Introduktion till Nyttorealisering
Introduktion till Nyttorealisering
Introduktion till Nyttorealisering
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Introduktion</strong> <strong>till</strong> <strong>Nyttorealisering</strong><br />
Mårten Janerud<br />
Ingela Johansson<br />
Regional E-utvecklingsdag Jönköping<br />
2012-10-05
Förslag på agenda<br />
1. <strong>Introduktion</strong> <strong>till</strong> nyttorealisering<br />
2. <strong>Nyttorealisering</strong> på Jordbruksverket<br />
3. Exempel från Stockholms stads e-tjänstprogram<br />
4. Hur kommer man vidare?
• Ökad delaktighet<br />
• Enklare <strong>till</strong>gång<br />
• Ökad insyn<br />
Leverantörer<br />
Intresseorganisationer<br />
• Implementerade politiska beslut<br />
• Social och ekonomisk utveckling<br />
• Bättre miljö<br />
Samhälle<br />
Medborgarna<br />
Riksdag<br />
Regering<br />
Nytta = resultatet av en<br />
förändring som<br />
upplevs som positivt av dess<br />
intressenter<br />
Inom den egna organisationen<br />
Andra offentliga organisationer<br />
• Ökad rättssäkerhet<br />
• Effektivare processer<br />
• Frigjorda resurser<br />
• Minskade och undvikta kostnader<br />
• Bättre informationsdelning<br />
• Flexiblare arbetssätt<br />
• Minskade ledtider<br />
Företag<br />
Privat-<br />
personer<br />
• Ökad service<br />
• Minskat<br />
uppgiftslämnande<br />
• Snabbare besked<br />
och beslut<br />
• Ökad insyn<br />
• Ökad <strong>till</strong>gänglighet
"Det grundläggande motivet <strong>till</strong> verksamhetsutveckling är att realisera den<br />
nytta som ligger <strong>till</strong> grund för att förändringen genomförs. Förändringen kan<br />
vara att göra saker annorlunda, att göra olika saker, eller att göra saker som<br />
kommer att påverka andra <strong>till</strong> förändring. ” (OGC)<br />
"Det är bara möjligt att vara säker på att förändringen har lyckats om vi kan<br />
mäta den nytta som förändringen skulle generera.” (Cabinet Office)
Sju frågor för era fyra viktigaste projekt<br />
Hur ska<br />
nytta följas<br />
upp?<br />
Vem<br />
ansvarar för<br />
uppföljning?<br />
När<br />
uppkommer<br />
nyttan?<br />
Vad är<br />
nyttan?<br />
Vilka<br />
mätetal?<br />
Vem ska<br />
realisera<br />
nyttan?<br />
Hur ska<br />
den<br />
realiseras?
<strong>Nyttorealisering</strong>sprocessen<br />
Behov &<br />
problem<br />
Krav<br />
Möjligheter<br />
& Risker<br />
• Verifierad<br />
nyttorealisering<br />
• Avslutad satsning<br />
• Tillvaratagna<br />
erfarenheter<br />
Uppdrag, verksamhetsmål och strategier<br />
Identifiera<br />
Effektmål och nyttor<br />
Följ upp<br />
nytto-<br />
realisering<br />
• Levererade<br />
möjliggörare<br />
• Reviderad<br />
nyttorealiseringsplan<br />
• Realiserade nyttor<br />
Styrning<br />
av processen<br />
för nyttorealisering<br />
Realisera<br />
nyttor<br />
• Beskrivna motiv<br />
• Önskat börläge<br />
• Identifierade mål<br />
Specificera<br />
lösningsförslag<br />
Planera<br />
nytto-<br />
realisering<br />
• Genomförd<br />
nyttoanalys<br />
• Färdigställt<br />
beslutsunderlag<br />
(Business Case)<br />
• Fastställd och förankrad<br />
nyttorealiseringsplan
Verksamhetsutveckling kan vara svårt<br />
• Cirka 40% av svenska myndigheter anger att de följer upp nyttorealisering<br />
systematiskt (E-delegationen)<br />
• Bara 20% tror att deras organisationer återkommande levererar eftersträvade<br />
effekter vid genomförandet av verksamhetsutveckling (Financial Times)<br />
• Mellan 30-40% av genomförd verksamhetsutveckling i offentlig sektor kan inte<br />
redovisa några som helst realiserade nyttor (OGC)<br />
• Utan en strukturerad ansats <strong>till</strong> nyttorealisering kommer…<br />
… projekt och program att realisera mellan 10-25 % av potentiella nyttor<br />
… 30-40% av projekten kommer inte att leverera någon nytta alls (OGC)<br />
• Med en strukturerad ansats är 80% realisering av potentiella nyttor realistiskt (OGC)<br />
• Kostnaden för att applicera nyttorealisering i förändringsprogram är cirka 4-6% av<br />
den totala kostnaden (kan vara större i projekt) (OGC)
Varför?<br />
MÖJLIGGÖRARE<br />
Vägledningen för<br />
<strong>Nyttorealisering</strong><br />
med <strong>till</strong>hörande<br />
processbeskrivning<br />
och verktyg<br />
Andra verktyg för<br />
nyttorealisering och<br />
verksamhetsutveckling<br />
Stödsystem<br />
UTVECKLINGS-<br />
INSATSER<br />
Införandet av en<br />
verksamhetsanpassad<br />
process för<br />
nyttorealisering<br />
Utvecklad<br />
intressenthantering<br />
FÖRÄNDRINGAR NYTTOR<br />
Bättre<br />
beslutsunderlag<br />
(Business Cases)<br />
Utvecklad process för<br />
att följa upp och<br />
rapportera<br />
nyttorealisering<br />
Övergång <strong>till</strong> en mer<br />
nyttofokuserad<br />
kultur<br />
Formaliserad och<br />
koordinerad<br />
process för att<br />
besluta om<br />
verksamhetsutveckling<br />
Ökad förståelse för<br />
konceptet<br />
nyttorealisering<br />
Bättre resultat från<br />
genomförda<br />
satsningar<br />
Optimerad<br />
utvecklingsportfölj<br />
Bättre<br />
implementerade<br />
verksamhetsstrategier<br />
Bättre underbyggda<br />
beslut om<br />
verksamhetsutveckling<br />
Färre misslyckade<br />
utvecklingssatsningar<br />
Ökad transparens av<br />
hur offentliga medel<br />
används<br />
EFFEKTMÅL<br />
Öka värdet av våra<br />
satsningar i<br />
verksamhetsutveckling
Ramverket<br />
• Styrande principer<br />
• <strong>Nyttorealisering</strong>sprocess<br />
• Roll- och ansvarsfördelning<br />
• Checklistor och mallar<br />
• Effektkedja<br />
• Kostnads- och nyttostrukturer<br />
• Mognadsmodell<br />
• Prioriteringsmodell<br />
• Goda exempel
De mjuka faktorerna<br />
• Kundorientering och öppenhet<br />
• Engagemang/uthållighet<br />
• Koncernperspektiv<br />
• Lösningsorientering<br />
• Förändringsvilja och<br />
samarbetsförmåga<br />
• Strukturerade arbetssätt<br />
• Vilja at lära och tänka nytt
Integrera med hjälp av de sju frågorna…<br />
Processutveckling<br />
Rapportering<br />
och<br />
prognostisering<br />
Organisati<br />
onsutveckling<br />
Investerings-<br />
processen<br />
Hur ska<br />
nytta<br />
följas<br />
upp?<br />
Program-<br />
och portföljhantering<br />
Vem<br />
ansvarar<br />
för uppföljning?<br />
När<br />
uppkommer<br />
nyttan?<br />
Budget-<br />
och<br />
Verksamhets-<br />
planering<br />
Vad är<br />
nyttan?<br />
VHTarkitektur<br />
Vilka<br />
mätetal?<br />
Vem ska<br />
realisera<br />
nyttan?<br />
Resultat-<br />
redovisning<br />
Hur ska<br />
den<br />
realiseras<br />
?<br />
Behovsinventering<br />
Strategi-<br />
formulering<br />
Projektmodeller <br />
Systemutveckling
Förslag på agenda<br />
1. <strong>Introduktion</strong> <strong>till</strong> nyttorealisering<br />
2. <strong>Nyttorealisering</strong> på Jordbruksverket<br />
3. Exempel från Stockholms stads e-tjänstprogram<br />
4. Hur kommer man vidare?
Hur får vi ut nyttan med våra e-<br />
tjänster?<br />
• <strong>Nyttorealisering</strong> på<br />
Jordbruksverket<br />
• Varför använder nästan<br />
alla lantbrukare SAMinternet?
Hur bra är Jordbruksverket på<br />
nyttorealisering?
Processen hos oss<br />
Verksamhetsstyrning<br />
och<br />
finansiell<br />
styrning<br />
Projektstyrning<br />
Okända<br />
effekter Identifiera Specificera Planera Realisera Följa upp<br />
Förslag på<br />
förändring<br />
Stöd nyttoanalyser<br />
IT-styrning<br />
Underlag för<br />
beslut om<br />
genomförande<br />
Underlag<br />
Verksamhets-<br />
planering<br />
Beslut<br />
Styrning<br />
Förändringar<br />
Verksamheten<br />
Uppföljnings-<br />
underlag<br />
Erfarenheter<br />
Resultat av<br />
uppföljning<br />
Verksamhets-<br />
uppföljning<br />
Uppföljda<br />
effekter<br />
Uppföljnings-<br />
resultat
Åtgärder<br />
Underlag<br />
Koppla<br />
satsningens Verksamhetsnyttor<br />
mot planering<br />
verksamhetsmål<br />
Verksamhetsstyrning<br />
och<br />
finansiell<br />
styrning<br />
Projektstyrning<br />
Okända<br />
effekter Identifiera Specificera Planera Realisera Följa upp<br />
Förslag på<br />
förändring<br />
Säkra<br />
nyttorealiseringsansvariges<br />
deltagande<br />
Komplettera<br />
nyttoanalysen m<br />
nyttorealiseringsplan<br />
Stöd nyttoanalyser<br />
IT-styrning<br />
Underlag för<br />
beslut om<br />
genomförande<br />
För över nyttor <strong>till</strong><br />
nyttoregister<br />
Beslut<br />
Styrning<br />
Förändringar<br />
Verksamheten<br />
Styr projekt<br />
mot nyttor<br />
Uppföljningsunderlag<br />
Erfarenheter<br />
Resultat av<br />
uppföljning<br />
Verksamhets-<br />
uppföljning<br />
Följ upp nyttor i<br />
verksamhetsuppföljningen<br />
Uppföljda<br />
effekter<br />
Uppföljningsresultat
Varför använder när 100%<br />
SAM-internet?<br />
• Målmedveten satsning över tid<br />
• Inga pappersblanketter skickas ut<br />
• Tillgänglighet!<br />
• Ansökningsstugor etc
Förslag på agenda<br />
1. <strong>Introduktion</strong> <strong>till</strong> nyttorealisering<br />
2. <strong>Nyttorealisering</strong> på Jordbruksverket<br />
3. Exempel från Stockholms stads e-tjänstprogram<br />
4. Hur kommer man vidare?
Stockholms stads satsning på verksamhetsutveckling med IT<br />
• 650 miljoner 2007-2010 kronor för<br />
PwC<br />
ett samlat utvecklingsarbete med IT<br />
som redskap för verksamhetsutveckling<br />
och service <strong>till</strong> invånare och företagare.<br />
• Satsningen förväntas leda <strong>till</strong><br />
effektiviseringar med minskade<br />
kostnader i verksamheten samtidigt<br />
som mervärdet ska öka för invånarna.<br />
• E-tjänstprogrammet är förlängt <strong>till</strong><br />
31 december 2012.
E-tjänstprogrammets process<br />
1 2 3 4 5 6<br />
Steg 1 – Projektskiss – frågor om nytta för invånare och verksamhet<br />
Steg 2 – Projektansökan/förstudie inkl. nyttokalkyl<br />
Steg 3 – Bedömning och beslut om pengar <strong>till</strong> e-projekt<br />
Steg 4 – E-projektets genomförande – uppföljning av projekt och nyttoanalyser<br />
Steg 5 – Färdig e-tjänst/IT-stöd, slutrapport – uppföljning av nyttoanalys<br />
Steg 6 – Uppföljning av nyttan ett år efter driftsatt tjänst
E-tjänster med verksamhetsnytta<br />
- angreppssätt i Stockholm Stads E-tjänstprogram<br />
Hur lång tid tar ärendet idag?<br />
Hur stor är målgruppen och många ärenden finns idag?<br />
Hur många kommer att använda e-tjänsten, idag och på sikt?<br />
Kommer e-tjänsten att användas frekvent?<br />
Vad tror vi hindrar invånaren att använda e-tjänsten?<br />
Hur kan vi få fler att använda e-tjänsten
Nyttoanalyser vid e-tjänstutveckling<br />
PwC
Exempel budget- och skuldrådgivning<br />
BEHOV LÖSNINGSFÖRSLAG<br />
• Strukturerad process<br />
• Effektiva möten<br />
• Ökad kunskapsdelning<br />
• Bättre information om<br />
rådgivningen<br />
• Bättre på att ”hjälpa rådsökande<br />
att hjälpa sig själva”<br />
PwC<br />
• Webbokning<br />
• Skype (alternativa mötestyper)<br />
• Visualiserad köhantering<br />
• Bättre information<br />
• Guiderum<br />
• Egna verktyg<br />
Från nuläge <strong>till</strong> börläge
Budget- och skuldrådgivning<br />
• 2000-3000 ärenden per år och av<br />
dem kommer 1000 personer att<br />
beräknas använda e-tjänsten 2012<br />
och 1500 personer 2014.<br />
• Handläggningstid i genomsnitt per<br />
ärende är 480 minuter och med etjänst<br />
400 minuter.<br />
• Kostnader för kopiering, porto, telefon<br />
ledsagning och tolkning minskar med<br />
X kronor/ärende.<br />
• Kostnad för utveckling 1,7 mnkr.<br />
PwC
Diagram – resultat av en nyttoanalys<br />
1 500 000<br />
1 000 000<br />
-500 000<br />
-1 000 000<br />
-1 500 000<br />
-2 000 000<br />
PwC<br />
Belopp (kr)<br />
500 000<br />
0<br />
E-tjänstens interna lönsamhet<br />
2011 2012 2013 2014 2015 2016<br />
År<br />
Kostnader e-tjänst<br />
Intern besparing<br />
Ackumulerad nettobesparing
Framgångsfaktorer för att realisera nytta<br />
- erfarenheter från Stockholm Stad<br />
• Samordnad utveckling, gemensamma metoder och<br />
arbetsätt<br />
• Utveckling ägs av verksamheterna<br />
• Behovsstyrd utveckling<br />
• Servicetänk<br />
• Dubbel nytta<br />
• Uppföljning – nyttokalkyler<br />
• Ständigt utvärderar statistik om e-tjänsterna
Förslag på agenda<br />
1. <strong>Introduktion</strong> <strong>till</strong> nyttorealisering<br />
2. <strong>Nyttorealisering</strong> på Jordbruksverket<br />
3. Exempel från Stockholms stads e-tjänstprogram<br />
4. Hur kommer man vidare?
Några vanliga utmaningar kopplade <strong>till</strong> nyttorealisering<br />
1. Ingen vilja hos ledningen <strong>till</strong> att<br />
bedriva aktiv nyttorealisering<br />
2. Bristfälliga beslutsunderlag<br />
3. Ingen plan för realisering av nyttor<br />
– förändringsarbete ej budgeterat<br />
4. Ärenden lämnas olösta - många<br />
överlämnanden<br />
5. <strong>Nyttorealisering</strong> följs inte upp<br />
6. När prioriteringar görs sker det ofta<br />
<strong>till</strong> fördel för möjliggörare<br />
Idé, Behov, Krav,<br />
Nytta<br />
Processdefinition<br />
Lösningsdesign<br />
Kostnadsanalys<br />
(livscykel)<br />
Utveckla och<br />
införa<br />
möjliggörare<br />
Drift och<br />
förvaltning av<br />
möjliggörare<br />
Realisera nyttor
Beslutsunderlagets innehåll<br />
Motiv <strong>till</strong> satsning<br />
(Behov, problem, risker, krav, möjlighet, målbild, effektkedja)<br />
Intressenter och målgrupper<br />
• Den egna<br />
organisationen<br />
• Andra offentliga<br />
organisationer<br />
• Privatpersoner<br />
• Företag<br />
• Samhället<br />
Finansiering och<br />
bemanning<br />
Sammanfattning<br />
(Rekommendation, förslag <strong>till</strong> nästa steg, frågor för överväganden)<br />
Lösningsförslag<br />
Kostnader<br />
Antaganden och avgränsningar<br />
Ekonomiska nyttor<br />
Kvalitativa nyttor<br />
Riskanalys Beroenden
Ta fram effektkedjan!<br />
MÖJLIGGÖRARE<br />
SATSNING<br />
KRÄVER DRIVER<br />
REALISERAR BIDRAR TILL<br />
KRAVSTÄLLER<br />
UTVECKLINGS-<br />
INSATSER<br />
GENERERAR<br />
FÖRÄNDRINGAR NYTTOR<br />
KRÄVER<br />
KONKRETISERAS I<br />
VERKSAMHETS-<br />
MÅL
Hur kommer man vidare?<br />
Identifiera<br />
drivkrafter<br />
• Beskrivna motiv<br />
• Analys av förmåga<br />
Förankra hos<br />
ledningen<br />
• Definierade mål för<br />
införandet av<br />
nyttorealisering<br />
Etablera<br />
ramverk<br />
Säkerställ<br />
kompetens<br />
• <strong>Nyttorealisering</strong>sprocess • Etablera kompetenscenter<br />
• Begrepp<br />
• Utbilda nyckelpersoner<br />
• Prioriteringsmodell • …<br />
• Styrande dokument<br />
• Mallar<br />
• Roll- och ansvarsfördelning<br />
• Integrera med befintliga<br />
processer och modeller<br />
• …<br />
Genomför<br />
piloter<br />
• Kunskapsuppbyggnad<br />
• Erfarenhetsöverföring<br />
• Kvalitetssäkring<br />
Tillämpa<br />
• Anpassa <strong>till</strong> verksamhetens behov<br />
• Integrera med ordinarie processer<br />
• Utveckla kompetens stegvis<br />
• Säkerställ åtagande
Nyttobaserad portföljstyrning skapar möjlighet att maximera nyttan av<br />
verksamhetsutvecklingen?<br />
Förmåga<br />
Drivkrafter Intressenter<br />
Kultur Uppdrag<br />
Lagar & regler<br />
Definiera<br />
VHT-mål<br />
Investera<br />
Genomföra<br />
Strategi<br />
Portfölj<br />
Program Projekt<br />
Linjearbete<br />
Vision
…”E-delegationen (har) nyligen publicerat en<br />
guide i nyttorealisering. Den har fått stor<br />
uppmärksamhet och jag vill rekommendera alla<br />
er här idag, som på något sätt har ansvar för<br />
att räkna på investeringar, att ladda ner<br />
rapporten från delegationens webbplats. Och<br />
framför allt att börja använda den i vardagen.”<br />
Anna-Karin Hatt, It- och energiminister, e-Förvaltningsdagarna, Nacka<br />
Strandsmässan, Stockholm 12 oktober 2011.
Mårten Janerud<br />
marten.janerud@enterprise.ministry.se<br />
072-733 66 62<br />
Ingela Johansson<br />
ingela.johansson@jordbruksverket.se<br />
070-380 18 04
Change language