Bokföringsnämndens allmänna anvisning om de metoder ... - Elinar

BOKFÖRINGSNÄMNDEN 

Handels- och industriministeriet 

22.5.2000 

ALLMÄN ANVISNING OM DE METODER SOM SKALL ANVÄNDAS VID 

MASKINLÄSBAR BOKFÖRING 

1(30) 

1 INLEDNING........................................................................................................................................3 

1.1 SYFTET MED DENNA ALLMÄNNA ANVISNING ..................................................................................3 

1.2 DEN ALLMÄNNA ANVISNINGENS TILLÄMPNINGSOMRÅDE ...............................................................3 

2 DEFINITIONER..................................................................................................................................4 

2.1 DELBOKFÖRING .............................................................................................................................4 

2.2 DATASYSTEMET FÖR MASKINLÄSBAR BOKFÖRING..........................................................................5 

2.3 ANVÄNDARSTÄMPEL......................................................................................................................5 

2.4 LINKDATA......................................................................................................................................5 

2.5 VERIFIKATDAGBOK ........................................................................................................................6 

3 VERIFIKATIONSMATERIALET I SAMBAND MED MASKINLÄSBAR BOKFÖRING................6 

3.1 STADGANDEN OM VERIFIKATION....................................................................................................6 

3.2 VERIFIKATIONSMATERIAL...............................................................................................................7 

3.3 ELEKTRONISKA VERIFIKATIONER .................................................................................................10 

3.4 BEKRÄFTELSEANTECKNINGAR......................................................................................................11 

3.5 VERIFIKATIONS-, KORRESPONDENS- OCH ANNAT BOKFÖRINGSMATERIAL ENLIGT FUNKTION.......12 

3.5.1 Försäljningsfunktioner.........................................................................................................12 

3.5.2 Inköpsfunktioner...................................................................................................................13 

3.5.3 Materialförvaltning..............................................................................................................14 

3.5.4 Löneberäkningens funktioner...............................................................................................14 

3.5.5 Betalningar och betalningstrafikfunktioner ........................................................................15 

3.5.6 Huvudbokföringens verifikationer.......................................................................................16 

4 BOKFÖRINGSTID............................................................................................................................16 

5 NOTERINGARNA I BOKFÖRINGEN.............................................................................................16 

5.1 KRONOLOGISK ORDNING OCH NUMRERING AV VERIFIKATIONER ..................................................16 

5.2 METODER FÖR KRONOLOGISK OCH SYSTEMATISK BOKFÖRING.....................................................17 

5.3 SAMMANSTÄLLNING AV BOKFÖRINGSNOTERINGAR OCH VERIFIKATIONER....................................18 

5.4 UPPGIFTER SOM BEHÖVS FÖR FASTSTÄLLANDE AV MERVÄRDESSKATTEN ......................................18 

6 VERIFIERINGSKEDJA....................................................................................................................19 

7 FÖRFARINGSSÄTT VID RÄTTELSE.............................................................................................20 

8 AVSTÄMNINGAR............................................................................................................................21 

8.1 ALLMÄNT.....................................................................................................................................21

2 (30) 

8.2 AVSTÄMNING AV DELBOKFÖRING MOT HUVUDBOKFÖRINGEN ......................................................22 

8.3 AVSTÄMNING AV BOKFÖRINGSUPPGIFTER SOM MOTTAGITS I MASKINLÄSBAR FORM.....................23 

8.4 AVSTÄMNING AV RÄTTELSEANTECKNINGAR.................................................................................23 

8.5 AVSTÄMNINGAR SOM FÖRUTSÄTTS VID FÖRVARING AV VERIFIKATIONER OCH 

BOKFÖRINGSNOTERINGAR SOM SAMMANSTÄLLNINGAR .....................................................................24 

8.6 FÖRVARING AV AVSTÄMNINGSUTREDNINGAR...............................................................................24 

9 FRAMTAGANDE AV MASKINLÄSBART BOKFÖRINGSMATERIAL I LÄSBAR FORM.........25 

10 FÖRVARING AV BOKFÖRINGSMATERIAL I ETT MASKINLÄSBART DATAMEDIUM 

UNDER RÄKENSKAPSPERIODEN...................................................................................................25 

11 PERMANENT FÖRVARING AV BOKFÖRINGSMATERIAL I ETT MASKINLÄSBART 

DATAMEDIUM ...................................................................................................................................26 

11.1 ÖVERFÖRING AV BOKFÖRINGSMATERIAL FÖR PERMANENT FÖRVARING......................................26 

11.2 GRANSKNING AV DATAINNEHÅLLETS RIKTIGHET ........................................................................26 

11.3 BESKRIVNING AV DATAMEDIETS INNEHÅLL.................................................................................27 

11.4 DATAMEDIETS TEKNISKA FUNKTIONSDUGLIGHET .......................................................................27 

11.5 LAGRINGSFORMAT .....................................................................................................................27 

11.6 NYTTJANDERÄTT OCH LÖSENORD...............................................................................................28 

12 FÖRVARING AV BOKFÖRINGEN I ETT MASKINLÄSBART DATAMEDIUM UTANFÖR 

FINLAND.............................................................................................................................................29 

13 BOKFÖRINGENS LÄSBARHET I SÄRSKILDA SITUATIONER................................................29 

13.1 DÅ DEN BOKFÖRINGSSKYLDIGES VERKSAMHET UPPHÖR.............................................................29 

13.2 DÅ VERKSAMHETEN HOS DEN UTOMSTÅENDE INSTANS SOM TILLHANDAHÅLLER MASKINLÄSBAR 

FÖRVARING AV BOKFÖRINGSMATERIAL UPPHÖR.................................................................................30

1 Inledning 

3 (30) 

Bokföringslagens (1336/1997, BokfL) andra kapitel innehåller bestämmelser om de metoder 

som skall användas vid bokföring (Bokföring av affärshändelser samt bokföringsmaterial). 

Handels- och industriministeriet har 26.1.1998 utfärdat ett beslut (47/1998, 

nedan beslut om metoder) om de metoder som skall användas vid bokföring. Handelsoch 

industriministeriet har dessutom 26.1.1998 utfärdat ett beslut (49/1998) om tillfällig 

förvaring av bokföringsmaterial utomlands. Denna allmänna anvisning innehåller en noggrannare 

behandling av tillämpningen av 2 kapitlet i bokföringslagen samt av nämnda två 

beslut, vid maskinläsbar bokföring. 

1.1 Syftet med denna allmänna anvisning 

Bokföringslagen möjliggör utnyttjandet av maskinläsbara datamedier för upprättande och 

arkivering av bokföringen förutom i fråga om den balansbok som avses i BokfL 3:8 §. 

Med maskinläsbar bokföring strävar man till effektivitet, snabbare bokföring samt sänkta 

kostnader med hjälp av automatisering av bokföringen. Med hjälp av automatiserad bokföring 

kan man också öka bokföringens tillförlitlighet och kontrollera bokföringens riktighet. 

Syftet med denna allmänna anvisning är att ge anvisningar för utnyttjandet av automatisk 

databehandling i bokföringen och för arkivering av bokföringsmaterialet så att kraven i 

bokföringslagen och beslutet om metoder uppfylls. Bokföringar upprättas med olika bokföringsprogram 

av olika ålder. Programvara som utarbetats medan den gamla bokföringslagen 

(1974) var i kraft, används samtidigt som man håller på att ta i bruk programvara 

som utnyttjar internet-teknik och tjänster av en ny typ där bokföringsmaterial förvaras 

i elektronisk form hos en extern instans som tillhandahåller tjänsten i fråga. 

Syftet med den allmänna anvisningen är i första hand att verka för att god bokföringssed 

förverkligas vid utveckling av nya datasystem för bokföring och i samband med grundförbättring 

av gamla system. Då anvisningen tillämpas skall man också beakta omfattningen 

av den bokföring för vilken den bokföringsskyldige utnyttjar maskinläsbar bokföring. I 

komplicerade, långt automatiserade bokföringar som innefattar ett stort antal affärshändelser, 

måste större uppmärksamhet fästas vid kontrollmöjligheterna än i bokföringen hos 

små bokföringsskyldiga. Detta innebär till exempel att det rekommenderas att kundfordringarna 

i en särskild delbokföring månadsvis avstäms med huvudbokföringen, om antalet 

försäljningsfakturor är stort, medan det är möjligt att göra avstämningen en gång per räkenskapsperiod, 

om det endast finns några fakturor per månad. 

Målsättningen vid upprättandet av denna allmänna anvisning har varit att man både vid 

användningen av nya och gamla program skall kunna utnyttja de möjligheter som bokföringslagen 

tillåter för att utveckla bokföringsmetoderna. 

1.2 Den allmänna anvisningens tillämpningsområde

2 Definitioner 

2.1 Delbokföring 

4 (30) 

Denna allmänna anvisning ersätter den allmänna anvisningen om maskinläsbar bokföring 

från 15.10.1990. Efter att lagstiftningen ändrats har en del av innehållet i den tidigare 

allmänna anvisningen blivit onödigt, till exempel i fråga om registreringsplan och beskrivning 

över bokföringsförfarande, eftersom bokföringslagen inte längre förutsätter att 

de upprättas. Efter att den tidigare allmänna anvisningen utfärdades har metoderna för 

maskinläsbar bokföring stabiliserats och utformat en del av allmänt vedertagna tillvägagångssätt 

för vilka anvisningar inte längre behövs. Därför ligger tyngdpunkten för denna 

allmänna anvisning på att utfärda direktiv beträffande metoder för bokföring som helt och 

hållet upprättats och förvarats med hjälp av maskinläsbara datamedier. Anvisningen behandlar 

också situationer där bokföringen delvis upprättas maskinläsbart och delvis manuellt 

samt situationer där en del av bokföringsmaterialet förvaras i ett maskinläsbart datamedium 

och en del till pappers. 

I denna allmänna anvisning beskrivs metoder för maskinläsbar bokföring vilka är förenliga 

med god bokföringssed. Anvisningen behandlar olika egenskaper för informationssökning 

och rapportering vilka sammanhänger med systemet för maskinläsbar bokföring, bara 

till den del dessa är nödvändiga för att uppfylla de krav som ställs i bokföringslagen och 

i beslutet om metoder. Den snabba utvecklingen inom informationstekniken medför även 

för bokföringen lämpade nya tekniska metoder med vilka bokföring kan upprättas och 

bokföringsmaterial förvaras. Därför är också andra än de metoder som beskrivits i denna 

allmänna anvisning förenliga med god bokföringssed, om de uppfyller stadgandena i 

bokföringslagen och i det beslut om metoder som utfärdas på basis av den. 

Den bokföringsskyldige kan, för sitt eget interna övervakningssystem, skapa olika manuella 

eller automatiska kontrollmetoder med vilka bokföringens tillförlitlighet effektiveras. 

Dessa kontrollers antal och innehåll beror på omfattningen och innehållet hos den bokföringsskyldiges 

verksamhet samt på antalet anställda och på organisationen. Bokföringslagen 

stadgar inte om ordnandet av intern övervakning. 

Denna allmänna anvisning behöver inte tillämpas på maskinläsbar bokföring om verifikationsmaterialet 

förvaras till pappers och om bokföringen skrivs ut på papper i läsbar 

form i kronologisk och systematisk ordning under den tid som noteringarna i bokföringen 

enligt 2:4.2 § BokfL skall göras och om den verifieringskedja från verifikation till grundoch 

huvudbokföring som avses i KPL 2:6 § BokfL är fullständig utan användning av 

maskinläsbart datamedium. Anvisningen kan i tillämpliga delar följas också i fråga om 

bokföring som organiserats på ovan nämnda sätt. Det avsnitt i den allmänna anvisningen 

som behandlar verifikationsmaterialet (kapitel 3) kan tillämpas också i fråga om verifikation 

som förvaras till pappers. 

Med delbokföring avses bokföring, från vilken uppgifter maskinläsbart förs över till huvudbokföringen 

i form av affärshändelser eller sammanställningar av sådana eller genom 

att sammanställningar av noteringarna i delbokföringen registreras. Från delbokföringen

5 (30) 

får uppgifter även överföras till huvudbokföringen via en annan delbokföring (beslut om 

metoder 1:1.2 §). 

Ett datasystem utgör en delbokföring om man därifrån överför uppgifter till det egentliga 

bokföringssystemet maskinläsbart eller genom att lagra datasystemets utskrift. Datasystemet 

utgör dock inte en i 1 § beslutet om metoder avsedd delbokföring, om uppgifterna 

därifrån överförs till huvudbokföringen eller till en annan delbokföring affärshändelse för 

affärshändelse och om det föreligger en sammanhängande verifieringskedja från verifikationsmaterialet 

till huvudbokföringen. Till exempel en försäljningsreskontra, vars betalningar 

överförs som sammanställning till huvudbokföringen, utgör en i 1 § beslutet om 

metoder avsedd delbokföring. Ett elektroniskt hanteringssystem för inköpsfakturor, från 

vilket inköpsnoteringarna skilt för varje affärshändelse överförs till huvudbokföringen 

eller till inköpsreskontran och inköpsfakturorna till ett maskinläsbart datamedium, utgör 

inte en i 1 § beslutet om metoder avsedd delbokföring om det föreligger en sammanhängande 

verifieringskedja mellan de inköpsfakturor som sparats på ett maskinläsbart datamedium 

och de noteringar som på basis av dem överförts till huvudbokföringen. 

2.2 Datasystemet för maskinläsbar bokföring 

2.3 Användarstämpel 

2.4 Linkdata 

Datasystemet som används för att producera, lagra och överföra den maskinläsbara 

bokföringen i läsbar form kan indelas i följande komponenter: datamedium, lagringsformat, 

samt utrustning och bokföringsprogram som behövs för att kunna lagra bokföringsmaterialet 

eller överföra det i läsbar form. 

Med datamedium avses den utrustning i vilken bokföringsmaterialet har lagrats. Datamedier 

är exempelvis magnet- och optiska skivor samt magnetband. Också mikrofilm behandlas 

i detta avseende som ett maskinläsbart datamedium. Datamedierna kan vara sådana 

i vilka lagring kan ske en enda gång eller sådana i vilka uppgifterna kan lagras på 

nytt. 

Med lagringsformat avses den dokumentform i vilken bokföringsmaterialet lagras i ett 

maskinläsbart datamedium. Lagringsformatet kan utgöras av bildformat eller strukturellt 

format till exempel ASCII-dokument i listformat eller XML-dokument. 

Med utrustning och bokföringsprogramvara avses den helhet som utformas av den utrustning 

och de program som används för att lagra bokföringsmaterial i ett datamedium, 

för att överföra uppgifter i läsbar form eller för att överföra uppgifter till ett annat datamedium 

eller en annat lagringsformat. 

Med användarstämpel avses, till en maskinläsbar anteckning i bokföringen bifogad uppgift 

som påvisar vem som gjort anteckningen i bokföringen (till exempel en identifierande 

användarkod) samt tidpunkten för anteckningen med åtminstone datums noggrannhet.

2.5 Verifikatdagbok 

6 (30) 

Med linkdata avses datateknisk uppgift eller metod med vilken verifikation, bokföringsanteckningar, 

anmälningar till myndighet eller annat bokföringsmaterial i datanätet eller i 

databasen för bokföringen kan sammankopplas med varandra, eller med vilken uppgifter 

kan sökas för att, i den maskinläsbara bokföringen, uppfylla kravet på verifieringskedja 

eller andra stadganden i bokföringslagen. 

En verifikatdagbok är en bokföringsbok som innehåller verifikationsuppgifter vilka beskriver 

affärshändelsen samt de noteringar i bokföringen som har gjorts på basis av dessa. 

En verifikatdagbok kan användas framförallt i fråga om affärshändelser som innefattar 

en liten mängd verifikationsuppgifter, såsom till exempel in- eller utbetalningar till bank 

eller tidningsprenumerationer och betalningar av försäljningsfakturor med referens. 

En verifikatdagbok kan upprättas antingen i vanlig läsbar skriftlig form på papper eller i 

maskinläsbar form. 

3 Verifikationsmaterialet i samband med maskinläsbar bokföring 

3.1 Stadganden om verifikation 

En verifikation är ett i vanlig läsbar form eller i ett maskinläsbart datamedium befintligt 

dokument med vilket en affärshändelse verifieras, som kan förvaras samtidigt med bokföringsnoteringen 

dvs bokföringen. 

2 kapitlet 5 § bokföringslagen ställer följande formella och innehållsmässiga krav på verifikationen: 

• Bokföringen skall grunda sig på en daterad och numrerad verifikation (1 mom). 

• En verifikation skall vara försedd med en anteckning om de konton som har använts, 

om det inte framgår av grundbokföringen eller annars är uppenbart på vilket 

sätt transaktionen har bokförts (1 mom). 

• Av en utgiftsverifikation skall framgå den mottagna produktionsfaktorn (2 mom). 

• Av en inkomstverifikation skall framgå den överlåtna prestationen (2 mom). 

• Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation 

skall kunna visas med hjälp av en verifikation eller dess bilaga eller på 

något annat sätt (2 mom). 

• En verifikation över utbetalning skall om möjligt vara utfärdad av betalningens 

mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning 

som förmedlat betalningen (3 mom).

7 (30) 

• Erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, 

skall bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den 

bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt (4 mom). 

• En verifikation som avser rättelse eller överföring i bokföringen skall vara bekräftad 

på behörigt sätt (5 mom). 

En mervärdesskattskyldig bokföringsskyldig skall dessutom följa mervärdesskattelagens 

(1501/1993, MSL) och –förordningens (50/1994, MSF) stadganden om anteckningar på 

verifikationen. Stadganden om verifikation och bokföring ingår också i förskotssuppbördslagen 

(1118/1996) och –förordningen (1124/1996) samt i lagen om påförande av 

accis (1469/1994). 

Räkenskapsperiodens verifikationer, korrespondensen om affärshändelserna och avstämningarna 

vid maskinläsbar bokföring skall bevaras minst sex år efter utgången av det år 

under vilket räkenskapsperioden gått till ända (BokfL 2:10.2 §). 

Bokföringssystemen håller på att förnyas framförallt i och med ny praxis för affärsverksamhet 

som datanätverken möjliggör. Det är därför viktigt att precisera kraven beträffande 

innehåll och form som ställs på verifikation som avses i bokföringslagen och därmed 

säkra möjligheten till kontroll av långt automatiserade datasystem. 

3.2 Verifikationsmaterial 

Bokföringens verifikationsmaterial består av verifikationen som verifierar en affärshändelse, 

bilagor till den, korrespondens om affärshändelserna och avstämningarna. 

Verifikationen som verifierar en affärshändelse bestäms av dess innehåll. Verifikationens 

innehåll och form kan påverkas av ett avtal mellan parterna. Exempelvis kan man som utgiftsverifikation, 

där den mottagna produktionsfaktorn framgår, i stället för en av säljaren 

utfärdad faktura använda en orderbekräftelse eller följesedel där de uppgifter som enligt 

bokföringslagen och speciallagarna krävs av verifikationen framgår. Utgiftsverifikationen 

måste utfärdas i vanlig läsbar skriftlig form om den bokföringsskyldige inte har avtalat 

om att ta emot verifikationsuppgifter elektroniskt eller om denne inte offentligt eller till 

det ombud som sköter förmedlingen av post har gjort motsvarande anmälan. Om säljaren 

förmedlar utgiftsverifikationens uppgifter elektroniskt via datanät, måste en bokföringsskyldig 

köpare ha möjlighet att skriva ut verifikationsuppgifterna på papper, ifall denne 

inte har tillgång till en bokföringsmetod eller ett bokföringssystem som möjliggör förvaring 

på maskinläsbart datamedium och om säljaren inte har förbundit sig att bevara verifikationsuppgifterna 

för den bokföringsskyldige köparens räkning. 

De dokument som delbokföringssystemen producerar kan antingen ha status som verifikationsmaterial 

eller som bokföringsböcker. Till exempel lönelistor som löneberäkningssystemet 

producerar utgör verifikationsmaterial och den fakturaförteckning i kronologisk 

ordning som orderhanteringssystemet producerar utgör grundbokföring. 

Den verifikation som bokföringslagen förutsätter får utgöras av skilda dokument, vilka 

kan förvaras skilt för sig. För att koppla ihop dokumenten till en verifikation skall man 

med hjälp av linkdata eller på annat sätt skapa ett elektroniskt arkiv. Sammankopplingen

8 (30) 

förutsätter inte att de enskilda dokumenten kopieras till en verifikation eller bilaga till 

den. En hyresbetalning utgör exempelvis en affärshändelse som får kostnadsföras på basis 

av betalningshändelsen om den mottagna produktionsfaktorn framgår av uppgjort hyresavtal, 

trots att själva betalningshändelsen inte innehåller specifikation av produktionsfaktorn. 

Som bilaga till verifikationen behöver man inte på basis av stadganden i bokföringslagen 

arkivera följesedlar, fraktsedlar, ankomstavin eller andra motsvarande dokument, om den 

verifikation som ligger som grund för noteringarna i bokföringen innehåller de uppgifter 

som bokföringslagen förutsätter. Följesedeln måste dock bevaras som bilaga till verifikationen 

om den överlåtna prestationen eller mottagna produktionsfaktorn inte framgår av 

själva verifikationen. 

Samma verifikation får användas för att verifiera flera olika affärshändelser. Med hjälp 

av verifikationens numrerings- eller datumuppgifter skall det finnas en verifieringskedja 

till en sådan verifikation från varje notering i bokföringen. Exempelvis den försäkringspremie 

som betalas för kalenderåret får bokföras som kostnad för var och en kalendermånad 

och för olika räkenskapsperioder på basis av den ursprungliga verifikationen för försäkringspremien. 

Om samma verifikation föranleder noteringar angående inkomst eller 

utgift i bokföringen för flera olika räkenskapsperioder skall bokslutets balansspecifikationer 

(bokföringsförordningen 1339/1997, BokfF 5:1.1 §) innehålla anteckning om det 

belopp av inkomsten eller utgiften som aktiverats. 

En notering i bokföringen kan också göras som en sammanställning på basis av en korrigering 

förorsakad av flera olika affärshändelser. Om grunden för noteringen kan påvisas 

med kalkyler eller på annat sätt, är det inte nödvändigt att en verifieringskedja till enskilda 

affärshändelser finns. Exempelvis kurs- och avrundningsdifferenser vid omräkning av 

poster i utländsk valuta till bokföringsvalutan eller betydelselösa korrigeringar av felaktiga 

betalningar kan noteras som kostnad (eller kostnadsminskning) på basis av den konstaterade 

avstämningsdifferensen. 

Om inkomsterna erhålles i form av kontanta medel, betalningar med kort eller som kreditförsäljning 

vid försäljningsstället, skall en sammanställd verifikation upprättas åtminstone 

för varje dag, om inte skilda försäljningsverifikationer upprättas för försäljningshändelserna. 

Ur den sammanställda verifikationen bör framgå överlåtna prestationer åtminstone 

sammanslagna enligt den mervärdesskatteprocent som skall betalas för försäljningen 

samt betalningar enligt betalningssätt. Om det datasystem som används vid försäljningsstället 

möjliggör förvaring av uppgifter om enskilda betalningshändelser per försäljningshändelse 

eller per prestation, är det förenligt med god bokföringssed att också dessa 

verifikationer bevaras utöver de eventuella sammanställda verifikationer som upprättats 

på basis av dem. I stället för att bevara verifikationer prestationsvis är det möjligt att bevara 

bokföringsperiodvis upprättade statistikuppgifter över försäljning av prestationer, 

vilka överensstämmer med de försäljningsuppgifter som bokförts på basis av en sammanställd 

verifikation. 

Boköppningar, överföringar av huvudbokskontonas saldon till resultaträkningen och balansräkningen 

samt notering av räkenskapsperiodens resultat i balansräkningen utgör inte 

affärshändelser och deras tekniska utförande får därför ske automatiskt utan verifikation 

och noteringar i bokföringen.

9 (30) 

Överföring av omsättningstillgångar till produktionen, färdigställande av halvfabrikat eller 

slutprodukter samt överföring från ett lager eller en lagerplats till en annan eller till 

försäljning utgör inte affärshändelser. Dessa händelser kan dock påverka beloppet för och 

värdet av omsättningstillgångar som skall aktiveras. Om det inte är möjligt att som verifikationsmaterial 

bevara de interna händelser inom materialförvaltningen vilka inverkat på 

balansvärdet för ifrågavarande grupp, skall balansvärdet grunda sig på inventeringsförfarande, 

som får genomföras som sk. kontinuerlig inventering under räkenskapsperioden 

eller som inventering vid bokslutsögonblicket. De händelser som efter inventeringen inverkar 

på balansvärdet skall tillräckligt noggrant avstämmas mot balansvärdet. 

I verifikationsmaterialet kan ingå dokument som inte medför i bokföringslagen avsedda 

noteringar i bokföringen. Sådana dokument kan exempelvis utgöras av dokument som inte 

tillhör den bokföringsskyldige eller som har konstaterats felaktiga (till exempel maskinläsbart 

arkiverad verifikation som senare har makulerats) samt verifikation som upprättats 

för styrning av den bokföringsskyldiges ekonomi (verifikation för intern redovisning 

samt för planering och ekonomisk styrning). Ett dylikt dokument kan senare ändras till i 

bokföringslagen avsedd verifikation till exempel då en order som ingår i orderstocken 

används som försäljningsfaktura. 

Verifikationen utgörs av de uppgifter som beskriver en affärshändelse. De kalkyler och 

slutsatser som behövs för upprättande av verifikation får förvaras i verifikationen. 

De anmälningar som på basis av bokföringen gjorts till myndigheter (till exempel skattedeklarationer) 

samt anmälningar till samfund som handhar pensionsförsäkringar eller till 

övriga samfund, utgör korrespondens om affärshändelserna. Verifikation som hör till anmälningarna 

utgörs exempelvis av mervärdesskatte- och skattekalkyler samt de betalningsverifikat 

som dessa föranleder. Anmälningarna får förvaras i den bokföringsskyldiges 

egna datasystem eller datasystemet hos det ombud som handhar bokföringen eller i 

myndigheternas datasystem eller i datasystemet hos det ombud som förmedlar anmälningarna. 

Om en notering i bokföringen har gjorts på basis av anmälan, utgör kopian av anmälan 

verifikationsmaterial. Anmälan kan i det material som berör korrespondensen om 

affärshändelserna ersättas med beslut från myndighet, förutsatt att ingen rättelseyrkan 

gentemot beslutet görs. 

Exempelvis mervärdesskattekalkylen är en verifikation och den övervakningsanmälan 

som uppgjorts på basis av kalkylen utgör korrespondens om affärshändelserna. Uppgifterna 

på övervakningsanmälan kan förvaras hos en sk. TYVI-operatör (som tillhandahåller 

service inom ramen för systemet för informationsflöde från företag till myndigheter) eller 

hos skatteförvaltningen om anmälan med hjälp av datorkontakt eller eljest konstateras 

motsvara mervärdesskatteberäkningen. I mervärdesbeskattningen skall rättelse eller rättelseyrkan 

angående skatten ske inom tre år från räkenskapsperiodens slut. Om ingen rättelseyrkan 

framställts anses detta utgöra beslut som ersätter anmälan. 

Inom datasystemet kan det förutom bokföringsmaterial dessutom finnas material som enbart 

ansluter sig till den planering eller övervakning av den bokföringsskyldiges verksamhet, 

för vilket bokföringslagens stadganden inte gäller. Den bokföringsskyldige kan 

fritt bestämma om upprättande och förvaring av dylikt material. Materialet kan exempel-

10 (30) 

vis uppstå inom ramen för de delar av försäljningssystemet vilka betjänar indrivningen, 

då indrivningsfunktionerna inte ger upphov till affärshändelser som påverkar bokföringen. 

Om verifikationen upprättats på papper där uppgiften eller papperskvaliteten inte består i 

läsbar form under den tid som bokföringslagen förutsätter för verifikation, bör den bokföringsskyldige 

kopiera verifikationen på sådant sätt att informationsinnehållet säkras. Verifikationen 

kan till exempel överföras till ett maskinläsbart datamedium eller kopieras på 

papper som består. Det är också möjligt att påvisa verifikationens innehåll på basis av 

verifikationsmaterialet hos den som utställt verifikationen, om noteringen i bokföringen 

innehåller detaljerade uppgifter som möjliggör detta och om bokföringen hos den som utställt 

verifikationen är gjord så att uppgifter om verifikationen enkelt kan överlåtas. 

3.3 Elektroniska verifikationer 

Verifikation utformas, tas emot och hanteras tekniskt med hjälp av många olika metoder, 

till exempel 

• genom att upprätta ett pappersverifikation och skicka eller överlåta den till den 

bokföringsskyldige samt förvara pappersverifikationen eller en kopia av den i 

pappersform, 

• genom att skriva ut en verifikation som mottagits på papper, överföra det i 

maskinläsbar form i bildformat eller förvara den maskinläsbart i ASCII- eller 

annat motsvarande format, 

• genom att lagra verifikationsuppgiften på smart kort, på fickdatorns hårdskiva, 

på ett instrument för datainsamlings eller på en produktionsprocessanordnings 

eller annan motsvarande anordnings datamedium, från vilka uppgifterna om affärshändelsen 

överförs till det datamedium i vilket verifikationsuppgifterna förvaras 

eller 

• genom att skicka uppgifterna om affärshändelsen med mobiltelefon eller annan 

motsvarande teleförbindelse till den server som sköter informationsinsamling 

och förmedlar affärshändelser. 

Vid elektronisk överföring av verifikation får vilken som helst standard för elektroniska 

meddelanden användas, som exempelvis EDIFACT- eller XML-meddelandestandard eller 

den nationella meddelandestandard som används inom en bransch såsom den standard 

som i Finland används för bankernas betalningstrafik. Elektronisk överföring av uppgifter 

får också ske med någon egen metod för informationsöverföring som systemet tillämpar 

och meddelandebeskrivning (filbeskrivning). 

Verifikationens informationsinnehåll kan fås till grund för noteringarna i bokföringen också 

så att enbart linkdata som innehåller arkiveringsstället (exempelvis en server) för verifikationen 

sänds till den bokföringsskyldiges bokföring varvid den bokföringsskyldige 

med hjälp därav kan erhålla beskrivning över verifikationen och dess informationsinnehåll 

för sin bokföring. Också de noteringar verifikationen ger upphov till i bokföringen

11 (30) 

kan med hjälp av dylik linkdata finnas förvarade någon annanstans än hos den bokföringsskyldige. 

Den verifikation som verifierar en affärshändelse som förvaras maskinläsbart kan utgöras 

av ett meddelande som används för dataöverföring eller en på basis av detta skapad 

maskinläsbar verifikation. Om den bokföringsskyldiges datasystem, för bokföringen kompletterar 

uppgifterna på en verifikation som mottagits i elektronisk form, skall det från 

uppgifterna i verifikationen framgå vilka uppgifter som mottagits och vilka bokföringsuppgifter 

eller noteringar i bokföringen som den bokföringsskyldige själv har skapat. 

Om det maskinläsbara verifikationsarkivet med hjälp av linkdata har ordnats i en server 

som finns utanför Finland, skall verifikationsuppgifterna sändas till Finland senast under 

tiden för upprättande av bokslutet (se. HIMb 49/1998 1.2 §). 

Oberoende av sättet att överföra verifikationer och platsen där verifikationen förvaras 

skall det datasystem som används för bokföringen kunna ta fram verifikationen på datorns 

bildskärm så att den innehåller de uppgifter som bokföringslagen förutsätter. Bilden kan 

till sin struktur avvika från strukturen hos verifikationen ifall den skulle matats ut på papper 

i vanlig läsbar form eller på datorns bildskärm hos avsändaren, men de verifikationsuppgifter 

som den innehåller skall vara oförändrade. 

Det är möjligt att skriva ut verifikationen som ett utdrag på datorns bildskärm eller i läsbar 

form på papper. Utdraget kan också innehålla enbart de uppgifter som förutsätts för 

granskning av noteringarna i bokföringen. Det datasystem som används måste även möjliggöra 

en detaljerad framställning av uppgifter om produktionsfaktor eller prestation. 

Däremot är det inte nödvändigt att uppvisa verifikationens standarduppgifter såsom försäljarens 

adressuppgifter. De uppgifter som förutsätts enligt speciallagar, såsom handelsregisternummer 

och mervärdesskatteregistertillhörighet får också ges med hjälp av linkdata. 

Då verifikationens uppgifter om kund och andra motsvarande verifikationsuppgifter 

hänförs till verifikationen först på datorns bildskärm eller i samband med utskriften på 

papper, skall man med hjälp av de datum för giltighetstid som filen innehåller kunna visa 

den information som använts vid tidpunkten för upprättande av verifikationen ifall denna 

senare har ändrats (kundens namn har till exempel ändrats). En annan möjlighet är att dylika 

uppgifter i ursprunglig form bifogas till den i maskinläsbar form förvarade verifikationen. 

3.4 Bekräftelseanteckningar 

En av den bokföringsskyldige själv upprättad verifikation som avser rättelse eller överföring 

i bokföringen skall vara bekräftad på behörigt sätt (BokfL 2:5.4 - 5 §). De försäljningsfakturor 

som upprättats av säljaren och överlåtits till kunden samt verifikation över 

kontant- och kreditförsäljning bekräftas genom att inkludera ett duplikat eller en kopia av 

verifikationens informationsinnehåll. Dessa verifikationer kan vara maskinläsbara. Det är 

också tillåtet att beskriva verifikationens informationsinnehåll i komprimerad form i verifikatdagboken. 

Vid handel med primärprodukter är det ofta köparen som utfärdar försäljningsverifikatet, 

varvid fakturans duplikat eller en kopia av verifikationens informationsinnehåll 

tillsammans med bankens kontoutdrag eller annan betalningsverifikation anses 

utgöra bekräftelse för den inköpsfaktura som köparen själv har utfärdat.

12 (30) 

Med behörig bekräftelse av andra verifikationer som den bokföringsskyldige själv har 

utfärdat avses att det av verifikationen skall framgå vem som har utfärdat den eller vem 

som har godkänt den. Om verifikationen utfärdas maskinläsbart kan den som utfärdat verifikationen 

förse den med en elektronisk underskrift, användarstämpel eller genom att 

anteckna sitt namn eller individuella namnförkortning på verifikationen. Om verifikationen 

först skrivs ut på papper och därefter genom att avbildas överförs till ett maskinläsbart 

datamedium, kan den som upprättat verifikationen anteckna sitt namn eller individuella 

namnförkortning på den före avbildandet. 

Granskning och godkännande av sakinnehållet i bokföringsverifikationerna såsom inköpsfakturor 

och övrig inköpsverifikation samt betalningsverifikationer baserar sig på de 

uppgifter som systemet för den bokföringsskyldiges interna övervakning förutsätter och 

inte på bokföringslagen. Den bokföringsskyldige kan således organisera rutinerna för 

granskning av sakinnehåll och godkännande på sätt som är möjligt med tanke på verksamhetens 

omfattning, antalet anställda och de automatiska och manuella metoderna för interna 

övervakning samt den tillförlitlighet som verksamheten kräver. 

Med tanke på utvecklingen av god bokföringssed anses det dock rekommendabelt att man 

i anslutning till behandlingen av affärshändelser och verifikationsanteckningar fogar noteringar 

angående hantering (användarstämplar) som visar hur affärshändelsen har utformats, 

vilka som har utfört hanteringen av affärshändelsen och när dessa åtgärder har vidtagits, 

till de arkiv som finns på maskinläsbara datamedier. 

3.5 Verifikations-, korrespondens- och annat bokföringsmaterial enligt funktion 

I detta kapitel ingår en förteckning med exempel på verifikations-, korrespondens- och 

andra dokument som förekommer i den bokföringsskyldiges ekonomiförvaltning. I exemplen 

har dokumentmaterialet grupperats enligt i bokföringslagen avsett verifikationsmaterial 

och annat material samt sådant övrigt material för vilket inte bokföringslagens 

krav på hantering och arkivering gäller. Materialet har grupperats funktionsvis. På basis 

av den bokföringsskyldiges verksamhets omfattning och karaktär kan materialet också 

grupperas på annat sätt. Till exempel för en liten bokföringsskyldig kan alla verifikationer 

utgöra verifikationer till huvudbokföringen. 

Ändringar gällande information som upprätthålls för systemens funktion utgör inte i bokföringslagen 

avsett verifikationsmaterial. Sådan information kan exempelvis utgöras av 

grunduppgifter om kund, leverantör och person, såsom namn- och adressuppgifter, 

bankuppgifter och systemets styrinformation, till exempel mervärdesskatteprocenter. Den 

grundinformation, såsom betalningsmottagarens bankkontonummer eller mervärdesskatteprocent, 

som används i samband med en enskild affärshändelse, skall uppges bland verifikationens 

uppgifter, ifall det inte på basen av avtal eller annat dokument som ansluter 

sig till verifikationen är uppenbart vilka verifikationens uppgifter är. 

3.5.1 Försäljningsfunktioner 

I bokföringslagen avsedda verifikationer eller korrespondens om affärshändelserna är till 

exempel: 

- försäljningsfakturor,

13 (30) 

- till försäljningsfakturorna hörande följesedlar om inte den prestation som överlåtits 

och överlåtelsetidpunkten framgår av fakturan och om platsen för överlåtelse 

av prestationen avviker från det normala, 

- försäljningsorder eller till försäljningen hörande följesedlar, om försäljningsfakturor 

inte används, 

- uppgjorda avtal om man inte på basis av dem skickar skilda verifikationer i 

form av försäljningsfakturor eller om erhållna betalningar enbart grundar sig på 

uppgjorda avtal (exempelvis erhållna hyror), 

- verifikationer över kontantförsäljning, 

- dagliga sammanställningar över kontantförsäljning, 

- maskinläsbart upprättade specifikationer per försäljningshändelse över kontantförsäljningen, 

- rättelser av försäljningen på basis av betalningshändelserna, vilket även kan göras 

på basis av sammanställningar ur grundbokföringen (exempelvis betalningsförteckning 

över försäljningsfakturor på basis av vilken rättelser som hänför sig 

till kassarabatter, valutakursdifferenser och felaktiga betalningar har införts i 

form av sammanställningar), 

- reklamationer och klagomål då man på basis av dem i bokslutet gör rättelse av 

någon försäljningshändelse och 

- uppgifter om verkställd indrivning då man i bokföringen noterar en kreditförlust 

som härrör sig från försäljningen, om grunden för kreditförlusten inte på annat 

sätt kan utredas. 

Exempelvis följande dokument utgör inte i bokföringslagen avsett verifikationsmaterial, 

om de inte innehåller i bokföringslagen eller mervärdesskattelagen definierade uppgifter 

som inte framgår av verifikationen, av bilagor till den eller av korrespondens om affärshändelserna: 

- offerter utfärdade av säljaren, 

- försäljningsorder, 

- till försäljningen hörande beställningsbekräftelser, 

- av säljaren utfärdade följesedlar och fraktsedlar för leveransen, 

- med köparens kvittering försedda verifikationer över betalningar med kredit-, 

bank- eller kundkort, 

- reklamationer och klagomål då man under räkenskapsperioden på basis av dem 

redan har utfärdat kreditfaktura eller annan rättelse av bokföringen och 

- indrivningsbrev. 

På basis av mervärdesskattelagen måste man dock med hjälp av speditions- eller fraktdokument 

kunna påvisa huruvida varorna har förts från Finland till utlandet. Dylika dokument 

arkiveras på basis av stadgandena i mervärdesskattelagen. 

3.5.2 Inköpsfunktioner 


exempel: 

- inköpsfakturor,

14 (30) 

- till inköpsfakturorna hörande följesedlar om inte den produktionsfaktor som 

mottagits och tidpunkten för mottagandet framgår av fakturan, 

- inköpsorder och till inköpen hörande följesedlar, om inköpsfakturor inte används, 

- avtal som ingåtts ifall det inte på basis av dem skickas skilda verifikationer i 

form av inköpsfakturor eller ifall gjorda betalningar enbart grundar sig på avtal 

(exempelvis betalda hyror), 

- rättelser av inköpen på basis av betalningshändelserna, vilket även kan göras på 

basis av sammanställning ur grundbokföringen (exempelvis betalningsförteckning 

över inköpsfakturor på basis av vilken rättelser som hänför sig till 

kassarabatt och valutahanteringsdifferenser som automatiskt har införts i form av 

sammanställningar), 

- verifikationer över kontanta inköp, 

- maskinläsbart upprättade specifikationer per inköp över kontanta inköp och 

- indrivningsbrev som köparen mottagit, om dessa innehåller indrivningsavgifter 

eller dröjsmålsränta som skall noteras i bokföringen. 




3.5.3 Materialförvaltning 

- av köparen utfärdade anbudsbegäran, 

- inköpsorder, 

- till inköpen hörande beställningsbekräftelser, 

- av säljaren utfärdade följesedlar och fraktsedlar för leveransen, 

- med köparens kvittering försedda verifikationer över betalningar med kredit-, 

bank- eller kundkort och 

- indrivningsbrev som mottagits av köparen. 

I bokföringslagen avsedda verifikationer är till exempel kalkyler över bokslutsvärdet för 

omsättningstillgångar som den bokföringsskyldige själv till verkat och som aktiverats. 




- uppdateringar av prisuppgifter för produkter, åtgärder och tjänster och 

- inventarielistor efter det att noteringarna i lagerbokföringen har gjorts eller att 

de balansspecifikationer som upprättats på basis av dem har fastställts. 

3.5.4 Löneberäkningens funktioner 


exempel:

15 (30) 

- lönespecifikationer och lönesammanställningar, 

- specifikationer över semesterlöneskuld och 

- reseräkningar (av reseräkningarna utgör endast den verifikation som upprättats 

för uppföljning av dagtraktamenten och kilometerersättningar material för lönebokföringen; 

andra resekostnader får även hanteras som verifikation för inköpsfunktioner, 

betalningsfunktioner eller för huvudbokföringen). 

De lönekort som förskottsuppbördsförordningen förutsätter och de årsredovisningar som 

tillställs myndigheterna utgör material för lönebokföringen, som skall stämma överens 

med bokföringen. Avstämningen skall göras åtminstone för varje räkenskapsperiod. 




- händelser och sammanställningar beträffande arbetstidsuppföljningen och 

- timkort eller andra motsvarande specifikationer över arbetstiden. 

3.5.5 Betalningar och betalningstrafikfunktioner 


exempel: 

- av penninginrättning utfärdade kontoutdrag, vilka används som verifikation 

(kontoutdrag får även användas som grundbokföring, 2:4 § beslut om metoder), 

- till kontoutdraget bifogade specifikationer över betalningar (erhållna referensbetalningar), 

specifikationer över betalningstjänst för fakturabetalning (betalda 

fakturor och andra betalningar) och specifikation över regelbundet återkommande 

betalningar (exempelvis lönebetalningar), 

- till banken skickade betalningar specificerade per betalningsmottagare, ifall betalningarna 

inte finns specificerade på kontoutdraget eller på en särskild av banken 

utfärdad specifikation, 

- bankens felmeddelande om sända och mottagna betalningar, ifall de inverkar på 

noteringarna i bokföringen, 

- (kontant) kassaverifikationer och dagliga sammanställningar av kontantkassan 

och 

- debiteringar av personalens kostnader vilka betalts till kassan eller bankkontot. 




- kundkvittensverifikat över betalningar med kredit-, bank- eller annat motsvarande 

kort och 

- betalningsförslag, betalningsförteckningar och andra motsvarande specifikationer 

från programmet för betalningstrafik.

3.5.6 Huvudbokföringens verifikationer 

4 Bokföringstid 

16 (30) 

I bokföringslagen avsedda rättelse-, överförings- eller andra verifikationer och korrespondens 

om affärshändelserna är till exempel: 

- mervärdesskatteberäkningar, 

- utredningar och kalkyler som verifierar rättelse och memorialverifikat eller 

andra motsvarande dokument för rättelse av notering i bokföringen, 

- följesedlar och överföringsdokument för omsättningstillgångar som tagits i eget 

bruk eller använts för framställning av anläggningstillgångar, 

- boksluts- och andra periodiseringsverifikationer, exempelvis avskrivningskalkyler 

och därtill hörande specifikationer och 

- av bank utfärdade bekräftelser över den bokföringsskyldiges fordringar, skulder 

och ansvar. 

Vid maskinläsbar bokföring är bokföringstiden den tidpunkt då bokföringsmaterialet 

imatas i eller överförs till bokföringssystemet så att noteringen i bokföringen innehåller 

de uppgifter som behövs för att ordna materialet kronologiskt eller systematiskt på sätt 

som stadgas i 2:4.1 § BokfL. Uppgifter kan senare preciseras på sätt som definieras i beslutet 

om metoder (se kapitel 7 Förfaringssätt vid rättelse). 

Vid maskinläsbar bokföring behöver man inte längre skilt spara uppgift om när noteringen 

har gjorts. Detta innebär fortsättning på rådande praxis, enligt vilken man i allmänhet inte 

sparar uppgifter om när noteringen har gjorts och när inmatningen av noteringarna i bokföringen 

har skett (se också punkt 3.4 beträffande anteckningar om granskning av sakinnehåll 

och godkännande). 

5 Noteringarna i bokföringen 

5.1 Kronologisk ordning och numrering av verifikationer 

Den kronologiska och systematiska bokföringen av affärshändelserna kan genomföras på 

olika sätt. Den kronologiska ordningen kan till exempel basera sig på när affärshändelsen 

har inträffat, när noteringen i bokföringen har gjorts eller på ordning enligt verifikationsnummer. 

Den bokföringsskyldige får upprätthålla den kronologiska ordningen också med 

flera parallella metoder samtidigt. 

Bokföringen skall grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen 

(KPL 2:5.1 §). Avsikten med numreringen av verifikationerna är, förutom att 

identifiera affärshändelsen och dess notering i bokföringen, framförallt att underlätta sökandet 

av en viss verifikation eller de på basis av den gjord notering i bokföringen eller 

ordnandet av verifikationerna eller de på basis av dem gjorda noteringarna i bokföringen 

på önskat sätt. Vid numreringen bör man också beakta att en obruten verifieringskedja på 

sätt som stadgas i 2:6 § BokfL uppkommer.

17 (30) 

Verifikationsnummer kan bestå av siffror, andra tecken, eller om samtliga affärshändelser 

under ifrågavarande period sammanförs till en verifikation ett datum eller ett datumintervall. 

Metoderna för numrering skall vara systematiska, fastän numreringen inte behöver 

vara löpande. 

Numreringen av verifikationerna kan skötas så att flera affärshändelser har samma verifikationsnummer. 

I så fall måste ett sakligt eller tidsmässigt samband råda mellan dessa 

affärshändelser. Exempelvis en faktura, kreditering och eventuell ny faktura gällande 

samma affärshändelse kan hanteras med samma verifikationsnummer. Samma verifikationsnummer 

får också användas för till exempel olika leveranser som hör till samma 

ramavtal men som fakturerats skilt. Vid elektronisk handel är det möjligt att använda 

samma verifikationsnummer för försäljningshändelser inom en kort tidsperiod. 

I 2 kapitlet i beslutet om metoder redovisas reglerna för införande av registreringar som 

sammanställningar i huvudboken. Enligt stadgandena får en bokföringsnotering registreras 

i huvudbokföringen som en sammanställning som täcker högst en månad eller en fyra 

veckors period. I så fall skall noteringar i delbokföringen eller huvudbokföringen innehålla 

de överföringar som sammanställningen bildas av, specificerade per verifikation. 

En sådan delbokföring kan exempelvis utgöras av bankkontots kontoutdrag, där kontots 

händelser har sammanställts som summor för uttag och insättningar per dag. 

Affärshändelser kan slås ihop som ett verifikationsknippe på basis av vilket noteringarna 

i bokföringen görs. I så fall skall kontantbetalningar sammanställas åtminstone för varje 

dag. Övriga affärshändelser kan sammanställas som ett verifikationsknippe för högst en 

kalendermånad eller en period om fyra veckor, om antalet händelser är litet. 

5.2 Metoder för kronologisk och systematisk bokföring 

Den kronologiska och systematiska bokföringen kan genomföras på två sätt: 

• Noteringarna i bokföringen innehåller uppgifter på basis av vilka datasystemet 

som används vid behov ordnar dem i kronologisk och systematisk följd. 

• Noteringarna i bokföringen ordnas färdigt i kronologisk och systematisk ordning 

och dessa bokföringsböcker sparas. Om den metod för rättelser som avses i 3 

kapitlet beslutet om metoder tillämpas, måste grundoch huvudbokföringens 

bokföringsböcker sparas på nytt efter att en rättelse har gjorts. 

Vid maskinläsbar bokföring behöver affärshändelserna inte skilt sparas kronologiskt och 

systematiskt under räkenskapsperioden, om de uppgifter som behövs för att skapa kronologisk 

och systematisk ordning sparas i bokföringen och om det bokföringssystem som 

används kan skapa sådan ordning. Kronologisk och systematisk ordning behöver inte 

heller skapas och inmatas för permanent förvaring av bokföringsmaterialet, om det bokföringssystem 

som används kan skapa den kronologiska och systematiska ordningen. 

Om bokföringssystemet tas ur bruk under den arkiveringstid för bokföringsmaterialet som 

avses i 2:10 § BokfL, skall bokföringsmaterialet sparas i kronologisk och systematisk

18 (30) 

ordning i sådant lagringsformat att det kan tas fram i vanlig läsbar form utan att använda 

den programvara som använts för att lagra materialet eller tas ut på papper i kronologisk 

och systematisk ordning. 

5.3 Sammanställning av bokföringsnoteringar och verifikationer 

Bokföringsnoteringarna får göras i ett maskinläsbart datamedium så att till en verifikation 

som skall förvaras i maskinläsbar form fogas verifikationens nummer, datum och andra 

bokföringsnoteringar samt andra uppgifter som gäller behandling och godkännande av affärshändelsen 

(beslut om metoder 1:3.1 §). 

Stadganden möjliggör förvaring av bokföringsmaterial så att de bokföringsnoteringar som 

gjorts på basis av en verifikation sammanlänkas eller på annat tekniskt sätt sammanbinds 

med verifikationsuppgiften som skall förvaras i maskinläsbar form. Härvid sparas de 

uppgifter som förekommer både i verifikationen och bokföringsnoteringen, såsom verifikationsnummer, 

verifikationens datum och kontering, bara en gång. Med hjälp av en sådan 

databas kan man skilt ta ut verifikationer och skilt noteringar i grundbokföringen och huvudbokföringen 

på datorns bildskärm eller i vanlig läsbar form på papper. Den bokföringsskyldiga 

måste då kunna visa att bokföringens bokföringsböcker eller utdragen ur 

dem, innehåller alla noteringar som gjorts i bokföringen. 

Sammanställningen kan också göras genom att upprätta en verifikatdagbok som innehåller 

både verifikationsuppgifter och de bokföringsnoteringar som dessa gett upphov till. 

Om den bokföringsskyldige förvarar verifikationsmaterialet skilt från bokföringsböckerna 

som skilda maskinläsbara register eller databaser, kan verifikationskedjan påvisas med 

verifikationsnummer eller annan identifikationsuppgift skilt för verifikationen och för 

bokföringsnoteringarna. 

5.4 Uppgifter som behövs för fastställande av mervärdesskatten 

Enligt 209 § mervärdesskattelagen (1486/1994) skall den som är skattskyldig lägga upp 

sin bokföring så att de uppgifter som behövs för fastställande av skatten kan fås ur den. 

För att den mervärdesskatt som skall betalas och dras av skall fås fram bör den skattskyldige 

som är bokföringsskyldig registrera de affärshändelser som påverkar skattens belopp 

i kronologisk ordning enligt den tidpunkt då den skatt som skall betalas eller dras av 

på basis av affärshändelserna skall beaktas vid beräkningen av den skatt som skall redovisas 

för kalendermånaden (MSF 1.1 §). Om en bokföringsskyldig som är mervärdesskattskyldig 

använder en period om fyra veckor för bokföring av affärshändelserna enligt 

2:4.2 § BokfL, skall bokföringen läggas upp så att mervärdesskatteberäkningen kan göras 

månadsvis. Detta kan ske exempelvis så att man i delbokföringen sparar uppgifter om 

datum för affärshändelsen och gör mervärdesskatteberäkningen månadsvis på basis av 

dessa uppgifter. 

Försäljning och inköp som omfattas av olika skattesatser skall i den systematiska bokföringen 

utan svårighet kunna särskiljas från varandra (MSF 1.2 §). Om man från bokföringssystemet 

med hjälp av de mervärdesskattesatser som använts vid noteringen av 

bokföringshändelser eller med hjälp av koder för dessa eller på annat sätt kan särskilja 

affärshändelser med olika skattesats från varandra, behöver man inte grunda olika huvud-

19 (30) 

bokskonton för olika skattesatser i bokföringssystemet. Om den bokföringsskyldige samtidigt 

noterar flera affärshändelser som konteringssammanställningar i sin grund- eller 

huvudbokföringen, skall den bokföringsskyldige kunna särskilja affärshändelser till olika 

skattesatser från varandra. 

6 Verifieringskedja 

Om både verifikationerna och de bokföringsnoteringar som gjorts på basis av dem förvaras 

i maskinläsbart datamedium, kan verifieringskedjan från verifikation till grundbokföring 

och huvudbokföring till exempel upprättas med följande metoder eller som kombinationer 

av dem: 

• Verifikationen och bokföringsnoteringarna på basis av den innehåller uppgifter 

på basis av vilka det bokföringsprogram som används hänför dem till varandra. 

• Verifikationen som förvaras på maskinläsbart datamedium innehåller detaljerad 

uppgift, exempelvis verifikationsnummer, enligt vilken den person som använder 

datasystemet kan söka fram de kronologiska eller systematiska noteringarna i 

bokföringen. 

• Verifikationen förses med en link till den databas som innehåller de noteringar i 

bokföringen, vilka har gjorts på basis av verifikationen. 

Bokföringsposternas samband från huvudbokföringen till resultaträkningen och balansräkningen 

kan påvisas till exempel på följande sätt: 

• Datasystemet redovisar huvudbokskontovis till vilken resultaträknings- eller 

balansräkningsgrupp kontonas saldon hänförs. 

• Datasystemet redovisar skilt för varje resultaträknings- och balansräkningsgrupp 

vilka konton som där har noterats. 

• Resultaträkningen eller balansräkningen i det maskinläsbara datamediet är försedd 

med en link till huvudbokföringens bokföringsbok på vilken ifrågavarande 

poster i resultat- eller balansräkningen är baserade. 

• Kontona i huvudbokföringens bokföringsbok i det maskinläsbara datamediet är 

försedda med en link till den post i resultat- eller balansräkningen mot vilken 

ifrågavarande huvudbokskonto har avslutats. 

• Bokföringssystemet med vilket resultat- eller balansräkningen har upprättats innehåller 

en funktion som hämtar de huvudboksposter eller bokförda affärshändelser 

på vilka saldot för en viss post i resultat- eller balansräkningen är baserat, 

till den bildskärm med vilken man kan bläddra i resultat- eller balansräkningen.

20 (30) 

Om bokföringen, för permanent förvaring, överförs till ett annat maskinläsbart datamedium 

skall den fullständiga verifieringskedjan bestå i den utsträckning som förutsätts i 

bokföringslagen och beslutet om metoder. 

Den bokföringsskyldige kan upprätta verifieringskedjan från noteringarna i grundbokföringen 

eller huvudbokföringen till verifikationen med följande metoder eller som en kombination 

av dem: 

• Det bokföringssystem med vilket informationen har ordnats kronologiskt eller 

systematiskt, har en funktion för att ta fram de uppgifter som verifikationer innehåller 

på den bildskärm med vilken man kan bläddra i grund- eller huvudbokföringen. 

• Noteringarna i grundoch huvudbokföringen innehåller en identifierande kod, 

med vilken den person som använder datasystemet kan söka upp den verifikation 

som noteringen baserar sig på. 

• Från grund- eller huvudbokföringen finns en link till den verifikation som noteringarna 

baserar sig på. 

För utvecklingen av god bokföringssed rekommenderas att en maskinläsbar verifieringskedja 

förutom beträffande verifikationsnummer och huvudbokskonto också upprättas 

för övriga uppgifter i verifikationen och bokföringsnoteringen, såsom säljarens eller 

köparens namn, deras handelsregister- och affärssignum, verifikationens datum eller verifikationens 

totalbelopp. 

7 Förfaringssätt vid rättelse 

Då kraven på uppdatering av den ekonomiska informationen tilltar, måste noteringarna 

ofta göras på basis av bristfällig information, för att så tidigt som möjligt kunna få fram 

till väsentliga delar riktiga rapporter. Uppgifterna kan preciseras eller korrigeras i efterhand, 

vartefter informationen om affärshändelsen blir mera exakt. 

Rättelseförfarandet i 3:1 § beslutet om metoder kan, förutom att det används för rättelse 

av fel också användas för att precisera bokföringen och göra den mera noggrann, om 

bokföringen ursprungligen har gjorts på basis av bristfälliga uppgifter. En inköpsfaktura 

som automatiskt mottagits i elektronisk form kan till exempel ha bokförts som kostnad på 

ett allmänt kostnadskonto, för att bokföringen omedelbart skall ge uppgifter som behövs 

för den ekonomiska styrningen. Med hjälp av en rättelseanteckning kan konteringsanteckningen, 

utan att en särskilt rättelseverifikation upprättas, preciseras för att motsvara en 

noggrannare kontoplan som används för bokföringen. 

Under den bokföringstid om vilken stadgas i 2:4.2 § BokfL kan noteringar i bokföringen 

ändras utan att tillämpa rättelseförfarande enligt beslutet om metoder. Rättelserna kan under 

denna period göras så att ingen anteckning om den ursprungliga ändrade bokföringsnoteringen 

kvarstår. På basis av det förfaringssätt som tillämpas för den bokföringsskyl-

8 Avstämningar 

8.1 Allmänt 

21 (30) 

diges interna kontroll kan den tid under vilken bokföringsnoteringar kan rättas utan rättelseanteckning 

förkortas. 

Avsikten med avstämningar är att försäkra sig om att den bokföringsskyldiges samtliga 

affärshändelser har behandlats i huvudbokföringen och att sambandet mellan verifikationerna, 

bokföringsnoteringarna och det på basis av dessa upprättade bokslutet kvarstår i 

den maskinläsbara bokföringen. 

Med avstämning avses att summorna för affärshändelser jämförs i exempelvis den bokföringsskyldiges 

delbokföring och huvudbokföring eller två bokföringsskyldiga emellan. 

Avstämningen kan utföras på olika sätt, till exempel genom att ta emot kvitteringsbudskap 

eller genom betalning av det saldo som kvarstår. Enligt god bokföringssed skall den 

bokföringsskyldige kontinuerligt följa upp huruvida den maskinläsbara bokföringen på en 

väsentlig noggrannhetsnivå är fullständig och riktig. Regelbundet utförda avstämningar är 

särskilt viktiga då den bokföringsskyldiges bokföringsmaterial i maskinläsbar form för 

förvaring finns spritt på olika håll. 

Avstämningarna kan utföras också vid andra tidpunkter än då bokföringsperioden utgår. 

Bankkontona kan avstämmas dagligen eller veckovis om antalet betalningshändelser är 

stort. Obetalda försäljningsfakturor i försäljningens datasystem kan, som delbokföring avstämmas 

månadsvis. Däremot räcker det med att summauppgifterna för en skild bokföring 

över anläggningstillgångar avstäms endast vid räkenskapsperiodens utgång, ifall antalet 

händelser är litet. 

En differens som upptäcks i samband med åtgärder för avstämning påvisar ett bokföringsfel 

som förutsätter rättelse. Avstämningsdifferensen elimineras genom att korrigera 

den bokföringspost eller annan bokföringsnotering som förorsakat differensen. Smärre 

differenser kan bokföras på ett skilt huvudbokskonto, som i bokslutet upptas bland övriga 

rörelsekostnader, också fastän totalbeloppet för differenserna är positivt. Smärre differenser 

som förorsakas av de bokföringsmetoder som används eller som det inte i ekonomiskt 

hänseende är meningsfullt att utreda, kan bokföras automatiskt, varvid avstämningen 

utgör verifikation. Dylika differenser skall noteras i bokföringen senast i samband med 

bokslutsposterna. 

Med avstämningsutredningar avses kalkyl, saldointyg, kontoutdrag eller annat dokumenterbart 

elektroniskt eller skriftligt register, budskap eller dokument som visar att avstämning 

har utförts. Av utredningen skall framgå när avstämningsåtgärden vidtagits och vem 

som utfört avstämningen. Om avstämningen har utförts automatiskt inom datasystemet, 

skall utredningen över avstämningen visa vilket system eller vilken för bokföringen ansvarig 

instans som utfört avstämningen eller hur avstämningen har utförts. Om avstämningen 

förvaras maskinläsbart och den har utförts med ett program som måste finnas tillgängligt 

för att läsa avstämningsutredningen, rekommenderas att utredningen också sparas

22 (30) 

som register i textformat eller annat format som kan tas fram i läsbar form utan programmet 

i fråga. 

Avstämningsutredning kan också genomföras med hjälp av ett skilt avstämningskonto (utredningskonto) 

i huvudbokföringen. På kontot kan sammanställningar av olika delbokföringar 

bokföras. Exempelvis summaraden för erhållna referensbetalningar på kontoutdraget 

för bokföringen över betalningstrafiken, kan bokföras på avstämningskontot. I 

delbokföringen för försäljning kan referensbetalningar, då de hänförs till försäljningsfakturor 

eller betalarens reskontrakonto också, med hjälp av sammanställningen över betalningsdagboken, 

bokföras på avstämningskontot. Om noteringarna i bokföringen görs på 

detta sätt, behöver ingen skild avstämningsutredning upprättas. 

Avstämning av den bokföringsskyldiges bankkonton utgör grunden för all avstämning av 

bokföringen. Avstämning av huvudbokföringen och bankkontona kan visa att också betalningshändelserna 

för försäljnings- och inköpsreskontra som utgör skilda delbokföringar 

har bokförts fullständigt. I allra enklaste form utgör det tillräcklig utredning över avstämningar 

att visa att bankkontonas saldon samt specifikationerna över kundfordringar och 

skulder till leverantörer stämmer överens med balansuppgifterna i bokslutet. 

I beslutet om metoder ingår följande särskilda krav på avstämning: 

• Avstämning av delbokföring mot huvudbokföringen (beslutet om metoder 2:3.1 

§) 

• Avstämning av bokföringsuppgifter som mottagits i maskinläsbar form (beslut 

om metoder 2:3.2 §) 

• Avstämning av rättelseanteckningar (beslut om metoder 3:4 §) 

• Avstämning för att säkerställa fullständig bokföring vid samtidig förvaring av 

verifikationer och bokföringsnoteringar som sammanställning i maskinläsbart 

datamedium (beslut om metoder 1:3 §) 

8.2 Avstämning av delbokföring mot huvudbokföringen 

Delbokföring eller sammanställning av sådan skall avstämmas mot huvudbokföringen 

minst en gång per räkenskapsperiod, om den bokföringsskyldige gjort noteringar i huvudbokföringen 

på basis av sammanställningar av delbokföringen (beslut om metoder 2 kapitlet). 

Avstämningen kan göras på exempelvis följande sätt: 

• Datasystemet producerar en kalkyl som visar att delbokföringens saldo överensstämmer 

med huvudbokskontots saldo eller eventuella differenser mellan delbokföringen 

och huvudbokföringen. Från delbokföringen kan exempelvis framställas 

en rapport som visar delbokföringens kontons saldon och från huvudbo-

23 (30) 

ken kan framställas en rapport som visar motsvarande huvudbokskontons saldon 

vid samma tidpunkt. 

• Den som använder datasystemet uppgör, exempelvis med ett kalkylprogram, en 

kalkyl som visar att delbokföringens saldon överensstämmer med huvudbokföringens 

saldon eller eventuella differenser mellan delbokföringen och huvudbokföringen. 

8.3 Avstämning av bokföringsuppgifter som mottagits i maskinläsbar form 

Bokföringsuppgifter som mottagits i maskinläsbar form skall avstämmas med uppgifterna 

hos den överlåtande parten, om bokföringsuppgifter mottagits regelbundet. Uppgifter kan 

exempelvis mottas i maskinläsbar form av en bank eller i form av regelbundet mottagna 

fakturor med hjälp av EDI- / OVT-metoden (Electronic Data Interchnge / Organisaatioiden 

Välinen Tiedonsiirto = dataöverföring mellan organisationer). 

Avstämningen mot banken kan utföras med hjälp av kontoutdrag, bekräftelseutdrag eller 

annat motsvarande dokument från banken. Den instans som har rätt att läsa bokföringen, 

exempelvis en revisor, kan om denne så önskar, försäkra sig om riktigheten i uppgiften 

om bankkontots saldo till exempel med hjälp av programmet för bankkontakter eller en av 

banken utfärdad bekräftelse. I fråga om fakturor som mottagits eller överlåtits i maskinläsbar 

form, kan avstämningen utföras exempelvis genom saldoförfrågningar. Också det 

att fakturorna betalts under räkenskapsperioden eller under den därpå följande tiden för 

upprättande av bokslut, visar att fakturor som mottagits eller överlåtits i maskinläsbar 

form stämmer, varvid ingen särskild avstämning för dessa fakturor behövs. Ett dylikt förenklat 

förfarande kan tillämpas särskilt för avstämning av Internet- eller andra motsvarande 

fakturor som mottas via Internet eller nätet för bankernas betalningstrafik, också då 

fakturorna regelbundet förmedlas på detta sätt. 

Den bokföringsskyldige kan förvara sitt verifikationsmaterial hos en utomstående instans 

som tillhandahåller denna service (ombud). Material som hör till samma delbokföring 

eller huvudbokföring kan förvaras hos flera instanser som tillhandahåller denna service. 

Den fullständiga behandlingen av verifikationsmaterial som på grund av förvaringssättet 

finns utspritt kan avstämmas med samma metoder som för verifikationsmaterial som förvaras 

i den bokföringsskyldiges egen dator. 

8.4 Avstämning av rättelseanteckningar 

En bokföringsskyldig skall med avstämningsutredningar påvisa att uppgifterna i delbokföringen 

efter rättelsen motsvarar noteringarna i huvudbokföringen (beslut om metoder 

3:4.1 §). 

I praktiken räcker de avstämningar som efter rättelseanteckningarna gjorts enligt förfaringssättet 

som presenterats i punkterna 8.1 – 8.3 för att påvisa att även rättelseanteckningen 

har gjorts på ett riktigt sätt. Därför behövs i allmänhet inga skilda avstämningsåtgärder 

beträffande rättelseanteckningar.

24 (30) 

Om rättelsen gäller en delbokföring vars noteringar automatiskt uppdateras i huvudbokföringen, 

behövs ingen skild avstämningsutredning. Om rättelseanteckningen hänför sig till 

en sådan del av konteringsanteckningen i delbokföringen som inte överförs till huvudbokföringen 

behövs ingen avstämning. 

Tillämpning av särskilda metoder kommer i fråga närmas i en situation då rättelseanteckningarna 

inverkat på mervärdesskattedeklarationer och beloppet för skatt som skall betalas 

för månader som redan anmälts. I så fall måste följande sådan mervärdesskattekalkyl 

som bevarats som verifikation i bokföringsmaterialet, eller specifikationen till den, förses 

med en anteckning om den förändring som förorsakas av rättelser beträffande tidigare 

månader. 

8.5 Avstämningar som förutsätts vid förvaring av verifikationer och 

bokföringsnoteringar som sammanställningar 

Om verifikationer och bokföringsnoteringar förvaras så att man med verifikationsmaterialet 

som förvaras i maskinläsbar form sammanställer verifikationens nummer, datum 

och övriga bokföringsnoteringar samt övriga uppgifter beträffande hantering och godkännande 

av affärshändelsen (se punkt 5.3), förutsätts att delbokföringarnas saldon avstäms 

månadsvis. Dessutom skall den bokföringsskyldige med hjälp av avstämning eller 

på annat sätt visa att verifikationer, affärshändelser och bokföringsnoteringar har behandlats 

som en helhet i huvudbokföringen. 

De särskilda kraven på avstämning i dylika situationer ställs för att man utan dröjsmål 

skall kunna försäkra sig om att bokföringen är fullständig efter eventuella tekniska hanteringsfel 

samt i situationer där bokföringsmaterialet har förvarats på skilda håll. 

De avstämningar som beslutet om metoder i dessa situationer förutsätter kan genomföras 

på sätt som presenteras ovan i punkterna 8.1 – 8.4, men de bör genomföras månadsvis. 

Det att bokföringsnoteringarna och verifikationerna i fråga om uppgifter som förvaras i 

maskinläsbar form är fullständiga, kan exempelvis visas genom att antalet händelser och 

deras totala belopp sparas för varje bokföringsperiod, och antalet och totalbeloppet för 

de händelser som valts ut då bokföringsböckerna har upprättats jämförs med kontrolluppgifterna. 

Totalbeloppen och kontrolluppgifterna kan visas i bokföringsböckerna. 

8.6 Förvaring av avstämningsutredningar 

Avstämningarna skall bevaras minst sex år efter utgången av det år under vilket räkenskapsperioden 

gått till ända (BokfL 2:10.2 §). 

Av avstämningsutredningarna bevaras det dokument som visar den slutliga avstämda situationen. 

Rapporter eller kalkyler som upprättats före de rättelseanteckningar eller korrigeringar 

som gjorts på basen av avstämningarna, behöver inte bevaras. Någon skild avstämningsutredning 

behöver inte bevaras om avstämningen har gjorts med hjälp av bokföringsmaterial 

som bevaras enligt bestämmelserna om arkivering av bokföringsmaterial i 

2:10 § BokfL. Om huvudbokföringen exempelvis som avstämning jämförs med balansspecifikationens 

belopp, behövs ingen skild avstämningsutredning.

25 (30) 

Om den bokföringsskyldige enligt 1:3 § beslutet om metoder samtidigt förvarar verifikationer 

och bokföringsnoteringar i ett maskinläsbart datamedium skall avstämning göras 

månadsvis. Till den det material som enligt bokföringslagen skall bevaras hör den utredning 

som visar räkenskapsperiodens sista avstämning. Efter räkenskapsperiodens utgång 

gäller arkiveringsplikten endast avstämningsutredningen för bokslutssituationen, eftersom 

den också täcker de månadsvisa avstämningsutredningar som gjorts under räkenskapsperioden. 

Om man under räkenskapsperioden blivit tvungen att göra rättelsenoteringar på 

basis av månadsavstämningar, skall dock kalkyler eller andra motsvarande utredningar 

över avstämningsdifferensen bevaras i som bilagor till rättelserna i fråga. 

Månadsvisa avstämningar förutsätts då bokföringen är långt automatiserad, för att tekniska 

fel i dataöverföring, lagring, säkerhetskopiering eller driften så snabbt som möjligt 

skall upptäckas. En senare avstämning visar i allmänhet att bokföringen utförts fullständigt 

också i fråga om tidigare avstämda perioder. Därför behöver bara den senaste avstämningen 

under räkenskapsperioden bevaras. 

9 Framtagande av maskinläsbart bokföringsmaterial i läsbar form 

Bokföringsmaterialet kan tas fram i vanlig läsbar form på flera sätt. Materialet kan tas ut 

på papper eller i datorns bildskärm. Också det att den bokföringsskyldige överför materialet 

till ett datamedium hos den instans som har rätt att läsa bokföringen kan jämställas 

med framtagande i läsbar form om instansen i fråga godkänner förfarandet. 

Bokföringsmaterialet kan tas fram i läsbar form på datorns bildskärm antingen genom att 

den bokföringsskyldige ställer de anläggningar som används för bokföringen till läsarens 

förfogande eller ger läsaren nyttjanderätt och lösenord, så att denne kan läsa materialet 

med sin egen dator via datanätet. Anslutningen till bokföringssystemet borde vara så lätt 

att använda och välförsedd med anvisningar att en person med kännedom om metoder för 

maskinläsbar bokföring kan ta fram materialet i läsbar form. 

Enligt beslutet om metoder skall bokföringsmaterialet alltid kunna tas fram i läsbar form. 

Den som är berättigad att läsa bokföringen har rätt att kräva att bokföringen tas fram i 

vanlig läsbar skriftlig form (se 2:8.1 § BokfL). Utskrift på papper är särskilt motiverat då 

bokföringsmaterialet behövs som bilaga till ett skriftligt dokument, exempelvis ett skattegranskningsprotokoll. 

Det kan ligga i den bokföringsskyldiges intresse att möjliggöra 

framtagande av bokföringsmaterialet i annan läsbar form än på papper så enkelt och effektivt 

att en utmatning på papper inte längre är ändamålsenlig. 

10 Förvaring av bokföringsmaterial i ett maskinläsbart datamedium 

under räkenskapsperioden 

Under räkenskapsperioden får bokföringsmaterialet förvaras i ett maskinläsbart datamedium 

i vilket uppgifter kan lagras på nytt. Om verifikationsmaterialet förvaras i original 

på papper, kan bokföringsmaterialet förvaras i endast ett maskinläsbart datamedium, 

som tillräckligt ofta skall säkras med en tillförlitlig metod för säkring.

26 (30) 

Om verifikationsmaterialet inte förvaras på papper, görs bokföringen på basis av verifikationsmaterial 

som förvaras i ett maskinläsbart datamedium. I så fall måste bokföringsmaterialet 

förvaras i två datamedier. Riktigheten i informationsinnehållet hos datamedierna 

skall regelbundet granskas för båda datamediernas del. Det ena av datamedierna får 

vara en särskild säkerhetskopia som upprättats i samband med sedvanligt säkringsförfarande. 

Vid val av datamedium skall särskild uppmärksamhet fästas vid driftsäkerheten. 

Kontroll av riktigheten hos ett datamedium kan göras genom att automatiskt testa läsbarheten 

hos datamediet eller genom att överföra bokföringsmaterial till datorns bildskärm 

för att läsas visuellt. Om man i samband med en granskning konstaterar att datamediet har 

ett sådant fel att bokföringsmaterialet inte kan hanteras på det sätt som bokföringslagen 

förutsätter, skall uppgifterna utan dröjsmål överföras till ett annat datamedium. 

Inom den tid under vilket bokslutet skall upprättas skall det bokföringsmaterial som förvarats 

på maskinläsbart datamedium antingen tas ut i läsbar form på papper eller överföras 

till två maskinläsbara datamedier som förvaras permanent för arkivering som avses i 

2:10 § BokfL. 

11 Permanent förvaring av bokföringsmaterial i ett maskinläsbart 

datamedium 

11.1 Överföring av bokföringsmaterial för permanent förvaring 

Bokföringsuppgifter som har lagrats i ett datamedium som förvaras permanent får inte 

ändras (beslut om metoder 1:5.2 §). För förhindrande av att ändringar görs kan sådana 

datamedier användas där uppgifter som en gång har lagrats inte kan ersättas med nya uppgifter, 

exempelvis CD-ROM-skivor för engångslagring. Den bokföringsskyldige kan också 

tekniskt låsa ett datamedium som normalt används så att uppgifter kan lagras på nytt, så 

att uppgifter efter att låsningen skett inte längre kan ändras eller tillföras. Bokföringsprogrammets 

databas kan till exempel låsas i fråga om den räkenskapsperiod som gått, varvid 

databasen uppfyller det som enligt 2:10 § BokfL förutsätts för permanent förvaring av 

bokföringsmaterial, förutsatt att databasen har kopierats till ett annat maskinläsbart datamedium. 

Det är därtill möjligt att tillämpa metoder enligt vilka man genom kontrollkalkyl 

eller på något annat sätt kan påvisa att uppgifterna är oförändrade. Kontrollkalkylerna kan 

antecknas i den förteckning över bokföringsböcker och verifikationsslag som skall införas 

i balansboken. 

11.2 Granskning av datainnehållets riktighet 

Då bokföringsmaterialet har överförts för permanent bevaring som avses i 2:10 § BokfL 

till två maskinläsbara datamedier skall riktigheten i varderas datainnehåll kontrolleras 

innan ett datamedium som har använts för tillfällig förvaring tas i bruk för annat ändamål 

eller görs obrukbart (beslut om metoder 1:5.1 §). Den bokföringsskyldige skall försäkra 

sig om riktigheten i de uppgifter som finns på datamedierna för permanent förvaring av 

bokföringsmaterialet samt att alla verifikationer och bokföringsnoteringar har överförts 

till dessa datamedier.

27 (30) 

Den bokföringsskyldige skall genom stickprov försäkra sig om att bokföringsmaterialet 

kan tas fram i läsbar form från det datamedium som används för permanent förvaring. 

11.3 Beskrivning av datamediets innehåll 

I ett maskinläsbart datamedium för permanent förvaring av bokföringsmaterial skall finnas 

en anteckning om tidpunkten då materialet har lagrats (beslut om metoder 1:7.1 §). 

Beskrivningen av datamediets innehåll kan exempelvis sparas som en skild fil i databasen 

eller så att mediets innehållet utan svårigheter framgår av namnet på de filer som databasen 

innehåller. Dessutom skall innehållet meddelas också i läsbar form exempelvis 

på den förpackning där datamediet förvaras eller på förvaringsplatsen eller som en skild 

förteckning som visar hur och var det bokföringsmaterial som enligt 2:10 § skall arkiveras 

finns förvarat. 

Enligt 3:8 § BokfL skall en förteckning över bokföringsböckerna och verifikationsslagen 

samt information om på vilket sätt de förvaras, föras in i balansboken. Förteckningen 

skall ge myndigheter eller annan instans som granskar bokföringen information om vilken 

del av bokföringsmaterialet som förvaras i maskinläsbar form. Med verifikationsslag avses 

klassificering av verifikationerna enligt deras hantering i bokföringen (till exempel 

delbokföringsvis). Med förvaringssättet avses datamediets form (exempelvis CDR-skiva) 

och förvaringsmetod (till exempel databas eller listform) eller på papper. 

11.4 Datamediets tekniska funktionsduglighet 

11.5 Lagringsformat 

Den bokföringsskyldige bör försäkra sig om den tekniska funktionsdugligheten hos det 

datamedium som används för förvaring av bokföringsmaterial under den i 2:10 § BokfL 

stadgade förvaringstiden. Med teknisk funktionsduglighet avses att den typ av datamedium 

som används för förvaring av bokföringsmaterial allmänt används och att det finns anläggningar 

och program med vilka bokföringsmaterialet från datamediet kan tas fram i 

läsbar form. 

Vid behov skall den bokföringsskyldige byta det datamedium som används för permanent 

förvaring av bokföringsmaterialet, om det inte i tillräcklig utsträckning går att försäkra sig 

om den tekniska funktionsdugligheten hos det datamedium som använts. Den bokföringsskyldige 

får dock hålla fast vid användningen av det ursprungliga datamediet, om de anläggningar 

och program som behövs för att ta fram bokföringsmaterialet i läsbar form är i 

funktionsdugligt skick och om det finns reservexemplar av både anläggningar och program. 

För permanent förvaring av bokföringsmaterialet rekommenderas att man använder ett 

allmänt lagringsformat som möjliggör framtagande i läsbar form också med hjälp av 

andra program än det program som använts för lagringen. Allmänna lagringsformat är exempelvis 

ASCII-dokument i listform, XML-dokument samt bildfiler i allmänt bruk.

28 (30) 

Den bokföringsskyldige skall försäkra sig om den tekniska funktionsdugligheten för det 

lagringsformat som använts för permanent förvaring av bokföringsmaterialet under den i 

2:10 § BokfL stadgade förvaringstiden. Med teknisk funktionsduglighet avses att det lagringsformat 

som använts för lagring av bokföringsmaterial allmänt används och att det 

finns anläggningar och program med vilka bokföringsmaterialet kan tas fram i läsbar form 

från lagringsformatet. 

Vid behov skall den bokföringsskyldige byta lagringsformatet som använts för permanent 

förvaring av bokföringsmaterialet, om det inte i tillräcklig utsträckning går att försäkra sig 

om den tekniska funktionsdugligheten hos det lagringsformat som använts. Den bokföringsskyldige 

får dock hålla fast vid användningen av det ursprungliga lagringsformatet, 

om datamedium, utrustning och program som behövs för att ta fram bokföringsmaterialet i 

läsbar form är i funktionsdugligt skick och om det finns reservexemplar av datamedium, 

anläggningar och program. 

Bokföringsmaterialet skall, inom den tid under vilket bokslutet skall upprättas, lagras 

kronologiskt och systematiskt i ett lagringsformat som möjliggör framtagande i läsbar 

form utan det bokföringsprogram som använts för inmatning, om bokföringsprogrammet 

som behövs för att ordna bokföringsmaterialet kronologiskt och systematiskt och för att ta 

fram materialet i läsbar form, under den i 2:10 § BokfL stadgade förvaringstiden skall tas 

ur bruk hos den bokföringsskyldige. Formatet för permanent förvaring skall tas i bruk senast 

då det ursprungliga bokföringsprogrammet inte längre går att använda. Bokföringsmaterialet 

kan förvaras i maskinläsbar form också med hjälp av ett system som innehas 

av någon annan. 

Funktionsdugligheten hos det program som behövs för att ordna bokföringsmaterialet kronologiskt 

och systematiskt och för att ta fram materialet i läsbar form kan också säkerställas 

genom att programmet och bokföringsmaterialet lagras på samma datamedium för 

permanent förvaring. 

11.6 Nyttjanderätt och lösenord 

Då nyttjanderätt och lösenord definieras för det datasystem som används för förvaring av 

bokföringsmaterialet, skall den bokföringsskyldige ombesörja att uppgifter om nyttjanderätt 

och lösenord skall finnas tillgängliga hela den tid under vilken materialet skall bevaras. 

Den bokföringsskyldige skall försäkra sig om att datasystemet är tillgängligt oberoende 

av eventuella personbyten. Därtill skall den bokföringsskyldige försäkra sig om att 

nyttjanderätt och lösenord finns tillgängliga också efter att den bokföringsskyldiges verksamhet 

har upphört till exempel på grund av konkurs. 

Det är inte rekommendabelt att bokföringsmaterial som omfattas av den i 2:10 § BokfL 

avsedda arkiveringsplikten chiffreras. Om materialet chiffreras, skall den bokföringsskyldige 

iaktta särskild försiktighet för att säkerställa möjligheten att ta fram materialet i 

läsbar form.

12 Förvaring av bokföringen i ett maskinläsbart datamedium 

utanför Finland 

29 (30) 

Bokföringsmaterial som förvaras i maskinläsbart datamedium får förvaras utanför Finland 

i enlighet med HIMb 49/1998. Till exempel den bokföringsskyldiges försäljningsverifikationer 

kan upprättas och förvaras i maskinläsbar form vid den bokföringsskyldiges 

driftsställe utanför Finland. Maskinläsbar bokföring kan hållas på en dator som finns 

utanför Finland hos den bokföringsskyldiges eller hos en utomstående instans som tillhandahåller 

tjänsten i fråga. Vid förvaring av bokföringsmaterial i ett maskinläsbart datamedium 

utomlands under räkenskapsperioden, skall man gå till väga på sätt som beskrivs 

i denna allmänna anvisning (se kapitel 10). 

Bokföringsmaterial som förvaras i ett maskinläsbart datamedium utanför Finland skall 

sändas till Finland under den tid för upprättande av bokslut som avses i 3:6 § (HIMb 

49/1998 1.2 §). Materialet kan överföras till Finland via datanätet eller utomlands lagras 

i ett maskinläsbart datamedium som förs till Finland. Vid permanent förvaring av bokföringsmaterial 

i Finland skall man gå till väga på sätt som beskrivs i denna allmänna anvisning 

(se kapitel 11). Bokföringsmaterial som under räkenskapsperioden förvarats i ett 

maskinläsbart datamedium i utlandet kan även skrivas ut på papper för permanent förvaring 

i Finland. 

13 Bokföringens läsbarhet i särskilda situationer 

Den bokföringsskyldige skall försäkra sig om att bokföringen finns i läsbar form också i 

situationer som avviker från det normala. 

13.1 Då den bokföringsskyldiges verksamhet upphör 

När verksamhet läggs ner eller bokföringsskyldigheten upphör av andra skäl skall den 

som var bokföringsskyldig eller dennes rättsinnehavare ordna arkiveringen av bokföringsmaterialet 

på det sätt som bestäms i 2:10 § BokfL samt anmäla registreringsmyndigheten 

vem som har anförtrotts förvaringen (BokfL 2:10.3 §). 

Den bokföringsskyldige eller den som fortsätter verksamheten skall försäkra sig om att 

bokföringsmaterialet till alla delar går att läsa också efter det att den bokföringsskyldiges 

verksamhet har upphört till exempel på grund av konkurs. Om bokföringsmaterialet har 

förvarats endast i maskinläsbart datamedium, skall anvisningar om hur bokföringsmaterialet 

kan tas fram i läsbar form ges så att en person som känner till maskinläsbara datasystem 

kan ta fram bokföringen i läsbar form. 

Om bokföringsmaterialet finns permanent förvarat endast i maskinläsbart datamedium, är 

det säkrast om förvaringen sköts så att bokföringsmaterialet i sin helhet kan tas fram i 

läsbar form med hjälp av program som använts allmänt, exempelvis en internet-bläddrare 

eller textredigerare, också utan det lagrings- eller bokföringsprogram som använts. Om 

bokföringsmaterial som finns förvarat endast i maskinläsbart datamedium inte kan tas 

fram i läsbar form utan det lagrings- eller bokföringsprogram som använts, skall den 

bokföringsskyldige avtala med ifrågavarande programleverantör eller på annat sätt för-

30 (30) 

säkra sig om att de som har rätt att läsa bokföringsmaterialet efter att den bokföringsskyldiges 

verksamhet upphört, utan avgift kan använda programmen i fråga. I allmänhet upphör 

rätten att använda ett bokföringsprogram i och med att den som köpt programmet försätts 

i konkurs eller likvidation. Ovan beskrivna förfaringssätt är därför nödvändigt för att 

försäkra sig om att de som har rätt att läsa bokföringen kan ta fram den i läsbar form. 

13.2 Då verksamheten hos den utomstående instans som tillhandahåller maskinläsbar 

förvaring av bokföringsmaterial upphör 

Bokföringsmaterial kan förvaras i maskinläsbar form hos en instans som tillhandahåller 

tjänsten i fråga. Den bokföringsskyldiga måste försäkra sig om att bokföringsmaterialet 

kan tas fram i läsbar form också om verksamheten hos den som tillhandahåller tjänsten i 

fråga upphör. Detta kan till exempel ordnas så att den som tillhandahåller tjänsten förbinder 

sig att förvara bokföringsmaterialet i en sådan form som möjliggör att en tredje part 

kan ta fram materialet i läsbar form. Alternativt kan den som tillhandahåller tjänsten kopiera 

bokföringsmaterialet till den bokföringsskyldiges maskinläsbara datamedium så att 

den bokföringsskyldige kan ta fram materialet i läsbar form med de program som denne 

har i sitt bruk. Den bokföringsskyldige är dock alltid ansvarig för förvaringen av bokföringsmaterialet.

Bokföringsnämndens allmänna anvisning om de metoder ... - Elinar

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?