Processer och arkiv - Visa filer

Ida Ed/undEn bostadsföretagsspecifikdokumenthanteringsmodellBostadsfdretagens dokumenthantering: en arkivhandbok(härefter benämnd arkivhandboken) är skrivenför allmännyttiga bostadsföretag och är därförmer detaljerad än den generella modellen. Det ärtydligt att Sahlen och författarna till arkivhandbokenhar delade åsikter om processorienteraddokumenthantering. 21Arkivhandboken rekommenderar att arbeta iolika arkivprojekt för att begränsa de olika områdenasom arkivarbetet omfattar, med projektledareoch en helhetsansvarig styrgrupp. Dessa personerbör främst utgöras av företagets egen personal föratt innesluta projektfasen i organisationen. Menarkivhandboken påpekar även vikten av att ha enkunnig arkivarie med i projektarbetet, någon somkan "hjälpa företaget att se sin dokumenthanteringmed nya ögon och är tränad i att bedöma handlingarnaskort- och långsiktiga värde ur olikaaspekter". 22Eftersom allmännyttiga bostadsföretag har attgöra med allmänna handlingar måste de ha gallringsbeslutför att kunna gallra. En gallrings-utredning är ett sätt att ta reda på vilka allmännahandlingar som finns i företaget och om och när defår gallras. Företagen bör främst utgå från arkivlagensdefinition av syftet med myndigheternasarkivbildning - att myndighetsarkiv ska bevaras,hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoserrätten att ta del av allmänna handlingar, behovet avinformation för rättskipningen och förvaltningenoch forskningens behov. Bokföringslagen reglerartillsammans med flera andra lagar information förrättskipning och förvaltning, men för de andrapunkterna finns inte lagar som reglerar hanteringenav information på samma sätt, utan det blir meren bedömningsfråga.Eftersom dokumenthanteringsplanen endastska omfatta de handlingar som är aktuella inomföretaget kan man bli tvungen att upprätta enseparat gallringsplan för äldre handlingar, somfortfarande finns i arkivet, men som inte finns kvari verksambeten i övrigt. Detta gäller inte enbartför bostadsföretag, utan för alla organisationermed äldre gallringsbara handlingstyper som finnsi arkivet i väntan på att gallringsfristen löper ut.Då dokumenthanteringsplanen ses som en sche-DOKUM ENTHANTER INGSPLANAB X-HOLMAHUSAVDELNING, PERSONALAlendi!!Handlrng En~~t G~llrJ Sorte rn?t fcr.Jt•IE',Il' T l K~ r, e~t,etter o•rtnni' u 11•.•'''•2 0ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2 0 08:1