Anvisningar fakturering - SLL - Anslag till forskning, utveckling och ...
Anvisningar fakturering - SLL - Anslag till forskning, utveckling och ...
Anvisningar fakturering - SLL - Anslag till forskning, utveckling och ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
1<br />
Anvisning för registrering av fakturaunderlag samt<br />
redovisning av projektstöd<br />
Allmänt<br />
Projektledaren är ansvarig för att beviljade medel används i enlighet med de regler som<br />
finns angivna i avtalet samt för den vetenskapliga <strong>och</strong> ekonomiska redovisningen.<br />
Bokföringen ska göras så att en detaljerad redovisning <strong>till</strong> FoU-ledningen kan uppvisas vid<br />
anmodan, <strong>till</strong> exempel utifrån ett särskilt upprättat projektkonto.<br />
Beviljade medel får inte användas <strong>till</strong> stipendium.<br />
Merparten av medlen ska gå <strong>till</strong> anställda inom Stockholms läns landsting eller vid vårdenhet<br />
med annat huvudmannaskap som utför vård åt Stockholms läns landsting enligt vårdavtal<br />
<strong>och</strong> är belägen i Stockholms län.<br />
För att beviljade medel ska kunna användas <strong>till</strong> lönekostnader för anställda vid Karolinska<br />
Institutet, krävs en skriftlig överenskommelse med personaldirektör Maria Englund, <strong>SLL</strong><br />
Personal (ALF Pedagogik), men fortfarande gäller att merparten av medlen (minst 51%) ska<br />
användas <strong>till</strong> lönekostnader för <strong>SLL</strong>-anställda.<br />
Overheadkostnader får endast i ringa omfattning, mindre än 5 procent, belasta projektmedlen.<br />
Om projektledaren ändrar anställningsförhållande eller av annat skäl inte kan utöva sitt projektledarskap,<br />
ska FoU-ledningen Karolinska Universitetssjukhuset (ALF Medicin, PickUp<br />
<strong>och</strong> PPG Projekt) respektive <strong>SLL</strong> Personal (ALF Pedagogik) underrättas <strong>och</strong> beslut om<br />
eventuell fortsatt disposition av medlen fattas i varje enskilt fall.<br />
Dispositionstid<br />
Beviljade medel disponeras av i ansökan angiven projektledare. Dispositionstid är anslagsperioden<br />
plus 6 månader, det vill säga beviljat anslag för 2013 disponeras <strong>till</strong> <strong>och</strong> med 30<br />
juni 2014, beviljat anslag för 2014 disponeras <strong>till</strong> <strong>och</strong> med 30 juni 2015 <strong>och</strong> så vidare. Medel<br />
som inte tagits i anspråk inom dispositionstiden utbetalas inte. Detta gäller även fleråriga<br />
projekt. Om dispositionstiden av någon anledning behöver förlängas måste en skriftlig framställan<br />
om detta insändas <strong>till</strong> FoU-ledningen/<strong>SLL</strong> Personal.
2<br />
Angivande av ekonomiskt stöd<br />
Vid publicering eller annan presentation av <strong>forskning</strong>sresultat ska det framgå att stöd erhållits<br />
från ALF-projektmedel, Stockholm.<br />
Engelsk version: Financial support was provided through the regional agreement on medical<br />
training and clinical research (ALF) between Stockholm County Council and Karolinska<br />
Institutet.<br />
Projektets hemvist<br />
Projektets hemvist; sjukhus/motsvarande, division/motsvarande <strong>och</strong> klinik/motsvarande är<br />
registrerad i databasen i enlighet med lämnade uppgifter i ansökan. Med hemvist menas den<br />
klinik/motsvarande som ska administrera projektet samt vilket sjukhus/motsvarande <strong>och</strong> division/motsvarande<br />
som kliniken/motsvarande <strong>till</strong>hör. Division gäller enbart vid Karolinska<br />
Universitetssjukhuset. Beviljade medel ska administreras av enhet inom Stockholms läns<br />
landstings sjukvårdsorganisation, inklusive privata vårdgivare med vårdavtal. Beviljade medel<br />
kan således inte administreras av Karolinska Institutet.<br />
Fakturaunderlag (görs av projektledare <strong>och</strong>/eller controller/klinikekonom)<br />
Fakturaunderlag ska registreras i systemet två gånger per år (halvårsvis), första fakturaunderlaget<br />
ska omfatta januari-juni <strong>och</strong> andra fakturaunderlaget ska omfatta juli-december.<br />
Maximalt kan tre fakturaunderlag göras per bevillningsår (medlen är disponibla i 18 månader,<br />
det vill säga <strong>till</strong> <strong>och</strong> med juni efterföljande år). Sista datum för <strong>fakturering</strong> kommuniceras<br />
på controllerns startsida. Detta datum är viktigt att notera eftersom det innebär en<br />
skarp stängning. Efter detta kan inga fler fakturaunderlag göras för det halvåret.<br />
Vid fleråriga projekt är regeln att medel från tidigare bevillningsår används först, förutsatt<br />
att det är inom de 18 månaderna som medlen är disponibla. Under halvår 3 visar systemet<br />
därför först fakturaunderlag för halvår 3 föregående bevillningsår. Efter att disponibla medel<br />
förbrukats visar systemet automatiskt halvår 1 för innevarande bevillningsår.<br />
Pengar för ett bevillningsår ska förbrukas inom 18 månader, i annat fall återtas medlen som<br />
därmed inte längre är disponibla. Detta innebär att fakturaunderlag ska klarmarkeras senast i<br />
augusti efterföljande år.<br />
Fakturaunderlaget ska täcka så stor del som möjligt av upparbetade kostnader. Alla fakturaunderlag<br />
som framtagits i systemet sparas i systemet. Fakturering som skett fram <strong>till</strong> <strong>och</strong><br />
med januari 2009 finns noterat i systemet som ”reg. kansli” (det vill säga registrerat av<br />
kansliet).
3<br />
Viktigt! För enheter utanför Karolinska Universitetssjukhuset ska alla fakturaunderlag<br />
från ett sjukhus/en enhet sammanfattas i ett samlingsfakturaunderlag.<br />
Därefter ska en faktura skickas <strong>till</strong>:<br />
ALF Medicin- , PickUp-projekt <strong>och</strong> PPG Projekt<br />
Karolinska Universitetssjukhuset<br />
Box 4027<br />
141 04 Huddinge<br />
Referens: 17500<br />
Fakturaunderlagen behöver inte skickas med fakturan, FoU-ledningen <strong>och</strong> Redovisningssektionen<br />
på Karolinska har <strong>till</strong>gång <strong>till</strong> samlingsfakturaunderlag i <strong>forskning</strong>ssystemet.<br />
ALF Pedagogik<br />
Stockholms läns landsting<br />
LSF, ref. 2950 15304<br />
Box 12041<br />
102 22 Stockholm<br />
Registrering av fakturaunderlag<br />
• Gå in på www.<strong>forskning</strong>sstod.sll.se <strong>och</strong> välj Fakturering.<br />
• Välj Controller om du är controller. Ange HSA-ID <strong>och</strong> lösenord <strong>och</strong> logga in.<br />
• Även projektledare kan registrera fakturaunderlag, dock inte godkänna fakturaunderlag,<br />
detta kan endast göras av controllern. Projektledaren kan endast se sitt eget projekt <strong>och</strong><br />
ta fram fakturaunderlag genom att gå på Se fakturaunderlag. Projektledaren loggar in<br />
med ansökningsnummer <strong>och</strong> lösenord.<br />
• Genom att klicka på texten Se fakturaunderlag kommer controllern <strong>till</strong> sidan Registrera<br />
fakturaunderlag. Hit kan man även komma via Fakturering i menyn <strong>till</strong> vänster.<br />
• På sidan Registrering av fakturaunderlag framgår disponibelt belopp för innevarande år.<br />
I rutorna i fakturaunderlaget fyller controllern i kostnad i kronor. I personalkostnaden<br />
ska PO-pålägg ingå.<br />
• Fakturaunderlaget måste sparas innan det kan godkännas. En projektledare kan spara<br />
fakturaunderlaget, men inte godkänna det. Godkännandet kan endast göras av behörig<br />
controller <strong>och</strong> endast godkända fakturaunderlag kan tas med i ett samlingsfakturaunderlag.<br />
Om totala kostnaden i fakturaunderlaget överskrider disponibelt belopp kan fakturaunderlaget<br />
inte klarmarkeras.<br />
• Alla godkända fakturaunderlag kan granskas via knappen Godkända fakturaunderlag i<br />
menyn <strong>till</strong> vänster.<br />
• Tidigare fakturaunderlag visas, men kan inte editeras.<br />
Registrering av samlingsfakturaunderlag<br />
• Enheter som inte <strong>till</strong>hör Karolinska måste ställa en faktura på beloppet i samlingsfakturaunderlaget<br />
med referens <strong>till</strong> samlingsfakturaunderlaget i Forskningssystemet. Vid<br />
granskning av fakturan används underlaget i Forskningssystemet.<br />
• Enheter som <strong>till</strong>hör Karolinska Universitetssjukhuset ska inte färdigställa samlingsfakturaunderlaget.<br />
• Klicka på knappen Godkända fakturaunderlag i menyn <strong>till</strong> vänster. Då tas en lista på alla<br />
godkända fakturaunderlag för ditt sjukhus/division/klinik fram.
4<br />
• Genom att markera fakturaunderlagen i boxen <strong>till</strong> höger, gör controllern ett urval på<br />
vilka underlag som ska ingå. Ver-ID är endast <strong>till</strong> för kansliet <strong>och</strong> har ingen annan betydelse<br />
för bokföringssystem etc.<br />
• Genom att trycka på knappen Samlingsfaktura tas samlingsfakturaunderlaget fram.<br />
• På samlingsfakturaunderlaget kan benämning <strong>och</strong> kommentarer anges. Detta är för sjukhusets<br />
interna bruk.<br />
• När samlingsfakturaunderlaget sparas är den färdig <strong>och</strong> kan inte längre förändras.<br />
• För samlingsfakturaunderlag utanför Karolinska Universitetssjukhuset läggs 6 procent<br />
moms på automatiskt.<br />
• Genom att trycka på knappen Samlingsfakturor kommer en uppställning på sparade samlingsfakturaunderlag<br />
upp.<br />
• Genom att använda knappen Lista/Utskrift kan en lista på alla fakturaunderlag som ingår<br />
i samlingsfakturan tas fram. Denna lista kan kopieras <strong>och</strong> klistras in i exempelvis Excel.<br />
Kontrakt för projektet samt diarienummer <strong>och</strong> beslutsdatum för godkänd etikprövning ska vara<br />
insända <strong>till</strong> Lena Olsén för att kunna fakturera.<br />
Redovisning av projektstöd<br />
Intyg<br />
<strong>Anvisningar</strong> för intyg <strong>och</strong> vetenskaplig slutrapportering finns <strong>till</strong>gängliga <strong>och</strong> rapportering<br />
sker på hemsidan www.<strong>forskning</strong>sstod.sll.se under Min ansökan.<br />
Underskrivet intyg, 1 A4-sida, ska insändas <strong>till</strong> FoU-ledningen (ALF Medicin, PickUp <strong>och</strong><br />
PPG Projekt) respektive <strong>SLL</strong> Personal (ALF Pedagogik) senast den 1 december varje år för<br />
att beviljade medel för nästkommande år ska bli disponibla.<br />
Progressrapport<br />
Vid ansökan om fortsättningsanslag registreras uppgifter i en progressrapport i registreringsformuläret<br />
i det elektroniska ansökningssystemet. Dessa uppgifter hämtas sedan från databasen<br />
vid registrering av den vetenskapliga slutrapporten.<br />
Vetenskaplig slutrapport<br />
Vetenskaplig slutrapport ska registreras via det elektroniska ansökningssystemet <strong>och</strong> en underskriven<br />
rapport ska skickas <strong>till</strong> FoU-ledningen (ALF Medicin, PickUp <strong>och</strong> PPG Projekt)<br />
respektive <strong>SLL</strong> Personal (ALF Pedagogik) senast den 1 december året efter anslagsperiodens<br />
slut.<br />
Kontaktpersoner<br />
Frågor om fakturaunderlag <strong>och</strong> samlingsfakturaunderlag för ALF Medicin, PickUp <strong>och</strong> PPG<br />
Projekt besvaras av:<br />
Gunilla Eriksson, 070-484 62 74, gunilla.e.eriksson@karolinska.se<br />
ALF Pedagogik:<br />
Magnus Hammarberg, 737 48 89, magnus.hammarberg@sll.se
5<br />
Adressuppgifter<br />
FoU-ledningen<br />
Lena Olsén<br />
Eugeniahemmet T4:01<br />
Karolinska Solna<br />
171 76 Stockholm<br />
<strong>SLL</strong> Personal <strong>och</strong> utbildning<br />
Anders Engqvist<br />
Box 22550<br />
104 22 Stockholm<br />
Internadress: Hantverkargatan 26<br />
Senast uppdaterad 2013-11-11
Change language