaga till
Fortums Code of Conduct, som är överordnad dessa etiska riktlinjer.
Vi på Fortum inser vikten av att arbeta nära våra kunder och leverantörer
för att stärka vårt partnerskap och få bättre förståelse för de gemensamma
prioriteringarna. Vi vill ha goda och professionella relationer till kunder,
leverantörer, underentreprenörer och övriga intressenter. I ett normalt
affärsumgänge ingår det som en viktig del att kunna träffas och umgås i
olika sammanhang, som kundträffar, studiebesök, kurser och seminarier.
Måttfullhet och öppenhet skall alltid styra umgänget i våra affärsrelationer.
INNEHÅLL
1 Riktlinjer för samarbete med
kunder och leverantörer
2 Lagar och etiska riktlinjer
3 Frågor om Fortums riktlinjer
4 Hur gör vi inom Fortum

LAGAR OCH ETISKA RIKTLINJER
Fortum följer svensk lag och de vägledande etiska regler om
affärsrelationer som sammanställts av Institutet Mot Mutor (IMM).
Fortums medarbetare som verkar i Sverige förväntas känna till
och följa koncernens riktlinjer för samarbete med kunder och
leverantörer. Riktlinjerna finns tillgängliga på koncernens intranät.
FRÅGOR OM FORTUMS RIKTLINJER
Riktlinjerna skall ge medarbetaren befogenhet och trygghet att utföra
sina arbetsuppgifter inom ett givet regelverk. Regelverket är emellertid
inte av sådan omfattning att det anger ett korrekt sätt att agera i varje
enskild situation. Vid behov bör därför reglernas tillämpning diskuteras
med närmaste chef. Dessutom kan Fortums jurister agera som rådgivare
i specifika frågor.

HUR VI GÖR INOM FORTUM
Som medarbetare inom Fortum är det tillåtet att ta emot
eller ge följande förmåner:
• Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor.
• Måttfulla uppvaktningar vid högtidsdagar, sjukdom eller
representation.
• Enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär.
Som medarbetare inom Fortum är det inte tillåtet att ta emot
eller ge följande förmåner:
• Penninggåvor i kontanter, värdepapper och liknande.
• Penninglån som inte beviljas i yrkesmässig lånerörelse
på marknadsmässiga villkor.
• Bonusarrangemang av olika slag som tex inköpsrabatter,
provisioner mm som inte godkänts av Fortum.
• Att förfoga över båt, fordon, fritidsbostad eller liknande
för privat bruk.
• Helt eller delvis betalda nöjes- eller semesterresor.

HUR VI GÖR INOM FORTUM
Det är alltid förmånens värde för mottagaren som avgör om en förmån
är ”otillbörlig”, det vill säga om den är olämplig eller inte.
Förmåner som är ”villkorat tillbörliga” (se exempel nedan) är tillåtna för
oss på Fortum att ge bort eller att ta emot om samtliga förutsättningar
nedan är uppfyllda:
• Måttfullhet, det vill säga förmånen får inte vara så ekonomiskt
värdefull och attraktiv att den kan tänkas påverka medarbetarens
handlande.
• Öppenhet, det vill säga förmånen skall vara riktad till och godkänd av
arbetsgivaren, inte till den enskilde medarbetaren, och förenlig
med arbetsgivarens etiska riktlinjer.
• Värde, det vill säga värdet på förmånen för medarbetaren avgör om
värdet är rimligt eller inte. Normalt bestäms värdet utifrån vad marknadspriset
är för tjänsten eller varan. Det finns dock ingen beloppsgräns
som gör en förmån otillbörlig utan bedömningen görs utifrån
omständigheterna i det enskilda fallet.

HUR VI GÖR INOM FORTUM
Om kraven på måttfullhet, öppenhet och värde är uppfyllda finns
följande exempel på godkända ”villkorat tillbörliga förmåner”:
• Studieresor, studiebesök, kurser och konferenser där
utbildningsinslaget helt dominerar.
• PR- och andra informationsevenemang för massmedier.
Om arbetsgivaren är inom den privata sektorn kan även följande
aktiviteter vara godkända ”villkorat tillbörliga förmåner”:
• Företagsjubileer, invigningar och banketter.
• Idrotts- och kulturevenemang.
• Representation i den mån det är fråga om enstaka bjudningar
till en och samma medarbetare.
Om det i samband med en kund- eller leverantörsaktivitet finns ett
”nöjesinslag”, skall det alltid finnas ett skriftligt program där de olika
delarna i programmet beskrivs. Nöjesinslaget skall enbart utgöra en
del av hela kund- eller leverantörsaktiviteten.
Oavsett om kraven på måttfullhet, öppenhet och värde är uppfyllda
ska Fortum emellertid aldrig ge en ”villkorat tillbörlig förmån” till någon
på en myndighet som sysslar med myndighetsutövning (det vill säga
tar beslut som direkt påverkar en enskild) eller till någon som fullgör
en särskilt integritetskänslig funktion i samhället som tex banker eller
försäkringsbolag.

HUR VI GÖR INOM FORTUM
Om en Fortum-medarbetare blir inbjuden till ett externt seminarium
eller evenemang skall medarbetaren först kritiskt utvärdera om
seminariet eller evenemanget verkligen bidrar till att utveckla Fortums
verksamhet. Om det gör det kan det bli aktuellt att medarbetaren
deltar, men det krävs då ett godkännande av chefen till medarbetarens
chef (“farfarsprincipen”). Grundregeln är att Fortum betalar resekostnaderna,
det vill säga resa och hotell, för medarbetaren.
I samband med olika kundarrangemang avstår Fortum alltid ifrån att
bjuda in make/maka/sambo till dem som bjuds in. När vi själva blir
inbjudna tackar vi nej till en inbjudan som avser make/maka/sambo.

HAR DU FRÅGOR SOM GäLLER
FORTUMS ETISKA REGLER?
I första hand vänder du dig till din arbetsledare eller chef.
Tala med någon annan ur ledningsgruppen eller koncernens
internrevision om det känns obekvämt att ta upp frågan med
din arbetsledare.
internal.audit@fortum.com
intranet.fortum.com/sv/riktlinjer