Information till svenska stödmottagare i ETS - Tillväxtverket

Information till
svenska stödmottagare
i
europeiskt territoriellt
samarbete (ETS)
2007 - 2013
Central Baltic, Baltic Sea, Interreg IVC, Espon 2013, Interact II,
South Baltic, North Sea, Urbact II och Öresund-Kattegatt-Skagerak (ÖKS)
- version 2013-05-21 -
Sverige

Innehåll
Grundläggande bestämmelser ................................................................................................................. 2
First Level Control (FLC) ........................................................................................................................ 2
Information .......................................................................................................................................... 2
En inkommen handling är en allmän handling .................................................................................... 2
Detta ska skickas in till Tillväxtverket................................................................................................. 2
Handläggningstid ................................................................................................................................. 3
Valutakurs ............................................................................................................................................ 3
Offentlig upphandling .............................................................................................................................. 3
Länkar om upphandling ....................................................................................................................... 4
Inköp på affärsmässiga villkor ................................................................................................................. 4
Arkivering av handlingar ......................................................................................................................... 4
Granskningsrätt ....................................................................................................................................... 4
Information och offentlighetskrav ............................................................................................................ 4
Projektintäkter ......................................................................................................................................... 4
Huvudregler för stödberättigande kostnader ........................................................................................... 4
Stödberättigande kostnader ..................................................................................................................... 5
Personal ............................................................................................................................................... 5
Externa tjänster .................................................................................................................................... 5
Resekostnader ...................................................................................................................................... 5
Investeringar ........................................................................................................................................ 5
Leasingavgifter .................................................................................................................................... 6
Finansiella avgifter och garantikostnader ............................................................................................ 6
Indirekta kostnader / Lokalkostnader................................................................................................... 6
Moms ................................................................................................................................................... 7
Kostnader som inte är stödberättigande .................................................................................................. 7
Överklagan av beslut ............................................................................................................................... 7
Kontakt FLC Malmö ................................................................................................................................ 8
Kontakt FLC Östersund ........................................................................................................................... 9

Grundläggande bestämmelser
Grundläggande bestämmelser om stöd från regionala utvecklingsfonden finns i:
1. Rådets förordning (EG) nr 1083/2006 av den 11 juli 2006 om allmänna bestämmelser för
Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden och
Sammanhållningsfonden samt om upphävande av förordning (EG) nr 1260/1999
2. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 av den 5 juli 2006 om
Europeiska regionala utvecklingsfonden och om upphävande av förordning (EG)
nr1783/1999
3. Kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 av den 8 december 2006 om
tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1083/2006 om allmänna
bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden och
Sammanhållningsfonden och för Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr
1080/2006 om Europeiska regionala utvecklingsfonden
4. Förordning 2007:14 om förvaltning av EG:s strukturfonder
Notera !
Utöver bestämmelserna i ovanstående författningar kan särskilda villkor regleras i beslut om
stöd till enskilt projekt.
Detta informationsblad syftar till att ge allmän och sammanfattande information om
bestämmelser för de europeiska territoriella programmen – varje enskilt operativt program kan
därutöver ha särskilda bestämmelser i sina program-manualer.
First Level Control (FLC)
Information
Tillväxtverket är den svenska myndighet som är ansvarig för kontroller avseende svenska parter
enligt artikel 16 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080, där den förvaltande
myndigheten inte är placerad i Sverige. Denna kontroll kallas First Level Control ( i
fortsättningen kallad FLC) och avser Europeiska Territoriella Samarbeten (ETS). FLC avger
därvid yttrande som används som underlag till beslut om utbetalning som fattas av förvaltande
myndighet.
Det här informationsbladet är tänkt att fungera som ett stöd vid projektredovisning och för att
ni som Lead Partner/Project Partner (i dokumentet kallad stödmottagare) ska kunna redovisa
komplett material när det blir dags för Tillväxtverket att kontrollera upparbetade kostnaderna.
En inkommen handling är en allmän handling
En handling som lämnas in till Tillväxtverket är en allmän handling och uppgifter som finns i
denna är normalt offentliga. Det innebär att intressenter har rätt att få ta del av det som står i
handlingen/handlingarna.
Innan Tillväxtverket lämnar ut en allmän handling görs en sekretessprövning av uppgifterna i
handlingen.
Detta ska skickas in till Tillväxtverket
Nedan är en uppräkning av de minimikrav av dokument som ska skickas in till Tillväxtverket.
Spårbarhet krävs genom exempelvis numrering så att man enkelt kan se vilken faktura som hör
ihop med respektive post i kostnadssammanställningen och huvudboken.
2

Kontakta ert programsekretariat för att få reda på vad som gäller i just ert program. Redovisa på
mallar och blanketter som tillhandahålls av respektive program.
Projektspecifik huvudbok;
En projektkod för varje projekt
Ska innehålla projektets kostnader (och ev intäkter)
Omslutning huvudbok och rekvisitionsunderlag ska stämma överens (efter ev.
korrigering av OH/Indirekta kostnader). Om omslutningen ej stämmer överens
förklara skriftigt vad differenserna beror på.
Alla fakturor (kopior) som belastat projektet för perioden
Betalningsbevis (proof of payment), exempelvis bankutdrag el.dyl.
Attesterad tidredovisning (i original) för de som arbetar deltid i projektet
Uträkning av timkostnad med tillhörande lönespecifikation eller anställningsavtal som
styrker den lön som ligger till grund för uträkningen.
Organisationens upphandlingspolicy
Följande dokument ska skickas in (vid första redovisningstillfället och vid förändring);
Projektansökan
Projektbeslut
Partnership agreement och övriga projektspecifika avtal
Budget
Läges- eller slutrapport
Beräkningsmodeller gällande indirekta kostnader och lokalkostnader
Handläggningstid
Handläggningstid på 3 månader är möjlig enligt Europaparlamentets och rådets förordning
(EG) nr 1080/2006, artikel 16 punkt 2 efter det att komplett granskningsunderlag inkommit till
Tillväxtverket.
För att tidsramar inom program och projekt ska kunna följas måste ni skicka in ett komplett
granskningsunderlag till Tillväxtverket så snart er rapporteringsperiod är slut.
Valutakurs
Vid omräkning till EURO ska programmens regler för valutaomräkning följas. Aktuella
valutakurser finns på: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en
Offentlig upphandling
Om stödmottagaren är upphandlande myndighet eller offentligt styrt organ ska lagen
(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lagen (2007:1092) om offentlig upphandling
inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) följas. De olika stegen i
upphandlingsförfarandet ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget ska på
begäran kunna uppvisas för Tillväxtverket.
Termen offentligt styrt organ innefattar juridiska personer som tillgodoser behov i det
allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell
karaktär. Kontakta Tillväxtverket/FLC vid osäkerhet om tillämpningen.
Observera att programmen kan ha särskilda bestämmelser angående upphandling.
Om stödmottagaren hänvisar till undantag i LOU/LUF ska stödmottagaren lämna en skriftlig
redogörelse för varför undantaget ska vara tillämpligt. Enligt gällande rättspraxis råder stor
restriktivitet i tillämpningen av undantagsbestämmelser.
3

Länkar om upphandling
Kammarkollegiet - www.upphandlingsstod.se
Konkurrensverket - www.konkurrensverket.se
Miljöstyrningsrådet - www.msr.se
Inköp på affärsmässiga villkor
Stödmottagare som inte är upphandlande myndighet eller offentligstyrt organ (se ovan) ska
beakta affärsmässiga villkor vid inköp av varor och tjänster. Med affärsmässiga villkor avses att
principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt
proportionalitet ska beaktas vid inköp av varor och tjänster. Vid ansökan om utbetalning ska
stödmottagaren kunna visa dokumentation och underlag som visar att utgifter uppkommit på
affärsmässiga villkor och därmed att kostnadseffektivitet uppnås. Vid inköp av varor och
tjänster över 5 prisbasbelopp är vägledande att stödmottagaren skriftligen tillfrågar minst tre
leverantörer. Vid inköp av varor och tjänster över 50 prisbasbelopp är vägledande att
stödmottagaren annonserar i dagstidning och egen hemsida.
Arkivering av handlingar
Handlingar och uppgifter, räkenskapsinformation ska sparas hos stödmottagaren. Se respektive
programmanual för mer information. Om stödmottagarens verksamhet omorganiseras eller
ändras ska det framgå av arkiv- och dokumentationsplaner var handlingarna finns.
Granskningsrätt
Tillväxtverket och Ekonomistyrningsverket (ESV) har rätt att hos stödmottagaren följa arbetet
och ta del av all dokumentation gällande projektet. Samma rätt tillkommer bemyndigade
personer från Europeiska gemenskapen och andra bemyndigade nationella organ.
Information och offentlighetskrav
Stödmottagare ska, genom information och skyltning, säkerställa att allmänhet och
projektdeltagare får kännedom om att projektet och dess aktiviteter delfinansieras av
Europeiska Regionala Utvecklingsfonden. Se respektive programmanual för ytterligare
information.
Därutöver kan information hämtas i Kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006.
Projektintäkter
Om ett projekt som finansieras av strukturfonderna ger upphov till intäkter ska dessa redovisas i
projektet. Se respektive programmanual för ytterligare information.
Huvudregler för stödberättigande kostnader
Det är inte säkert att alla kostnader som uppkommer i en projektverksamhet är godkända som
stödberättigande kostnader och därmed kan ligga till grund för beräkning av stöd ur Europeiska
regionala utvecklingsfonden.
Redovisade kostnader, verifikat och andra underlag får inte ha legat eller komma att ligga till
grund för andra offentliga stöd, inklusive annat EG-stöd.
Direkta kostnader är stödberättigande:
om de är tillkommande utöver stödmottagarens ordinarie verksamhet
om de faktiskt är betalda
4

om de har uppkommit för och är nödvändiga för projektets genomförande
om de har uppkommit under den projektperiod som är fastställd i projektbeslutet
om de har bokförts projektspecifikt hos stödmottagaren
om de kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag
eller andra redovisningshandlingar
om de har uppkommit efter offentlig upphandling eller i övrigt på affärsmässiga villkor
Se respektive programmanual för ytterligare information.
Stödberättigande kostnader
Personal
Kostnadsslaget Personal avser lönekostnader för personer som är anställda av stödmottagaren
och deltar direkt i projektarbetet. Stödberättigande lönekostnad avser den tid den anställde
arbetar i projektet.
Lönekostnader avser lön samt lönebikostnader 1 . Tidredovisning ska lämnas i samband med
projektredovisning för aktuell period. Det gäller alla personer som arbetar deltid i projektet.
Tidredovisningen ska ske på tydliga blanketter där alla ovanstående uppgifter framgår.
Lönespecifikation eller motsvarande ska lämnas första gången som lönen förekommer samt vid
förändring.
Sjuklön som stödmottagaren betalar för de anställda i projektet är stödberättigande.
Kontrollera med programmet vilka blanketter som gäller för ert projekt.
Externa tjänster
Köp av tjänst är då stödmottagaren köper tjänster utanför den egna organisationen. Vid denna
typ av köp uppkommer ofta krav på upphandling. Av fakturorna ska framgå vilken tjänst som
utförts, nedlagd tid och timkostnad.
Utgifter för anlitande av en underleverantör är inte stödberättigande om det ökar kostnaden för
projektet utan att tillföra något motsvarande värde.
Resekostnader
Kostnader i samband med resor ska alltid styrkas med;
Kvitton, fakturor
Reseräkningar
Syfte med resa och resenärer (mötesagenda och deltagarförteckning)
Se respektive programmanual för ytterligare information
Investeringar
Investeringar bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst tre år. Till investeringar räknas
kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk, dvs. som inte är av
karaktären förbrukningsmaterial. Uppförande av byggnader och köp av byggnad tas upp som
investering.
Investeringar som belastar projektet ska vara godkända och budgeterade i projektbeslutet.
Se respektive programmanual för ytterligare information
1 Lönebikostnader är semesterersättning, lagstadgade sociala avgifter (31,42% inkomstår 2013)
och avgifter enligt kollektivavtal (ex pensionavgift)
5

Leasingavgifter
Leasingavgifter är stödberättigande upp till marknadsvärdet för tillgången. Marknadsvärdet kan
exempelvis visas genom prisjämförelser på Internet.
Finansiella avgifter och garantikostnader
Följande avgifter och kostnader kan vara stödberättigande:
avgifter för transnationella finansiella transaktioner
om genomförandet av en insats kräver att det öppnas ett eller flera separata konton,
bankavgifter för att öppna och förvalta kontot eller kontona
juristarvoden, notarieavgifter, se Kommissionens förordning (EG) 1828/2006, artikel
49.
kostnader för garantier
Se respektive programmanual för ytterligare information
Indirekta kostnader / Lokalkostnader
Se programmanual vad som gäller för respektive program.
OBS! Programmet Baltic Sea tillåter inte Indirekta kostnader.
Observera att beräkningsmodell måste skickas in till FLC för godkännande innan redovisning. I
annat fall är kostnaden inte stödberättigad.
Indirekta kostnader är stödberättigande om de har uppkommit i direkt samband med de
stödberättigande direkta kostnader som går att hänföra till projektet.
Exempel på indirekta kostnader är:
Telefoni
Lokaler
IT-stöd
Vaktmästeri
Städning
Kostnaderna som ska ingå i modellen baseras på aktuella fakturor eller föregående års
redovisning för organisationen.
Kostnadsposterna i framtagen modell för indirekta kostnader styrks med fakturor alternativt
revisorsintyg där det intygas att kostnaderna är projektrelaterade och stämmer överens med
verkligheten.
För beräkning av de indirekta kostnaderna som kan tas upp i projektet har Tillväxtverket tagit
fram följande modell där de stödberättigande indirekta kostnaderna fördelas ut.
Organisationens totala
lönekostnad, (lön inkl.
lönebikostnader) exklusive
lönekostnad för personer
som ingår i de indirekta
kostnaderna.
De indirekta kostnaderna i
projektet får uppgå till ett
belopp beräknat på
procentsatsen gånger lönen
(och inte överstiger budget
eller programmets gräns).
Stödberättigande indirekta kostnader i organisationen
Total lönekostnad i organisationen
Procentsats x lönekostnader i projektet
= Indirekta kostnader
6
= Procentsats

Moms
För projekt som drivs av offentliga organisationer är den ingående momsen normalt avdragsgill
dvs ingen kostnad för projektet. Alla kostnader ska alltså redovisas exklusive moms.
För projekt som drivs i verksamheter där moms inte är avdragsgill blir momsen en slutlig
kostnad och är stödberättigande. Stödmottagaren bör rådfråga Skatteverket vad som gäller
specifikt för projektet eftersom det inte behöver vara samma som för den ordinarie
verksamheten. Om Skatteverket bedömer att projektet inte har avdragsrätt för moms är denna
kostnad stödberättigande.
Utländsk moms är ej heller stödberättigad då svenska organisationer, i de allra flesta
fall, faktiskt har möjlighet att återvinna den från andra länder (skatteverket.se).
De flesta programmanualer har dessutom detta inskrivet och följande exempel är kopierat från
Interreg IVC´s Programme Manual:
"VAT does not constitute eligible expenditure unless it is genuinely and definitively borne by
the partner. VAT which is recoverable by whatever means cannot be considered as eligible
even if it is not actually recovered by the partner."
Kostnader som inte är stödberättigande
Kostnader som uppstått före startdatum eller efter slutdatum för projektperioden
Räntekostnader
Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader
Kostnader som har finansierats via annat EU-stöd eller nationellt offentligt stöd eller
under andra programperioder
Se programmanual för ytterligare information.
Överklagan av beslut
De kontroller som Tillväxtverket utför i sin roll som FLC är anse som yttranden till förvaltande
myndighet, som använder dessa yttranden som underlag i beslut om utbetalning. I normalfallet
går dessa utbetalningsbeslut av förvaltande myndighet att överklaga. Mer information om
överklagan ges av respektive förvaltande myndighet. Tillväxtverkets yttranden, som alltså inte är
att anse som beslut, går dock inte att överklaga.
7

Granskningen av de olika territoriella programmen är fördelade mellan Tillväxtverkets kontor i
Östersund och Malmö. Varje program har även en utpekad ansvarig granskare.
Enhetschef för First Level Control är Tommy Anjevall, Östersund.
Kontakt FLC Malmö
Postadress:
Tillväxtverket Malmö
First Level Control
Box 32
201 20 Malmö
Program Kontakt
OBS ! Adressera försändelser till First Level Control
8
(inte direkt till namngiven person)
Tel växel: 08 - 681 91 00
(gemensam för hela Tillväxtverket)
Johanna Möller 08 - 681 91 16 johanna.moller@tillvaxtverket.se
Jahangir Kaisar 08 - 681 96 62 jahangir.kaisar@tillvaxtverket.se
Christina Imander 08 - 681 96 49 christina.imander@tillvaxtverket.se
Mikael Dahl 08 - 681 96 56 mikael.dahl@tillvaxtverket.se
Rebecca Frej 08 - 681 96 96 rebecca.frej@tillvaxtverket.se
Richard Petersson 08 - 681 96 29 richard.petersson@tillvaxtverket.se
[Vakant]
Johanna Jahangir Christina Mikael Rebecca Richard

Kontakt FLC Östersund
Postadress:
Tillväxtverket Östersund
First Level Control
Box 3034
831 03 Östersund
Program Kontakt
OBS ! Adressera försändelser till First Level Control
9
(inte direkt till namngiven person)
Tel växel: 08 - 681 91 00
(gemensam för hela Tillväxtverket)
För Baltic Sea gäller att "tunga" dokument (typ redovisningshandlingar)
per e-mail ska skickas till följande adress:
FLC_balticsea@tillvaxtverket.se
Birgitta Pettersson 08 - 681 92 51 birgitta.pettersson@ tillvaxtverket.se
Maud Persson 08 - 681 93 36 maud.persson@tillvaxtverket.se
Robert Berggren 08 - 681 92 37 robert.berggren@ tillvaxtverket.se
Mårten Sandström 08 - 681 93 77 marten.sandstrom@tillvaxtverket.se
Håkan Flykt 08 - 681 91 66 hakan.flykt@ tillvaxtverket.se
[Vakant]
Gabriella Fredriksson 08 - 681 92 07 gabriella.fredriksson@ tillvaxtverket.se
Kristin Signemark 08 - 681 65 13 kristin.signemark@tillvaxtverket.se
Mårten
Sandström
08 - 681 93 77 marten.sandstrom@tillvaxtverket.se
Birgitta Gabriella Håkan Kristin Maud Mårten Robert